Si preguntas a un profesional de la contratación sobre su vida laboral, te ofrecerá una vista de su caótico mundo. Jefes de compras siempre tienen que equilibrar varias prioridades a la vez.
Por un lado, reciben presiones de diversas partes interesadas internas para que adquieran materiales y contraten proveedores que garanticen la calidad de los suministros y servicios en el momento oportuno.
Por otro lado, está la presión añadida de garantizar que todas las adquisiciones se realicen dentro de presupuestos estrictos. La función de aprovisionamiento también se ve empañada por los retos de la cadena de suministro, como conseguir tarifas razonables, suministros de calidad y pagos puntuales a los proveedores.
¿Por qué se enfrentan a retos los profesionales de la contratación? ¿Cuáles son los retos más comunes? ¿Cómo ayudará la tecnología a resolver los problemas de aprovisionamiento?
Examinamos estas áreas en detalle en esta entrada del blog, junto con soluciones para agilizar la gestión de la cadena de suministro y la proceso de adquisición .
Entender los retos de la contratación pública
Antes de pasar a los retos clave que afectan a los equipos de aprovisionamiento, analicemos por qué la función de aprovisionamiento se enfrenta a desafíos.
El departamento de compras se consideraba una función administrativa de la empresa, que garantizaba la disponibilidad de materiales de calidad en el momento oportuno. Sin embargo, desde la década de 2000, el rol de aprovisionamiento se ha ampliado aún más, incluyendo las preocupaciones estratégicas de la organización.
Hoy en día, los profesionales de las compras son responsables de desarrollar estrategias que repercutan positivamente en los resultados de la empresa. También deben optimizar sus operaciones cotidianas, como la gestión de pedidos y proveedores y la realización de comprobaciones de cumplimiento.
La gestión de proveedores y vendedores, la cadena de suministro, la optimización de costes y la mitigación de riesgos son las responsabilidades adicionales del responsable de compras moderno.
Sin embargo, los riesgos del mercado, la escasez crítica de materias primas, los volátiles problemas del comercio mundial y el enfoque complaciente de las nuevas tecnologías por parte de los directivos de las empresas están llevando al departamento de compras al borde del colapso.
8 Desafíos comunes en el aprovisionamiento
La naturaleza expansiva del proceso de aprovisionamiento lo expone a diversos riesgos y retos. Los más comunes son:
El aumento de la inflación
El aumento del coste de las materias primas quita el sueño a los profesionales de la contratación. Factores como las interrupciones de la cadena de suministro, los riesgos de entrega, la estrechez de los mercados laborales y las políticas económicas insolidarias han incrementado los costes.
COVID-19 y las continuas guerras son los dos principales factores que impulsan el aumento del coste de los materiales. Los cierres intermitentes mantuvieron baja la producción, ampliando la brecha entre la demanda y la oferta, lo que en última instancia condujo a precios más altos.
Rusia y Ucrania son exportadores clave de energía, pero debido al conflicto, la producción es baja, lo que aumenta la presión sobre los equipos de aprovisionamiento para que dispongan de los recursos esenciales a un precio elevado. Tras la invasión, los precios de la energía aumentaron 20% durante cinco meses .
Los responsables de compras necesitan ayuda para mantener estrategias de compras rentables debido al rápido aumento de los precios. Esto hace que el aumento de la inflación sea uno de los principales retos de la contratación en 2024 que deben superar los líderes de las empresas.
Escasez de talento
Un reto importante al que se enfrentan las empresas es la necesidad de profesionales más cualificados en la función de aprovisionamiento y en el sector de la cadena de suministro. La gran dimisión , que había afectado sobre todo al mercado estadounidense, y los vientos de cola posteriores, similares a los de la recesión, han puesto patas arriba el mercado laboral.
Las empresas están empujando a los empleados actuales a hacer más con menos para llenar el vacío. El personal existente está, por tanto, sobrecargado de trabajo y constantemente agotado. La productividad está en mínimos históricos y el absentismo laboral aumenta, lo que complica aún más la estrategia de contratación.
En 2024, los responsables de compras deben identificar los procesos ineficaces que agotan el tiempo y la energía de los trabajadores y encontrar formas de automatizarlos.
