Guida al project management con Smartsheet (reportistica, dashboard, grafici di Gantt)

Il project management di Smartsheet è l'opzione ideale per le aziende che intendono la collaborazione come un lavoro di squadra su un foglio di calcolo. 😛

Ma è davvero pratico?

E Smartsheet project management è la scelta giusta per te?

In questo articolo parleremo di cosa è Smartsheet, delle sue funzionalità principali, dei vantaggi e dei limiti. Menzioneremo anche alcune soluzioniintelligenti per questi problemi.

Quanto è intelligente Smartsheet? Scopriamolo!

Cos'è Smartsheet?

Smartsheet è un software di project management basato su fogli di calcolo che consente di gestire, effettuare il monitoraggio e pianificare più progetti in tempo reale.

Fedele al suo nome, cerca di rendere i fogli di calcolo "intelligenti" con funzionalità/funzioni per:

E ammettiamo che Smartsheet è in grado di gestire bene i progetti semplici.

La sua visualizzazione in tempo reale delle attività di interi progetti rende tutto estremamente trasparente, motivo per cui alcune aziende utilizzano Smartsheet come strumento di project management.

Se stai cercando delle alternative, leggi il nostro blog su Alternative a Smartsheet .

5 funzionalità principali di Smartsheet

Ecco una rapida panoramica su come utilizzare Smartsheet per il project management:

1. Collaborazione

La collaborazione è fondamentale per qualsiasi strumento di project management.

E no, non stiamo parlando di discutere di trucchi e formule per fogli di calcolo con il tuo collega di lavoro. 😝

Smartsheet è qui per offrire al tuo cervello amante dei fogli di calcolo più opzioni di collaborazione in team:

Quindi, anche se Smartsheet è ancora uno strumento basato su fogli di calcolo, non avrai grandi difficoltà a collaborare con il tuo team.

2. Definizione del budget

Sappiamo tutti quanto siano comodi i fogli di calcolo per i calcoli e le formule. E questo rende Smartsheet un ottimo strumento per la definizione del budget.

Ma questo strumento di project management fa un passo avanti nella gestione del budget, aiutandoti a collegare le spese calcolate, pianificate ed effettive alle attività del team.

Gli utenti di Smartsheet possono anche utilizzare il suo modello di budget del progetto per semplificare il monitoraggio del budget e confrontarlo con i costi effettivi. In questo modo, nessuna spesa potrà sfuggire al controllo.

3. Reportistica

La funzionalità di reportistica di Smartsheet è utile quando è necessario effettuare la condivisione delle metriche di rendimento a livello di progetto e di portfolio con gli stakeholder del progetto.

Grazie alla sua visualizzazione basata su widget, puoi anche ottenere dati in tempo reale da più fogli.

Condividi i report Smartsheet con chiunque abbia accesso ai fogli sottostanti che popolano il report! Puoi anche impostare una pianificazione ricorrente e i report verranno inviati automaticamente.

Le dashboard di Smartsheet consentono una personalizzazione ancora maggiore, con i membri del team in grado di controllare lo stato di un progetto, comunicare con gli altri e prendere decisioni importanti. Conserva i dati e le informazioni critiche in un'unica dashboard centrale di Smartsheet e aggiungi diversi widget per ottenere diversi tipi di report.

4. Modelli

Smartsheet ti offre set di modelli ricchi di fogli, dashboard, moduli e report predefiniti.

E "preconfigurato" può significare solo una cosa... un sacco di tempo risparmiato! ⌚

Ad esempio, il set di modelli per il monitoraggio e l'esecuzione del rollup dei progetti è un modo semplice e veloce per avviare qualsiasi progetto. È anche il modo più rapido per segnalare rischi e attività cardine ai tuoi stakeholder.

Smartsheet mette a tua disposizione anche un'intera galleria di modelli, dove troverai modelli per:

E se non trovi quello che ti serve, puoi sempre creare il tuo modello personalizzato.

Personalizzazione 101!

5. Integrazioni

Le integrazioni sono come i dessert. 🎂

Non sono mai sufficienti e c'è sempre spazio per qualcosa in più.

Smartsheet può facilmente interagire con altre app e servizi. Ottieni integrazioni senza problemi con Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, ecc. , per potenziare le tue capacità di gestione del lavoro.

Ma come abbiamo detto, le integrazioni non sono mai sufficienti.

E a volte non riesci a trovare l'app che ti serve.

In questo caso puoi utilizzare Zapier per collegare Smartsheet ad altre app come Zoho Projects, Asana, ecc. oppure lavorare con la sua API aperta per aggiungere la tua integrazione al software.

Confronta Asana e Smartsheet!

