Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an dem dritten Meeting mit den Clients teil und stellen fest, dass das Projekt überhaupt nicht so ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.
Ist Ihnen die Kinnlade heruntergefallen? Schreien Sie innerlich? 😱
Davon erholt man sich nur schwer … vor allem, wenn Ihre Agentur für ihre Liebe zum Detail bekannt ist!
Mit einem Projekt-Kickoff-Meeting können Sie diese peinliche (und möglicherweise karrieregefährdende) Situation vermeiden. Dieses erste Meeting bietet allen Beteiligten die Gelegenheit, sich schon früh im Projekt auf einen gemeinsamen Stand zu bringen.
Sorgen Sie für den Erfolg Ihrer Client-Projekte, indem Sie in diesem Leitfaden die Grundlagen von Kickoff-Meetings kennenlernen. Wir erklären Ihnen, was ein Projekt-Kickoff-Meeting ist, wie man es durchführt und welche Ressourcen Ihnen für den Einstieg zur Verfügung stehen.
Sind Sie bereit? Dann lassen Sie uns diesen Leitfaden für Kick-off-Meetings starten (Wortspiel beabsichtigt)!
Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?
Ein Projekt-Kickoff-Meeting ist ein Meeting, das zu Beginn jedes neuen Projekts stattfindet. In der Phase des Projektmanagements findet der Kickoff nach der Planungsphase statt und markiert den Beginn der Ausführungsphase.
⭐ Empfohlene Vorlage
Bei so vielen zu berücksichtigenden Aspekten kann es entmutigend erscheinen, ein Projekt-Kickoff-Meeting richtig zu gestalten. Das muss aber nicht sein. Die kostenlose Vorlage für Projekt-Kickoff-Meetings von ClickUp unterstützt Sie mit einer vorgefertigten Checkliste, die dafür sorgt, dass Ihre Besprechung auf Kurs bleibt, produktiv verläuft und zu konkreten Maßnahmen führt.
Arten von Projekt-Kickoff-Meetings
Dieser Blogbeitrag konzentriert sich zwar auf Kick-offs mit Clients, doch Sie können Kick-off-Meetings auch für interne Teams, Anbieter/Lieferanten, Führungskräfte und sogar für agile Sprints abhalten. Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die verschiedenen Arten von Projekt-Kick-off-Meetings und wofür sie geeignet sind:
| Art der Kickoff-Meetings | Zweck | Hauptteilnehmer | Wann anzuwenden |
|---|---|---|---|
| Interner Kickoff | Stimmen Sie die internen Teams hinsichtlich Umfang, Rollen, Zeitleisten und Erwartungen ab. | Projektmanager, interne Stakeholder, Teamleiter | Bevor Sie externe Clients oder Anbieter beauftragen |
| Client-Kickoff | Stellen Sie die Teams vor, legen Sie die Ziele fest, besprechen Sie den Umfang und bauen Sie eine gute Beziehung zu den Clients auf. | Projektmanager, Client-Vertreter, interne Projektleiter | Nach der Genehmigung des Projekts und der Vertragsunterzeichnung |
| Kickoff mit Anbietern/Lieferanten | Stellen Sie sicher, dass externe Partner die Leistungen, Zeitleisten und Abhängigkeiten verstehen. | Projektmanager, Beschaffung, Anbieter/Lieferanten | Bevor Dritte mit der Arbeit am Projekt beginnen |
| Funktionsübergreifender Kickoff | Koordinieren Sie die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen mit sich überschneidenden Rollen oder Arbeitsergebnissen. | Vertreter aller beteiligten Abteilungen | Zu Beginn komplexer Projekte, an denen mehrere Geschäftsbereiche beteiligt sind |
| Kickoff für Führungskräfte | Geben Sie eine strategische Übersicht und sichern Sie sich die Zustimmung und Unterstützung der Führungskräfte. | Führungskräfte der obersten Ebene, Projektsponsor, PMO | Für Projekte mit hohem Einsatz, die die Einbindung der Geschäftsleitung oder deren Unterstützung erfordern |
| Technischer Kickoff | Vertiefen Sie sich in Systeme, Integrationen und technische Anforderungen. | Entwickler, Architekten, Qualitätssicherung, IT | Vor der Entwicklung oder Implementierung technischer Lösungen |
| Agiler Sprint-Kickoff/Projektstart | Legen Sie Ziele für den Sprint fest, stimmen Sie das Backlog ab und legen Sie Prioritäten fest. | Scrum-Team, Product Owner, Scrum Master | Zu Beginn jedes Sprints oder jeder Iteration in agilen Projekten |
| Kickoff zum Change Management | Bereiten Sie sich auf organisatorische Veränderungen, Kommunikation und die Einführungsstrategie vor. | Change Manager, Personalabteilung, Abteilungsleiter | Für Projekte, die neue Prozesse, Tools oder kulturelle Veränderungen beinhalten |
Was ist der Zweck eines Projekt-Kickoff-Meetings?
