All'inizio di questo decennio, il Ufficio Statistico del Lavoro degli Stati Uniti ha rilevato che la perdita cumulativa di produzione nel settore aziendale non agricolo statunitense dovuta al rallentamento della produttività del lavoro è stata di ben 10,9 milioni di dollari. McKinsey ha chiamato questa crescita della produttività "a dir poco anemica"
A distanza di anni, lo scenario è cambiato. Per la prima volta da decenni, stiamo assistendo a una crescita della produttività le organizzazioni stanno capendo come sfruttare i moderni strumenti per il lavoro da remoto, la collaborazione, l'intelligenza artificiale e il project management per soddisfare le loro esigenze.
Sostenere e sfruttare questo recente fenomeno richiede un approccio strategico alla gestione del lavoro. In questo blog post vi mostriamo come utilizzare strategie di project management collaudate nel tempo e strumenti digitali all'avanguardia per migliorare i risultati aziendali.
**Che cosa sono le strategie di project management?
Le strategie di project management sono l'insieme di obiettivi, approcci, processi, best practice e strumenti utilizzati per l'esecuzione di progetti aziendali. Una buona strategia di project management è caratterizzata da:
- Pensiero generale: Delinea il quadro generale, gli obiettivi e la visione
- Visualizzazione a lungo termine: Visualizza i progetti nell'arco di 3-5 anni
- Applicabilità a livello organizzativo: In genere, le strategie di project management sono impostate a livello organizzativo o di reparto per una migliore efficienza
- Allineamento: È allineata con gli obiettivi e i processi dell'organizzazione
- Consistenza: Essendo una base, è improbabile che queste strategie cambino nel breve termine
Strategia di progetto vs. strategia di project management
Per essere chiari, una strategia di progetto descrive come il team di progetto esegue il proprio lavoro. È limitata al livello del progetto e delinea cosa, perché e come si deve fare. Il project manager/leader la decide e la finalizza, con il contributo e il feedback degli sponsor.
Ad esempio, una strategia di progetto può includere quanto tempo cuscinetto aggiungere a ciascuna fase del progetto o come reagire all'ampliamento dell'ambito nel corso del progetto.
La strategia di project management è il modo in cui l'intera organizzazione gestisce i progetti. Spesso è applicabile a livello organizzativo, progettata dalla leadership senior, con investimenti significativi in processi e strumenti di project management.
In una strategia di project management, le decisioni ruotano attorno alla scelta di un progetto software gratuito di project management come si stabiliscono i sistemi di monitoraggio, si impostano le pratiche di revisione, ecc.
Sia che stiate gestendo un progetto piccolo o uno enorme, le strategie di project management efficaci possono fare la differenza. Vediamo come.
L'importanza di un project management efficace
Lo sviluppo software agile enfatizza la necessità di "team autogestiti"
Ci si potrebbe chiedere: "Se ho assunto membri del team qualificati e li ho messi in condizione di prendere decisioni, perché ho bisogno di un project management?"
Ecco come un project management efficace supporta le fondamenta di ogni azienda.
Gestione del cambiamento
Le aziende hanno bisogno di cambiamenti. I mercati si evolvono. I personalizzati richiedono nuovi prodotti e servizi. La metodologia di project management scelta all'inizio della vostra azienda potrebbe non essere più pertinente. Anzi, potrebbero addirittura ostacolarvi.
Strumenti di project management efficaci aiutano a monitorare il passato e a prevedere il futuro.
Gestione delle attività
Un progetto può comportare da poche decine a molte migliaia di attività da completare. E, cosa ancora più importante, queste attività sono interconnesse: il completamento di una ha un impatto su quella successiva e si somma a quella successiva.
La giusta strategia di project management impedisce che i piccoli dettagli cadano nel dimenticatoio.
Gestione delle persone
Dipendenti, appaltatori, risorse in condivisione, senior, entry-level e mid-manager, consulenti, sponsor, revisori, clienti: in ogni progetto sono coinvolti molti tipi di persone.
Un project management efficace garantisce che ognuno contribuisca al proprio ruolo senza entrare in conflitto con gli altri.
Se non siete ancora convinti, ecco i vantaggi quotidiani del project management strategico.
Benefici chiave del project management strategico
Direzione: Un buon project management dà a tutti i membri del team una direzione. Ogni membro del team viene guidato verso obiettivi comuni lungo la strada giusta.
Controllo: Un progetto gestito in modo efficace ha maggiori probabilità di rispettare i tempi e il budget. Il project management elimina gli sprechi e migliora la qualità del lavoro l'utilizzo delle risorse .
Agilità: Quando il project manager ha visibilità su ogni aspetto del progetto, può prevedere i rischi e reagire meglio. Il team è in grado di adattarsi alle situazioni in evoluzione.
Soddisfazione dei dipendenti: Un project management efficace dà chiarezza ai team. Conoscono il loro lavoro e il modo in cui contribuisce all'organizzazione. Questo evita la confusione e migliora l'esperienza dei dipendenti.
Soddisfazione degli stakeholder: Quando un progetto è gestito bene, è prevedibile. I project manager possono comunicare con sicurezza con le parti interessate.
Per ottenere tutto questo e molto altro, sono necessarie solide strategie di project management. Eccole.
Strategie essenziali di project management
Ogni organizzazione è unica. Prendete le strategie che seguono come linee guida generali e personalizzatele in base alle vostre esigenze. Per un esito positivo e un miglioramento dei risultati, utilizzare ClickUp per i team di project management per implementare queste strategie. In questa sezione vi mostriamo come.
1. Cancellare gli oggetti e l'ambito del progetto
"Mi diresti, per favore, da che parte devo andare da qui?" Alice chiese al gatto del Cheshire. "Dipende molto da dove vuoi arrivare", rispose il gatto.
Lewis Caroll, Alice nel Paese delle Meraviglie
La strategia di project management più elementare ma fondamentale è la definizione degli oggetti del progetto. Da fare, concentrarsi su ciò che significa per voi esito positivo del progetto e definirlo come risultato.
Gli oggetti potrebbero essere: "sviluppare un'app mobile per la prenotazione di appuntamenti" o "progettare una campagna di marketing per il Giorno del Ringraziamento"
Per evitare le sfide del project management in seguito, definire gli oggetti:
- Bilanciati: Non siate troppo vaghi, come "semplificare la vita", che può causare paralisi da analisi. O troppo specifici, in modo che il team del progetto non abbia spazio per la creatività
- Limitato: Delineare ildi lavoro necessario per raggiungere tali oggetti. Tracciare confini chiari intorno alle inclusioni e alle esclusioni
- SMART: Impostazione di obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART).
gestire gli oggetti di un progetto con ClickUp
Una volta fissati gli oggetti e definita la portata del progetto, rendeteli visibili a tutti gli stakeholder. Obiettivi di ClickUp è un modo semplice e visivo per fare tutto ciò. Create grandi obiettivi, fissate traguardi, organizzateli in cartelle, assegnateli alle persone, monitorate lo stato in tempo reale e modificate i progetti man mano, tutto in un unico posto!
Se non siete sicuri degli oggetti che state impostando, esplorate alcune esempi di project management . Scoprite come le organizzazioni con esito positivo impostano gli obiettivi e traetene ispirazione.
2. Sviluppo di un piano di progetto completo
Ora che sapete dove andare, è tempo di fare i piani di viaggio ✈️. Per qualsiasi project manager, questa è una delle parti del lavoro che richiede più tempo. Si tratta di destreggiarsi tra diversi aspetti del progetto e di metterli insieme per un'esecuzione coesa.
Non preoccupatevi. Vi aiutiamo noi.
Iniziare con un brain dump
Prima di mettervi al piano, riunite ogni aspetto del progetto in un unico posto. Annotate gli obiettivi, i requisiti, le risorse, i budget, i criteri di esito positivo e tutto ciò che ritenete rilevante in un'unica posizione centrale. Una buona analisi delle parti interessate è utile anche in questo caso.
Non cercate di dare un senso a tutto questo per il momento. Per ora riunite tutto. Se vi piace il formato dell'elenco, Documenti ClickUp è un ottimo modo per documentare questo aspetto. Se si è una persona visiva, ClickUp Mappe mentali offre un'ottima tela su cui lanciare gli oggetti.
Brainstorming collaborativo e documenti chiari con ClickUp Docs
Organizzare le idee
L'esercizio di brain dump deve avervi dato un quadro più chiaro di tutto ciò che vi serve per pianificare il vostro progetto. Ora è necessario procedere all'impostazione. L'organizzazione del progetto vi aiuta a prendere decisioni su chi lavorerà a cosa, quanto tempo ci vorrà, ecc.
Impostate il lavoro sul vostro software di gestione delle attività . Su ClickUp è possibile creare attività direttamente da documenti e mappe mentali, rendendo più fluido il passaggio dall'idea all'azione. Se preferite fare tabula rasa, non c'è problema. Create i vostri progetti e aggiungete le attività quando vi vengono in mente.
dall'idea all'azione con le Mappe Mentali di ClickUp
Inserire i dettagli
Per ogni attività, includete tutte le informazioni necessarie, ad esempio:
- Eventuali sottoattività che devono essere completate nel corso di quell'attività
- Scadenza entro la quale deve essere completata
- Dipendenze, sia a monte che a valle
- Utenti responsabili dell'attività
- Lista di controllo dei criteri di accettazione
Automazioni a livello di spazio con ClickUp
Utilizzate una qualsiasi delle decine di Automazioni di ClickUp per facilitare questo lavoro. Ad esempio, è possibile impostare gli assegnatari a tutte le nuove attività in una posizione, come una cartella o un'area di lavoro.
Cristallizzare il piano del progetto
Una volta compilati i dettagli, è il momento di vedere se il piano è davvero pratico. I project management che utilizzano ClickUp preferiscono fare questa operazione con la visualizzazione Calendario.
gestione visiva degli orari con ClickUp_
Il Visualizzazione del calendario di ClickUp fornisce una panoramica pulita e visiva di ciò che accade quando. Se ci sono sovrapposizioni, dipendenze, festività, ecc. Inoltre, è possibile trascinare e rilasciare le attività È possibile trascinare e rilasciare le attività o estenderle per modificare le scadenze proprio da qui.
Già che ci siete, ottimizzate l'allocazione delle risorse. Utilizzare Viste Carico di lavoro di ClickUp per assicurarsi che il team che si sta formando per questo progetto sia disponibile.
Se tutto questo vi fa sentire come se steste radunando dei gatti, vi capiamo. Ecco alcune delle strategie più efficaci riunite in un'unica soluzione Modello di project management di ClickUp .
Questo modello di livello avanzato consente ai gestori del team di pianificare in modo efficiente progetti complessi che coinvolgono team interfunzionali. Con diverse visualizzazioni, stati personalizzati e campi personalizzati, questo modello è la base per un sistema di project management potente.
Se questo è troppo complesso per voi, provate con uno di questi altri modelli modelli di project management o modelli di piano di progetto .
3. Consentire una comunicazione e una collaborazione efficaci
Ogni progetto è un insieme di parti in movimento. Per lavorare come una macchina ben oliata, l'unica cosa da evitare assolutamente è le lacune nella comunicazione sul posto di lavoro . Nel costruire la vostra strategia di project management, investite nella promozione di una comunicazione e di una collaborazione positive.
Processi: Stabilite protocolli di comunicazione cancellati e impostate le giuste procedure strumenti di collaborazione per il project management .
Per istanza, se i team hanno bisogno di discutere di cose relative a una particolare attività, incoraggiateli a usare la sezione dei commenti sotto le attività di ClickUp. In questo modo si crea un contesto e si favorisce il trasferimento delle conoscenze.
Per evitare il fastidio di dover andare su ogni attività per controllare se c'è un commento, utilizzate ClickUp Chattare . Tutti i messaggi in un unico posto, pronti per essere utilizzati dai vostri team.
La nuovissima ClickUp Chattare
Risorse: Rendete disponibili a tutto il team tutte le risorse del progetto. Che si tratti di un documento di requisiti, di un piano, di un calendario o di conoscenze acquisite in progetti passati. Consolidate tutte le risorse su ClickUp Documenti per facilitarne l'accesso.
Questo non significa che dobbiate portare tutti i vostri dati su ClickUp, anzi, potete semplicemente integrare i vostri strumenti esistenti e abilitare la gestione delle risorse ClickUp Ricerca connessa !
ricerca collegata a decine di app all'interno di ClickUp
mentalità: Questo è un aspetto chiave per incoraggiare una collaborazione efficace. I membri del team introversi o timidi potrebbero non chiedere attivamente aiuto. Potrebbero anche non parlare fino a quando non vengono interpellati. Invitateli a condividere la loro opinione in un formato con cui si sentano a proprio agio e mostrate loro che ne avete valore.
4. Praticare la gestione e la mitigazione dei rischi
Oggi, ogni progetto corre il rischio di uscite dal budget, ritardi, interruzioni tecnologiche, indisponibilità della forza lavoro, incertezza del mercato, ecc. Per affrontarli al meglio, adottate dei passaggi di mitigazione o preparate le vostre risposte.
Valutare
Eseguite una valutazione approfondita dei rischi. Includete fattori di rischio finanziari, operativi, organizzativi, normativi ed esterni. Quando identificate i rischi, quantificate anche l'impatto potenziale.
Mitigare
Impostare sistemi per evitare di incorrere in questi rischi. Includete la conformità come parte del progetto. Se prevedete di rimanere senza fondi a metà del progetto, chiedete un pagamento anticipato, un prestito o un investimento aggiuntivo.
Creare un sistema di lista di controllo per il project management per identificare e mitigare i rischi in modo coerente.
Piano
Alcuni rischi sono difficili da mitigare, anche se si sa che potrebbero verificarsi. Per esempio, l'indisponibilità di un membro critico del team per motivi di salute o personali è un rischio comune. Ma assumere risorse di backup potrebbe diventare troppo costoso.
Per queste situazioni, occorre avere un piano. Potreste voler creare un elenco di appaltatori a cui attingere o ridistribuire il lavoro tra i membri del team esistenti. Pensate a cosa fare.
5. Monitoraggio e controllo dello stato del progetto
Una buona strategia di project management copre l'intero ciclo di vita del progetto: piano, esecuzione e valutazione. Nell'ambito della vostra strategia, stabilite misure per monitorare e controllare lo stato di avanzamento.
Impostazione di KPI: Nell'ambito degli oggetti del progetto, stabilite degli indicatori di prestazione chiave (KPI) per ogni individuo.
Monitoraggio dei risultati: Utilizzate un sistema di reportistica come ClickUp Dashboard per monitorare in tempo reale le prestazioni del progetto attraverso i KPI.
monitoraggio della gestione dei progetti con ClickUp Dashboards
Condurre revisioni: Fare conversazioni di periodo con il team sullo stato di avanzamento del progetto. Può trattarsi di retrospettive, revisioni di sprint o incontri individuali. Utilizzatele per identificare i problemi e apportare modifiche.
6. Valutazione e apprendimento dopo il progetto
Il progetto non finisce con la consegna. L'esito positivo del progetto si ottiene quando si impara qualcosa di significativo che può essere utilizzato in futuro. Il processo di valutazione e apprendimento, detto anche miglioramento continuo, deve essere parte integrante della vostra strategia di project management.
Vedere i numeri: Una volta terminato il progetto, conducete una valutazione quantitativa. Ponete le seguenti domande e prendete nota dei numeri.
- Da fare: avete raggiunto gli obiettivi?
- Da fare nei tempi previsti?
- Avete rispettato il budget?
- Da fare: avete perso una parte del budget a causa di rischi non eliminati?
Trovate il significato: Inoltre, cercate anche un contributo qualitativo. Utilizzate le seguenti domande per guidare la conversazione.
- Gli sponsor del progetto sono soddisfatti della consegna?
- I membri del team sono esausti?
- Se ne avessero la possibilità, cosa vorrebbero Da fare in modo diverso?
- Cosa hanno imparato da questo progetto che possono utilizzare in futuro?
Documentate attentamente questi dati per poterli consultare in seguito. Provate ClickUp Brain per combinare i poteri di del project management e dell'IA . Utilizzatela per ottenere informazioni, automatizzare la compilazione di dati, aiutare nella scrittura, nel controllo ortografico, nella trascrizione e altro ancora.
Leggi anche: Geniale trucchi per il project management
Risparmiare tempo ed essere più produttivi con ClickUp
La produttività nel lavoro di conoscenza è una strana bestia. I project manager di successo riconoscono che le riunioni sono parte integrante del lavoro sulla conoscenza, perché aiutano a creare idee e a perfezionarle per applicazioni pratiche.
**Da quando è scoppiata la pandemia, le riunioni, le email e le altre attività di collaborazione associate al lavoro da remoto hanno fatto sì che i team fossero sempre più numerosi lavorano 48 minuti in più al giorno . Eppure, la maggior parte delle persone vede le riunioni come un ostacolo alla produttività.
In un Sondaggio HBR il 71% degli intervistati ha dichiarato di trovare le riunioni "improduttive e inefficienti" il 64% ha dichiarato che le riunioni gli costano tempo da dedicare a riflessioni più profonde.
Uno dei motivi chiave è la mancanza di un modo semplice per attingere al contesto. Il problema si aggrava quando gestire più progetti .
Per istanza, un passaggio di consegne tra progettazione e sviluppo diventa infinitamente più lungo nei luoghi di lavoro remoti se la documentazione non è chiara. Gli analisti della qualità potrebbero poi avere difficoltà se non hanno accesso all'intero contesto del progetto.
ClickUp consente proprio questo. Come area di lavoro virtuale e strumento di project management all-in-one, ClickUp consolida tutte le conoscenze organizzative in un unico luogo a cui ogni membro del team può accedere con un semplice pulsante. Offre uno strumento unico per il project management, la gestione delle persone, la gestione delle conoscenze e altro ancora.
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