Cómo redactar un caso empresarial: la fórmula para obtener la aprobación de los interesados en un proyecto

¿Sientes que has encontrado la solución a uno de los problemas más acuciantes de tu empresa? Quieres ir directamente a tus superiores y contarles tu idea, regodeándote en la gloria de tu momento eureka? 💡

Antes de hacerlo, respira hondo y plantéate si tu solución requiere un compromiso financiero importante o un cambio en funciones críticas de la empresa . Si es así, debería aprender a redactar un caso empresarial para presentar adecuadamente su idea a los superiores.

¿Nunca lo has terminado? No te preocupes. En este artículo, exploraremos:

• El concepto decaso de empresa* La diferencia entre un caso de negocio y un plan Business
• El proceso de creación de un caso empresarial convincente
• Enejemplos reales para entender cómo los casos empresariales ayudan a conseguir la aprobación de un proyecto

¿Qué es un Business Case?

Un Business Case explica cómo los beneficios de invertir en una idea o iniciativa de empresa compensan los riesgos y costes.

Es uno de los muchos documentos de gestión de proyectos (como un carta del proyecto o un plan de proyecto ) que puede tener que crear cuando busque luz verde para seguir adelante con un proyecto. Un caso de negocio bien elaborado puede ser crucial para obtener la aprobación del cliente, la dirección u otras partes interesadas en las primeras fases del proyecto del proyecto . 🟢

Importancia de un caso de empresa en la gestión de proyectos

El rol clave de un Business case es justificar una inversión. Desempeña otros roles importantes que hacen que que la gestión de proyectos sea más eficaz . Algunas de ellas son:

• Aportar claridad: Redactar un caso de negocio requiere una cuidadosa planificación e investigación, lo que aporta claridad de ideas y mejora la comprensión de la iniciativa o proyecto que se va a proponer
• Optimización de recursos: Un caso de negocio ayuda a garantizar que los recursos de la empresa se utilizan de forma productiva y contribuyen a sus objetivos estratégicos a largo plazo
• Eliminación de dudas: Al comparar diferentes soluciones, el documento elimina cualquier duda de que una forma alternativa de solucionar un problema de empresa sea mejor que la que usted propone

Preparar un caso de negocio puede llevar mucho tiempo y esfuerzo, por lo que sólo tiene sentido cuando un proyecto o una iniciativa requiere una confirmación financiera importante. Para todas las demás aprobaciones, puede utilizar la carta del proyecto. Algunos escenarios en los que un caso de negocio puede tener sentido incluyen:

• Un nuevo proyecto
• Nueva línea de productos
• Introducción de un nuevo productopersona cliente a suestrategia de marketing* Cambios importantes en la cadena de suministro, como la introducción de nuevos proveedores o distribuidores

¿Cuál es la diferencia entre un estudio de viabilidad y un plan Business?

Aunque un caso de negocio puede parecer un sinónimo de un plan Business en cuanto a la definición, el contenido y el nombre, existen grandes diferencias entre ellos. Las más notables son:

1. Caso de uso: Un plan Business se elabora para una empresa completamente nueva, mientras que un caso de negocio se crea cuando se pide una confirmación financiera sustancial dentro de una empresa ya existente
2. Objetivo: Un plan de empresa tiene por objeto perfilar la estrategia empresarial completa, mientras que un caso empresarial trata de explicar las ventajas de una iniciativa concreta
3. Contenido: Un plan Business incluye información sobre:
   
   • A misión y visión de la empresa
     • Proyecciones financieras
   • Análisis DAFO
     • Análisis del mercado
   • Estrategia de comercialización
     • Perfil de los equipos

En cambio, un Business Case sólo incluye las previsiones financieras, los riesgos y los costes de un proyecto

1. Nivel de detalle: Dado el alcance de la información que deben cubrir, los planes Business suelen ser mucho más detallados que los casos empresariales

Elementos clave de un caso de negocio

Aunque la estructura exacta de un Business Case variará en función de la situación concreta, a continuación se indican algunos de los componentes esenciales:

1. Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo ofrece una breve visión de conjunto de los detalles más importantes de su caso empresarial.