Der Zweck des Projekt-Kickoff-Meetings besteht darin, alle Mitglieder der Teams der Agentur und des Clients auf die entscheidenden Details des Projekts abzustimmen. Dazu gehören vor allem:
- Plan zum Projekt: Eine Beschreibung des Projekts, in der dargelegt wird, was umgesetzt werden muss und wie
- Projektziel: Was das Projekt erreichen soll, um Ihren Client zum Erfolg zu verhelfen
- Projektleistungen : Das Element oder eine Sammlung von Elementen, die Ihre Agentur erstellen und liefern muss
- Zeitleiste für das Projekt: Die Zeitleiste für das Projekt, nach der Sie Ihrem Client die Leistungen liefern werden
- Ressourcenmanagement: Wie Sie Ihre Projektteammitglieder und tools dem Projekt zuweisen
🔑 Wichtige Erkenntnis: Bei einem kleinen Projekt reicht wahrscheinlich ein einziges Kickoff-Meeting aus. Bei einem großen Projekt mit mehreren Phasen findet jedoch in der Regel zu Beginn jeder Phase ein Kickoff-Meeting statt. Auch bei einem langfristigen, laufenden Projekt können mehrere Kickoffs erforderlich sein, um die Mitglieder des Teams auf neue Vorgaben des Clients abzustimmen.
Wer nimmt an einem Projekt-Kickoff-Meeting teil?
Alle am Projekt Beteiligten – einschließlich Ihrer Team-Mitglieder und der Ansprechpartner bei Ihrem Client-Unternehmen – sollten bei der Auftaktbesprechung anwesend sein. Dazu gehören in der Regel:
- Projektmanager: Die Person, die das Projekt koordiniert und die Verantwortung dafür trägt
- Teamleiter: Die Personen, die die am Projekt beteiligten Teams leiten werden
- Projekt-Team-Mitglieder: Die Mitarbeiter Ihrer Agentur, die an der Erstellung und Abwicklung der Leistungen arbeiten werden
- Kunden und Projektsponsoren: Die Ansprechpartner, die das Unternehmen vertreten, das sein Projekt an Ihre Agentur ausgelagert hat
🤝 Freundliche Erinnerung: Laden Sie zusätzlich zu den oben genannten Teilnehmern alle weiteren Projektbeteiligten ein, wie z. B. einzelne Auftragnehmer und Ansprechpartner bei Partneragenturen.
Ist ein Projekt-Kickoff-Meeting notwendig?
Auf jeden Fall! Ein Kickoff-Meeting sorgt dafür, dass Ihre Agentur und der Client sich über den Projekthintergrund abstimmen, und legt den Grundstein für den Erfolg Ihres Projekts.
Sie könnten alle wichtigen Informationen zum Projekt über ein zentrales Dokument an Ihre Projekt-Teams und den Client freigeben und es dabei belassen. Doch dadurch blieben möglicherweise bestimmte Details offen für Interpretationen und wichtige Fragen unbeantwortet.
Ein Kickoff-Meeting minimiert Missverständnisse und Herausforderungen im Projektmanagement, indem es allen Beteiligten ermöglicht, in Echtzeit über das Projekt zu diskutieren. Es bietet die Gelegenheit, Erwartungen an das Projekt zu formulieren – was geliefert wird, wann es geliefert wird und wie es geliefert wird. ✅
So planen und führen Sie ein reibungsloses Projekt-Kickoff-Meeting durch
Viel hängt davon ab, wie effektiv Ihr Kickoff-Meeting ist. Sorgen Sie also mit sorgfältigem Planen und einer zuverlässigen Meeting-Management-Software wie ClickUp dafür, dass es ein Erfolg wird.
