Ineffiziente Prozesse sind die Achillesferse eines Unternehmens. Sie verringern nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern verschwenden auch Ressourcen und sind Auslöser für Engpässe. Mit der Zeit können sie zu Unzufriedenheit bei Kunden, verpassten Geschäftsmöglichkeiten und Burnout bei Mitarbeitern führen.
Ineffizienzen zu erkennen ist viel einfacher, als Schritte zur Behebung zu skizzieren. Glücklicherweise müssen Sie sich nicht den Kopf zerbrechen, um alles herauszufinden – Vorlagen zur Prozessoptimierung können Ihnen dabei helfen! Mit ihren vorgefertigten Abschnitten können Sie einen wasserdichten Plan für Veränderungen erstellen, die einen Wert für das Unternehmen bringen und einen reibungslosen Geschäftsablauf gewährleisten. ⛵
In diesem Artikel analysieren wir die acht besten Vorlagen zur Organisation und Verwaltung von Prozessverbesserungen.
Was ist eine Vorlage zur Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung bedeutet, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu analysieren, um ihre Effizienz zu bestimmen und konkrete Schritte zu ihrer Optimierung zu definieren. Die Erstellung eines maßgeschneiderten Plans zur Prozessoptimierung ist jedoch kein Kinderspiel. Sie müssen konkrete Ziele festlegen, Ressourcen zuweisen, Daten sammeln und den besten Weg für die Zukunft bestimmen.
Vorlagen zur Prozessoptimierung (oder Vorlagen zur Prozessleistung) sind Verknüpfungen, mit denen Sie schneller ans Ziel kommen. Sie helfen Ihnen dabei, jeden Schritt Ihres Plans detailliert zu skizzieren und sicherzustellen, dass Ihre Prozessabläufe produktiv und ergebnisorientiert sind. 💪
Diese Vorlagen halten Sie auf dem richtigen Weg und ermöglichen es Ihnen, die Verbesserungsmaßnahmen objektiv anzugehen, alle Verfahren zu dokumentieren und Ihren Plan an den Unternehmenszielen auszurichten.
So wählen Sie die richtige Vorlage zur Prozessoptimierung aus
Im Internet finden Sie Tausende von Vorlagen zur Prozessoptimierung. Leider bieten nicht alle dieselben Funktionen.
Vielleicht suchen Sie nach einer Vorlage mit den folgenden Eigenschaften:
- Anpassbarkeit: Sie sollten die Möglichkeit haben, Designelemente zu bearbeiten, um die Übereinstimmung mit den Methoden, spezifischen Verfahren und Zielen Ihres Unternehmens sicherzustellen. Außerdem sollten Sie visuelle Elemente wie Grafiken oder Diagramme hinzufügen können, um einen Schritt oder Punkt besser zu erklären.
- Datenmanagement: Die Vorlage sollte es Ihnen ermöglichen, relevante Daten mühelos zu sammeln, zu organisieren und freizugeben.
- Kollaborationsoptionen: Sie sollten die Zusammenarbeit im Team durch Features wie Echtzeit-Bearbeitung, Kommentarfunktion oder digitale Whiteboards fördern.
- Barrierefreiheits-Features: Sie sollten in der Lage sein, anhand der Rolle der jeweiligen Person zu konfigurieren, wer Zugriff auf die Vorlage hat.
- Skalierbarkeit: Die Vorlage sollte robust genug sein, um zahlreiche Pläne zur Prozessverbesserung und Ideen unterschiedlicher Komplexität zu skizzieren.
8 Vorlagen für Pläne zur Steigerung der Effizienz für Prozessverbesserungen
Wir haben Dutzende von Vorlagen zur Prozessoptimierung geprüft und die acht besten ausgewählt, die sich durch Benutzerfreundlichkeit, Funktionen und Anpassbarkeit auszeichnen. Sehen Sie sich diese an und finden Sie die passende Vorlage für sich! 🤓
1. ClickUp-Vorlage für die Prozessverbesserung mit Projektstrukturplan
Die Leitung der Prozessoptimierung ist keineswegs einfach. Mit der ClickUp-Vorlage für die Arbeitsaufgliederungsstruktur zur Prozessoptimierung lassen sich komplexe Projekte und Engpässe mühelos bewältigen. 🚢
Mit dieser Vorlage können Sie die Schwachstellen Ihrer Prozesse identifizieren, einen detaillierten Plan erstellen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt mühelos überwachen.
