Die Idee, die Arbeit konsequent, regelmäßig und schrittweise zu verbessern, ist allgegenwärtig. Toyota führte Kaizen ein, Motorola schuf Six Sigma, und Agile Engineering Teams arbeiten mit kontinuierlicher Verbesserung.
Das übergreifende Thema ist die ständige Verbesserung, um eine Stagnation in Ihrem Geschäft zu verhindern.
Diese Verbesserungen können eine Vielzahl von Formularen umfassen. Sie können so einfach sein wie die Verlagerung bestimmter Produkte an die Impulskauf-Theke in einem Supermarkt oder die Umgestaltung der gesamten Montagelinie zur Verringerung des Abfalls.
Wie auch immer, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Sie können erhebliche effizienzsteigerungen indem Sie Ihren Prozessen Aufmerksamkeit schenken und sie regelmäßig optimieren.
Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie Konzepte und Methoden zur Prozessoptimierung nutzen können, um Ihre Geschäfte zu rationalisieren.
Was ist Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung ist die kontinuierliche Tätigkeit des Beobachtens, Verstehens, Verbesserns, Testens und Rationalisierens von Geschäftsprozessen mit dem Ziel, die gewünschten Geschäftsergebnisse wie Durchsatz, Effizienz, Produktivität, Rentabilität oder Kosten-/Abfallreduzierung zu maximieren.
Arten der Prozessoptimierung
Je nach Prozess, Umfang, Auswirkungen, beteiligten Schritten und Zielen des Geschäfts gibt es verschiedene Methoden der Prozessoptimierung. Einige der gängigsten Arten der Prozessoptimierung sind:
Punktoptimierung
Einige Situationen können schnell optimiert werden - durch das Erkennen von Lücken und das Ergreifen sofortiger Schritte, um diese zu beheben. Instanz, wenn ein Projektmanager feststellt, dass einige Aufgaben fehlen, könnte er eine Checkliste einrichten.
Erstellen Sie einfache Checklisten aus Aufgaben in Ihrem Workspace, um Prioritäten, Status und wichtige Termine schnell durchzugehen
Systemoptimierung
Einige andere benötigen einen strategischeren Ansatz. Ein technischer Leiter, der Dutzende von Microservices in der Cloud bereitstellt, möchte vielleicht den gesamten Prozess genau untersuchen, um die ineinandergreifenden Schritte zu verstehen und ganzheitliche Verbesserungen vorzunehmen.
Erstellen Sie Ihren Support-Prozess in ClickUp's Mindmaps-Tool, um den gesamten Workflow zu visualisieren
Schlanke Optimierung
Die durch die Kaizen-Methode populär gewordene schlanke Optimierung konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung. Dies wird häufig durch Automatisierung, Zusammenarbeit und rationalisierung von Workflows .
Automatisierungen lösen automatisch Ergebnisse aus, wenn eine Aktion in ClickUp stattfindet
Prozessoptimierung
In der Softwaretechnik und -entwicklung werden Daten und kontinuierliche Überwachung genutzt, um Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren.
Six-Sigma-Optimierung
Hier geht es in der Regel um Konsistenz und die Nutzung von Daten zur Ermittlung von Fehlern und Abweichungen.
Modellierung von Prozessen und Simulation
Einer der am häufigsten verwendeten Schritte in den meisten Prozessoptimierungsprogrammen ist die Visualisierung und das aktive Testen verschiedener Versionen von Prozessverbesserungen, um die beste Version zu ermitteln.
Unabhängig von ihrer Art bleiben die grundlegenden Schritte bei der Gestaltung einer effektiven Prozessoptimierung konstant. Das werden wir als nächstes besprechen.
Prozessoptimierungstechniken
1. Identifizieren und priorisieren Sie die zu optimierenden Prozesse
Jeder Prozess hat das Potenzial, optimiert zu werden. Ein guter Business-Analyst weiß, was zu optimieren ist und wann. Als Best Practice sollten Sie den Projekt Teams zunächst die folgenden Fragen stellen.
- Welche Business-Prozesse dauern zu lange?
- Welche Prozesse scheitern zu oft?
- Wo kommt es zu Verschwendung?
- Welche Teams warten auf Informationen/Genehmigungen usw.?
