Che cos’è l’esecuzione di un progetto? 10 strategie per la fase di esecuzione del progetto

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Mettiamo in scena la situazione. 🎭

Sei un project manager il cui team è pronto a compiere il passaggio successivo nel processo di pianificazione del progetto. Avete lavorato insieme per sviluppare il concetto e creare la strategia di project management perfetta per dare vita alla vostra idea.

Ora è il momento di passare all’azione. 🥳

Una volta che ogni fase del piano di progetto è stata mappare e si ha davanti agli occhi, si è pronti per entrare nella fase di esecuzione del progetto. Ma prima di incassare 200 dollari e passare dalla casella “Via”, è importante essere consapevoli delle sfide e dei cambiamenti che potrebbero rallentare il progetto o addirittura bloccarlo a tempo indeterminato.

Lascia che questa guida stimoli la tua creatività strategica, così potrai affrontare l’esecuzione del progetto come un vero professionista. Continua a leggere per scoprire tutto ciò che devi sapere sull’esecuzione di esito positivo di un progetto, sulle lacune che potrebbero ostacolare i tuoi progressi e sulle 10 strategie di project management che aiutano i manager a rimanere in linea con gli obiettivi.

Che cos’è l’esecuzione di un progetto?

L’esecuzione del progetto ha luogo dopo aver completato la fase di ideazione seguendo la roadmap del progetto. È la parte più gratificante: quando si è pronti a mettere effettivamente in moto le cose e a portare a termine il progetto. Questa può anche essere la fase più impegnativa, poiché è la più lunga, la più impegnativa e la più complessa.

I project manager devono rimanere concentrati, pronti ad adattarsi e ben informati riguardo all’avanzamento e alle difficoltà del progetto. Mentre il team mette in pratica i passaggi che avete definito insieme, tu, in qualità di project manager, supervisioni e sostieni lo stato del team:

Più facile a dirsi che da fare, vero? 😅

Ma, come regola generale, se ti limiti semplicemente a dare priorità alle persone, ai processi e alla comunicazione, sarai sulla buona strada! Indipendentemente dal tipo di progetto, una gestione efficace di queste tre aree garantisce che il progetto proceda secondo i piani, rispetti il budget e raggiunga le attività cardine.

Questo aspetto è fondamentale perché è anche responsabilità del project manager aiutare i membri del team a recuperare il tempo perso, a riorientare gli sforzi o a cambiare rotta qualora una parte del piano dovesse andare storta — fenomeno noto anche come lacune nell’esecuzione del progetto.

Cosa sono le lacune nell’esecuzione dei progetti

Conosciute anche come lacune strategiche, le lacune nell’esecuzione del progetto si verificano quando il piano del progetto che avete creato non procede come previsto.

Che il vostro progetto si sia arenato a causa di mancanza di chiarezza, sequenze sempre più strette, risorse ridotte o obiettivi mutati, si tratta in tutti i casi di lacune nell’esecuzione del progetto.

Sebbene la maggior parte delle lacune sia da attribuire alla mancanza di risorse — inclusi budget, materiali e capacità — esistono alcuni altri ostacoli chiave di cui tenere conto prima della fase di esecuzione del progetto:

E altro ancora. 🫣

In qualità di project manager, può risultare difficile trovare il giusto equilibrio tra la supervisione dell’esecuzione del progetto, volta a evitare lacune, e il non microgestire il proprio team o non stare troppo addosso ai flussi di lavoro dei membri. Questo approccio è, in definitiva, controproducente perché trasmette il messaggio che non ci si fida dei membri nella gestione del proprio lavoro e, in poche parole, non fa bene al morale.

Siamo qui per risolvere questo problema con 10 strategie che aiutino i project manager a superare potenziali lacune nell’esecuzione e a portare a termine i progetti senza intoppi.

Bonus: Pianificazione di emergenza

Cosa accade durante una fase di esecuzione del progetto con esito positivo?

