All'inizio di questo decennio, l'Ufficio Statistico del Lavoro degli Stati Uniti ha rilevato che la perdita cumulativa di produzione nel settore non agricolo statunitense dovuta al rallentamento della produttività del lavoro era pari a ben 10,9 milioni di dollari. McKinsey ha definito questa crescita della produttività "nel migliore dei casi anemica".
Anni dopo, lo scenario è cambiato. Per la prima volta da decenni, assistiamo a una crescita della produttività, poiché le organizzazioni stanno capendo come sfruttare gli strumenti moderni nel lavoro da remoto, nella collaborazione, nell'intelligenza artificiale e nel project management per soddisfare le loro esigenze.
Per sostenere e sviluppare questo recente fenomeno è necessario un approccio strategico alla gestione del lavoro. In questo post del blog vi mostriamo come utilizzare strategie di project management collaudate nel tempo e strumenti digitali all'avanguardia per migliorare i risultati della vostra attività.
Cosa sono le strategie di project management?
Le strategie di project management sono l'insieme di obiettivi, approcci, processi, best practice e strumenti utilizzati per eseguire la realizzazione dei progetti aziendali. Una buona strategia di project management è caratterizzata da:
- Visione d'insieme: delinea il quadro generale, gli obiettivi e la visione.
- Visione a lungo termine: considera i progetti su un arco temporale di 3-5 anni.
- Applicabilità a livello aziendale: in genere, le strategie di project management vengono impostate a livello aziendale o di reparto per garantire una maggiore efficienza.
- Allineamento: è in linea con gli obiettivi e i processi dell'organizzazione.
- Coerenza: essendo fondamentali, è improbabile che queste strategie cambino nel breve termine.
Strategia di progetto vs. strategia di project management
Per essere chiari, una strategia di progetto descrive come il team di progetto esegue il proprio lavoro. È limitata al livello del progetto e delinea cosa, perché e come le cose dovrebbero essere fatte. Il project manager/leader la decide e la finalizza, con il contributo e il feedback degli sponsor.
Ad esempio, una strategia di progetto potrebbe includere quanto tempo di riserva aggiungere a ciascuna fase del progetto o come reagire al cambiamento di ambito nel corso del progetto.
La strategia di project management è il modo in cui l'intera organizzazione gestisce i propri progetti. Spesso è applicabile a livello organizzativo, progettata dalla dirigenza senior, con investimenti significativi nei processi e negli strumenti di project management.
In una strategia di project management, le decisioni ruotano attorno alla scelta di un software gratis per il project management, alla creazione di sistemi di monitoraggio, alla definizione di pratiche di revisione, ecc.
Che si tratti di gestire un progetto piccolo o enorme, strategie efficaci di project management possono fare davvero la differenza. Vediamo come.
L'importanza di un efficace project management dei progetti
Lo sviluppo agile di software sottolinea la necessità di "team autogestiti".
Potresti chiederti: "Se ho assunto membri del team qualificati e li ho autorizzati a prendere decisioni, perché ho bisogno del project management?"
Ecco come il project management efficace fornisce il supporto alle fondamenta stesse dell'attività aziendale.
Gestione del cambiamento
Le aziende hanno bisogno di cambiamenti. I mercati evolvono. I clienti richiedono nuovi prodotti e servizi. La metodologia di project management che hai scelto all'inizio della tua attività potrebbe non essere più pertinente. Potrebbe persino ostacolarti.
Strumenti efficaci di project management aiutano al monitoraggio del passato e alla previsione del futuro.
Gestione delle attività
Un progetto può comprendere da poche decine a molte migliaia di attività che devono essere completate. Ancora più importante, queste attività sono interconnesse: il completamento di una influisce sulla successiva e si ripercuote su quella seguente.
La giusta strategia di project management impedisce che i piccoli dettagli vengano trascurati.
Gestione delle risorse umane
Dipendenti, appaltatori, risorse condivise, dirigenti senior, junior e intermedi, consulenti, sponsor, revisori, clienti: ogni progetto coinvolge molteplici figure professionali.
Un efficace project management garantisce che tutti contribuiscano al proprio ruolo senza entrare in conflitto tra loro.
Se non sei ancora convinto, ecco i vantaggi quotidiani del project management strategico.
Vantaggi principali del project management strategico
Direzione: un buon project management fornisce una direzione a tutti i membri del team. Riunisce ogni membro del team verso obiettivi comuni lungo il percorso giusto.
Controllo: un progetto gestito in modo efficace ha maggiori probabilità di rispettare i tempi e il budget previsti. Il project management elimina gli sprechi e migliora l'utilizzo delle risorse.