- Welche Prozesse führen nicht zu Ergebnissen, die den in der Organisation festgelegten Standards entsprechen?
Diese Fragen sollten Ihnen eine Liste von Prozessen liefern, die optimiert werden müssen. Sobald Sie diese Liste haben, können Sie mit der Priorisierung beginnen. Berücksichtigen Sie dabei drei Faktoren: den Aufwand, die zu erwartende Störung und die möglichen Ergebnisse.
Wenn Sie gerade erst mit der Optimierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen beginnen, sollten Sie diejenigen priorisieren, die einen geringen Aufwand erfordern, nur minimale Störungen verursachen und mittlere bis hohe Ergebnisse liefern.
ClickUp-Wirkungs-Aufwand-Matrix
soll Ihnen helfen, die Auswirkungen und Kosten schnell und genau zu bewerten, damit Sie wissen, welche Prozesse die höchste Priorität haben sollten.
Dies hilft Ihnen, Änderungen vorzunehmen, ohne den Karren aus dem Dreck zu ziehen, und gleichzeitig Ergebnisse zu demonstrieren.
Wenn Sie über ein ausgereiftes workflow-Optimierung wenn Sie ein Programm zur Workflow-Optimierung entwickeln, wählen Sie möglicherweise Business-Prozesse, die einen hohen Aufwand erfordern und eine hohe Störung verursachen, aber gleichzeitig ein hohes Ergebnis liefern. Das Risiko der Unterbrechung kann sich lohnen, wenn man die Ergebnisse bedenkt, die damit erzielt werden.
2. Analysieren und kartieren Sie den aktuellen Prozess
Während der Durchführung des vorherigen Schritts haben Sie vielleicht die Grundlagen des Prozesses verstanden. Jetzt ist es an der Zeit, ihn gründlicher zu analysieren.
Listen Sie jeden Schritt des Prozesses so detailliert wie möglich auf. Sprechen Sie mit den Projekt Teams. Wenn sie mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten, sprechen Sie auch mit ihnen.
Visualisieren Sie, wie Aufgaben in jede Phase des Projekts fließen, und kategorisieren Sie sie in Ziele, Aktivitäten und Elemente für Aktionen mit der ClickUp Prozess Karte Vorlage Notieren Sie jede Unzulänglichkeit/Unwirtschaftlichkeit in jedem Schritt. Zum Beispiel könnte in einem Kreditorenbuchhaltungsprozess das Hochladen von Rechnungen in das ERP-System zu lange dauern, so dass es reif für eine Automatisierung ist. In der Marketingabteilung könnten einige Entwürfe nicht markengerecht sein, was eine bessere maßnahmen zur Qualitätskontrolle .
Fragen Sie, warum der Prozess so ist, wie er ist. Oft ändern operative Teams bestehende Prozesse, ohne den aktuellen Prozess genau zu verstehen.
Dies kann katastrophale Auswirkungen auf andere Teile des Prozesses oder andere damit verbundene Prozesse haben.
Sobald Sie diese Analyse dokumentiert haben, karten Sie die Prozesse visuell. Beziehen Sie verwandte Prozesse mit ein, um die gesamte Landschaft zu verstehen.
Verwenden Sie eine Gantt Diagramm um sie über eine gewisse Zeit zu verteilen. Das hilft uns, diese Prozesse klar zu sehen und sie über verschiedene Szenarien zu legen.
Die Gantt-Ansicht in ClickUp ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu planen, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, Termine zu verwalten und Engpässe zu beseitigen.
3. Brainstorming zur Verbesserung von Business-Prozessen
Überlegen Sie, wie Sie die ineffizienten Geschäftsprozesse verbessern können. Bitten Sie das Projekt Team um Vorschläge - oft wissen sie am besten, was sie brauchen.
Lassen Sie sich von anderen Abteilungen inspirieren, die dieses Problem vielleicht schon gelöst haben. Prüfen Sie alle möglichen Lösungen.
Eine solide mindmap ist eine großartige Möglichkeit, all diese Ideen zu dokumentieren, ohne Angst vor einer leeren Seite oder den Zwängen von Zeilen und Spalten zu haben.
