Vậy là bạn đã chuyển sang số hóa. Tốt đấy.
Bạn đã loại bỏ các chồng tài liệu giấy và chuyển mọi thứ lên môi trường trực tuyến, có thể là Tài liệu Google, ổ đĩa chia sẻ hoặc Notion, để tạo ra các quy trình làm việc hiệu quả hơn.
Cảm giác hiện đại, phải không?
Ngoài ra, nhóm của bạn vẫn mất hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết.
Bạn tìm thấy năm phiên bản của cùng một tệp, mỗi phiên bản được chỉnh sửa bởi một người khác nhau.
Bộ tài liệu khách hàng mà bạn cần đang bị chôn vùi trong một thư mục ngẫu nhiên mà bạn không thể nhớ ra.
Nửa số ghi chú từ cuộc họp nhóm gần đây nằm trong sổ tay của ai đó. Nửa còn lại? Không ai biết nó ở đâu.
Dù là tài liệu kỹ thuật số hay không, nếu kiến thức của bạn nằm rải rác khắp nơi, năng suất của bạn sẽ không thể cải thiện. Mỗi phút lãng phí để tìm kiếm thông tin đều âm thầm làm hao hụt thời gian và năng lượng quý báu của nhóm.
Hãy cùng tìm hiểu chi phí ẩn của việc tài liệu bị phân tán là gì, và việc cần làm để giải quyết vấn đề này.
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản hơn để theo dõi và quản lý yêu cầu dự án? Hãy sử dụng mẫu yêu cầu và phê duyệt dự án miễn phí của ClickUp để xem xét các yêu cầu mới, tạo dự án cho các yêu cầu được phê duyệt, phân công công việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực!
Chi phí ẩn của việc tài liệu bị phân tán
Tài liệu phân tán có nghĩa là thông tin của nhóm bạn được phân tán ở quá nhiều nơi, như các ổ đĩa chia sẻ, chủ đề email, trò chuyện, ghi chú cá nhân, tài liệu giấy, v.v. Kết quả là không có cấu trúc, không có nguồn thông tin chính xác duy nhất.
Dưới đây là những chi phí mà tài liệu phân tán gây ra cho nhóm hoặc doanh nghiệp của bạn:
Giảm hiệu suất làm việc của nhóm
Năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên bị ảnh hưởng trực tiếp khi tài liệu của bạn được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi. Nhóm của bạn phải dành nhiều thời gian để chuyển đổi giữa các nền tảng để tìm kiếm thông tin hơn là thực sự sử dụng nó.
Mỗi phút bị mất do việc chuyển đổi ngữ cảnh này làm mất tập trung và đà phát triển của nhóm.
✅ Kiểm tra sự thật: IDC ước tính rằng nhân viên văn phòng dành khoảng 16% thời gian của họ chỉ để tìm kiếm tệp tin. Điều tồi tệ hơn là ngay cả sau tất cả nỗ lực lãng phí đó, họ chỉ tìm thấy những gì cần thiết 56% số lần.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó vẫn không thể tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm? Họ sẽ liên hệ với đồng nghiệp. Mặc dù điều này nghe có vẻ như sự hợp tác hoàn hảo, nhưng thực chất đó là một kẻ giết chết năng suất tiềm ẩn:
- Người yêu cầu phải dừng lại và chờ đợi. Công việc của họ hoàn toàn bị đình trệ.
- Người trả lời sẽ bị gián đoạn ngay lập tức khỏi công việc tập trung của họ.
Tuy nhiên, điều đó chẳng là gì so với khi một nhân viên quan trọng rời khỏi nhóm.
Tất cả kiến thức tổ chức không được ghi chép mà họ nắm giữ—những mẹo nhỏ về cách một quy trình thực sự hoạt động, nơi có phiên bản mới nhất, hoặc ai là người cần liên hệ để có thông tin cụ thể—đều ra đi cùng họ.
📮 ClickUp Insight: Không tìm thấy câu trả lời? Hãy hỏi đồng nghiệp – nhưng với chi phí nào? Gần một nửa số nhân viên thường xuyên làm gián đoạn đồng nghiệp để lấy thông tin. Và mỗi lần họ làm vậy? Phải mất tới 23 phút để tập trung lại. Đó là hàng giờ năng suất bị mất mỗi tuần.
Đây chính là lúc bạn cần một "bộ não trung tâm" cho tổ chức của mình. Một đồng nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), hay còn gọi là ClickUp Brain, có thể cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần trong một nơi duy nhất – câu trả lời, thông tin chi tiết, tệp tin, bối cảnh, và còn nhiều hơn nữa!
