Nghiên cứu của McKinsey cho thấy mặc dù nhiều công ty đạt được sự phù hợp giữa sản phẩm và thị trường, nhưng gần 80% trong số đó gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô sau những thành công ban đầu. Lý do là gì? Các hệ thống nội bộ, quy trình và năng lực tổ chức thường không theo kịp tốc độ tăng trưởng.
Điều này có nghĩa là tăng trưởng bùng nổ và duy trì sự tổ chức là hai điều không thể đi đôi với nhau?
Không hẳn vậy. Thực tế, điều ngược lại mới đúng.
Sự tăng trưởng bùng nổ không trừng phạt sự tổ chức — nó trừng phạt sự thiếu tổ chức. Cấu trúc chính là yếu tố biến đà phát triển thành điều bền vững.
Hướng dẫn này phân tích cách 15 công ty đang phát triển nhanh chóng duy trì sự tổ chức trong giai đoạn tăng trưởng bùng nổ.
Bạn sẽ được xem những ví dụ thực tế về các nhóm đã vượt qua giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng bằng cách thiết kế hệ thống có khả năng mở rộng, áp dụng tự động hóa quy trình làm việc và đồng bộ hóa công việc liên chức năng trong một không gian làm việc tập trung. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các hệ thống, công cụ và chiến lược cụ thể mà họ sử dụng — và những điều này bạn có thể áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
Điều gì giúp các công ty đang phát triển nhanh chóng duy trì sự tổ chức?
Khi công ty còn nhỏ, việc tổ chức diễn ra một cách tự nhiên. Bạn có thể gọi to qua phòng để cập nhật thông tin, đang theo dõi tiến độ dự án trên Bảng trắng và lưu trữ các tệp quan trọng trong một thư mục được chia sẻ.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, những hệ thống không chính thức đó sẽ sụp đổ. Đột nhiên, không ai biết tìm bản trình bày bán hàng mới nhất ở đâu. Các kỹ sư đang thực hiện công việc dựa trên các thông số kỹ thuật đã lỗi thời, còn nhân viên mới phải dành cả tháng đầu tiên chỉ để tìm hiểu xem nên hỏi ai về vấn đề gì.
Đây chính là lúc hiện tượng "Work Sprawl" và "Context Sprawl" bắt đầu len lỏi vào.
- Tình trạng "Work Sprawl " xảy ra khi các công việc, tài liệu và thông tin cập nhật được phân tán trên quá nhiều công cụ
- Bối cảnh: Tình trạng “sprawl” xảy ra khi lý do đằng sau công việc bị chôn vùi trong các chủ đề tin nhắn, hộp thư đến và các cuộc họp
Khi công việc bị phân mảnh trên các hệ thống không kết nối và không giao tiếp với nhau, các nhóm sẽ lãng phí thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng để thu thập thông tin cần thiết cho việc cần làm. Đây chính là “kẻ giết người thầm lặng” cản trở sự tăng trưởng năng suất tại các công ty mới thành lập.
Các công ty phát triển nhanh duy trì sự tổ chức bằng cách đối phó với tình trạng hỗn loạn này thông qua các hệ thống được thiết kế có chủ đích. Họ áp dụng các hệ thống có khả năng mở rộng, tập trung hóa thông tin và loại bỏ tình trạng lộn xộn do sử dụng quá nhiều công cụ trước khi điều này làm chậm tiến độ hoạt động. Bạn sẽ thấy họ xây dựng một nguồn thông tin duy nhất, nơi tất cả công việc, kiến thức và giao tiếp đều được tích hợp và quản lý tập trung.
Họ đã nắm vững một số nguyên tắc cơ bản ngay từ đầu:
- Tài liệu tập trung: Tất cả kiến thức — từ chính sách công ty đến bản tóm tắt dự án — đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất và có thể tìm kiếm được
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi công việc, dự án và quyết định đều có một người chịu trách nhiệm rõ ràng cho việc đó
- Chuyển giao công việc tự động hóa: Các quy trình làm việc tự động hóa chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo mà không cần ai phải gửi email nhắc nhở hay tin nhắn trên Slack
- Bảng điều khiển thời gian thực: Ban lãnh đạo có thể nắm bắt trạng thái dự án, khối lượng công việc của nhóm và tiến độ thực hiện mục tiêu chỉ trong nháy mắt, mà không cần phải liên tục theo dõi các bản cập nhật
- Quy trình có khả năng mở rộng: Các hệ thống bạn xây dựng cho một nhóm 50 người sẽ không bị gián đoạn khi bạn tuyển dụng nhân viên thứ 500
Một không gian làm việc tập trung, nơi tích hợp các công việc, tài liệu, giao tiếp và trí tuệ nhân tạo (AI), giúp các nhóm giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và nâng cao sự hợp tác liên chức năng khi mức độ phức tạp ngày càng gia tăng.
📮Thông tin từ ClickUp: 44% số người tham gia khảo sát của chúng tôi chỉ mở từ 1–5 tab khi duyệt web, nhưng 8% lại sống trong “chế độ hỗn loạn” với hơn 31 tab.
Dù không phải lúc nào cũng là chủ ý, nhưng điều này vẫn xảy ra ngay cả với những người giỏi nhất trong chúng ta: một bảng Miro để brainstorming, một tài liệu Google Doc cho quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), một tab quản lý dự án, và sau đó là ChatGPT để hỗ trợ thêm. 👀
Tuy nhiên, mỗi lần chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc cửa sổ đều tạo ra chi phí chuyển đổi , hay còn gọi là gánh nặng tinh thần tiềm ẩn, làm hao mòn khả năng tập trung của bạn và khiến bạn cảm thấy phân tán. Với ClickUp, bạn có thể tập trung tất cả các công cụ của mình: Bảng trắng, tài liệu, công việc, tìm kiếm trên web, các mô hình AI như ChatGPT, Gemini và Claude, cùng nhiều tính năng khác vào một Không gian Làm việc ClickUp duy nhất. Đã đến lúc loại bỏ việc chuyển đổi bối cảnh và đóng vĩnh viễn những tab thừa đó!
15 ví dụ thực tế về các công ty phát triển nhanh vẫn duy trì sự tổ chức
Nói về các hệ thống là một chuyện, nhưng chứng kiến chúng hoạt động trong thực tế lại là chuyện khác. Đây là những câu chuyện phát triển thực tế của các doanh nghiệp thành công đã vượt qua những khó khăn ban đầu trong quá trình mở rộng quy mô. Mỗi câu chuyện đều mang đến một bài học thực tiễn mà bạn có thể áp dụng cho nhóm của mình. 🛠️
Thông tin đầy đủ: Một số trong số này là khách hàng của ClickUp, và họ đã sử dụng ClickUp để tái tổ chức công việc theo cách giúp sự phát triển trở thành lợi thế, chứ không phải là rào cản.
