Ngày Monday của bạn từng rất dễ dự đoán: các cuộc họp nhóm, kiểm tra nhanh tại bàn làm việc và một cái nhìn rõ ràng về ai đang làm gì. Ngày nay, với 55% nhân viên có khả năng làm việc từ xa đang làm việc theo mô hình hybrid và 26% còn lại làm việc hoàn toàn từ xa, động lực công việc đã thay đổi đáng kể.
Thực tế, khoảng 60% nhân viên tại các doanh nghiệp lớn ở Bắc Mỹ hiện đang thực hiện công việc theo mô hình hybrid. Văn phòng ngày nay không còn là một không gian cố định mà là bất kỳ nơi nào có kết nối Wi-Fi.
Áp dụng mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi một kế hoạch hành động rõ ràng. Nếu không có kế hoạch này, bạn có thể đối mặt với nguy cơ mất cả tuần do mệt mỏi vì Zoom, trễ hạn chót do chênh lệch múi giờ và phát hiện ra rằng "làm việc từ bất kỳ đâu" đôi khi có thể cảm thấy như "làm việc từ không đâu".
Bài viết này hướng dẫn bạn cách chuyển đổi từ làm việc tại văn phòng sang mô hình làm việc kết hợp với sự hỗ trợ của ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, để duy trì sự phối hợp giữa các nhóm, đảm bảo dự án tiến triển đúng hướng và hợp tác trong mô hình làm việc kết hợp diễn ra trơn tru.
Hãy bắt đầu ngay! 💼
Công việc kết hợp là gì?
Làm việc kết hợp là mô hình công việc linh hoạt, trong đó nhân viên chia thời gian giữa các địa điểm làm việc từ xa (nhà, không gian làm việc chung hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối internet) và không gian làm việc vật lý.
Hình thức làm việc hybrid trong thực tế phụ thuộc rất nhiều vào chính sách, vai trò công việc và văn hóa doanh nghiệp.
Các mô hình công việc kết hợp
Có bốn mô hình công việc kết hợp chính:
- Hình thức làm việc kết hợp linh hoạt (hoặc tự sắp xếp): Các thành viên trong nhóm có thể lựa chọn thời gian làm việc tại văn phòng hoặc làm việc từ xa, tùy thuộc vào tính chất công việc hoặc sở thích cá nhân. Ví dụ, một người có thể đến văn phòng để tham gia các cuộc họp hoặc các phiên làm việc nhóm và làm việc từ xa vào những ngày cần tập trung cao độ.
- Hình thức làm việc kết hợp cố định với giờ làm việc chính: Công ty quy định các ngày công việc tại văn phòng cụ thể (ví dụ: Thứ Ba và Thứ Năm) và giờ làm việc chính (ví dụ: từ 10 giờ sáng đến 3 giờ chiều), trong đó tất cả nhân viên phải có mặt, bất kể địa điểm làm việc. Ngoài khung giờ này, nhân viên có thể linh hoạt sắp xếp lịch trình của mình.
- Mô hình hybrid ưu tiên văn phòng: Nhân viên được yêu cầu thực hiện công việc chủ yếu tại văn phòng, với việc làm việc từ xa được phép vào một số ngày nhất định hoặc cho các vai trò cụ thể. Mô hình này nhấn mạnh vào sự hợp tác trực tiếp tại nơi làm việc và xây dựng mối quan hệ.
- Hybrid ưu tiên làm việc từ xa: Làm việc từ xa là mặc định, và văn phòng được sử dụng như một không gian cho các cuộc họp, sự kiện hoặc hợp tác khi cần thiết. Các chính sách, công cụ và quy trình làm việc được thiết kế với làm việc từ xa làm nền tảng.
🧠 Thú vị: Văn phòng ngăn cách (cubicle), biểu tượng của mô hình công việc tại văn phòng trong nhiều thập kỷ, được giới thiệu vào năm 1968 bởi Robert Propst của Herman Miller. Đáng ngạc nhiên là ông đã thiết kế nó nhằm mang lại sự tự do và sáng tạo cho nhân viên, nhưng các công ty lại sử dụng nó để nhồi nhét nhiều người hơn vào không gian hẹp hơn.
Tại sao các công ty đang chuyển đổi từ công việc tại văn phòng sang mô hình làm việc kết hợp
Các tổ chức ngày nay đang ngày càng chuyển đổi từ mô hình công việc hoàn toàn tại văn phòng sang mô hình công việc kết hợp, và điều này hoàn toàn có lý do: lợi ích của mô hình này mang lại cho cả nhân viên và hiệu quả kinh doanh.
Lợi ích của mô hình công việc kết hợp đối với nhân viên
- Tăng tính linh hoạt trong công việc lựa chọn nơi làm việc và cách thức làm việc: Chọn ngày làm việc từ xa, tránh những chuyến đi làm dài, và giải quyết các nhu cầu cá nhân mà không ảnh hưởng đến năng suất công việc.
- Cải thiện cân bằng và sức khỏe thể chất: Thưởng thức sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, giảm căng thẳng và tăng cường hạnh phúc tổng thể ( 80% nhân viên làm việc kết hợp trải nghiệm những lợi ích này!)
- Giảm căng thẳng và cải thiện sức khỏe: Giảm số ngày nghỉ ốm và dành thời gian cho chăm sóc sức khỏe phòng ngừa hoặc trách nhiệm gia đình mà không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
- Tận hưởng sự tự chủ và kiểm soát: Quản lý lịch trình của bạn để tập trung sâu hơn và quản lý năng lượng hiệu quả suốt cả ngày.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm chi phí di chuyển và tận dụng thời gian cho sự phát triển cá nhân hoặc nghề nghiệp.