Tăng lỗi và hiểu lầm
Sự thiếu hụt tài liệu được chia sẻ và tập trung có thể khiến nhóm của bạn phải thực hiện công việc với thông tin sai lệch hoặc không đầy đủ.
Những chi phí thực sự của những lỗi này là gì? Mọi người ngừng coi tài liệu là nguồn thông tin đáng tin cậy và cố gắng tránh sử dụng nó.
Hãy tưởng tượng:
📌 Ví dụ 1: Một nhân viên bán hàng có hai phiên bản của cùng một mô hình định giá trên máy tính của họ. Mặc dù cả hai trông giống hệt nhau, một phiên bản có mức giảm giá cập nhật còn phiên bản kia thì không. Nhân viên bán hàng gửi mô hình định giá sai cho khách hàng. Đến khi ai đó phát hiện ra sai sót, báo giá đã được gửi đi và không còn nhiều việc cần làm.
Việc quản lý phiên bản kém trong quản lý dự án không phải là yếu tố duy nhất gây ra sự không nhất quán. Khi các chi tiết quan trọng bị mắc kẹt trong các không gian riêng tư (hoặc silo), điều đó cũng tệ không kém vì nó tạo ra rào cản cho các quy trình của bạn.
Dưới đây là cách thức:
📌 Ví dụ 2: Hãy tưởng tượng nhóm sản phẩm của bạn thảo luận và hoàn thiện một bản cập nhật tính năng nhỏ trong kênh Slack riêng tư của họ. Họ đã quên cập nhật tài liệu kỹ thuật chính thức.
Nhóm phát triển tiếp tục phát triển tính năng dựa trên các yêu cầu cũ. Bạn đang phải đối mặt với việc làm lại không cần thiết, điều này có thể đã được tránh nếu quản lý tài liệu được thực hiện đúng cách.
Khó khăn trong việc đào tạo thành viên mới của nhóm
Nếu nhân viên mới của bạn phải chuyển đổi giữa các tài liệu Word ngẫu nhiên, các liên kết đến các chủ đề trò chuyện cũ hoặc các chủ đề email cũ, bạn đang cản trở họ phát huy hết khả năng của mình.
Cách duy nhất để nhân viên mới có thể học hỏi là liên tục hỏi đồng nghiệp trong nhóm. Điều đó có nghĩa là các thành viên có kinh nghiệm trong nhóm phải dành nhiều thời gian cho việc chuyển giao kiến thức thủ công, một đối một.
✅ Kiểm tra sự thật: 42% nhân viên mới cho biết thông tin họ cần tại nơi làm việc quá phân tán trên các nền tảng khác nhau. Điều đó có nghĩa là gần một nửa số thành viên mới trong nhóm của bạn đang dành vài tuần đầu tiên chỉ để tìm hiểu nơi lưu trữ kiến thức thay vì áp dụng nó vào công việc.
Giảm trách nhiệm và khả năng truy vết
Khi tài liệu được lưu trữ trên nhiều công cụ khác nhau, việc nhớ và theo dõi ai là người chịu trách nhiệm duy trì tài liệu trở nên bất khả thi. Mọi người đều cho rằng ai đó khác sẽ xử lý các bản cập nhật, điều này tất yếu dẫn đến việc không ai thực sự làm việc cần làm.
Hãy xem xét tình huống kinh điển sau:
📌 Ví dụ: Một người tạo tài liệu quy trình cho một dự án. Ba tháng sau, một thành viên khác trong nhóm tải xuống tài liệu đó, thực hiện một số chỉnh sửa nhanh chóng và tải lên phiên bản "mới nhất" vào một thư mục hoặc nền tảng hoàn toàn khác.
Hiện tại, có hai phiên bản mâu thuẫn nhau, và không ai biết phiên bản nào là phiên bản chính thức mà nhóm đang tuân theo.
Yếu tố khiến tình trạng này trở nên tồi tệ hơn là sự thiếu bối cảnh.
Ngay cả khi lịch sử của một tài liệu cho thấy ai đã thực hiện chỉnh sửa, chính tài liệu đó thường không liên kết với các cuộc hội thoại nội bộ. Bạn không thể truy vết ai đã đề xuất thay đổi, khi nào nó được đề xuất hoặc tại sao. Điều này tạo ra một khoảng trống kiến thức lớn.
🧠 Thú vị: Thuật ngữ “context switching” thực ra xuất phát từ thế giới máy tính. Ban đầu, nó được dùng để mô tả cách hệ điều hành xử lý nhiều chương trình cùng lúc. Hàng thập kỷ sau, chúng ta mượn cùng cụm từ này để mô tả cách con người chuyển đổi giữa các công việc và tài liệu khác nhau. Điểm mỉa mai? Khác với CPU, bộ não của chúng ta không được thiết kế để xử lý khối lượng công việc đó mà không gây ra chi phí trực tiếp cho năng suất làm việc.