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4. Setzen Sie Prioritäten für Verbesserungen
Sobald Sie eine Liste möglicher Prozessoptimierungen erstellt haben, sollten Sie diese im Detail besprechen. Ermitteln Sie die Maßnahmen, die am ehesten geeignet sind, das Problem zu lösen und das gewünschte Ergebnis zu erzielen, ohne die betrieblichen und budgetären Grenzen zu überschreiten.
Wenn das Problem beispielsweise in Verzögerungen besteht, die durch das manuelle Hochladen von Papierrechnungen in das ERP-System verursacht werden, könnte die mögliche Prozessverbesserung lauten:
- Die Implementierung eines KI-gestützten Scanprogramms, das automatisch Daten extrahiert und das ERP-System aktualisiert. Dies ist mit hohen Kosten und hohem Aufwand verbunden, wobei der ROI fraglich ist
- Aufstockung des Personals, um diedateneingabe ist teuer und nicht skalierbar
- Aufforderung an alle Lieferanten, digitale Rechnungen per E-Mail zu versenden. Dies ist kostengünstig, mit hohem Aufwand verbunden und hat einen langen Zyklus zur Umstellung
Wählen Sie auf der Grundlage Ihrer Prioritäten und Beschränkungen die für Sie geeignete Lösung.
5. Testen Sie die Prozessverbesserungen
Bevor Sie die Prozessverbesserungen umsetzen, sollten Sie sie in kleinerem Rahmen testen. Zu erledigen wäre dies, indem Sie die Änderungen auf eine kleine Gruppe von Benutzern oder für einen kurzen Zeitraum anwenden.
Beobachten Sie die Reaktionen der Benutzer auf die Verbesserungen. Messen Sie die Ergebnisse. Sammeln Sie qualitatives und quantitatives Feedback von allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass Ihre Absichten erfüllt werden.
Ziehen Sie benutzerdefinierte Felder per Drag & Drop in die Ansicht "Formular", um umfassende Umfragen zu erstellen oder Feedback in ClickUp 3.0 zu sammeln
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6. Implementieren und Verbessern
Wenn Ihr Test erfolgreich war, implementieren Sie ihn für die gesamte Organisation und bereiten Sie gleichzeitig das Änderungsmanagement vor.
- Informieren Sie alle Beteiligten über die von Ihnen vorgenommenen Änderungen
- Fordern Sie sie auf, Fragen zu stellen und proaktiv zu antworten
- Richten Sie ein System ein, um Probleme zu lösen, die aufgrund der von Ihnen durchgeführten Prozessoptimierung auftreten könnten
- Entwickeln Sie die Metriken und Mechanismen, um die Ergebnisse in großem Umfang zu messen
Beobachten Sie vor allem, wie jeder Benutzer den neuen Prozess annimmt. Ermitteln Sie potenzielle Möglichkeiten zur weiteren Optimierung. Halten Sie Ihren Posteingang für Rückmeldungen offen.
Vorteile und Herausforderungen der Prozessoptimierung
Prozessoptimierung kann ein komplexes Unterfangen sein. Es geht darum, kleine, aber signifikante Änderungen an Prozessen vorzunehmen, die Menschen täglich, oft unbewusst, durchführen. Jede Prozessoptimierung bringt ein gewisses Maß an Störung mit sich.
Der einzige Unterschied zwischen erfolgreichen Optimierungen und anderen ist, dass die Ergebnisse die Auswirkungen der Störung überwiegen. Eine gute Prozessoptimierung kann Ihnen auf eine der folgenden Arten zugute kommen.
Vorteile der Prozessoptimierung
Ein Beispiel für einen Verkaufsprozess in einer Organisation
- Minimierung von Ineffizienzen: In den meisten Fällen besteht der größte Vorteil der Prozessoptimierung darin, dass Ineffizienzen beseitigt werden. Sie reduziert Zeit, manuellen Aufwand, Durchsatzverluste usw., damit Teams mit weniger mehr erledigen können.
- Kosteneinsparungen: Optimierte Prozesse minimieren Verschwendung und verhindern Produktivitätsverluste als Teil des Prozesses. Das spart Kosten für das Unternehmen. Wenn ein Entwickler beispielsweise sechs Stunden auf die Bereitstellung einer Cloud-Umgebung wartet, kann eine Reduzierung dieser Zeitspanne zu Einsparungen bei Produktivität und Vergütung führen.