Dado que los directivos y ejecutivos suelen disponer de poco tiempo, el resumen suele ser la única parte del documento que leen. Por eso es crucial que esta parte del documento sea correcta y deje una primera impresión poderosa.

2. Definición del proyecto

La definición del proyecto ajusta el contexto de su caso de empresa explicando el problema que pretende resolver. Destaca un requisito de la empresa que no se ha cumplido, explica por qué no se cumple y, por último, presenta su solución para subsanar las deficiencias mencionadas.

3. Evaluación financiera

Este es el quid de la cuestión: la parte de la evaluación financiera esboza el ROI que la iniciativa o proyecto propuesto generará probablemente para la empresa. También cubre el coste previsto de ejecución del proyecto o implementar su solución.

4. Metas del proyecto y criterios de intento correcto

Esta parte del caso de negocio define todos los objetivos y resultados clave (OKR) que quieres conseguir con el proyecto o la solución propuestos. Explica también cómo se alinean esas metas con los objetivos a corto y largo plazo de la empresa. Por último, establece criterios de intento correcto para tu proyecto en forma de KPI y métricas clave .

5. Alcance y calendario del proyecto

El alcance del proyecto establece límites y fronteras para su proyecto mediante la asignación de recursos y presupuestos y el desarrollo de un calendario para su finalización.

6. Riesgos y estrategias de mitigación

Un Business Case tiene que enumerar todos los riesgos asociados a la implantación de la solución propuesta y las estrategias de mitigación para afrontarlos. También pondera los enfoques alternativos y sus respectivos riesgos para explicar por qué tu iniciativa debería ser la opción preferida.

Cómo redactar un Business Case en 8 pasos

Redactar un Business Case es una tarea compleja que requiere una investigación exhaustiva y numerosos análisis, desde el DAFO y el análisis coste-beneficio hasta el análisis de las partes interesadas. No es un paseo por el parque, pero resulta mucho más fácil con un plataforma de gestión de proyectos como ClickUp .

ClickUp proporciona a los gestores de proyectos y a los profesionales de la empresa todas las herramientas que necesitan para elaborar un caso de negocio que convenza a sus superiores: desde plantillas listas para usar hasta funciones de gestión de documentos basadas en IA. Descubramos cómo redactar un caso de negocio en ocho pasos con la ayuda de ClickUp.

Paso 1: Identificación del problema

Muchas empresas fracasan porque crean soluciones a problemas inexistentes. Para evitar este escenario, asegúrese de tener en cuenta lo siguiente:

• Objetivo(s) que su empresa quiere alcanzar. Algunos ejemplos son alcanzar unobjetivo de ingresossatisfacer una necesidad no satisfecha de un cliente o conseguir una ventaja competitiva
• Problema(s) que impide(n) a su empresa alcanzar los objetivos deseados. Algunos ejemplos son la falta deeficacia operativaincorrecta orientación de los clientes, yproblemas en la cadena de suministro *La solución que quiere proponer para resolver el problema y cumplir los objetivos
• Evidencia ycasos prácticos para demostrar que la solución propuesta puede resolver el problema

Una forma estructurada de identificar los problemas de su empresa es utilizar el método Plantilla ClickUp de Análisis de Causas Raíz . Clasifique todo lo que va mal en su empresa en varias columnas "Por qué" y, a continuación, añada sus causas fundamentales en los bloques correspondientes codificados por colores. Una vez analizadas las causas raíz, podrá adaptar su solución a su objetivo y solucionarlas.

