Wissensarbeiter in den USA verschwenden 5,3 Stunden pro Woche damit, auf Informationen zu warten oder vorhandenes institutionelles Wissen neu zu erstellen. Dies ist nicht nur eine Verschwendung der Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters, sondern führt auch zu Verzögerungen bei Projekten, minderwertigen Ergebnissen und vor allem zu einem Rückgang des Engagements der Mitarbeiter.
In Remote-Umgebungen kann dieser mangelnde Zugang zu Informationen/institutionellem Wissen verheerende Folgen haben und oft zu stiller Kündigung führen.
Dies können Sie mit einem einfachen, wiederholbaren und konsistenten System vermeiden, das Ihren Mitarbeitern zeigt, wie sie ihre Aufgaben erfüllen und die richtigen Entscheidungen am Arbeitsplatz treffen können. Mit anderen Worten: mit Workflows.
Ein Workflow ist in der Regel eine Abfolge von Schritten, die ein Projekt oder eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft. Dies kann so komplex sein wie die Bereitstellung benutzerdefinierter Microservices in der Cloud oder so einfach wie die Genehmigung einer Geschäftsausgabe.
Es gibt auch nicht-sequenzielle Workflows wie Zustandsmaschinen-Workflows, die vor- und zurücklaufen können, oder regelgesteuerte Workflows.
Unabhängig von der Art fungiert ein guter Workflow als Roadmap, um eine Aufgabe abzuschließen, indem er die richtigen Anweisungen gibt und angemessene Leitplanken setzt.
Ein Workflow ist jedoch nur so gut wie seine Dokumentation. Ohne eine klare, prägnante und vollständige Dokumentation werden Ihre Workflows wahrscheinlich in Vergessenheit geraten – wenn nicht sogar ignoriert – und Sie stehen wieder am Anfang.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, warum Sie eine effektive Workflow-Dokumentation benötigen, wie Sie eine solche erstellen und welche tools Ihnen die Arbeit erleichtern können.
Was ist eine Workflow-Dokumentation?
Workflow-Dokumentation ist der Prozess, bei dem organisatorisches Wissen schriftlich festgehalten und für alle, die es benötigen, leicht zugänglich gemacht wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine Reihe von Dokumenten, die über eine sichere Schnittstelle verfügbar sind und beschreiben, wie Sie jeden Aspekt Ihres Geschäfts abwickeln.
Die wichtigsten Features einer guten Workflow-Dokumentation sind:
Detailliert: Ein gutes Workflow-Dokument beschreibt jeden Schritt des Prozesses ohne Annahmen. Wenn Sie ein Workflow-Dokument für die Genehmigung von Ausgaben erstellen, müssen Sie das Format für den Erstattungsantrag, die Plattform für die Einreichung, Namen/Bezeichnungen der Genehmiger, SLA für die Antwort, Eskalationsmatrix, Ansprechpartner usw. behandeln.
Zugänglich: Eine Workflow-Dokumentation, die nicht auffindbar ist, ist wertlos. Ein gutes Workflow-Dokument muss daher leicht zugänglich sein, idealerweise über eine Suchfunktion, auf einer zentralen Plattform wie einem gemeinsamen Laufwerk, einem lokalen Intranet oder einem sicheren Link.
Klar und prägnant: Niemand liest gerne endlose Seiten mit Dokumentationen, um die einfachsten Aufgaben auszuführen. Halten Sie die Dokumentation daher kurz und mit klaren Anweisungen. Verwenden Sie visuelle Tools wie Flussdiagramme, umsetzbare Abschnitte/Checklisten, heben Sie Gebote und Verbote mit Emojis hervor usw.
Aktualisiert: In schnell wachsenden Unternehmen ändern sich die Dinge rasant. Überprüfen Sie Ihre Workflows daher regelmäßig. Legen Sie einen Rhythmus fest, beispielsweise einmal pro Quartal oder einen anderen, der für Ihr Unternehmen geeignet ist. Wenn es sich um ein sich weiterentwickelndes Projekt handelt, aktualisieren Sie die Dokumente in Echtzeit.