Die Vorlage bietet drei Ansichten, mit denen Sie Ihr Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten können und die für maximale Transparenz und Organisation sorgen.
Beginnen Sie mit der Aktivitätsansicht – einer Liste, in der Sie Ihre Prozessverbesserungsmaßnahmen in leichter zu verwaltende Aktivitäten (Aufgaben) unterteilen. Nehmen wir an, Ihr Schwerpunkt liegt auf der Aktualisierung der Website Ihres Unternehmens. Sie erstellen Aufgaben wie „Ziele identifizieren“, „Inhalte aktualisieren“, „Design verbessern“ und „Leistung überwachen“.
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, können Sie mithilfe der benutzerdefinierten Felder von ClickUp weitere Details angeben, z. B. den Mitarbeiter, das Start- und Fälligkeitsdatum, den Status, die wichtigsten Stakeholder und die Projektphase. Das letzte Attribut ist das Standardkriterium für die Gruppierung von Aufgaben, aber Sie können dies ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Gruppieren nach“ in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.
Die zweite Ansicht, die diese Vorlage bietet, ist die Board-Ansicht. Dieses Kanban-Board wandelt die in der vorherigen Ansicht aufgeführten Aufgaben in Karten um und sortiert sie nach Status (z. B. „Nicht begonnen“, „In Überprüfung“ oder „In Bearbeitung“). Mit dem Drag-and-Drop-Design von ClickUp können Sie die Karten verschieben und den Status der Aufgaben mit nur wenigen Klicks ändern.
Zu guter Letzt gibt es noch die Gantt-Ansicht – ein Gantt-Diagramm, das Ihre Aufgaben auf einer Zeitleiste darstellt und Ihnen dabei hilft, Workloads ohne Überschneidungen zu planen.
2. ClickUp-Vorlage für Prozessabbildungen
Wenn Sie möchten, dass Ihr Prozessverbesserungsprojekt erfolgreich ist, müssen Sie jeden Schritt mit höchster Präzision planen, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden. Die ClickUp-Vorlage für die Prozessabbildung hilft Ihnen bei der Planung von Zeitleisten, Terminen und Workloads, um jedes Detail zu visualisieren und Ihr Team auf den Erfolg vorzubereiten.
Auf den ersten Blick ist diese Aufgabenvorlage eine einfache Liste, um Aufgaben zu erledigen. Aber die Liste steckt voller fortschrittlicher Features, mit denen Sie selbst die anspruchsvollsten Projekte in leicht verständliche Teilschritte unterteilen und Prozesse wie ein Profi abbilden können.
Die Standard-To-Do-Liste besteht aus 22 Unteraufgaben, mit denen Sie den zu verbessernden Prozess identifizieren und Details wie beteiligte Teammitglieder, Verantwortlichkeiten und die Art der zu verwendenden Prozesskarte skizzieren können. Da ClickUp für seine Anpassungsfähigkeit bekannt ist, können Sie jede Unteraufgabe aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit den Verfahren und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Klicken Sie auf eine Unteraufgabe, um weitere Details anzuzeigen – erstellen Sie kleinere To-do-Listen, um die für die Erledigung erforderlichen Aktivitäten zu skizzieren, fügen Sie Dateien mit hilfreichen Informationen hinzu und weisen Sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu. Mit ClickUp können Sie Aufgabenbeziehungen konfigurieren – stellen Sie die richtige Reihenfolge sicher, indem Sie verhindern, dass eine Aufgabe vor einer zugehörigen Aufgabe begonnen oder abgeschlossen wird.
Mit der Vorlage können Sie außerdem die Zeiterfassung durchführen und Fälligkeitsdaten festlegen, um den Fortschritt mühelos zu überwachen.