🧠 Thú vị: Các thí nghiệm đầu tiên về công việc kết hợp bắt đầu từ cuộc khủng hoảng dầu mỏ những năm 1970. Các công ty ở Mỹ và châu Âu cho phép nhân viên làm việc tại nhà một phần thời gian để tiết kiệm nhiên liệu trong quá trình di chuyển. Lúc đó chưa gọi là công việc kết hợp, nhưng ý tưởng là tương tự.
Lợi ích của mô hình công việc kết hợp đối với doanh nghiệp
- Tăng cường sự gắn bó và hài lòng của nhân viên: Làm việc hybrid có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên vì nhân viên đánh giá cao sự tự chủ mà nó mang lại. Nghiên cứu cho thấy nó có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống 33%, đặc biệt là đối với những nhân viên có quãng đường đi làm xa.
- Mở rộng tiếp cận nhân tài hàng đầu: Tuyển dụng các chuyên gia có kỹ năng từ một nguồn nhân lực rộng lớn hơn mà không bị giới hạn bởi việc di chuyển.
- Tăng năng suất và sự tham gia: Cân bằng giữa công việc từ xa và tại văn phòng để nâng cao hiệu quả công việc đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình.
- Giảm chi phí hoạt động: Tối ưu hóa không gian văn phòng và các dịch vụ tiện ích để phù hợp với sự biến động của số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng.
- Khuyến khích sự đa dạng và hợp tác: Hỗ trợ các phong cách công việc đa dạng thông qua các công cụ giao tiếp tích hợp và hợp tác từ xa.
📮 ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có trung bình tám hoặc nhiều hơn người tham gia. Chúng tôi cũng phát hiện ra rằng một cuộc họp trung bình kéo dài khoảng 51 phút. Những cuộc họp lớn này có thể dẫn đến kết quả ít nhất 6 đến 8 giờ thời gian họp tập thể mỗi tuần ở cấp độ tổ chức.
Nếu bạn có thể rút ngắn thời gian? ClickUp thay đổi cách các nhóm giao tiếp! Thay vì các cuộc họp kéo dài, hãy hợp tác trực tiếp trong các công việc bằng cách sử dụng bình luận, tệp đính kèm, ghi chú giọng nói, video và nhiều tính năng khác—tất cả trong một nơi.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm toàn cầu của STANLEY Bảo mật đã tiết kiệm được hơn 8 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp và cập nhật nhờ ứng dụng tất cả trong một cho công việc của chúng tôi!
Đánh giá sự sẵn sàng của công ty bạn cho mô hình làm việc kết hợp
Trước khi chuyển sang mô hình hybrid, hãy đánh giá mức độ sẵn sàng thực sự của tổ chức. Một cuộc kiểm tra sẵn sàng cẩn thận đảm bảo rằng nhân viên, chính sách, công cụ làm việc từ xa và không gian làm việc của bạn có thể hỗ trợ tính linh hoạt mà không làm mất đi sự đồng bộ hoặc năng suất.
Bắt đầu tại đây. 🏁
- Đánh giá sự sẵn sàng của nhóm: Đánh giá phong cách công việc, kỹ năng tự quản lý và khả năng giao tiếp của nhân viên trong các thiết lập làm việc khác nhau. Phân tích khả năng lãnh đạo nhóm phân tán của quản lý, tránh thiên vị về khoảng cách và tạo ra môi trường làm việc bao trùm.
- Xem xét tính rõ ràng của chính sách: Xác định đối tượng đủ điều kiện cho công việc hybrid, cài đặt kỳ vọng rõ ràng về sự sẵn sàng, thiết lập quy tắc giao tiếp và điều chỉnh các chỉ số hiệu suất để tập trung vào kết quả thay vì sự hiện diện.
- Xác nhận khả năng công nghệ: Kiểm tra xem các nhóm có các công cụ bảo mật, tích hợp cho quản lý công việc, trò chuyện và cuộc họp hybrid hay không. Tăng cường bảo mật mạng và kích hoạt các thông tin dựa trên dữ liệu thông qua phân tích.
- Nghiên cứu quy trình và luồng công việc: Làm việc hybrid phụ thuộc vào các quy trình chặt chẽ. Đảm bảo rằng các luồng công việc chính được tài liệu hóa và dễ truy cập, và quá trình ra quyết định được minh bạch. Hãy xem xét liệu nhân viên mới có thể hòa nhập thành công mà không cần tương tác trực tiếp liên tục hay không.
- Xem xét văn hóa và các quy tắc không thành văn: Nếu nhân viên làm việc tại văn phòng nhận được thông tin chi tiết hơn hoặc quyết định nhanh hơn, sự bất mãn với mô hình công việc kết hợp sẽ gia tăng. Hãy xem xét liệu phong cách cuộc họp và quy tắc giao tiếp hiện tại có minh bạch và bao quát hay không, và liệu giao tiếp không đồng bộ có được chấp nhận hay không.
- Đánh giá các khía cạnh pháp lý: Kiểm tra xem các quy định pháp luật tại khu vực của bạn có ảnh hưởng đến công việc từ xa tại các địa điểm khác nhau hay không. Đánh giá các yêu cầu về bảo mật dữ liệu và bảo mật thông tin.
🔍 Bạn có biết? Một cuộc khảo sát của Gallup cho thấy nhân viên làm việc hybrid có tỷ lệ cam kết cao nhất là 35%, so với 33% đối với nhân viên làm việc từ xa hoàn toàn và 27% đối với nhân viên làm việc tại văn phòng.
