Der ultimative Leitfaden zur Workflow-Dokumentation für Businesses

US-Wissensarbeiter verschwenden 5.3 Stunden pro Woche auf Informationen zu warten oder vorhandenes institutionelles Wissen zu rekonstruieren. Dies ist nicht nur eine Verschwendung der Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters, sondern führt auch zu Verzögerungen bei Projekten, unzureichenden Leistungen und vor allem zu einem Desengagement der Mitarbeiter.

In abgelegenen Umgebungen kann der fehlende Zugang zu Informationen und institutionellem Wissen sehr nachteilig sein und oft zur stillen Kündigung führen.

Dies lässt sich durch ein einfaches, wiederholbares und konsistentes System vermeiden, das den Mitarbeitern zeigt, wie sie ihre Aufgaben erledigen und die richtigen Entscheidungen am Arbeitsplatz treffen können. Mit anderen Worten: mit Workflows.

Ein Workflow ist in der Regel eine Abfolge von Schritten, die ein Projekt oder eine Aufgabe von Anfang bis Ende durchläuft. Das kann so komplex sein wie die Bereitstellung benutzerdefinierter Microservices in der Cloud oder so einfach wie die Genehmigung einer Geschäftsausgabe.

Es gibt auch nicht-sequenzielle Workflows wie Zustandsautomaten-Workflows, die hin und her gehen können, oder regelbasierte Workflows.

Unabhängig davon, um welche Art von Workflow es sich handelt, dient ein guter Workflow als Fahrplan zum Abschließen einer Aufgabe, indem er die richtige Richtung vorgibt und die richtigen Leitplanken setzt.

Ein Workflow ist jedoch nur so gut wie die dokumentation dazu hat. Ohne eine klare, prägnante und abschließende Dokumentation werden Ihre Workflows wahrscheinlich vergessen oder gar ignoriert, und Sie stehen wieder am Anfang.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie eine effektive Workflow-Dokumentation benötigen, wie Sie eine solche erstellen und welche Tools Ihnen die Arbeit erleichtern können.

Was ist Workflow-Dokumentation?

Workflow-Dokumentation ist der Prozess, bei dem organisatorisches Wissen aufgeschrieben und für alle, die es benötigen, leicht zugänglich gemacht wird. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Reihe von Dokumenten, die über eine sichere Schnittstelle verfügbar sind und in denen beschrieben wird, wie Sie jeden Aspekt Ihres Geschäfts abwickeln.

Die wichtigsten Features einer guten Workflow-Dokumentation sind:

Granular: Ein gutes Workflow-Dokument beschreibt jeden Schritt des Prozesses ohne Annahmen. Wenn Sie ein Workflow-Dokument für die Genehmigung von Ausgaben erstellen, müssen Sie das Format für den Erstattungsantrag, die Plattform für die Einreichung, die Namen/Bezeichnungen der Genehmigenden, die SLA für die Reaktion, die Eskalationsmatrix, die Kontaktstelle usw. abdecken.

Zugänglich: Eine Workflow-Dokumentation, die nicht auffindbar ist, ist wertlos. Ein gutes Workflow-Dokument muss daher leicht zugänglich sein, idealerweise über eine Suchfunktion, auf einer zentralen Plattform, z. B. einem freigegebenen Laufwerk, einem lokalen Intranet oder über einen sicheren Link.

Klar und prägnant: Niemand liest gerne endlose Seiten an Dokumentation, um die einfachsten Aufgaben zu erledigen. Fassen Sie sich also kurz und geben Sie klare Anweisungen. Verwenden Sie visuelle Tools wie Flow-Diagramme, praktische Abschnitte/Checklisten, Emojis zum Hervorheben von Verhaltensregeln usw.

Aktualisiert: In wachstumsstarken Unternehmen ändern sich die Dinge schnell. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Workflows regelmäßig überprüfen. Legen Sie einen Rhythmus fest, z. B. einmal im Quartal oder einen, der für Ihr Unternehmen geeignet ist. Wenn es sich um ein sich entwickelndes Projekt handelt, aktualisieren Sie die Dokumente in Echtzeit.

