Ngày làm việc của bạn có giống như ngày lặp lại không? Bạn thức dậy, trả lời những email giống nhau, cập nhật thủ công những bảng tính giống nhau và trải qua một vòng phê duyệt nữa, chỉ để làm lại tất cả vào ngày hôm sau.
Nhiều doanh nghiệp đang bị mắc kẹt trong thời kỳ tiền internet với những công việc lặp đi lặp lại, tẻ nhạt, làm giảm năng suất và thường dẫn đến tình trạng kiệt sức của nhân viên.
Stepstone Group gần đây đã báo cáo rằng một nhân viên toàn thời gian trung bình dành khoảng 8,7 giờ mỗi tuần cho các công việc lặp đi lặp lại.
Nhưng đừng lo! Hóa ra, việc chuyển đổi sang quy trình làm việc tự động không phức tạp như bạn nghĩ! Bài viết này sẽ chỉ cho bạn cách tự động hóa các quy trình kinh doanh thủ công, tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí và tăng năng suất.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Bạn đang băn khoăn về cách tự động hóa các quy trình kinh doanh thủ công? Dưới đây là quy trình từng bước:
- Xác định: Xác định chính xác các công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian trong quy trình làm việc hiện tại của bạn
- Phạm vi: Xác định mục tiêu rõ ràng và chọn công cụ tự động hóa phù hợp
- Phát triển: Thiết kế và xây dựng quy trình công việc tự động phù hợp với yêu cầu kinh doanh của bạn
- Thử nghiệm: Theo dõi chặt chẽ hiệu suất của các quy trình tự động hóa và thu thập phản hồi
- Giám sát: Liên tục tinh chỉnh và cải thiện quy trình công việc tự động hóa dựa trên dữ liệu và phản hồi
- Cộng tác: Thu hút nhóm của bạn tham gia vào quy trình và khuyến khích họ đưa ra phản hồi để liên tục cải tiến
- Cuối cùng, đừng quên sử dụng các công cụ tự động hóa dựa trên AI như ClickUp để tự động hóa mà không cần mã một cách dễ dàng!
Hiểu rõ các quy trình thủ công
Các quy trình thủ công là các công việc hoặc tác vụ được thực hiện mà không có sự hỗ trợ của tự động hóa hoặc công nghệ tiên tiến. Các quy trình này phụ thuộc vào nỗ lực của con người, các công cụ vật lý hoặc phần mềm cơ bản với khả năng kết nối tối thiểu. Chúng thường tốn nhiều nhân công và yêu cầu nhập liệu thủ công ở mọi giai đoạn, khiến chúng dễ xảy ra sự cố và lỗi.
Một số ví dụ phổ biến về quy trình thủ công bao gồm:
- Nhập dữ liệu: Nhập dữ liệu thủ công từ biểu mẫu giấy hoặc email vào bảng tính hoặc các hệ thống khác
- Xử lý hóa đơn: Tạo, gửi và đối chiếu hóa đơn thủ công mà không cần phần mềm thanh toán tự động
- Quy trình phê duyệt: Ký xác nhận bằng tay hoặc phê duyệt qua email thay vì hệ thống kỹ thuật số có thể theo dõi
- Đào tạo nhân viên mới: Thu thập tài liệu, điền biểu mẫu và tổ chức các buổi hướng dẫn mà không cần nền tảng tập trung
- Quản lý hàng tồn kho: Sử dụng sổ ghi chép giấy hoặc bảng tính riêng lẻ để theo dõi mức hàng tồn kho và nhu cầu đặt hàng lại
- Lập lịch và phân công công việc: Điều phối lịch làm việc hoặc phân công công việc qua chuỗi email hoặc bảng vật lý
- Quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM): Duy trì thông tin khách hàng và nhật ký tương tác bằng tay thay vì sử dụng phần mềm CRM
Những thách thức phổ biến liên quan đến các quy trình thủ công
Các quy trình thủ công này thường dẫn đến tắc nghẽn, lỗi và sự kém hiệu quả, cản trở sự phát triển kinh doanh và hoạt động xuất sắc.
Mặc dù các quy trình này rất cần thiết, nhưng chúng có xu hướng ảnh hưởng đến năng suất của bạn. Dưới đây là một số thách thức của các quy trình thủ công.
