Die Idee, die Arbeit konsequent, regelmäßig und schrittweise zu verbessern, ist allgegenwärtig. Toyota führte Kaizen ein, Motorola schuf Six Sigma, und Agile Ingenieurteams arbeiten mit kontinuierlicher Verbesserung.
Das übergreifende Thema ist die ständige Verbesserung, um eine Stagnation in Ihrem Unternehmen zu verhindern.
Diese Verbesserungen können eine Vielzahl von Formen annehmen. Sie können so einfach sein wie die Verlagerung bestimmter Produkte an die Impulskauf-Theke in einem Supermarkt oder die Umstellung des gesamten Fließbands, um Abfall zu reduzieren.
Wie auch immer, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Sie können erhebliche effizienzsteigerungen indem Sie Ihren Prozessen Aufmerksamkeit schenken und sie regelmäßig optimieren.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie Konzepte und Methoden zur Prozessoptimierung nutzen können, um Ihre Geschäftsabläufe zu rationalisieren.
Was ist Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist die kontinuierliche Tätigkeit des Beobachtens, Verstehens, Verbesserns, Testens und Rationalisierens von Geschäftsprozessen mit dem Ziel der Maximierung der gewünschten Geschäftsergebnisse wie Durchsatz, Effizienz, Produktivität, Rentabilität oder Kosten-/Abfallreduzierung.
Arten der Prozessoptimierung
Je nach Prozess, Umfang, Auswirkung, beteiligten Schritten und Geschäftszielen gibt es verschiedene Methoden der Prozessoptimierung. Einige der gängigsten Arten der Prozessoptimierung sind:
Punktoptimierung
Einige Situationen können schnell optimiert werden, indem Lücken identifiziert und sofortige Schritte zu deren Behebung unternommen werden. Wenn ein Projektleiter beispielsweise feststellt, dass einige Aufgaben fehlen, kann er eine Checkliste erstellen.
Erstellen Sie einfache Checklisten aus Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich, um Prioritäten, Status und wichtige Termine schnell durchzugehen
Systemoptimierung
Einige andere benötigen einen strategischeren Ansatz. Ein technischer Leiter, der Dutzende von Microservices in der Cloud bereitstellt, möchte vielleicht den gesamten Prozess sorgfältig untersuchen, um die ineinandergreifenden Schritte zu verstehen und ganzheitliche Verbesserungen vorzunehmen.
Erstellen Sie Ihren Supportprozess in den Mind Maps von ClickUp, um den gesamten Workflow zu visualisieren
Schlanke Optimierung
Die durch die Kaizen-Methode populär gewordene schlanke Optimierung konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung. Dies wird oft durch Automatisierung, Zusammenarbeit und rationalisierung von Arbeitsabläufen .
Automatisierungen lösen automatisch Ergebnisse aus, wenn eine Aktion in ClickUp stattfindet
Prozessoptimierung
In der Softwaretechnik und -entwicklung werden Daten und kontinuierliche Überwachung genutzt, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren.
Six-Sigma-Optimierung
Hier geht es in der Regel um Konsistenz und die Nutzung von Daten zur Ermittlung von Fehlern und Abweichungen.
Modellierung von Prozessen und Simulation
Als einer der am häufigsten verwendeten Schritte in den meisten Prozessoptimierungsprogrammen beinhaltet er die Visualisierung und das aktive Testen verschiedener Versionen von Prozessverbesserungen, um die beste Version zu ermitteln.
Unabhängig von ihrer Art bleiben die grundlegenden Schritte bei der Entwicklung einer effektiven Prozessoptimierung konstant. Das werden wir als nächstes besprechen.
Prozessoptimierungstechniken
1. Identifizieren und priorisieren Sie die zu optimierenden Prozesse
Jeder Prozess hat das Potenzial, optimiert zu werden. Ein guter Unternehmensanalytiker weiß, was wann zu optimieren ist. Am besten beginnen Sie damit, den Projektteams die folgenden Fragen zu stellen.
- Welche Geschäftsprozesse dauern zu lange?
- Welche Prozesse scheitern zu oft?
- Wo kommt es zu Verschwendung?
- Welche Teams warten auf Informationen/Genehmigungen usw.?