10 strategie per l’esecuzione dei progetti

Esistono numerose misure proattive da adottare prima della fase di esecuzione del progetto per colmare il divario tra obiettivi, strategie o attività non allineati. Il segreto sta nell’implementarle nel processo di project management con largo anticipo rispetto al momento di agire! Ecco 10 delle nostre strategie preferite per un’esecuzione di successo del progetto, volte a mantenere il team motivato, in linea con gli obiettivi e sempre proiettato in avanti.

1. Utilizzare un software di project management

Se siete indecisi sulla necessità di un software di project management per portare a termine efficacemente i vostri progetti, sappiate che è indispensabile.

Soprattutto se dedichi molto tempo a interagire con le parti interessate, a lavorare con team interfunzionali o a gestire più progetti contemporaneamente, questi strumenti ti aiuteranno a garantire la piena trasparenza del progetto a tutte le persone coinvolte senza dover inviare nemmeno una singola email.

I software di project management sono fondamentali anche per i project manager più esperti, per tenere sotto controllo tempi, carichi di lavoro, progetti e, diciamolo chiaramente, la propria sanità mentale nel modo più produttivo possibile. Questi strumenti sono progettati per eliminare le attività superflue e snellire i processi di pianificazione dei progetti attraverso l’automazione dei flussi di lavoro, le dipendenze tra attività, le interfacce “drag-and-drop” e molto altro ancora. 😍

I migliori strumenti di project management sono scalabili, flessibili e intuitivi: in questo modo, indipendentemente dalle dimensioni del vostro team o dalla complessità del vostro progetto, il software garantirà sempre risultati concreti. Tra le funzionalità chiave da ricercare in un software di project management di alta qualità figurano:

Sebbene queste siano solo alcune delle nostre funzionalità preferite per il project management, ce ne sono altre da tenere in considerazione a seconda della vostra situazione specifica. La facilità d’uso, il budget del vostro team e gli strumenti in cui avete già investito sono aspetti fondamentali da valutare prima di scegliere la soluzione giusta. Ma in questo settore in continua crescita, è importante sapere che avete a disposizione tantissime opzioni!

2. Utilizzare modelli per la pianificazione e l’esecuzione dei progetti

Oggigiorno si può trovare un modello per qualsiasi cosa.

Davvero! Non è certo un segreto che ogni potente strumento di project management sia dotato di una solida serie di funzionalità/funzioni da adottare. In definitiva, queste funzionalità/funzioni diventeranno le vostre migliori alleate. Ma nel momento stesso in cui dovete utilizzarle? Imparare a usare un nuovo strumento può essere un processo a sé stante. I modelli risolvono questo problema grazie a una struttura predefinita e personalizzabile che vi permette di avviare il processo di esecuzione del progetto nel modo più produttivo possibile.

Inoltre, i modelli sono un ottimo modo per illustrare a cosa servono le funzionalità del vostro software di project management. Stati predefiniti, tabelle quasi complete, elenchi di attività per la pianificazione dei progetti e documenti di aiuto sono solo alcuni dei tanti modi in cui i modelli possono guidare il vostro team verso l’esito positivo.

Il miglior consiglio che possiamo darti riguardo ai modelli è quello di iniziare da qui, con il modello di piano di esecuzione del progetto di ClickUp.

Questo documento ClickUp, adatto anche ai principianti, contiene sette pagine di sezioni personalizzabili per definire in modo strategico e approfondito l’ambito, gli obiettivi, i requisiti, la tempistica, il piano di comunicazione e altro ancora del tuo progetto. È la risorsa ideale per aiutare i project manager a standardizzare il processo di esecuzione del progetto utilizzando l’editor di documenti collaborativo e dinamico di ClickUp… e abbiamo già detto che è gratis? 💸

Ecco alcune delle funzionalità/funzioni che apprezziamo di più di ClickUp Docs:

Inoltre, poiché ClickUp Docs si aggiorna automaticamente e salva la cronologia delle versioni, il tuo modello di esecuzione del progetto fungerà sempre da fonte affidabile di riferimento a cui il team di progetto potrà fare riferimento in qualsiasi momento. 😍

3. Allinearsi sugli obiettivi di esecuzione del progetto

Non si tratta solo di concordare i risultati finali del progetto, ma di comprendere come il progetto si inserisca nella visione a lungo termine della vostra organizzazione.