Hướng dẫn từng bước để chuyển đổi từ công việc tại văn phòng sang mô hình làm việc kết hợp
Không biết bắt đầu từ đâu với mô hình làm việc kết hợp? Hướng dẫn này sẽ giải thích chi tiết từng bước. 👇🏼
Bước #1: Xác định chính sách công việc kết hợp của bạn
Bắt đầu bằng cách cài đặt các hướng dẫn rõ ràng về chính sách công việc kết hợp của công ty. Bạn cần một chính sách rõ ràng, có thể thực thi được, cân bằng giữa tính linh hoạt, công bằng và nhu cầu kinh doanh.
Mục tiêu: Giảm thiểu sự mơ hồ để nhân viên biết khi nào, cách thức và lý do họ đến văn phòng so với làm việc từ xa.
📌 Dưới đây là danh sách các nội dung cần bao gồm:
- Ngày làm việc tại văn phòng cố định (nếu có) so với ngày làm việc linh hoạt (ví dụ: Thứ Ba và Thứ Năm phải làm việc tại văn phòng, các ngày còn lại linh hoạt)
- Điều kiện tham gia theo vai trò (các vai trò nào đủ điều kiện làm việc toàn thời gian, bán thời gian hoặc không làm việc từ xa)
- Quy tắc giao tiếp (giờ làm việc đồng bộ, khung giờ cuộc họp, giờ trùng lặp chính)
- Quy tắc Không gian Làm việc (ghế làm việc linh hoạt, đặt chỗ ghế làm việc, giới hạn sức chứa trong văn phòng)
- Yêu cầu về hiệu suất (kết quả đầu ra, cam kết dịch vụ giao tiếp)
- Giải quyết xung đột và quy trình xử lý ngoại lệ (ví dụ: khi yêu cầu làm việc tại văn phòng thay đổi)
Xây dựng nền tảng vững chắc cho mô hình làm việc kết hợp bắt đầu từ một kế hoạch rõ ràng và có thể thực hiện được. Mẫu Kế Hoạch Làm Việc Từ Xa của ClickUp được thiết kế để hướng dẫn các nhóm vượt qua quá trình chuyển đổi này. Nó giúp bạn xác định kỳ vọng, phân công vai trò và theo dõi tiến độ của các công việc quan trọng.
Mẫu này cho phép bạn:
- Theo dõi các công việc qua các giai đoạn như Bị chặn, Đang thực hiện, Việc cần làm và Hoàn thành.
- Ghi lại dữ liệu quan trọng của dự án như Sản phẩm đầu ra, Tiến độ, Chi phí thực tế, Ngân sách được phân bổ và Mục tiêu.
- Truy cập thông tin công việc thông qua Dòng thời gian công việc, Hoạt động công việc, Tiến độ công việc và Trưởng dự án.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Sử dụng ClickUp Tài liệu để tạo ra một chính sách làm việc kết hợp tập trung, linh hoạt mà toàn bộ nhóm có thể truy cập và cập nhật một cách dễ dàng. Tận dụng khả năng chỉnh sửa cộng tác của nó để mời các bộ phận Nhân sự, Pháp lý và Lãnh đạo tham gia phản hồi trong thời gian thực.
Kết hợp với ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp, để trả lời các câu hỏi về chính sách, tóm tắt các tài liệu chính sách dài và tạo ra các câu hỏi thường gặp (FAQ) từ nội dung chính sách của bạn.
Ví dụ, bạn có thể hỏi: “Trong chính sách công việc của chúng ta, tôi được phép làm việc từ xa bao nhiêu ngày?” và ClickUp Brain sẽ tìm chính xác phần liên quan trong chính sách của bạn, giúp cập nhật và giao tiếp nhanh chóng mà không làm mất đi bối cảnh.
Bước #2: Đánh giá sự phù hợp của nhóm và vai trò
Trước khi triển khai mô hình làm việc kết hợp, điều quan trọng là phải dừng lại và đánh giá xem những vai trò và nhân viên nào phù hợp với mô hình này. Thay vì dựa vào giả định hoặc quyết định chung chung, các nhóm nhân sự và quản lý có thể sử dụng các phân tích dựa trên dữ liệu để phân bổ cấp độ làm việc kết hợp phù hợp cho từng vai trò.
Sử dụng các bước kiểm tra nhanh sau:
- Xác định các công việc chính và đánh dấu vai trò là tập trung tại văn phòng hoặc hybrid dựa trên yêu cầu về sự hiện diện vật lý; xem xét tái cấu trúc nếu cần thiết.
- Kiểm tra các công cụ hợp tác doanh nghiệp và nhu cầu truy cập, đồng thời khám phá các tùy chọn làm việc từ xa bảo mật hoặc cung cấp phần cứng cho phần mềm hoặc dữ liệu bị hạn chế.
- Đánh giá tần suất tương tác của các bên liên quan và lên lịch công việc kết hợp cho phù hợp, chẳng hạn như làm việc từ xa vào những ngày không có khách hàng hoặc luân phiên làm việc tại văn phòng.
- Đánh giá hiệu suất công việc từ xa và xem xét các kỳ dùng thử nếu kết quả trước đây cho thấy các vấn đề về giao tiếp hoặc thời hạn.
Sau khi đánh giá, tạo các cấp độ làm việc kết hợp như Hoàn toàn Kết hợp, Bán Kết hợp, Tập trung vào Văn phòng hoặc Chỉ Làm việc Trực tiếp để phù hợp với vai trò và nhu cầu của nhóm.
