Ineffiziente Prozesse sind die Achillesferse eines Unternehmens. Sie verringern nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern verschwenden auch Ressourcen und führen zu Engpässen. Mit der Zeit können sie zu Kundenunzufriedenheit, verpassten Geschäftschancen und Burnout der Mitarbeiter führen.
Es ist viel einfacher, eine Ineffizienz festzustellen, als Schritte zu ihrer Behebung zu skizzieren. Glücklicherweise müssen Sie nicht mit dem Kopf gegen die Wand rennen, um alles herauszufinden - Vorlagen zur Prozessverbesserung können Ihnen dabei helfen! Anhand der vorgefertigten Abschnitte können Sie einen kugelsicheren Plan für Änderungen erstellen, die für das Unternehmen von Nutzen sind und für eine reibungslose Abwicklung der Geschäftsprozesse sorgen. ⛵
In diesem Artikel analysieren wir die besten acht Vorlagen zur Organisation und Verwaltung von prozessverbesserung .
Was ist eine Vorlage zur Prozessverbesserung?
Unter Prozessverbesserung versteht man die Analyse von Prozessen in Ihrem Unternehmen, um deren Effizienz zu ermitteln und konkrete Schritte zu ihrer Optimierung festzulegen. Die Erstellung eines Plans zur Prozessverbesserung ist jedoch kein Spaziergang im Park. Sie müssen sich konkrete Ziele setzen, ressourcen zuweisen daten zu sammeln und den besten Weg zu bestimmen.
Prozessverbesserungsvorlagen (oder Prozessleistungsvorlagen) sind Abkürzungen, die Sie schneller ans Ziel bringen. Sie helfen Ihnen, jeden Schritt Ihres Plans sehr detailliert zu skizzieren, und stellen sicher, dass Ihre Prozessabbildung produktiv und ergebnisorientiert ist. 💪
Mit diesen Vorlagen bleiben Sie auf dem richtigen Weg und können die Verbesserungsübung objektiv angehen, jedes Verfahren dokumentieren und Ihren Plan an den Unternehmenszielen ausrichten.
So wählen Sie die richtige Vorlage zur Prozessverbesserung
Im Internet finden Sie Tausende von Vorlagen für Prozessverbesserungen. Leider bieten nicht alle die gleiche Funktionalität.
Sie sollten nach einer Vorlage mit den folgenden Merkmalen suchen:
- Anpassungsfähigkeit: Sie sollten die Möglichkeit haben, Designelemente zu bearbeiten, um die Übereinstimmung mit den Methoden, spezifischen Verfahren und Zielen Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Außerdem sollte sie es Ihnen ermöglichen, visuelle Elemente wie Grafiken oder Diagramme hinzuzufügen, um einen Schritt oder Punkt besser zu erklären
- Datenverwaltung: Die Vorlage sollte es Ihnen ermöglichen, relevante Daten einfach zu sammeln, zu organisieren und weiterzugeben
- Kollaborationsmöglichkeiten: Sie sollte fördernteamzusammenarbeit durch Funktionen wie Echtzeitbearbeitung,kommentare hinterlassen, oderdigitale Whiteboards *Zugänglichkeitsfunktionen: Sie sollten in der Lage sein zu konfigurieren, wer je nach seiner Rolle Zugriff auf die Vorlage hat
- Skalierbarkeit: Die Vorlage sollte robust genug sein, um zahlreiche Pläne zur Prozessverbesserung und Ideen von unterschiedlicher Komplexität zu skizzieren
8 Vorlagen für Prozessverbesserungspläne zur Effizienzsteigerung
Wir haben Dutzende von Vorlagen zur Prozessverbesserung gesichtet und die acht besten ausgewählt, die sich durch Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Anpassbarkeit auszeichnen. Schauen Sie sich die Vorlagen an und finden Sie Ihren Favoriten! 🤓
1. ClickUp Vorlage für den Projektstrukturplan zur Prozessverbesserung
Nutzen Sie die vorgefertigten Kategorien des Work Breakdown Structure Templates, um den Überblick über die Aufgaben der Geschäftsprozessverbesserung zu behalten
Der Kapitän des Prozessverbesserungsschiffs zu sein, ist keineswegs einfach. Die ClickUp-Vorlage für den Projektstrukturplan zur Prozessverbesserung macht die Navigation durch komplexe Projekte und Engpässe zum Kinderspiel. 🚢
Mit dieser Vorlage können Sie die Schwachstellen Ihrer Prozesse ermitteln, einen detaillierten Plan aufstellen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt mühelos überwachen.