- Welche Prozesse führen nicht zu Ergebnissen, die den im Unternehmen festgelegten Standards entsprechen?
Diese Fragen sollten Ihnen eine Liste von Prozessen liefern, die optimiert werden müssen. Sobald Sie diese Liste haben, können Sie mit der Priorisierung beginnen. Berücksichtigen Sie dabei drei Faktoren: den Aufwand, die zu erwartende Störung und die möglichen Ergebnisse.
Wenn Sie gerade erst mit der Optimierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen beginnen, sollten Sie diejenigen priorisieren, die einen geringen Aufwand erfordern, nur minimale Störungen verursachen und mittlere bis hohe Ergebnisse liefern.
ClickUp-Wirkungsaufwands-Matrix
soll Ihnen helfen, die Auswirkungen und Kosten schnell und genau zu bewerten, damit Sie wissen, welche Prozesse die höchste Priorität haben sollten.
So können Sie Änderungen vornehmen, ohne den Karren aus dem Dreck zu ziehen, und gleichzeitig Ergebnisse nachweisen.
Wenn Sie über ein ausgereiftes workflow-Optimierung wenn Sie ein Programm zur Workflow-Optimierung entwickeln, wählen Sie möglicherweise Geschäftsprozesse aus, die einen hohen Aufwand erfordern und eine hohe Störung verursachen, aber gleichzeitig ein hohes Ergebnis liefern. Das Risiko der Unterbrechung kann sich lohnen, wenn man die Ergebnisse bedenkt, die damit erzielt werden.
2. Analysieren Sie den aktuellen Prozess und bilden Sie ihn ab
Während der Durchführung des vorherigen Schritts haben Sie vielleicht die Grundlagen des Prozesses verstanden. Jetzt ist es an der Zeit, ihn gründlicher zu analysieren.
Listen Sie jeden Schritt des Prozesses so detailliert wie möglich auf. Sprechen Sie mit den Projektteams. Wenn sie mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, sprechen Sie auch mit ihnen.
Visualisieren Sie, wie Aufgaben in jede Phase des Projekts einfließen und kategorisieren Sie sie in Ziele, Aktivitäten und Aktionspunkte mit der ClickUp-Prozesslandkarten-Vorlage Notieren Sie jede Unzulänglichkeit/Unwirtschaftlichkeit in jedem Schritt. In der Kreditorenbuchhaltung könnte zum Beispiel das Hochladen von Rechnungen in das ERP-System zu lange dauern, so dass es reif für eine Automatisierung ist. In der Marketingabteilung könnten einige Entwürfe nicht markengerecht sein, so dass bessere Qualitätskontrollmaßnahmen erforderlich sind.
**Fragen Sie, warum der Prozess so ist, wie er ist. Oft ändern Betriebsteams bestehende Prozesse, ohne den aktuellen Prozess genau zu verstehen.
Dies kann katastrophale Auswirkungen auf andere Teile des Prozesses oder andere damit verbundene Prozesse haben.
Sobald Sie diese Analyse dokumentiert haben, bilden Sie die Prozesse ab visuell. Beziehen Sie verwandte Prozesse mit ein, um die gesamte Landschaft zu verstehen.
Verwenden Sie eine Gantt-Diagramm um sie über eine gewisse Zeit zu verteilen. Dies hilft uns, diese Prozesse klar zu sehen und sie auf verschiedene Szenarien zu verteilen.
Die Gantt-Diagramm-Ansicht in ClickUp ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu planen, den Projektfortschritt zu verfolgen, Fristen zu verwalten und Engpässe zu beseitigen.
3. Brainstorming zur Verbesserung von Geschäftsprozessen
Überlegen Sie sich verschiedene Verbesserungen, die Sie an den ineffizienten Geschäftsprozessen vornehmen können. Bitten Sie das Projektteam um Vorschläge - oft wissen sie am besten, was sie brauchen.
Lassen Sie sich von anderen Abteilungen inspirieren, die dieses Problem vielleicht schon gelöst haben. Prüfen Sie alle möglichen Lösungen.
Eine solide mindmap ist eine großartige Möglichkeit, all diese Ideen zu dokumentieren, ohne Angst vor einer leeren Seite oder den Zwängen von Zeilen und Spalten zu haben.