Utilice la plantilla de análisis de causas de ClickUp para identificar los problemas de la empresa y sus causas, y desarrollar planes de acción correctiva

Paso 2: Identificación de las partes interesadas

Una vez identificado el problema, el siguiente paso consiste en identificar a las partes interesadas a las que presentar el argumento empresarial. Una parte interesada es cualquier persona que tenga algo que decir en la aprobación de su caso de empresa. Dependiendo del alcance y la complejidad de su caso de negocio, una o todas las siguientes partes interesadas pueden desempeñar un rol en su aprobación:

• La direcciónEl Consejero Delegado (CEO) de la empresa
• El jefe del departamento financiero
• El jefe de operaciones de la empresa
• El jefe del departamento de marketing y ventas
• El representante de un cliente

Comenta tu iniciativa con las partes interesadas para ver si les interesa o no. También puede ayudarte a comprender su punto de vista sobre el problema que pretendes resolver. Al fin y al cabo, no querrás dedicar todos tus esfuerzos a la elaboración de un caso de negocio completo sólo para que las partes interesadas lo rechacen. 🙅‍♂️

La forma más sencilla de identificar a las partes interesadas clave es aprovechar la Plantilla de análisis de las partes interesadas de ClickUp . Este marco puede ayudarle a calibrar la influencia y el nivel de compatibilidad de todas las partes interesadas que desempeñarán un rol en la aprobación de su caso de negocio. Esta información también puede resultar útil cuando desee recabar la opinión de una parte interesada.

Identifique a los actores clave de un proyecto y su nivel de compatibilidad utilizando la Plantilla de Análisis de Partes Interesadas de ClickUp

Paso 3: Redacción de la información básica y definición del proyecto

Una vez identificados el problema y las partes interesadas, es hora de empezar a redactar el caso de negocio.

La primera parte es la definición del proyecto, que establece las bases para presentar el caso a las partes interesadas. Abarca el problema que business case propone y explica por qué es importante resolver el problema. La sección debe abarcar lo siguiente:

• El problema que ha identificado y su impacto en las funciones de la empresa
• Cómo puede solucionarlo tu proyecto o solución
• Metas que su proyecto o iniciativa quiere alcanzar
• Cómometas del proyecto se alinean con los objetivos a corto plazo de la empresa
• Los criterios de intento correcto de su proyecto o iniciativa
• Cómo su intento correcto hará avanzar a la empresa hacia sus metas estratégicas a largo plazo

La mejor herramienta para redactar esta parte del documento es Documentos ClickUp -Editor de texto integrado en ClickUp y plataforma de gestión de documentación.

Con las posibilidades de edición colaborativa de ClickUp Docs, usted y las partes interesadas pueden trabajar en el documento del caso de negocio en tiempo real, lo que garantiza que se complete con rapidez y precisión. Las partes interesadas también pueden comentar áreas de mejora . Por último, puede añadir una imagen de portada para que su caso de empresa resulte más atractivo o utilizar comandos de barra inclinada para añadir rápidamente bloques convincentes de texto con formato.

Utilice ClickUp Docs para obtener un formato enriquecido y comandos de barra inclinada para trabajar de forma más eficiente

Paso 4: Análisis coste-beneficio y evaluación financiera

Tras ajustar los antecedentes, el siguiente paso es la parte de la valoración financiera. Esta sección se examinará detenidamente durante su presentación y sirve para captar el interés de las partes interesadas en su caso de empresa. Para obtener la máxima precisión, consulta a un colega del departamento financiero cuando redactes esta parte del documento.

Algunos de los datos que debes incluir aquí son:

• Proyecciones sobre los beneficios financieros
• Costes del proyecto
• Previsión de flujo de caja
• Análisis coste-beneficio y rendimiento de la inversión (ROI)
• Análisis de sensibilidad para explicar el margen de error de sus números

Además de los aspectos financieros, esta sección también aborda análisis de riesgos . Información sobre todos los factores de riesgo potenciales identificados mediante el análisis DAFO, el análisis de Monte Carlo y otros análisis estrategias de identificación de riesgos junto con sus respectivas estrategias de mitigación . Lo mejor será discutir los riesgos del proyecto con las partes interesadas identificadas en el primer paso: a menudo pueden compartir perspectivas y puntos de vista ocultos.