4 vantaggi del project management di Smartsheet

Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo di Smartsheet per il project management:

1. Controllo e sicurezza per la massima tranquillità

Il project management dell'azienda attribuisce grande priorità alla sicurezza dei dati. Smartsheet viene sottoposto a verifiche e valutazioni annuali sulla sicurezza da parte di appaltatori terzi. Puoi stare tranquillo sapendo che i tuoi dati sono protetti dalla tecnologia TLS (Transport Layer Security) dei provider più affidabili.

Inoltre, Smartsheet archivia i dati in modo sicuro con protocolli di crittografia e scansione biometrica e limita l'accesso ai dati ai membri autorizzati del team Operazioni tecniche.

Wow, questo è un livello superiore.

Questo è uno dei maggiori punti di forza di Smartsheet e uno dei motivi principali per cui è utilizzato da quasi l'80% delle aziende Fortune 500.

2. Automazioni che aiutano a risparmiare tempo

Con le automazioni del flusso di lavoro di Smartsheet, puoi impostare quali azioni causeranno quali reazioni. Questo automatizzerà le attività ripetitive, facendoti risparmiare tempo e lavoro richiesto.

Inoltre, è facile creare flussi di lavoro automatizzati quando si dispone di uno strumento che consente di visualizzare tutte le istruzioni "if" e "then".

3. App mobili per portare con te i tuoi fogli di calcolo

Smartsheet dispone di app mobili per dispositivi iOS e Android. 📱

Poiché i fogli di calcolo non sono facili da utilizzare su un telefono cellulare, Smartsheet ha ottimizzato le app mobili per garantire la migliore esperienza utente possibile.

Tuttavia, l'app mobile funziona bene solo per la correzione di bozze dei file o per una conversazione con il tuo team.

Creare un programma per il progetto? Non proprio.

4. Interfaccia utente semplice, basata su fogli di calcolo

Se ti piacciono i fogli di calcolo, Smartsheet ti conquisterà.

La sua interfaccia intuitiva simile a un foglio di calcolo semplifica l'importazione di file da Microsoft Excel, Microsoft Project, Fogli Google e Trello.

Smartsheet offre solo quattro visualizzazioni essenziali per la gestione dei progetti: Griglia, Scheda (la versione Smartsheet di Kanban), Gantt e Calendario.

Ad esempio, con i diagrammi di Gantt di Smartsheet, puoi aggiungere dipendenze e percorsi critici, nonché applicare la formattazione condizionale.

Immaginiamo che sia...

Ora che sai come Smartsheet può esserti utile, è giusto dirti anche dove Smartsheet perde la sua intelligenza.

5 limiti del project management di Smartsheet (con soluzioni)

Uno strumento perfetto è impossibile.

Ma Smartsheet è all'altezza?

No, grazie! 🙅

Ecco perché:

1. I fogli di calcolo sono poco pratici per il project management moderno

Perché oggi esistono i software di project management?

In questo modo i team non si stancheranno di lavorare tutto il giorno con i fogli di calcolo!

I fogli di calcolo tendono ad avere questo effetto.

Dopotutto, è stressante guardare una cella dopo l'altra piena di dati. 😩

Ma aspetta. C'è dell'altro.

Ecco alcuni altri motivi per cui i fogli di calcolo non sono adatti alla project management:

Sappiamo cosa stai pensando: quando finirà questo elenco?

Quindi, a meno che tu non voglia sopportare per sempre i limiti dei fogli di calcolo, Smartsheet non è la soluzione di project management di cui hai bisogno.

Sebbene Smartsheet offra alcune visualizzazioni non basate su fogli di calcolo, manca della flessibilità che ci si aspetta da uno strumento di gestione dei progetti moderno.

Anche quando passi dalla visualizzazione a griglia alla visualizzazione calendario o alla vista Gantt, la maggior parte del tuo lavoro dipenderà dalla formattazione condizionale all'interno di un foglio specifico.

E adesso?

Ti presentiamo ClickUp.

È uno dei software di project management più valutati al mondo, utilizzato da diversi team in organizzazioni di piccole e grandi dimensioni.

ClickUp offre un'ampia gamma di funzionalità che superano di gran lunga quelle di Smartsheet, rendendolo la migliore alternativa a Smartsheet. 💪

Ecco perché ClickUp è molto più intelligente di Smartsheet:

Soluzione ClickUp n. 1: Visualizzazioni

A differenza di Smartsheet, ClickUp offre diverse visualizzazioni flessibili .

