Przewodnik po zarządzaniu projektami Smartsheet (raportowanie, pulpit, wykres Gantta)

Zarządzanie projektami Smartsheet to idealne rozwiązanie dla firm, których idea współpracy polega na wspólnej pracy nad arkuszem kalkulacyjnym. 😛

Ale czy to naprawdę praktyczne?

Czy zarządzanie projektami Smartsheet jest odpowiednim wyborem dla Ciebie?

W tym artykule omówimy, czym jest Smartsheet, jego kluczowe funkcje, zalety i ograniczenia. Wspomnimy również o kilku inteligentnych rozwiązaniach tych problemów.

Jak inteligentny jest Smartsheet? Sprawdźmy to!

Czym jest Smartsheet?

Smartsheet to oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na arkuszach kalkulacyjnych, które umożliwia zarządzanie wieloma projektami, śledzenie ich postępów i planowanie w czasie rzeczywistym.

Zgodnie ze swoją nazwą, stara się uczynić arkusze kalkulacyjne „inteligentnymi” dzięki funkcjom takim jak:

I przyznajemy, że Smartsheet dobrze radzi sobie z prostymi projektami.

Widok zadań w czasie rzeczywistym w ramach całych projektów zapewnia maksymalną przejrzystość, co może być powodem, dla którego niektóre firmy używają Smartsheet jako narzędzia do zarządzania projektami.

Jeśli szukasz alternatywnych rozwiązań, przeczytaj nasz blog na temat alternatyw dla Smartsheet .

5 kluczowych funkcji Smartsheet

Oto krótki przegląd sposobu korzystania z Smartsheet do zarządzania projektami:

1. Współpraca

Współpraca ma kluczowe znaczenie dla każdego narzędzia do zarządzania projektami.

I nie, nie mówimy tu o omawianiu trików i formuł w arkuszach kalkulacyjnych z kolegami z pracy. 😝

Smartsheet zapewnia miłośnikom arkuszy kalkulacyjnych więcej opcji współpracy zespołowej:

Chociaż Smartsheet nadal jest narzędziem opartym na arkuszach kalkulacyjnych, współpraca z zespołem nie sprawi Ci większych problemów.

2. Budżetowanie

Wszyscy wiemy, jak wygodne są arkusze kalkulacyjne do obliczeń i formuł. To sprawia, że Smartsheet jest dobrym narzędziem do budżetowania.

Jednak to narzędzie do zarządzania projektami idzie o krok dalej w zakresie budżetowania, pomagając połączyć obliczone, zaplanowane i rzeczywiste wydatki z działaniami zespołu.

Użytkownicy Smartsheet mogą również korzystać z szablonu budżetu projektu, aby usprawnić śledzenie budżetu i porównać go z rzeczywistymi kosztami. Dzięki temu żadne wydatki nie umkną Twojej uwadze.

3. Raportowanie

Funkcja raportowania Smartsheet jest przydatna, gdy chcesz udostępnić interesującym projektem osobom dane dotyczące wydajności na poziomie projektu i portfolio.

Dzięki widżetom uzyskasz również dostęp do danych w czasie rzeczywistym z wielu arkuszy.

Udostępniaj raporty Smartsheet wszystkim osobom, które mają dostęp do arkuszy stanowiących podstawę raportu! Możesz nawet ustawić harmonogram powtarzania, a raporty będą wysyłane automatycznie.

Pulpity nawigacyjne Smartsheet umożliwiają jeszcze większą personalizację, a członkowie zespołu mogą sprawdzać status projektu, komunikować się z innymi i podejmować ważne decyzje. Przechowuj krytyczne dane i informacje w jednym centralnym pulpicie nawigacyjnym Smartsheet i dodawaj różne widżety, aby wyświetlać różne typy raportów.

4. Szablony

Smartsheet oferuje zestawy szablonów zawierające gotowe arkusze, pulpity, formularze i raporty.

A gotowe rozwiązanie oznacza tylko jedno… ogromną oszczędność czasu! ⌚

Na przykład zestaw szablonów do śledzenia i podsumowywania projektów to łatwy i szybki sposób na rozpoczęcie każdego projektu. Jest to również najszybsza droga do raportowania ryzyk i kamieni milowych interesariuszom.