Gestión de contratos
La gestión de contratos es la base para mantener las relaciones con los proveedores. Aunque el contrato es un documento legal que significa el inicio de una nueva relación con un proveedor, sus objetivos son mucho más amplios que eso.
El objetivo es permitir a la empresa suministrar productos a un precio competitivo. El contrato garantiza una entrega estable y de calidad de los materiales y la rentabilidad global del acuerdo.
Sin embargo, la mayoría de los equipos de compras no pueden rendir al máximo de su potencial debido a los elevados plazos de entrega, los procesos manuales, los problemas relacionados con los proveedores, la falta de comunicación y coordinación y la pérdida de contratos.
Esto culmina en oportunidades perdidas de ahorro de costes, riesgos de incumplimiento de la normativa, relaciones agotadoras con los proveedores y una toma de decisiones deficiente. Las empresas necesitan un sistema de compras eficiente para automatizar y centralizar el proceso de gestión de la cadena de suministro.
Datos inexactos
En la mayoría de las empresas, los equipos de aprovisionamiento gestionan la entrada de datos manualmente. Introducen los datos en hojas de cálculo y sistemas heredados/a con capacidades analíticas y de automatización limitadas. Como los datos se manejan manualmente, son sobre todo incoherentes y propensos al error humano.
La consecuencia de una base de datos de mala calidad se traduce en una toma de decisiones lenta y deficiente. Las empresas pierden oportunidades cruciales y se exponen a riesgos no deseados, como hacer pedidos de inventario excesivos debido a discrepancias en los datos del nivel de existencias.
Por otro lado, unos datos precisos y fiables permiten a los responsables de compras tomar decisiones acertadas y obtener visibilidad de los procesos de compra.
Obtienen información en tiempo real y datos precisos sobre los patrones de demanda, los riesgos del mercado, las exigencias de entrega y los indicadores clave de rendimiento específicos de los proveedores, como el plazo de entrega y el retorno de la inversión.
El departamento de compras de las empresas de rápido crecimiento debería plantearse el uso de una solución de datos centralizada para automatizar la recopilación y el análisis de datos y facilitar así su trabajo y las auditorías financieras.
Ausencia de comunicación interna
La escasa comunicación interna es uno de los retos más sorprendentes en el ámbito de las adquisiciones, ya que contradice abiertamente las expectativas de los altos cargos del equipo de compras, que asumen el rol de líderes estratégicos.
El equipo de aprovisionamiento trabaja de forma independiente, por lo que depende principalmente de los recursos de otros equipos, como la información financiera y la colaboración interfuncional.
Sin embargo, esta información puede llegarles cuando existe una sólida red de comunicación interna.
Uno de los retos críticos a los que se enfrenta el equipo de aprovisionamiento es que trabaja en silos; desconoce la estrategia de toda la organización y tiene un conocimiento limitado de las demandas futuras.
La falta de tecnología ralentiza los procesos clave, ya que la entrada de datos es manual y desorganizada. Esto también reduce la capacidad de resolver los problemas actuales y hace que la empresa sea más vulnerable a los riesgos. Es necesario un sistema técnico para que la empresa se adapte a las cambiantes condiciones del negocio y supere los retos de la contratación.
Gestión de riesgos
Los equipos de aprovisionamiento obtienen los mejores resultados cuando existe una base sólida para la gestión de riesgos. El aprovisionamiento es un proceso largo, en el que influyen varios factores internos y externos.
Estos factores generan riesgos internos, como el comportamiento de los empleados, y externos, más difíciles de controlar, como los eventos mundiales.
Pero los siguientes riesgos encabezan la lista de gestión de riesgos en la cadena de suministro de un responsable de compras:
Inestabilidad de precios
Actualmente, el mercado de la cadena de suministro es volátil. Los continuos cambios de precios aumentan el coste de las adquisiciones. Como los proveedores exigen más dinero, disponer de un presupuesto flexible es esencial para evitar la escasez de existencias.