Để đơn giản hóa quy trình này, hãy tạo một danh sách công việc ClickUp có tên Đánh giá Phù hợp Làm việc Kết hợp. Thêm các công việc cho từng bộ phận hoặc vai trò, và sử dụng Trường Tùy chỉnh ClickUp để theo dõi các chi tiết như Yêu cầu Hiện diện Trực tiếp, Tiếp xúc với Khách hàng hoặc Phù hợp Làm việc Từ xa. Giao từng công việc cho trưởng bộ phận để họ có thể điền vào các chi tiết cụ thể.
Sau đó, hãy để ClickUp Brain phân tích phản hồi, phát hiện các mẫu và thậm chí đánh dấu các vai trò có thể cần sự chú ý đặc biệt trước khi hoàn thiện các cấp độ làm việc kết hợp của bạn.
📌 Thử các gợi ý sau:
- Phân tích danh sách công việc này và phân loại các vai trò theo mức độ phù hợp với mô hình công việc kết hợp.
- Tóm tắt các bộ phận có yêu cầu làm việc tại văn phòng nhiều nhất.
- Nhấn mạnh các vai trò có thể gặp khó khăn trong công việc từ xa.
- Đề xuất cấu trúc cấp độ hybrid dựa trên dữ liệu trong danh sách công việc này.
- Xác định bất kỳ sự không nhất quán hoặc thiếu sót nào trong đánh giá này.
Bước #3: Đầu tư vào công nghệ sẵn sàng cho mô hình làm việc kết hợp
Quản lý dự án hybrid sẽ không hiệu quả nếu không có một hệ thống công nghệ vững chắc để hỗ trợ cả công việc đồng bộ và không đồng bộ.
ClickUp cung cấp khả năng hiển thị dự án vượt trội cho các nhóm phân tán bằng cách tổ chức tất cả các công việc, nhiệm vụ, hạn chót và chi tiết dự án tại một nơi duy nhất. Với ClickUp for Remote Teams, bạn sẽ có một nền tảng được thiết kế riêng biệt để kết nối khoảng cách giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng, đồng thời giữ cho mọi người luôn đồng bộ thông qua cập nhật thời gian thực và quy trình làm việc tập trung.
Dưới đây là cách để tập hợp nhóm của bạn trong ClickUp. 👇
1. Xây dựng cấu trúc công việc kết hợp
Sử dụng Phân cấp Dự án của ClickUp để chia nhỏ không gian làm việc của bạn thành Spaces, Thư mục và Danh sách công việc để phản ánh cách tổ chức của bạn hoạt động.
- Tạo một không gian cho từng bộ phận (ví dụ: Nhân sự, Vận hành, Công nghệ thông tin, Tiếp thị)
- Tạo Thư mục bên trong mỗi Không gian cho các dự án hoặc sáng kiến lớn, như ‘Triển khai Chuyển đổi Kết hợp’.
- Sắp xếp các Danh sách công việc trong các thư mục cho từng luồng công việc (ví dụ: Thiết kế Chính sách, Thiết lập Công nghệ, Đào tạo và Thử nghiệm).
2. Hiển thị tiến độ
Giữ cho quá trình chuyển đổi hybrid của bạn minh bạch và dễ theo dõi với chế độ xem ClickUp.
Sắp xếp công việc vào các cột như Lập kế hoạch, Đang thực hiện và Đã xong trong chế độ xem Bảng ClickUp để mọi người có thể thấy những gì đang tiến triển và những gì đang bị tắc nghẽn. Đây là cách đơn giản, trực quan để theo dõi tiến độ onboarding, quản lý thiết lập thiết bị hoặc giám sát các cập nhật quy trình làm việc.
Sau đó, lập kế hoạch chuyển đổi hybrid toàn diện bằng ClickUp Gantt View. Bạn có thể liên kết các công việc phụ thuộc để các trễ hẹn được hiển thị ngay lập tức và điều chỉnh lịch trình động khi ưu tiên thay đổi.
3. Tổ chức cuộc họp và theo dõi tiến độ
Việc chuyển đổi giữa các liên kết cuộc họp, ghi chú và công việc sẽ lãng phí thời gian mà bạn không có.
Với tích hợp Zoom của ClickUp, bạn có thể khởi chạy cuộc họp trực tiếp từ bên trong một công việc, đính kèm bản ghi âm và lưu trữ tóm tắt cuộc họp, tất cả trong cùng một không gian làm việc.
4. Giữ kết nối trong các cuộc hội thoại
Làm việc hybrid phát triển mạnh mẽ nhờ sự rõ ràng, và ClickUp Chat giúp duy trì điều đó. Thay vì phân tán các cuộc hội thoại trên Slack, email hoặc tin nhắn riêng tư, hãy sử dụng Chat để giữ các cuộc hội thoại liên quan đến công việc của bạn.
Tạo các kênh nhóm cho các cuộc hội thoại liên tục (ví dụ: Cập nhật Triển khai Kết hợp), @đề cập đồng nghiệp để làm rõ nhanh chóng và trả lời theo chủ đề để giữ cho các cuộc hội thoại gọn gàng.
Bước #4: Thiết kế lại quy trình làm việc và quy trình
Các quy trình làm việc tại văn phòng thường phụ thuộc vào sự gần gũi về mặt vật lý, như đi lại để thảo luận nhanh, kiểm tra đột xuất hoặc chia sẻ Bảng trắng. Trong môi trường làm việc kết hợp, những bước này có thể trở thành điểm nghẽn nếu không được thiết kế lại.
Bạn cần chủ động cải thiện quy trình công việc sao cho mọi quy trình phê duyệt, cập nhật và chuyển giao công việc diễn ra một cách trơn tru, bất kể nhân viên đang làm việc ở đâu.