Was macht ein erfolgreiches Projekt-Kickoff-Meeting aus? Zum Glück haben wir eine Liste mit Schritten zusammengestellt, die dafür sorgen, dass Ihre Kickoff-Agenda reibungslos abläuft!
Schritt 1: Bereiten Sie alles vor, bevor Sie Ihre Stakeholder zusammenbringen
Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg beim Projektstart.
Bevor Sie die Einladung versenden, bereiten Sie sich mit diesen vier Schritten auf Ihr ideales Kickoff-Meeting vor:
- Erstellen Sie eine Liste der Teilnehmer am Meeting: Legen Sie fest, welche Personen aus Ihrer Agentur, von den Clients und welche anderen wichtigen Stakeholder am Meeting teilnehmen sollten. Besorgen Sie sich deren E-Mail-Adressen, falls Sie diese noch nicht haben, und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die erforderlichen Dokumente haben.
- Sammeln Sie wichtige Informationen: Arbeiten Sie mit dem Client und anderen Beteiligten zusammen, um alle bekannten Details des Projekts – Zweck, Projektumfang, erwartete Projektleistungen und Managementplan – in einer Projektcharta zusammenzufassen. So müssen Sie während des Meetings nicht zwischen verschiedenen Registerkarten hin- und herwechseln.
💡 Profi-Tipp: Sorgen Sie für eine einheitliche Ausrichtung von Kunden und Stakeholdern, indem Sie wichtige Projektziele, Zeitleisten, Aufgabenverteilungen, Budgets usw. in der kostenlosen Projektcharta-Vorlage von ClickUp zentralisieren!
- Bestimmen Sie einen Protokollführer: Vergessen Sie nicht, jemanden damit zu beauftragen, für Ihr Team Besprechungsnotizen zu machen. Mit dem Notepad in ClickUp können Ihre Mitarbeiter ganz einfach das Protokoll erstellen. Und wenn Sie das lieber nicht manuell erledigen möchten (kluge Entscheidung!), empfehlen wir Ihnen den ClickUp AI Notetaker. Er zeichnet Ihre Meetings automatisch auf, transkribiert sie – und listet sogar Aktionspunkte auf, um die Produktivität zu steigern!
- Erstellen Sie eine Agenda für das Kickoff-Meeting: Erstellen Sie eine Liste aller Diskussionspunkte/Themen und planen Sie für jeden Punkt ausreichend Zeit ein
Psst… Mit diesen Features kannst du in ClickUp ganz einfach professionelle Agenden für Meetings mit Dokumenten erstellen:
- Vorlagen: Sparen Sie Zeit, indem Sie eine unserer professionellen Vorlagen für Projekt-Kickoff-Meetings verwenden, um Ihre Tagesordnung zu erstellen
- Rich-Text-Bearbeitungsoptionen: Durch die Formatierung Ihres Textes können Sie Ihre Tagesordnung klarer gestalten und Missverständnisse vermeiden. Sie können die Größe der Schriftart anpassen (klein, normal, groß), Überschriften hinzufügen, verschiedene Schriftarten verwenden, wichtige Details hervorheben und vieles mehr!
- Verschachtelte Seiten: Verschachteln Sie mehrere Seiten (z. B. die Charta des Projekts) innerhalb des übergeordneten Dokuments, um Alles an einem Ort zu halten
- Einbettungsansicht: Betten Sie interaktive Links wie YouTube-Videos, Google Tabellen und mehr von anderen Plattformen in Ihre Docs ein
Und das Beste daran? Auch diesen Schritt können Sie automatisieren!
Bitten Sie einfach ClickUp Brain, den integrierten, kontextbezogenen KI-Assistenten von ClickUp, dies für Sie zu erledigen – ganz einfach mit natürlichen Sprachbefehlen!
Sobald Sie bereit sind, geben Sie die Tagesordnung direkt frei oder fügen Sie sie als Anhang einer E-Mail mithilfe der E-Mail-ClickApp bei, um sie an die Teilnehmer zu senden.