ClickUp proporciona un número de herramientas que le ayudarán a realizar cada uno de estos análisis. Por ejemplo, puede utilizar la herramienta Plantilla de análisis coste-beneficio de ClickUp para completar su análisis coste-beneficio.

Realice un análisis visual de costes y beneficios de su proyecto para identificar las actividades y funciones generadoras de ROI para su empresa

Del mismo modo, el botón Plantilla de análisis DAFO de ClickUp puede ahorrarle anotar filas de datos para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su iniciativa. Es una plantilla visualmente rica que le permite identificar fácilmente las actividades y funciones de alto impacto.

Realice análisis DAFO procesables con la plantilla de análisis DAFO de ClickUp para tomar decisiones con conocimiento de causa

Paso 5: Evaluación de alternativas

En esta sección, debe evaluar las alternativas a la solución propuesta en el caso de empresa. Destaque los pros y los contras de cada opción para que las partes interesadas puedan tener una visión completa de todas las soluciones posibles. Asegúrate de incluir también tu solución propuesta en la comparación para explicar por qué es mejor que todas las alternativas.

Si necesitas ayuda para examinar y comparar las alternativas, recurre a la

/ref/ https://clickup.com/templates/comparison-matrix-t-200540429 Plantilla de matriz de comparación ClickUp /%href/

. Utilícela para registrar toda la información sobre cada alternativa posible en diferentes campos y luego compararlas en un Tablero Kanban. Su formato visual facilita la toma de decisiones, mientras que sus campos totalmente personalizables le permiten registrar tantos parámetros de comparación como desee.

Utilice la plantilla de matriz de comparación y las vistas Tablero y Lista de ClickUp para analizar y comparar las alternativas más destacadas a su iniciativa

Paso 6: Describir el alcance del proyecto y el enfoque de ejecución

Después de detallar todos los aspectos financieros de su proyecto y compararlo con otras alternativas, defina una alcance del proyecto en su caso de empresa. Esta sección establece los límites del trabajo pendiente y las limitaciones de los recursos necesarios para completarlo. En ella se incluye información crucial:

• Presupuesto y asignación de recursos: Recursos financieros y de otro tipo, como miembros del equipo, espacio de trabajo, equipos, etc., que deben asignarse al proyecto
• Plazos: Tiempo necesario para completar cada parte del proyecto
• Dependencias y relaciones : Detalles de las funciones actuales de la empresa que pueden verse afectadas por el proyecto
• Entregables: Lo que planea entregar al final de su proyecto
• Exclusiones: Lo que no forma parte de su proyecto

Una vez definido el alcance del proyecto, esboce los pasos exactos para llevarlo a cabo. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar la herramienta Plantilla de alcance del trabajo de ClickUp . Le permite registrar todos los aspectos del alcance del proyecto de forma bien organizada para compartirlos con las partes interesadas y obtener sus opiniones.

La plantilla de alcance del trabajo de ClickUp puede ayudarle a describir todos los detalles de un proyecto

Paso 7: Redacción del resumen ejecutivo

Una vez completadas todas las secciones principales de su caso de empresa, debe redactar un resumen ejecutivo resumen ejecutivo para digerir los detalles cruciales de cada sección. Este resumen debe ser conciso, idealmente de no más de dos páginas. Aparecerá como el primer elemento de su caso de negocio, proporcionando a las partes interesadas una rápida visión general de su proyecto propuesto.

Si necesita ayuda para redactar el resumen, forme equipo con Cerebro ClickUp clickUp Brain es una red neuronal y un asistente de redacción de IA integrado en ClickUp Docs. En cuestión de segundos, puede generar un resumen perfecto de cualquier documento de empresa preparado hasta el momento.

