Projektmanagement mit Tabellenkalkulationen (Vorlagen, Vorteile, Einschränkungen)

Als Projektmanager haben Sie einen einfachen Wunsch:

Bitte lassen Sie dieses Projekt einen Erfolg werden. 🤞

Aber der Weg zur Erfüllung dieses Wunsches erfordert nicht ganz einfache Dinge wie die Erstellung eines Projektplans, die Festlegung eines Projektzeitplans, die Festlegung des Projektumfangs, die Ressourcenplanung, das Kundenmanagement usw.

Glücklicherweise können Sie jetzt eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden, um all das zu erledigen, ohne sich mit diesen Aufgaben herumschlagen zu müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Projektmanagement-Tabelle ist, welche Vorteile sie bietet und welche Vorlagen es gibt. Außerdem schlagen wir Ihnen eine Alternative vor, mit der Sie alle Nachteile von Tabellen im Projektmanagement umgehen können.

Stillen Sie Ihre Neugierde zum Thema Tabellenkalkulationen.

Was ist eine Tabelle für das Projektmanagement?

Wenn Sie eine Zeitleiste, ein Gantt-Diagramm, ein Dashboard, einen Bericht oder eine Liste Ihrer Aufgaben in einer Tabellenkalkulation erstellen, wird diese zu einer Tabelle für das Projektmanagement.

Einfach ausgedrückt ist Tabellenkalkulations-Projektmanagement alles, was Sie in einer Tabellenkalkulation zu erledigen haben, um das Projektmanagement zu vereinfachen.

Viele Menschen nutzen sie aufgrund ihrer Vertrautheit im Bereich des Projektmanagements.

Die meisten von uns haben schon mindestens einmal in ihrem Leben eine Microsoft Excel- oder Google Tabellen-Tabelle gesehen oder verwendet, oder?

Sie sind flexibel und Sie können Projekte mithilfe von Formeln und Diagrammen manuell verwalten.

Das Beste daran ist, dass Sie den manuellen Aufwand überspringen können, weil jemand eine geniale Innovation namens Vorlagen entwickelt hat.

Aber was macht das Projektmanagement mit Tabellenkalkulationen so besonders?

Lassen Sie uns mehr darüber erfahren!

5 Vorteile des Projektmanagements mit Tabellenkalkulationen

Unabhängig davon, ob Sie sich für das Projektmanagement mit Excel-Tabellen oder Google-Tabellen entscheiden, profitieren Sie von einigen Vorteilen.

Sehen wir uns einige davon an:

1. Organisation

Eine Tabelle ist oft die erste Wahl, wenn es darum geht, Daten zu sammeln und zu organisieren: zwei ihrer einfachsten Verwendungszwecke.

Und wenn Sie es lieben, wenn alles super organisiert ist, dann ist eine Tabelle genau das Richtige für Sie.

Sie können alle Ihre Projektdaten in einfachen, übersichtlichen Spalten und Zeilen einfügen und dann mit Formeln sortieren, um schnell das Gewünschte zu finden.

2. Budgetierung

Wenn Microsoft Excel zur Schule gehen würde, wissen wir alle, in welchem Fach es glänzen würde – Mathematik!

Das liegt daran, dass die Berechnungen in Excel beeindruckend und präzise sind.

Wenn Sie sich hinsetzen, um ein Projektbudget zu erstellen, kann Ihnen eine Excel-Tabelle mit ihren schnellen Berechnungen dabei helfen, dies im Handumdrehen zu erledigen. Die meisten dieser Berechnungen können Sie auch in einer Google Tabelle für das Projektmanagement durchführen.

3. Kann kostengünstig sein

Sie können das Projektmanagement mit Tabellenkalkulationen ohne Kosten durchführen.

Wie?

Sie können Google Tabellen verwenden...

Sie benötigen lediglich ein Google-Konto, um Google Tabellen für die Verwaltung von Projekten zu nutzen.

Im Gegensatz zu Google Tabellen ist Excel nicht kostenlos. Sie können jedoch die Microsoft 365 Personal Suite zu einem erschwinglichen Preis von 6,99 $/Monat erwerben.

Möchten Sie lernen, wie Sie Projekte in Google Tabellen verwalten können?

Werfen Sie einen Blick auf unseren Google Tabellen Projektmanagement Leitfaden .

4. Ideal für Listen mit Aufgaben

Tabellenzellen sind besonders praktisch, wenn Sie Listen erstellen müssen.