Bắt đầu bằng cách vẽ sơ đồ các quy trình làm việc hiện tại của bạn, chẳng hạn như những gì xảy ra, ai tham gia và nơi thường xảy ra trì hoãn, trên ClickUp Bảng trắng. Điều này giúp dễ dàng nhận ra các bước phụ thuộc quá nhiều vào việc ở cùng một phòng, như việc ký xác nhận bằng tay hoặc kiểm tra bằng lời nói.
Sau đó, sử dụng ClickUp BrainGPT, công cụ hỗ trợ trên desktop, để phân tích và tối ưu hóa. Với một lệnh đơn giản như “Hiển thị các bước trong quy trình onboarding của chúng ta và đánh dấu các điểm tắc nghẽn”, nó có thể quét các công việc, trạng thái và ứng dụng kết nối để xác định nơi công việc bị chậm lại.
Nếu việc phê duyệt thường phải chờ đợi một quản lý, hoặc một số công việc chuyển giao luôn bị bỏ sót—Brain GPT sẽ chỉ ra ngay lập tức. Bạn có thể yêu cầu nó đề xuất các quy tắc tự động hóa hoặc thay đổi quy trình làm việc để loại bỏ những rào cản đó.
📌 Thử các gợi ý sau:
- Tạo quy trình onboarding hybrid bao gồm thiết lập từ xa cho IT, giới thiệu nhóm ảo và nhắc nhở công việc tự động hóa.
- Phân tích quy trình đánh giá nội dung hiện tại của chúng ta và đề xuất các cải tiến cho các nhóm làm việc kết hợp.
- Danh sách tất cả các bước phê duyệt yêu cầu cuộc họp trực tiếp và đề xuất các giải pháp kỹ thuật số thay thế.
- Lập kế hoạch cho quy trình làm việc mới cho các dự án hybrid, bao gồm các công cụ hợp tác phù hợp cho môi trường văn phòng và các thỏa thuận làm việc từ xa.
Dưới đây là chia sẻ của Matt Brunt từ Creative Element về ClickUp:
Nhóm của chúng tôi đã chuyển sang mô hình làm việc kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng, và vào tháng 10 năm 2023, chúng tôi sẽ trở thành một công ty hoàn toàn làm việc từ xa. Điều này chắc chắn sẽ không thể thực hiện được nếu không có những cải tiến hợp tác mà chúng tôi đã trải nghiệm sau khi chuyển sang sử dụng ClickUp
Nhóm của chúng tôi đã chuyển sang mô hình làm việc kết hợp giữa làm việc từ xa và tại văn phòng, và vào tháng 10 năm 2023, chúng tôi sẽ trở thành một công ty hoàn toàn làm việc từ xa. Điều này chắc chắn sẽ không thể thực hiện được nếu không có những cải tiến hợp tác mà chúng tôi đã trải nghiệm sau khi chuyển sang sử dụng ClickUp
Bước #5: Đào tạo quản lý và nhân viên
Ngay cả hệ thống tốt nhất cũng sẽ thất bại nếu mọi người không biết cách sử dụng nó. Bạn cần đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ, đặc biệt là đối với các nhà quản lý phải thích nghi từ việc "theo dõi sự hiện diện" sang giám sát dựa trên kết quả.
Dưới đây là một số hành động chính cần thực hiện:
- Tổ chức các phiên đào tạo theo vai trò cho quản lý (điều hành nhóm hybrid), nhân viên (thích nghi với quy tắc làm việc hybrid) và bộ phận vận hành (IT, cơ sở vật chất).
- Tổ chức các phiên Kick-Off Kỹ năng (SKO) hoặc các buổi học trong giờ ăn trưa về các thực hành tốt nhất trong làm việc không đồng bộ, quy tắc giao tiếp từ xa và các công cụ hỗ trợ.
- Nhà cung cấp cung cấp các tài liệu hướng dẫn công việc, bảng tóm tắt nhanh và hướng dẫn bắt đầu nhanh.
- Tổ chức các buổi "giờ làm việc" hoặc ngày huấn luyện cho đồng nghiệp, nơi nhân viên có thể ghé qua để hỏi về việc kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng.
Tìm hiểu thêm về quy tắc ứng xử trong cuộc họp trực tuyến tại đây:
Vậy, nếu việc onboarding có thể trở nên dễ dàng, thú vị và hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên thì sao?
Hãy làm cho quá trình chuyển đổi hybrid của bạn trở nên mượt mà với Mẫu Onboarding Nhân viên ClickUp. Mẫu này tổ chức mọi khía cạnh của đào tạo hybrid, từ cập nhật chính sách và hướng dẫn quy trình làm việc đến các phiên đào tạo thích nghi cho nhóm, đảm bảo mọi người đều hiểu cách phát triển trong thiết lập mới này. Với mẫu này, bạn có thể:
- Theo dõi tiến độ qua các giai đoạn như Chưa bắt đầu, Đang thực hiện và Hoàn thành.
- Ghi lại thông tin quan trọng như các mô-đun được giao, thời hạn hoàn thành và phản hồi để duy trì tính hiển thị.
- Chế độ xem lịch trình đào tạo, tỷ lệ hoàn thành và mức độ sẵn sàng theo vai trò bằng cách sử dụng Lịch Đào tạo, Bảng Sẵn sàng của Nhóm và Trình theo dõi Chính sách.
Bước #6: Thử nghiệm, đo lường và hoàn thiện
Bạn không thể chỉ thông báo “Chúng ta đã chuyển sang mô hình hybrid!” và mong đợi nó hoạt động ngay lập tức. Thành công trong mô hình hybrid được đạt được thông qua việc thử nghiệm và điều chỉnh.