Aproveche ClickUp AI para resumir sus reuniones y crear elementos de acción

Una vez que tenga el borrador del resumen ejecutivo, utilice la función Plantilla de resumen ejecutivo de ClickUp para darle formato y organizarlo de forma estructurada y presentable.

Cree un resumen convincente de su caso de empresa con la plantilla de resumen ejecutivo de ClickUp

Paso 8: Ponerlo todo junto

Ha llegado el momento de reunir y estructurar todas las secciones redactadas hasta este punto para finalizar el caso de empresa. Aquí es donde Plantilla de análisis de casos de negocio de ClickUp puede ser un salvavidas.

La plantilla incluye secciones específicas para registrar cada parte del caso de empresa. Todas las secciones están organizadas de forma estructurada para garantizar que, cuando presente su caso, tenga un impacto duradero en las partes interesadas.

La plantilla de análisis de casos de negocio de ClickUp está diseñada para ayudarle a analizar el impacto potencial de una decisión para su empresa.

Ejemplos reales de casos empresariales

Ahora que ya sabe cómo redactar un Business Case, veamos algunos ejemplos reales de cómo los Business Cases permiten a las empresas aprobar proyectos importantes y tomar decisiones estratégicas:

Lean startup ejemplo

Una empresa emergente del sector sanitario se enfrenta a problemas de personal que le impiden lanzar su producto a tiempo. El jefe del equipo de desarrollo de productos quiere contratar a tres ingenieros más para acelerar el proceso proceso de desarrollo de productos .

Sin embargo, dado que se trata de una startup lean con limitaciones presupuestarias el jefe del equipo necesita la aprobación de los fundadores de la empresa antes de tomar la decisión. Así pues, el equipo de producto elabora un caso empresarial para contratar empleados adicionales, y estos son los principales elementos de su propuesta:

• Una breve Panorámica de cómo la insuficiencia de personal está retrasando el desarrollo del producto y empujando el lanzamiento del producto más allá del plazo previsto
• Explicación de cómo tres nuevos ingenieros pueden aportardesarrollo de productos el desarrollo de productos
• Análisis coste-beneficio del traslado
• Exploración de los riesgos implicados
• Presentación de alternativas y sus riesgos asociados
• Alcance del cambio, como la naturaleza del trabajo que realizarán los nuevos ingenieros

Ejemplo de financiación con capital riesgo

Una empresa de tecnología financiera financiada con capital riesgo decide lanzar una nueva línea de tarjetas de crédito. Permitirá a la startup captar una gran cantidad de nuevos clientes, pero también requerirá una importante financiación inversión en marketing y préstamos. Así que la empresa prepara un Business Case para esta nueva línea de productos en un esfuerzo por obtener financiación para ella. Esto es lo que detallan en su caso de negocio:

• La necesidad de esta nueva línea de productos y su complementariedad con las demás ofertas de la empresa
• La oportunidad de mercado con proyecciones de ingresos y análisis de costes y beneficios
• Los riesgos del proyecto, como la competencia, el impago masivo y el escrutinio regulador
• Alternativas disponibles, como el lanzamiento de tarjetas de débito de prepago, que probablemente no serían tan útiles para los clientescaptación de clientes* Alcance del proyecto, como los miembros del equipo que trabajan en él, el presupuesto asignado, el calendario de lanzamiento y el cronograma

Ejemplo de externalización

A Software SaaS con sede en Silicon Valley quiere reducir el gasto en atención al cliente sin comprometer la calidad del servicio la calidad del servicio . El sitio jefe de producto de uno de sus productos líderes se le ocurre la idea de externalizar el servicio de atención al cliente. Así que decide preparar un Business Case antes de proponer la solución a la dirección. El caso de empresa describe:

• El problema, que es que una parte importante de los ingresos se destina a operaciones de atención al cliente y cómo la externalización puede ayudar a reducirlo
• Los riesgos asociados a la externalización del servicio de atención al cliente y las estrategias para mitigarlos, como disponer de un mecanismo de escalado para los tickets de compatibilidad no resueltos
• Alternativas y sus riesgos, como el uso deChatbots de IA para automatizar la atención al clientelo que puede resultar frustrante para los clientes que necesitan asesoramiento humano
• Análisis coste-beneficio del cambio
• Alcance del cambio, por ejemplo, cuántos empleados de soporte al cliente serán despedidos

Ejemplo de cadena de suministro

Una empresa constructora de Virginia se enfrenta a problemas de suministro de materias primas. El proveedor de cemento con el que trabajan incumple repetidamente la demanda, por lo que el supervisor del proyecto decide añadir algo de redundancia incorporando a un nuevo proveedor.

Este cambio puede influir enormemente en el proyecto, por lo que el supervisor prepara un Business Case para proponer la iniciativa a la dirección. El caso aborda lo siguiente:

• Cómo puede evitar el nuevo proveedor de cemento que se retrase el proyecto
• La fiabilidad del proveedor, demostrada por los años de presencia en el sector, las principales empresas a las que ha suministrado cemento, etc.
• Proveedores alternativos, su capacidad e información sobre su fiabilidad
• Análisis coste-beneficio de realizar el cambio, ya que las tarifas de este proveedor son ligeramente superiores a las del proveedor actual
• Alcance del cambio, incluida la cantidad de suministros que suministrará el nuevo proveedor, durante cuánto tiempo y a qué precio

Desafíos potenciales del caso de empresa y cómo superarlos

Los gestores de proyectos cometen un número de errores al redactar un Business Case que pueden poner en peligro la aprobación de todo el proyecto o iniciativa. Ahora que hemos cubierto el proceso completo de redacción de un caso de negocio convincente, veamos los escollos más comunes y exploremos formas de evitarlos.

1. Redactarlo solo

Los detalles de un caso de negocio requieren una amplia investigación y conocimientos de las distintas funciones de la empresa. No gestión de proyectos puede hacerlo todo solo sin cometer errores o fallos de apreciación, así que busca ayuda en los diferentes departamentos de tu empresa, ya sean finanzas, marketing u operaciones. 💁

2. No tener en cuenta la opinión de las partes interesadas

Otro error crucial a la hora de elaborar un caso de negocio es presentar el documento a las partes interesadas de sopetón. Cuando no involucras a las partes interesadas relevantes en ninguna fase del proceso de elaboración de tu caso de negocio, aumentas el riesgo de que sea rechazado. Esto ocurre porque

• Nono conoces sus expectativas* No han tenido ningún rol en su caso de Business, lo que les mantiene alejados de su trabajo

Para evitar esta situación, involucra a las partes interesadas en las distintas fases del proceso de elaboración de tu caso de negocio y consigue que tus revisión del progreso periódicamente.

3. No revisar ni corregir

Lo último que quieres al presentar tu caso de negocio es un error tipográfico o una tergiversación de los hechos. Eso puede causar una mala impresión a los interesados que escuchen tu presentación. Puede que no le tomen en serio y acaben rechazando su propuesta propuesta de proyecto .

Para garantizar un documento a prueba de balas, siempre debe revisar y corregir todo tu caso de empresa antes de presentarlo. Presta especial atención a los números y datos y comprueba que son correctos. Después, sigue adelante con tu presentación.

Cree un caso de negocio convincente con ClickUp

Un caso de negocio sólido es el primer paso para obtener la aprobación del proyecto por parte de los interesados. Sin embargo, su creación requiere una planificación cuidadosa y las herramientas adecuadas para agilizar todo el proceso. Afortunadamente, ClickUp le proporciona todo lo que necesita en cada paso de la creación de su caso de negocio, desde plantillas y herramientas de documentación ya preparadas hasta asistencia para la redacción basada en IA. Registrarse en ClickUp hoy mismo y redacte un caso de negocio que le granjee compatibilidad y confianza para su proyecto o iniciativa.