Cơ hội bị bỏ lỡ và quyết định bị trì hoãn
Vì bạn luôn phải mất thời gian tìm kiếm thông tin thay vì sử dụng nó, kết quả là bạn hoặc hành động quá muộn hoặc không hành động gì cả.
Hãy đặt vấn đề đó vào một môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, nơi khoảng thời gian để hành động đã rất ngắn. Hãy nghĩ đến những khoảnh khắc quan trọng, áp lực cao:
- Một hệ thống quan trọng đột ngột ngừng hoạt động
- Một đối thủ cạnh tranh chính đã bất ngờ ra mắt một tính năng sản phẩm mới.
- Một khách hàng đã đề xuất một giao dịch lớn và cấp bách.
Nếu thông tin cần thiết để khắc phục lỗi, phản ứng với sự thay đổi của thị trường hoặc đánh giá nhanh chóng một giao dịch bị phân tán, kinh doanh của bạn sẽ mất đi tốc độ và lợi thế cạnh tranh.
Khi nhóm của bạn đã có cái nhìn toàn diện hoặc tìm thấy tài liệu bị mất tại địa điểm nào đó, thì đã quá muộn để giảm thiểu rủi ro.
👀 Bạn có biết? 74% doanh nghiệp đã chứng kiến sự gia tăng gấp 10 lần trong số lượng quyết định hàng ngày trong ba năm qua. Do bị ngập trong lượng dữ liệu khổng lồ, 85% người dùng báo cáo tác động tiêu cực đến quá trình ra quyết định dưới dạng bỏ lỡ cơ hội và lo lắng khi ra quyết định.
Rủi ro tuân thủ
Quản lý tài liệu kém có thể khiến việc tuân thủ các quy định trở nên vô cùng khó khăn ngay từ đầu.
Hãy suy nghĩ về điều này. Nếu các chính sách quản lý dữ liệu khách hàng hoặc kiểm soát truy cập của bạn được phân tán trên nhiều công cụ khác nhau, làm sao nhóm của bạn có thể đảm bảo rằng mọi hệ thống đều tuân thủ các tiêu chuẩn mới nhất?
Câu trả lời ngắn gọn là: họ không thể.
✅ Kiểm tra sự thật: Ngay cả hệ thống tuân thủ tốt nhất cũng phụ thuộc vào một điều: dữ liệu được tổ chức khoa học. Tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy 63% doanh nghiệp cho rằng thông tin của họ quá lộn xộn, phức tạp và phân tán để sử dụng hiệu quả, từ đó làm tăng rủi ro tuân thủ.
Cách giảm thiểu chi phí ẩn do tài liệu phân tán gây ra
Việc khắc phục tài liệu phân tán bắt đầu từ sự thay đổi tư duy: Tài liệu của bạn là một tài sản kinh doanh quan trọng.
Bạn không cần phải thực hiện một cuộc cải tổ kéo dài cả năm để thấy được kết quả rõ rệt. Một vài bước cụ thể có thể mang lại sự rõ ràng và khôi phục niềm tin của nhóm vào hệ thống tài liệu của bạn:
Bước 1: Kiểm tra tài liệu hiện có
Bắt đầu bằng cách liệt kê mọi vị trí hiện tại mà tài liệu của bạn đang được lưu trữ. Đó có thể là Google Drive, SharePoint, Confluence, GitHub, Slack, ổ đĩa cục bộ của nhóm, máy tính cá nhân của nhân viên, chuỗi email, v.v.
📝 Ghi chú: Đừng cố di chuyển hoặc sửa chữa bất kỳ tệp nào ngay bây giờ. Hãy lập danh sách tất cả các địa điểm được sử dụng để lưu trữ hoặc chia sẻ tài liệu.
Đối với mỗi địa điểm, hãy xác định các tài liệu quan trọng nhất – những tệp tin tuyệt đối cần thiết cho hoạt động hàng ngày, bảo mật hoặc tuân thủ. Điều này bao gồm các hướng dẫn quy trình cốt lõi, tài liệu dự án, tệp tin chính sách, v.v.
Bây giờ, hãy đánh giá tình trạng của từng tài liệu quan trọng bằng cách đặt ra những câu hỏi sau:
- Lần cập nhật gần nhất là khi nào?
- Ai đã viết hoặc chỉnh sửa nó?
- Liệu điều này còn phù hợp không?
- Có bản sao hoặc các phiên bản khác nhau của tài liệu này không?
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng về những gì cần được khắc phục ngay lập tức và cách thực hiện.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Đang chuẩn bị cho cuộc họp nhóm để thảo luận về các lỗ hổng trong tài liệu và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo? Hãy sử dụng Trợ lý Ghi chú AI của ClickUp.