📮ClickUp Insight: 37 % unserer Befragten nutzen KI für die Erstellung von Inhalten, einschließlich Schreiben, Bearbeitung und E-Mails. Dieser Prozess erfordert jedoch in der Regel den Wechsel zwischen verschiedenen Tools, wie beispielsweise einem Tool zur Inhaltserstellung und Ihrem Workspace. Mit ClickUp erhalten Sie KI-gestützte Schreibunterstützung im gesamten Workspace, einschließlich E-Mails, Kommentaren, Chats, Dokumenten und mehr – und das alles unter Beibehaltung des Kontexts Ihres gesamten Workspaces.
Schritt 2: Zeit für die Vorstellungsrunde
Sie haben alle notwendigen Vorbereitungen erledigt. Jetzt ist es an der Zeit, loszulegen und das Meeting zu beginnen!
Beginnen Sie damit, Ihr Team Ihrem Client (und gegebenenfalls dessen Sponsoren) vorzustellen – zusammen mit einer kurzen Übersicht über die jeweiligen Zuständigkeiten. Ihr Client hat zudem die Gelegenheit, sich dem Rest Ihres Teams vorzustellen und seine Rolle im Projekt zu erläutern.
💡 Profi-Tipp: Erwägen Sie, eine Eisbrecher-Frage einzubauen, um die Nervosität zu Beginn des Meetings abzubauen und dafür zu sorgen, dass sich alle Teilnehmer wohlfühlen. Diese unterhaltsame Frage hilft Ihrem Team zudem dabei, eine gute Beziehung zum Client aufzubauen.
Schritt 3: Gehen Sie auf das Warum des Projekts ein
Eine Reise ohne klares Ziel ist ein Rezept für eine Katastrophe. Der nächste Schritt besteht darin, zu klären, warum der Client Zeit und Ressourcen in dieses Projekt investiert.
Bitten Sie Ihren Client, seine wichtigsten Projektziele freizugeben – ein zentraler Bestandteil Ihres Projektumfangs. Er sollte klar darlegen, was damit erreicht werden soll und wie es ihm dabei helfen wird, etwas zu bewegen.
Halten Sie sie dazu an, so konkret wie möglich zu sein, indem Sie auch die geschäftlichen KPIs oder Benchmarks freigeben, die dabei helfen, den Erfolg zu definieren. Das Letzte, was Ihr Team braucht, sind vage Ziele, die auf verschiedene Weise interpretiert werden können.
👉🏼 Ein klar definiertes Ziel für ein E-Mail-Marketing-Projekt könnte beispielsweise sein, die Konversionsrate bis zum Ende des ersten Quartals um 5 % zu steigern. Das klingt nach einem ehrgeizigen Ziel. Aber es ist klar (Steigerung der Konversionsrate) und sehr konkret (um 5 % bis zum Ende des ersten Quartals)!
Sie benötigen eine effektive Methode, um Ihre Ziele zu erfassen und später zu verfolgen. Legen Sie Ihre Tabellenkalkulationen beiseite und geben Sie die Daten einfach in die Software für Projektmanagement von ClickUp ein. So ist es kinderleicht, den Fortschritt zu verfolgen und die Einzelziele zu erreichen, sobald das Projekt beginnt.
Wie? Mit ClickUp-Zielen!
Sie können Ziele festlegen, um verschiedene Einzelziele zu erreichen, wie zum Beispiel:
- Zahlen: numerische Werte wie prozentuale Steigerungen
- Währung: Einzelziele, wie z. B. eine Steigerung des Gewinns
- Richtig/Falsch: erledigt oder nicht erledigt, ja oder nein
Sobald Sie Ihre Einzelziele abschließen, aktualisiert ClickUp automatisch Ihren Fortschrittsprozentsatz. So sehen Sie, wie nah Sie Ihrem Ziel bereits sind.
Schritt 4: Sprechen Sie über die erwarteten Ergebnisse
Mittlerweile wissen alle Teilnehmer, worum es bei dem Projekt geht und welche Ziele damit erreicht werden sollen. Der nächste Schritt besteht darin, klar zu definieren, was Ihre Agentur erstellen und Ihrem Client liefern wird, um ihm zum Erfolg zu verhelfen.