Wenn Ihnen das wie eine Menge Papierkram vorkommt für das, was Ihre Teams täglich mühelos erledigen, dann lassen Sie sich von uns zeigen, wie Sie durch die Dokumentation von Workflows fast sechs Stunden pro Person und langfristig Millionen von Dollar einsparen können.

Vorteile einer effektiven Workflow-Dokumentation

Wenn wir von Workflows sprechen, zielen wir oft auf Prozesseffizienz, verbesserte Produktivität, Zeitersparnis usw. ab.

Eine effektive Workflow-Dokumentation kommt jedoch auch den Mitarbeitern zugute. Sie dient jedem Mitarbeiter als Leitfaden zur Selbsthilfe bei der Bewältigung seiner Arbeit. Und so geht's.

Organisationswissen freigeben: Ein klar dokumentierter Workflow stellt sicher, dass jeder in Ihrem Team weiß, was er wissen muss, um seine Arbeit gut zu erledigen.

Neue Mitarbeiter haben Zugang zu stillschweigendem Wissen und Best Practices, so dass sie nicht dieselben Fehler wiederholen müssen. Dadurch wird die Einarbeitung von Mitarbeitern beschleunigt, sei es in der Organisation oder bei neuen Projekten.

Bessere Zusammenarbeit: Workflows umreißen jeden Schritt im Prozess und informieren jedes Mitglied des Teams darüber, was vor und nach dem Abschließen seiner Aufgabe geschieht.

Dies hilft ihnen, alle notwendigen Informationen zu sammeln, ihre Aufgabe effizient abzuschließen und sie an die nächste Person weiterzugeben.

Geschwindigkeit der Lieferung: Wenn jeder weiß, was er zu tun hat und wie er es zu erledigen hat, kann er seine Aufgaben ohne Ablenkungen abschließen.

In einer guten Workflow-Dokumentation werden auch mögliche Probleme und deren Lösungen aufgeführt, so dass Schluckauf vermieden werden kann.

Abstimmung im Team: Wenn das gesamte Team einem Standard-Workflow folgt, macht es weniger Fehler und liefert jedes Mal ein einheitliches Ergebnis.

Dies wiederum sorgt für ein einheitliches Kundenerlebnis, stärkt die Markenwahrnehmung und führt zu mehr Umsatz, höheren Gewinnen und schnellerem Wachstum.

Rechenschaftspflicht: Bei einem guten Workflow kommt es nicht nur auf die Schritte im Prozess an, sondern auch auf die beteiligten Akteure.

Er umreißt die Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitglieder des Teams und macht sie dafür verantwortlich, dass die Arbeit Ihren Unternehmensstandards entspricht.

Sicherheit: Nach Angaben des Weltwirtschaftsforums sind 95 % der Probleme im Bereich der Cybersicherheit auf menschliche Fehler zurückzuführen. Dies kann bedeuten, dass man auf einen Phishing-Betrug hereinfällt oder versehentlich Geheimnisse in den Code eincheckt.

Ein gut dokumentierter Workflow zeigt auf, was man nicht zu erledigen hat, und erinnert die Mitarbeiter an die Sicherheitsmaßnahmen, die sie befolgen müssen.

Kontinuierliche Verbesserung: Die Dokumentation von Workflows ermöglicht eine sorgfältige Sichtbarkeit der einzelnen Aufgaben.

Dies hilft Organisationen, ihre Prozesse zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern. Dies ermöglicht es den Unternehmen, auf ihre Praktiken zu achten und sie regelmäßig zu verbessern.

Im Grunde genommen sind Workflows das "Wie" des Zu erledigen von Geschäften. Sie sind Ihre Rezepte - die einzigartige Art und Weise, in der Sie Ihre Projekte durchführen.

Sie sind Ihr geistiges Eigentum. Eine ordnungsgemäße Dokumentation Ihrer Workflows hilft Ihrem gesamten Unternehmen, Ihr geistiges Eigentum zu nutzen. Hier erfahren Sie, wie Sie das erreichen können.