Das bedeutet, dass Sie so viele Aufgaben für das Projekt oder Listen, um Dinge zu erledigen, erstellen können, wie Sie möchten.

Wir wissen bereits, wie gut sich Tabellen organisieren lassen, sodass Sie Ihre eigenen Aktivitäten bequem und einfach im Alltag verwalten können.

Nein, Ihr Team muss nicht außen vor bleiben.

Sie können täglich Listen für Ihre Teams erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte planmäßig verlaufen.

Der naheliegende Weg, dies zu erledigen, ist:

Möchten Sie mehr erledigen, als nur Listen mit Aufgaben in einer Tabelle zu erstellen?

Werfen Sie einen Blick auf unseren Excel-Leitfaden für das Projektmanagement .

5. Vorlagen

Vorlagen erleichtern Ihnen das Leben, indem sie Ihnen viel Zeit sparen.

Glücklicherweise finden Sie unzählige Vorlagenoptionen für Excel und Google Tabellen.

Es gibt für alles und jeden eine Vorlage.

Google Tabellen enthalten sogar vorinstallierte kostenlose Vorlagen, mit denen Sie Ihr Projekt auf Kurs halten, das Budget einhalten und für Ordnung sorgen können.

Auch Excel bietet viele Vorlagen für Kalender, Nachverfolgung von Aufgaben, Verkaufsnachverfolgung und vieles mehr.

Sehen wir uns einige davon an:

4 Vorlagen für das Projektmanagement in Tabellenkalkulationen

Eine Projektmanagement-Vorlage ist ein effektives Tool für einfache und komplexe Projekte.

Denn wer möchte nicht einen Vorsprung haben? 🏃

Allerdings kann die Suche nach der richtigen Vorlage EWIG dauern!

Zum Glück für Sie haben wir eine Liste mit drei kostenlosen Vorlagenoptionen aufgelistet, damit Sie sofort loslegen können!

1. Vorlage für einen Tracker für Probleme im Projekt

Anstatt eine Excel-Tabelle für das Projektmanagement von Grund auf neu zu erstellen, verwenden Sie diese Excel-Vorlage, um Projektrisiken durch Protokollierung von Problemen zu verwalten.

Laden Sie diese Excel-Vorlage für die Suche nach Projektproblemen herunter.

2. Vorlage für die Bilanz

Diese Bilanzvorlage hilft Ihnen dabei, Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital zu verfolgen. Nutzen Sie sie, um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens besser zu verstehen, damit Sie Ihre zukünftigen Projekte entsprechend planen können.

Laden Sie diese Google Tabellen-Vorlage für eine Bilanz herunter.

3. Vorlage für Gantt-Diagramm

Dies ist eine Gantt-Diagramm-Vorlage für Google Tabellen, mit der Sie den Fortschritt Ihres Projekts und Ihrer Zeitleiste verfolgen können. Damit können Sie Ihren Projektplan auf einfache Weise visualisieren und überprüfen, ob die Ergebnisse rechtzeitig präsentiert werden.

Laden Sie diese Google Tabellen-Vorlage für Gantt-Diagramme herunter.

4. Vorlage für die Projektbudgetierung

Verwenden Sie diese Excel-Vorlage für Projektbudgets, um Leistungen, Lieferanten, geschätzte und tatsächliche Kosten usw. zu verfolgen.

Laden Sie diese einfache Excel-Vorlage für Projektbudgets herunter.

Dies sind nur einige wenige Optionen.

Sie können online nach weiteren Vorlagen suchen, beispielsweise nach:

Benötigen Sie weitere Optionen?

Sehen Sie sich diese Liste mit Projektmanagement-Vorlagen an.

Leider sind Tabellenkalkulationen nicht das einfachste Tool für das Projektmanagement.

Finden wir heraus, warum.

7 Nachteile des Projektmanagements mit Tabellenkalkulationen

Wir alle kennen eine Gruppe von Leuten, die Ihnen vehement beweisen wollen, dass Tabellenkalkulationen alles können.

Und wenn Sie zu diesen Menschen gehören, ist das völlig in Ordnung.

Wir alle haben unsere Favoriten.

Allerdings gibt es eine Reihe von Nachteilen, die wir nicht ignorieren können.

Problem Nr. 1: Immer dieselbe Ansicht

Wenn Sie Tabellenkalkulationen lieben, träumen Sie wahrscheinlich in Zeilen und Spalten. 💭

Aber wissen Sie was?