Dưới đây là những việc cần làm:
- Lựa chọn 1-3 nhóm có loại hình khác nhau (ví dụ: thiết kế, kỹ thuật, vận hành) để thực hiện chương trình thử nghiệm công việc kết hợp trong 3 tháng.
- Xác định các chỉ số thành công (năng suất làm việc, chất lượng hợp tác, ma sát trong giao tiếp, cảm xúc, thời hạn).
- Ghi chép các vấn đề, sự cố bất ngờ, trường hợp ngoại lệ và các thất bại hợp lý.
- Cập nhật chính sách, quy trình công việc và mô hình làm việc kết hợp dựa trên phản hồi.
- Triển khai dần dần cho các nhóm khác với các cải tiến được tích hợp sẵn.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Theo dõi cách các nhóm thử nghiệm của bạn thích nghi với ClickUp Bảng điều khiển. Thêm thẻ cho từng nhóm để theo dõi các công việc đang hoạt động, công việc đã hoàn thành và các mục quá hạn. Sau đó, tích hợp AI Cards để tự động tạo các cuộc họp hàng ngày hoặc cập nhật hàng tuần.
Để nâng cao hiệu quả, hãy tận dụng ClickUp Analytics để xem xu hướng chung của tổ chức, phân tích chi tiết theo nhóm hoặc người dùng, và phát hiện các điểm nghẽn lặp lại trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Bạn thậm chí có thể xuất các thông tin này để trình bày trong các cuộc họp đánh giá của ban lãnh đạo.
Các công cụ hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp
Việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi các công cụ chuyên dụng để giúp nhóm của bạn xử lý các vấn đề logistics khi chia thời gian giữa công việc tại văn phòng và công việc từ xa. Dưới đây là một số công cụ thiết yếu để giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn.
Quản lý không gian làm việc và nền tảng hot-desking
Khi nhân viên không còn có bàn làm việc cố định, tình trạng hỗn loạn sẽ xảy ra. Các công cụ này cho phép nhân viên đặt chỗ trong không gian làm việc và xem ai khác sẽ có mặt tại văn phòng:
- OfficeSpace: Hiển thị bản đồ sàn tương tác với thông tin sẵn có theo thời gian thực và phân tích cho thấy những không gian nào đang bị sử dụng không hiệu quả, giúp bạn tối ưu hóa diện tích sử dụng.
- Envoy Desks: Tích hợp với Slack và lịch để đặt lịch, với tính năng kiểm tra tự động để hiển thị mô hình sử dụng thực tế so với mô hình đã đặt trước.
- Robin: Quản lý cả bàn làm việc và phòng họp, đồng thời hiển thị ai sẽ đến vào các ngày cụ thể, giúp các nhóm phối hợp thời gian làm việc trực tiếp.
Công cụ lập lịch và phối hợp
Việc quyết định ai sẽ đến văn phòng vào ngày nào không nên đòi hỏi những chủ đề email kéo dài. Các nền tảng này giúp nhóm đồng bộ hóa lịch làm việc tại văn phòng:
- Scoop: Đề xuất các ngày làm việc tại văn phòng tối ưu dựa trên sự tham gia của đồng nghiệp, đồng thời hiển thị các xu hướng mà không cần can thiệp quá mức.
- Kadence: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đề xuất ngày làm việc tại văn phòng dựa trên lịch cuộc họp và hạn chót của bạn, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết giúp phát hiện khi các nhóm bắt đầu tách rời.
- Officely: Đồng bộ với các lịch hiện có (như Outlook hoặc Lịch Google) để lập kế hoạch một cách thuận tiện và gửi nhắc nhở tự động hóa để giảm thiểu tình trạng không đến dự cuộc họp đã đặt lịch.
Công cụ quản lý chính sách và phối hợp
Các chính sách làm việc kết hợp của bạn sẽ vô nghĩa nếu không ai đọc chúng hoặc chúng bị chôn vùi trong email. Các công cụ này tạo ra một nguồn thông tin duy nhất với tính năng theo dõi xác nhận:
- PowerDMS: Theo dõi ai đã đọc các thay đổi chính sách với các nhắc nhở tự động hóa và kiểm soát phiên bản cho tài liệu tuân thủ.
- Lessonly: Kết hợp phân phối chính sách với các mô-đun đào tạo ngắn gọn giải thích lý do đằng sau các hướng dẫn, kèm theo phân tích chỉ ra các điểm gây nhầm lẫn.
- ClickUp: Tập trung tất cả tài liệu liên quan đến chính sách với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) để giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên.
📖 Xem thêm: Cách công việc không đồng bộ thay đổi hợp tác
Nền tảng trải nghiệm và phản hồi của nhân viên
Bạn không thể giải quyết các vấn đề làm việc kết hợp mà bạn không biết tồn tại. Các nền tảng này thu thập phản hồi mục tiêu về cách bố trí và giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề:
- ClickUp: Thu thập phản hồi thông qua các biểu mẫu tự động tạo công việc và bảng điều khiển hiển thị xu hướng cảm xúc tại các địa điểm khác nhau.
- Officevibe: Cung cấp các cuộc khảo sát hàng tuần cho các nhóm làm việc kết hợp, bao gồm các câu hỏi về kết nối và sở thích về địa điểm, cùng với các xu hướng để phát hiện sớm các vấn đề.