Die Vorlage bietet drei Ansichten, mit denen Sie Ihr Projekt aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und für maximale Transparenz und Organisation sorgen können.
Beginnen Sie mit der Ansicht Aktivitäten - eine Liste, in der Sie Ihre Prozessverbesserung in leichter zu verwaltende Aktivitäten (Aufgaben) unterteilen. Nehmen wir an, Ihr Schwerpunkt liegt auf der Verbesserung der Website Ihres Unternehmens. Sie erstellen Aufgaben wie "Ziele identifizieren", "Inhalt aktualisieren", "Design verbessern" und "Leistung überwachen"
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, können Sie weitere Details angeben, indem Sie ClickUp Benutzerdefinierte Felder wie Beauftragter, Start- und Fälligkeitsdatum, Status, Hauptbeteiligte und Projektphase. Das letzte Attribut ist das Standardkriterium für die Gruppierung von Aufgaben, aber Sie können dies ändern, indem Sie auf die Schaltfläche "Gruppieren nach" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken.
Die zweite Ansicht, die diese Vorlage bietet, ist die Boardansicht. Diese Kanban-Tafel verwandelt die in der vorherigen Ansicht aufgelisteten Aufgaben in Karten und sortiert sie nach Status (z. B. Nicht begonnen, In Prüfung oder In Bearbeitung). Verwenden Sie ClickUp's Drag-and-Drop-Design, um die Karten zu verschieben und den Aufgabenstatus mit wenigen Klicks zu ändern.
Schließlich gibt es noch die Gantt-Ansicht - ein Gantt-Diagramm, das Ihre Aufgaben auf einer Zeitachse darstellt und Ihnen dabei hilft, die Arbeitsbelastung ohne Überschneidungen zu planen. Diese Vorlage herunterladen
2. ClickUp Prozess-Mapping-Vorlage
Das ClickUp Process Mapping Template ist ideal, um Geschäftsabläufe zu standardisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern
Wenn Sie wollen, dass Ihr Prozessverbesserungsprojekt erfolgreich ist, müssen Sie jeden Schritt mit laserscharfer Präzision abbilden, um Verwirrung und Missverständnisse zu vermeiden. Die ClickUp Prozess-Mapping-Vorlage hilft Ihnen bei der Planung von Zeit- und Arbeitsplänen, um jedes Detail zu visualisieren und Ihr Team für den Erfolg vorzubereiten.
Auf den ersten Blick ist diese aufgabenvorlage ist eine einfache to-Do-Liste . Aber die Liste ist vollgepackt mit fortschrittlichen Funktionen, mit denen sich selbst die schwierigsten Projekte in einfach zu befolgende Abschnitte unterteilen lassen und prozesse abbilden wie ein Profi.
Die Standard-To-do-Liste besteht aus 22 Teilaufgaben, die Ihnen helfen, den Prozess zu identifizieren, den Sie verbessern möchten, und Details wie beteiligte Teammitglieder, Verantwortlichkeiten und die art der Prozessabbildung die verwendet werden soll. Da ClickUp für seine Anpassungsfähigkeit bekannt ist, können Sie jede Teilaufgabe aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie mit den Verfahren und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Klicken Sie auf eine Teilaufgabe, um weitere Details zu erhalten - erstellen Sie kleinere Aufgabenlisten, um die für die Erledigung erforderlichen Aktivitäten zu umreißen, fügen Sie Dateien mit hilfreichen Informationen an und weisen Sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu. Mit ClickUp können Sie konfigurieren aufgabenbeziehungen -sichern die richtige Reihenfolge, indem sie verhindern, dass eine Aufgabe vor einer zugehörigen Aufgabe beginnt oder abgeschlossen wird.
Mit der Vorlage können Sie auch zeit verfolgen und legen Sie Fälligkeitstermine fest, um den Fortschritt mühelos zu überwachen.
Das Schöne an den Aufgabenvorlagen von ClickUp ist ihre Vielseitigkeit. Wenn Sie eine konfiguriert haben, können Sie sie duplizieren und in andere Projekte kopieren, um Zeit zu sparen. Kopieren Sie die gesamte Aufgabe oder nur bestimmte Teile davon. ✨ Diese Vorlage herunterladen
3. ClickUp Prozess-Audit und Verbesserungsvorlage
Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse durch Qualitätsprüfungen, Analysen und Änderungsmanagement mit dem ClickUp Process Audit Template
Es ist an der Zeit, Ihren Detektivhut aufzusetzen und Ihre Prozesse einer gründlichen Prüfung zu unterziehen! Prüfen Sie, ob einige von ihnen von Upgrades profitieren könnten, und erstellen Sie den Verbesserungsplan mit dem ClickUp Prozess-Audit und Verbesserungsvorlage ! 🕵️
Die Vorlage ermöglicht es Ihnen, einen Schritt zurückzutreten und einen unvoreingenommenen Blick auf Ihre Verfahren zu werfen. Analysieren prozesseffizienzen um Schwachstellen in der Produktivität aufzudecken, kundenbetreuung und -zufriedenheit, Budgetierung und Ausrichtung auf die Visionen der Interessengruppen, und skizzieren Sie dann einen Plan zur Lösung dieser Probleme.