1. Cartoon Network
- Họ là ai: Một thương hiệu truyền thông toàn cầu hàng đầu chuyên sản xuất và phát hành nội dung đa phương tiện
- Thách thức của họ: Nhóm truyền thông xã hội phải xoay xở với nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau cho các công đoạn lập kế hoạch, triển khai và đăng tải, dẫn đến tình trạng cập nhật trùng lặp và thiếu sự hiển thị trong công việc
- Giải pháp: Họ đã tập trung tất cả các hoạt động lập kế hoạch, quản lý công việc, tệp đính kèm và báo cáo vào một không gian làm việc duy nhất (sử dụng ClickUp), giúp mọi người có được một nguồn thông tin chính xác duy nhất
- Kết quả/bài học rút ra: Thời gian để tạo và đăng tải nội dung đã giảm khoảng 50%, và nhóm đã tăng gấp đôi số lượng kênh mạng xã hội mà họ quản lý với cùng số lượng nhân sự. Việc tập trung công việc và chuẩn hóa chế độ xem làm việc giúp loại bỏ những nỗ lực lãng phí và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc
2. Pigment
- Họ là ai: Một công ty phần mềm lập kế hoạch kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, với kích thước nhóm nhân viên tăng vọt sau vòng gọi vốn Series B
- Thách thức của họ: Sự gia tăng nhanh chóng về số lượng nhân viên đã gây áp lực lên quá trình tiếp nhận nhân viên mới, giao tiếp giữa các nhóm và nhịp độ hoạt động
- Giải pháp: Họ đã áp dụng một nền tảng làm việc thống nhất (ClickUp) để đồng bộ hóa các nhóm, chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch liên nhóm và kết nối tài liệu với quá trình thực thi
- Kết quả/bài học rút ra: Hiệu quả quá trình onboarding tăng 88%, chu kỳ xử lý lỗi giảm 83% và hiệu quả giao tiếp trong nhóm cải thiện 20%. Việc xây dựng các quy trình có khả năng mở rộng và chia sẻ tính minh bạch trong hoạt động giúp ngăn chặn các điểm nghẽn trong quá trình onboarding và sự đồng bộ hóa khi doanh nghiệp tăng trưởng bùng nổ
3. Spotify
- Họ là ai: Một trong những nền tảng phát nhạc trực tuyến lớn nhất thế giới với hàng triệu người dùng trên toàn cầu
- Thách thức của họ: Khi Spotify mở rộng quy mô, họ cần duy trì tốc độ đổi mới nhanh chóng mà không để các nhóm bị kẹt trong các quy trình phê duyệt rườm rà hay phải tái thiết lập các hệ thống phân cấp cứng nhắc
- Giải pháp: Họ tổ chức các nhóm kỹ thuật và sản phẩm thành các “squads”. Squads là những nhóm nhỏ, tự chủ, đa chức năng, chịu trách nhiệm về một tính năng hoặc nhiệm vụ cụ thể. Họ nhóm các squads lại thành các tribes để duy trì sự liên kết và phối hợp. Cấu trúc này mang lại cho các nhóm sự tự do và một ngôn ngữ chung trong công việc, giúp tránh được tình trạng “các silo” thường xuất hiện khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
- Kết quả/bài học rút ra: Tự chủ có thể thúc đẩy tốc độ và sự đổi mới, nhưng nếu thiếu sự minh bạch và các quy trình tài liệu chung, các nhóm làm việc độc lập có nguy cơ hoạt động tách biệt. Cách tiếp cận của Spotify cho thấy việc trao quyền sở hữu cho các nhóm sẽ hiệu quả khi thông tin và bối cảnh được chia sẻ theo luồng tự do giữa các nhóm
👀 Bạn có biết không? Các nhóm (Squads) tại Spotify có thể tự chọn phương pháp công việc của mình, dù là Scrum, Kanban hay một phương pháp hoàn toàn khác. Điều này có nghĩa là hai nhóm có thể tuân theo các quy trình hoàn toàn khác nhau ngay cả trong cùng một công ty!
4. GitLab
- Họ là ai: Một công ty tiên phong trong lĩnh vực công nghệ về mô hình công việc hoàn toàn từ xa, với hàng nghìn nhân viên tại hàng chục quốc gia
- Thách thức của họ: Khi mọi người đều làm việc từ xa, việc đảm bảo mọi người đồng bộ với nhau mà không cần dựa vào các cuộc họp hay các cuộc hội thoại đồng bộ là một thách thức lớn
- Giải pháp: GitLab đã xây dựng một văn hóa “ưu tiên cẩm nang”, trong đó gần như mọi chính sách, quy trình và quyết định đều được ghi chép lại và công khai cho mọi người truy cập. Thay vì giao tiếp bằng lời nói hoặc theo kiểu “mỗi bộ phận một ngóc ngách”, cẩm nang chính là tài liệu tham khảo chính thức cho việc đào tạo nhân viên mới, các quy tắc và các thực hành của công ty.
- Kết quả/bài học rút ra: Tài liệu công khai và có thể tìm kiếm trở thành nguồn thông tin chính xác duy nhất trong các công ty làm việc từ xa và phân phối, giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và cho phép mọi người tìm thấy câu trả lời mà không làm gián đoạn công việc của đồng nghiệp
5. Netflix
- Họ là ai: Một dịch vụ giải trí toàn cầu cung cấp nội dung trực tuyến cho hàng trăm triệu người đăng ký
- Thách thức của họ: Sự đổi mới nhanh chóng và việc mở rộng quy mô toàn cầu đòi hỏi cả sự tự do cho các nhóm để hành động nhanh chóng và một cách thức chia sẻ bối cảnh để các quyết định luôn phù hợp với chiến lược
- Giải pháp: Netflix đã xây dựng một văn hóa “tự do và trách nhiệm ,” nơi nhân viên có quyền tự chủ nhưng được kỳ vọng phải nắm rõ các ưu tiên của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả. Các nhà lãnh đạo chú trọng việc chia sẻ bối cảnh hơn là việc áp dụng cứng nhắc các quy trình
- Kết quả/bài học rút ra: Khi các nhóm hiểu rõ chiến lược và bối cảnh — chứ không chỉ là các công việc — họ sẽ đưa ra quyết định tốt hơn một cách độc lập. Điều này lật ngược hoàn toàn cách làm việc quan liêu và duy trì sự rõ ràng trong tổ chức ngay cả khi các nhóm ngày càng mở rộng
6. Lids
- Họ là ai: Một thương hiệu bán lẻ đang mở rộng nhanh chóng, nổi tiếng với mô hình nhượng quyền và sự phát triển mạng lưới cửa hàng
- Thách thức của họ: Các nhóm thiếu hệ thống theo dõi dự án nhất quán và bị ngập trong các cuộc họp và việc theo dõi để phối hợp các sáng kiến tại cửa hàng
- Giải pháp: Bằng cách thiết lập các quy trình làm việc chuẩn hóa và tập trung công việc trên ClickUp, họ đã thay thế các bản cập nhật trạng thái lộn xộn bằng các bảng nhiệm vụ và bảng điều khiển có cấu trúc rõ ràng
- Kết quả/bài học rút ra: Các cuộc họp hàng tuần trở nên hiệu quả hơn 66%, và các nhóm cùng nhau tiết kiệm được hơn 100 giờ mỗi tuần. Việc chuẩn hóa các sản phẩm giao cho khách hàng và quy trình giao tiếp giúp nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tại các tổ chức có mô hình làm việc phân tán
“Tôi đã kết nối tất cả các nhà cung cấp của chúng tôi trên ClickUp. Mỗi nhà cung cấp đều có một bảng theo dõi riêng, và khi tôi có một dự án cửa hàng mới cần các nhà thầu tham gia đấu thầu, tôi sẽ đăng dự án đó lên bảng theo dõi của họ. Điều này giống như một yêu cầu đấu thầu dưới dạng khảo sát. Họ gửi báo giá của mình vào ClickUp và tôi sẽ xử lý từ đó.”