Ihr Traum wird bald zum Albtraum, da Sie keine anderen Schnittstellenoptionen haben werden.

Sie werden mit Tabellen voller Zellen konfrontiert sein, die es Ihnen nicht ermöglichen, Methoden für Projekte wie Agile oder Kanban anzuwenden.

Hier kommt ClickUp ins Spiel!

Es handelt sich um eines der tools mit der höchsten Bewertung für die Produktivität, das von unzähligen Unternehmen und Freiberuflern weltweit genutzt wird.

ClickUp-Lösung: mehrere Ansichten

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen bietet ClickUp mehrere Ansichten, da wir die Präferenzen aller Nutzer berücksichtigen.

Wir möchten Ihnen nämlich nicht Ihre schönen Träume voller Zeilen und Spalten nehmen.

Aus diesem Grund möchten wir Ihnen unsere Ansicht für Tabellen vorstellen.

Verwenden des Drag-and-Drop-Features zum Verschieben von Aufgaben in der Tabelle von ClickUp

Verwenden Sie sie, um Ihre Aufgaben in einem Tabellenformat anzuzeigen, sie per Drag & Drop zu organisieren und die Tabelle sogar anderen freizugeben, um den Flow der Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Sie eignet sich hervorragend für die Speicherung großer Datenbanken, Bestände und Budgets.

Möchten Sie noch mehr rechnen?

Verwenden Sie Spaltenberechnungen, um Summen, Durchschnittswerte oder Bereiche zu berechnen.

Und wenn Sie Ihre Tabelle dennoch vermissen, können Sie mit der Einbettungsansicht Ihre bevorzugte Datei mit einer einfachen URL in ClickUp einbinden.

Auf diese Weise müssen Sie Ihr Tool für das Projektmanagement nicht verlassen, um auf Ihre Tabelle zuzugreifen.

Aber wir haben versprochen, dass Sie sich nicht mit Zellen herumschlagen müssen.

Das bedeutet, dass Sie jederzeit wechseln können, wann immer Sie möchten.

Wechseln Sie zur Gantt-Diagramm-Ansicht, um Ihren Projektplan zu erstellen, den Projektzeitplan entsprechend Ihrer Zeitleiste festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.

Dank unserer Drag-and-Drop-Funktion können Sie sogar jede Abhängigkeit zwischen Aufgaben mühelos verwalten.

Zeitleiste und Nachverfolgung von Aufgaben in der Gantt-Ansicht von ClickUp

Als Projektmanager haben Sie wahrscheinlich Tag und Nacht daran gearbeitet, die Projektmethodik zu finden, die am besten zu Ihrem Team passt.

Wir dürfen diesen Aufwand nicht umsonst gewesen sein lassen!

Aus diesem Grund verfügt ClickUp über eine Board-Ansicht, damit Sie die Kanban-Methodik anwenden können. Passen Sie sie mit benutzerdefinierten Status an die Bedürfnisse Ihres Teams an.

Es kann „ausstehend“, „in Bearbeitung“, „zur Genehmigung“ sein ... ganz wie Sie möchten.

Anzeigen von Aufgaben in der Board-Ansicht von ClickUp

Oder probieren Sie die Team-Ansicht aus.

Sie eignet sich hervorragend für die Nachverfolgung Ihrer Sprints und gleichzeitig für eine Ansicht Ihrer Projektaktivitäten.

Problem Nr. 2: Das Erstellen von Dashboards kann mühsam sein

Ein Dashboard ist der beste Freund eines Projektmanagers im Bereich des Projektmanagements.

Zumindest sollte es das sein.

Ein Tabellenkalkulations-Dashboard ist jedoch eher wie ein falscher Freund oder sogar ein Tyrann.

Versuchen Sie, eine solche Tabelle zu erstellen, und Sie werden verstehen, wovon wir sprechen.

Sie müssen einen Leitfaden bei Google suchen und ihn vollständig lesen.

Dann folgen Sie endlosen Schritten und optimieren Sie den ganzen Tag lang Zellen.

Denken Sie über eine Vorlage für ein Dashboard nach, um sich die Arbeit zu ersparen?

Hah!

Viel Erfolg bei der Suche nach einer Vorlage, die:

Einige davon lassen sich nicht einmal benutzerdefiniert anpassen oder bearbeiten. Argh!