Alle Projektleistungen sollten mit dem Projektzweck verknüpft sein. Wenn Sie diese Verbindung nicht herstellen können, fällt die Aufgabe wahrscheinlich außerhalb des Projektumfangs und sollte nicht berücksichtigt werden.
Beschreiben Sie die zu erbringenden Leistungen klar und holen Sie für jede Aufgabe die ausdrückliche Zustimmung des Clients ein.
Um auf unser E-Mail-Marketing-Beispiel von oben zurückzukommen, könnten mögliche Ergebnisse sein:
- Eine vollständige Aufschlüsselung der Kampagne mit der Reihenfolge und Häufigkeit der E-Mails
- Die Inhalte der Aktion, die per E-Mail freigegeben werden
- Berichte zur Kampagnenleistung
Die Beschreibung der zu erbringenden Leistungen hilft Ihrer Agentur dabei, zu vermeiden, dass Sie Ihren Clients ohne zusätzlichen Gewinn zu viele Leistungen anbieten. Außerdem verschafft sie Ihrem Team Klarheit darüber, was genau zu erledigen ist, um erfolgreich zu sein.
Schritt 5: Weisen Sie Ihren Team-Mitgliedern Rollen zu
Jetzt ist es an der Zeit, zu klären, wer welche Aufgaben zu erledigen hat.
Möglicherweise kennen einige oder alle Mitarbeiter Ihrer Agentur ihre Aufgaben zu diesem Zeitpunkt bereits. Wenn Sie diese jedoch während des Projekt-Kickoff-Meetings hervorheben, hilft dies allen – dem Client, seinen Sponsoren und Ihrem Team –, zu verstehen, wer für was verantwortlich ist, und ihre Abfragen an die Personen zu richten, die dafür qualifiziert sind, sie zu beantworten.
💡 Profi-Tipp: Dokumentieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten ganz einfach, indem Sie relevante Teammitglieder als Mitarbeiter zu Ihren ClickUp-Aufgaben und zugewiesenen Kommentaren hinzufügen – für mehr Verantwortlichkeit und eine vereinfachte Nachverfolgung!
Schritt 6: Legen Sie die Zeitleiste des Projekts und die Meilensteine fest
Sie haben bereits das Warum (Zweck/Ziel), das Was (Ergebnisse) und das Wer (Rollen) Ihres Projekts geklärt. Vervollständigen Sie das Gesamtbild, indem Sie auch das Wann – also die Zeitleiste des Projekts – behandeln.
Erläutern Sie, wie Sie die Projektleistungen in einer Zeitleiste mit klaren Fristen abbilden wollen, und holen Sie die Zustimmung Ihres Clients ein.
🤝 Freundliche Erinnerung: Dies ist Ihre Chance, unrealistischen Terminvorgaben Ihrer Clients entgegenzutreten. Erläutern Sie Ihre internen Prozesse und klären Sie sie über branchenübliche Richtwerte für Bearbeitungszeiten auf.
Geben Sie außerdem eine Übersicht über die wichtigsten Meilensteine des Projekts. So verstehen alle Teilnehmer, wie sie den Fortschritt des Projekts während der Durchführungsphase messen können.
Apropos Meilensteine: In der Gantt-Ansicht von ClickUp können Sie diese festlegen und deren Nachverfolgung durchführen. Es handelt sich um ein übersichtliches Diagramm, das Ihnen dabei hilft:
- Erstellen Sie eine Zeitleiste für das Projekt
- Aufgaben planen
- Berechnen Sie Ihren kritischen Pfad
- Verwalten Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Die Zeitleiste ist eine weitere Möglichkeit, Ihren Projektzeitplan zu visualisieren. Stellen Sie sich diese wie ein Gantt-Diagramm vor, nur in linearem Format. Mit der Drag-and-Drop-Funktion können Sie die Zeitleiste schnell erstellen und neu anordnen.
Außerdem können Sie jederzeit Fälligkeitstermine für Aufgaben festlegen, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie ihre Arbeit abschließen sollen. Für wichtige Ereignisse in Ihrer Zeitleiste können Sie in ClickUp Erinnerungen erstellen.