Tốn nhiều thời gian
Mọi doanh nghiệp đều có những công việc thủ công lặp đi lặp lại, nhàm chán, từ phân loại email đến phân công nhiệm vụ hàng ngày. Mặc dù riêng lẻ thì những công việc này có vẻ nhỏ nhặt, nhưng tổng hợp lại sẽ ngốn vô số thời gian mà lẽ ra có thể dành cho các sáng kiến chiến lược và sáng tạo.
Hãy nghĩ về điều này. Đã 9 giờ sáng, thay vì uống cà phê và tận hưởng một ngày làm việc mới, bạn lại bị mắc kẹt trong vòng lặp công việc đơn điệu. Điều này không thú vị cho ai cả!
Dễ xảy ra lỗi do con người
Hãy tưởng tượng bạn phê duyệt một hóa đơn trị giá hàng triệu đô la vì ai đó bỏ sót một chữ số thập phân – thật là tai hại! Những lỗi thủ công như thế này có thể dẫn đến kết quả tai hại, đặc biệt là trong các trường nhạy cảm với dữ liệu như tài chính hoặc các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ.
Một lỗi đánh máy hoặc sơ suất nhỏ có thể làm hỏng dự án, gián đoạn quy trình làm việc và gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp (chưa kể đến uy tín của bạn trong các cuộc họp nhóm).
👀 Bạn có biết? Mizuho Securities, một công ty Nhật Bản, đã mất hơn 225 triệu đô la do lỗi đánh máy trong giao dịch chứng khoán vào năm 2005 — một lời nhắc nhở đắt giá về việc nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến lỗi.
Chi phí lao động cao
Mỗi công việc cần sự can thiệp thủ công cũng đòi hỏi thời gian lao động, dẫn đến chi phí tiền bạc. Cho dù là thuê thêm nhân viên hay trả tiền làm thêm giờ để hoàn thành các quy trình, việc phụ thuộc vào nỗ lực của con người cho các công việc lặp đi lặp lại có thể làm tăng chi phí hoạt động một cách không cần thiết.
Thiếu tiêu chuẩn hóa
Sẵn sàng cho một sự thật phũ phàng? Một trong những vấn đề lớn nhất mà các nhà quản lý phải đối mặt là làm cho mọi người tuân theo các bước giống nhau để đạt được kết quả nhất quán. Điều này thường dẫn đến sự nhầm lẫn và chậm trễ trong công việc.
Nhân viên có thể làm việc theo cách riêng của họ mà không có Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) phù hợp. Điều này giống như yêu cầu năm người nấu cùng một món ăn mà không có công thức. Một món quá mặn, một món bị cháy, và không ai biết lỗi ở đâu.
Nhưng điều đó có khiến bạn trở thành một nhà quản lý tồi không? Tất nhiên là không! Bạn chỉ cần có quy trình phù hợp mà thôi.
Khả năng mở rộng giới hạn
Việc phụ thuộc vào các quy trình thủ công để xử lý công việc có nghĩa là nguồn nhân lực sẵn có của bạn bị giới hạn.
Nếu doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô, tiếp nhận nhiều khách hàng hơn, xử lý các tập dữ liệu lớn hơn hoặc quản lý nhiều bên liên quan, các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn có thể bị quá tải.
Hợp tác không hiệu quả
Hợp tác trong công việc nên thú vị, không giống như một trận đấu tennis qua email dài dằng dặc với những câu hỏi như "Này, bạn đã phê duyệt chưa?" và "Ồ, tôi tưởng bạn đã làm rồi!"
Thêm vào đó là một số cuộc họp, và sự chậm trễ sẽ chồng chất. Kết quả là các chủ đề giao tiếp vô tận không thể truyền đạt hiệu quả, khiến mọi người mệt mỏi và thất vọng.
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn sẽ tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tiếp thêm năng lượng!
Lợi ích của việc tự động hóa các quy trình thủ công
Tất cả những bất thường này có thể được giải quyết bằng một giải pháp đơn giản: tự động hóa.