Dokumentierter Workflow vs. Workflow-Dokumentation - ist das dasselbe?

Dokumenten-Workflow und Workflow-Dokumentation beziehen sich auf unterschiedliche Aspekte des Prozessmanagements, auch wenn sie ähnlich klingen. Hier ist eine Aufschlüsselung der beiden Begriffe:

1. Dokumenten-Workflow

• Definition: Bezieht sich auf die Abfolge von Prozessen oder Schritten, die ein Dokument während seines Lebenszyklus durchläuft, von der Erstellung bis zum Abschluss oder zur Archivierung.
• Zweck: Optimiert die Bewegung, Genehmigung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Organisation, um Effizienz und Compliance zu gewährleisten.
• Beispiele:
  • Ein Dokumentgenehmigungsprozess, bei dem ein Entwurf von mehreren Beteiligten geprüft und bearbeitet wird, bevor er fertiggestellt wird. Automatisierung der Rechnungsfreigabe, bei der ein Dokument von der Buchhaltung an die Geschäftsleitung zur Freigabe weitergeleitet wird.

Schlüsselelemente

• Weiterleitung von Dokumenten an die richtigen Personen oder Abteilungen.
• Einstellung von Genehmigungshierarchien.
• Nachverfolgung des Status von Dokumenten (z.B. anhängig, genehmigt, abgelehnt).
• Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Prüfpfaden.

Beispiele für Anwendungsfälle:

• Juristische Vertragsprüfung.
• Pipelines zur Veröffentlichung von Inhalten.
• Verwaltung von HR-Dokumenten (z. B. Mitarbeiterakten, Formulare für die Einarbeitung).

2. Workflow-Dokumentation

• Definition: Die Dokumentation eines Prozesses oder Workflows, die beschreibt, wie eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder eine Reihe von Aufgaben abgeschlossen wird.
• Zweck: Hilft bei der Formalisierung und Standardisierung von Prozessen, um Konsistenz, Klarheit und Schulung für Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Beispiele:
  • Erstellung eines Schritt-für-Schritt-Leitfadens für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters.Niederschreiben der Verfahren zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden in einem Support-Team.

Schlüsselelemente

• Gelöschte Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Festlegung der Rollen und Verantwortlichkeiten bei jedem Schritt.
• Definition der verwendeten Tools, Systeme oder Dokumente.
• Aufzeigen von Entscheidungspunkten und Eventualitäten.
• Anwendungsfälle:

Beispiele für Anwendungsfälle:

• Schulungshandbücher für Mitarbeiter.
• Standardarbeitsanweisungen (SOPs).
• Dokumentation des Softwareentwicklungsprozesses.

Schlüssel-Unterschiede:

Im Wesentlichen geht es bei Dokumenten-Workflow um die Bewegung und Verwaltung von Dokumenten, während Workflow-Dokumentation detailliert beschreibt, wie ein Workflow funktioniert, der Dokumenten-Workflows als Teilmenge enthalten kann.

Wie man einen Workflow-Dokumentationsprozess erstellt

Sie denken vielleicht, wir haben noch keine Workflows; was soll ich zu erledigen?

Jeder hat irgendeine Art von Workflow, dem er bewusst oder unbewusst folgt. Arbeitsabläufe zu dokumentieren ist eine ganz andere Sache. Sehen wir uns an, wie man das gut erledigen kann.

1. Sammeln Sie bereits dokumentierte Workflows

Ein guter Workflow-Dokumentationsprozess sammelt die besten Ideen, die im gesamten Unternehmen verstreut sind, in einem robusten System, das alle Beteiligten unterstützt.

Suchen Sie nach einer vorhandenen Dokumentation oder karten zum Prozess . Denken Sie daran, dass diese nicht in der software zur Verwaltung von Workflows oder als Dokument.

Sie können auch in E-Mails enthalten sein, die Manager an ihre Teammitglieder schicken, in Flussdiagrammen auf Whiteboards oder in Präsentationen, die für Einführungen/Schulungen erstellt werden.