Comprendere il “perché” alla base del progetto consentirà al team di progetto di rimanere allineato alla strategia complessiva e garantirà che venga data priorità alle attività giuste. Una comunicazione chiara inizia con il raggiungimento di un consenso comune sugli aspetti fondamentali prima dell’inizio dell’esecuzione.

Le riunioni di avvio del progetto, la definizione di obiettivi SMART e gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento sono ottimi strumenti per promuovere la trasparenza e la fiducia all’interno del team quando si tratta di raggiungere obiettivi a breve e lungo termine. Inoltre, rafforzano la collaborazione in ogni fase del progetto, assicurando che ogni membro del team non rimanga isolato nel proprio “silo” giorno dopo giorno.

4. Siate innovativi

Quando si tratta di nuove idee, non ci sono mai troppi cuochi in cucina: è fondamentale, in qualità di project manager, incoraggiare i membri del team alla condivisione delle proprie opinioni.

I membri del tuo team sono quelli che si trovano nel vivo dell’azione: seguono la roadmap, rispettano le scadenze e mantengono le promesse. Sanno bene di cosa stanno parlando!

Entrando nella fase di esecuzione, potresti sentirti riluttante ad accogliere nuove idee per paura di compromettere la strategia che hai appena creato. Ma il cambiamento di rotta è una parte naturale del processo di progetto. Tu e il tuo team condividete gli stessi obiettivi, e sarà di grande aiuto per loro sapere di avere la possibilità di esprimere i propri pensieri, suggerimenti e potenziali preoccupazioni finché c’è ancora tempo per intervenire.

Moduli per le idee, sessioni di brainstorming e canali di comunicazione dedicati incoraggiano una discussione aperta all’interno del team e dimostrano ai membri che tenete in grande considerazione ciò che hanno da dire, facendo voi il primo passo. Anziché limitarvi a dire loro che siete disponibili ad ascoltare le loro opinioni, date loro l’opportunità di proporre idee o di sollevare i problemi che stanno affrontando in qualsiasi momento della fase di esecuzione: a lungo termine, il vostro progetto ne trarrà sempre beneficio.

5. Incoraggiare la condivisione delle idee

È una strada a doppio senso! Incoraggiare il team a condividere le proprie idee è importante tanto quanto assicurarsi che i membri si sentano ascoltati. In qualità di project manager, hai il potere di aiutare il tuo team ad apportare cambiamenti positivi attraverso le loro idee. Sii ricettivo e flessibile nei confronti delle loro idee, anche se differiscono dalla strategia originale.

Inoltre, il team si sentirà maggiormente responsabile del proprio lavoro se saprà che le proprie opinioni vengono prese seriamente in considerazione durante l’intero processo.

6. Delegare le attività per l’esecuzione del progetto

Contrariamente a quanto si crede comunemente, i project manager non dovrebbero portare il peso del mondo sulle proprie spalle. Hanno già abbastanza di cui preoccuparsi e, in qualità di leader del progetto, delegare le attività agli altri membri favorirà la crescita e la fiducia, attraverso la condivisione della titolarità tra tutti i membri del team.

Suddividendo anche le responsabilità più piccole, i project manager hanno più tempo per comprendere il quadro generale della situazione, compresi lo stato di avanzamento del progetto, i carichi di lavoro del team e lo stato attuale.

7. Incoraggiare la collaborazione all’interno del team

È responsabilità del project manager tenere tutti aggiornati, dagli altri membri del team alle parti interessate.