Wenn Ihnen das für die täglichen Aufgaben Ihrer Teams wie viel Papierkram erscheint, zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie mit einer Workflow-Dokumentation langfristig fast sechs Stunden pro Person und Millionen von Dollar einsparen können.
Vorteile einer effektiven Workflow-Dokumentation
Wenn wir von Workflows sprechen, geht es oft um Prozesseffizienz, Steigerung der Produktivität, Zeitersparnis usw.
Eine effektive Workflow-Dokumentation kommt jedoch auch den Mitarbeitern zugute. Sie dient jedem Mitarbeiter als Selbsthilfe-Leitfaden für die Ausübung seiner Tätigkeit. Und zwar folgendermaßen.
Weitergabe von Unternehmenswissen: Ein klar dokumentierter Workflow stellt sicher, dass alle Mitglieder Ihres Teams über das notwendige Wissen verfügen, um ihre Arbeit gut zu erledigen.
Neue Mitarbeiter erhalten Zugang zu implizitem Wissen und Best Practices, wodurch sie dieselben Fehler nicht wiederholen. Dies beschleunigt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, sei es in das Unternehmen oder in neue Projekte.
Bessere Zusammenarbeit: Workflows beschreiben jeden Schritt des Prozesses und informieren jedes Team-Mitglied darüber, was vor und nach dem Abschließen seiner Aufgabe geschieht.
Dies hilft ihnen, alle notwendigen Informationen zu sammeln, ihre Arbeit effizient abzuschließen und sie an die nächste Person weiterzugeben.
Schnelle Lieferung: Wenn jeder weiß, was er zu erledigen hat und wie er es tun muss, kann er seine Aufgaben ohne Ablenkungen abschließen.
Eine gute Workflow-Dokumentation beschreibt auch mögliche Probleme und deren potenzielle Lösungen, um Störungen im Prozess zu vermeiden.
Teamabstimmung: Wenn das gesamte Team einen standardisierten Workflow befolgt, werden weniger Fehler gemacht und jedes Mal konsistente Ergebnisse erzielt.
Dies wiederum sorgt für ein einheitliches Kundenerlebnis, stärkt die Markenwahrnehmung und führt zu mehr Umsatz, höheren Gewinnen und schnellerem Wachstum.
Verantwortlichkeit: Ein guter Workflow umfasst nicht nur die einzelnen Schritte des Prozesses, sondern auch die beteiligten Akteure.
Es werden die Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds umrissen, sodass diese für die Lieferung von Arbeiten verantwortlich sind, die Ihren organisatorischen Standards entsprechen.
Sicherheit: Laut dem Weltwirtschaftsforum sind 95 % aller Cybersicherheitsprobleme auf menschliche Fehler zurückzuführen. Dabei kann es sich um Phishing-Betrug oder das versehentliche Einchecken von Geheimnissen in den Code handeln.
Ein gut dokumentierter Workflow legt fest, was nicht zu erledigen ist, und gibt den Mitarbeitern eine Erinnerung an die Maßnahmen zur Sicherheit, die sie befolgen müssen.
Kontinuierliche Verbesserung: Die Dokumentation von Workflows bietet eine gute Sichtbarkeit darüber, wie die einzelnen Aufgaben ausgeführt werden.
Dies hilft Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern. So können Unternehmen ihre Praktiken bewusst gestalten und regelmäßig optimieren.
Im Wesentlichen sind Workflows das „Wie” der Geschäftsabwicklung. Sie sind Ihre Rezepte – die einzigartigen Methoden, mit denen Sie Ihre Projekte umsetzen.
Sie sind Ihr geistiges Eigentum. Eine ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Workflows hilft Ihrem gesamten Unternehmen, Ihr geistiges Eigentum zu nutzen. So können Sie dies erreichen.
Dokument-Workflow vs. Workflow-Dokumentation – Sind das dasselbe?