📚 Lesen Sie auch: Gantt-Diagramm vs. Zeitleiste
Schritt 7: Vereinbaren Sie mit Ihrem Client einen Kommunikations- und Plan für die Berichterstellung
Ihr Client möchte wissen, wie Ihre Agentur ihn über den Fortschritt und die Leistung des Projekts auf dem Laufenden halten wird. Es ist entscheidend, dies jetzt oder im Rahmen des Kunden-Onboarding-Prozesses zu klären. Dazu gehören Antworten auf Fragen wie:
- In welchen Abständen wird der Client über den Fortschritt informiert? Geschieht dies wöchentlich, zweimal im Monat oder einmal im Monat?
- Wo soll die Kommunikation stattfinden? Ist Ihr Client bereit, sich einer Plattform anzuschließen, die Ihre Agentur nutzt?
- Wer sind die Ansprechpartner, die Ihre Agentur vertreten? Und wer ist der Client?
Einigen Sie sich auf einen Plan, der für Ihr Team und Ihren Client am besten funktioniert. Mit dem KI-Kalender von ClickUp wird die Terminplanung intelligenter und schneller. Er schlägt optimale Meeting-Zeiten vor, die auf der Verfügbarkeit aller Beteiligten basieren, und passt sich automatisch an die Zeitzonen an, damit niemand etwas verpasst.
Außerdem können Sie direkt aus ClickUp-Aufgaben und Kalender-Ereignissen heraus an Zoom- oder Google Meet-Meetings teilnehmen – so müssen Sie nicht zwischen Apps wechseln und Ihr Workflow bleibt nahtlos.
Sie stehen unter Zeitdruck bei Ihrer Arbeit oder müssen unterschiedliche Zeitpläne koordinieren? Kein Problem!
ClickUp Chat bietet einen leistungsstarken asynchronen Kommunikationshub, auf dem Sie themenspezifische Kanäle erstellen, Teamkollegen Direktnachrichten senden, Dateien freigeben und sogar Thread-basierte Unterhaltungen starten können.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie ClickUp Clips, wenn Textnachrichten nicht ausreichen. Nehmen Sie Ihren Bildschirm und Ihre Stimme auf, um Projektdetails zu verdeutlichen, kurze Updates zu freigeben oder Ideen zu sammeln, ohne dass ein Meeting erforderlich ist.
Darüber hinaus können Sie Lese- oder Bearbeitungszugriff auf jede ClickUp-Ansicht freigeben, einschließlich KI-Kalender-, Gantt- oder Listenansichten, sodass alle in Echtzeit über Termine und Fortschritte auf dem Laufenden bleiben. Auf diese Weise bleiben Ihr gesamtes Team und Ihre Kunden auch dann informiert, produktiv und engagiert, wenn Sie sich nicht synchron treffen können.
📮ClickUp Insight: Die Daten aus der Umfrage von ClickUp zur Effektivität von Meetings zeigen, dass fast die Hälfte aller Meetings (46 %) nur 1–3 Teilnehmer umfasst. Diese kleineren Meetings sind zwar möglicherweise fokussierter, könnten aber durch effizientere Kommunikationsmethoden ersetzt werden, wie z. B. eine bessere Dokumentation, aufgezeichnete asynchrone Updates oder Lösungen für das Wissensmanagement.
Mit den zugewiesenen Kommentaren in ClickUp-Aufgaben können Sie direkt in den Aufgaben Kontext hinzufügen, kurze Audio-Nachrichten freigeben oder Video-Updates mit ClickUp Clips aufzeichnen – so sparen Teams wertvolle Zeit und stellen gleichzeitig sicher, dass wichtige Diskussionen weiterhin stattfinden – nur ohne den Zeitaufwand!
💫 Echte Ergebnisse: Teams wie Trinetrix verzeichnen mit ClickUp eine Reduzierung unnötiger Unterhaltungen und Meetings um 50 %.
Vor ClickUp führten Meetings und der ständige E-Mail-Austausch zu einem schwarzen Loch, in dem Aufgaben unsichtbar blieben und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft, und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar erkennen, wann Aufgaben fällig sind, und innerhalb der Aufgaben chatten und zusammenarbeiten.
Vor ClickUp führten Meetings und der ständige E-Mail-Austausch zu einem schwarzen Loch, in dem Aufgaben unsichtbar blieben und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft, und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar erkennen, wann Aufgaben fällig sind, und innerhalb der Aufgaben chatten und zusammenarbeiten.