“Tôi đã kết nối tất cả các nhà cung cấp của chúng tôi trên ClickUp. Mỗi nhà cung cấp đều có một bảng theo dõi riêng, và khi tôi có một dự án cửa hàng mới cần các nhà thầu tham gia đấu thầu, tôi sẽ đăng dự án đó lên bảng theo dõi của họ. Điều này giống như một yêu cầu đấu thầu dưới dạng khảo sát. Họ gửi báo giá của mình vào ClickUp và tôi sẽ xử lý từ đó.”
7. Shopify
- Họ là ai: Một nền tảng thương mại điện tử hàng đầu hỗ trợ hàng triệu cửa hàng trực tuyến trên toàn thế giới
- Thách thức của họ: Khi số lượng đối tác tăng nhanh chóng, việc đăng ký và thiết lập tài khoản thủ công đã trở thành điểm nghẽn cản trở cả sự thành công của đối tác lẫn hoạt động nội bộ
- Giải pháp: Shopify chú trọng vào quy trình hướng dẫn khởi đầu có cấu trúc và các phương pháp hay nhất, bao gồm hướng dẫn từng bước, chỉ dẫn rõ ràng và các tùy chọn tự động hóa. Điều này đã giúp các chủ cửa hàng mới hoàn thành quá trình thiết lập một cách nhanh chóng và chính xác
- Điểm chính: Sự tăng trưởng về số lượng người dùng đòi hỏi quy trình onboarding có thể dự đoán được và được tự động hóa. Nếu thiếu điều này, việc mở rộng quy mô sẽ bị đình trệ do phải lặp đi lặp lại các công việc thủ công, khiến các nhóm nội bộ kiệt sức. Trong bối cảnh doanh nghiệp, các biểu mẫu tự động và luồng onboarding giúp loại bỏ việc trao đổi thủ công qua lại và đẩy nhanh thời gian mang lại giá trị.
8. Stripe
- Họ là ai: Một công ty cung cấp hạ tầng thanh toán, với các API hỗ trợ các giao dịch cho các doanh nghiệp toàn cầu
- Thách thức của họ: Việc duy trì tài liệu luôn đồng bộ với sự phát triển nhanh chóng của mảng kỹ thuật là một thách thức thường trực đối với các nhóm công nghệ và sản phẩm như của Stripe
- Giải pháp: Stripe ưu tiên các tài liệu dài hạn được cập nhật như một phần của quy trình làm việc và được đóng gói cùng với mã nguồn hoặc tài liệu tham khảo API. Cách tiếp cận có kỷ luật này đảm bảo kiến thức luôn được cập nhật và dễ tìm kiếm, không bị chôn vùi trong các trò chuyện tạm thời
- Bài học rút ra: Tài liệu phải được đối xử như mã: được quản lý phiên bản, duy trì và tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc, nếu không nó sẽ trở nên lỗi thời và vô dụng
🧠 Thông tin thú vị: Stripe coi trọng việc viết lách đến mức họ vận hành một nhánh xuất bản riêng mang tên Stripe Press, và thậm chí còn ra mắt Increment, một tạp chí kỹ thuật chuyên sâu. Đối với Stripe, tư duy rõ ràng không chỉ dừng lại ở các tài liệu — nó còn thể hiện qua các cuốn sách, bài luận và những bài phân tích chuyên sâu được chỉnh sửa công phu.
9. Health Tech Pro
- Họ là ai: Một nền tảng y tế kỹ thuật số và y tế từ xa phục vụ hơn 450.000 hồ sơ bệnh nhân và hơn 2.000 nhà cung cấp dịch vụ y tế
- Thách thức của họ: Các hệ thống bệnh viện và khách hàng doanh nghiệp lớn từ chối ký hợp đồng vì nền tảng này không tuân thủ các tiêu chuẩn HIPAA, SOC 2 và GDPR — khiến doanh thu tiềm năng khoảng 18 triệu USD bị mất đi
- Giải pháp: Họ đã triển khai một chiến lược tuân thủ thống nhất, đạt được cả ba chứng nhận chỉ trong vòng 8 tuần bằng cách xác định các biện pháp kiểm soát kiểm toán trùng lặp và tự động hóa việc theo dõi tuân thủ
- Kết quả/bài học rút ra: Tuân thủ quy định, khi được tích hợp sớm vào quy trình làm việc và cơ sở hạ tầng, sẽ trở thành động lực thúc đẩy tăng trưởng. Đối với các công ty khởi nghiệp, điều này đã mở ra các cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp lớn và thúc đẩy tăng trưởng ARR lên 82% trong vòng 12 tháng
10. Shipt
- Họ là ai: Một mạng lưới giao hàng chuyên xử lý các hoạt động hoàn tất đơn hàng với khối lượng lớn và phân phối tại hơn 5.000 thành phố trên khắp Hoa Kỳ.
- Thách thức của họ: Nhóm Nền tảng Dữ liệu đóng vai trò là trung tâm nội bộ xử lý các yêu cầu dữ liệu trên toàn tổ chức — từ các truy vấn phân tích đến các thông tin chi tiết về hoạt động. Khi số lượng yêu cầu tăng lên, việc theo dõi và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc trở nên hỗn loạn, thông tin quan trọng bị thất lạc, và rất khó để thống nhất về trạng thái hoặc mức độ khẩn cấp của các dự án
- Giải pháp: Họ đã tập trung hóa việc xử lý yêu cầu và sử dụng các biểu mẫu có cấu trúc cùng các quy trình tự động hóa trong ClickUp để tối ưu hóa việc phân công công việc và vòng phản hồi
- Kết quả/bài học rút ra: Với ClickUp làm hệ thống lưu trữ dữ liệu duy nhất, nhóm đã nâng cao hiệu quả hoạt động, xác định rõ các ưu tiên và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên báo cáo thời gian thực. Việc phối hợp thủ công giảm đáng kể, và mức độ hài lòng của nhóm tăng lên vì luồng công việc trở nên rõ ràng hơn và ít gây căng thẳng hơn
11. Chick-fil-A
- Họ là ai: Một trong những chuỗi nhà hàng phục vụ nhanh lớn nhất tại Hoa Kỳ, với hơn 3.000 địa điểm
- Thách thức của họ: Các nhà quản lý phải xoay xở giữa các bảng tính, sổ tay và các hệ thống rời rạc để theo dõi quá trình tiếp nhận nhân viên mới, đào tạo, lập lịch làm việc và các yêu cầu về nhân sự. Sự phân tán này khiến việc đo lường thời gian dành cho công việc quản trị viên hoặc hiểu rõ cách nguồn nhân lực thực sự được sử dụng trở nên khó khăn — làm suy giảm năng suất và giới hạn sự tập trung vào các hoạt động tạo ra doanh thu
- Giải pháp: Nhóm vận hành đã tập trung việc quản lý nhân viên vào Không gian Làm việc ClickUp thống nhất. Họ sắp xếp các tài liệu hướng dẫn nhập môn và đào tạo vào các thư mục và bảng điều khiển có tổ chức, chuẩn hóa quy trình làm việc với các bước thực hiện đáng tin cậy, đồng thời sử dụng biểu mẫu và tự động hóa để xử lý các yêu cầu như nghỉ phép và thăng chức, nhờ đó thông tin được chuyển đến đúng nơi vào đúng thời điểm
- Kết quả/bài học rút ra: Nhờ áp dụng các hệ thống này, các nhà quản lý đã tiết kiệm được hơn 10 giờ mỗi tuần – thời gian trước đây bị mất vào công việc quản trị viên. Chi phí quản lý giảm khoảng 33%, và quy trình đào tạo nhân viên mới nhất quán hơn đã giúp chuỗi cửa hàng này lọt vào top 10% về tỷ lệ giữ chân nhân tài tại tất cả các địa điểm.
