Guida al project management con Smartsheet (reportistica, dashboard, grafici di Gantt)

Il project management di Smartsheet è l'opzione ideale per le aziende che intendono collaborare lavorando insieme su un foglio di calcolo. 😛

Ma è davvero pratico?

E Smartsheet project management è la scelta giusta per te?

In questo articolo parleremo di cosa è Smartsheet, delle sue funzionalità/funzioni chiave, dei vantaggi e dei limiti. Menzioneremo anche alcune soluzioniintelligenti per questi problemi.

Quanto è intelligente Smartsheet? Scopriamolo!

Cos'è Smartsheet?

Smartsheet è un software di project management basato su fogli di calcolo che consente di gestire, monitorare e pianificare più progetti in tempo reale.

Fedele al suo nome, cerca di rendere i fogli di lavoro "intelligenti" con funzionalità/funzioni per:

E ammettiamo che Smartsheet è in grado di gestire bene i progetti semplici.

La visualizzazione in tempo reale delle attività di tutti i progetti rende tutto estremamente trasparente, motivo per cui alcune aziende utilizzano Smartsheet come strumento di project management.

Se stai cercando delle alternative, leggi il nostro blog su Alternative a Smartsheet .

5 funzionalità/funzioni chiave di Smartsheet

Ecco una panoramica rapida su come utilizzare Smartsheet per il project management:

1. Collaborazione

*la collaborazione è fondamentale per qualsiasi strumento di project management.

E no, non stiamo parlando di discutere di trucchi e formule per fogli di calcolo con il tuo collega. 😝

Smartsheet è qui per offrire al tuo cervello amante dei fogli di calcolo più opzioni di collaborazione in team:

Quindi, anche se Smartsheet è ancora uno strumento basato su fogli di calcolo, non avrai molte difficoltà a collaborare con il tuo team.

2. Budget

Sappiamo tutti quanto siano comodi i fogli di calcolo per i calcoli e le formule. Questo rende Smartsheet un ottimo strumento per la gestione del budget.

Ma questo strumento di project management fa un ulteriore passaggio in avanti nella gestione del budget, aiutandoti a collegare le spese calcolate, pianificate ed effettive alle attività del team.

Gli utenti di Smartsheet possono anche utilizzare il modello di budget di progetto per semplificare il monitoraggio del budget e confrontarlo con i costi effettivi. In questo modo, nessuna spesa può sfuggire.

3. Reportistica

La funzionalità di reportistica di Smartsheet è utile quando è necessario condividere metriche sulle prestazioni a livello di progetto e portfolio con gli stakeholder del progetto.

Inoltre, grazie alla visualizzazione basata su widget, potrai ottenere dati in tempo reale da più fogli.

Condividi i report Smartsheet con chiunque abbia accesso ai fogli sottostanti che popolano il report! Puoi anche impostare una pianificazione ricorrente e i report verranno inviati automaticamente.

Le dashboard di Smartsheet consentono una personalizzazione ancora maggiore, con i membri del team in grado di controllare lo stato di un progetto, comunicare con gli altri e prendere decisioni importanti. Conserva i dati e le informazioni critiche in un'unica dashboard Smartsheet centrale e aggiungi diversi widget per ottenere diversi tipi di report.

4. Modelli

Smartsheet offre set di modelli ricchi di fogli, dashboard, moduli e report predefiniti.

E "preconfigurato" può significare solo una cosa... tanto tempo risparmiato! ⌚

Ad esempio, il set di modelli per il monitoraggio e l'esecuzione del rollup dei progetti è un modo semplice e veloce per avviare qualsiasi progetto. È anche il modo più rapido per segnalare rischi e attività cardine ai tuoi stakeholder.

Smartsheet offre anche un'intera galleria di modelli, dove troverai modelli per:

E se non trovi quello che ti serve, puoi sempre creare il tuo modello personalizzato.

Personalizzazione 101!

5. Integrazioni

Le integrazioni sono come i dessert. 🎂

Non sono mai abbastanza e c'è sempre spazio per altro.

Smartsheet può facilmente lavorare con altre app e servizi. Ottieni integrazioni senza problemi con Google Drive, Box, Jira, Salesforce, Quip, ecc. per potenziare le tue capacità di gestione del lavoro.

Ma come abbiamo detto, le integrazioni non sono mai sufficienti.

E a volte non riesci a trovare l'app che ti serve.

È qui che puoi usare Zapier per connettere Smartsheet ad altre app come Zoho Projects, Asana, ecc. , oppure lavorare con la sua API aperta per aggiungere la tua integrazione al software.