- Verbesserung der Qualität: Ein stabiler Prozess ist die Grundlage für eine gute Qualität der Ergebnisse. Die Prozessoptimierung stellt sicher, dass alle Qualitätsverfahren eingehalten werden, wodurch das Endprodukt verbessert wird.
- Förderung der Zusammenarbeit: Während ein Prozess in der Regel aus einer Reihe von Schritten besteht, sind an vielen Prozessen mehrere Personen oder Teams beteiligt, die zusammenarbeiten. Ein optimierter Prozess erfordert ein nahtloses Freigeben von Wissen und eine reibungslose Übergabe zwischen diesen Personen. Kontinuierliche Prozessoptimierung ermöglicht dies und fördert eine stärkere Zusammenarbeit.
- Risikominimierung: Der oft übersehene Vorteil der Prozessoptimierung ist ihre Fähigkeit, Risiken erheblich zu verringern. Bei Finanzdienstleistungen kann ein gut optimierter Prozess Betrug verhindern. Im Gesundheitswesen kann er Leben retten. In der Softwarebranche können Sicherheitslücken minimiert und Datenschutz, Vertraulichkeit, Sicherheit und Compliance gestärkt werden.
Ein operativer Eingriff, der solche außergewöhnlichen Vorteile bringen kann, ist nicht ohne Herausforderungen. Lassen Sie uns erkunden, welche Herausforderungen Sie auf Ihrem Weg zur Prozessoptimierung wahrscheinlich erwarten und wie Sie diese meistern können.
Herausforderungen der Prozessoptimierung
- Limitierte Ansicht des Prozesses: Häufig werden Prozesse, die als ineffizient angesehen werden, vorschnell geändert. Sie nehmen also Änderungen vor, ohne deren Auswirkungen auf die Menschen, den Prozess und die damit verbundenen Arbeitsabläufe zu verstehen. Stellen Sie sich vor, Sie verlegen die Cafeteria auf die Terrasse, um Licht zu sparen, weil es dort keinen Zugang für Rollstuhlfahrer gibt. Solche Änderungen können kontraproduktive Folgen haben.
- Prozesskomplexität: Nicht alle Prozesse sind einfach und sequenziell. Daher kann die Änderung eines Schrittes dazu führen, dass der Rest des komplexen Prozesses wie ein Stapel Karten zusammenfällt.
- Widerstand gegen Veränderungen: Menschen wehren sich oft gegen Veränderungen, auch wenn sie sie nicht rundweg ablehnen. Unterbewusst folgen sie möglicherweise weiterhin dem alten Verfahren, was zu Ineffizienzen für sie selbst und andere führt.
- Unzureichender ROI: Die meisten Prozessoptimierungsprogramme zielen auf einen Return on Investment in Form von Umsatzsteigerung, Produktivität, Geschwindigkeit usw. ab. Business-Prozesse, bei denen eine solche Rendite nicht erkennbar ist, werden unter Umständen ignoriert, so dass ihnen wichtige Chancen entgehen.
- Mangelnde Akzeptanz durch die Führung: Kleine, inkrementelle Änderungen liegen oft außerhalb des Blickfelds der Unternehmensführung. Das macht es schwieriger, solche Prozessoptimierungen zu implementieren und durchzusetzen.
Wie Sie sehen, liegen diese Herausforderungen nicht in der Prozessoptimierung selbst, sondern in deren Umsetzung. Mit dem richtigen tools zur Prozessverbesserung können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihre Abläufe rationalisieren. Und so geht's.
Wie man Tools zur Verbesserung der Prozessoptimierung einsetzt
Wir leben in einer Welt des Tool-Überflusses. Es gibt Dutzende von Tools für die Zusammenarbeit, projektmanagement kommunikation und so weiter. Setzen Sie die richtigen Tools ein, um die Ergebnisse Ihres Aufwands für die Prozessoptimierung zu verbessern.