Das Schöne an den ClickUp-Aufgabenvorlagen ist ihre Vielseitigkeit. Wenn Sie eine Vorlage konfiguriert haben, können Sie sie duplizieren und in andere Projekte kopieren, um Zeit zu sparen. Kopieren Sie die gesamte Vorlage oder nur bestimmte Teile davon. ✨
3. ClickUp-Vorlage für Prozessprüfung und -verbesserung
Es ist an der Zeit, Ihre Detektivmütze aufzusetzen und Ihre Prozesse gründlich zu überprüfen! Prüfen Sie, ob einige davon von Upgrades profitieren könnten, und erstellen Sie mit der ClickUp-Vorlage für Prozessprüfung und -verbesserung einen Plan für die Verbesserung! 🕵️
Die Vorlage ermöglicht es Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und Ihre Abläufe objektiv zu betrachten. Analysieren Sie die Prozesseffizienz, um Schwachstellen in den Bereichen Produktivität, Kundenservice und -zufriedenheit, Budgetierung und Abstimmung mit der Vision der Stakeholder aufzudecken, und erstellen Sie dann einen Plan, um diese zu beheben.
Dieses umfassende Framework ist in vier Abschnitte unterteilt:
- Prozessanalyse: Hilft bei der Identifizierung von Audit-Hinweisen und umreißt die erforderlichen Prozessdokumentationen und Überwachungsrichtlinien.
- CATWOE-Analyse: Diese Abkürzung steht für „Customer, Actor, Transformation, Worldview, Eigentümer und Umgebung” (Kunde, Akteur, Transformation, Weltanschauung, Eigentümer und Umgebung) und ermöglicht es Ihnen, die Perspektiven der Stakeholder zu definieren und sicherzustellen, dass Ihre Prozesse mit diesen übereinstimmen.
- Modellkonzeption: Ermöglicht Ihnen die Konzeption und Bewertung Ihrer Prozesse, um Lücken und Probleme zu identifizieren.
- Änderungsmanagement: Hilft Ihnen dabei, die Änderungen zu skizzieren, die zu einer Prozessverbesserung führen.
Sobald Sie die Aufgaben in jedem der vier Abschnitte definiert haben, gehen Sie zur Übersicht. Dort sehen Sie alle Ihre Aufgaben, gruppiert nach ihrem jeweiligen Abschnitt und Status (z. B. Nicht begonnen, Zu erledigen, In Bearbeitung, In Überprüfung und Abgeschlossen).
Die Board-Ansicht ist ein Kanban-Board, das Ihre Aufgaben als Karten anzeigt und sie nach ihrem Status klassifiziert. Verschieben Sie die Karten per Drag & Drop, um Ihre Workflows einfach zu verwalten.
4. ClickUp-Vorlage für kontinuierliche Verbesserung (SOP)
Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung maximaler Produktivität und Kosteneffizienz. Mit der ClickUp-Vorlage für kontinuierliche Verbesserung (SOP) können Sie jeden Schritt Ihres Prozessverbesserungsplans dokumentieren, sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf dem Laufenden sind, und den Fortschritt des Plans überwachen.
Beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Doc-Vorlage handelt. Falls Sie ClickUp Docs noch nicht kennen: Es handelt sich um ein einzigartiges Feature, mit dem Sie innerhalb von ClickUp Dokumente erstellen, verwalten, speichern, freigeben und gemeinsam mit Ihrem Team bearbeiten können. In ClickUp Docs können Sie Aufgaben erstellen, Mitarbeiter hinzufügen, To-do-Listen erstellen, ClickUp AI (den KI-gestützten Schreibassistenten der Plattform) nutzen und die Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel machen.
Diese spezielle Dokument-Vorlage umfasst fünf Abschnitte, mit denen Sie die Einzelheiten Ihres Prozessverbesserungsplans skizzieren können. Die Standard-Abschnitte sind:
- Zweck: Hier definieren Sie die Hauptgründe für die Erstellung eines Plans zur Prozessverbesserung, z. B. um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind, die Effizienz zu verbessern oder das Risiko von Missverständnissen zu verringern.
- Umfang: Hier erstellen Sie eine Liste der Aspekte Ihres Prozessverbesserungsplans.
- Vorgehensweise: In diesem Abschnitt skizzieren Sie die Schritte, die zur Verbesserung Ihrer Prozesse führen.
- Verwandte Ressourcen: Hier finden Sie Antworten auf mögliche Fragen Ihrer Team-Mitglieder und können wertvolle Ressourcen als Anhang hinzufügen, die ihnen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben helfen.
- Überprüfung und Überarbeitung: Hier erwähnen Sie den SOP-Verantwortlichen und verknüpfen mit dem ClickUp-Formular für Überarbeitungsanfragen.
