Wissen mag ein immaterielles Gut für Ihr Team sein, aber es ist wohl eines der wichtigsten Güter in Ihrem Unternehmen. Denn wenn Gina die Einzige ist, die einen komplexen Bericht erstellen kann, was wird Ihr Team tun, wenn sie plötzlich ausfällt? 🤷🏽♀️
Ein erfolgreiches Wissensmanagement gibt Ihrem Team ein solides Gerüst an die Hand, um diese Informationen aus den Gehirnen, E-Mails und Chats Ihres Teams herauszuholen und sie mit dem Unternehmen zu teilen. Die Art und Weise, wie Sie dieses Wissen verwalten, macht jedoch den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg aus.
Unabhängig davon, ob Sie ein Wissensmanager oder ein Teamleiter sind, der für die Verwaltung, Aufzeichnung und den Zugriff auf Wissensressourcen verantwortlich ist, benötigen Sie effektive Strategien für das Wissensmanagement, die Ihnen zur Seite stehen. In diesem Leitfaden erläutern wir, warum diese Strategien wichtig sind, und stellen 10 der besten Wissensmanagementpraktiken vor, mit denen Sie die Informationen Ihres Teams mobilisieren können.
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement (KM) ist ein strukturierter Ansatz zur Erfassung, Organisation, gemeinsamen Nutzung und Verwendung des Wissens Ihrer Organisation. Betrachten Sie es als eine interne
die den richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung stellt.
Beim Wissensmanagement geht es nicht nur um die Erstellung von SOPs, die niemand mehr lesen wird. Bei diesem Ansatz wird Wissen in einem einzigen Repository kodifiziert und gemeinsam genutzt.
Software für das Wissensmanagement
organisiert auf einfache Weise Wissen wie:
- Kundensupport-Prozesse
- Onboarding-Schritte für Mitarbeiter
- Technische dokumentation für IT wie Benutzerhandbücher oder Anleitungen zur Fehlerbehebung
- Sitzungsprotokolle und Berichte
- Aufzeichnungen der Kundenkommunikation
Das Beste daran ist, dass das Wissensmanagement diese Informationen für alle zugänglich macht, die sie benötigen. Anstatt Slack-Nachrichten hin und her zu schicken und nach bestimmten Dateien oder Verfahren zu fragen, kann Ihr Team alles, was es braucht, mit einer einfachen Suche in Ihrem Wissensmanagement-Tool finden. Wenn Sie sensible Informationen speichern, können Sie diese auch mit abgestuften Berechtigungen schützen.
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Die Arten von Wissen in Ihrem Unternehmen
Wussten Sie, dass es verschiedene Arten von Organisationswissen gibt? Vielleicht ist es Ihnen nicht bewusst, aber Ihr Team verfügt über eine Vielzahl von Wissensressourcen. Es erfordert ein wenig Fleiß, aber Ihr Wissensmanagementprozess sollte diese drei Arten von Informationen erfassen:
- Explizites Wissen : Diese Informationen sind am einfachsten zu formalisieren und mit dem Team zu teilen. Dazu gehören Datenblätter, Handbücher, SOPs, Formeln und schriftliche Dokumente. Wahrscheinlich haben Sie explizites Wissen bereits irgendwo dokumentiert
- Implizites Wissen : Diese Art von Informationen bezieht sich auf die harten Fähigkeiten und das Know-how einer Person. Im Gegensatz zu explizitem Wissen können Sie diese Informationen nicht aus einer Standardarbeitsanweisung entnehmen. Sie müssen die Mitarbeiter durch Interviews, Hospitationen und Prozessmapping aushorchen
- Taktisches Wissen : Dies sind persönliche und kontextspezifische Informationen. Es handelt sich eher um eine "Ahnung", die ein Mitarbeiter aufgrund jahrelanger persönlicher Erfahrung hat. Es ist schwer zu erfassen, da sich die Mitarbeiter in der Regel nicht einmal bewusst sind, dass sie über implizites Wissen verfügen. Sie können versuchen, stillschweigendes Wissen zu erfassen, indem Sie die Mitarbeiter bitten, ihre Entscheidungsprozesse durchzugehen
Explizites Wissen ist am einfachsten zu dokumentieren, aber auch die Erfassung von stillschweigendem und implizitem Wissen in Ihren Systemen ist sehr wertvoll. Glücklicherweise führt Sie eine solide Wissensmanagement-Plattform durch den Prozess der Dokumentation aller drei Arten von Wissen.