Dưới đây là một số cách tự động hóa có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
- Chuyển đổi kỹ thuật số: Tự động hóa quy trình giống như nâng cấp kinh doanh của bạn từ analog sang kỹ thuật số. Nó thay thế hàng núi giấy tờ và mục nhập dữ liệu thủ công bằng quy trình làm việc kỹ thuật số hiệu quả
- Tiết kiệm thời gian cho công ty: Tại sao phải dành hàng giờ cho những công việc lặp đi lặp lại khi tự động hóa có thể hoàn thành chúng trong vài giây? Giải phóng lịch trình của nhóm để tập trung vào công việc chiến lược và sáng tạo hơn
- Giảm sự can thiệp của con người: Nói lời tạm biệt với việc quản lý vi mô liên tục. Việc tích hợp tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) vào hoạt động kinh doanh của bạn sẽ giúp xử lý các công việc thường ngày, giảm khả năng xảy ra lỗi
- Cải thiện hiệu quả hoạt động: Tự động hóa giúp đơn giản hóa các quy trình, sử dụng tài nguyên hiệu quả, tăng tốc độ thực hiện công việc, giảm lỗi và duy trì quy trình làm việc nhất quán để nâng cao hiệu quả tổng thể
- Hợp tác suôn sẻ: Không còn phải theo dõi email để cập nhật thông tin! Tự động hóa tập trung thông tin và giúp các nhóm dễ dàng chia sẻ thông tin cập nhật thông qua các bình luận về công việc cụ thể và luôn cập nhật thông tin tại cùng một trang vào bất kỳ thời điểm nào
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Khi bạn tiết kiệm thời gian cho các công việc, bạn có thể tập trung hơn vào việc phát triển chất lượng kinh doanh. Một ví dụ về tự động hóa trong dịch vụ khách hàng là email cập nhật tự động
Nói tóm lại, tự động hóa không chỉ khắc phục sự kém hiệu quả mà còn cải thiện toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.
🧠 Thông tin thú vị: Tạp chí Harvard Business Review báo cáo rằng 60% nhân viên cảm thấy tự động hóa đã giúp tăng năng suất và chất lượng công việc, đồng thời làm cho công việc của họ an toàn hơn.
Cách tự động hóa các quy trình thủ công
Làm thế nào để bắt đầu tự động hóa quy trình kinh doanh? Bạn có thể tham khảo vô số ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh có sẵn trên mạng, nhưng không phải tất cả đều phù hợp với công việc của bạn.
Bạn phải thử nghiệm và tạo ra một quy trình công việc độc đáo đáp ứng các yêu cầu của mình. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn bắt đầu:
Bước 1: Xác định các cải tiến quy trình
Trước khi bắt tay ngay vào tự động hóa, hãy lùi lại một bước và đánh giá các quy trình hiện tại của bạn. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau.
- Quy trình làm việc hiện tại của bạn là gì?
- Những công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất?
- Có bao nhiêu quy trình có thể được tự động hóa?
Những câu hỏi này sẽ giúp bạn xác định chính xác quy trình sẵn sàng cho sự phát triển kỹ thuật số. Để quá trình này diễn ra dễ dàng hơn, hãy sử dụng các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh.
ClickUp là phần mềm tự động hóa nhiệm vụ tốt nhất giúp bạn tự động hóa các quy trình kinh doanh, cộng tác và theo dõi tiến độ, tất cả trong một nền tảng duy nhất.
Sử dụng các công cụ như Bản đồ Tư duy ClickUp để trực quan hóa quy trình làm việc và dễ dàng xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong nháy mắt.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Kết nối nhóm của bạn, hợp tác với họ để làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Bạn cần kết nối các ý tưởng trực quan của mình — bằng ghi chú dán, hình dạng và kết nối — với các công việc thực tế? Hãy thử Bảng trắng ClickUp và làm cho việc tinh chỉnh quy trình làm việc của bạn trở nên thú vị hơn nhiều!
Bước 2: Xác định phạm vi yêu cầu tự động hóa
Sau khi đã lập bản đồ các điểm không hiệu quả, đã đến lúc đặt ra các mục tiêu rõ ràng. Bạn muốn đạt được kết quả gì từ tự động hóa? ClickUp cho phép bạn tạo các loại nhiệm vụ tùy chỉnh phù hợp với các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp.
Cho dù bạn quản lý yêu cầu của khách hàng, theo dõi các cột mốc của dự án hay xử lý các quy trình nhân sự, bạn đều có thể xác định từng loại công việc bằng các Trường Tùy chỉnh và Trạng thái độc đáo phản ánh mục đích của công việc đó.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để thêm thông tin cụ thể liên quan đến từng loại nhiệm vụ, chẳng hạn như menu thả xuống cho các mức ưu tiên hoặc công thức tính toán tiến độ.
📌 Ví dụ: Nếu bạn đang theo dõi các danh mục dự án tiếp thị, bạn có thể tạo một Trường Tùy chỉnh menu thả xuống với các tùy chọn như "Phương tiện truyền thông trả phí", "Nội dung hữu cơ" và "Nội dung do người dùng tạo". Thêm các trường duy nhất để ghi lại các chi tiết quan trọng, như thời hạn xuất bản hoặc loại kênh.
