L'idée d'apporter des améliorations cohérentes, régulières et progressives au travail est omniprésente. Toyota a introduit le Kaizen, Motorola a créé le Six Sigma, et le Les équipes d'ingénieurs agiles utilisent l'amélioration continue.
Le thème général est l'amélioration constante pour éviter la stagnation dans votre entreprise.
Ces améliorations prennent une myriade de formulaires. Il peut s'agir simplement de déplacer certains produits vers le comptoir des achats impulsifs d'un supermarché ou de réorganiser l'ensemble de la chaîne de montage pour réduire les déchets.
Quoi qu'il en soit, il est toujours possible d'apporter des améliorations. Vous pouvez créer des d'efficacité en prêtant attention à vos processus et en les optimisant régulièrement.
Poursuivez votre lecture et découvrez comment utiliser les concepts et les méthodes d'optimisation des processus pour rationaliser les activités de votre entreprise.
Qu'est-ce que l'optimisation des processus ?
L'optimisation des processus est l'activité continue d'observation, de compréhension, d'amélioration, de test et de rationalisation des processus d'entreprise en vue de maximiser les résultats commerciaux souhaités, tels que le débit, l'efficacité, la productivité, la rentabilité ou la réduction des coûts et des déchets.
Types d'optimisation des processus
Il existe différentes méthodes d'optimisation des processus en fonction du processus, de l'échelle, de l'impact, des étapes impliquées et des objectifs de l'entreprise. Les types d'optimisation les plus courants sont les suivants :
Optimisation ponctuelle
Certaines situations peuvent être optimisées rapidement - en identifiant les lacunes et en prenant des étapes immédiates pour y remédier. Par exemple, si un gestionnaire de projet constate que certaines tâches n'ont pas été effectuées, il peut établir une checklist.
Les automatisations déclenchent automatiquement des résultats lorsqu'une action a lieu dans ClickUp
Optimisation de l'exploitation des processus
Utilisé dans l'ingénierie et le développement de logiciels, il utilise les données et la surveillance continue pour identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités.
Optimisation Six Sigma
Cette méthode se concentre généralement sur la cohérence, en utilisant des données pour identifier les défauts et les variations.
Modélisation des processus et simulation
L'une des étapes les plus couramment utilisées dans la plupart des programmes d'optimisation des processus, elle consiste à visualiser et à tester activement différentes versions d'améliorations des processus afin d'identifier la meilleure.
Quel que soit son type, les étapes fondamentales de la conception d'une optimisation de processus efficace restent constantes. C'est ce que nous allons voir maintenant.
Techniques d'optimisation des processus
1. Identifier et hiérarchiser les processus à optimiser
Chaque processus peut être optimisé. Un bon analyste d'entreprise saura quoi optimiser et quand. En guise de bonnes pratiques, commencez par poser les questions suivantes aux équipes de projet.
- Quels sont les processus d'entreprise qui prennent trop de temps ?
- Quels sont les processus qui échouent trop souvent ?
- À quels endroits se fait le gaspillage ?
- Quelles équipes attendent des informations, des approbations, etc
- Quels sont les processus qui ne produisent pas des paramètres conformes aux paramètres de l'organisation ?
Ces questions devraient vous permettre d'établir une liste des processus à optimiser. Une fois cette liste établie, commencez à établir des priorités. À cette fin, tenez compte de trois facteurs : les efforts à fournir, les perturbations attendues et les résultats potentiels.
Si vous commencez tout juste à optimiser les processus d'entreprise de votre organisation, vous pouvez donner la priorité à ceux qui nécessitent un effort modéré, entraînent une perturbation minimale et produisent des résultats moyens à élevés.
Matrice d'effort de l'impact ClickUp
est conçue pour vous aider à évaluer rapidement et précisément l'impact et le coût afin que vous sachiez quels processus doivent avoir la plus haute priorité.
Cela permet d'apporter des changements sans bouleverser la charrette à pommes tout en démontrant des résultats.
Si vous disposez d'un système mature de optimisation du flux de travail il se peut que vous choisissiez des processus d'entreprise qui requièrent un effort important et provoquent de fortes perturbations tout en produisant des résultats élevés. Le risque de perturbation peut valoir la peine si l'on considère les résultats qu'il permettra d'obtenir.