Seien Sie offen für die Formulare, in denen die aktuelle Workflow-Dokumentation existiert. Konsolidieren Sie all diese Informationen. Organisieren Sie sie Schritt für Schritt.

2. Sprechen Sie mit den Teams

In jeder Organisation gibt es stillschweigendes Wissen unter den Mitgliedern des Teams - Wissen, von dem sie nicht wissen, dass sie es haben. Wenn man mit ihnen über ihre Business-Prozesse spricht, kommen Dinge ans Licht, die in der Prozessdokumentation vielleicht nicht ersichtlich sind.

3. Befragung einzelner Mitglieder des Teams

Auch wenn es hilfreich ist, Meetings mit Gruppen durchzuführen, um die Dynamik zu verstehen, bieten Einzelinterviews eine Fülle von Informationen. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, an denen Sie sich bei diesen Unterhaltungen orientieren können.

• Welche Schritte befolgen Sie im Rahmen Ihres gesamten Workflows?
• In welcher Reihenfolge fließen diese Schritte zu?
• Wer sind die Beteiligten an den einzelnen Schritten?
• Mit welchen Herausforderungen sind Sie bei jedem Schritt konfrontiert, und wie haben Sie diese gemeistert?
• Wo sind die Lücken in Ihrem Workflow? Wie füllen Sie diese derzeit aus?
• Was sind Ihre Ergebnisse?
• Welche Ergebnisse haben Sie erzielt und woran messen Sie den Erfolg?

4. Dokumentieren Sie den Workflow

Überwachen Sie Projekt-Updates, verwalten Sie Workflows und arbeiten Sie mit dem Team zusammen - alles von Ihrem ClickUp-Workspace aus

Erstellen Sie eine umfassende Aufzeichnung aller Informationen, die Sie bisher gesammelt haben. Gliedern Sie diese in einen Prozess Flow, von Anfang bis Ende, Schritt für Schritt.

Fügen Sie zu jeder Phase so viele Details wie möglich hinzu. Einige Faktoren, die bei der Dokumentation von Workflows beachtet werden sollten, sind:

• Nachverfolgung der Ziele : Was mit diesem Prozess erreicht werden soll und wie das gemessen wird
• Beteiligte: Wer ist für die einzelnen Schritte verantwortlich, wie sieht die Eskalationsmatrix aus und an wen kann man sich im Falle von Bedenken/Fragen wenden?
• Abhängigkeiten: Hängt das Ergebnis der einzelnen Schritte von den Maßnahmen oder Genehmigungen anderer ab?
• Zugang: Welche Berechtigungen für Tools, Umgebungen, Assets und Ressourcen müssen erteilt werden, um den Workflow abzuschließen?
• Lieferbare Ergebnisse: Erwartete Ergebnisse am Ende eines jeden Schritts, einschließlich der Metriken für jeden Schritt
• Meilenstein: Bestimmte Phasen des Workflows, die fertiggestellt werden müssen
• Zeitrahmen: SLAs undvernünftige Zeitleisten für jeden Schritt des Workflows
• Überprüfungen: Kadenz für Reviews/Meetings zur Nachverfolgung des Fortschritts
• Glossar: Bedeutung und Verwendungsrichtlinien für Begriffe, die für denprojektumfang ### 5. Entwerfen Sie das Workflow-Dokument

Schritt 3 erläutert zwar die Einzelheiten des Workflows, ist aber nicht besonders nützlich, wenn er nur aus Text besteht.

Daher ist es wichtig, die Dokumentation des Workflows so zu gestalten, dass sie leicht zu benutzen ist und zu einem späteren Zeitpunkt nachgeschlagen werden kann. Einige einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihren Workflow gestalten können, sind:

• Flow Diagramme zur Veranschaulichung des Prozesses
• Checklisten zum Festlegen von Aufgaben und Unteraufgaben
• Gantt-Diagramme zur Ansicht von Zeitleisten und sich überschneidenden Aufgaben
• Überschriften und Zwischenüberschriften zur Hervorhebung wichtiger Schritte
• Boxen zur Hervorhebung kritischer Faktoren