Die Bedeutung einer effektiven Wissensmanagement-Strategie
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Anstatt immer wieder die gleichen Fehler zu machen, hilft Ihnen das Wissensmanagement dabei, kollektives Wissen zu nutzen und neues Wissen für sich nutzbar zu machen
. Von der Verringerung von Missverständnissen bis zur Beschleunigung der Mitarbeiterschulung - Wissensmanagement hat viel zu bieten.
Nutzen Sie Ihr organisatorisches Wissen zu einem guten Zweck
Je länger ein Mitarbeiter in einem Unternehmen tätig ist, desto wertvoller ist er. Sie haben im Laufe der Zeit Unternehmenswissen angesammelt, das wahrscheinlich nirgendwo dokumentiert ist, so dass Sie Gefahr laufen, es zu verlieren.
Wissensmanagement bietet Mitarbeitern einen strukturierten Prozess, um ihre Erfahrungen zu dokumentieren und sie schnell mit dem Team zu teilen. Anstatt diese Informationen in einer SOP auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk zu belassen, verbindet Ihre Wissensmanagementlösung diese Daten mit Ihren Arbeitsabläufen. Das ist der beste Weg, um Wissen in der täglichen Arbeit zu mobilisieren, ohne sperrige Tools oder zusätzliche Prozesse.
Brücke Wissenslücken
Niemand weiß alles. Anstatt sechs Personen nach Informationen zu fragen, kann ein Mitarbeiter schnell in Ihrer Wissensdatenbank nachschlagen. Auf diese Weise ist Ihr Team schneller auf dem neuesten Stand und es gibt weniger E-Mails mit der Frage "Haben Sie diese Datei gesehen?
Überwinden Informationssilos
Informationssilos sind umso wahrscheinlicher, je mehr Abteilungen, Teams und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen hinzukommen. Ehe Sie sich versehen, spricht jeder in Ihrem Unternehmen eine andere Sprache. Wissensmanagement-Strategien ermöglichen allen den Zugang zu denselben Informationen und sorgen dafür, dass alle auf derselben Seite stehen.
Schaffen Sie eine Kultur des Wissens
Kompetente Teams sind produktive Teams. Die Anwendung bewährter Wissensmanagement-Strategien schafft eine Kultur, in der die Teammitglieder gerne Informationen austauschen. Mit der Zeit fördert dies die Zusammenarbeit und das Vertrauen, was zu mehr Innovation und Kreativität führt. 🧠
10 Wissensmanagement-Strategien für Ihr Team
Wissen ist ein riesiges Gut, aber es ist nicht einfach zu verwalten. Befolgen Sie diese 10 KM-Strategien, um das wertvolle Wissen Ihrer Stakeholder an einem Ort zu beschaffen, zu organisieren, zu verwalten und zu mobilisieren.
1. Unterstützen Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens
Je mehr Ihr Team lernt, desto mehr Wissen wird es haben. Leider ist es schwer, in kontinuierliches Lernen zu investieren, vor allem, wenn Ihr Team mit vielen engen Terminen konfrontiert ist. Dennoch ist der Aufbau einer Lernkultur eine großartige Möglichkeit, die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern, die Arbeitsmoral zu steigern und die
.
Dies muss nicht viel Zeit in Anspruch nehmen oder Ihr Team von seinen Vollzeitaufgaben ablenken. Eine monatliche Schulung, eine jährliche Konferenz oder ein wöchentliches "Lunch and Learn" sind effiziente Möglichkeiten, Wissen weiterzugeben.