Dokumentations-Workflow und Workflow-Dokumentation beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte des Prozessmanagements, auch wenn sie ähnlich klingen. Hier finden Sie eine Übersicht über die einzelnen Begriffe:
1. Workflow dokumentieren
- Definition: Bezieht sich auf die Abfolge von Prozessen oder Schritten, die ein Dokument während seines Lebenszyklus durchläuft, von der Erstellung bis zur Fertigstellung oder Archivierung.
- Zweck: Optimiert die Bewegung, Genehmigung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisation, um Effizienz und Compliance sicherzustellen.
- Beispiele: Ein Dokumentgenehmigungsprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er fertiggestellt wird. Automatisierung der Rechnungsgenehmigung, bei der ein Dokument von der Buchhaltung zur Unterschrift an die Geschäftsleitung weitergeleitet wird.
- Ein Dokumentgenehmigungsprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er fertiggestellt wird. Automatisierung der Rechnungsgenehmigung, bei der ein Dokument von der Buchhaltung zur Unterschrift an die Geschäftsleitung weitergeleitet wird.
- Ein Dokumentgenehmigungsprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er fertiggestellt wird. Automatisierung der Rechnungsgenehmigung, bei der ein Dokument von der Buchhaltung zur Unterschrift an die Geschäftsleitung weitergeleitet wird.
- Weiterleitung von Dokumenten an die richtigen Personen oder Abteilungen.
- Festlegen von Genehmigungshierarchien.
- Nachverfolgung des Dokumenten-Status (z. B. ausstehend, genehmigt, abgelehnt).
- Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Prüfpfaden.
- Prüfung von Rechtsverträgen.
- Pipelines für die Veröffentlichung von Inhalten.
- HR-Dokumentenmanagement (z. B. Mitarbeiterakten, Onboarding-Formulare).
2. Workflow-Dokumentation
- Definition: Die Dokumentation eines Prozesses oder Workflows, in der beschrieben wird, wie eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder eine Reihe von Aufgaben fertiggestellt wird.
- Zweck: Hilft bei der Formalisierung und Standardisierung von Prozessen, um Konsistenz, Klarheit und Schulungen für Mitarbeiter sicherzustellen.
- Beispiele:Erstellen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Aufschreiben der Verfahren für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.
- Erstellen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Aufschreiben der Verfahren für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.
- Erstellen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Aufschreiben der Verfahren für die Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.
Wichtige Elemente
- Klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
- Identifizieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten in jedem Schritt.
- Definition der verwendeten Tools, Systeme oder Dokumente.
- Entscheidungspunkte und Eventualitäten skizzieren.
- Anwendungsfälle:
Anwendungsbeispiele:
- Schulungshandbücher für Mitarbeiter.
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs).
- Dokumentation des Softwareentwicklungsprozesses.
Wichtigste Unterschiede:
| Aspekt | Workflow dokumentieren | Workflow-Dokumentation |
|---|---|---|
| Fokus | Der Flow und die Automatisierung von Dokumenten durch Prozesse. | Erfassen und Formalisieren der Durchführung von Workflows. |
| Ziel | Dokumente effizient verwalten und verschieben. | Sorgen Sie für ein einheitliches Verständnis und eine einheitliche Ausführung von Aufgaben. |
| Beispiel | Dokumentgenehmigungsprozess. | Eine schriftliche SOP zur Genehmigung von Dokumenten. |
| Automatisierung | Oftmals kommen Tools zur Automatisierung der Dokumentenverwaltung zum Einsatz. | In der Regel umfasst dies die Erstellung schriftlicher oder digitaler Anleitungen. |
| Verwendung | Wird in erster Linie für die Verwaltung von Dokumenten in Organisationen verwendet. | Wird zum Erstellen von Handbüchern, Leitfäden und Schulungsmaterialien verwendet. |
Im Wesentlichen geht es bei Dokumenten-Workflows um die Bewegung und Verwaltung von Dokumenten, während es bei Workflow-Dokumentation darum geht, detailliert zu beschreiben, wie ein Workflow funktioniert, wobei Dokumenten-Workflows als Teilbereich enthalten sein können.