Planen und organisieren Sie Projekte, Ideen oder bestehende Aufgaben in ClickUp für die ultimative visuelle Gliederung
4. Setzen Sie Prioritäten für Verbesserungen
Sobald Sie eine Liste möglicher Prozessoptimierungen haben, besprechen Sie diese im Detail. Ermitteln Sie die Maßnahmen, die am ehesten geeignet sind, das Problem zu lösen und das gewünschte Ergebnis zu erzielen, ohne die betrieblichen und budgetären Grenzen zu überschreiten.
Wenn das Problem beispielsweise in Verzögerungen besteht, die durch das manuelle Hochladen von Papierrechnungen in das ERP-System verursacht werden, könnte die mögliche Prozessverbesserung lauten:
- Die Implementierung eines KI-gesteuerten Scanprogramms, das automatisch Daten extrahiert und das ERP-System aktualisiert. Dies ist mit hohen Kosten und hohem Aufwand verbunden und der ROI ist fraglich
- Aufstockung des Personals für die Erledigung derdateneingabe ist teuer und nicht skalierbar
- Aufforderung an alle Lieferanten, digitale Rechnungen per E-Mail zu versenden. Dies ist mit geringen Kosten, hohem Aufwand und einem langen Änderungszyklus verbunden
Wählen Sie auf der Grundlage Ihrer Prioritäten und Beschränkungen die für Sie geeignete Lösung.
5. Testen Sie die Prozessverbesserungen
Bevor Sie die Prozessverbesserungen umsetzen, sollten Sie sie in kleinerem Rahmen testen. Sie können dies tun, indem Sie die Änderungen bei einer kleinen Gruppe von Benutzern oder für einen kurzen Zeitraum anwenden.
Beobachten Sie die Reaktionen der Benutzer auf die Verbesserungen. Messen Sie die Ergebnisse. Sammeln Sie qualitatives und quantitatives Feedback von allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Ihre Absichten erfüllt werden.
Ziehen Sie benutzerdefinierte Felder per Drag & Drop in die Formularansicht, um umfassende Umfragen zu erstellen oder Feedback in ClickUp 3.0 zu sammeln
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6. Implementieren und Verbessern
Wenn Ihr Test erfolgreich war, implementieren Sie ihn für die gesamte Organisation und bereiten Sie gleichzeitig das Änderungsmanagement vor.
- Informieren Sie alle Beteiligten über die von Ihnen vorgenommenen Änderungen
- Fordern Sie sie auf, Fragen zu stellen und proaktiv zu antworten
- Richten Sie ein System ein, um Probleme zu lösen, die aufgrund der von Ihnen durchgeführten Prozessoptimierung auftreten könnten
- Entwickeln Sie Messgrößen und Mechanismen, um die Ergebnisse in großem Umfang zu messen
Überwachen Sie vor allem, wie die einzelnen Benutzer den neuen Prozess annehmen. Ermitteln Sie potenzielle Möglichkeiten zur weiteren Optimierung. Halten Sie Ihren Posteingang offen für Feedback.
Vorteile und Herausforderungen der Prozessoptimierung
Prozessoptimierung kann ein komplexes Unterfangen sein. Es geht darum, kleine, aber signifikante Änderungen an Prozessen vorzunehmen, die Menschen täglich, oft unbewusst, durchführen. Jede Prozessoptimierung bringt ein gewisses Maß an Störung mit sich.
Der einzige Unterschied zwischen erfolgreichen Optimierungen und anderen besteht darin, dass die Ergebnisse die Auswirkungen der Störung überwiegen. Eine gute Prozessoptimierung kann Ihnen auf eine der folgenden Arten zugute kommen.
Vorteile der Prozessoptimierung
Ein Beispiel für einen Verkaufsprozess in einer Organisation
- Minimierung von Ineffizienzen: In den meisten Fällen besteht der größte Vorteil der Prozessoptimierung darin, dass Ineffizienzen beseitigt werden. Sie reduziert den Zeitaufwand, den manuellen Aufwand, den Verlust an Durchsatz usw. und ermöglicht es den Teams, mit weniger mehr zu erreichen.