Alcuni di essi includono:

Opzioni di visualizzazione delle attività in ClickUp

A differenza di Smarthseet, con ClickUp non dovrai preoccuparti della formattazione condizionale o di altri grattacapi legati ai fogli di calcolo. Abbiamo a cuore tutte le prospettive. 😉

Soluzione ClickUp n. 2: ClickApp Email

ClickUp ha ricevuto una mail! 📬

Invia e ricevi tutte le tue e-mail direttamente da ClickUp, con l'assistenza dei tuoi provider di posta elettronica preferiti, tra cui Gmail, Outlook, Office 365, ecc.

Non dovrai abbandonare la piattaforma, risparmiando così tantissimo tempo.

Ah! Prova a farlo su un foglio di calcolo.

Invia e ricevi email in ClickUp

Soluzione ClickUp n. 3: Blocco note

Amiamo le idee e, cosa ancora più importante, un modo pratico per annotarle.

Ecco perché ClickUp ha un blocco note multifunzionale per te.

Aspetta, multifunzionale?

Sì! Puoi prendere note normali, ma puoi anche mettere a frutto le tue note convertendole in attività.

Incredibile, vero? 🤯

Convertire le note in attività in ClickUp

Soluzione ClickUp n. 4: Documenti

Stai allineando freneticamente tutte e sette le schede del browser per effettuare la condivisione dello schermo pochi minuti prima della tua videochiamata? 🤯

Con ClickUp, utilizza le relazioni per visualizzare attività correlate e documenti... e presentarli nella stessa finestra!

Accedi ai link delle pagine nella sezione Relazioni nella parte superiore di un documento ClickUp.

Crea facilmente documenti professionali utilizzando queste funzionalità/funzioni:

L'organizzazione dei documenti aiuta a calmare il caos di un lavoro di progetto in continua evoluzione. Puoi migliorare le tue attività quotidiane con tutte le informazioni relative al progetto accessibili in un unico posto.

Da progetti su piccola o grande scala, cerca e gestisci tutto da un unico documento! 💫

2. Visualizzazione del calendario limitata

La visualizzazione del calendario di Smartsheet offre alcune funzioni di pianificazione, ma non è sufficiente.

Tutto ciò che non è correlato alla data è un limite.

Ad esempio, la visualizzazione Calendario non offre funzionalità di gestione delle risorse. Né è possibile pianificare attività da svolgere in un momento specifico.

Soluzione ClickUp n. 1: visualizzazione del Calendario

In ClickUp, la gestione del tempo è una priorità. E non c'è modo di impedirti di pianificare le attività con una data e un'ora specifiche quando disponiamo di una potente visualizzazione del Calendario.

Controlla cosa vuoi vedere sul tuo calendario, che sia un giorno, quattro giorni, una settimana o un intero mese per visualizzare una visione d'insieme.

Puoi anche gestire le tue risorse direttamente nella vista Calendario, risparmiando tempo invece di passare da una vista all'altra.

Vedi, il nostro calendario può fare molto di più che pianificare le attività. 😎

Visualizza le opzioni nella vista del Calendario di ClickUp

Soluzione ClickUp n. 2: visualizzazione della Sequenza

La nostra visualizzazione Sequenza è un'altra opzione per ottenere una visione d'insieme del tuo progetto in formato lineare.

Trascina e rilascia facilmente le tue attività per pianificare, riorganizzare, ecc.

Trascina e rilascia le attività nella vista Sequenza di ClickUp

Vuoi personalizzare la Sequenza?

Perfetto, perché siamo tutti a favore della personalizzazione!

Puoi:

È la tua Sequenza, e noi siamo qui solo per aiutarti a costruire quella che immagini.

3. Funzionalità di reportistica del team limitate

Smartsheet dispone di una funzionalità di reportistica di gruppo, ma non è intuitiva.

È necessario inserire manualmente i dati per effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto utilizzando un diagramma di Gantt dettagliato.

Inoltre, non puoi limitare la tua reportistica a un semplice grafico di Gantt.

Che cos'è? Gli anni '90? 🤦‍♂️

Un project manager ha bisogno di ulteriori informazioni, come i grafici di velocità, burnup e burndown, per vedere come procedono i propri progetti.

Soluzione ClickUp: Dashboard

I dashboard in ClickUp aiutano a centralizzare tutte le attività del tuo progetto in un unico spazio.

Puoi creare report e ottenere informazioni dettagliate su attività, stato, persone, sprint, ecc. utilizzando oltre 50 widget.

Creazione di un dashboard in ClickUp

A proposito di sprint, puoi utilizzare i widget Sprint per accedere a tutti i tipi di dati approfonditi, inclusi flusso cumulativo, burnup, velocità, Lead time e grafici burndown.