2. Analyser et planifier le processus actuel
Lors de l'étape précédente, vous avez peut-être compris l'essentiel de ce qu'implique le processus. Il est maintenant temps de l'analyser plus en profondeur.
Dressez une liste aussi détaillée que possible de toutes les étapes du processus. Parlez aux équipes de projet. Si elles collaborent avec d'autres départements, parlez-leur également.
Visualisez le flux des tâches à chaque étape du projet et classez-les en objectifs, activités et éléments d'action à l'aide du modèle de tableau blanc ClickUp Modèle de plan de processus ClickUp Notez toutes les insuffisances/inefficacités de chaque étape. Par exemple, dans un processus de comptabilité fournisseurs, le téléchargement des factures dans le système ERP peut prendre trop de temps, ce qui justifie l'automatisation. Dans le département marketing, certains dessins peuvent être hors marque, ce qui nécessite de meilleures mesures de contrôle de la qualité.
Demandez pourquoi le processus est tel qu'il est. Souvent, les équipes opérationnelles modifient les processus existants sans les comprendre clairement.
Cela peut avoir des effets désastreux sur d'autres parties du processus ou sur d'autres processus connectés.
Une fois que vous avez documenté cette analyse, planifiez les processus visuellement. Inclure les processus connexes pour comprendre l'ensemble du paysage.
Utiliser un Diagramme de Gantt pour l'étaler dans le temps. Cela nous aide à voir clairement ces processus et à les répartir sur différents scénarios.
La vue Gantt Diagramme dans ClickUp vous permet de planifier les tâches, de suivre la progression du projet, de gérer les délais et les goulots d'étranglement.
3. Faire un brainstorming sur les améliorations à apporter aux processus de l'entreprise
Réfléchissez aux différentes améliorations que vous pourriez apporter aux processus d'entreprise inefficaces. Demandez à l'équipe du projet de vous faire des suggestions - souvent, c'est elle qui sait le mieux ce dont elle a besoin.
Inspirez-vous des autres services qui ont peut-être déjà résolu ce problème. Explorez toutes les solutions possibles.
Un son carte mentale est un excellent moyen de documenter toutes ces idées sans craindre une page blanche ou des contraintes de lignes et de colonnes.
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Planifiez et organisez des projets, des idées ou des tâches existantes dans ClickUp pour obtenir le meilleur aperçu visuel possible
4. Hiérarchiser les améliorations
Examinez chacune d'entre elles en détail une fois que vous disposez d'une liste des optimisations de processus possibles. Identifiez celles qui sont les plus susceptibles de résoudre le problème et d'aboutir au résultat souhaité tout en respectant les contraintes opérationnelles et budgétaires.
Par exemple, si le problème réside dans les retards causés par le téléchargement manuel des factures papier vers l'ERP, l'amélioration potentielle du processus pourrait être la suivante :
- Mettre en œuvre un programme de numérisation alimenté par l'IA qui extrait automatiquement les données et met à jour l'ERP. Il s'agit là d'un coût élevé, d'un effort important et d'un retour sur investissement discutable
- Ajouter du personnel supplémentaire pour faire le travail de numérisationl'entrée des données est coûteux et non extensible
- Demander à tous les fournisseurs d'envoyer des factures numériques par e-mail. Cette solution est peu coûteuse, demande beaucoup d'efforts et son cycle de changement est long
En fonction de vos priorités et de vos contraintes, choisissez la solution qui vous convient le mieux.
5. Tester les améliorations du processus
Avant de mettre en œuvre les améliorations du processus, testez-les à plus petite échelle. Vous pourriez le faire en appliquant les paramètres à un petit groupe d'utilisateurs ou pendant une courte période.
Surveillez les réactions des utilisateurs aux améliorations. Mesurez les résultats. Recueillez les réactions qualitatives et quantitatives de toutes les parties prenantes pour vous assurer que vos intentions sont bien réunies.
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6. Mettre en œuvre et améliorer
Si votre test est concluant, mettez-le en œuvre pour l'ensemble de l'organisation tout en préparant la gestion du changement.