- Leapsome: Kết hợp các cuộc khảo sát về sự tham gia với công cụ trò chuyện 1-1 để thảo luận về các thỏa thuận làm việc kết hợp, đảm bảo rằng làm việc từ xa không đồng nghĩa với việc công việc không được nhìn thấy.
📮 ClickUp Insight: 50% nhân viên vẫn phải làm việc tại văn phòng, mặc dù 48% ưa chuộng thiết lập làm việc kết hợp để cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn. Kết quả là gì? Lịch trình cứng nhắc, mệt mỏi do di chuyển và kiểm soát ranh giới kém. 🚗💨
Với tính năng lịch trình tự động hóa và phân chia thời gian, Lịch của ClickUp giúp bạn duy trì sự tổ chức trong mọi môi trường công việc. Dù bạn đang ở nhà hay tại văn phòng, quy trình công việc của bạn vẫn nhất quán trên ClickUp và thời gian cá nhân của bạn vẫn được bảo vệ!
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa ClickUp — dẫn đến tăng 12% hiệu suất công việc.
Công cụ theo dõi thời gian và chấm công
Khi nhân viên tham gia công việc từ nhiều địa điểm khác nhau, hệ thống theo dõi thời gian truyền thống trở nên không hiệu quả. Các công cụ này thích ứng với lịch làm việc kết hợp đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định:
- Replicon: Tự động điều chỉnh cho các ngày làm việc từ xa so với tại văn phòng nhờ khả năng theo dõi dựa trên địa điểm và tính năng geofencing.
- ClickUp: Tích hợp theo dõi thời gian làm việc trực tiếp trong các công việc, hiển thị giờ làm việc tính phí theo địa điểm, so sánh ước tính và phân phối khối lượng công việc.
- Deputy: Tổ chức lịch trình với tính năng theo dõi thời gian phù hợp với các thỏa thuận làm việc kết hợp và tích hợp với hệ thống tính lương.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Làm việc hybrid thường khiến việc theo dõi cách thời gian được sử dụng tại các địa điểm khác nhau trở nên khó khăn. ClickUp Dự án Theo dõi Thời gian Giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép các nhóm đánh dấu giờ làm việc là có thể tính phí hoặc không thể tính phí, so sánh ước lượng thời gian với thời gian thực tế và xem dữ liệu này trong chế độ xem thời gian thực.
Các nhà quản lý có thể ngay lập tức nhận ra khi các dự án vượt quá dự toán hoặc khi cần điều chỉnh lại khối lượng công việc trong chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp. Điều này giúp duy trì kiểm soát chi phí và năng suất mà không cần phải can thiệp quá mức.
Nó phân phối ước lượng thời gian theo ngày, giúp quản lý nhận biết khi ai đó vượt quá sức chứa công việc—kể cả khi họ làm việc ở múi giờ khác.
Công cụ phân tích và quản lý không gian
Bạn đang trả tiền cho diện tích sàn mà có thể bạn không cần. Các nền tảng này giúp bạn nắm bắt mô hình sử dụng thực tế để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về bất động sản của mình:
- Mật độ: Triển khai cảm biến đang theo dõi lưu lượng người đi lại thực tế mà không xác định cá nhân, cho thấy những khu vực nào là "vùng chết" và những khu vực nào là "điểm nghẽn".
- VergeSense: Phân tích tình trạng sử dụng không gian văn phòng bằng trí tuệ nhân tạo (AI), phân biệt giữa các khu vực đã đặt trước và khu vực thực tế được sử dụng.
- Locatee: Hợp nhất dữ liệu cảm biến với thông tin đặt chỗ để cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về cách chính sách làm việc kết hợp của bạn được áp dụng trong thực tế.
Những thách thức mà các công ty phải đối mặt khi chuyển sang mô hình làm việc kết hợp là gì?
Chuyển sang lịch làm việc kết hợp nghe có vẻ đơn giản trên giấy tờ cho đến khi thực tế ập đến. Dưới đây là một số vấn đề thường gặp mà các công ty thường phải đối mặt:
- Giải quyết khoảng cách giao tiếp: Nhân viên làm việc từ xa dễ bỏ lỡ những cuộc trò chuyện ngắn gọn trong hành lang, và thông điệp mâu thuẫn thường dẫn đến hiểu lầm trong môi trường làm việc.
- Quản lý năng suất và lãnh đạo: Các nhà quản lý đột nhiên có ít thông tin hơn về những gì đang diễn ra hàng ngày. Sự tin tưởng, mục tiêu rõ ràng và sự tham gia của mọi người trở nên quan trọng hơn bao giờ hết để duy trì động lực và năng suất của nhóm.
- Quản lý công nghệ và không gian: Sự tham gia của nhân viên tại văn phòng không thể dự đoán trước, việc lập kế hoạch không gian trở nên phức tạp, và hệ thống công nghệ phải hoạt động hoàn hảo cho tất cả mọi người.
- Bảo tồn văn hóa và công bằng: Văn hóa công ty làm việc từ xa có thể bắt đầu trở nên mờ nhạt, với những người làm việc tại văn phòng thường được chú ý nhiều hơn, trong khi đồng nghiệp làm việc từ xa cảm thấy bị bỏ rơi.
🔍 Bạn có biết? Trong ngành pháp lý, khoảng một phần ba chuyên gia (32%) tuân theo lịch trình kết hợp, và 11% thực hiện công việc hoàn toàn tại nhà.