Smartsheet oferuje nawet całą galerię szablonów, w której znajdziesz szablony do:

A jeśli nie znajdziesz tego, czego potrzebujesz, zawsze możesz stworzyć własny szablon.

Niestandardowe dostosowanie 101!

5. Integracje

Integracje są jak desery. 🎂

Nigdy nie jest ich wystarczająco dużo i zawsze jest miejsce na więcej.

Smartsheet można łatwo połączyć z innymi aplikacjami i usługami. Integracja z Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip itp. przebiega bez żadnych problemów, co pozwala zwiększyć możliwości zarządzania pracą.

Ale jak już wspomnieliśmy, integracje to nigdy za mało.

Czasami nie można znaleźć potrzebnej aplikacji.

Wtedy możesz użyć Zapier, aby połączyć Smartsheet z innymi aplikacjami, takimi jak Zoho Projects, Asana itp., lub pracować z otwartym API, aby dodać własną integrację do oprogramowania.

Porównaj Asana i Smartsheet!

4 zalety zarządzania projektami Smartsheet

Oto najważniejsze zalety korzystania z Smartsheet do zarządzania projektami:

1. Kontrola i bezpieczeństwo zapewniające spokój ducha

Zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie kładzie duży priorytet na bezpieczeństwo danych. Smartsheet przechodzi coroczne audyty bezpieczeństwa i oceny przeprowadzane przez niezależnych wykonawców. Możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoje dane są chronione przez technologię TLS (Transport Layer Security) od najbardziej zaufanych dostawców.

Ponadto Smartsheet przechowuje dane w bezpieczny sposób, stosując szyfrowanie i protokoły skanowania biometrycznego, a dostęp do danych ogranicza do upoważnionych członków zespołu ds. operacji technicznych.

Wow, to już wyższy poziom.

Jest to jedna z największych zalet Smartsheet i główny powód, dla którego korzysta z niego prawie 80% firm z listy Fortune 500.

2. Automatyzacja, która pomaga zaoszczędzić czas

Dzięki automatyzacji cyklu pracy w Smartsheet możesz ustawić, jakie działania będą powodować jakie reakcje. Pozwoli to zautomatyzować powtarzalne zadania, oszczędzając czas i wysiłek.

Ponadto łatwo jest tworzyć zautomatyzowane cykle pracy, gdy dysponujesz narzędziem, które pozwala zobaczyć wszystkie instrukcje „jeśli” i „wtedy”.

3. Aplikacje mobilne, dzięki którym zabierzesz swoje arkusze kalkulacyjne ze sobą

Smartsheet posiada aplikacje mobilne na urządzenia z systemem iOS i Android. 📱

Ponieważ arkusze kalkulacyjne nie są najłatwiejsze w obsłudze na telefonie komórkowym, Smartsheet zoptymalizował aplikacje mobilne, aby zapewnić użytkownikom jak najlepsze wrażenia.

Jednak aplikacja mobilna działa dobrze tylko do sprawdzania plików lub prowadzenia rozmów z zespołem.

Tworzenie harmonogramu projektu? Niekoniecznie.

4. Prosty interfejs użytkownika oparty na arkuszach kalkulacyjnych

Jeśli lubisz arkusze kalkulacyjne, pokochasz Smartsheet.

Intuicyjny interfejs arkusza kalkulacyjnego ułatwia importowanie plików z programów Microsoft Excel, Microsoft Project, Arkusze Google i Trello.

Smartsheet oferuje tylko cztery widoki niezbędne do zarządzania projektami: siatka, karta (wersja Smartsheet dla Kanban), Gantt i kalendarz.

Na przykład za pomocą wykresów Gantta Smartsheet można dodawać zależności i ścieżki krytyczne, a także stosować formatowanie warunkowe.

Naszym zdaniem jest to…

Teraz, gdy już wiesz, jak przydatny może być Smartsheet, warto wspomnieć o jego wadach.

5 ograniczeń zarządzania projektami Smartsheet (wraz z rozwiązaniami)

Idealne narzędzie nie istnieje.