Grafico burndown in ClickUp

E non abbiamo rinunciato a offrire opzioni di personalizzazione anche nelle nostre dashboard.

Crea i tuoi dashboard con widget personalizzati per visualizzare il tuo lavoro nel modo che preferisci.

Puoi utilizzare i widget per:

Non vedi l'ora di creare le tue potenti dashboard personalizzate?

Consulta la nostra guida dettagliata su come creare un dashboard per il project management per iniziare subito!

4. Monitoraggio manuale del tempo

Il software Smartsheet consente di effettuare il monitoraggio del tempo in diversi modi, tra cui "mezze giornate", "ore e minuti" e "ore e minuti dettagliati".

Tuttavia, per poterlo utilizzare dovrai approvare manualmente la durata stimata o inserire tu stesso la durata.

Puoi anche effettuare il monitoraggio delle attività di un determinato giorno cliccando sul timer di avvio.

Ma indovina un po'?

Dovrai comunque aggiungere manualmente il tempo monitorato alla tabella oraria. Come se la gestione dei fogli di calcolo non richiedesse già abbastanza lavoro richiesto! 😫

Soluzione ClickUp n. 1: monitoraggio del tempo nativo

Lascia che ClickUp effettui il monitoraggio del tempo mentre ti concentri sul tuo lavoro.

Basta premere "Avvia" per iniziare al monitoraggio del tempo dedicato a un'attività specifica.

Vuoi lavorare su un'altra attività?

Passa direttamente all'azione e avvia il timer per quell'attività.

Monitoraggio del tempo in ClickUp

Avvia e interrompi il timer tutte le volte che vuoi. Calcoleremo e genereremo report dettagliati sull'utilizzo del tempo, così potrai rilassarti.

Sapevi che puoi anche passare da un dispositivo all'altro e continuare a effettuare il monitoraggio del tempo dedicato alle stesse attività?

Questo è il bello del nostro timer globale!

Soluzione ClickUp n. 2: integrazioni per il monitoraggio del tempo

Siamo certi che ClickUp sarà in grado di soddisfare tutte le tue esigenze.

Ma c'è sempre spazio per le integrazioni, giusto?

Ecco perché ClickUp ti consente di monitorare il tempo con la tua app preferita per il monitoraggio del tempo, come Everhour, Time Doctor, Toggl o Harvest.

Integrazione del monitoraggio del tempo di raccolta con ClickUp

5. Prezzi

Smartsheet non richiede i dati della tua carta di credito e offre anche una versione di prova gratis di 30 giorni.

Sembra interessante, vero?

Beh...

Il piano base Individual costa 14 $ al mese, mentre il piano Business parte da 25 $ al mese per utente. Dopo di che, i prezzi salgono alle stelle.

I prezzi di Smartsheet sono quindi elevati sia per i singoli utenti che per le organizzazioni di grandi dimensioni.

Non è proprio il tipo di uguaglianza che cercavamo!

Ma ecco la buona notizia:

Soluzione ClickUp: piano Free Forever

Siamo sinceri quando diciamo che siamo l'ideale per un piccolo team, una grande organizzazione e anche se sei un libero professionista o un privato.

Tutti possono accedere al piano Free Forever di ClickUp, ricco di funzionalità, che supporta un numero illimitato di attività e utenti.

E "per sempre" significa davvero per sempre. Senza alcun trucco!

E i piani a pagamento? Una sola parola: convenienti!

Guarda tu stesso:

Ma non è tutto.

Non devi dire addio alle funzioni dei fogli di calcolo perché abbiamo anche una vista Tabella. Qui puoi calcolare le somme, la media, ecc. dei campi e persino aggiungere un'immagine.

Ma non è terminato qui.

Formattazione di una tabella nella vista Tabella di ClickUp

Ecco un'anteprima di cos'altro può fare ClickUp:

Smartsheet è la scelta intelligente?

L'app Smartsheet ha davvero cercato di rendere i fogli di calcolo più divertenti e meno complessi rispetto a Excel. Tuttavia, solo perché è migliore di Excel non significa che sia l'ideale.

Soprattutto quando hai ClickUp!

ClickUp è lo strumento ideale per tutti i tipi di organizzazioni e individui che non ti chiederanno di guardare i fogli di calcolo. (A meno che tu non lo voglia, allora scegli la nostra vista Tabella . )

A differenza di Smartsheet, ClickUp può essere tutto ciò che desideri.

Un gestore di attività, un allocatore di risorse, uno strumento di monitoraggio del tempo, un prenditore di appunti, un gestore di documenti...

Quindi, se desideri uno strumento davvero "intelligente", scarica ClickUp gratis oggi stesso! 👋