6. Verwenden Sie eine Software zur Dokumentation von Workflows

Eine robuste Workflow-Dokumentationssoftware hilft Ihnen vor allem bei drei Dingen:

• Rationalisierung: Strukturierung des Workflows, so dass er leichter zu lesen und zu verfolgen ist
• Verbindungen: Verbinden Sie verschiedene verwandte Workflows, um das Gesamtbild besser auf der Karte abzubilden
• Interaktivität: Erleichtern Sie die Durchführung von Schritten wie das Erstellen von Aufgaben oder das Versenden von Benachrichtigungen

Zu erledigen ist dies mit allgemein verfügbaren Tools wie Tabellenkalkulationen, Präsentationen oder einem software zur Prozessabbildung . Eine speziell entwickelte Software zur Dokumentation von Workflows wird sich jedoch als wesentlich effektiver erweisen. ClickUp Mindmaps bietet eine einfache und visuelle Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu entwerfen. Sie können vorhandene Vorlagen verwenden, um sofort ein Workflow-Diagramm zu entwerfen, oder einfach per Drag-and-Drop Verbindungen zwischen Schritten herstellen, um Abhängigkeiten zu suggerieren. Sie können Knoten verwenden, um Referenzpunkte zu erstellen, die Ressourcen für jeden Schritt bieten. ClickUp Dokumente bietet eine umfassende Lösung zum Aufzeichnen, Freigeben und zusammenarbeit an Workflow-Dokumenten . Mit verschachtelten Seiten, Lesezeichen und verbundenen Dokumenten können Sie mit ClickUp Docs Dokumentationen für komplexe Prozesse erstellen.

Sie können Dokumente sicher freigeben, in Echtzeit zusammenarbeiten, dynamisch bearbeiten und mit Workflows verbinden, um sie zu ändern status von Projekten . Es ist auch hilfreich, dass ClickUp Docs verschiedene Formatierungsoptionen bietet, um die Workflow-Dokumentation benutzerfreundlicher zu gestalten. ClickUp Aufgaben ermöglichen es Ihnen, die Workflows aus Ihren Mindmaps oder Dokumenten in umsetzbare Elemente innerhalb Ihrer projektmanagement-Software .

Wenn Sie ClickUp bereits für Aufgaben verwenden, können Sie diese mit Mindmaps verbinden, um sie in Karten darzustellen. Wenn Sie gerade erst mit ClickUp anfangen, können Sie Aufgaben auch mit dem knotenbasierten Mindmaps-Tool erstellen.

7. Regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Ihre Workflow-Dokumentation muss ein lebendiges Dokument sein, das regelmäßig aktualisiert und verbessert wird, wenn sich der Prozess weiterentwickelt. Beziehen Sie das Team bei jeder Überprüfung mit ein, um tiefere Einblicke in die Arbeitsabläufe zu erhalten und diese entsprechend anzupassen.

Beispiele und Vorlagen für Workflow-Dokumentation

Workflow für die Aufnahme von Mitarbeitern

Beispiel für einen Mitarbeiter-Onboarding-Prozess in ClickUp

Von allen Arbeitsabläufen im Personalwesen ist das Onboarding von Mitarbeitern der komplexeste und umfangreichste. Wenn Sie einen Workflow für das Onboarding eines Mitarbeiters aufschreiben wollen, könnten die folgenden Schritte hilfreich sein.

Wir haben dieses Beispiel so gestaltet, dass Sie es nach Bedarf benutzerdefinieren/erweitern können.

Halten Sie die Mitarbeiter bis zu ihrem Eintritt bei der Stange: Zwischen der Annahme eines Angebots und dem Eintritt in das Unternehmen liegen in der Regel einige Wochen.

• Bleiben Sie in dieser Zeit einmal pro Woche per E-Mail in Kontakt

Zuständigkeit: Personalleiter | Zeitleiste: Von der Angebotsannahme bis zum Eintritt | Abhängigkeiten: Keine_

Am ersten Tag: Schließen Sie die folgenden administrativen Aufgaben ab.