Ale czy Smartsheet jest zbliżony do ideału?

Nie ma mowy! 🙅

Oto dlaczego:

1. Arkusze kalkulacyjne są niepraktyczne w nowoczesnym zarządzaniu projektami

Dlaczego obecnie istnieje oprogramowanie do zarządzania projektami?

Dzięki temu zespoły nie będą tracić energii na całodzienną pracę z arkuszami kalkulacyjnymi!

Arkusze kalkulacyjne mają zazwyczaj taki efekt.

W końcu przeglądanie kolejnych komórek wypełnionych danymi jest stresujące. 😩

Ale to nie wszystko.

Oto kilka innych powodów, dla których arkusze kalkulacyjne nie nadają się do zarządzania projektami:

Wiemy, co myślisz: kiedy ta lista się skończy?

Jeśli nie chcesz na zawsze pogodzić się z ograniczeniami arkuszy kalkulacyjnych, Smartsheet nie jest rozwiązaniem do zarządzania projektami, którego potrzebujesz.

Chociaż Smartsheet oferuje kilka widoków innych niż arkusz kalkulacyjny, brakuje mu elastyczności, której można oczekiwać od nowoczesnego narzędzia do zarządzania projektami.

Nawet po zmianie widoku siatki na kalendarz lub Gantt większość pracy będzie zależała od formatowania warunkowego w konkretnym arkuszu.

Co teraz?

Przedstawiamy ClickUp.

Jest to jedno z najwyżej ocenianych na świecie oprogramowań do zarządzania projektami, używane przez wiele zespołów w małych i dużych organizacjach.

ClickUp oferuje szeroką gamę funkcji, które znacznie przewyższają Smartsheet, co czyni go najlepszą alternatywą dla Smartsheet. 💪

Oto dlaczego ClickUp jest znacznie lepszy od Smartsheet:

Rozwiązanie ClickUp nr 1: Widoki

W przeciwieństwie do Smartsheet, ClickUp oferuje kilka elastycznych widoków .

Oto niektóre z nich:

Opcje widoku zadań w ClickUp

W przeciwieństwie do Smarthseet, w ClickUp nie będziesz musiał zajmować się formatowaniem warunkowym ani innymi problemami związanymi z arkuszami kalkulacyjnymi. Dbamy o wszystkie perspektywy. 😉

Rozwiązanie ClickUp nr 2: e-mail ClickApp

ClickUp ma wiadomość! 📬

Wysyłaj i odbieraj wszystkie swoje e-maile bezpośrednio z ClickUp, korzystając ze wsparcia dla swoich ulubionych dostawców usług poczty elektronicznej, w tym Gmail, Outlook, Office 365 itp.

Nie będziesz musiał opuszczać platformy, co pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Ha! Spróbuj to zrobić w arkuszu kalkulacyjnym.

Wysyłaj i odbieraj e-maile w ClickUp

Rozwiązanie ClickUp nr 3: Notepad

Uwielbiamy pomysły, a co ważniejsze, praktyczne sposoby ich zapisywania.

Właśnie dlatego ClickUp oferuje wielofunkcyjny Notatnik dla Ciebie.

Chwila, wielofunkcyjny?

Tak! Możesz robić zwykłe notatki, ale możesz również wykorzystać je w pracy, przekształcając je w zadania.

Niesamowite, prawda? 🤯

Konwersja notatek na zadania w ClickUp

Rozwiązanie ClickUp nr 4: Dokumenty

Czy na kilka minut przed rozmową wideo gorączkowo otwierasz wszystkie siedem zakładek przeglądarki, aby udostępnić ekran? 🤯

Dzięki ClickUp możesz korzystać z powiązań, aby wyświetlać powiązane zadania i dokumenty... i prezentować je w tym samym oknie!

Dostęp do linków do stron znajduje się w sekcji Relacje u góry dokumentu ClickUp

Łatwo twórz profesjonalne dokumenty, korzystając z następujących funkcji:

Organizacja dokumentów pomaga uporządkować chaos związany z ciągle zmieniającymi się projektami. Dzięki dostępowi do wszystkich informacji o projekcie w jednym miejscu możesz usprawnić swoje codzienne działania.