Steigern Sie Ihre Produktivität mit kollaborativen aufgabenmanagement durch Zuweisung von Aufgaben, Kennzeichnung von Kommentaren und Freigeben von Bildschirmaufzeichnungen auf einer einzigen Plattform
Sammeln Sie genaue und relevante Daten
Die Datenerfassung ist keine einmalige Aktivität. Daher benötigen Sie einen systematischen Ansatz aus mehreren Perspektiven, um Ihre Datenerfassung effektiv zu gestalten.
Führen Sie Umfragen durch, um die Bedenken des Teams in Bezug auf den Prozess, den Sie optimieren möchten, zu verstehen
Verwenden Sie eine Zeiterfassung, um zu messen, wie lange die einzelnen Schritte des Prozesses dauern. Die ClickUp Zeiterfassung ist ein hervorragendes tool, um dies zu erledigen. Sie können den Timer starten/stoppen oder die verbrauchte Zeit manuell hinzufügen. Sie können dies überall erledigen - mobil, im Browser oder in nativen Apps.
**Schauen Sie sich fertiggestellte Projekte an, um mehr darüber zu erfahren, wie die Aufgaben durchgeführt werden. Gehen Sie Kommentare und Checklisten durch, um die aktuellen Prozesse zu analysieren.
Effektiv zusammenarbeiten
Kein Prozess kann ohne Zusammenarbeit erfolgreich optimiert werden, sei es beim Sammeln von Daten, beim Brainstorming, bei der Umsetzung der Änderung oder beim Messen der Ergebnisse. Zu erledigen ist dies mit modernen Tools für die Zusammenarbeit.
Verwenden ClickUp Notepad um Notizen zu machen und sie für das Team freizugeben. Und was noch? Verwenden Sie den KI-Tools um sie auch zu korrigieren und zusammenzufassen.
Thread-Zusammenfassung in ClickUp AI
Nutzen Sie Tools wie die ClickUp Whiteboards, um Geschäftsprozesse zu visualisieren. Ziehen Sie Schritte per Drag & Drop, fügen Sie Abhängigkeiten hinzu und machen Sie sie für alle sichtbar und kommentierbar. Das schafft umfassende Sichtbarkeit und bringt alle auf ein und dasselbe Board!
Sie können auch Folgendes verwenden ClickUp Mindmaps um potenzielle Verbesserungen zu simulieren und auch Teams Anmerkungen machen zu lassen.
Ideen debattieren. Änderungen an einem Dokument vorschlagen, wie ClickUp Dokumente und laden die Mitglieder des Teams ein, die Dokumente zu überprüfen und Feedback zu geben. Nutzen Sie das Feature "Kommentare", um alle von Ihnen vorgeschlagenen Verbesserungen zu diskutieren und die Vor- und Nachteile asynchron zu erkunden.
Planen und präsentieren Sie bessere Prozesse in Ihren Teams
Herausforderungen rund um den Widerstand gegen veränderung und Führung mit besserer Planung, Präsentation und Kommunikation lässt sich die Akzeptanz verbessern. Wir haben Tools dafür!
Nutzen Sie die ClickUp Gantt-Diagramm-Ansicht um den Prozess im Zeitverlauf zu visualisieren. Erstellen Sie Ansichten von vorher und nachher, um zu zeigen, welchen Unterschied die Prozessoptimierung macht. Auf diese Weise können sich die Teams die potenziellen Vorteile einer Änderung vorstellen.
Verschlankung verbundener Prozesse mit ClickUp-Abhängigkeiten . Verknüpfte Aufgaben, Kunden, Bestellungen, Geschäfte, Benutzer, Fehlerberichte, Dokumente, etc. Sehen Sie alle Beziehungen und Abhängigkeiten an einem Ort, um die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Verwendung ClickUp Automatisierungen zu erledigen die geschäftige Arbeit. Ändern Sie automatisch Mitarbeiter und Prioritäten, und wenden Sie Tags an, um das Prozessoptimierungsprogramm zu beschleunigen. Lösen Sie Aufgaben auf der Grundlage einer beliebigen Aktion oder Bedingung aus.
ClickUp ist die einzige Produktivitätsplattform, die Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zusammenfasst. Mit einer Vielzahl integrierter Features, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Prozesse geben, ist ClickUp der beste Ort, um Ihr Projekt zur Prozessoptimierung zu starten.