• Besprechen Sie den Arbeitsvertrag und lassen Sie ihn unterschreiben
• Überreichen Sie ein Willkommenspaket
• Bereitstellung von Ressourcen - Arbeitsplatz, E-Mail, Slack, HRMS, Visitenkarten, Parkplätze usw.
• Sammeln der Details des Lohnkontos
• Verbindung mit einem Buddy/Mentor herstellen
• Orientierungsplan freigeben
• Führen Sie sie zum Mittagessen oder zu einem virtuellen Kaffee aus

Zuständigkeit: Personalleiter | Zeitleiste: Ein Tag | Abhängigkeiten: Recht, HR, Gehaltsabrechnung, IT, Kumpel_

Orientierung: Richten Sie sie auf den Erfolg in der Rolle ein, indem Sie Folgendes beachten.

• Stellen Sie sicher, dass sie sich für alle relevanten Orientierungs-/Schulungssitzungen für ihre Rolle anmelden
• Wenn sie zu einer persönlichen Sitzung anreisen müssen, treffen Sie entsprechende Vorkehrungen
• Verbinden Sie sie mit dem Orientierungsteam, falls sie Fragen haben.
• Machen Sie sie mit anderen neuen Mitarbeitern bekannt, die mit ihnen an der Einarbeitung teilnehmen könnten

Zuständigkeit: Personalverantwortlicher | Zeitleiste: Drei Tage | Abhängigkeiten: HR, Ausbilder_

Planen Sie relevante Meetings

• Meeting des Berichterstatters zur Besprechung der folgenden Punkte
  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • 30/60/90-Tage-Ziele
  • Unterhaltung über die Karriere
  • Maßstäbe für den Erfolg
  • Feedback-Mechanismus
  • Unmittelbare Aufgaben
• Planen Sie Meetings mit den Teams, in denen der neue Mitarbeiter arbeiten wird, mit spezifischen Zielen für jede Unterhaltung

Rechenschaftspflicht: Berichterstattender Manager | Zeitleiste: Zwei Wochen | Abhängigkeiten: Verfügbarkeit der relevanten Interessengruppen_

ClickUp Workflow-Vorlage für die Dokumentation von Projekten

Speichern Sie die Dokumentation eines Projekts in einem einzigen ClickUp Dokument

Jedes Projekt braucht eine Wiki-Dokumentation, die das gesamte institutionelle Wissen über das Projekt zusammen mit Meilensteinen, Aufgaben, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten darstellt. Diese vorlage für den Workflow der Projektdokumentation von ClickUp hat alles, was Sie für Ihren Erfolg brauchen. Sie verwendet:

• Dokumente für die Übersicht über das Projekt
• Ziele für Ziele und Meilensteine
• Aufgaben für jeden Schritt
• Fristen für jede Aufgabe
• Gantt-Ansicht zur Visualisierung des Fortschritts

ClickUp Prozess- und Verfahrensvorlage

Passen Sie Ihren Workflow-Dokumentationsprozess mit der ClickUp Vorlage für Prozesse und Verfahren an

Egal, ob es sich um das Onboarding von Mitarbeitern, die Genehmigung von Ausgaben, die Veröffentlichung von Inhalten, Verkaufsverhandlungen oder die Bereitstellung von Software handelt, business-Prozess-Dokumentation kann Teams dabei helfen, ihre Arbeit mit Zu erledigen.

Hier ist eine ClickUp Prozesse Vorlage können Sie benutzerdefiniert anpassen. Diese Vorlage verwendet benutzerdefinierte Status, benutzerdefinierte Felder, Board/Tabellen-Ansicht und projektmanagement features für jeden Prozess, den Sie benötigen.

ClickUp Prozess Flow Whiteboard Vorlage

Rationalisieren Sie die Visualisierung von Projekten mit einer klaren und präzisen Übersicht über Ihren durchgängigen Workflow

Die whiteboard-Vorlage für den Process Flow bietet eine einfache, visuelle Möglichkeit, Ihren Teams komplexe Arbeitsabläufe zu präsentieren. Es nimmt Ihnen den Druck eines leeren Bildschirms, indem es Ihnen ein Flow Diagramm gibt, mit dem Sie Ihren Workflow-Entwurf beginnen können.