Niezależnie od tego, czy realizujesz małe, czy duże projekty, wyszukuj je i zarządzaj nimi z poziomu jednego dokumentu! 💫

2. Ograniczony widok kalendarza

Widok kalendarza Smartsheet oferuje pewne funkcje planowania, ale to nie wystarcza.

Wszystko, co nie jest związane z datą, stanowi ograniczenie.

Na przykład widok kalendarza nie oferuje funkcji zarządzania zasobami. Nie można również zaplanować zadań do wykonania w określonym czasie.

Rozwiązanie ClickUp nr 1: Widok kalendarza

W ClickUp zarządzanie czasem jest priorytetem. Nie ma mowy, żebyśmy powstrzymali Cię przed planowaniem zadań z określoną datą i godziną, skoro mamy do dyspozycji potężny widok kalendarza.

Kontroluj, co chcesz widzieć w kalendarzu — dzień, cztery dni, tydzień lub cały miesiąc, aby uzyskać widok z lotu ptaka.

Możesz również zarządzać zasobami bezpośrednio w widoku kalendarza, co pozwala zaoszczędzić czas zamiast przełączać widoki.

Nasz kalendarz potrafi znacznie więcej niż tylko planować zadania. 😎

Opcje widoku w widoku kalendarza ClickUp

Rozwiązanie ClickUp nr 2: Widok osi czasu

Widok Oś czasu to kolejna opcja, która pozwala uzyskać ogólny obraz projektu w formacie liniowym.

Z łatwością przeciągaj i upuszczaj zadania, aby je planować, zmieniać kolejność itp.

Przeciągaj i upuszczaj zadania w widoku osi czasu ClickUp

Chcesz spersonalizować oś czasu?

Idealnie, ponieważ wszyscy jesteśmy zwolennikami niestandardowych rozwiązań!

Możesz:

To Twoja oś czasu, a my jesteśmy po to, aby pomóc Ci stworzyć taką, jaką sobie wyobrażasz.

3. Ograniczone funkcje raportowania dla zespołów

Smartsheet posiada funkcję raportowania zespołowego, ale nie jest ona intuicyjna.

Aby śledzić postępy projektu za pomocą szczegółowego wykresu Gantta, musisz ręcznie wprowadzać dane.

Co więcej, nie możesz ograniczyć raportowania tylko do wykresu Gantta.

Co to jest? Lata 90.? 🤦‍♂️

Kierownik projektu potrzebuje więcej, np. wykresów prędkości, wykresów burnup i burndown, aby zobaczyć, jak postępują jego projekty.

Rozwiązanie ClickUp: pulpity nawigacyjne

Pulpit nawigacyjny w ClickUp pomaga skupić wszystkie wydarzenia związane z projektem w jednej przestrzeni.

Możesz tworzyć raporty i uzyskiwać wgląd w zadania, postępy, osoby, sprinty itp. za pomocą ponad 50 widżetów.

Tworzenie pulpitu nawigacyjnego w ClickUp

Mówiąc o sprintach, możesz użyć widżetów Sprint, aby uzyskać dostęp do wszelkiego rodzaju przydatnych danych, w tym wykresów przepływu skumulowanego, wykresów burnup, wykresów prędkości, wykresów czasu realizacji i wykresów burndown.

Wykres burndown w ClickUp

Nie wycofaliśmy się również z oferowania opcji dostosowywania naszych pulpitów.

Twórz pulpity za pomocą niestandardowych widżetów, aby wizualizować swoją pracę tak, jak chcesz.

Widżety można wykorzystać do:

Chcesz stworzyć własne, wydajne pulpity nawigacyjne?

Zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem jak zbudować pulpit do zarządzania projektami , aby od razu zacząć pracę!

4. Ręczne śledzenie czasu

Oprogramowanie Smartsheet umożliwia śledzenie czasu na wiele sposobów, w tym „1/2 dnia”, „godziny i minuty” oraz „szczegółowe godziny i minuty”

Aby jednak z niego skorzystać, musisz ręcznie zatwierdzić szacowany czas lub samodzielnie wprowadzić czas trwania.

Możesz również śledzić działania dla konkretnego dnia, klikając timer startowy.