Trí tuệ nhân tạo (AI) lắng nghe và ghi chú chi tiết cho toàn bộ nhóm, giúp bạn thực sự tham gia vào cuộc thảo luận và đảm bảo các quyết định về tài liệu được đưa ra một cách chính xác.
Sau khi cuộc gọi kết thúc, AI sẽ ngay lập tức cung cấp bản ghi chép đầy đủ và tạo ra các tóm tắt thông minh, bao gồm ai đã nói gì và danh sách các công việc cần thực hiện. Không còn phải mất một giờ để giải mã những ghi chú vội vàng. Nhưng điều thực sự thú vị là: Bạn có thể chọn bất kỳ công việc nào từ tóm tắt do AI tạo ra và ngay lập tức chuyển đổi nó thành một nhiệm vụ ClickUp được theo dõi đầy đủ!
Bước 2: Tiêu chuẩn hóa cấu trúc tài liệu
Tạo ra một quy trình tiêu chuẩn để ghi chép thông tin, đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều tạo tài liệu theo cùng một cách thức - dù là cho chính sách công ty hay quy trình sản xuất nội dung.
Dưới đây là những điều cần kiểm soát:
- Đặt các yêu cầu bắt buộc cho mỗi tài liệu: Mỗi tài liệu phải bao gồm các yếu tố quan trọng ngay từ đầu, chẳng hạn như một phần giới thiệu/tóm tắt rõ ràng, ngày cập nhật gần nhất, người chịu trách nhiệm (không chia sẻ trách nhiệm!) và nhãn trạng thái hiện tại.
- Xác định quy ước đặt tên tệp nhất quán: Áp dụng định dạng bắt buộc cho tên tài liệu (ví dụ: sử dụng dấu gạch ngang thay vì khoảng trắng; luôn bắt đầu bằng mã dự án và ngày tháng).
- Bắt buộc kiểm soát phiên bản: Để loại bỏ những rắc rối liên quan đến kiểm soát phiên bản, hãy áp dụng chính sách nghiêm ngặt yêu cầu các nhóm phải thực hiện công việc trên tài liệu trong hệ thống trung tâm.
- Xây dựng hướng dẫn phong cách và quy tắc định dạng: Nó sẽ bao gồm cách sử dụng tiêu đề lớn đúng cách, các kiểu phông chữ cần áp dụng và khi nào nên sử dụng dấu đầu dòng.
Việc tạo mẫu thủ công cho từng loại tài liệu (bản tóm tắt dự án, quy trình SOP, ghi chú cuộc họp) là một việc tốn rất nhiều thời gian. Để tăng tốc độ, ClickUp cung cấp các mẫu có sẵn, dễ tùy chỉnh và chia sẻ.
Hãy cùng xem qua một số mẫu mà ClickUp cung cấp:
1. Mẫu tài liệu dự án
Để chuẩn hóa cách bạn ghi chép chi tiết dự án trên các nhóm và khu vực khác nhau, Mẫu Tài liệu Dự án của ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Kết nối tất cả các tài liệu liên quan đến dự án của bạn tại một nơi duy nhất.
- Cung cấp cho nhóm một bản tóm tắt dự án, bao gồm phạm vi dự án, mục tiêu và dòng thời gian.
- Đặt các cột mốc thời gian và mục tiêu có thể theo dõi cho dự án của bạn.
- Phân chia dự án thành các công việc nhỏ hơn và giao cho các thành viên của nhóm liên quan.
- Theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực và ghi chép kết quả.
Đây là cách đơn giản để mang lại trật tự và tính hiển thị cho tài liệu dự án của bạn.
2. Mẫu tài liệu quy trình công ty
Khi mỗi thành viên trong nhóm áp dụng phương pháp ghi chép quy trình công ty riêng biệt, việc duy trì tính nhất quán trở thành thách thức.
Mẫu tài liệu quy trình công ty của ClickUp cung cấp một cách thức duy nhất và hiệu quả để tạo, tổ chức và cập nhật các quy trình của công ty bạn.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể:
- Danh sách công việc liệt kê tất cả các quy trình cần được tài liệu hóa.
- Hãy tổ chức và phân loại tất cả tài liệu liên quan đến từng quy trình mà bạn đang ghi chép. Ví dụ: tài liệu hướng dẫn đào tạo, hướng dẫn quy trình, v.v.
- Ghi chép chi tiết từng quy trình bằng cách điền vào các ô trống hoặc tùy chỉnh mẫu của chúng tôi theo ý muốn của bạn.