Confronta Asana e Smartsheet!

4 vantaggi del project management Smartsheet

Ecco i principali vantaggi dell'utilizzo di Smartsheet per il project management:

1. Controllo e sicurezza per la massima tranquillità

Il project management aziendale attribuisce un'alta priorità alla sicurezza dei dati. Smartsheet viene sottoposto a verifiche e valutazioni annuali sulla sicurezza da parte di appaltatori terzi. Stai tranquillo sapendo che i tuoi dati sono protetti dalla tecnologia TLS (Transport Layer Security) dei provider più affidabili.

Inoltre, Smartsheet archivia i dati in modo sicuro con crittografia e protocolli di scansione biometrica e limita l'accesso ai dati ai membri autorizzati del team delle operazioni tecniche.

Wow, questo è un altro livello.

Questo è uno dei maggiori punti di forza di Smartsheet e uno dei motivi principali per cui è utilizzato da quasi l'80% delle aziende Fortune 500.

2. Automazioni che aiutano a risparmiare tempo

Con le automazioni del flusso di lavoro di Smartsheet, puoi impostare quali azioni causeranno quali reazioni. Questo automatizzerà le attività ripetitive, facendoti risparmiare tempo e lavoro richiesto.

Inoltre, è facile creare flussi di lavoro automatizzati quando si dispone di uno strumento che consente di vedere tutte le istruzioni "if" e "then".

3. App mobili per portare con te i tuoi fogli di lavoro

Smartsheet dispone di app mobili per dispositivi iOS e Android. 📱

Poiché i fogli di calcolo non sono i più facili da utilizzare su un telefono cellulare, Smartsheet ha ottimizzato le app mobili per garantire la migliore esperienza utente.

Tuttavia, l'app mobile funziona bene solo per la correzione di bozze dei file o per conversare con il proprio team.

Creare un programma di progetto? Non proprio.

4. Interfaccia utente semplice, basata su fogli di calcolo

Se ti piacciono i fogli di calcolo, Smartsheet ti piacerà sicuramente.

La sua interfaccia intuitiva simile a un foglio di calcolo semplifica l'importazione di file da Microsoft Excel, Microsoft Project, Fogli Google e Trello.

Smartsheet offre solo quattro viste essenziali per il project management: Griglia, Scheda (la versione Smartsheet di Kanban), Gantt e Calendario.

Ad esempio, con i grafici Gantt di Smartsheet, puoi aggiungere dipendenze e percorsi critici, nonché applicare la formattazione condizionale.

Immaginiamo che sia...

Ora che sai come Smartsheet può esserti utile, è giusto dirti anche dove Smartsheet perde la sua intelligenza.

5 limiti del project management di Smartsheet (con soluzioni)

Uno strumento perfetto è impossibile.

Ma Smartsheet è all'altezza?

No, grazie! 🙅

Ecco perché:

1. I fogli di calcolo sono poco pratici per il project management moderno

Perché oggi esiste un software di project management?

Così i team non perderanno slancio lavorando tutto il giorno con i fogli di calcolo!

I fogli di calcolo tendono ad avere questo effetto.

Dopotutto, è stressante guardare celle su celle piene di dati. 😩

Ma aspetta, c'è dell'altro.

Ecco alcuni altri motivi per cui i fogli di calcolo non sono adatti al project management:

Sappiamo cosa stai pensando: quando finirà questo elenco?

Quindi, a meno che tu non voglia sopportare per sempre i limiti dei fogli di calcolo, Smartsheet non è la soluzione di project management che fa per te.

E sebbene Smartsheet offra alcune visualizzazioni non basate su fogli di calcolo, non ha la flessibilità che ci si aspetta da uno strumento di progetto moderno.

Anche quando si passa dalla vista griglia alla vista calendario o Gantt, la maggior parte del lavoro dipenderà dalla formattazione condizionale all'interno di un foglio specifico.

E adesso?

Ti presentiamo ClickUp.

È uno dei software di project management più apprezzati al mondo, utilizzato da diversi team in organizzazioni di piccole e grandi dimensioni.

ClickUp offre un'ampia gamma di funzionalità che superano di gran lunga quelle di Smartsheet, rendendolo la migliore alternativa a Smartsheet. 💪

Ecco perché ClickUp è molto più intelligente di Smartsheet:

Soluzione ClickUp n. 1: Visualizzazioni

A differenza di Smartsheet, ClickUp offre diverse visualizzazioni flessibili .