Dieser umfassende Rahmen ist in vier Abschnitte unterteilt:
- Prozessanalyse: Hilft bei der Identifizierung von Audit-Pointern, indem es die notwendigenprozessdokumentation und Überwachungsrichtlinien
- CATWOE-Analyse: Sie steht für Customer (Kunde), Actor (Akteur), Transformation (Transformation), Worldview (Weltsicht), Owner (Eigentümer) und Environment (Umfeld) und ermöglicht es Ihnen, die Perspektiven der Stakeholder zu definieren und sicherzustellen, dass Ihre Prozesse mit ihnen übereinstimmen
- Modellkonzeption: Ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse zu konzipieren und zu bewerten, um Lücken und Probleme zu identifizieren
- Änderungsmanagement: Hilft Ihnen, die Veränderungen zu skizzieren, die zur Prozessverbesserung führen
Sobald Sie Aufgaben in jedem der vier Abschnitte definiert haben, wechseln Sie zur Übersicht. Dort sehen Sie alle Ihre Aufgaben gruppiert nach dem jeweiligen Abschnitt und Status (z. B. Nicht begonnen, Zu erledigen, In Bearbeitung, In Überprüfung und Abgeschlossen).
Die Board-Ansicht ist eine Kanban-Tafel, die Ihre Aufgaben als Karten anzeigt und sie nach ihrem Status klassifiziert. Verschieben Sie die Karten durch einfaches Ziehen und Ablegen, um leicht ihre Arbeitsabläufe zu verwalten . Diese Vorlage herunterladen
4. ClickUp Kontinuierliche Verbesserung SOP Vorlage
Beschleunigen Sie die Erstellung von SOPs mit dieser vorgefertigten Vorlage von ClickUp - geben Sie einfach Ihre Daten ein und schon können Sie loslegen Kontinuierliche Verbesserung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer maximalen Produktivität und Kosteneffizienz. Die ClickUp SOP-Vorlage für kontinuierliche Verbesserung hilft Ihnen, jeden Schritt Ihres Prozessverbesserungsplans zu dokumentieren, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder auf dem Laufenden sind, und den Fortschritt des Plans zu überwachen.
Es ist erwähnenswert, dass dies eine Doc-Vorlage ist. Wenn Sie nicht vertraut sind mit ClickUp-Docs clickUp Docs ist eine einzigartige Funktion, mit der Sie innerhalb von ClickUp Dokumente erstellen, verwalten, speichern, freigeben und mit Ihrem Team bearbeiten können. In ClickUp Docs können Sie Aufgaben erstellen, Beauftragte hinzufügen, Aufgabenlisten hinzufügen, ClickUp AI (dem KI-gesteuerten Schreibassistenten der Plattform) und machen das Dokumentenmanagement zum Kinderspiel.
Diese spezielle Doc-Vorlage enthält fünf Abschnitte, die Ihnen dabei helfen, die Feinheiten Ihres Prozessverbesserungsplans zu umreißen. Die Standardabschnitte sind:
- Zweck: Hier legen Sie die Hauptgründe für die Erstellung eines Prozessverbesserungsplans fest, z. B. um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf derselben Seite stehen, um die Effizienz zu verbessern oder um das Risiko von Missverständnissen zu verringern
- Umfang: Hier führen Sie die Aspekte Ihres Prozessverbesserungsplans auf
- Verfahren: In diesem Abschnitt skizzieren Sie die Schritte, die zur Verbesserung Ihrer Prozesse führen
- Zugehörige Ressourcen: Hier geben Sie Antworten auf mögliche Fragen Ihrer Teammitglieder und fügen wertvolle Ressourcen hinzu, die ihnen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben helfen
- Überprüfung und Überarbeitung: Hier erwähnen Sie den Eigentümer der SOP und verlinken auf dieClickUp-Formular für Revisionsanfragen Diese Vorlage herunterladen ### 5. ClickUp DMAIC Vorlage
Verabschieden Sie sich von ineffizienten Prozessen mit der ClickUp DMAIC-Vorlage
Um einen Prozess zum Besseren zu verändern, müssen Sie DIhre Ziele definieren, MKPIs messen, ADaten analysieren, IVerbesserungen durch Implementierung geeigneter Änderungen vornehmen und Cdie Ergebnisse kontrollieren. Die ClickUp DMAIC-Vorlage ermöglicht es Ihnen, genau das zu tun und Prozesse zu verbessern, ohne ins Schwitzen zu kommen! 🥵
Diese Vorlage basiert auf einem ClickUp-Whiteboard -eine digitale Leinwand, auf der Sie Ihre Ideen visualisieren, mit Teammitgliedern brainstormen und Strategien entwickeln können. Es hilft Ihnen, Ihre kreative Seite zum Ausdruck zu bringen und Ihr Ziel im Auge zu behalten - in diesem Fall, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und Schritte zu deren Verbesserung zu skizzieren.