- Informez toutes les parties prenantes des changements que vous avez apportés
- Invitez-les à poser des questions et à y répondre de manière proactive
- Mettez en place un paramètre pour résoudre les problèmes qu'ils pourraient rencontrer en raison de l'optimisation des processus que vous avez mise en œuvre
- Concevez les indicateurs et les mécanismes permettant de mesurer les résultats à grande échelle
Plus important encore, surveillez la façon dont chaque utilisateur adopte le nouveau processus. Identifiez les possibilités d'optimisation. Gardez votre boîte réception ouverte à tout retour d'information.
Avantages et défis de l'optimisation des processus
L'optimisation des processus peut être une entreprise complexe. Elle implique d'apporter des changements mineurs mais significatifs aux processus que les gens suivent quotidiennement, souvent de manière inconsciente. Chaque optimisation de processus comporte un certain niveau de perturbation.
La seule différence entre les processus réussis et les autres est que les résultats des premiers l'emportent sur les effets de la perturbation. Une bonne optimisation des processus peut vous être bénéfique de l'une ou l'autre des manières suivantes.
Avantages de l'optimisation des processus
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Un exemple de processus commercial dans une organisation
- Réduire les inefficacités : Le plus souvent, l'avantage le plus important de l'optimisation des processus est qu'elle élimine les inefficacités. Elle réduit le temps, les efforts manuels, la perte de rendement, etc., pour permettre aux équipes de faire plus avec moins.
- Économies de coûts : Les processus optimisés minimisent le gaspillage et préviennent les pertes de productivité dans le cadre du processus. Cela permet à l'organisation de réaliser des économies. Par exemple, si un développeur attend six heures qu'un environnement cloud soit provisionné, réduire ce délai permet d'économiser sur la productivité et la rémunération.
- Amélioration de la qualité : Un processus robuste est le fondement d'une production de bonne qualité. L'optimisation des processus garantit le respect de toutes les procédures de qualité, ce qui améliore le produit final.
- Favoriser la collaboration : Bien qu'un processus soit généralement constitué d'une série d'étapes, il implique souvent plusieurs personnes ou équipes travaillant ensemble. Un processus optimisé nécessite un partage des connaissances et des transferts transparents entre ces personnes. Optimisation continue des processus permet cela, en favorisant une collaboration plus forte.
- Atténuer les risques : L'avantage souvent ignoré de l'optimisation des processus est sa capacité à réduire les risques de manière significative. Dans les services financiers, un processus bien optimisé peut prévenir la fraude. Dans le domaine de la santé, il peut sauver des vies. Dans le domaine des logiciels, elle peut minimiser les failles de sécurité et renforcer les postures de confidentialité, de sécurité et de conformité.
Une intervention opérationnelle capable de faire des bénéfices aussi exceptionnels ne va pas sans défis. Examinons les difficultés que vous rencontrerez probablement au cours de votre parcours d'optimisation des processus et la manière de les surmonter.
Défis de l'optimisation des processus
- Une affiche limitée du processus : Souvent, les gens s'empressent de modifier des processus qu'ils jugent inefficaces. Ils effectuent donc des changements sans comprendre leur impact sur les personnes, le processus et les flux de travail connectés. Imaginez que l'on déplace la cafétéria sur la terrasse pour économiser l'éclairage parce qu'il n'y a pas d'accès pour les fauteuils roulants. De tels changements peuvent avoir des conséquences contre-productives.
- Complexité des processus : Tous les processus ne sont pas simples et séquentiels. Par conséquent, la modification d'une étape peut faire s'effondrer le reste des processus complexes comme une pile de cartes.
- Résistance au changement : Les gens résistent souvent au changement, même s'ils ne le rejettent pas catégoriquement. Ils peuvent inconsciemment continuer à suivre l'ancien processus, ce qui est source d'inefficacité pour eux-mêmes et pour les autres.
- Un retour sur investissement insuffisant : La plupart des programmes d'optimisation des processus recherchent un retour sur investissement sous la forme d'une augmentation des ventes, de la productivité, de la rapidité, etc. Les processus d'entreprise qui ne permettent pas d'obtenir un tel retour sur investissement risquent d'être ignorés et de perdre des opportunités importantes.
- Manque d'adhésion de la part des dirigeants : Les changements mineurs et progressifs échappent souvent à l'attention de la direction de l'entreprise. Cela rend l'optimisation des processus plus difficile à mettre en œuvre et à appliquer.