Điều này giúp duy trì tính nhất quán trong việc ghi chép thông tin. Lưu các loại công việc tùy chỉnh này dưới dạng mẫu để sử dụng lại trong toàn tổ chức.
Bước 3: Phát triển tự động hóa
Khi các nhiệm vụ đã được xác định, đã đến lúc tự động hóa chúng! Tự động hóa ClickUp cho phép bạn thiết lập các nhiệm vụ định kỳ và tạo các kích hoạt để tự động bắt đầu các hành động.
Bạn có thể nghĩ rằng việc này cần có kỹ năng mã hóa. Nhưng không phải vậy! Nó giống như domino — một hành động kích hoạt hành động khác một cách đồng bộ hoàn hảo, kết thúc bằng việc tự động thực hiện cả những công việc tẻ nhạt nhất.
📌 Ví dụ: Giả sử nhóm của bạn đánh dấu một công việc thiết kế là 'hoàn thành'. Bạn có thể tạo tự động hóa tùy chỉnh để thông báo ngay cho bạn để phê duyệt và lên lịch kiểm tra chất lượng với thời hạn. Điều này giúp bạn có trách nhiệm và đảm bảo tiến độ không bị chậm trễ.
Không còn cần phải nhắc nhở thủ công mà chúng ta có thể quên. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tránh rủi ro sơ suất có thể tránh được trong tất cả các công việc liên quan!
Trước khi tự động hóa, mỗi khi một copywriter hoàn thành một nhiệm vụ, chúng tôi phải thông báo thủ công lên cấp trên rằng bản sao đã sẵn sàng. Quá trình này có thể mất đến 36 giờ. Giờ đây, mọi thứ thật tuyệt vời vì toàn bộ nhóm theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày của mình trong ClickUp.
Trước khi tự động hóa, mỗi khi một copywriter hoàn thành một nhiệm vụ, chúng tôi phải thông báo thủ công lên cấp trên rằng bản sao đã sẵn sàng. Quá trình này có thể mất đến 36 giờ. Giờ đây, mọi thứ thật tuyệt vời vì toàn bộ nhóm theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày của mình trong ClickUp.
Bước 4: Theo dõi chặt chẽ quá trình tự động hóa ngay từ đầu
Sau khi quy trình tự động hóa đi vào hoạt động, hãy theo dõi chặt chẽ và kiểm tra những gì hiệu quả cho nhóm của bạn.
Chọn từ hơn 15 chế độ xem ClickUp để theo dõi công việc của bạn theo cách phù hợp với nhóm của bạn. Sử dụng Chế độ xem danh sách để quản lý công việc chi tiết, Chế độ xem lịch để theo dõi thời hạn và Chế độ xem Gantt để xem tất cả các cột mốc và phụ thuộc của bạn.
Các chế độ xem này hoàn toàn có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể điều chỉnh chúng theo ý muốn. Bạn cũng có thể lọc các công việc theo trạng thái, người được giao và hơn thế nữa để sắp xếp đơn đặt hàng trong quản lý quy trình kinh doanh của bạn.
Ngoài ra, Bảng điều khiển ClickUp cung cấp tổng quan về quy trình làm việc của bạn theo thời gian thực và cho phép bạn theo dõi KPI một cách hiệu quả.
Từ khối lượng công việc của nhân viên đến dòng thời gian của dự án, các bảng điều khiển này cho phép bạn theo dõi mọi thứ và tự động hóa báo cáo kinh doanh.
Bước 5: Tối ưu hóa tự động hóa theo thời gian
Mặc dù tự động hóa rất tiện lợi, nhưng nó vẫn cần một mức độ giám sát của con người. Vì vậy, đừng chỉ cài đặt và bỏ quên.
ClickUp cung cấp các công cụ báo cáo mạnh mẽ nhất cho tự động hóa. Phần mềm báo cáo của chúng tôi cho phép bạn xây dựng bảng điều khiển tất cả trong một làm trung tâm điều khiển nhiệm vụ của bạn.
Việc này dễ dàng như thêm thẻ đo lường và biểu đồ, nhập dữ liệu và tùy chỉnh hình ảnh. Bạn có thể xem tất cả công việc ở cấp độ cao để quản lý nhân sự, công việc, thời gian, tài liệu, nội dung nhúng và sprint tại một nơi.