- Kosteneinsparungen: Optimierte Prozesse minimieren Verschwendung und verhindern Produktivitätsverluste als Teil des Prozesses. Das spart Kosten für das Unternehmen. Wenn ein Entwickler beispielsweise sechs Stunden auf die Bereitstellung einer Cloud-Umgebung wartet, kann eine Reduzierung dieser Wartezeit zu Einsparungen bei Produktivität und Vergütung führen.
- Verbesserung der Qualität: Ein stabiler Prozess ist die Grundlage für eine gute Qualität der Ergebnisse. Die Prozessoptimierung stellt sicher, dass alle Qualitätsverfahren eingehalten werden, wodurch das Endprodukt verbessert wird.
- Förderung der Zusammenarbeit: Ein Prozess besteht zwar in der Regel aus einer Reihe von Schritten, aber in vielen Fällen arbeiten mehrere Personen oder Teams zusammen. Ein optimierter Prozess erfordert einen nahtlosen Wissensaustausch und eine nahtlose Übergabe zwischen diesen Personen. Kontinuierliche Prozessoptimierung ermöglicht dies und fördert eine stärkere Zusammenarbeit.
- Risikominimierung: Der oft übersehene Vorteil der Prozessoptimierung ist ihre Fähigkeit, Risiken erheblich zu verringern. Bei Finanzdienstleistungen kann ein gut optimierter Prozess Betrug verhindern. Im Gesundheitswesen kann er Leben retten. In der Softwarebranche kann sie Sicherheitsverletzungen minimieren und den Datenschutz, die Vertraulichkeit, die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften stärken.
Ein operativer Eingriff, der solche außergewöhnlichen Vorteile bringen kann, ist nicht ohne Herausforderungen. Lassen Sie uns erkunden, welche Herausforderungen Sie auf Ihrem Weg zur Prozessoptimierung wahrscheinlich erwarten und wie Sie diese meistern können.
Herausforderungen der Prozessoptimierung
- Begrenzte Sicht auf den Prozess: Häufig werden Prozesse, die als ineffizient angesehen werden, vorschnell geändert. Sie nehmen also Änderungen vor, ohne deren Auswirkungen auf die Menschen, die Prozesse und die damit verbundenen Arbeitsabläufe zu verstehen. Stellen Sie sich vor, Sie verlegen die Cafeteria auf die Terrasse, um Licht zu sparen, weil es dort keinen Zugang für Rollstuhlfahrer gibt. Solche Änderungen können kontraproduktive Folgen haben.
- Prozesskomplexität: Nicht alle Prozesse sind einfach und sequenziell. Daher kann die Änderung eines Schrittes den Rest des komplexen Prozesses wie einen Kartenstapel zum Einsturz bringen.
- Widerstand gegen Veränderungen: Menschen wehren sich oft gegen Veränderungen, auch wenn sie sie nicht rundweg ablehnen. Unterbewusst folgen sie möglicherweise weiterhin dem alten Verfahren, was zu Ineffizienzen für sie selbst und andere führt.
- Unzureichender ROI: Die meisten Prozessoptimierungsprogramme zielen auf einen Return on Investment in Form von Umsatzsteigerung, Produktivität, Geschwindigkeit usw. ab. Geschäftsprozesse, bei denen eine solche Rendite nicht erkennbar ist, werden unter Umständen ignoriert, wodurch erhebliche Chancen verpasst werden.
- Mangelnde Akzeptanz durch die Führung: Kleine, inkrementelle Änderungen liegen oft außerhalb des Blickfelds der Unternehmensführung. Das macht es schwieriger, solche Prozessoptimierungen zu implementieren und durchzusetzen.
Wie Sie sehen, liegen diese Herausforderungen nicht in der Prozessoptimierung selbst, sondern in deren Umsetzung. Mit dem richtigen werkzeuge zur Prozessverbesserung können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihre Abläufe rationalisieren. So geht's.
Wie man Tools zur Verbesserung der Prozessoptimierung einsetzt
Wir leben in einer Welt der Überlastung mit Tools. Es gibt Dutzende von Tools für die Zusammenarbeit, projektverwaltung kommunikation und so weiter. Nutzen Sie den richtigen Werkzeugsatz, um die Ergebnisse Ihrer Prozessoptimierung zu verbessern.