📚 Lesen Sie auch: Tools für das Kunden-Onboarding
Schritt 8: Die Fragerunde kann beginnen
Lassen Sie unbedingt etwas Zeit für Fragen.
Dies ist eine Gelegenheit für alle Teilnehmer, Klarheit über Alles zu gewinnen, was während Ihrer Projekt-Kickoff-Meetings besprochen wurde. Halten Sie alle dazu an, das Beste daraus zu machen, insbesondere den Client.
Wenn Sie eine Frage beantwortet haben, fragen Sie anschließend nach, ob damit alles klar ist. Sie möchten schließlich nicht, dass jemand das Meeting mit Zweifeln verlässt!
Schritt 9: Erstellen Sie Aktionspunkte und weisen Sie diese Ihren Team-Mitgliedern zu
Bevor Sie sich bei allen für ihre Zeit bedanken und das Meeting beenden, senden Sie eine Erinnerung an alle an die erste Aufgabe in der Umsetzungsphase. Sobald das Meeting beendet ist, delegieren Sie die Aufgaben an Ihre Teams in Ihrer Projektmanagement-Software, um den Ball ins Rollen zu bringen.
Mit ClickUp ist es ganz einfach, jede Aufgabe einer einzelnen Person oder sogar mehreren Mitarbeitern zuzuweisen. Haben Sie ein Team, das an etwas arbeiten muss? Kein Problem. Weisen Sie Aufgaben einfach einem ganzen Team in ClickUp zu.
Allerdings kann es für alle Beteiligten überwältigend sein, den Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben zu behalten. Glücklicherweise sind die verschiedenen Ansichten in ClickUp dabei eine große Hilfe. Visualisieren Sie nicht nur aktive Aufgaben und Projekte, sondern ganze Workflows mithilfe von Listen, Kanban-Boards, der Aktivitätsansicht und vielem mehr.
Jetzt müssen Sie nur noch an die Arbeit gehen und ein fantastisches Projekt abliefern.
Viel Erfolg!
📖 Lesen Sie auch: Über 130 Fragen für Meetings mit Teams
5 Vorlagen für Projekt-Kickoff-Meetings, damit Sie nichts übersehen
Die Planung und Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings klingt anstrengend, muss es aber nicht sein. Machen Sie es wie ein Profi (aber mit halbem Aufwand) – mit unseren kostenlosen Vorlagen für Projekt-Kickoff-Meetings!
1. ClickUp-Vorlage für Projekt-Kickoff-Meetings
Das Erstellen einer Checkliste vor einem externen oder internen Projekt-Kickoff-Meeting kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und alle wichtigen Punkte abzudecken. Doch das Erstellen einer solchen Liste kostet Zeit.
Glücklicherweise können Sie die Vorlage für Projekt-Kickoff-Meetings von ClickUp nutzen, um sofort loszulegen.
Es enthält eine vorgefertigte Checkliste mit wichtigen Gesprächsthemen, wie zum Beispiel:
- Delegieren Sie wichtige Aufgaben vor dem Meeting an alle Mitglieder des Teams und Clients
- Vorstellung der Mitglieder des Teams beim Client und umgekehrt
- Eine Übersicht über das Projekt geben
- Hervorhebung der Schlüssel-Ergebnisse
Sie können die Checkliste an den gewünschten Flow des Meetings und an weitere Themen anpassen, die Sie behandeln möchten.
2. ClickUp-Vorlage für Meeting-Protokolle
Seien wir ehrlich: Herkömmliche Kalender-Apps sind einfach nur schlecht!
Sie geben auf einen Blick nicht genügend Informationen zu Ihren bevorstehenden Meetings. Sie müssen entweder auf eine Karte klicken oder den Meeting-Leiter ansprechen, um mehr Kontext zu erhalten.
Die Vorlage für Sitzungsprotokolle von ClickUp bietet Ihnen eine Ansicht aller anstehenden Meetings mit den Teilnehmern. Diese können alle wichtigen Details übersichtlich und gut strukturiert einsehen.
Außerdem können Sie mit dieser Vorlage für Meeting-Protokolle den Mitgliedern des Teams wichtige Elemente mit Fristen zuweisen.
3. ClickUp-Vorlage für Protokolle von Meetings zum Projektmanagement
Ihre Notizen zum Kickoff-Meeting sollten wichtige Informationen auf sehr prägnante und übersichtliche Weise vermitteln. Es ist jedoch schwierig, diese während des Kickoff-Meetings zu strukturieren, insbesondere wenn der Protokollführer mit einem schnellen Vortragenden Schritt halten muss!
Nutzen Sie die Vorlage für Projektmanagement-Sitzungsprotokolle von ClickUp, um diese Herausforderung zu meistern. Sie enthält vorgefertigte Tabellen, in denen Sie Aufgaben, Probleme und andere wichtige Informationen zu Ihren Tagesordnungspunkten festhalten können. Passen Sie diese ganz einfach an Ihre Kickoff-Sitzung an.
Außerdem können Sie direkt in Ihren Notizen Elemente zuweisen, indem Sie die zuständige Person markieren, anstatt diese in einer anderen Ansicht von Grund auf neu anzulegen. Wenn Sie im Bereich des Projektmanagements tätig sind, werden Sie diese Funktion sicher lieben.
📚 Lesen Sie auch: Die beste Software für Meeting-Protokolle
4. ClickUp-Vorlage für professionelle Dienstleistungen
Herzlichen Glückwunsch zu einem erfolgreichen Projektstart. Jetzt gilt es, das Projekt bis zum Ende durchzuziehen, um sicherzustellen, dass Ihre Clients nicht nur zufrieden sind, sondern auch effizient mit Ihnen zusammenarbeiten.
Das ist jedoch leichter gesagt als getan, wenn Ihre Agentur eine Vielzahl laufender Projekte hat, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. All diese Kontextwechsel beim Hin- und Herspringen zwischen den Clients fordern sicherlich ihren Tribut – weshalb Sie eine übersichtliche Ansicht Ihrer Projekte benötigen.
Die ClickUp-Vorlage für Professional Services macht es mit nur einem Klick einfacher! Erstellen Sie einfach eine anpassbare Liste und organisieren Sie alle Komponenten des Projekts Ihres Clients, während Sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
Und das Beste daran? Das benutzerdefinierte Format lässt sich ganz einfach auch für andere Clients wiederverwenden.
5. ClickUp-Vorlage für das Discovery-Dokument zwischen Agentur und Client
Kick-offs sind unerlässlich, um Ihre Clients zunächst kennenzulernen, noch bevor Sie überhaupt darüber sprechen, wie die Kommunikation und Zusammenarbeit im Detail aussehen soll. Deshalb ist es wichtig, bei Ihrem ersten Meeting alles festzuhalten, damit Sie genügend Material haben – sei es für einen Vertragsvorschlag oder die Festlegung der nächsten Schritte.
Die ClickUp-Vorlage „Agency/Client Discovery Document“ hilft Ihnen dabei, alles zu dokumentieren und zu verfolgen, was Sie für den Start eines Meetings mit einem neuen oder potenziellen Kunden benötigen. Passen Sie dieses Dokument benutzerdefiniert an, um die wichtigsten Prozesse, Fragen und Verkaufsargumente Ihrer Agentur festzuhalten, damit Sie nicht ins Stocken geraten, wenn Kunden Fragen zu Ihrem ROI, den Kosten oder den Erfolgsraten stellen.
Dies ist ein hervorragendes Dokument für ein internes Projekt-Kickoff-Meeting oder für den Einsatz durch einen engagierten Projektmanager.
Starten Sie mit ClickUp
Es gibt keine Garantie dafür, dass Ihr Projekt nach dem Kickoff-Meeting reibungslos verläuft. Aber mit einem Plan erhöhen Sie die Chancen auf ein erfolgreiches Kickoff-Meeting, was Missverständnisse und Engpässe definitiv reduzieren wird.
Und mit einem Meeting-Tool wie ClickUp wird dieser Prozess zum Kinderspiel.
Und das ist noch nicht alles…
Stellen Sie sich vor, was ClickUp als All-in-One-App für die Arbeit für Ihr gesamtes Projekt leisten kann. Mit seinen Funktionen für Aufgaben-, Workflow-, Ressourcen-, Zeit- und Dokumentenmanagement ist es das perfekte Tool für die Produktivität in Marketingagenturen!
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