Ale zgadnij co?

Nadal będziesz musiał ręcznie dodawać śledzony czas do karty czasu pracy. Jakby zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi nie wymagało już wystarczająco dużo wysiłku! 😫

Rozwiązanie ClickUp nr 1: Natywne śledzenie czasu

Pozwól ClickUp śledzić Twój czas, podczas gdy Ty skupiasz się na pracy.

Wystarczy kliknąć „Start”, aby rozpocząć śledzenie czasu poświęconego na konkretne zadanie.

Chcesz pracować nad innym zadaniem?

Przejdź od razu do rzeczy i uruchom timer dla tego zadania.

Śledzenie czasu w ClickUp

Uruchamiaj i zatrzymuj timer, kiedy tylko chcesz. My obliczymy i wygenerujemy szczegółowe raporty dotyczące wykorzystania czasu, abyś mógł się zrelaksować.

Czy wiesz, że możesz nawet przełączać się między urządzeniami i kontynuować śledzenie czasu dla tych samych zadań?

To właśnie zaleta naszego globalnego timera!

Rozwiązanie ClickUp nr 2: Integracje do śledzenia czasu

Jesteśmy przekonani, że ClickUp spełni wszystkie Twoje potrzeby.

Ale zawsze jest miejsce na integracje, prawda?

Właśnie dlatego ClickUp umożliwia śledzenie czasu za pomocą ulubionej aplikacji do śledzenia czasu, takiej jak Everhour, Time Doctor, Toggl lub Harvest.

Integracja śledzenia czasu Harvest z ClickUp

5. Ceny

Smartsheet nie wymaga podawania danych karty kredytowej, a ponadto oferuje 30-dniową bezpłatną wersję próbną.

Brzmi dobrze, prawda?

Cóż…

Podstawowy plan Individual kosztuje 14 USD/miesiąc, a plan Business zaczyna się od 25 USD/użytkownika miesięcznie. Następnie ceny rosną w górę jak drapacze chmur.

Ceny Smartsheet są więc wysokie zarówno dla osób prywatnych, jak i większych organizacji.

To nie jest rodzaj równości, którego szukaliśmy!

Ale jest też dobra wiadomość:

Rozwiązanie ClickUp: Free Forever Plan

Mówimy poważnie, gdy twierdzimy, że jesteśmy idealnym rozwiązaniem dla małych zespołów, dużych organizacji, a nawet freelancerów i osób prywatnych.

Każdy otrzymuje dostęp do bogatego w funkcje Free Forever Plan ClickUp, który zapewnia wsparcie dla nieograniczonej liczby zadań i użytkowników.

A „na zawsze” naprawdę oznacza „na zawsze”. Bez żadnych haczyków!

A co z płatnymi planami? Jednym słowem: przystępne ceny!

Zobacz sam:

Ale to nie wszystko.

Nie musisz całkowicie rezygnować z funkcji arkuszy kalkulacyjnych, ponieważ oferujemy również widok tabeli. Tutaj możesz obliczać sumy, średnie itp. pól, a nawet dodawać obrazy.

Ale to nie wszystko.

Formatowanie tabeli w widoku tabeli ClickUp

Oto zapowiedź tego, co jeszcze może zrobić ClickUp:

Czy Smartsheet to mądry wybór?

Aplikacja Smartsheet naprawdę starała się uczynić arkusze kalkulacyjne bardziej przyjemnymi i mniej skomplikowanymi niż Excel. Jednak to, że jest lepsza od Excela, nie oznacza, że jest idealna.

Zwłaszcza, gdy masz ClickUp!

ClickUp to idealne narzędzie dla wszystkich rodzajów organizacji i osób, które nie wymagają przeglądania arkuszy kalkulacyjnych. (Chyba że chcesz, wtedy wybierz nasz widok tabeli . )

W przeciwieństwie do Smartsheet, ClickUp może być wszystkim, czego oczekujesz.

Menedżer zadań, narzędzie do alokacji zasobów, time tracker, notatnik, menedżer dokumentów …

Jeśli więc chcesz mieć naprawdę „inteligentne” narzędzie, pobierz ClickUp za darmo już dziś! 👋