Alcuni di questi includono:

Opzioni di visualizzazione delle attività in ClickUp

E a differenza di Smarthseet, con ClickUp non dovrai avere a che fare con la formattazione condizionale o altri grattacapi tipici dei fogli di calcolo. Ci interessano tutte le prospettive. 😉

Soluzione ClickUp n. 2: ClickApp Email

ClickUp ha ricevuto una mail! 📬

Invia e ricevi tutte le tue email direttamente da ClickUp, con il supporto dei tuoi provider di servizi email preferiti, tra cui Gmail, Outlook, Office 365, ecc.

Non dovrai uscire dalla piattaforma e risparmierai tantissimo tempo.

Ah! Prova a farlo su un foglio di calcolo.

Invia e ricevi email in ClickUp

Soluzione ClickUp n. 3: Blocco note

Amiamo le idee e, soprattutto, un modo pratico per annotarle.

Ecco perché ClickUp ha un blocco note multifunzionale per te.

Aspetta, multifunzionale?

Sì! Puoi prendere note regolari, ma puoi anche mettere le tue note al lavoro convertendole in attività.

Incredibile, vero? 🤯

Convertire le note in attività in ClickUp

Soluzione ClickUp n. 4: Documenti

Stai allineando freneticamente tutte e sette le schede del browser per condividere lo schermo pochi minuti prima della tua videochiamata? 🤯

Con ClickUp, utilizza le relazioni per visualizzare attività e documenti correlati... e presentarli nella stessa finestra!

Accedi ai link delle pagine nella sezione Relazioni nella parte superiore di un documento ClickUp

Crea facilmente documenti professionali utilizzando queste funzionalità/funzioni:

L'organizzazione dei documenti aiuta a calmare il caos di un lavoro in continua evoluzione. Puoi migliorare le tue attività quotidiane con tutte le informazioni relative al tuo progetto accessibili in un unico posto.

Da progetti su piccola scala a quelli su larga scala, cerca e gestisci tutto da un unico documento! 💫

2. Visualizzazione limitata del calendario

La visualizzazione calendario di Smartsheet offre alcune funzionalità di pianificazione, ma non è sufficiente.

Tutto ciò che non è correlato alla data è un limite.

Ad esempio, la visualizzazione calendario non offre funzionalità di gestione delle risorse. Non è nemmeno possibile pianificare attività da svolgere in un momento specifico.

Soluzione ClickUp n. 1: visualizzazione Calendario

In ClickUp, la gestione del tempo è una priorità. E non c'è modo che ti impediamo di pianificare le attività con una data e un'ora specifiche quando abbiamo una potente visualizzazione Calendario.

Controlla cosa vuoi vedere sul tuo calendario, che sia un giorno, quattro giorni, una settimana o un intero mese per una visualizzazione dall'alto.

Puoi anche gestire le tue risorse direttamente nella vista Calendario, risparmiando tempo invece di passare da una vista all'altra.

Come vedi, il nostro calendario può fare molto di più che pianificare le attività. 😎

Visualizza le opzioni nella vista Calendario di ClickUp

Soluzione ClickUp n. 2: visualizzazione Sequenza

La nostra visualizzazione Sequenza è un'altra opzione per ottenere una panoramica del tuo progetto in un formato lineare.

Trascina e rilascia facilmente le tue attività per pianificarle, riorganizzarle, ecc.

Trascina e rilascia le attività nella vista Sequenza di ClickUp

Vuoi personalizzare la sequenza temporale?

Perfetto, perché noi puntiamo tutto sulla personalizzazione!

Puoi:

La sequenza è tua e noi siamo qui solo per aiutarti a costruire quella che immagini.

3. Funzionalità di reportistica del team limitate

Smartsheet dispone di una funzionalità di reportistica per team, ma non è intuitiva.

È necessario inserire manualmente i dati per monitorare lo stato di avanzamento del progetto utilizzando un grafico Gantt dettagliato.

Inoltre, non puoi limitare la tua reportistica a un semplice grafico Gantt.

Cos'è questo? Gli anni '90? 🤦‍♂️

Un project manager ha bisogno di molto altro, come grafici di velocità, burnup e burndown, per vedere come procedono i propri progetti.

Soluzione ClickUp: Dashboard

I dashboard in ClickUp aiutano a centralizzare tutte le attività dei tuoi progetti in un unico spazio.

Puoi creare report e ottenere informazioni dettagliate su attività, stato, persone, sprint, ecc. utilizzando oltre 50 widget.

Creare una dashboard in ClickUp

A proposito di sprint, puoi utilizzare i widget Sprint per accedere a tutti i tipi di dati approfonditi, inclusi flusso cumulativo, burnup, velocità, lead time e grafici burndown.