Un dialogo costruttivo e aperto è un altro modo in cui il software di project management può aiutare i manager a risparmiare tempo e a essere più efficienti nella loro giornata lavorativa, ma non deve necessariamente limitarsi alle riunioni e alle email. Mantieni lo stato del tuo progetto completamente trasparente, consentendo ai tuoi collaboratori chiave di visualizzare, commentare o persino modificare report di alto livello o documenti sullo stato di avanzamento, a tua discrezione.

8. Identificare le dipendenze tra le attività

Sapere quali attività devono essere completate in un ordine specifico aiuta a mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e a garantire una corretta allocazione delle risorse. Considerando che la maggior parte delle lacune strategiche deriva, in un certo senso, da una gestione inadeguata delle risorse, tenere sotto controllo le dipendenze tra le attività, le attività cardine e il percorso critico può talvolta fare la differenza nel determinare se un progetto riuscirà o meno a superare la fase di esecuzione.

9. Monitorare lo stato di avanzamento dell’esecuzione del progetto

Quando si tratta di dashboard, reportistica e analisi, è preferibile optare per soluzioni di project management più visive. Esistono innumerevoli modi per determinare lo stato complessivo del progetto, anche a livello granulare, quando si utilizza il software giusto.

Funzionalità come gli stati personalizzati delle attività sono eccellenti per cogliere rapidamente a colpo d’occhio gli aggiornamenti delle singole attività, ma per avere una visione d’insieme dei progressi, dashboard, diagrammi e lavagne online sono gli strumenti preferiti da ogni project manager. Un altro vantaggio dell’utilizzo di forme di reportistica altamente visive è che sono più facili da leggere e più accessibili per gli stakeholder, i superiori e gli altri responsabili di reparto, che possono comprenderle in un attimo.

10. Esaminare i risultati attesi con le parti interessate

Seguire una qualsiasi di queste strategie porta a una migliore gestione del tempo e a una maggiore produttività, evitando al contempo lacune nell’esecuzione nel project management. Quindi, cosa dovreste fare con il tempo che avete risparmiato? Usatelo per assicurarvi che le parti interessate chiave siano soddisfatte in ogni passaggio del percorso!

Sebbene non sia sempre necessario o possibile, esaminare i risultati finali del progetto con le parti interessate durante tutta la fase di esecuzione garantisce che queste ultime siano soddisfatte una volta che il progetto sarà terminato. Inoltre, ti fa fare bella figura!

Soprattutto se si lavora con nuovi clienti, questo gesto contribuisce a rafforzare le relazioni con le parti interessate e rassicura il proprio team sul fatto che si sta procedendo nella giusta direzione.

In che modo i software di project management aiutano nell’esecuzione dei progetti

Se c'è una cosa da ricordare di questa guida, che sia l'importanza di un software dinamico di project management per ottimizzare e automatizzare il processo di esecuzione dei progetti.

Investire tempo e risorse nel software giusto vi aiuterà a mettere in pratica tutte e 10 queste strategie di esecuzione con facilità ed efficienza, indipendentemente dal tipo o dalla complessità del vostro progetto.

Grazie a una vasta libreria di modelli che va ad arricchire il suo già ampio set di funzionalità, ClickUp è il software ideale per aiutare manager e team a portare a termine i progetti, ottimizzare i processi e allinearsi sugli obiettivi chiave. È l’unica piattaforma di produttività sufficientemente potente da centralizzare il tuo lavoro da diverse app in un unico hub collaborativo.

E grazie a funzionalità quali ClickUp Docs, ClickUp Lavagne online, viste multiple e stati personalizzati disponibili su ogni piano tariffario, ClickUp offre soluzioni per team con qualsiasi budget. Iscriviti oggi stesso a ClickUp e inizia a utilizzarlo con il tuo team in modo assolutamente gratuito.