12. Made in Cookware
- Họ là ai: Một thương hiệu đồ dùng nhà bếp cao cấp cung cấp các sản phẩm nồi chảo và phụ kiện nhà bếp chất lượng chuyên nghiệp cho cả những người nấu ăn tại nhà lẫn các đầu bếp chuyên nghiệp
- Thách thức của họ: Việc theo dõi vé thủ công và các công cụ không đồng bộ đã làm chậm thời gian phản hồi và khiến việc duy trì tính nhất quán trở nên bất khả thi
- Giải pháp: Danh sách công việc tập trung, tự động hóa phân loại yêu cầu hỗ trợ và quy trình làm việc có cấu trúc trong ClickUp đã thay thế phương pháp theo dõi ngẫu hứng
- Kết quả/bài học rút ra: Họ đã tiết kiệm được 3–5 phút cho mỗi yêu cầu hỗ trợ, đạt tỷ lệ áp dụng khoảng 80% trong vòng chưa đầy bốn tháng và hoàn thành một dự án di chuyển dữ liệu quy mô lớn trước thời hạn. Việc tự động hóa các quy trình bàn giao lặp đi lặp lại và tập trung hóa công việc giúp loại bỏ các trở ngại trong các nhóm vận hành có nhịp độ cao.
Trước đây chúng tôi đã dùng Airtable, Monday, Trello, Notion… mọi thứ thật lộn xộn. Chẳng cái nào hoạt động hiệu quả cả. Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá ClickUp, chúng tôi thực sự không muốn thử thêm bất kỳ giải pháp nào nữa. Chúng tôi nhận ra đây là công cụ tuyệt vời và không cần phải tìm kiếm giải pháp nào khác nữa.
Trước đây chúng tôi đã dùng Airtable, Monday, Trello, Notion… mọi thứ thật lộn xộn. Chẳng cái nào hoạt động hiệu quả cả. Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá ClickUp, chúng tôi thực sự không muốn làm bất kỳ việc gì khác nữa. Chúng tôi nhận ra đây là giải pháp tuyệt vời và không cần phải tìm kiếm thêm bất kỳ lựa chọn nào khác.
13. Lulu
- Họ là ai: Một công ty hàng đầu trong lĩnh vực tự xuất bản và in theo yêu cầu
- Thách thức của họ: Khi các nhóm mở rộng, kiến thức và trách nhiệm bắt đầu bị phân tán trong các tài liệu, trò chuyện và thư mục chia sẻ rời rạc
- Giải pháp: Họ đã chuyển sang sử dụng một nền tảng duy nhất, nơi các hoạt động lập kế hoạch, lập tài liệu, phân công công việc và theo dõi trạng thái được tích hợp trong cùng một hệ thống (đúng vậy, đó chính là ClickUp!)
- Kết quả/bài học rút ra: Tỷ lệ áp dụng nền tảng trên toàn công ty đạt 100%, và hiệu quả công việc tăng 12% nhờ sự minh bạch rõ ràng hơn giữa các bộ phận.
14. Đại học Miami
- Họ là ai: Một trong những cơ sở giáo dục đại học công lập danh tiếng của Mỹ
- Thách thức của họ: Trung tâm Hướng nghiệp của Đại học Miami tổ chức hơn 200 sự kiện dành cho sinh viên mỗi năm, bao gồm hội chợ việc làm, hội thảo, các buổi tọa đàm với cựu sinh viên và các chương trình kết hợp trực tuyến-trực tiếp. Trước khi áp dụng các công cụ có cấu trúc, công việc được phân tán trên email, Tài liệu Google, Formstack và các cuộc họp. Việc chuyển giao kiến thức diễn ra không nhất quán, do đó khi các thành viên trong nhóm rời đi, các bước lập kế hoạch sự kiện thường cũng theo họ ra đi
- Giải pháp: Với ClickUp, nhóm đã áp dụng một không gian làm việc tập trung để thống nhất việc lập kế hoạch sự kiện và hợp tác. Họ đã xây dựng một kho lưu trữ kiến thức về sự kiện, chuẩn hóa quy trình làm việc bằng các mẫu có sẵn và đang theo dõi công việc một cách minh bạch
- Kết quả/bài học rút ra: Trung tâm Hướng nghiệp hiện đang quản lý các danh mục sự kiện phức tạp, kết hợp nhiều hình thức một cách rõ ràng và nhất quán. Nhóm đã mở rộng phạm vi hoạt động, phục vụ hơn 19.000 sinh viên thông qua quy trình minh bạch và có thể lặp lại. Khi công việc và kiến thức được tích hợp chặt chẽ, việc mở rộng quy mô lập kế hoạch, chia sẻ kiến thức tổ chức và duy trì tính nhất quán trong các danh mục phức tạp sẽ trở nên dễ dàng hơn.
15. RevPartners
- Họ là ai: Một công ty dịch vụ chuyên nghiệp đang phát triển, chuyên xây dựng và mở rộng các hoạt động tạo doanh thu cho khách hàng trong các lĩnh vực bán hàng, tiếp thị và vận hành
- Thách thức của họ: Với đội ngũ nhân viên làm việc từ xa và danh sách khách hàng ngày càng mở rộng, RevPartners gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động: quá trình lập kế hoạch dự án diễn ra chậm chạp, các quy trình làm việc bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau, và việc đảm bảo tính nhất quán khi mở rộng quy mô giữa các nhóm khách hàng là một thách thức
- Giải pháp: Công ty đã hợp nhất bộ công cụ của mình vào một không gian làm việc duy nhất với ClickUp. Bằng cách chuẩn hóa các mẫu quy trình và tập trung hóa công tác lập kế hoạch, tính minh bạch và tự động hóa, nhóm đã điều phối các nhóm làm việc từ xa hiệu quả hơn và loại bỏ nhu cầu phải chuyển đổi liên tục giữa các công cụ không liên kết với nhau
- Kết quả/bài học rút ra: RevPartners hiện hoàn thành các dự án cho khách hàng nhanh hơn 64%, giảm 83% thời gian lập kế hoạch dự án và tiết kiệm được 50% chi phí nhờ công việc được tối ưu hóa và các mẫu tài liệu chuẩn hóa
Khi bạn bước lại và nhìn tổng quan tất cả các ví dụ — từ các công ty khởi nghiệp, công ty đang mở rộng quy mô đến các tập đoàn toàn cầu — bạn sẽ thấy các mô hình hoạt động của chúng có sự nhất quán đáng ngạc nhiên. Các công ty phát triển nhanh không thành công nhờ việc bổ sung thêm nhiều công cụ hay tổ chức nhiều cuộc họp hơn. Họ thành công nhờ việc thiết lập một vài hệ thống thông minh ngay từ sớm, sau đó để các hệ thống đó đảm nhận việc nặng nhọc.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng cùng lúc 15 công cụ trở lên cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở mức 9 nền tảng hoặc ít hơn. Nhưng tại sao không thử sử dụng chỉ một nền tảng duy nhất?