Sie können die verschiedenen Schritte in Ihrem Workflow mühelos in Aufgaben umwandeln, Fristen hinzufügen und Teammitglieder für diese Aufgaben zuweisen.

Verbessern Sie die Workflow-Dokumentation mit ClickUp

Eine gute Workflow-Dokumentation ist die Grundlage einer effizienten Organisation. Projektmanagement und Dokumentation sind in ClickUp an der Hüfte miteinander verbunden.

Bessere Workflow-Dokumentation schreiben

Gliedern Sie die Informationen auf und fügen Sie visuelle Hinweise mit Formatierungsoptionen hinzu, damit Ihre Dokumentation konsumiert und nicht ignoriert wird.

Beginnen Sie damit, Workflows mit ClickUp Docs zu dokumentieren. Formatieren Sie sie so, dass das Wesentliche hervorgehoben wird, und fügen Sie Schaltflächen, Banner oder sogar Code-Blöcke hinzu, um wichtige Punkte zu betonen.

Machen Sie Workflows umsetzbar

Visualisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit ClickUp Mindmaps. Erstellen Sie Aufgaben direkt aus den Workflows und wandeln Sie diese in Projekte um. Verwenden Sie verschachtelte Unteraufgaben und Checklisten, um jede gewünschte Detailstufe zu erreichen.

Kennzeichnen Sie die Mitarbeiter, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich sind, und verschaffen Sie ihnen so eine klare Ansicht. Wiederholen Sie den Workflow einfach jedes Mal, wenn Sie ihn brauchen.

Überprüfen und lösen Sie Workflows

Nutzen Sie eine der über 15 leistungsstarken Ansichten, um den Status jedes Ihrer Workflows zu verstehen.

• Board-Ansicht zur Anzeige des Status Ihrer Workflows
• Box-Ansicht für eine übergeordnete Perspektive
• Kalender-Ansicht für überfällige, aktuelle und zukünftige Aufgaben
• Aktivitätsansicht zur Nachverfolgung von Aktualisierungen/Unterhaltungen
• Die Workload-Ansicht, um die Leistung der Mitglieder des Teams zu sehen

Verwenden Sie die Ansicht, mit der Sie am besten zurechtkommen, um Hindernisse zu erkennen und bei Bedarf einzugreifen.

Zusammenarbeit mit dem Team

Wenn an einem Workflow ein Team beteiligt ist, sollte dies auch für die Dokumentation gelten. Geben Sie Workflow-Dokumente für Ihr Team frei, fordern Sie es auf, Feedback zu geben, und erlauben Sie ihm, Kommentare zu bearbeiten/zu hinterlassen.

Lassen Sie die KI die Arbeit für Sie erledigen

Nutzen Sie ClickUp AI, um lange dokumentierte Workflows zusammenzufassen, Elemente für Aktionen zu generieren, Text zu bearbeiten/formatieren, Aufgaben/Teilaufgaben zu automatisieren und vieles mehr.

Die Dokumentation von Workflows ist die Grundlage für einen guten Prozess. Langstreckenpiloten bis hin zu Krankenschwestern auf der Intensivstation nutzen Workflow-Dokumentation, um ihre Arbeit richtig zu erledigen.

Instanz, mit einer robusten Checkliste und etwas administrativer Unterstützung, Peter Pronovost, ein Spezialist für Intensivpflege am Johns Hopkins Hospital, geholfen zu verhindern 43 Infektionen zu verhindern und acht Menschenleben und zwei Millionen Dollar zu retten.

Ausgereifte Unternehmen sparen Millionen von Dollar und verbessern ihre Effizienz um ein Vielfaches mit einer klaren und zugänglichen Workflow-Dokumentation.

Mit ClickUp können auch Sie dies tun: Greifen Sie auf Dokumente, Aufgaben, Mindmaps, Whiteboards, Dutzende von Vorlagen für Workflow-Dokumentationen, KI und vieles mehr zu - kostenlos und für immer auf ClickUp! 🦄ˀ