Die Vorlage umfasst fünf Abschnitte in Form von Haftnotizen:
- Definieren Sie
- Messen
- Analysieren
- Verbessern
- Kontrollieren
Die Vorlage gibt Ihnen vor, was Sie in jedem Abschnitt angeben müssen. In der Spalte "Definieren" sehen Sie zum Beispiel den Platzhalter "Problem hier einfügen". Ersetzen Sie ihn durch eine Beschreibung des Prozesses, den Sie verbessern möchten, und relevante Details (z. B. was ihn ineffizient macht und welche Informationen dies belegen).
Nachdem Sie das Problem in der ersten Spalte definiert haben, skizzieren Sie in der zweiten Spalte die Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Fortschritte messen können. In der dritten Spalte sammeln und analysieren Sie die relevanten Daten, um festzustellen, ob alles wie geplant läuft und ob Sie einige Anpassungen vornehmen müssen.
In der vierten Spalte (Verbessern) legen Sie konkrete Lösungen für das Problem fest. Wenn der ineffiziente Prozess beispielsweise in der häufigen Fehlkommunikation zwischen den Teammitgliedern besteht, könnten mögliche Lösungen in der Nutzung einer Kollaborationsplattform oder der Einführung einer neuen Hierarchie- und Berichtsstruktur bestehen.
In der fünften Spalte beobachten Sie den Erfolg der angewandten Lösung. 😍 Diese Vorlage herunterladen
6. ClickUp PDCA Prozess Whiteboard Vorlage
Verwenden Sie diese visuelle Vorlage, um Aufgaben in überschaubare Teile zu zerlegen, indem Sie die Elemente in vier Phasen kategorisieren: Plan, Do, Check und Act
Starten Sie Ihre Bemühungen zur Prozessverbesserung mit dem ClickUp PDCA Prozess Whiteboard Vorlage .
PDCA ist die Abkürzung für plan-do-check-act und stellt ein Modell für die Umsetzung von Veränderungen dar, bei dem die Zusammenarbeit im Team und Transparenz im Vordergrund stehen. Diese Whiteboard-Vorlage basiert auf diesem Modell und ermöglicht es Ihnen, selbst die komplexesten Projekte in einfach zu handhabende Aktivitäten zu unterteilen, die in vier Phasen unterteilt sind: *Plan, Do, Check und Act
Der erste Schritt bei der Verwendung der Vorlage besteht darin, die Listenansicht aufzurufen und Aufgaben zu erstellen. Wenn es sich bei dem betreffenden ineffizienten Prozess beispielsweise um eine schlecht gestaltete Website handelt, können Sie Aufgaben wie "Erstellung von Blogbeiträgen", "Aktualisierung der Benutzeroberfläche" und "Überwachung der Leistung" einrichten Sie können Beauftragte, Fälligkeitsdaten und prioritätsstufen oder andere benutzerdefinierte Felder einbinden, um weitere Aufgabendetails bereitzustellen.
Wechseln Sie nun zur Whiteboard-Ansicht und erstellen Sie eine visuelle Darstellung der definierten Aufgaben. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf der linken Seite des Bildschirms auf "ClickUp-Karten" und suchen Sie die gewünschten Einträge.
Zum Beispiel könnte die Aufgabe "Blogbeiträge erstellen" in die Phase Do eingefügt werden, während die Aufgabe "Leistung nachverfolgen" unter Check zu finden wäre. Diese Vorlage herunterladen
7. ClickUp Prozess-FMEA Lean Six Sigma Vorlage
Potenzielle Risiken schnell erkennen und einen Plan erstellen mit der ClickUp Prozess-FMEA Lean Six Sigma Vorlage
Identifizieren Sie Prozessrisiken und entwickeln Sie einen Plan zu deren Beseitigung mit der ClickUp Prozess-FMEA Lean Six Sigma Vorlage !