Comme vous pouvez le constater, ces défis ne sont pas liés à l'optimisation des processus elle-même, mais à sa mise en œuvre. Avec le bon outils d'amélioration des processus vous pouvez relever ces défis et rationaliser les opérations. Voici comment.
Comment utiliser les outils pour améliorer l'optimisation des processus
Nous vivons dans un monde surchargé d'outils. Il existe des dizaines d'outils de collaboration, la gestion de projet la communication, et ainsi de suite. Tirez parti de la bonne pile d'outils pour améliorer les résultats de vos efforts d'optimisation des processus.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/ClickUp-Task-New-Comment-Collaboration-Feature.gif La tâche ClickUp : nouvelle fonctionnalité de collaboration sur les commentaires /$$img/
Accroître la productivité grâce à la collaboration gestion des tâches en assignant des tâches, en étiquetant des commentaires et en partageant des enregistrements d'écran dans une seule plateforme
Collecter des données précises et pertinentes
La collecte de données n'est pas une activité ponctuelle. Par conséquent, vous avez besoin d'une approche systématique à partir de plusieurs perspectives pour rendre votre collecte de données efficace.
Réalisez des sondages pour comprendre les préoccupations de l'équipe concernant le processus que vous cherchez à optimiser
Utilisez un outil de suivi du temps pour mesurer la durée de chaque étape du processus. Les Outil de suivi du temps ClickUp est un excellent outil pour faire cela. Vous pouvez démarrer/arrêter le chronomètre ou ajouter manuellement le temps passé. Vous pouvez faire cela n'importe où - mobile, navigateur ou applications natives.
En savoir plus sur la façon dont les tâches sont exécutées en consultant les archives des projets achevés. Parcourez les commentaires et les checklists pour analyser les processus actuels.
Collaborer efficacement
Aucun processus ne peut être optimisé avec succès sans collaboration, que ce soit lors de la collecte des données, du brainstorming, de la mise en œuvre du changement ou de la mesure des résultats. À faire correctement avec des outils de collaboration modernes.
Utiliser ClickUp Bloc-notes pour prendre des notes et les partager avec l'équipe. Et en plus ? Utilisez l'outil Outils d'IA pour les relire et les résumer également.
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Résumer un fil dans ClickUp IA
Utilisez des outils tels que les Tableaux blancs ClickUp pour visualiser les processus d'entreprise. Glissez-déposez des étapes, ajoutez des dépendances et rendez-les visibles pour que tout le monde puisse les commenter. Cela crée une visibilité globale, amenant tout le monde sur le même Tableau !
Vous pouvez également utiliser Cartes mentales ClickUp pour simuler des améliorations potentielles et permettre aux équipes d'annoter également.
Débattre des idées. Proposer des modifications sur un document, comme par exemple Documents ClickUp en invitant les membres de l'équipe à le relire et à faire part de leurs commentaires. Utilisez la fonctionnalité des commentaires pour débattre des améliorations que vous suggérez, en explorant les avantages et les inconvénients de manière asynchrone.
Préparez et présentez de meilleurs processus à vos équipes
Défis liés à la résistance aux le changement et le leadership l'amélioration du forfait, de la présentation et de la communication permet de remédier aux problèmes d'adhésion. Nous avons des outils pour cela !
Use the Vue Gantt du diagramme de ClickUp pour visualiser le processus dans le temps. Créez des affichages avant et après pour montrer la différence qu'apporte l'optimisation du processus. Cela aidera les équipes à imaginer les avantages potentiels liés à l'acceptation du changement.
Streamline connected processes with (rationaliser les processus connectés) Dépendances ClickUp . Tâches liées, clients, commandes, affaires, utilisateurs, rapports de bug, documents, etc. Affichez toutes les relations et dépendances en un seul endroit pour prendre les bonnes décisions.
Utiliser Automatisations ClickUp pour faire le travail. Modifiez automatiquement les assignés et les priorités, et appliquez des étiquettes pour accélérer le programme d'optimisation des processus. Déclenchez des tâches en fonction de n'importe quelle action ou condition.
ClickUp est la seule plateforme de productivité qui rassemble tout votre travail en un seul endroit. Avec la puissance de diverses fonctionnalités intégrées conçues pour vous donner le contrôle de vos processus, c'est le meilleur endroit pour commencer votre projet d'optimisation des processus.