5. ClickUp DMAIC-Vorlage
Um einen Prozess zum Besseren zu verändern, müssen Sie Ihre Ziele definieren, KPIs messen, Daten analysieren, durch geeignete Änderungen Verbesserungen erzielen und die Ergebnisse kontrollieren. Mit der ClickUp-DMAIC-Vorlage können Sie genau das erledigen und Prozesse mühelos verbessern! 🥵
Diese Vorlage basiert auf einem ClickUp Whiteboard – einer digitalen Leinwand, auf der Sie Ihre Ideen visualisieren, mit Teammitgliedern Brainstorming betreiben und Strategien entwickeln können. Sie hilft Ihnen, Ihre kreative Seite zum Ausdruck zu bringen und Ihr Ziel im Auge zu behalten – in diesem Fall, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und Schritte zu ihrer Verbesserung zu skizzieren.
Die Vorlage umfasst fünf Abschnitte in Form von Haftnotizen:
- Definieren
- Messen
- Analysieren
- Verbessern
- Kontrolle
Die Vorlage gibt Ihnen Anweisungen dazu, was Sie in jeden Abschnitt einfügen müssen. In der Spalte „Definieren“ sehen Sie beispielsweise den Platzhalter „Problem hier einfügen“. Ersetzen Sie diesen durch eine Beschreibung des Prozesses, den Sie verbessern möchten, und relevante Details (z. B. was ihn ineffizient macht und welche Info dies unterstützt).
Nachdem Sie das Problem in der ersten Spalte definiert haben, skizzieren Sie in der zweiten Spalte die Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Fortschritt messen können. In der dritten Spalte sammeln und analysieren Sie relevante Daten, um zu sehen, ob alles wie geplant verläuft und ob Sie Anpassungen vornehmen müssen.
In der vierten Spalte (Verbessern) definieren Sie konkrete Lösungen für das Problem. Wenn beispielsweise der ineffiziente Prozess in häufigen Missverständnissen zwischen Teammitgliedern besteht, könnten mögliche Lösungen darin bestehen, eine Kollaborationsplattform zu nutzen oder eine neue Hierarchie und Struktur für die Berichterstellung einzuführen.
In der fünften Spalte sehen Sie den Erfolg der angewandten Lösung. 😍
6. ClickUp PDCA-Prozess-Whiteboard-Vorlage
Starten Sie Ihren Aufwand für Prozessverbesserungen mit der ClickUp PDCA-Prozess-Whiteboard-Vorlage.
PDCA ist die Abkürzung für Plan-Do-Check-Act (Planen-Ausführen-Überprüfen-Handeln) und steht für ein Modell zur Umsetzung von Veränderungen, bei dem Teamzusammenarbeit und Transparenz im Vordergrund stehen. Diese Whiteboard-Vorlage basiert auf diesem Modell und ermöglicht es Ihnen, selbst komplexeste Projekte in leicht zu verwaltende Aktivitäten zu unterteilen, die in vier Phasen gegliedert sind: Planen, Ausführen, Überprüfen und Handeln.
Der erste Schritt bei der Verwendung der Vorlage besteht darin, zur Listenansicht zu gehen und Aufgaben zu erstellen. Wenn es sich bei dem ineffizienten Prozess beispielsweise um eine schlecht gestaltete Website handelt, können Sie Aufgaben wie „Blogbeiträge erstellen“, „Benutzeroberfläche aktualisieren“ und „Nachverfolgung der Leistung“ einrichten. Sie können Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten und Prioritäten hinzufügen oder andere Benutzerdefinierte Felder einfügen, um weitere Details zur Aufgabe anzugeben.
Wechseln Sie nun zur Whiteboard-Ansicht und erstellen Sie eine visuelle Darstellung der definierten Aufgaben. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf der linken Seite des Bildschirms auf „ClickUp Cards“ und suchen Sie die gewünschten Einträge.
Beispielsweise könnte die Aufgabe „Blogbeiträge erstellen” zur Phase „Zu erledigen” hinzugefügt werden, während „Nachverfolgung der Leistung” unter „Überprüfen” aufgeführt werden könnte.
7. ClickUp-Prozess-FMEA-Lean-Six-Sigma-Vorlage
Identifizieren Sie Prozessrisiken und entwickeln Sie einen Plan zu deren Beseitigung mit der ClickUp-Vorlage „Process FMEA Lean Six Sigma“!