Bevor wir auf die Funktionalitäten der Vorlage eingehen, ist es wichtig zu wissen, dass Prozess-FMEA und Lean Six Sigma Methoden zur Prozessverbesserung sind. Prozess-FMEA ( Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse ) dreht sich um die Bewertung und Identifizierung potenzieller Fehler (Risiken) in einem Prozess, während es bei Lean Six Sigma um deren Beseitigung geht. Diese Vorlage kombiniert beide Methoden, um Ihnen zu helfen, die Sterne der Prozessverbesserung zu erreichen und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern.
Lassen Sie sich von den verschiedenen Ansichten nicht abschrecken - die Verwendung und Navigation der Vorlage ist einfach, wenn Sie sie einmal verstanden haben.
Die erste Ansicht ist die FMEA-Listenansicht, in der Sie eine Liste mit potenziellen Prozessfehlern (Problemen) erstellen. Die Vorlage enthält ausgezeichnete Beispiele, die Ihnen helfen, die richtigen Informationen einzugeben. So haben Sie beispielsweise eine Liste mit potenziellen Problemen, die bei Bargeldabhebungen an Geldautomaten auftreten können, z. B. wenn der Automat kein Geld ausgibt oder der Bildschirm nicht funktioniert. Jedes Problem wird in Spalten wie Funktion, mögliche Auswirkungen des Fehlers, Schweregrad und Wahrscheinlichkeit des Auftretens detailliert beschrieben.
Die Ansicht RPN-Berechnung listet Ihre Aufgaben und ihre RPZ (Risikoprioritätszahl) auf. Diese Zahl wird durch Multiplikation der geschätzten Sicherheit, der Wahrscheinlichkeit des Auftretens und der Entdeckungswahrscheinlichkeit berechnet. Diese Vorlage herunterladen Bonus: Check out **Top 10 Six Sigma-Vorlagen zur Verbesserung Ihrer Prozessabläufe
8. Word Prozessverbesserungsplan Vorlage von ProjectManagementDocs
Verwenden Sie die Word-Vorlage für Prozessverbesserungspläne von ProjectManagementDocs, um Ihre Pläne zu skizzieren und alle relevanten Details zu dokumentieren
Vorlagen mit erweiterten Optionen und mehreren Ansichten bieten zwar eine unglaubliche Funktionalität, sind aber nicht jedermanns Sache. Wenn Sie ein schnörkelloses Werkzeug suchen, das Sie bei der Analyse und prozesse zu verwalten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, ist die Word-Vorlage für Prozessverbesserungspläne von ProjectManagementDocs vielleicht genau das Richtige für Sie.
Diese Word-Vorlage unterteilt Ihren Plan in vier Abschnitte:
- Prozess-Grenzen
- Prozess-Konfiguration
- Prozess Metriken
- Zielvorgaben fürVerbesserte Leistung Im Abschnitt "Prozessgrenzen" legen Sie den Anfang und das Ende des zu analysierenden Prozesses fest. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit direkt auf den Prozess abzielt und keine Ressourcen verschwendet werden.
Der Abschnitt Prozesskonfiguration hilft Ihnen, den Prozess, den Sie verbessern möchten, visuell darzustellen. Auf diese Weise können Sie Ineffizienzen aufdecken und die besten Methoden zu deren Behebung ermitteln.
Unter Prozessmetriken definieren Sie Kriterien zur Überwachung der Leistung und zur Verfolgung des Fortschritts.
Der Abschnitt Ziel für verbesserte Leistung konzentriert sich auf Ziele und fördert die kontinuierliche Verbesserung. Hier legen Sie messbare und realistische Metriken fest, die Sie in Zukunft erreichen wollen. Diese Vorlage herunterladen
Vorlagen für Prozessverbesserung: Ihre Abkürzung ins Land der Effizienz
Die aufgeführten Vorlagen können Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse umzukrempeln und sicherzustellen, dass sie effizient und funktional sind. Darüber hinaus regen die Vorlagen die Zusammenarbeit an und ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, ihren Beitrag zu leisten und sich aktiv an jedem Teil des Prozesses zu beteiligen.
Die ClickUp-Vorlagen, die Sie hier sehen, sind nur ein Ausschnitt aus den Möglichkeiten der Plattform beeindruckenden Bibliothek mit mehr als 1.000 Optionen -erforschen Sie sie kostenlos!