Là ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, được trang bị các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất trong khi AI lo phần còn lại.
Các chiến lược tổ chức quan trọng từ các công ty đang phát triển nhanh chóng
Dựa trên các ví dụ thực tế nêu trên, đây là những chiến lược tổ chức thường xuyên xuất hiện — và cách bạn có thể áp dụng chúng vào thực tế. ✨
Ghi chép mọi thứ, sau đó tự động hóa quyền truy cập
Cách nhanh nhất khiến một công ty đang phát triển chững lại là để kiến thức chỉ tồn tại trong đầu mỗi người — hoặc tệ hơn, bị phân tán khắp các tài liệu, cuộc trò chuyện và hộp thư đến. Kiến thức tổ chức dần biến thành kiến thức riêng lẻ. Khi một nhân viên chủ chốt rời đi, chuyên môn của họ cũng theo đó mà ra đi, và đột nhiên mọi câu hỏi đều đòi hỏi phải tìm đến ai đó để hỏi.
Hãy tránh điều này bằng cách xây dựng một cơ sở kiến thức tập trung. Đảm bảo cơ sở kiến thức của bạn dễ cập nhật và luôn phù hợp.
Xây dựng một thư viện sống động với ClickUp Docs, nơi bạn có thể tạo wiki, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và bản tóm tắt dự án. Với ClickUp Docs, bạn có thể cùng nhau chỉnh sửa nội dung theo thời gian thực và để lại phản hồi trực tiếp trong bối cảnh thông qua các bình luận nhúng. Các tài liệu không bị tách biệt – chúng được kết nối với các công việc, dự án và quy trình làm việc. Đó chính là yếu tố giúp chúng luôn được cập nhật.
Khi bạn cần câu trả lời, ClickUp Brain cho phép bạn đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường và tổng hợp thông tin từ các công việc, tài liệu, bình luận và dự án — nhờ đó, bạn không cần phải lục lọi qua năm công cụ khác nhau hay làm gián đoạn công việc của đồng nghiệp. Kiến thức được tập trung, dễ tìm kiếm và dễ sử dụng.
Hãy tạo các mẫu trước khi bạn cần đến chúng
Việc phải “phát minh lại bánh xe” cho mỗi dự án hoặc khách hàng mới là một sự lãng phí thời gian lớn và là nguyên nhân dẫn đến sự thiếu nhất quán. Hầu hết các nhóm đều chần chừ quá lâu trong việc tiêu chuẩn hóa quy trình. Đến khi mọi thứ trở nên hỗn loạn, các quy trình đã trở nên khó gỡ rối.
Các công ty đang phát triển nhanh lại có việc cần làm ngược lại. Họ biến các công việc lặp lại thành các mẫu khi quy trình vẫn còn mới mẻ.
Trong ClickUp, bạn có thể chọn từ hơn 1.000 mẫu có sẵn hoặc tự tạo mẫu riêng cho các dự án, công việc, tài liệu, luồng onboarding và nhiều hơn nữa. Các mẫu nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn lưu toàn bộ cấu trúc — bao gồm các nhiệm vụ và công việc con trong ClickUp, người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn và danh sách kiểm tra ClickUp — để bạn có thể bắt đầu công việc mới chỉ với một cú nhấp chuột.
Các mẫu tài liệu sẽ trở thành cẩm nang vận hành, phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
Tập trung hóa việc giao tiếp theo ngữ cảnh
Khi các cuộc hội thoại diễn ra trên một công cụ (như Slack) trong khi công việc lại được thực hiện trên một công cụ khác (như phần mềm quản lý dự án), bối cảnh sẽ bị mất đi và các quyết định sẽ bị chôn vùi.
Giải pháp rất đơn giản nhưng hiệu quả: tập trung hóa việc giao tiếp và gắn liền với chính công việc:
- Với tính năng Bình luận của ClickUp, bạn có thể thảo luận về các công việc ngay tại nơi công việc diễn ra
- Bạn cũng có thể sử dụng kênh ClickUp Chat chuyên dụng để thảo luận rộng hơn về dự án, được liên kết với Thư mục ClickUp hoặc Danh sách công việc ClickUp của bạn
- Và khi bạn cần tham gia ngay một cuộc gọi “nhanh”, tính năng SyncUps trong ClickUp cho phép bạn gọi đồng nghiệp mà không cần chuyển tab!
Tìm hiểu cách ClickUp Chat giúp bạn tập trung các cuộc hội thoại và công việc tại một nơi duy nhất!
Xây dựng các bảng điều khiển trước khi ban lãnh đạo yêu cầu
“Bạn có thể gửi cho tôi bản cập nhật trạng thái không?” là câu hỏi cho thấy sự thiếu hiển thị. Thay vì vội vàng tổng hợp báo cáo cho ban lãnh đạo, hãy xây dựng các bảng điều khiển chủ động. Theo dõi sát sao tiến độ của nhóm mà không cần báo cáo thủ công.
Tạo các báo cáo trực quan cấp cao với Bảng điều khiển ClickUp trực tiếp tự động cập nhật, giúp bạn luôn nắm bắt được những thông tin mới nhất về tiến độ, rủi ro, khối lượng công việc và mục tiêu chỉ trong nháy mắt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm Thẻ AI vào Bảng điều khiển ClickUp để giúp bạn nắm bắt tình hình công việc một cách tổng quan — mà không cần phải tự tay lục lọi các công việc, danh sách công việc hay báo cáo.
Thay vì hiển thị các chỉ số tĩnh, AI Cards phân tích dữ liệu không gian làm việc theo thời gian thực (như công việc, người phụ trách, mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn) và tạo ra các thông tin phân tích bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Chúng có thể chỉ ra các rủi ro, tóm tắt tiến độ, phát hiện các rào cản hoặc cảnh báo các vấn đề về khối lượng công việc — nhờ đó, các nhóm có được bối cảnh và định hướng, chứ không chỉ là những số trên màn hình.