Bevor wir uns mit den Funktionen der Vorlage befassen, ist es wichtig zu wissen, dass Process FMEA und Lean Six Sigma Methoden zur Prozessverbesserung sind. Bei Process FMEA ( Failure Mode and Effects Analysis ) geht es darum, potenzielle Fehler (Risiken) in einem Prozess zu bewerten und zu identifizieren, während es bei Lean Six Sigma darum geht, diese zu beseitigen. Diese Vorlage kombiniert beide Methoden, damit Sie die Prozessverbesserung optimieren und die Effizienz Ihres Unternehmens steigern können.
Lassen Sie sich nicht von den verschiedenen Ansichten abschrecken – sobald Sie die Vorlagen verstanden haben, sind ihre Verwendung und Navigation ganz einfach.
Die erste Ansicht ist die FMEA-Listenansicht, in der Sie eine Liste potenzieller Prozessfehler (Probleme) erstellen. Die Vorlage enthält hervorragende Beispiele, die Ihnen bei der Eingabe der richtigen Informationen helfen. Sie haben beispielsweise eine Liste potenzieller Probleme, die bei Bargeldabhebungen am Geldautomaten auftreten können, z. B. dass der Automat kein Bargeld ausgibt oder der Bildschirm nicht richtig funktioniert. Jedes Problem wird detailliert in Spalten wie „Funktion“, „Mögliche Auswirkungen eines Fehlers“, „Schweregrad“ und „Wahrscheinlichkeit des Vorkommens“ beschrieben.
Die Ansicht „RPN-Berechnung” listet Ihre Aufgaben und deren RPN (Risikoprioritätszahl) auf. Diese Nummer wird durch Multiplikation der geschätzten Sicherheit, der Wahrscheinlichkeit des Vorkommens und der Wahrscheinlichkeit der Erkennung berechnet.
Bonus: Sehen Sie sich die Top 10 der Six-Sigma-Vorlagen an, um Ihre Prozessverbesserungen auf ein neues Niveau zu heben
8. Vorlage für einen Plan zur Verbesserung von Textverarbeitungsprozessen von ProjectManagementDocs
Vorlagen mit erweiterten Optionen und mehreren Ansichten bieten zwar unglaubliche Funktionen, sind aber nicht jedermanns Sache. Wenn Sie ein schnörkelloses tool suchen, mit dem Sie Prozesse analysieren und verwalten, Probleme identifizieren und geeignete Maßnahmen umsetzen können, ist die Word-Vorlage „Plan für die Prozessverbesserung” von ProjectManagementDocs vielleicht genau das Richtige für Sie.
Diese Word-Vorlage unterteilt Ihren Plan in vier Abschnitte:
- Prozessgrenzen
- Prozesskonfiguration
- Prozess-Metriken
- Einzelziele für eine verbesserte Leistung
Im Abschnitt „Prozessgrenzen“ legen Sie den Beginn und das Ende des Prozesses fest, den Sie analysieren möchten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit direkt auf den Prozess ausgerichtet ist und keine Ressourcen verschwendet werden.
Der Abschnitt „Prozesskonfiguration” hilft Ihnen dabei, den Prozess, den Sie verbessern möchten, visuell darzustellen. So können Sie Ineffizienzen genau identifizieren und die besten Maßnahmen zu ihrer Behebung festlegen.
In „Prozessmetriken“ definieren Sie Kriterien zur Überwachung der Leistung und zur Nachverfolgung des Fortschritts.
Der Abschnitt „Ziel für verbesserte Leistung“ konzentriert sich auf Ziele und fördert kontinuierliche Verbesserungen. Hier legen Sie messbare und realistische Metriken fest, die Sie in Zukunft erreichen möchten.
Vorlagen zur Prozessoptimierung: Ihre Verknüpfung zu mehr Effizienz
Die aufgeführten Vorlagen können Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass sie effizient und funktional sind. Darüber hinaus fördern die Vorlagen die Zusammenarbeit und ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, ihre Meinung einzubringen und sich aktiv an jedem Teil des Prozesses zu beteiligen.
Die hier gezeigten ClickUp-Vorlagen sind nur ein Ausschnitt aus der beeindruckenden Bibliothek der Plattform mit mehr als 1.000 Optionen – entdecken Sie sie kostenlos!