Interrupción de la cadena de suministro
Las cadenas de suministro pueden verse interrumpidas inesperadamente por factores como guerras, problemas políticos y catástrofes naturales. El mayor reto en este caso es conseguir los materiales de otro proveedor en el último momento. La clave está en establecer un sistema de respuesta para gestionar estas instancias de forma más eficaz, en colaboración con un experto en compras.
Fraude
El proceso de aprovisionamiento es propenso al fraude procedente de diversas fuentes: empleados, proveedores o contratistas. El fraude en las facturas suele producirse cuando los proveedores inflan el coste y el equipo de compras lo aprueba sin verificarlo. La fijación de precios es otro fraude frecuente, en el que los contratistas se asocian para aumentar el coste o renunciar a descuentos.
Problemas con los proveedores
Mantener relaciones sólidas y positivas con los proveedores constituye la base para resolver los problemas de aprovisionamiento. Muchos problemas con los proveedores se deben a factores internos, como especificaciones y requisitos poco claros. Si los proveedores comunican sus expectativas, será más fácil gestionar una entrega de alta calidad.
Del mismo modo, no hacer la diligencia debida en la evaluación de los proveedores para comprender sus capacidades y no acordar los indicadores clave de rendimiento son otros factores que aumentan las tensiones en la gestión de la relación con los proveedores.
Ausencia de tecnología
La falta de digitalización en los procesos de aprovisionamiento es un problema para las empresas con planes sólidos de ampliar sus operaciones de aprovisionamiento. A menos que las nuevas tecnologías se conviertan en parte integral de las actividades diarias, nunca verán todo el potencial de la estrategia de aprovisionamiento.
La falta de tecnología ralentiza los procesos clave, ya que la entrada de datos es manual y desorganizada. Esto también reduce la capacidad de resolver los puntos débiles actuales y hace que la empresa sea más vulnerable a los riesgos. Las empresas necesitan un sistema técnico que se adapte a las cambiantes condiciones del negocio.
El rol de la tecnología frente a los retos de la contratación pública
La tecnología desempeñará un rol clave en la superación de los principales retos de aprovisionamiento en las empresas. He aquí algunas áreas que experimentarán la máxima transformación debido a la digitalización:
Procesos automatizados
La tecnología aportará el cambio más destacado al automatizar tareas de escaso valor como las solicitudes de compra, los pedidos y el procesamiento de facturas. Al mismo tiempo, con la automatización, disminuyen los errores humanos.
De este modo, los responsables de compras tendrán más tiempo para centrarse en tareas estratégicas fundamentales, como la planificación de nuevas iniciativas estratégicas, el desarrollo de ideas de negociación con proveedores y la gestión de proveedores.
Establecimiento de un sistema de contratación electrónica
Los sistemas de contratación electrónica son software de gestión de la contratación que automatiza todo el proceso de aprovisionamiento desde Solicitud de presupuesto (RFQ) al pago. También juegan un papel importante a la hora de hacer cumplir las políticas y proporcionar más transparencia. El software centraliza todos los datos y herramientas de contratación interna, mostrando claramente dónde se requiere supervisión.
con el plantilla de solicitud de presupuesto ClickUp , podrá comunicarse eficazmente con los proveedores
Análisis y elaboración de informes avanzados
La transformación digital proporcionará a las empresas un acceso muy necesario a una visión más profunda de los datos de aprovisionamiento. Con capacidades analíticas avanzadas, el equipo de compras puede analizar big data para identificar patrones de gasto y oportunidades de ahorro de costes para evaluar el rendimiento de los proveedores.
Las herramientas de Inteligencia Artificial (IA) lo mejorarán aún más mediante la previsión de la demanda, la identificación de las tendencias del mercado y la optimización de la estrategia de compras. Estos conocimientos prepararán a la dirección para ser más resistente a las interrupciones de la cadena de suministro y adoptar su estrategia de gestión de inventario en consecuencia.
Mejora de la colaboración
La centralización de los datos procedentes de distintas herramientas une a todos los equipos. Colaboración en tiempo real entre varios departamentos ya no es un sueño lejano porque los equipos pueden acceder a todo tipo de datos con el software de gestión de compras.
El software alinea a todos en el progreso y ofrece a las partes interesadas una vista de pájaro de todo el proyecto.