Tự động hóa những công việc nhàm chán
Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 21% người cho biết họ dành hơn 80% thời gian làm việc trong ngày cho các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như thay đổi trạng thái công việc, nhắc nhở ai đó về ngày đáo hạn hoặc chuyển giao công việc cho người tiếp theo. Đây là những công việc có giá trị thấp và rất phù hợp để tự động hóa.
Bạn muốn tiết kiệm thời gian và đảm bảo các quy trình luôn diễn ra suôn sẻ? Hãy cài đặt các quy tắc “nếu-thì” đơn giản với ClickUp tự động hóa, chẳng hạn như tự động phân công công việc khi trạng thái của chúng thay đổi.
Hãy thiết kế dựa trên kích thước nhóm trong tương lai — chứ không phải kích thước hiện tại
Một hệ thống hoạt động hiệu quả cho 20 người gần như luôn gặp trục trặc khi quy mô tăng lên 50 người. Các công ty phát triển nhanh thường dự đoán trước sự thay đổi này và thiết kế hệ thống với khả năng mở rộng dự phòng.
ClickUp hỗ trợ điều này bằng cách cho phép bạn mở rộng quy mô phức tạp một cách dần dần — thêm nhiều Trường Tùy chỉnh, nhiều tính năng tự động hóa hơn, báo cáo chi tiết hơn — mà không bắt buộc phải chuyển sang nền tảng khác. Cấu trúc hệ thống phát triển cùng với sự phát triển của tổ chức bạn, và đó chính xác là điều mà sự phát triển đòi hỏi.
Cách ClickUp hỗ trợ các chiến lược tổ chức cho các công ty đang phát triển nhanh: Tổng quan
| Chiến lược | Nếu không có một hệ thống tập trung | Với ClickUp |
|---|---|---|
| Tiếp cận kiến thức | Tìm kiếm trên hơn 5 công cụ, hỏi ý kiến đồng nghiệp | Hỏi ClickUp Brain, nhận câu trả lời ngay lập tức |
| Trạng thái cập nhật | Kiểm tra thủ công, các cuộc họp | Bảng điều khiển thời gian thực, cập nhật tự động |
| Quy trình bàn giao công việc | Các chuỗi email, những việc bị bỏ sót | Tự động hóa kích hoạt các bước tiếp theo |
| Quá trình tiếp nhận nhân viên mới | Tài liệu rải rác, kiến thức chỉ được lưu truyền trong nội bộ | Tài liệu kết nối và mẫu công việc |
Bây giờ, chúng ta sẽ xem xét những sai lầm mà các nhóm thường mắc phải khi bỏ qua bước này — và cách tránh chúng trước khi chúng làm chậm tiến độ của bạn.
Những sai lầm phổ biến về tổ chức mà các công ty đang phát triển nhanh thường mắc phải
Sự phát triển nhanh chóng có thể biến những vết nứt nhỏ trong nền tảng của bạn thành những khe nứt lớn. Nhiều công ty mới thường mắc phải những lỗi dễ dự đoán, khiến giai đoạn tăng trưởng đầy hứa hẹn trở thành kỳ hỗn loạn. Hãy cùng tìm hiểu những lỗi đó là gì và cách khắc phục chúng:
Thêm công cụ thay vì hợp nhất
Một thách thức mới nảy sinh, nên bạn thêm một công cụ mới. Nhóm tiếp thị có một công cụ lên lịch đăng bài trên mạng xã hội, bộ phận bán hàng có một hệ thống CRM riêng, và bộ phận sản phẩm có phần mềm lập kế hoạch phát triển sản phẩm của riêng mình. Chúc mừng, giờ đây bạn đang phải đối mặt với tình trạng “quá tải công cụ”.
Thông tin bị phân tán trên hàng chục ứng dụng không thể kết nối với nhau, buộc nhóm của bạn phải lãng phí thời gian để chuyển đổi giữa các tác vụ và chuyển dữ liệu thủ công.
✅ Giải pháp là gì? Hãy hợp nhất các công cụ vào một Không gian Làm việc AI tích hợp, chẳng hạn như ClickUp. Nhờ thiết kế này, các công việc, tài liệu, giao tiếp, bảng điều khiển và AI của bạn đều được tập trung tại một nơi, giúp giảm bớt gánh nặng tổ chức thay vì làm tăng thêm gánh nặng đó.
ClickUp mang đến sự linh hoạt vượt trội với các chế độ xem tùy chỉnh (Danh sách công việc, Bảng, Biểu đồ Gantt, Lịch), các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, cùng tài liệu, mục tiêu và theo dõi thời gian tích hợp sẵn — tất cả trong một không gian làm việc duy nhất. Nền tảng này tập trung hóa việc hợp tác nhóm và quản lý dự án, giúp chúng ta thay thế nhiều công cụ như Trello, Asana và Notion bằng một hệ thống thống nhất.
ClickUp mang đến sự linh hoạt vượt trội với các chế độ xem tùy chỉnh (Danh sách công việc, Bảng, Biểu đồ Gantt, Lịch), các tính năng tự động hóa mạnh mẽ, cùng các tài liệu, mục tiêu và tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn — tất cả trong một không gian làm việc duy nhất. Nền tảng này tập trung hóa việc hợp tác nhóm và quản lý dự án, giúp chúng ta thay thế nhiều công cụ như Trello, Asana và Notion bằng một hệ thống thống nhất.
Chờ đến khi tình trạng hỗn loạn buộc phải hệ thống hóa
Khi còn là một nhóm nhỏ, bạn có thể xoay xở được với các quy trình không chính thức. Bạn tự nhủ rằng mình sẽ sắp xếp mọi thứ gọn gàng “khi công việc bớt bận rộn.”
Cảnh báo spoiler: Mọi thứ không bao giờ chậm lại. Bạn sẽ phải cố gắng xây dựng hệ thống ngay giữa lúc khủng hoảng, giống như việc cố gắng đóng một chiếc thuyền khi con thuyền của bạn đã bắt đầu chìm.
✅ Các nhóm đang phát triển nhanh thường tránh được điều này bằng cách xây dựng cơ cấu tổ chức trong những kỳ ổn định hơn — khi các quy trình vẫn còn dễ xác định và ghi chép. Và trước khi quy mô phát triển khiến mọi thứ trở nên khó thay đổi hơn.
Quá phụ thuộc vào các cuộc họp để thống nhất quan điểm
Nếu câu trả lời của bạn cho vấn đề thiếu sự đồng bộ là “hãy thêm một lần đồng bộ nữa”, thì bạn không phải là người duy nhất. Đó là một trong những phản ứng phổ biến nhất trong giai đoạn phát triển.
Vấn đề là gì? Các cuộc họp không thể mở rộng quy mô. Khi nhóm ngày càng lớn mạnh, tình trạng quá tải cuộc họp bắt đầu xuất hiện, quá trình ra quyết định trở nên chậm chạp và những người không tham gia cuộc họp sẽ mất đi bối cảnh cần thiết. Đây là một hệ thống đang cản trở năng suất làm việc một cách chủ động.
Theo kết quả khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, 12% số người được hỏi cho rằng các cuộc họp có quá nhiều người tham gia, 17% cho rằng các cuộc họp kéo dài quá lâu và 10% cho rằng phần lớn các cuộc họp là không cần thiết.