Agilità: quando il project manager ha visibilità su ogni aspetto del progetto, è in grado di prevedere i rischi e rispondere meglio. Ciò consente al team di adattarsi alle situazioni in evoluzione.
Soddisfazione dei dipendenti: un efficace project management offre chiarezza ai team. I dipendenti conoscono il proprio lavoro e sanno in che modo contribuisce all'organizzazione. Ciò evita confusione e migliora l'esperienza dei dipendenti.
Soddisfazione degli stakeholder: quando un progetto è gestito bene, è prevedibile. I project manager possono comunicare con sicurezza con gli stakeholder.
Per ottenere tutto questo e molto altro, hai bisogno di solide strategie di project management. Eccole qui.
Strategie essenziali per il project management
Ogni organizzazione è unica. Considera la strategia riportata di seguito come una linea guida generale e personalizzala in base alle tue esigenze. Per ottenere maggiori successi e risultati migliori, utilizza ClickUp per i team di project management per implementare queste strategie. In questa sezione ti mostriamo come fare.
1. Definizione di obiettivi e ambito del progetto chiari
"Mi diresti, per favore, da che parte dovrei andare da qui?" chiese Alice al gatto del Cheshire. "Dipende molto da dove vuoi arrivare", rispose il Gatto.
"Mi diresti, per favore, da che parte devo andare da qui?" chiese Alice al gatto del Cheshire. "Dipende molto da dove vuoi arrivare", rispose il Gatto.
La strategia di project management più basilare ma fondamentale è definire gli obiettivi del progetto. Nel farlo, concentrati su cosa significa per te l'esito positivo del progetto e definiscilo come risultato.
I tuoi obiettivi potrebbero essere: "sviluppare un'app mobile per la prenotazione di appuntamenti" o "progettare una campagna di marketing per il Giorno del Ringraziamento".
Per evitare difficoltà nel project management in futuro, definisci i tuoi obiettivi:
- Equilibrato: non essere troppo vago, come "rendere la vita più semplice", che può causare paralisi analitica. O essere troppo specifico, tanto che il team del progetto non ha spazio per la creatività.
- Limitato: delineare l'ambito di lavoro necessario per raggiungere tali obiettivi. Definire chiaramente i confini tra ciò che è incluso e ciò che è escluso.
- SMART: stabilisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART).
Una volta stabiliti gli obiettivi e definito l'ambito del progetto, rendili visibili a tutte le parti interessate. ClickUp Obiettivi è un modo semplice e visivo per farlo. Crea obiettivi di ampio respiro, stabilisci traguardi, organizzali in cartelle, assegnali alle persone, monitora i progressi in tempo reale e modifica i progetti man mano che procedi, tutto in un unico posto!
Se non sei sicuro degli obiettivi che stai fissando, esplora alcuni esempi di project management. Scopri come le organizzazioni di successo fissano gli obiettivi e trai ispirazione da loro.
2. Sviluppo di un piano di progetto completo
Ora che sai dove andare, è il momento di pianificare il tuo viaggio ✈️. Per qualsiasi project manager, questa è una delle parti più dispendiose in termini di tempo nel lavoro. Implica destreggiarsi tra molteplici aspetti del progetto e riunirli tutti per un'esecuzione coerente.
Non preoccuparti. Abbiamo la soluzione che fa per te.
Inizia con un brain dump
Prima di metterti effettivamente a pianificare, raccogli tutti gli aspetti del progetto in un unico posto. Annota gli obiettivi, i requisiti, le risorse, i budget, i criteri di successo e qualsiasi altra cosa ritieni rilevante in un unico luogo centrale. Anche una buona analisi delle parti interessate può essere utile in questo caso.
Non cercare di capirne il significato subito. Per ora, limitati a mettere insieme tutti gli elementi. Se ti piace il formato elenco puntato, ClickUp Docs è un ottimo modo per documentarlo. Se sei una persona visiva, ClickUp mappe mentali offre un'ottima tela su cui gettare le tue idee.
Organizza le tue idee
L'esercizio di brain dump dovrebbe fornirti un quadro più chiaro di tutto ciò che ti serve per pianificare il tuo progetto. Ora è il momento di organizzarlo. Organizzare il tuo progetto ti aiuta a prendere decisioni su chi lavorerà su cosa, quanto tempo ci vorrà, ecc.