- Cập nhật tài liệu khi quy trình của bạn thay đổi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp để ghi chép và theo dõi chi tiết các quy trình cho mọi hoạt động kinh doanh. Mẫu này có các tính năng tùy chỉnh về thuộc tính và chế độ xem giúp bạn tổ chức tất cả chi tiết quy trình một cách gọn gàng nhất.
Bước 3: Tập trung và liên kết tất cả tài liệu
Tập trung tài liệu không có nghĩa là ném tất cả vào một thư mục khổng lồ.
Thay vào đó, bạn nên tạo ra một hệ thống quản lý vòng đời tài liệu, nơi các thành viên trong nhóm có quyền truy cập có thể theo dõi và truy cập tài liệu.
Việc cần làm để đạt được điều này là gì?
- Chọn một không gian làm việc trung tâm: Quyết định nơi nhóm của bạn sẽ lưu trữ và quản lý tài liệu. Không gian làm việc này cần dễ dàng truy cập cho tất cả mọi người và được tích hợp chặt chẽ với các công cụ, dự án và quy trình cốt lõi hiện có của bạn.
- Di chuyển tài liệu: Di chuyển các tệp tin khỏi các email, trò chuyện, ổ đĩa phân tán, v.v., và tổ chức chúng gọn gàng vào không gian trung tâm mới của bạn. Trong quá trình di chuyển, hãy đảm bảo loại bỏ các bản sao trùng lặp hoặc lưu trữ các bảng tính/tài liệu đã lỗi thời.
- Sử dụng cấu trúc thư mục phân cấp: Nhóm tài liệu một cách logic. Cấu trúc này nên đủ trực quan để một nhân viên Marketing có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu sản phẩm trong vài giây, mà không cần phải lục lọi khắp không gian làm việc.
- Kết nối tài liệu với các tài liệu liên quan: Ví dụ, kết nối kế hoạch chiến dịch tiếp thị của bạn với lịch trình nội dung, sau đó kết nối cả hai với báo cáo hiệu suất.
- Kết nối tài liệu với quy trình làm việc hàng ngày của bạn: Ví dụ, nếu kế hoạch dự án của bạn nêu rõ các đầu ra chính, hãy thêm liên kết đến công việc cụ thể hoặc toàn bộ trình theo dõi công việc nơi các đầu ra đó đang được thực hiện. Điều này cho phép bất kỳ ai cũng có thể chuyển thẳng từ kế hoạch sang tiến độ mà không mất hàng giờ.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, cung cấp một không gian làm việc thống nhất nơi tất cả tài liệu, nhiệm vụ và giao tiếp của bạn có thể tồn tại cùng nhau. Sử dụng nền tảng của chúng tôi, bạn có thể tập trung kiến thức vào một trung tâm truy cập duy nhất và giảm thiểu sự phân tán công việc.
Dưới đây là phân tích cách ClickUp giải quyết các vấn đề hiệu quả ẩn sau tài liệu phân tán:
Tạo trung tâm kiến thức của bạn với ClickUp Tài liệu
Tập trung tài liệu chỉ là bước đầu tiên; bạn cũng cần tích hợp chúng vào công việc hàng ngày của mình. Nếu không, bạn sẽ lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin mà lẽ ra đã nằm ngay trước mắt bạn.
Với ClickUp Docs, bạn có thể tạo không giới hạn kế hoạch dự án, wiki, cơ sở kiến thức, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), lộ trình và nhiều hơn nữa, và liên kết chúng với các công việc trong ClickUp Tasks để quản lý dự án thông minh và có ngữ cảnh.
Với các trang con và trang con lồng nhau, cùng với định dạng phong phú bao gồm tiêu đề lớn, bảng, băng rôn, cột và phương tiện đa phương tiện nhúng, bạn có thể xây dựng một kiến trúc tài liệu nhiều lớp.
Nhiều người dùng có thể chỉnh sửa một tài liệu cùng lúc, nhưng bạn cũng có thể kiểm soát ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa nó. Mọi thay đổi đều được lưu trữ ngay lập tức, và bạn có thể xem lịch sử phiên bản chi tiết cho thấy ai đã thực hiện những thay đổi nào và vào thời điểm nào.
Docs Hub cung cấp cho bạn một nền tảng tập trung, nơi bạn có thể tìm kiếm, sắp xếp, lọc và tổ chức tài liệu của mình vào các thư mục/danh sách.
Tìm kiếm mọi thứ ngay lập tức với Tìm kiếm Enterprise của ClickUp
Sự phiền toái lớn nhất khi tài liệu kém chất lượng là phải tìm kiếm tệp tin bên ngoài nền tảng chính của bạn.
Giải pháp: Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp.
Nó cho phép bạn truy cập tất cả công việc của mình trên các công cụ và ứng dụng chỉ trong nháy mắt (đúng vậy, ngay cả khi không sử dụng ClickUp). Nhập truy vấn của bạn vào ClickUp Search và truy cập tất cả tệp tin của bạn chỉ trong vài giây.