Đặt mục tiêu hàng quý và theo dõi công việc của từng nhân viên trong một bảng điều khiển duy nhất. Quản lý tài nguyên giúp bạn hình dung mức độ hiệu quả trong việc tận dụng nhóm của mình, đồng thời phân tích khối lượng công việc cho thấy năng suất của nhóm bằng cách theo dõi việc hoàn thành công việc.
Mục tiêu cuối cùng? Xác định những việc bạn đang làm tốt và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình của bạn thông qua tự động hóa hiệu quả. Bằng cách trực quan hóa từng bước trong quy trình làm việc, bạn sẽ điều hành các nhóm chặt chẽ hơn và tạo ra công việc tốt hơn.
📮ClickUp Insight: Gần đây, chúng tôi phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên tri thức gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nhưng nếu bạn có tất cả thông tin được ghi chép và sẵn sàng sử dụng thì sao?
Với ClickUp, việc chuyển đổi bối cảnh trở thành dĩ vãng nhờ các bản cập nhật tự động.
Bạn muốn có bản tóm tắt nhanh về tiến độ của nhóm mà không cần xem bảng điều khiển? Hãy sử dụng ClickUp Brain, trợ lý hỗ trợ bởi AI của bạn!
Brain có câu trả lời cho mọi câu hỏi liên quan đến dự án vì nó lấy thông tin từ chính không gian làm việc của bạn — công việc, ghi chú cuộc họp và thậm chí cả các cuộc trò chuyện. Điều này có nghĩa là bạn chỉ nhận được những gì bạn cần mà không có thông tin thừa và chính xác 100%!
Bạn cũng có thể sử dụng nó để xây dựng các tự động hóa tùy chỉnh trong ClickUp bằng cách sử dụng các lời nhắc bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Bước bổ sung 6: Kết nối nhóm của bạn để cải tiến liên tục
Nhóm của bạn là tài sản lớn nhất của bạn, vì vậy hãy huy động họ tham gia! Thêm nhận xét vào công việc để thu thập phản hồi về quy trình công việc tự động hóa và khuyến khích đề xuất cải tiến.
Lên lịch kiểm tra thường xuyên để thảo luận về những công việc đang hiệu quả và đưa ra ý tưởng để tối ưu hóa.
Tất cả mọi thứ, từ ý tưởng đến triển khai và báo cáo, đều diễn ra tại ClickUp:
- Xác định các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian
- Tiết kiệm thời gian bằng cách tạo mẫu cho các loại công việc và trường phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn
- Kích hoạt thông báo và nhắc nhở tự động để đảm bảo tất cả các thời hạn được tuân thủ
- Có được thông tin chi tiết về tự động hóa của bạn theo thời gian thực
- Cộng tác hiệu quả với nhóm của bạn và lưu trữ tất cả công việc và cuộc hội thoại ở cùng một nơi
Giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng hoàn toàn có thể tùy chỉnh của ClickUp giúp bạn cuối cùng có thể nói lời tạm biệt với những công việc thủ công đáng sợ:
Nó rất hữu ích cho việc tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại, tăng khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình, và thẳng thắn mà nói, để tránh phải đi vòng quanh nhà máy 3 lần để thu thập thông tin từ 3 thành viên khác nhau trong nhóm. Tôi nghĩ mọi người chủ yếu sử dụng nó để hỗ trợ công việc hành chính hoặc các dự án, nhưng chúng tôi đã triển khai nó khá tốt để số hóa quy trình sản xuất của mình.
Nó rất hữu ích cho việc tự động hóa các quy trình lặp lại, tăng khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình, và thành thật mà nói, để tránh phải đi vòng quanh nhà máy 3 lần để thu thập thông tin từ 3 thành viên khác nhau trong nhóm. Tôi nghĩ mọi người chủ yếu sử dụng nó để hỗ trợ công việc hành chính hoặc các dự án, nhưng chúng tôi đã triển khai nó khá tốt để số hóa quy trình sản xuất của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đừng bắt đầu từ đầu. Để tự động hóa nhanh chóng, hãy sử dụng các mẫu phù hợp với ngành của bạn, chẳng hạn như mẫu cho quy trình làm việc tiếp nhận khách hàng mới hoặc theo dõi chiến dịch tiếp thị.