Grafico burndown in ClickUp

E non abbiamo rinunciato a offrire opzioni di personalizzazione anche nelle nostre dashboard.

Crea le tue dashboard con widget personalizzati per visualizzare il tuo lavoro nel modo desiderato.

Puoi utilizzare i widget per:

Non vedi l'ora di creare le tue potenti dashboard?

Consulta la nostra guida dettagliata su come creare una dashboard per il project management per iniziare subito!

4. Monitoraggio manuale del tempo

Il software Smartsheet consente di monitorare il tempo in diversi modi, tra cui "1/2 giorni", "ore e minuti" e "ore e minuti dettagliati"

Tuttavia, per poterlo utilizzare dovrai approvare manualmente il tempo stimato o inserire tu stesso la durata.

Puoi anche monitorare le attività di un giorno specifico cliccando sul timer di avvio.

Ma indovina un po'?

Dovrai comunque aggiungere manualmente il tempo monitorato alla tabella oraria. Come se gestire i fogli di calcolo non fosse già abbastanza lavoro manuale! 😫

Soluzione ClickUp n. 1: monitoraggio del tempo nativo

Lascia che ClickUp monitori il tuo tempo mentre ti concentri sul tuo lavoro.

Basta cliccare su "Avvia" per iniziare il monitoraggio del tempo per una specifica attività.

Vuoi lavorare su un'altra attività?

Passa subito all'azione e avvia il timer per quell'attività.

Monitoraggio del tempo in ClickUp

Avvia e interrompi il timer tutte le volte che vuoi. Calcoleremo e genereremo report dettagliati sull'utilizzo del tempo, così potrai rilassarti.

Sapevi che puoi anche passare da un dispositivo all'altro e continuare a monitorare il tempo dedicato alle stesse attività?

È questo il bello del nostro timer globale!

Soluzione ClickUp n. 2: integrazioni per il monitoraggio del tempo

Siamo certi che ClickUp sarà in grado di soddisfare tutte le tue esigenze.

Ma c'è sempre spazio per le integrazioni, giusto?

Ecco perché ClickUp ti consente di monitorare il tempo con la tua app di monitoraggio del tempo preferita, come Everhour, Time Doctor, Toggl o Harvest.

Integrazione del monitoraggio del tempo di Harvest con ClickUp

5. Prezzi

Smartsheet non richiede i dati della tua carta di credito e offre anche una versione di prova gratuita di 30 giorni.

Sembra interessante, vero?

Beh..

Il piano Individual di base costa 14 $ al mese, mentre il piano Business parte da 25 $ al mese per utente. Successivamente, i prezzi salgono vertiginosamente.

Quindi i prezzi di Smartsheet sono costosi sia per i singoli utenti che per le organizzazioni più grandi.

Non è proprio il tipo di uguaglianza che cercavamo!

Ma ecco la buona notizia:

Soluzione ClickUp: piano Free Forever

Quando diciamo che siamo l'ideale per un piccolo team, una grande organizzazione e anche per liberi professionisti o singoli individui, lo pensiamo davvero.

Tutti hanno accesso al piano Free Forever di ClickUp, ricco di funzionalità e che supporta attività e utenti illimitati.

E "per sempre" significa davvero per sempre. Senza alcun trucco!

E i piani a pagamento? Una sola parola: convenienti!

Scoprilo tu stesso:

Ma non è tutto.

Non devi dire addio alle funzionalità dei fogli di calcolo perché abbiamo anche una vista Tabella. Qui puoi calcolare le somme, la media, ecc. dei campi e persino aggiungere un'immagine.

Ma non abbiamo ancora terminato.

Formattare una tabella nella vista Tabella di ClickUp

Ecco un'anteprima di cos'altro può fare ClickUp:

Smartsheet è la scelta intelligente?

L'app Smartsheet ha davvero cercato di rendere i fogli di calcolo più divertenti e meno complessi rispetto a Excel. Tuttavia, solo perché è migliore di Excel non significa che sia l'ideale.

Soprattutto quando hai ClickUp!

ClickUp è lo strumento ideale per tutti i tipi di organizzazioni e individui che non ti chiederanno di guardare fogli di calcolo. (A meno che tu non lo desideri, in tal caso scegli la nostra vista Tabella . )

A differenza di Smartsheet, ClickUp può essere tutto ciò che desideri.

Un gestore delle attività, uno strumento di allocazione delle risorse, uno strumento di monitoraggio del tempo, un blocco note, un gestore di documenti..

Quindi, se desideri uno strumento davvero "intelligente", prova ClickUp gratis oggi stesso! 👋