Dưới đây là những việc cần làm:
- Tìm kiếm thông tin liên quan bất kể nó được lưu trữ ở đâu trong hệ thống của bạn với thanh tìm kiếm chung và nội bộ.
- Lọc kết quả theo các thuộc tính như dự án, người được giao, trạng thái, ưu tiên, v.v., để hiển thị kết quả phù hợp nhất. Hệ thống tìm kiếm trí tuệ nhân tạo của chúng tôi sử dụng trí tuệ nhân tạo bối cảnh để hiểu ý nghĩa của truy vấn của bạn.
- Sử dụng quyền truy cập dựa trên quyền hạn và nhật ký kiểm tra để đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ hiển thị cho người dùng được ủy quyền.
⭐ Bonus: Cần câu trả lời nhanh cho một vấn đề nào đó, nhưng bạn đang giữa một công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ? Với tính năng Talk-to-Text của ClickUp Brain MAX, bạn không cần phải gõ một truy vấn chi tiết vào công cụ tìm kiếm! Hãy nói to câu hỏi hoặc lệnh của bạn và tìm thông tin mà không làm gián đoạn luồng công việc của bạn.
Tạo và quản lý tài liệu một cách thông minh với ClickUp Brain
ClickUp Brain (trợ lý AI tích hợp) giúp việc khám phá kiến thức trở nên đơn giản nhờ công nghệ AI kết nối.
Gõ lệnh vào một công việc hoặc tài liệu, và nó có thể tóm tắt dự án, viết bản nháp đầu tiên hoặc chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành kế hoạch hành động. Trí tuệ nhân tạo (AI) có toàn bộ bối cảnh công việc của bạn và trả lời câu hỏi bằng cách trích xuất thông tin từ tài liệu của công ty, như chính sách làm việc từ xa, v.v. Hoàn hảo để giúp nhân viên mới làm quen với không gian làm việc của bạn!
Bước 4: Đào tạo nhóm và thúc đẩy việc áp dụng
Bạn cần đào tạo nhóm của mình về tiêu chuẩn tài liệu mới. Đây là lúc bạn hướng dẫn họ cách sử dụng nó và giải thích tại sao nó quan trọng đối với kinh doanh.
Việc cần làm:
- Sử dụng tài liệu hướng dẫn cho nhân viên mới như video ngắn, hướng dẫn nội bộ hoặc các phiên hướng dẫn trực tiếp để giải thích quy trình quản lý tài liệu mới.
- Cung cấp đào tạo chuyên sâu cho các nhóm khác nhau để nhóm tài chính biết chính xác cách tạo báo cáo chi phí, trong khi nhóm marketing học cách tạo và lưu trữ tài sản chiến dịch mới để tái sử dụng.
- Khuyến khích nhóm của bạn kiểm tra tài liệu trước khi làm gián đoạn công việc của đồng nghiệp. Điều này ngay lập tức thay đổi văn hóa làm việc, giảm sự phụ thuộc vào kiến thức cá nhân.
- Thường xuyên kiểm tra với nhóm của bạn để xem hệ thống mới hoạt động như thế nào. Mọi người có sử dụng nó đúng cách không? Nó có giúp họ tìm thông tin nhanh hơn không? Nếu có, hãy ăn mừng thành công! Công nhận nỗ lực của các thành viên trong nhóm luôn tuân thủ các tiêu chuẩn mới. Một chút công nhận có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc củng cố hành vi tích cực.
⭐ Bonus: Biến tài liệu của bạn thành một hệ thống tự động với ClickUp Agents.
Họ theo dõi không gian làm việc của bạn, phát hiện các lỗ hổng và tự động thực hiện các biện pháp khắc phục — không cần can thiệp thủ công. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng chúng:
- Giữ tài liệu luôn cập nhật: Các đại lý có thể thông báo cho bạn khi một tài liệu chưa được cập nhật trong nhiều tháng hoặc khi các công việc liên quan không đồng bộ với kế hoạch.
- Áp dụng tiêu chuẩn quy trình: Kích hoạt thông báo nhắc nhở nếu ai đó tạo tài liệu mà không có chủ sở hữu, nhãn trạng thái hoặc quy ước đặt tên đúng.
- Tự động hóa việc duy trì kiến thức: Nhân viên có thể tóm tắt thông tin mới, cập nhật tài liệu tham khảo và duy trì tính nhất quán khi công việc phát triển.
- Hỗ trợ quá trình onboarding: Khi nhân viên mới gia nhập, các nhân viên có thể tự động chia sẻ các tài liệu quan trọng, chính sách và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs).