✅ Nhưng tin vui là, bạn có thể thay thế các cuộc họp cập nhật trạng thái bằng các phương pháp không đồng bộ như bảng điều khiển thời gian thực, các đoạn video và âm thanh ghi lại, cùng các bản cập nhật bằng văn bản.
📮ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 42% các nhóm sử dụng các đoạn video ghi lại (21%) hoặc các công cụ quản lý dự án (21%) cho công việc không đồng bộ. Tuy nhiên, những công cụ này thường đòi hỏi phải sử dụng thêm các công cụ khác, đăng ký riêng biệt, đăng nhập nhiều lần và mất thời gian làm quen.
Với tư cách là ứng dụng "tất cả trong một" dành cho công việc, ClickUp giúp việc giao tiếp không đồng bộ trở nên dễ dàng hơn. Truy cập các đoạn video, tin nhắn thoại, quy trình làm việc của dự án, tài liệu cộng tác và công cụ ghi chú AI tích hợp — tất cả đều nằm trong một không gian làm việc duy nhất. Tại sao phải quản lý nhiều gói đăng ký và thông tin phân tán khi chỉ cần một giải pháp duy nhất có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc của bạn?
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp cho biết đã giảm tới 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
Để tài liệu bị bỏ quên
Khi công việc thay đổi mà tài liệu không được cập nhật, hệ thống tài liệu của bạn sẽ trở thành một “bảo tàng” chứa đầy thông tin lỗi thời mà không ai tin tưởng.
✅ Các công ty như GitLab và Stripe giải quyết vấn đề này bằng cách coi tài liệu như một hệ thống sống động, chứ không phải là một kho lưu trữ.
Trong một công cụ như ClickUp, các tài liệu được kết nối trực tiếp với các công việc và quy trình làm việc, do đó các cập nhật diễn ra song song với chính công việc. Sự kết nối này giúp ngăn chặn tình trạng tài liệu lỗi thời và duy trì kiến thức tổ chức luôn được cập nhật.
Bỏ qua sự bùng nổ của AI
Việc áp dụng AI thường giống như giai đoạn đầu của việc áp dụng SaaS: một nhóm sử dụng một công cụ, nhóm khác lại sử dụng công cụ khác, và chẳng bao lâu sau, kiến thức bị phân tán rải rác trên nhiều hệ thống AI khác nhau.
👀 Bạn có biết không? 78% người dùng AI đã tự mang các công cụ AI của riêng mình đến công việc.
Kết quả là gì? Sự bùng nổ của AI.
"AI Sprawl" là hiện tượng gia tăng không có kế hoạch của các công cụ, mô hình và nền tảng AI — mà không có sự giám sát, chiến lược hay thông tin về ai đang sử dụng cái gì.
✅ Các công ty đang phát triển nhanh tránh được điều này bằng cách tập trung các khả năng AI tại chính nơi công việc đang diễn ra.
Với ClickUp, trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. ClickUp Brain là trợ lý AI có khả năng nhận diện ngữ cảnh, có thể truy cập vào các công việc, tài liệu, bình luận và dự án của bạn, mang lại cho các nhóm trí tuệ chung thay vì các kết quả riêng lẻ.
Ngoài ra, với ứng dụng AI trên máy tính ClickUp BrainGPT, bạn còn có quyền truy cập vào nhiều mô hình AI — bao gồm Claude, Gemini và ChatGPT — cũng như tính năng nhập liệu bằng giọng nói Talk to Text giúp tăng năng suất lên gấp 4 lần!
Giờ đây, khi bạn đã biết những sai lầm cần tránh, hãy cùng chúng tôi khám phá các công cụ có thể hỗ trợ bạn trong việc đó!
Với ClickUp, trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. ClickUp Brain là trợ lý AI có khả năng nhận diện ngữ cảnh, có thể truy cập vào các công việc, tài liệu, bình luận và dự án của bạn, mang lại cho các nhóm trí tuệ chung thay vì các kết quả riêng lẻ.
Ngoài ra, với ứng dụng AI trên máy tính ClickUp BrainGPT, bạn còn có quyền truy cập vào nhiều mô hình AI — bao gồm Claude, Gemini và ChatGPT — cũng như tính năng nhập liệu bằng giọng nói Talk to Text để tăng năng suất lên gấp 4 lần!
Giờ đây, khi bạn đã biết những sai lầm cần tránh, hãy cùng chúng tôi khám phá các công cụ có thể hỗ trợ bạn trong việc đó!
Các công cụ mà các công ty đang phát triển nhanh sử dụng để duy trì sự tổ chức
Bạn biết mình cần phải tổ chức công việc một cách khoa học, nhưng số lượng công cụ hiện có thực sự quá nhiều đến mức khiến bạn choáng ngợp. Sai lầm lớn nhất là nghĩ rằng bạn cần một công cụ “tốt nhất trong phân khúc” riêng biệt cho từng hàm. Đây chính là cách bạn sẽ kết thúc với một hệ thống công nghệ cồng kềnh, tốn kém và thiếu sự kết nối, gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết được.
Các công ty phát triển nhanh và thông minh nhất đang từ bỏ phương pháp giải pháp riêng lẻ và chuyển sang mô hình không gian làm việc tích hợp. Họ đang lựa chọn hợp nhất các chức năng cốt lõi mà mọi nhóm đều cần.
Dưới đây là cách sự thay đổi đó diễn ra trong các danh mục công cụ:
- Quản lý dự án: Đây là nền tảng giúp bạn theo dõi công việc. Bạn cần có khả năng tạo công việc, đặt thời hạn và nắm bắt mối kết nối giữa các công việc. Trong ClickUp, bạn có thể xem công việc từ mọi góc độ mà không cần sao chép dữ liệu. Tính năng ClickUp Views cho phép bạn xem cùng một công việc trên Danh sách công việc, Bảng ClickUp, Lịch ClickUp hoặc Biểu đồ Gantt ClickUp — tất cả đều tập trung tại một nơi
- Tài liệu: Tài liệu sẽ trở nên vô dụng nếu được lưu trữ tách biệt với quá trình thực thi. Các nhóm hoặc là quên cập nhật tài liệu, hoặc là hoàn toàn không còn tin tưởng vào nó nữa. Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo và kết nối tài liệu ngay bên cạnh các dự án của mình, để các tài liệu quy trình của bạn không bao giờ trở nên lỗi thời
- Giao tiếp: Các cuộc hội thoại về công việc nên diễn ra song song với quá trình làm việc. Trong ClickUp, bạn có thể để lại Bình luận trên các công việc cụ thể hoặc tạo một kênh Trò chuyện cho toàn bộ dự án. Các nhóm có thể hợp tác không đồng bộ, đảm bảo các quyết định được hiển thị rõ ràng và tránh tình trạng quá tải do các cuộc họp
- Báo cáo: Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường. Nhận các báo cáo theo thời gian thực, có thể tùy chỉnh về tiến độ dự án và hiệu suất nhóm mà không cần công cụ bổ sung. Bảng điều khiển ClickUp lấy dữ liệu trực tiếp từ Không gian Làm việc ClickUp, giúp bạn luôn có những thông tin cập nhật nhất
- Tự động hóa: Công việc thủ công lặp đi lặp lại là rào cản đối với năng suất. Tự động hóa việc chuyển giao công việc, cập nhật trạng thái và thông báo để tiết kiệm thời gian và giảm bớt công việc thủ công. Tính năng Tự động hóa của ClickUp cho phép bạn cài đặt các quy trình làm việc này mà không cần đến các công cụ của bên thứ ba
🧠 Thông tin thú vị: 4 trong số 10 khách hàng của ClickUp đã sử dụng ClickUp để thay thế 3 công cụ trở lên và tiết kiệm chi phí.