2. Verwenden Sie Wissensmanagement-Software
Effektives Wissensmanagement erfordert eine zentralisierte Wissensdatenbank. Zum Glück müssen Sie diese nicht von Grund auf neu aufbauen: Wissensmanagement-Software übernimmt die ganze Arbeit für Sie.
Die meisten Tools automatisieren sogar die Erfassung und Verteilung von Wissen. Die richtige Lösung bietet Funktionen wie Durchsuchbarkeit, Tools für die Zusammenarbeit und Integrationsmöglichkeiten, so dass es ein Kinderspiel ist, den Wissensaustausch in Gang zu bringen.
3. Durchführen Wissensaudits
Nicht alles Wissen ist wertvoll, daher ist es eine gute Idee, die Informationen in Ihrer Wissensdatenbank zu überprüfen. Wissensaudits zeigen auf, über welches Wissen Ihr Team verfügt, was fehlt und was nicht mehr relevant ist. Jährliche Audits dienen der kontinuierlichen Aktualisierung und Verfeinerung Ihrer Wissensmanagementstrategie und sorgen dafür, dass Ihr KM-Programm aufgeräumt und umsetzbar bleibt. Außerdem sind sie eine gute Gelegenheit für
die veraltet oder einfach nicht nützlich sind.
4. Ermutigung zur Zusammenarbeit
Visuelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern in ClickUp Whiteboards zum Brainstorming und zur Umsetzung von Ideen in umsetzbare Elemente
Es gibt eine Zeit und einen Ort, an dem Ihr Team als einsame Ranger agieren kann, aber Wissen ist besser umsetzbar, wenn es gemeinsam genutzt wird. Werkzeuge wie Intranets,
und interne soziale Netzwerke erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie es einfach machen, Fragen zu stellen und Informationen auszutauschen. Gruppen-Brainstorming-Sitzungen eignen sich auch hervorragend, um verschiedene Perspektiven zu stärkeren, besseren Ideen zusammenzufassen.
5. Erstellen Sie klare Dokumentations- und Content-Management-Verfahren
Wissensmanagement-Software ist notwendig, aber Sie brauchen auch offizielle Richtlinien, die dieses Instrument unterstützen. Ohne klare Richtlinien könnten Sie Wissen uneinheitlich verwalten und feststellen, dass wichtige Daten durch die Maschen schlüpfen.
Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um gemeinsame Dokumentations- und Content-Management-Verfahren zu entwickeln. Sie benötigen möglicherweise Richtlinien für:
- Verwaltung und Erstellung von Dokumenten
- Gemeinsame Nutzung von Berechtigungen, einschließlich der Frage, wer Zugriff auf was hat und warum
- Dateiorganisation und Kennzeichnung
- Wissens-Audits
- Wissen archivieren
Wie immer sollten Sie diese Richtlinien in Ihrer Wissensmanagement-Plattform dokumentieren, damit Ihr Team darauf zugreifen kann.
6. Entwickeln Sie effektive Einführungsprozesse
Ein effektives Onboarding ist eine bewährte Managementpraxis, aber auch eine intelligente Wissensmanagementstrategie. Gute Onboarding-Prozesse helfen neuen Mitarbeitern, das Wissen der Organisation schnell aufzunehmen und ihre Aufgaben zu verstehen. Anstatt neuen Mitarbeitern zu sagen, sie sollen sich das selbst zusammenreimen", sollten Sie Ihre Einführungsprozesse so gestalten, dass alle neuen Mitarbeiter die gleichen Informationen im gleichen Format erhalten.
7. Nutzen Sie Fachexperten (KMU)
Ein wenig allgemeines Wissen ist gut, aber Fachwissen ist Gold wert. Jede Person in Ihrem Team ist ein Experte auf einem bestimmten Gebiet, also bitten Sie sie, ihr Fachwissen mit dem gesamten Unternehmen zu teilen!
Bitten Sie die IT-Abteilung, bewährte Praktiken für die Cybersicherheit zu entwickeln, oder bitten Sie die guten Leute im Kundendienst, die Do's and Don'ts für Interaktionen mit Kunden zu nennen.
KMU sind auf diese Bereiche spezialisiert und verfügen über wertvolles Wissen aus erster Hand, das der Rest des Unternehmens möglicherweise nicht kennt. Vielleicht bevorzugen Ihre Kunden zum Beispiel bestimmte Ausdrücke - tragen Sie diese in die Wissensmanagement-Plattform ein, damit alle auf dem gleichen Stand sind. 🤝
8. Integrieren Sie das Wissensmanagement in Geschäftsprozesse
Wissen ohne Anwendung ist nicht sehr wertvoll, also integrieren Sie Ihre Wissensdatenbank in Ihre
. Wenn Ihr Vertriebsteam zum Beispiel eine gründliche Aufzeichnung über die Beziehung eines Kunden zu Ihrem Unternehmen erstellt, lesen Sie diese vor Ihrem nächsten Kundengespräch. Oder noch besser: Integrieren Sie es in Ihre
damit das Team diese Informationen jedes Mal überprüft.
9. Setzen Sie klare organisatorische Ziele und Messgrößen
Legen Sie messbare Ziele für Aufgaben und Projekte mit automatischer Progression fest, um Ziele mit definierten Zeitplänen und quantifizierbaren Vorgaben effektiver zu erreichen
Diese Wissensmanagement-Strategie ist ein Muss für jedes
. Setzen Sie sich ein klares Ziel für Ihre KM-Strategie und legen Sie Messgrößen fest, die dieses Ziel unterstützen. Unabhängig davon, ob Sie sich aus Gründen der Produktivität oder der Vernunft auf Wissensmanagement-Software verlassen, ist es wichtig, Ihre Kennzahlen zu überprüfen und festzustellen, ob das Wissensmanagement Ihrem Team hilft oder schadet.
Die meisten Wissensmanagement-Softwareprogramme verfügen über in die Plattform integrierte Metriken. Verfolgen Sie diese Key Performance Indicators (KPIs) im Laufe der Zeit, um zu sehen, wie gut alles läuft:
- Benutzungsstatistiken
- Rate der Inhaltserstellung
- Effektivität der Suche
- Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit
- Antwortzeiten
10. Einsatz von KI und maschinellem Lernen
Der Einsatz von Tools wie ClickUp AI kann die Erstellung von Inhalten und den Wissensaustausch erleichtern
Psst, wir verraten Ihnen ein kleines Geheimnis: Sie müssen all dieses Wissen nicht manuell schreiben oder organisieren. Künstliche Intelligenz
AI und maschinelles Lernen ergänzen jedes Wissensmanagement
strategie und helfen bei Aufgaben wie:
- Erstellung von Inhalten
- Bearbeitung von
- Organisation
- Analyse von Nutzungskennzahlen
Auch wenn Ihre Wissensplattform keine KI enthält, sollten Sie nach auslösungsbasierten Automatisierungen Ausschau halten. Diese Drag-and-Drop-Automatisierungen machen es zu einem Kinderspiel, auf Wissen zu reagieren, ohne den Ball fallen zu lassen.
Wissensmanagement-Software verwenden
Wissensmanagementstrategien untermauern jeden Aspekt des Wissensmanagementprozesses. Dennoch benötigen Sie eine Möglichkeit, dieses Wissen in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren, und hier kommen KM-Tools wie ClickUp ins Spiel.
Sicher, wir sind die beliebteste Projektmanagement-Software des Universums, aber wir sind auch ein Wissensmanagementsystem für die Erstellung und Verwaltung aller Arten von Dokumenten, Datenbanken und benutzerdefinierten Wikis. 🙌
Projekte mit Organisationswissen verbinden
Verwenden Sie ClickUp Whiteboards, um Aufgaben zuzuweisen, Empfänger zu markieren und alles, was Sie für den Start Ihrer nächsten Zusammenarbeit benötigen
Projektmanagement ist unser Brot und Butter, aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Projektmanager verlassen sich auf ClickUp um Kommentare zu jeder Aufgabe oder jedem Dokument hinzuzufügen, Echtzeit-Aktionspunkte zuzuweisen und Anhänge aus der Wissensdatenbank zu teilen. Brainstorming in einer Mind Map, einem Whiteboard, einem Dokument oder einem Wiki und verbinden Sie es mit Ihren Aufgaben und Projekten mit einem einzigen Klick.
Zusammenarbeit in Echtzeit
Einfaches Formatieren und gemeinsames Arbeiten an Docs im Team ohne Überschneidungen in ClickUp
Warum ein Teammitglied bitten, eine Seite für Ihr internes Wiki zu erstellen, wenn Sie das ganze Team bitten können, mitzuarbeiten? ClickUp-Dokumente unterstützt Echtzeit-Zusammenarbeit, Tags, Kommentare und Aktionspunkte. Sie können sogar mit einem einzigen Klick Text in Aufgaben umwandeln, um Ihr Wissen ohne viel Aufhebens zu mobilisieren.
Übrigens müssen Sie diese Dokumente auch nicht von Grund auf neu erstellen. Wählen Sie eine ClickUp-Vorlage ein, fügen Sie Ihre Daten hinzu, und schon kann es losgehen. Zum Beispiel kann die ClickUp-Wiki-Vorlage enthält alles, was Sie brauchen, um eine gründliche Wiki-Seite zu erstellen, komplett mit auffälliger Formatierung.
Wenn Sie mehr praktische Hilfe benötigen, geben Sie ClickUp AI einen Dreh. Beschleunigen Sie Ihre Wissensmanagementstrategien, indem Sie den KI-Chatbot bitten, Folgendes zusammenzufassen besprechungsnotizen oder Tabellen formatieren.
Nutzungsmetriken in einem benutzerdefinierten Dashboard verfolgen
Aufschlüsselung von Nutzungskennzahlen, Zielen, Aufgaben und Projektstatus im hochgradig anpassbaren ClickUp 3.0 Dashboard
Sind Sie neugierig, wie oft Ihr Team auf Assets und Docs zugreift? ClickUp Dashboards machen es zu einem Kinderspiel, alle KM-Kennzahlen auf einer hohen Ebene zu sehen. Wählen Sie einfach die Kennzahlen aus, die für Sie am wichtigsten sind, und das Programm verfolgt die Daten für Sie. Sie sehen, welche Wikis am häufigsten aufgerufen werden, welche Mitarbeiter am meisten zur Wissensdatenbank beitragen und wie effektiv die Wissensdatenbank Arbeitsabläufe rationalisiert. Alles ist zu 100 % anpassbar, so dass Sie das Dashboard nach Belieben anpassen können.
ClickUp: Ihre All-In-One Wissensdatenbank-Software
Wissen ist ein immaterielles, aber unglaublich wertvolles Gut für Ihr Unternehmen. Anstatt das Wissen in der Versenkung verschwinden zu lassen, sollten Sie diese Wissensmanagement-Strategien befolgen, um die Kontrolle über Ihr internes Wissen zu gewinnen.
Wissensmanagement-Strategien sind ein Muss, aber Sie brauchen auch eine solide KM-Software, um Ihre großen Pläne zu unterstützen. Entscheiden Sie sich für ClickUp, um Projektmanagement mit Wissensmanagement zu verbinden. Unsere All-in-One-Arbeitsplattform erspart Ihrem Team den mühsamen Wechsel zwischen verschiedenen Plattformen, indem sie alles - einschließlich Ihres Wissens - an einem einzigen Ort zusammenführt. ✨
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