Xem video này để cài đặt Trợ lý AI đầu tiên của bạn trong ClickUp 👇
Ví dụ thực tế về việc sử dụng tài liệu tập trung mang lại kết quả
Dưới đây là hai ví dụ về các công ty đã thành công trong việc giải quyết chi phí do tài liệu kém chất lượng gây ra và đạt được những cải thiện hiệu quả đáng kể:
1. Finastra
Finastra, một trong những tập đoàn fintech hàng đầu, đã phải đối mặt với tình trạng hỗn loạn nội bộ trong nhóm tiếp thị toàn cầu gồm hơn 120 nhân viên. Các kế hoạch tiếp thị quan trọng (GTM) được lưu trữ rải rác trên MS Teams, SharePoint và các ổ đĩa cục bộ trên laptop.
Kết quả là gì? Các chiến dịch tiếp thị được triển khai không nhất quán, và nhóm đã lãng phí hàng giờ trong các cuộc họp để cập nhật thủ công cho ban lãnh đạo về kế hoạch GTM của họ.
Giải pháp: Với ClickUp, Finastra đã tập hợp mọi thứ vào một không gian làm việc kết nối duy nhất:
- Mỗi đơn vị kinh doanh (ví dụ: Cho vay, Thanh toán) hiện nay tuân theo một cấu trúc thư mục nhất quán để tổ chức thông tin.
- Họ sử dụng các mẫu chuẩn hóa để thu thập dữ liệu nhất quán trên tất cả các đơn vị kinh doanh và khu vực.
- Với ClickUp Views, nhóm có thể lọc các kế hoạch GTM theo khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh chỉ trong vài giây. Họ cũng có thể tạo các chế độ xem dành riêng cho các bên liên quan thay vì phải tạo thủ công các slide trình bày.
- Thông báo tự động giúp mọi nhóm luôn đồng bộ với những thay đổi mới nhất.
Kết quả: Việc chuyển đổi từ hệ thống quản lý tài liệu kém hiệu quả sang một không gian làm việc thống nhất, có cấu trúc đã mang lại kết quả ấn tượng cho Finastra. Họ đạt được tăng 30% hiệu quả hợp tác và tăng 40% hiệu quả triển khai sản phẩm (GTM)!
⚒️ Mẹo nhanh: Biến tài liệu của bạn thành thông tin thời gian thực với bảng điều khiển ClickUp.
Tập trung tài liệu chỉ là một nửa thành công. Nhóm của bạn cũng cần một cách nhanh chóng để hiểu thông tin đó, và ClickUp bảng điều khiển giúp bạn làm việc đó.
Tạo một bảng điều khiển tự động thu thập dữ liệu từ tài liệu, công việc và dự án của bạn. Bạn có thể:
- Theo dõi trạng thái tài liệu (đã cập nhật, đã lỗi thời, thiếu chủ sở hữu)
- Hiển thị kế hoạch GTM, dòng thời gian thực hiện chiến dịch và rủi ro dự án theo thời gian thực.
- Theo dõi khối lượng công việc, các rào cản và hoạt động của các nhóm một cách nhanh chóng.
- Tạo các chế độ xem tùy chỉnh theo vai trò cho các bộ phận Marketing, Bán hàng, Sản phẩm hoặc Hỗ trợ.
2. Tapestry
Tapestry, công ty mẹ của các thương hiệu cao cấp như Coach và Kate Spade, quản lý hơn 1.400 cửa hàng và 18.000 nhân viên trên toàn cầu. Cấu trúc rộng lớn, trải dài trên nhiều lục địa của công ty đã khiến việc chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các thương hiệu và khu vực trở nên bất khả thi.
Giải pháp: Bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative AI), Tapestry đã xây dựng một giải pháp quản lý kiến thức tập trung trên toàn doanh nghiệp. Giải pháp này, một chatbot, đã được phát triển và triển khai chỉ trong bốn tháng và nhanh chóng được chấp nhận.
Kết quả: Giảm đáng kể thời gian nhân viên dành cho việc tìm kiếm câu trả lời. Giải pháp này cũng giải phóng nhân viên chuyên môn khỏi việc trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại và trang bị cho nhân viên mới khả năng truy cập nhanh chóng, đáng tin cậy vào kiến thức họ cần.
📮 ClickUp Insight: 43% người dùng giữ các tab mở vì lo sợ mất đi điều gì đó quan trọng, và 30% trong số này sẽ hoảng loạn nếu tất cả các tab của họ biến mất.