Steigern Sie die Produktivität mit kollaborativen aufgabenverwaltung durch Zuweisung von Aufgaben, Markierung von Kommentaren und gemeinsame Nutzung von Bildschirmaufnahmen auf einer Plattform
Sammeln Sie genaue und relevante Daten
Die Datenerfassung ist keine einmalige Aktivität. Daher benötigen Sie einen systematischen Ansatz aus mehreren Perspektiven, um Ihre Datenerfassung effektiv zu gestalten.
Führen Sie Umfragen durch, um die Bedenken des Teams in Bezug auf den Prozess, den Sie optimieren möchten, zu verstehen
Verwenden Sie einen Zeiterfasser, um zu messen, wie lange jeder Prozessschritt dauert. Die ClickUp Zeitmessgerät ist ein hervorragendes Werkzeug für diese Aufgabe. Sie können den Timer starten/stoppen oder die verbrauchte Zeit manuell hinzufügen. Sie können dies überall tun - mobil, im Browser oder in nativen Apps.
**Schauen Sie sich die Archive abgeschlossener Projekte an, um mehr darüber zu erfahren, wie die Aufgaben ausgeführt werden. Gehen Sie Kommentare und Checklisten durch, um die aktuellen Prozesse zu analysieren.
Effektiv zusammenarbeiten
Kein Prozess kann ohne Zusammenarbeit erfolgreich optimiert werden, sei es beim Sammeln von Daten, beim Brainstorming, bei der Umsetzung der Änderung oder beim Messen der Ergebnisse. Machen Sie dies mit modernen Tools für die Zusammenarbeit richtig.
Verwenden ClickUp Notepad um Notizen zu machen und sie mit dem Team zu teilen. Und was noch? Verwenden Sie den AI-Werkzeuge um sie ebenfalls zu überprüfen und zusammenzufassen.
Thread-Zusammenfassung in ClickUp AI
Nutzen Sie Tools wie die ClickUp Whiteboards, um Geschäftsprozesse zu visualisieren. Ziehen Sie Schritte per Drag & Drop, fügen Sie Abhängigkeiten hinzu und machen Sie sie für alle sichtbar, um sie zu kommentieren. So entsteht eine umfassende Sichtbarkeit, die alle Beteiligten auf den gleichen Stand bringt!
Sie können auch Folgendes verwenden ClickUp Mind Maps um potenzielle Verbesserungen zu simulieren und die Teams auch Anmerkungen machen zu lassen.
Ideen debattieren. Änderungen an einem Dokument vorschlagen, wie ClickUp Docs und laden die Teammitglieder zur Überprüfung und zum Feedback ein. Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um alle von Ihnen vorgeschlagenen Verbesserungen zu diskutieren und die Vor- und Nachteile asynchron zu untersuchen.
Planen und präsentieren Sie bessere Prozesse in Ihren Teams
Herausforderungen rund um den Widerstand gegen veränderung und Führung mit besserer Planung, Präsentation und Kommunikation lässt sich die Akzeptanz verbessern. Wir haben die richtigen Werkzeuge dafür!
Nutzen Sie die ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht um den Prozess im Zeitverlauf zu visualisieren. Erstellen Sie Vorher- und Nachher-Ansichten, um zu zeigen, welchen Unterschied die Prozessoptimierung macht. Dies hilft den Teams, sich die potenziellen Vorteile einer Änderung vorzustellen.
Streamline verbundene Prozesse mit ClickUp-Abhängigkeiten . Verknüpfung von Aufgaben, Kunden, Aufträgen, Geschäften, Benutzern, Fehlerberichten, Dokumenten, usw. Sehen Sie alle Beziehungen und Abhängigkeiten an einem Ort, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Verwenden ClickUp-Automatisierungen um die lästige Arbeit zu erledigen. Ändern Sie automatisch Zuweisungen und Prioritäten und wenden Sie Tags an, um das Prozessoptimierungsprogramm zu beschleunigen. Lösen Sie Aufgaben basierend auf einer beliebigen Aktion oder Bedingung aus.
ClickUp ist die einzige Produktivitätsplattform, die Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zusammenfasst. Mit einer Vielzahl integrierter Funktionen, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Prozesse geben, ist ClickUp der beste Ort, um Ihr Prozessoptimierungsprojekt zu beginnen.