ClickUp-Lösung: Dashboards

Keine Sorge. Die Dashboards von ClickUp bieten Ihnen alles, was Sie brauchen.

Keine Anleitungen. Keine Schritte. Keine unzuverlässigen Vorlagen.

Nur drei Klicks. 🖱

E-A-S-Y!

Benutzerdefiniertes Dashboard für einen neuen Dashboard-Typ in ClickUp

Bringen Sie alle Arten von Daten in Ihr Dashboard mit:

Erstellen eines Dashboards mit benutzerdefinierten Widgets, verfügbar in ClickUp

Möchten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dashboards haben?

Verwenden Sie stattdessen benutzerdefinierte Widgets und visualisieren Sie Ihre Daten in Form von Balkendiagrammen, Kreisdiagrammen, Berechnungen usw.

Problem Nr. 3: Keine Workflow-Funktionen

Mal ehrlich? Tabellenkalkulationen sind Tabellenkalkulationen.

Da, wir haben es gesagt.

Genauso wie Sie einen Toaster nicht dazu zwingen können, Waffeln zu backen 🧇, können Sie Tabellenkalkulationen nicht zur Verwaltung Ihrer Workflow-Anforderungen verwenden.

Sie können damit keine Aufgaben erstellen oder zuweisen.

Oder aktualisieren Sie den Status von Aufgaben automatisch.

Oder lassen Sie sich wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierung automatisieren.

ClickUp-Lösung Nr. 1: Aufgaben

Wenn Workflows wie leckere Waffeln sind, dann ist ClickUp das Waffeleisen, das Sie brauchen.

Es handelt sich um eine kostenlose Projektmanagement-Software, die alle Arten von Workflows unterstützt.

Sie können Aufgaben mit Unteraufgaben und Checklisten erstellen.

Und weisen Sie sie sogar zu.

Fügen Sie mehrere Mitarbeiter zu einer einzelnen Aufgabe oder sogar einem ganzen Team hinzu.

Wir haben ein reichhaltiges Frühstücksbuffet für Sie vorbereitet!

Hinzufügen einzelner und mehrerer Mitarbeiter für eine neue Aufgabe in ClickUp

ClickUp-Lösung Nr. 2: Status

Wenn Sie den Weg Ihrer Aufgabe von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“ visualisieren möchten, ist „Statuses“ die richtige Wahl.

Sie können einfache Statusangaben verwenden, wenn Aufgaben entweder erledigt oder nicht erledigt werden müssen.

In anderen Fällen können Sie den Status der Aufgaben je nach Ihren Anforderungen in Listen, Ordnern und Spaces benutzerdefiniert anpassen.

Was? Dachten Sie, wir würden benutzerdefinierte Status nur auf die Board-Ansicht beschränken?

Das gibt's doch nicht!

Erstellen benutzerdefinierter Status in ClickUp

Problem Nr. 4: Manueller Aufwand

Tabellenkalkulationen sind langweilig!

Fast alles, was Sie tun, muss manuell als Eintrag eingegeben werden, egal ob Sie ein Dashboard für das Projektmanagement erstellen, einen Bericht erstellen, die Zeiterfassung durchführen, eine Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, erstellen möchten ...

Als Projektmanager im Bereich des Projektmanagements müssen Sie mehrere Projekte, Aufgaben und Meetings unter einen Hut bringen.

Haben Sie nach all dieser Arbeit noch Zeit, um wie wild in eine Tabelle zu tippen?

Das ist Zeitverschwendung, und wir alle wissen, dass das Geld kosten kann. 💰

ClickUp-Lösung Nr. 1: Automatisierungen

Vergessen Sie Tabellenkalkulationen und probieren Sie die Automatisierungen von ClickUp aus, um repetitive Aufgaben nie wieder von Hand erledigen zu müssen.

Sie müssen lediglich eine Kombination aus folgenden Elementen festlegen:

Und dann?

Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich, während ClickUp die Arbeit für Sie erledigt. 🥂

Benutzerdefinierte Automatisierung in ClickUp einrichten

ClickUp-Lösung Nr. 2: Vorlagen

Die Vorlagen in ClickUp sind eine großartige Möglichkeit, intelligent zu arbeiten.

Sie können Vorlagen für folgende Zwecke verwenden und erstellen:

Sehen Sie selbst!

Sie können buchstäblich alles als Vorlage erstellen.

Und im Gegensatz zu Tabellenkalkulationsvorlagen können Sie Ihre eigenen ClickUp-Vorlagen ganz einfach ohne Anleitung benutzerdefiniert anpassen oder sogar erstellen.