Es una excelente oportunidad para que el departamento de adquisiciones mantenga la transparencia con los proveedores centralizando la información de los contratos y evaluando los riesgos mediante software de gestión de proveedores .
Más innovación
Los responsables de compras estarán por fin en la mesa de las partes interesadas para contribuir a la estrategia de la empresa trabajando en ideas de innovación de productos.
Pueden colaborar con el departamento de I+D para idear planes como hacer más sostenible el proceso de aprovisionamiento y hacer hincapié en trabajar con proveedores que suministren materiales ecológicos.
Consejos generales para superar los retos de aprovisionamiento con ClickUp
El aprovisionamiento es un proceso largo, y la tecnología es la respuesta para resolver los retos más acuciantes. Sin embargo, las empresas deben seleccionar cuidadosamente el software para agilizar las operaciones.
ClickUp es un software de aprovisionamiento avanzado que cubre las carencias mediante la automatización de los procesos de aprovisionamiento. El sitio automatización funciones se ajustan perfectamente a los requisitos de los equipos de aprovisionamiento.
Automatice las tareas repetitivas de su proceso de aprovisionamiento mediante la automatización de ClickUp
Existen automatización de procesos flujos de trabajo que puede seleccionar y personalizar según sus necesidades. Seguimiento de las solicitudes de adquisición asignadas a los miembros de su equipo y de las actualizaciones de estado.
ClickUp se integra con sus herramientas actuales, como Slack y Hojas de cálculo de Google, lo que le permite colaborar con su equipo sin cambiar de ventana y acceder a los datos dentro de los chats de equipo. Inicie conversaciones con las partes interesadas internas, obtenga aprobaciones y comparta presupuestos en los canales pertinentes.
Las funciones de ClickUp Plantilla de contratación le permite agilizar su proceso de gestión de la cadena de suministro. Siga, gestione y supervise fácilmente todas las actividades, como las solicitudes de admisión de partes interesadas, acepte propuestas de precios de vendedores y proveedores, y manténgase al tanto de las negociaciones de contratos y los flujos de trabajo de aprobación.
Navegue eficazmente por todo el proceso de adquisición a través de tablas, listas y documentos para diversos fines utilizando la plantilla de adquisiciones de ClickUp
La base de datos sin códigos le ayuda a visualizar el progreso en un solo lugar. Optimice la comunicación y la colaboración con proveedores y miembros del equipo, garantizando la equidad y la transparencia.
La gestión eficaz de la cadena de suministro consta de dos aspectos: la creación de un plan de acción de aprovisionamiento y una estrategia para la optimización de la cadena de suministro.
El plan de acción garantiza que disponga de todos los suministros y servicios a tiempo y dentro del presupuesto.
La estrategia le ayuda a mantenerse organizado, mejorar la comunicación y adelantarse a las negociaciones.
En Plantilla de plan de acción para la contratación pública de ClickUp le ayuda a hacerlo:
- Organizar cada tarea, asignarlas a los miembros del equipo y añadir cronogramas
- Metas prioritarias para una ejecución eficaz
- Uso compartido de las actualizaciones de progreso con el equipo directivo de forma rápida y sencilla
Utilice la plantilla del plan de acción para adquisiciones de ClickUp para gestionar eficazmente sus tareas y establecer un procedimiento de adquisiciones eficaz
Lo mejor de todo es que ClickUp combina adquisiciones, documentos, metas, gráficos y mucho más, para que no pierda tiempo barajando varias plataformas para completar una tarea.
Por ejemplo, Vista Lista ClickUp es ideal para procesos de adquisición y gestión de presupuestos con campos personalizados, etiquetas y funciones de clasificación. Obtenga una vista general de sus tareas y ordénelas o fíltrelas rápidamente. ClickUp AI rellena automáticamente sus documentos y plantillas de gestión de compras para aumentar la productividad de su equipo y reducir los errores humanos. A continuación, convierta los planes de aprovisionamiento en tareas procesables en cuestión de segundos.
Por último, almacene toda su documentación interna y externa en el entorno de trabajo de ClickUp y utilícelo como única fuente de información para todos sus requisitos de aprovisionamiento.
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