Các phương pháp hay nhất để tự động hóa quy trình thành công
Tự động hóa quản lý quy trình kinh doanh là một hành trình, không phải là điểm đến. Hãy làm theo các phương pháp hay nhất này để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và thành công.
Bắt đầu từ những bước nhỏ
Đừng cố gắng tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một quy trình duy nhất, được xác định rõ ràng trong một bộ phận cụ thể. Điều này cho phép bạn thử nghiệm, xác định những thách thức tiềm ẩn và tinh chỉnh phương pháp của mình trước khi mở rộng nỗ lực tự động hóa trong toàn tổ chức.
Tương tác với các bên liên quan ngay từ ngày đầu tiên
Tự động hóa thay đổi đáng kể quy trình làm việc của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn có sự tham gia của nhiều bên liên quan ngay từ giai đoạn lập kế hoạch.
Điều này giúp mọi người tập trung vào quy trình và hiểu rõ mục tiêu tự động hóa. Thu thập ý kiến từ nhân viên, quản lý và thậm chí cả khách hàng để xác định các điểm yếu và lĩnh vực cần cải thiện.
Tiêu chuẩn hóa quy trình
Trước khi triển khai bất kỳ tự động hóa nào, hãy xác định, ghi chép và chuẩn hóa quy trình của bạn trong toàn tổ chức. Điều này sẽ đặt nền tảng cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ và thành công sang quy trình làm việc tự động hóa.
Cân nhắc tạo và triển khai Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) cho tất cả các quy trình khóa để ngay cả người mới cũng có thể sử dụng nền tảng với hướng dẫn thủ công tối thiểu.
Kiểm tra kỹ lưỡng
Kiểm tra kỹ lưỡng các quy trình công việc tự động hóa trước khi hoàn thiện. Theo dõi chặt chẽ hiệu suất sau khi triển khai. Theo dõi các chỉ số quan trọng như thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi và mức độ hài lòng của khách hàng.
Điều này cho phép bạn xác định và giải quyết kịp thời mọi vấn đề, đảm bảo tự động hóa mang lại kết quả như mong đợi.
Tích hợp trí tuệ nhân tạo
AI có thể cải thiện đáng kể nỗ lực tự động hóa của bạn. Vì vậy, hãy sử dụng nó càng nhiều càng tốt để cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Khám phá các giải pháp dựa trên AI cho phân tích dữ liệu, mô hình dự đoán và các công việc dịch vụ khách hàng.
Nó giúp bạn xác định các mẫu, đưa ra quyết định sáng suốt hơn và cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng.
Giữ vai trò giám sát của con người
Mặc dù tự động hóa có thể giảm đáng kể sự can thiệp của con người, nhưng việc duy trì một mức độ giám sát của con người là rất quan trọng. Một số công việc sẽ luôn cần đến phán đoán, sự sáng tạo và tư duy phản biện của con người.
Cân bằng tự động hóa với sự giám sát của con người để đảm bảo kết quả tốt nhất có thể.
Bằng cách tuân theo các phương pháp hay nhất này, bạn có thể tối đa hóa lợi ích của tự động hóa quy trình, cải thiện hiệu quả công việc và chuyển đổi thành công sang tự động hóa mà không bị choáng ngợp bởi khía cạnh công nghệ của nó.
Giải phóng mình khỏi chuỗi giấy tờ với ClickUp
Các công việc lặp đi lặp lại giống như những viên sỏi nhỏ trong giày của bạn — ban đầu bạn có thể chịu đựng được, nhưng theo thời gian, chúng sẽ khiến bạn cảm thấy khó chịu và làm chậm tốc độ làm việc. Hãy nhớ cảm giác khi cuối cùng bạn lấy được những viên sỏi đó ra khỏi giày. Đó chính là cảm giác khi tự động hóa.
Nhưng tại sao bạn nên chọn ClickUp để tự động hóa?
Đây là nền tảng tối ưu cho tự động hóa quy trình, với các tính năng tự động hóa tùy chỉnh, bảng điều khiển và trợ lý AI thông minh. Đây là chìa khóa để bạn có quy trình làm việc trơn tru hơn, nhóm làm việc hạnh phúc hơn và khách hàng hài lòng hơn. Vậy, tại sao phải chấp nhận sự đơn điệu khi chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể đổi mới?
Rất đơn giản. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ, huy động nhóm của bạn và điều chỉnh dần trong quá trình thực hiện. Trước khi bạn nhận ra, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể quản lý công việc mà không có tự động hóa.
Sẵn sàng tự động hóa? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay bây giờ!