Problem Nr. 5: Die mobile Ansicht ist nicht benutzerfreundlich.

Manche Dinge sind einfach nicht für mobile Bildschirme geeignet.

Wie das peinliche Foto, das Ihr bester Freund von Ihnen mit einem Tag versehen hat, oder Tabellenkalkulationen in einer App.

Sie werden viel blinzeln und scrollen müssen, denn kleine Bildschirme eignen sich nicht für Tabellenkalkulationen.

Schützen Sie Ihre Augen mit…

ClickUp-Lösung: gut optimierte mobile Apps

Glücklicherweise ist ClickUp eine übersichtliche Lösung für Projektmanagement. Mit seinen gut optimierten mobilen Apps für Android und iOS können Sie:

Ansicht von Aufgaben und Kalender in der mobilen App von ClickUp

Problem Nr. 6: Keine Zeiterfassung

Die Zeiterfassung in einer Tabellenkalkulation ist so alt wie Klapphandys.

*Angesichts der zunehmenden Automatisierung stellt sich die Frage, wer im Jahr 2021 überhaupt noch manuelle Einträge vornimmt.

Und selbst wenn Sie eine Tabelle für die Zeiterfassung verwenden, muss ich Ihnen leider sagen, dass Sie dabei Zeit verschwenden.

Warum nicht die Automatisierung durchführen?

ClickUp-Lösung: Zeiterfassung für Projekte

ClickUp vereint die Verwaltung von Projektaufgaben und die Zeiterfassung auf einer einzigen Plattform.

Klicken Sie auf das Symbol „Abspielen“, um die Dauer Ihrer Aufgaben während der Arbeit automatisch zu verfolgen, und wechseln Sie jederzeit zwischen den Aufgaben hin und her.

Nachverfolgung der Zeit mit dem Tool für die Zeiterfassung in ClickUp

Unsere integrierte Zeiterfassung ist auch ein globaler Timer.

Was ist das?

Das bedeutet, dass Sie den Timer auf einem Gerät starten und auf einem anderen stoppen können. 🤯

Problem Nr. 7: Limitierte Integrationsmöglichkeiten

Für ein effektives Projektmanagement benötigen Sie ein tool, das folgende Funktionen bietet:

Der erste Punkt trifft auf Tabellenkalkulationen keineswegs zu.

Aber wie sieht es mit Integrationen aus?

Es tut uns leid, Ihnen diese Nachricht überbringen zu müssen, aber Tabellenkalkulationen unterstützen Integrationen auch nicht besonders gut.

Excel lässt sich beispielsweise nicht mit Tools integrieren, die nicht von Microsoft stammen. Zumindest nicht direkt.

Stimmen Sie zu, dass Excel für eine Tabelle zum Projektmanagement nicht ideal ist?

Sehen Sie sich dann diese Liste der besten Excel-Alternativen an.

ClickUp-Lösung: unzählige Integrationen

ClickUp ist ein Integrationswunderland. Sie können es direkt mit mehreren beliebten tools integrieren, darunter GitHub, Toggl, Box und mehr!

Wenn Sie das gewünschte tool nicht finden, hilft Ihnen unsere Zapier-Integration dabei, ClickUp mit über 1000 tools zu verbinden.

Aber hey! Wir sind noch nicht erledigt.

ClickUp hält noch weitere Features für Sie bereit:

Befreien Sie sich von Tabellenzellen

Tabellenkalkulationen sind einfach nicht für das Projektmanagement geeignet.

Warum sollten Sie Ihre kostbare Zeit damit verbringen, ein tool zu etwas zu zwingen, was es nie zu erledigen hatte?

Verwenden Sie stattdessen eine leistungsstarke Software für das Projektmanagement, die Ihre Workload reduziert und Ihnen eine übersichtliche Nachverfolgung Ihrer Projekte ermöglicht.

Verwenden Sie grundsätzlich ClickUp.

Sie unterstützt das Projekt-, Aufgaben-, Zeit-, Dokumenten- und Ressourcenmanagement mit unendlichen Anpassungsmöglichkeiten.

Wenn diese All-in-One-Lösung nicht das Nonplusultra im Projektmanagement ist, wissen wir auch nicht, was sonst.

Was sagen Sie dazu?

Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an, um all Ihre Wünsche im Bereich des Projektmanagements zu verwirklichen!