So erstellen Sie einen Workflow zur Dokumentation von Arbeitsabläufen
Vielleicht denken Sie jetzt: Wir haben noch keine Workflows, was soll ich also dokumentieren?
Jeder hat eine Art von Workflow, den er bewusst oder unbewusst befolgt. Die Dokumentation von Workflows ist jedoch eine ganz andere Sache. Wir müssen sehen, wie man das richtig macht.
1. Sammeln Sie bereits dokumentierte Workflows
Ein guter Prozess zur Dokumentation von Workflows sammelt die besten Ideen aus dem gesamten Unternehmen in einem robusten System, das alle Mitarbeiter unterstützt.
Suchen Sie nach vorhandenen Dokumentationen oder Prozesskarten. Beachten Sie, dass diese nicht unbedingt in der Workflow-Management-Software oder als Dokument vorliegen müssen.
Sie können auch in E-Mails enthalten sein, die Manager an ihre Mitglieder des Teams senden, in Flussdiagrammen auf Whiteboards oder in Präsentationen für Onboarding/Schulungen.
Seien Sie offen für die Formen, in denen die aktuelle Workflow-Dokumentation vorliegt. Konsolidieren Sie all diese Informationen. Organisieren Sie sie Schritt für Schritt.
2. Sprechen Sie mit den Teams
In jedem Unternehmen gibt es stillschweigendes Wissen unter den Mitgliedern des Teams – Wissen, dessen sie sich nicht bewusst sind. Wenn man mit ihnen über ihre Geschäftsprozesse spricht, kommen Dinge zum Vorschein, die in der Prozessdokumentation möglicherweise nicht ersichtlich sind.
3. Einzelne Mitglieder des Teams interviewen
Meetings helfen zwar dabei, die Dynamik zu verstehen, aber Einzelgespräche bieten tiefergehende Informationen. Hier sind einige Fragen, die als Leitfaden für diese Unterhaltungen dienen können.
- Welche Schritte führen Sie im Rahmen Ihres gesamten Workflows durch?
- In welcher Reihenfolge erfolgen diese Schritte?
- Wer sind die Stakeholder für jeden Schritt?
- Welchen Herausforderungen sind Sie in den einzelnen Schritten begegnet und wie haben Sie diese bewältigt?
- Wo gibt es Lücken in Ihrem Workflow? Wie füllen Sie diese derzeit?
- Was sind Ihre Ergebnisse?
- Was sind Ihre Ergebnisse und Erfolgskriterien?
4. Dokumentieren Sie den Workflow
Erstellen Sie eine umfassende Aufzeichnung aller Informationen, die Sie bisher gesammelt haben. Strukturieren Sie diese als Prozess-Flow, von Anfang bis Ende, Schritt für Schritt.
Geben Sie in jeder Phase so viele Details wie möglich an. Bei der Dokumentation von Workflows sollten Sie folgende Faktoren berücksichtigen:
- Nachverfolgung der Ziele: Was mit diesem Prozess erreicht werden soll und wie dies gemessen wird
- Beteiligte: Wer ist für jeden Schritt verantwortlich, wie sieht die Eskalationsmatrix aus und an wen kann man sich bei Bedenken/Fragen wenden?
- Abhängigkeiten: Hängt das Ergebnis jedes Schritts von den Handlungen oder Genehmigungen einer anderen Person ab?
- Zugriff: Welche Berechtigungen für Tools, Umgebungen, Assets und Ressourcen müssen erteilt werden, um den Workflow abzuschließen?
- Ergebnisse: Erwartete Ergebnisse am Ende jedes Schritts, einschließlich der Metriken für jeden Schritt
- Meilenstein: Bestimmte Phasen im Workflow, die abgeschlossen werden müssen
- Zeitrahmen: SLAs und angemessene Zeitleisten für jeden Schritt im Workflow
- Bewertungen: Cadence für Bewertungen/Meetings zur Nachverfolgung des Fortschritts
- Glossar: Bedeutung und Verwendungsrichtlinien für Begriffe, die für den Umfang des Projekts spezifisch sind
5. Entwerfen Sie das Workflow-Dokument
Während Schritt 3 die Details des Workflows genau erklärt, ist er möglicherweise nicht besonders nützlich, wenn er nur aus Textwüsten besteht.
Daher ist es wichtig, die Workflow-Dokumentation so zu gestalten, dass sie einfach zu verwenden und später leicht zu finden ist. Hier sind einige einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihren Workflow gestalten können:
- Flussdiagramme zur Visualisierung des Prozesses
- Checklisten zum Festlegen von Aufgaben und Unteraufgaben
- Gantt-Diagramme zur Ansicht von Zeitleisten und sich überschneidenden Aufgaben
- Überschriften und Unterüberschriften zur Hervorhebung wichtiger Schritte
- Warnboxen zur Hervorhebung kritischer Faktoren
6. Verwenden Sie eine Software zur Dokumentation von Workflows
Eine robuste Software zur Dokumentation von Workflows hilft Ihnen in erster Linie bei drei Dingen:
- Optimierung: Strukturieren Sie den Workflow, damit er leichter zu lesen und zu verfolgen ist.
- Verbindungen: Verbinden Sie verschiedene verwandte Workflows, um einen besseren Überblick zu erhalten.
- Interaktivität: Vereinfachen Sie die Erstellung umsetzbarer Schritte wie das Anlegen von Aufgaben oder das Versenden von Benachrichtigungen.
Dies können Sie mit gängigen Tools wie Tabellenkalkulationen, Präsentationen oder einer Prozessabbildungssoftware erledigen. Eine speziell für diesen Zweck entwickelte Software zur Dokumentation von Workflows ist jedoch wesentlich effektiver.
ClickUp Mindmaps bietet eine einfache und visuelle Möglichkeit, Workflows zu entwerfen. Sie können vorhandene Vorlagen verwenden, um sofort ein Workflow-Diagramm zu entwerfen, oder Verbindungen zwischen Schritten per Drag & Drop verschieben, um Abhängigkeiten darzustellen. Mit Knoten können Sie Referenzpunkte erstellen, die Ressourcen für jeden Schritt bieten.
ClickUp Docs bietet eine umfassende Lösung zum Erfassen, Freigeben und gemeinsamen Bearbeiten von Workflow-Dokumenten. Mit verschachtelten Seiten, Lesezeichen und verknüpften Dokumenten können Sie ClickUp Docs zum Erstellen von Dokumentationen für komplexe Prozesse verwenden.
Sie können Dokumente mit Sicherheit freigeben, in Echtzeit zusammenarbeiten, dynamisch bearbeiten und mit Workflows verknüpfen, um den Status des Projekts zu ändern. Außerdem bietet ClickUp Docs verschiedene Formatierungsoptionen, um die Dokumentation des Workflows benutzerfreundlicher zu gestalten.
Mit ClickUp Aufgaben können Sie die Workflows aus Ihren Mindmaps oder Dokumenten in umsetzbare Aufgaben innerhalb Ihrer Software für Projektmanagement umwandeln.
Wenn Sie ClickUp bereits für Aufgaben verwenden, können Sie diese mit Mindmaps verbinden, um sie zu visualisieren. Wenn Sie gerade erst mit ClickUp beginnen, können Sie Aufgaben auch über das knotenbasierte Mindmaps-Tool erstellen.
7. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung
Ihre Workflow-Dokumentation muss ein lebendiges Dokument sein, das regelmäßig aktualisiert und verbessert wird, wenn sich der Prozess weiterentwickelt. Beziehen Sie bei jeder Überprüfung das Team mit ein, um tiefere Einblicke in seine Arbeitsabläufe zu gewinnen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
8. Verwenden Sie ClickUp Brain
ClickUp AI ist ein in die ClickUp-Plattform integriertes KI-gestütztes Feature, das die Produktivität steigert, indem es Aufgaben automatisiert, bei der Erstellung von Inhalten hilft und den Benutzern Einblicke gewährt. Es soll Teams dabei helfen, effizienter zu arbeiten, indem es künstliche Intelligenz nutzt, um Workflows zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von ClickUp AI:
Wichtigste Features von ClickUp Brain:
Aufgabenautomatisierung
ClickUp AI kann wiederholende Aufgaben automatisieren, wie z. B. die Zuweisung von Aufgaben, die Festlegung von Fälligkeitsdaten oder die Aktualisierung von Statusmeldungen auf der Grundlage vordefinierter Auslöser. Dies trägt zur Reduzierung manueller Arbeit bei und ermöglicht es Teams, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Erstellung von Inhalten
ClickUp AI kann beim Verfassen und bei der Bearbeitung von Inhalten helfen, indem es Zusammenfassungen erstellt, E-Mails entwirft, Berichte schreibt oder Verbesserungen für bestehende Texte vorschlägt. Es ist nützlich für Marketingteams, Content-Ersteller und alle, die Hilfe bei der schriftlichen Kommunikation benötigen.
Intelligente Vorschläge
Die KI kann intelligente Vorschläge basierend auf dem Kontext von Aufgaben oder Unterhaltungen unterbreiten. Sie kann beispielsweise nächste Schritte vorschlagen, Ratschläge zur Priorisierung von Aufgaben geben oder relevante Dokumente und Ressourcen empfehlen.
Verbesserte Suche
Dank KI-gestützter Suchfunktionen können Benutzer schnell die benötigten Informationen finden, egal ob es sich um eine bestimmte Aufgabe, ein Dokument oder eine Unterhaltung handelt. Die KI versteht den Kontext und kann relevante Ergebnisse effizienter abrufen.
Natürliche Sprachverarbeitung (NLP)
ClickUp AI nutzt NLP, um natürliche Sprachabfragen zu verstehen. Das bedeutet, dass Benutzer mit der Plattform interagieren können, indem sie Fragen stellen oder Anweisungen in Alltagssprache geben, wodurch das Tool intuitiver zu bedienen ist.
Zusammenarbeit und Kommunikation
ClickUp Brain kann auch beim Verfassen von Notizen zu Meetings, beim Zusammenfassen von Diskussionen oder sogar beim Empfehlen von Maßnahmen auf der Grundlage von Unterhaltungen im Chat oder in den Kommentaren zu Aufgaben in ClickUp helfen. Es verbessert die Zusammenarbeit, indem es Teile des Kommunikationsprozesses automatisiert.
Anwendungsfälle für ClickUp Brain:
- Projektmanagement: Automatisieren Sie Statusaktualisierungen, Aufgabenverteilung und Terminverwaltung.
- Erstellung von Inhalten: Erstellen Sie Blogbeiträge, Berichte oder Entwürfe für Dokumentationen.
- Datengestützte Entscheidungen: Gewinnen Sie Erkenntnisse aus Projektdaten, um die Entscheidungsfindung und die Projektergebnisse zu verbessern.
- Teamzusammenarbeit: Fassen Sie Meetings zusammen und geben Sie Empfehlungen für die nächsten Schritte, um Workflows zu optimieren.
Beispiele und Vorlagen für die Dokumentation von Workflows
Workflow für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Von allen Personal-Workflows ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter der komplexeste und umfangreichste. Wenn Sie einen Workflow für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erstellen möchten, könnten Ihnen die folgenden Schritte hilfreich sein.
Wir haben dieses Beispiel bewusst sehr allgemein gehalten, damit Sie es nach Bedarf benutzerdefiniert anpassen/erweitern können.
Halten Sie sie bei Laune, bis sie anfangen: In der Regel vergehen einige Wochen zwischen der Annahme eines Angebots und dem Eintritt in das Unternehmen.
- Bleiben Sie während dieser Zeit einmal pro Woche per E-Mail in Kontakt.
Verantwortlichkeit: HR-Führungskraft | Zeitleiste: Von der Angebotsannahme bis zum Eintritt | Abhängigkeiten: Keine
Am ersten Tag: Schließen Sie die folgenden administrativen Aufgaben ab.
- Besprechen Sie den Arbeitsvertrag und lassen Sie ihn unterzeichnen
- Willkommenspaket bereitstellen
- Bereitstellung von Ressourcen – Arbeitsplatz, E-Mail, Slack, HRMS, Visitenkarten, Parkmöglichkeiten usw.
- Sammeln Sie Angaben zu Gehaltskonten
- Verbinden Sie sich mit einem Freund/Mentor
- Orientierungsplan freigeben
- Laden Sie sie zum Mittagessen oder zu einem virtuellen Kaffee ein
Verantwortlichkeit: Personalverantwortlicher | Zeitleiste: Ein Tag | Abhängigkeiten: Rechtsabteilung, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, IT, Buddy
Orientierung: Bereiten Sie sie mit den folgenden Maßnahmen auf den Erfolg in ihrer Rolle vor.
- Stellen Sie sicher, dass sie sich für alle für ihre Rolle relevanten Einführungs-/Schulungssitzungen anmelden
- Wenn sie für eine persönliche Sitzung reisen müssen, treffen Sie entsprechende Vorkehrungen.
- Bei Fragen stellen Sie bitte eine Verbindung zum Orientierungsteam her.
- Stellen Sie sie anderen neuen Mitarbeitern vor, die möglicherweise an der Einführungsveranstaltung teilnehmen.
Verantwortlich: HR-Leiter | Zeitleiste: Drei Tage | Abhängigkeiten: HR, Trainer
Planen Sie relevante Meetings
- Meeting mit dem Vorgesetzten zur Besprechung der folgenden Punkte Rollen und Verantwortlichkeiten 30/60/90-Tage-Ziele Karrieregespräch Erfolgskriterien Feedback-Mechanismus Unmittelbare Aufgaben
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- 30/60/90-Tage-Ziele
- Karriere-Unterhaltung
- Erfolgskriterien
- Feedback-Mechanismus
- Sofortige Aufgaben
- Planen Sie Meetings mit den Teams, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, und legen Sie für jede Unterhaltung konkrete Ziele fest.
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- 30/60/90-Tage-Ziele
- Karriere-Unterhaltung
- Erfolgskriterien
- Feedback-Mechanismus
- Sofortige Aufgaben
Verantwortlichkeit: Manager der Berichterstellung | Zeitleiste: Zwei Wochen | Abhängigkeiten: Verfügbarkeit relevanter Stakeholder
ClickUp-Vorlage für den Workflow zur Projektdokumentation
Jedes Projekt benötigt ein Wiki – eine Dokumentation, die das gesamte institutionelle Wissen über das Projekt zusammen mit Meilensteinen, Aufgaben, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten umreißt. Diese Projektdokumentations-Workflow-Vorlage von ClickUp enthält alles, was Sie für Ihren Erfolg benötigen. Sie verwendet:
- Dokumente für die Projektübersicht
- Ziele für Zielsetzungen und Meilensteine
- Aufgaben für jeden Schritt
- Fristen für jede Aufgabe
- Gantt-Diagramm-Ansicht zur Visualisierung des Fortschritts
ClickUp-Vorlage für Prozesse und Verfahren
Ob es um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Genehmigung von Ausgaben, die Veröffentlichung von Inhalten, Verkaufsverhandlungen oder die Bereitstellung von Software geht – die Dokumentation von Geschäftsprozessen kann Teams dabei helfen, ihre Arbeit mit Zuversicht zu erledigen.
Hier finden Sie eine ClickUp-Prozessvorlage, die Sie individuell anpassen können. Diese Vorlage verwendet benutzerdefinierte Status, benutzerdefinierte Felder, Board-/Tabellenansicht und Projektmanagement-Features, um sich an jeden von Ihnen benötigten Prozess anzupassen.
ClickUp-Vorlage für den Prozess-Flow-Whiteboard-Typ
Die Whiteboard-Vorlage für Prozessabläufe bietet eine einfache, visuelle Möglichkeit, Ihren Teams komplexe Workflows zu präsentieren. Sie nimmt Ihnen den Druck eines leeren Bildschirms, indem sie Ihnen ein Flussdiagramm zur Verfügung stellt, mit dem Sie Ihr Workflow-Design beginnen können.
Sie können die verschiedenen Schritte Ihres Workflows mühelos in Aufgaben umwandeln, Fristen hinzufügen und Mitglieder des Teams dafür zuweisen.
Verbessern Sie Ihre Workflow-Dokumentation mit ClickUp
Eine gute Workflow-Dokumentation ist die Grundlage für organisatorische Effizienz. Projektmanagement und Dokumentation sind in ClickUp eng miteinander verbunden.
Bessere Workflow-Dokumentation erstellen
Gliedern Sie die Informationen auf und fügen Sie visuelle Hinweise mit Format-Optionen hinzu, damit Ihre Dokumentation wahrgenommen und nicht ignoriert wird.
Beginnen Sie mit der Dokumentation von Workflows mit ClickUp Docs. Formatieren Sie sie so, dass wichtige Elemente hervorgehoben werden, und fügen Sie Schaltflächen, Banner oder sogar Code-Blöcke hinzu, um wichtige Punkte zu betonen.
Workflows umsetzbar machen
Visualisieren Sie Ihre Workflows mit ClickUp Mindmaps. Erstellen Sie Aufgaben direkt aus den Workflows und wandeln Sie diese in Projekte um. Verwenden Sie verschachtelte Unteraufgaben und Checklisten, um jedes gewünschte Detailniveau zu erreichen.
Kennzeichnen Sie die für jede Aufgabe verantwortlichen Mitarbeiter, damit diese eine klare Ansicht haben. Replizieren Sie den Workflow einfach jedes Mal, wenn Sie ihn benötigen.
Workflows überprüfen und optimieren
Nutzen Sie eine der über 15 leistungsstarken Ansichten, um den Status jedes Ihrer Workflows zu verstehen.
- Board-Ansicht, um den Status Ihrer Workflows anzuzeigen
- Team-Ansicht für einen Überblick auf hoher Ebene
- Kalender-Ansicht für überfällige, aktuelle und zukünftige Aufgaben
- Aktivitätsansicht zur Nachverfolgung von Aktualisierungen/Unterhaltungen
- Die Workload-Ansicht, um die Leistung der Mitglieder des Teams zu sehen
Verwenden Sie die Ansicht, mit der Sie am besten zurechtkommen, um Hindernisse zu identifizieren und bei Bedarf einzugreifen.
Zusammenarbeit mit dem Team
Wenn das Team an dem Workflow beteiligt ist, sollte dies auch in der Dokumentation zum Ausdruck kommen. Freigeben Sie Workflow-Dokumente an Ihr Team, bitten Sie um Feedback und ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, Kommentare zu hinterlassen und die Bearbeitung der Dokumente vorzunehmen.
Überlassen Sie die Arbeit ClickUp Brain
Verwenden Sie ClickUp AI, um lange dokumentierte Workflows zusammenzufassen, Aktionspunkte zu generieren, Text zu bearbeiten/formatieren, Aufgaben/Unteraufgaben zu automatisieren und vieles mehr.
Die Dokumentation von Workflows ist die Grundlage für einen guten Prozess. Von Langstreckenpiloten bis hin zu Intensivpflegern – alle nutzen die Dokumentation von Workflows, um ihre Arbeit richtig zu erledigen.
Mit einer soliden Checkliste und etwas administrativer Unterstützung gelang es beispielsweise Peter Pronovost, Spezialist für Intensivmedizin am Johns Hopkins Hospital, 43 Infektionen zu verhindern und acht Menschenleben sowie zwei Millionen Dollar zu retten.
Reife Unternehmen sparen Millionen von Dollar und verbessern ihre Effizienz um ein Vielfaches durch eine klare und leicht zugängliche Dokumentation ihres Workflows.
Mit ClickUp können Sie das auch. Greifen Sie kostenlos und dauerhaft auf Docs, Tasks, Mindmaps, Whiteboard, Dutzende von Vorlagen für die Dokumentation von Workflows, KI und vieles mehr zu – alles auf ClickUp! 🦄ˀ