Imposta il lavoro sul tuo software di project management. Su ClickUp, puoi creare direttamente attività da documenti e mappe mentali, rendendo più agevole il passaggio dall'idea all'azione. Se preferisci partire da zero, non preoccuparti. Crea i tuoi progetti e aggiungi le attività man mano che ti vengono in mente.
Inserisci i dettagli
Per ogni attività, includi tutte le informazioni necessarie, quali:
- Qualsiasi attività secondaria che deve essere completata nel corso di tale attività
- Termine entro il quale deve essere completato
- Dipendenze, sia a monte che a valle
- Utenti responsabili dell'attività
- Liste di controllo dei criteri di accettazione
Utilizza una delle decine di automazioni di ClickUp per semplificare questo lavoro. Ad esempio, puoi assegnare assegnatari a tutte le nuove attività in una posizione, come una cartella o un'area di lavoro.
Concretizza il piano del progetto
Una volta inseriti tutti i dettagli, è il momento di verificare se il tuo piano è davvero pratico. I project manager che utilizzano ClickUp preferiscono farlo con la vista del Calendario.
La vista del Calendario di ClickUp offre una panoramica chiara e visiva di ciò che accade e quando. Se ci sono sovrapposizioni, dipendenze, festività, ecc., puoi vederle tutte qui. Cosa c'è di più? Puoi semplicemente trascinare e rilasciare le attività o estenderle per modificare le scadenze direttamente da qui.
Già che ci sei, ottimizza anche l'allocazione delle risorse. Utilizza le viste Carico di lavoro di ClickUp per assicurarti che il team che stai mettendo insieme per questo progetto sia disponibile.
Se tutto questo ti sembra impossibile, ti capiamo. Ecco alcune delle strategie più efficaci riunite in un unico modello completo di project management ClickUp.
Questo modello di livello avanzato consente ai project manager di pianificare in modo efficiente progetti complessi che coinvolgono team interfunzionali. Con diverse visualizzazioni, stati personalizzati e campi personalizzati, questo modello è la base per un potente sistema di project management.
Se ti sembra troppo complesso, prova uno di questi altri modelli di project management o modelli di piani di progetto.
3. Consentire una comunicazione e una collaborazione efficaci
Ogni progetto è un insieme di parti in movimento. Per funzionare come una macchina ben oliata, l'unica cosa da evitare assolutamente sono le lacune di comunicazione sul posto di lavoro. Mentre sviluppi la tua strategia di project management, investi nella promozione di una comunicazione e una collaborazione positive.
Processi: stabilisci protocolli di comunicazione chiari e configura gli strumenti di collaborazione adeguati per il project management dei progetti.
Ad esempio, se i tuoi team hanno bisogno di discutere questioni relative a un'attività particolare, incoraggiali a utilizzare la sezione commenti sotto le attività di ClickUp. Questo crea un contesto e aiuta nel trasferimento delle conoscenze.
Per evitare il fastidio di dover controllare ogni singola attività per verificare se ci sono commenti, usa ClickUp Chat. Tutti i messaggi saranno raccolti in un unico posto, pronti per essere gestiti dai tuoi team.
Risorse: rendi tutte le risorse del progetto disponibili all'intero team. Che si tratti del documento dei requisiti, del piano, della pianificazione o delle conoscenze acquisite dai progetti passati. Consolida tutte le risorse su ClickUp Docs per un facile accesso.
Ciò non significa che devi trasferire tutti i tuoi dati su ClickUp. Al contrario, puoi semplicemente integrare i tuoi strumenti esistenti e abilitare la ricerca connessa di ClickUp!
Mentalità: questo è un aspetto fondamentale per incoraggiare una collaborazione efficace. I membri introversi o timidi del tuo team potrebbero non chiedere attivamente aiuto. Potrebbero persino non parlare finché non vengono interpellati. Assicurati di controllare come stanno. Invitali a partecipare alla condivisione della loro opinione in un formato con cui si sentono a proprio agio e dimostra loro che la apprezzi.
4. Praticare la gestione e la mitigazione dei rischi
Oggi ogni progetto corre il rischio di sforamenti di budget, ritardi, interruzioni tecnologiche, indisponibilità della forza lavoro, incertezza del mercato, ecc. Anticipa questi rischi adottando passaggi di mitigazione o preparando le tue risposte.
Valuta
Effettua valutazioni approfondite dei rischi. Includi fattori di rischio finanziari, operativi, organizzativi, normativi ed esterni. Quando identifichi i rischi, quantifica anche il potenziale impatto.
Mitiga
Metti in atto sistemi per evitare del tutto questi rischi. Includi la conformità come parte del tuo progetto. Se prevedi di esaurire i fondi a metà del progetto, richiedi un pagamento anticipato, un prestito o un investimento aggiuntivo.
Crea una lista di controllo per il project management per identificare e mitigare i rischi in modo coerente.
Piano
Alcuni rischi sono difficili da mitigare, anche se sai che potrebbero verificarsi. Ad esempio, un rischio comune è che un membro fondamentale del team non sia disponibile per motivi di salute o personali. Ma assumere risorse di backup potrebbe diventare troppo costoso.
Per situazioni di questo tipo, preparate un piano. Potreste creare un elenco di collaboratori a cui attingere o ridistribuire il lavoro tra i membri del team esistenti. Pensate a cosa farete.
5. Monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto
Una buona strategia di project management copre l'intero ciclo di vita del progetto: pianificazione, esecuzione e valutazione. Come parte della tua strategia, stabilisci misure per monitorare e controllare lo stato del progetto.
Definisci i KPI: nell'ambito degli obiettivi del progetto, definisci gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per ogni singolo individuo.
Monitorate i risultati: utilizzate un sistema di reportistica come ClickUp Dashboard per monitorare le prestazioni dei progetti attraverso i KPI in tempo reale.
Effettua revisioni: organizza conversazioni periodiche con il team sull’andamento del progetto. Questi possono essere retrospettive, revisioni sprint o incontri individuali. Utilizzali per identificare i problemi e apportare modifiche.
6. Valutazione post-progetto e apprendimento
Il progetto non termina con la consegna. L'esito positivo del progetto si verifica quando si apprende qualcosa di significativo che potrà essere utilizzato in futuro. Rendi il processo di valutazione e apprendimento, ovvero il miglioramento continuo, parte integrante della tua strategia di project management.
Guarda i numeri: una volta terminato il progetto, fai una valutazione quantitativa. Poni le seguenti domande e prendi nota dei numeri.
- Hai raggiunto i tuoi obiettivi?
- Hai consegnato in tempo?
- Sei rimasto entro il budget?
- Hai perso parte del budget a causa di rischi non mitigati?
Trova il significato: cerca anche input qualitativi. Usa le seguenti domande per guidare la conversazione.
- Gli sponsor del progetto sono soddisfatti del risultato?
- I membri del team sono esausti?
- Se ne avessero la possibilità, cosa vorrebbero fare in modo diverso?
- Cosa hanno imparato da questo progetto che potranno utilizzare in futuro?
Documentale attentamente per poterli consultare in seguito. Prova ClickUp Brain per combinare le potenzialità della project management e dell'IA. Usalo per ottenere informazioni, automatizzare l'inserimento dei dati, aiutarti nella scrittura, nel controllo ortografico, nella trascrizione e altro ancora.
📖 Leggi anche: Trucchi ingegnosi per il project management
Risparmia tempo e aumenta la tua produttività con ClickUp
La produttività nel lavoro intellettuale è una strana bestia. I project manager di successo riconoscono che le riunioni sono parte integrante del lavoro intellettuale perché aiutano a creare idee e poi a perfezionarle per applicazioni pratiche.
Verifica dei fatti: dall'inizio della pandemia, le riunioni, le email e le ulteriori attività di collaborazione associate al lavoro da remoto hanno comportato un aumento di 48 minuti al giorno dell'orario di lavoro dei team. Tuttavia, la maggior parte delle persone considera le riunioni un ostacolo alla produttività.
In un sondaggio HBR, il 71% degli intervistati ha dichiarato di trovare le riunioni "improduttive e inefficienti". Il 64% ha affermato che comportano una perdita di tempo che potrebbe essere impiegato in modo più proficuo nella riflessione approfondita.
Uno dei motivi chiave è la mancanza di un modo semplice per attingere al contesto. Il problema si aggrava quando si gestiscono più progetti.
Ad esempio, il passaggio dalla fase di progettazione a quella di sviluppo richiede molto più tempo nei luoghi di lavoro remoti se la documentazione non è chiara. Gli analisti della qualità potrebbero poi trovarsi in difficoltà se non hanno accesso all'intero contesto del progetto.
ClickUp ti permette proprio questo. Come spazio di lavoro virtuale e strumento di project management all-in-one, ClickUp riunisce tutte le tue conoscenze organizzative in un unico posto, accessibile a tutti i membri del team con un semplice clic. Offre uno strumento unico per la gestione dei progetti, delle persone, delle conoscenze e molto altro ancora.
Metti in pratica le tue strategie di project management su larga scala. Prova ClickUp gratis oggi stesso.