Điều này tiết lộ ảo tưởng về sự kiểm soát: chúng ta dựa vào các tab như một mạng lưới bảo mật, tạo ra cảm giác an toàn giả tạo. ⚖️
ClickUp Enterprise Search giúp bạn kiểm soát không gian làm việc bằng cách cho phép tìm kiếm mọi tệp tin, ghi chú và tích hợp từ một trung tâm duy nhất. Giờ đây, bạn có thể đóng các tab một cách tự tin, biết rằng những gì quan trọng luôn nằm trong tầm tay.
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) cho tài liệu
Tối ưu hóa tài liệu và tìm kiếm với ClickUp
Chi phí thực sự của việc quản lý tài liệu kém không chỉ là thời gian bị lãng phí; nó còn làm suy giảm động lực kinh doanh của bạn.
Tin vui: ClickUp giúp bạn tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu mạnh mẽ, kết nối kiến thức trực tiếp với hành động. Như một người đánh giá trên G2 chia sẻ,
ClickUp tập trung tất cả công việc của chúng tôi—nhiệm vụ, tài liệu, trò chuyện và mục tiêu—vào một nơi duy nhất. Độ linh hoạt của nó là vô song: các chế độ xem tùy chỉnh, tự động hóa và tích hợp giúp dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu của từng nhóm. Tôi đặc biệt đánh giá cao cách ClickUp cân bằng giữa tính năng mạnh mẽ (như phụ thuộc và bảng điều khiển) với tính dễ sử dụng. Nó đã làm cho việc theo dõi dự án, hợp tác nhóm và giao tiếp trở nên trơn tru và minh bạch hơn nhiều.
ClickUp tập trung tất cả công việc của chúng tôi—công việc, tài liệu, trò chuyện và mục tiêu—vào một nơi duy nhất. Độ linh hoạt của nó là vô song: các chế độ xem tùy chỉnh, tự động hóa và tích hợp giúp dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu của từng nhóm. Tôi đặc biệt đánh giá cao cách ClickUp cân bằng giữa tính năng mạnh mẽ (như phụ thuộc và bảng điều khiển) với tính dễ sử dụng. Nó đã làm cho việc theo dõi dự án, hợp tác nhóm và giao tiếp trở nên trơn tru và minh bạch hơn nhiều.
Với ClickUp Docs, Brain và Enterprise Search, bạn có thể xây dựng một không gian làm việc nơi các nhóm không cần phải vất vả tìm kiếm tài liệu hay câu trả lời – họ có thể nhận được chúng chỉ bằng cách trò chuyện với AI.
Điều tuyệt vời nhất? Việc cài đặt không gian làm việc này cũng không mất nhiều thời gian! Nó cực kỳ trực quan và thân thiện với người dùng. Khách hàng của chúng tôi luôn chia sẻ rằng họ có thể dễ dàng tập trung tài liệu, tự động hóa các quy trình phức tạp và hợp nhất tất cả thông tin dưới một mái nhà.
Vậy, bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Khi tài liệu được phân tán trên nhiều công cụ khác nhau, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Họ liên tục chuyển đổi giữa các tab/ứng dụng khác nhau, điều này làm gián đoạn sự tập trung của họ, khiến việc quay lại trạng thái làm việc hiệu quả trở nên khó khăn. Bằng cách tập trung tài liệu, bạn giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và tránh sự nhầm lẫn do thông tin lỗi thời hoặc mâu thuẫn gây ra. Điều này trực tiếp nâng cao tinh thần và năng suất của nhóm.
ClickUp tập hợp mọi tài liệu vào một không gian làm việc kết nối. Với ClickUp Docs, các nhóm có thể tạo và duy trì tài liệu quan trọng ngay bên cạnh công việc hàng ngày của họ. Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ và khám phá kiến thức được hỗ trợ bởi AI giúp toàn bộ không gian làm việc luôn đồng bộ, cho phép truy cập dễ dàng và tức thì. Không gian làm việc của bạn trở thành một hệ thống tổ chức, có thể tìm kiếm mà toàn bộ nhóm có thể tin tưởng.
Tài liệu phân tán có thể dễ dàng dẫn đến công việc trùng lặp, thông tin không nhất quán hoặc lỗi thời, giảm năng suất của nhóm và giảm trách nhiệm. Việc làm việc với tài liệu phân tán thậm chí có thể khiến bạn đối mặt với nguy cơ bị phạt do kiểm toán không đạt yêu cầu.
Các mẫu tài liệu chuẩn hóa mang lại trật tự và tính nhất quán trong cách nhóm của bạn sử dụng tài liệu. Vì mọi người đều tuân theo cùng một cấu trúc tài liệu, thông tin sẽ được duy trì nhất quán và dễ sử dụng. Với các bảng điều khiển sẵn có, bạn có thể bỏ qua việc tạo các slide trình chiếu tốn thời gian và trực tiếp truyền đạt thông tin quan trọng cho các bên liên quan trong thời gian thực.