Việc hợp nhất các công cụ trông như thế nào trong thực tế
| Cách tiếp cận truyền thống | Các công cụ cần thiết | Phương pháp tiếp cận hội tụ (ClickUp) |
|---|---|---|
| Quản lý dự án + Tài liệu + Trò chuyện + Báo cáo | Hơn 4 công cụ riêng biệt | Một không gian làm việc |
| Tìm kiếm thông tin | Kiểm tra từng công cụ riêng biệt | Hỏi ClickUp Brain một lần hoặc sử dụng Tính năng Tìm kiếm AI dành cho Doanh nghiệp |
| Tự động hóa quy trình làm việc | Tích hợp các công cụ với nhau | Tự động hóa tích hợp sẵn |
Khi bạn vẫn cần các công cụ khác
Không có nền tảng nào có thể thay thế mọi thứ. Tuy nhiên, khi bạn cần sử dụng các công cụ bên ngoài, các tính năng tích hợp sẵn của ClickUp cho phép chúng kết nối mượt mà vào quy trình làm việc của bạn — mà không làm gián đoạn bối cảnh hay tạo ra các quy trình rời rạc.
Cách xây dựng hệ thống tổ chức có thể mở rộng cùng với nhóm của bạn
Sẵn sàng xây dựng nền tảng tổ chức có thể đáp ứng sự tăng trưởng bùng nổ? Hãy làm theo khung hướng dẫn từng bước này. 🤩
- Kiểm tra tổng quan các công cụ hiện tại của bạn: Bước đầu tiên là hiểu rõ vấn đề. Lập danh sách tất cả các ứng dụng mà nhóm của bạn đang sử dụng để hoàn thành công việc — từ quản lý dự án và trò chuyện trực tuyến đến lưu trữ tệp tin và wiki. Xác định những nơi có sự trùng lặp giữa các công cụ và những nơi thông tin bị bỏ sót
- Xác định nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy của bạn: Dựa trên kết quả đánh giá, hãy chọn một nền tảng để làm trung tâm điều phối cho mọi công việc. Đây là quyết định quan trọng nhất mà bạn sẽ đưa ra. Lưu trữ tất cả công việc, tài liệu và thông tin liên lạc tại một nơi duy nhất để dễ dàng truy cập và đảm bảo sự thống nhất. Một Không gian Làm việc AI tích hợp như ClickUp sẽ đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy của bạn
- Lập sơ đồ các quy trình làm việc cốt lõi: Trước khi có thể tự động hóa bất kỳ quy trình nào, bạn cần hiểu rõ cách thức công việc hiện đang được thực hiện. Hãy nhanh chóng lập sơ đồ các quy trình làm việc và sắp xếp chúng một cách có hệ thống với ClickUp Docs
- Tạo mẫu cho các công việc thường gặp: Giờ đây, hãy biến các quy trình làm việc đã được ghi chép thành các mẫu có thể áp dụng ngay. Tiêu chuẩn hóa quy trình và tiết kiệm thời gian bằng cách tạo Mẫu Nhiệm vụ và Mẫu Tài liệu ClickUp cho bất kỳ quy trình làm việc nào trong ClickUp
- Thiết lập bảng điều khiển để hiển thị thông tin: Đừng phụ thuộc vào việc cập nhật trạng thái thủ công nữa. Cung cấp cho mọi bên liên quan chế độ xem theo thời gian thực về các chỉ số quan trọng. Thiết lập Bảng điều khiển ClickUp để các trưởng nhóm và lãnh đạo cấp cao luôn có được những thông tin chi tiết mới nhất
- Tự động hóa việc chuyển giao và thông báo: Hãy quay lại sơ đồ quy trình làm việc của bạn và xác định mọi bước chuyển giao thủ công. Loại bỏ các bước chuyển giao thủ công để công việc diễn ra trơn tru. Thiết lập Tự động hóa ClickUp để phân công công việc và gửi thông báo tự động khi công việc đã sẵn sàng để xem xét
- Đào tạo nhóm của bạn về hệ thống: Một hệ thống mạnh mẽ sẽ trở nên vô dụng nếu không ai biết cách sử dụng nó. Hãy đầu tư thời gian để đào tạo nhóm của bạn không chỉ về “cách làm” mà còn về “lý do tại sao”. Giải thích cách hệ thống mới sẽ giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn và hỗ trợ công ty đạt được các mục tiêu của mình
- Đánh giá và điều chỉnh định kỳ hàng quý: Sự phát triển làm thay đổi các ưu tiên, cấu trúc và mức độ phức tạp. Hãy thiết lập một công việc định kỳ để đánh giá các quy trình làm việc, mẫu tài liệu và bảng điều khiển của bạn mỗi quý. Thu thập phản hồi từ nhóm, xác định các điểm nghẽn mới và liên tục cải thiện hệ thống
Hệ thống mà bạn xây dựng ngay từ bây giờ sẽ quyết định liệu sự phát triển sẽ tạo ra đà tiến hay dẫn đến hỗn loạn. Hãy đối xử với nó một cách có trách nhiệm!
Tại sao các công ty hàng đầu coi sự tổ chức là một chiến lược
Các công ty phát triển nhanh luôn duy trì sự tổ chức vì một lý do đơn giản: Đối với họ, tổ chức không phải là một công việc quan liêu, mà là một vũ khí chiến lược. Họ xây dựng các hệ thống tạo ra sự rõ ràng, trách nhiệm và động lực. Họ hiểu rằng những phương pháp không chính thức có thể hiệu quả với một startup nhỏ sẽ không tránh khỏi sụp đổ dưới áp lực của quy mô, dẫn đến hỗn loạn, kiệt sức và bỏ lỡ cơ hội.
Các doanh nghiệp mở rộng quy mô thành công nhất tập trung mọi hoạt động vào một nguồn thông tin duy nhất, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để giải phóng nhóm cho những công việc có giá trị cao, và xây dựng các quy trình được thiết kế dành cho hình mẫu doanh nghiệp mà họ mong muốn trở thành, chứ không chỉ là doanh nghiệp hiện tại. Họ hiểu rằng sự xuất sắc trong vận hành sẽ mang lại hiệu quả nhân lên. Đầu tư càng sớm, tăng trưởng càng bền vững.
Bạn đã sẵn sàng xây dựng các hệ thống tổ chức có thể mở rộng cùng với nhóm của mình chưa? Hãy dùng thử ClickUp miễn phí và khám phá cách Không gian Làm việc AI tích hợp (Converged AI Workspace) giúp loại bỏ tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ, vốn là nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của các doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng.