Projektmanagement mit Tabellenkalkulationen (Vorlagen, Vorteile, Einschränkungen)

Als Projektmanager haben Sie einen einfachen Wunsch:

Bitte lassen Sie dieses Projekt ein Erfolg werden. 🤞

Aber der Weg zur Erfüllung dieses Wunsches erfordert nicht ganz einfache Dinge wie die Erstellung eines Projektplans, die Festlegung eines Projektzeitplans, die Festlegung des Projektumfangs, die Ressourcenplanung, das Kundenmanagement usw.

Glücklicherweise können Sie jetzt eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden, um all das zu erledigen, ohne sich mit diesen Aufgaben herumschlagen zu müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Projektmanagement-Tabelle ist, welche Vorteile sie bietet und finden einige Vorlage-Vorlagen. Außerdem schlagen wir Ihnen eine Alternative vor, die Ihnen bei allen Nachteilen des Projektmanagements mit Tabellen helfen kann.

Stillen Sie Ihre Neugierde zum Thema Tabellenkalkulationen.

Was ist eine Projektmanagement-Tabelle?

Wenn Sie einen Projektzeitplan, ein Gantt-Diagramm, ein Dashboard, einen Bericht oder eine Liste Ihrer Aufgaben in einer Tabellenkalkulation erstellen, wird diese zu einer Projektmanagement-Tabelle.

Einfach ausgedrückt ist Tabellenkalkulation-Projektmanagement alles, was Sie in einer Tabellenkalkulation zu erledigen haben, um das Projektmanagement zu vereinfachen.

Viele Menschen nutzen sie aufgrund ihrer Vertrautheit für das Projektmanagement.

Die meisten von uns haben mindestens einmal in ihrem Leben eine Microsoft Excel- oder Google Tabellen-Tabelle gesehen oder verwendet, oder?

Sie sind flexibel und Sie können Projekte mithilfe von Formeln und Diagrammen manuell verwalten.

Das Beste daran ist, dass Sie den manuellen Aufwand überspringen können, weil jemand eine geniale Innovation namens Vorlage entwickelt hat.

Aber was zeichnet das Projektmanagement mit Tabellenkalkulationen wirklich aus?

Lassen Sie uns mehr darüber erfahren!

5 Vorteile des Projektmanagements mit Tabellenkalkulationen

Unabhängig davon, ob Sie sich für das Projektmanagement mit Excel-Tabellen oder Google-Tabellen entscheiden, profitieren Sie von einigen Vorteilen.

Sehen wir uns einige davon an:

1. Organisation

Eine Tabelle ist oft die erste Wahl, wenn es darum geht, Daten zu sammeln und zu organisieren: zwei ihrer einfachsten Anwendungsmöglichkeiten.

Und wenn Sie es lieben, wenn alles super organisiert ist, dann ist eine Tabelle genau das Richtige für Sie.

Sie können alle Ihre Projekt-Daten in einfachen, übersichtlichen Spalten und Zeilen einfügen und dann mit Formeln sortieren, um schnell das Gewünschte zu finden.

2. Budgetierung

Wenn Microsoft Excel zur Schule gehen würde, wissen wir alle, in welchem Fach es glänzen würde – Mathematik!

Das liegt daran, dass die Berechnungen in Excel beeindruckend und präzise sind.

Wenn Sie sich hinsetzen, um ein Projektbudget zu erstellen, kann Ihnen eine Excel-Tabelle mit ihren schnellen Berechnungen dabei helfen, dies im Handumdrehen zu erledigen. Die meisten dieser Berechnungen können Sie auch in einer Google-Tabelle für Projektmanagement durchführen.

3. Kann kostengünstig sein

Sie können das Projektmanagement mit Tabellenkalkulationen ohne Kosten durchführen.

Wie?

Sie können Google Tabellen verwenden...

Sie benötigen lediglich ein Google-Konto, um Sheets für die Verwaltung von Projekten zu nutzen.

Im Gegensatz zu Google Tabellen ist Excel nicht kostenlos. Sie können jedoch die Microsoft 365 Personal Suite zu einem erschwinglichen Preis von 6,99 $/Monat erwerben.

Möchten Sie lernen, wie Sie Projekte in Google Tabellen verwalten können?

Werfen Sie einen Blick auf unseren Google Tabellen Projektmanagement Leitfaden . *

4. Ideal für Liste von Aufgaben

Tabellenzellen sind sehr praktisch, wenn Sie Listen erstellen müssen.

Das bedeutet, dass Sie so viele Aufgaben oder To-do-Listen erstellen können, wie Sie möchten.

Wir wissen bereits, wie gut sich Tabellen organisieren lassen, sodass Sie Ihre eigenen Aktivitäten bequem und einfach im Alltag verwalten können.

Nein, Ihr Team muss nicht außen vor bleiben.

Sie können täglich Aufgaben-Listen für Ihr Team erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte im Plan bleiben.

Der naheliegende Weg, dies zu erledigen, ist:

Möchten Sie mehr als nur Listen für Aufgabe in einer Tabelle erstellen? *

Werfen Sie einen Blick auf unseren Excel-Projektmanagement-Leitfaden . *

5. Vorlagen

Vorlagen erleichtern Ihnen das Leben, indem sie Ihnen viel Zeit sparen.

Glücklicherweise finden Sie unzählige Optionen für Excel-Vorlagen und Google Tabellen-Vorlagen.

Es gibt für alles und jeden eine Vorlage.

Google Tabellen enthält sogar vorinstallierte kostenlose Vorlagen, mit denen Sie Ihr Projekt auf Kurs halten, das Budget einhalten und für Ordnung sorgen können.

Auch Excel bietet viele Vorlagen für Kalender, Nachverfolgung von Aufgaben, Verkaufsnachverfolgung und vieles mehr.

Sehen wir uns einige davon an:

4 Vorlagen für das Projektmanagement in Tabellenkalkulationen

Eine Projektmanagement-Vorlage ist ein effektives tool für einfache und komplexe Projekte.

Denn wer möchte nicht einen Vorsprung haben? 🏃

Allerdings kann die Suche nach der richtigen Vorlage EWIG dauern!

Zum Glück für Sie haben wir drei kostenlose Vorlagen in einer Liste aufgelistet, damit Sie sofort loslegen können!

1. Vorlage für einen Projekt-Issue-Tracker

Anstatt eine Excel-Tabelle für das Projektmanagement von Grund auf neu zu erstellen, verwenden Sie diese Excel-Vorlage, um Projektrisiken durch Protokollierung von Problemen zu verwalten.

Herunterladen Sie diese Excel-Vorlage für die Problembearbeitung des Projekts herunter.

2. Vorlage für die Bilanz

Diese Bilanz-Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital im Blick zu behalten. Nutzen Sie sie, um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens besser zu verstehen, damit Sie Ihre zukünftigen Projekte entsprechend planen können.

Herunterladen Sie diese Google Tabellen-Vorlage für eine Bilanz.

3. Gantt-Diagramm-Vorlage

Dies ist eine Gantt-Diagramm-Vorlage für Google Tabellen, mit der Sie den Fortschritt Ihres Projekts und Ihrer Zeitleiste nachverfolgen können. Damit können Sie Ihren Projektplan auf einfache Weise visualisieren und überprüfen, ob die Ergebnisse rechtzeitig präsentiert werden.

Laden Sie diese Google Tabellen-Vorlage für Gantt-Diagramme herunter.

4. Vorlage für die Projektbudgetierung

Verwenden Sie diese Excel -Vorlage für Projektbudgets, um Leistungen, Lieferanten, geschätzte und tatsächliche Kosten usw. zur Nachverfolgung zu erfassen.

Herunterladen Sie diese einfache Excel -Projekt-Budget-Vorlage.

Dies sind nur einige wenige Optionen.

Sie können online nach weiteren Vorlagen suchen, beispielsweise nach:

Benötigen Sie weitere Optionen?

Sehen Sie sich diese Liste mit Projektmanagement-Vorlagen an. *

Leider sind Tabellenkalkulationen nicht das einfachste tool für Projektmanagement.

Finden wir heraus, warum.

7 Nachteile des Projektmanagements mit Tabellenkalkulationen

Wir alle kennen eine Gruppe von Leuten, die Ihnen vehement beweisen wollen, dass Tabellenkalkulationen alles zu erledigen in der Lage sind.

Und wenn Sie zu diesen Menschen gehören, ist das völlig in Ordnung.

Wir alle haben unsere bevorzugten Dinge.

Allerdings gibt es eine Reihe von Nachteilen, die wir nicht ignorieren können.

Problem Nr. 1: Immer dieselbe Ansicht

Wenn Sie Tabellenkalkulationen lieben, träumen Sie mit Wahrscheinlichkeit in Zeilen und Spalten. 💭

Aber wissen Sie was?

Ihr Traum wird sich bald in einen Albtraum verwandeln, da Sie keine anderen Schnittstellenoptionen haben werden.

Sie werden mit Tabellen voller Zellen konfrontiert sein, die es Ihnen nicht erlauben, Projektmethoden wie Agile oder Kanban anzuwenden.

Hier kommt ClickUp ins Spiel!

Es handelt sich um eines der am besten bewerteten tools für Produktivität, das von unzähligen Unternehmen und Freiberuflern weltweit genutzt wird.

ClickUp-Lösung: mehrere Ansichten

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen bietet ClickUp mehrere Ansichten, da wir die Präferenzen aller Nutzer berücksichtigen.

Wir möchten Ihnen nämlich nicht Ihre schönen Träume voller Zeilen und Spalten nehmen.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen unsere Ansicht der Tabelle vorstellen.

Verwenden der Drag-and-Drop-Funktion zum Verschieben von Aufgaben in der Tabelle von ClickUp

Verwenden Sie sie, um Ihre Aufgaben in einem Tabellen-Format in Ansicht zu nehmen, sie per Drag & Drop zu organisieren und die Tabelle sogar mit anderen zu freigeben, um den Flow der Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Sie eignet sich hervorragend für die Speicherung großer Datenbanken, Bestände und Budgets.

Möchten Sie noch mehr rechnen?

Verwenden Sie Spaltenberechnungen, um Summen, Durchschnittswerte oder Bereiche zu berechnen.

Und wenn Sie Ihre Tabelle dennoch vermissen, können Sie die Einbettungsansicht verwenden, um Ihre bevorzugte Datei mit einer einfachen URL in ClickUp zu importieren.

Auf diese Weise müssen Sie Ihr Projektmanagement-tool nicht verlassen, um auf Ihre Tabelle zuzugreifen.

Aber wir haben versprochen, dass wir Sie nicht mit Zellen allein lassen würden.

Das bedeutet, dass Sie jederzeit wechseln können, wann immer Sie möchten.

Wechseln Sie zur Gantt-Diagramm-Ansicht, um Ihren Projekt-Plan zu erstellen, den Projektzeitplan entsprechend Ihrer Zeitleiste festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.

Dank unserer Drag-and-Drop-Funktion können Sie sogar jede Abhängigkeit zwischen Aufgaben mühelos verwalten.

Zeitleiste und Nachverfolgung von Aufgaben in der Gantt-Ansicht von ClickUp

Als Projektmanager haben Sie mit Wahrscheinlichkeit Tag und Nacht an der Suche nach der Projektmethodik gearbeitet, die am besten zu Ihrem Team passt.

Wir dürfen diesen Aufwand nicht umsonst gewesen sein lassen!

Aus diesem Grund verfügt ClickUp über eine Board-Ansicht, damit Sie die Kanban-Methodik anwenden können. Passen Sie sie mit benutzerdefinierten Status an die Bedürfnisse Ihres Teams an.

Es kann „ausstehend“, „In Bearbeitung“ oder „zur Genehmigung“ sein ... ganz wie Sie möchten.

Anzeigen von Aufgaben in der Board-Ansicht von ClickUp

Oder probieren Sie die Team-Ansicht aus.

Sie eignet sich hervorragend für die Nachverfolgung Ihrer Sprints und gleichzeitig für eine hoch niveauvolle Ansicht Ihrer Projektaktivitäten.

Problem Nr. 2: Das Erstellen von Dashboards kann mühsam sein

Ein Dashboard ist der beste Freund eines Projektmanagers.

Zumindest sollte es das sein.

Ein Dashboard ist jedoch eher wie ein falscher Freund oder sogar ein Tyrann.

Versuchen Sie, eine solche Tabelle zu erstellen, und Sie werden verstehen, wovon wir sprechen.

Sie müssen einen Leitfaden bei Google googeln und ihn vollständig lesen.

Dann folgen Sie endlosen Schritten und optimieren Sie den ganzen Tag lang Zellen.

Denken Sie über eine Vorlage für ein Dashboard nach, um sich die Arbeit zu ersparen?

Hah!

Viel Erfolg bei der Suche nach einer Vorlage, die:

Einige davon lassen sich nicht einmal als benutzerdefiniert anpassen oder bearbeiten. Argh!

ClickUp-Lösung: Dashboards

Keine Sorge. Die Dashboards von ClickUp bieten Ihnen alles, was Sie brauchen.

Keine Anleitungen. Keine Schritte. Keine unzuverlässigen Vorlagen.

Nur drei Klicks. 🖱

E-A-S-Y!

Ein neues Dashboard individuell anpassen in ClickUp

Bringen Sie alle Arten von Daten in Ihr Dashboard mit:

Erstellen eines Dashboard mit benutzerdefinierten Widgets, die in ClickUp verfügbar sind

Möchten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dashboards haben?

Verwenden Sie stattdessen benutzerdefinierte Widgets und visualisieren Sie Ihre Daten in Form von Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen, Berechnungen usw.

Problem Nr. 3: Keine Workflow-Funktionen

*Mal ehrlich: Tabellenkalkulationen sind Tabellenkalkulationen.

Da, wir haben es gesagt.

Genauso wenig wie Sie einen Toaster dazu zwingen können, Waffeln zu backen 🧇, können Sie Tabellenkalkulationen zur Verwaltung Ihrer Workflow-Anforderungen verwenden.

Sie können damit keine Aufgaben erstellen oder zuweisen.

Oder aktualisieren Sie den Status von Aufgaben automatisch.

Oder automatisieren Sie die wiederkehrenden Aufgaben durch Automatisierung.

ClickUp-Lösung Nr. 1: Aufgaben

Wenn Workflows wie leckere Waffeln sind, dann ist ClickUp der Waffeleisen, den Sie brauchen.

Es handelt sich um eine kostenlose Projektmanagement-Software, die alle Arten von Workflows unterstützt.

Sie können Aufgaben mit Unteraufgaben und Checklisten erstellen.

Und weisen Sie sie sogar zu.

Fügen Sie mehrere Mitarbeiter zu einer einzelnen Aufgabe oder sogar zu einem ganzen Team hinzu.

Wir haben ein reichhaltiges Frühstücksbuffet für Sie vorbereitet!

Hinzufügen einzelner und mehrerer Mitarbeiter für eine neue Aufgabe in ClickUp

ClickUp-Lösung Nr. 2: Status

Wenn Sie den Weg Ihrer Aufgabe von „zu erledigen“ bis „erledigt“ visualisieren möchten, ist „Status“ die richtige Wahl.

Sie können einfache Status verwenden, wenn Aufgaben entweder zu erledigen oder nicht zu erledigen sind.

In anderen Fällen können Sie den Status der Aufgaben je nach Ihren Anforderungen in Listen, Ordnern und Spaces benutzerdefiniert anpassen.

Was? Dachten Sie, wir würden benutzerdefinierte Status nur auf die Board-Ansicht beschränken?

Das gibt's doch nicht!

Erstellen benutzerdefinierter Status in ClickUp

Problem Nr. 4: manueller Aufwand

Tabellenkalkulationen sind langweilig!

Fast alles, was Sie tun, muss als manueller Eintrag erfolgen, egal ob Sie ein Projektmanagement-Dashboard erstellen, einen Bericht erstellen, Zeiten erfassen oder eine To-do-Liste erstellen möchten ..

Als Projektmanager müssen Sie mehrere Projekte, Aufgaben und Meetings unter einen Hut bringen.

Haben Sie nach all dieser Arbeit noch Zeit, um wie wild in eine Tabelle zu tippen?

Das ist Zeitverschwendung, und wir alle wissen, dass das Geld kosten kann. 💰

ClickUp-Lösung Nr. 1: Automatisierung

Vergessen Sie Tabellenkalkulationen und probieren Sie die Automatisierungen von ClickUp aus, um repetitive Aufgaben nie wieder von Hand erledigen zu müssen.

Alles, was Sie zu erledigen haben, ist, eine Kombination aus folgenden Elementen festzulegen:

Und dann?

Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich, während ClickUp die Arbeit für Sie zu erledigen hat. 🥂

Benutzerdefinierte Automatisierungseinstellung in ClickUp einrichten

ClickUp-Lösung Nr. 2: Vorlagen

Die Vorlagen in ClickUp sind eine großartige Möglichkeit, smart zu arbeiten.

Sie können Vorlagen für folgende Zwecke verwenden und erstellen:

Sehen Sie selbst!

Sie können buchstäblich alles als Vorlage erstellen.

Und im Gegensatz zu Vorlage-Vorlagen können Sie Ihre eigenen ClickUp-Vorlagen ganz einfach ohne Anleitung benutzerdefiniert anpassen oder sogar selbst erstellen.

Problem Nr. 5: Die mobile Ansicht ist nicht benutzerfreundlich

Manche Dinge sind einfach nicht für mobile Bildschirme geeignet.

Wie das peinliche Foto, auf dem Ihr bester Freund Sie mit einem Tag markiert hat, oder Tabellenkalkulationen in einer mobilen App.

Sie werden viel blinzeln und scrollen müssen, denn kleine Bildschirme eignen sich nicht für Tabellenkalkulationen.

Schonen Sie Ihre Augen mit…

ClickUp-Lösung: gut optimierte mobile Apps

Glücklicherweise ist ClickUp ein kostenfreies Projektmanagement. Mit seinen gut optimierten mobilen Apps für Android und iOS können Sie:

Ansicht von Aufgaben und Kalender in der mobilen App von ClickUp

Problem Nr. 6: Keine Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in einer Tabelle ist so alt wie Klapphandys.

Angesichts der zunehmenden Automatisierung stellt sich die Frage, wer im Jahr 2021 überhaupt noch manuelle Zeiteinträge vornimmt.

Und selbst wenn Sie eine Tabelle zur Zeiterfassung verwenden, muss ich Ihnen leider sagen, dass Sie dabei Zeit verschwenden.

Warum nicht der Automatisierung überlassen?

ClickUp-Lösung: Projekt-Zeiterfassung

ClickUp vereint die Verwaltung von Projekt-Aufgaben und die Zeiterfassung auf einer einzigen Plattform.

Klicken Sie auf das Symbol „Abspielen“, um die Dauer Ihrer Aufgaben während der Arbeit automatisch zu verfolgen, und wechseln Sie jederzeit zwischen den Aufgaben hin und her.

Nachverfolgung der Zeit mit der Zeiterfassung in ClickUp

Unsere integrierte Zeiterfassung ist auch ein globaler Timer.

Was ist das?

Das bedeutet, dass Sie den Timer auf einem Gerät starten und auf einem anderen stoppen können. 🤯

Problem Nr. 7: Limitierte Integrationsmöglichkeiten

Für effektives Projektmanagement benötigen Sie ein Tool, das folgende Funktionen bietet:

Der erste Punkt trifft auf Tabellenkalkulationen keineswegs zu.

Aber wie sieht es mit Integrationen aus?

Es tut uns leid, Ihnen diese Enttäuschung bereiten zu müssen, aber Tabellenkalkulationen unterstützen auch nicht besonders gut Integrationen.

Excel lässt sich Beispiel nicht mit tools integrieren, die nicht von Microsoft stammen. Zumindest nicht direkt.

Stimmen Sie zu, dass Excel für eine Projektmanagement-Tabelle nicht ideal ist?

Sehen Sie sich dann diese Liste der besten Excel-Alternativen an.

ClickUp-Lösung: unzählige Integrationen

ClickUp ist ein Integrationswunderland. Sie können es direkt mit mehreren beliebten tools integrieren, darunter GitHub, Toggl, Box und vielen mehr!

Wenn Sie das gewünschte tool nicht finden, hilft Ihnen unsere Zapier-Integration dabei, ClickUp mit über 1000 tools in Verbindung zu bringen.

Aber hey! Wir sind noch nicht erledigt.

ClickUp hält noch weitere Features für Sie bereit:

Befreien Sie sich von Tabellenzellen

Tabellenkalkulationen sind einfach nicht für Projektmanagement geeignet.

Warum sollten Sie Ihre kostbare Zeit damit verbringen, ein tool zu etwas zu zwingen, was es nie zu erledigen hatte?

Verwenden Sie stattdessen ein leistungsstarkes Projektmanagement, das Ihre Workload reduziert und Ihnen eine übersichtliche Nachverfolgung von Projekten ermöglicht.

Verwenden Sie grundsätzlich ClickUp.

Sie unterstützt das Projekt-, Aufgaben-, Zeit-, Dokumenten- und Ressourcenmanagement mit unendlichen benutzerdefinierten Anpassungsmöglichkeiten.

Wenn diese All-in-One-Lösung nicht das Nonplusultra im Projektmanagement ist, wissen wir auch nicht, was sonst.

Was sagen Sie dazu?

Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an, um all Ihre Projektmanagement-Wünsche zu verwirklichen!