Mẹo và các thực hành tốt nhất cần tuân thủ cho môi trường làm việc kết hợp
Chuyển đổi sang môi trường làm việc kết hợp là một quá trình liên tục của việc học hỏi, thích nghi và tối ưu hóa. Khi nhân viên và quy trình của bạn đã sẵn sàng, trọng tâm nên chuyển sang thiết kế không gian làm việc thông minh hơn và cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất và mẹo về công việc từ xa để xây dựng một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả:
Sử dụng dữ liệu về tình trạng sử dụng để lập kế hoạch hiệu quả hơn
Sử dụng dữ liệu về lưu lượng người qua lại, đặt chỗ bàn làm việc và sử dụng phòng họp để hiểu cách văn phòng của bạn thực sự được sử dụng.
Ví dụ, nếu thứ Tư có tỷ lệ tham gia cao hơn, hãy lên kế hoạch cho các phiên làm việc nhóm hoặc bữa trưa phục vụ tại chỗ vào ngày đó. Nếu các phòng có trang bị video đang được sử dụng nhiều, hãy nâng cấp các phòng ít được sử dụng bằng công nghệ hội nghị trực tuyến.
Tăng cường khả năng tự phục vụ cho nhân viên
Cung cấp cho nhóm của bạn phần mềm làm việc hybrid để đặt chỗ làm việc, lập kế hoạch cho ngày làm việc tại văn phòng và mời khách hàng, tất cả trong một nền tảng duy nhất. Sự tự chủ này giúp lịch trình hybrid trở nên mượt mà thay vì hỗn loạn.
Nâng cao trải nghiệm làm việc tại văn phòng
Vượt ra ngoài chức năng bằng cách tạo ra những trải nghiệm mà nhân viên mong đợi. Cung cấp đồ ăn nhẹ tiện lợi cho những ngày bận rộn, tổ chức các sự kiện kết nối mạng lưới, hoặc đặt trước những không gian tốt nhất cho các cuộc họp với khách hàng để cả nhân viên và khách hàng đều cảm thấy được trân trọng.
Thu thập và xử lý phản hồi liên tục
Thực hiện các cuộc khảo sát nhanh hoặc biểu mẫu phản hồi để hiểu cảm nhận của nhân viên về thiết lập làm việc kết hợp. Sử dụng những thông tin này để cải thiện cơ sở vật chất, chính sách và thiết kế văn phòng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm logic điều kiện trong biểu mẫu ClickUp để tùy chỉnh câu hỏi dựa trên kinh nghiệm của từng nhân viên — ví dụ: hiển thị các lời nhắc khác nhau cho nhân viên làm việc từ xa so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Bạn cũng có thể kích hoạt tính năng bài nộp/gửi ẩn danh để khuyến khích phản hồi trung thực và sử dụng tự động hóa để gắn thẻ phản hồi (ví dụ: ‘văn hóa’, ‘công cụ’ hoặc ‘giao tiếp’) để dễ dàng nhận diện các mẫu chung.
Giữ vững sự tham gia và trách nhiệm
Thành công trong mô hình làm việc kết hợp phụ thuộc vào sự tin tưởng. Lên lịch các cuộc họp định kỳ với nhóm, thiết lập mục tiêu minh bạch và sử dụng các chỉ số (như tỷ lệ hoàn thành dự án hoặc hoạt động hợp tác) để đo lường kết quả.
🔍 Bạn có biết? Một nghiên cứu kết hợp phương pháp khảo sát và phỏng vấn với 2.450 nhân viên trí thức cho thấy mô hình làm việc kết hợp có thể tăng năng suất từ 9-14% so với thiết lập hoàn toàn tại văn phòng, đặc biệt khi các công ty tập trung vào kết quả thay vì sự hiện diện.
Các trường hợp thực tế về thành công trong mô hình công việc kết hợp của các công ty
Hãy cùng tìm hiểu cách các tổ chức đã triển khai mô hình công việc kết hợp một cách có chiến lược, chứng minh rằng sự linh hoạt và cấu trúc có thể tồn tại hiệu quả bên nhau.
Ví dụ thực tế #1: Mars Wrigley Poland
Mục tiêu của Mars Wrigley Poland là xác định và triển khai mô hình làm việc kết hợp như một phương án linh hoạt, do nhóm chủ động, được thiết kế phù hợp với vai trò cá nhân và nhu cầu của từng nhóm.
Các nhóm đã cùng nhau xây dựng lịch làm việc kết hợp thay vì tuân theo một kế hoạch cứng nhắc, từ trên xuống, trong khi ban quản lý đảm bảo rằng các quyết định này phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hạ tầng công nghệ và mục tiêu trải nghiệm nhân viên tổng thể.
Yếu tố thành công chính:
- Giữ kết nối chặt chẽ giữa các nhóm để tránh tình trạng cô lập.
- Nhà cung cấp cung cấp hỗ trợ liên tục và các tài nguyên để hỗ trợ công việc từ xa và tại văn phòng một cách trơn tru.
- Áp dụng phương pháp tiếp cận toàn diện, xem xét văn hóa, công nghệ và trải nghiệm của nhân viên.
Kết quả là sự tham gia và năng suất của nhân viên được nâng cao, cho thấy mô hình làm việc kết hợp phát triển mạnh mẽ khi các nhóm được trao quyền và hỗ trợ.
🧠 Thực tế thú vị: Khoảng 71% nhân viên thuộc thế hệ Z cho biết mô hình công việc kết hợp là lựa chọn ưa thích của họ, cao hơn nhiều so với mô hình công việc hoàn toàn từ xa.
Trường hợp nghiên cứu #2: Tập đoàn Sovini
Sovini Group, một nhà cung cấp dịch vụ xây dựng và quản lý cơ sở vật chất có trụ sở tại Tây Bắc Anh Quốc với hơn 800 nhân viên, đã chuyển đổi một nửa lực lượng lao động làm việc tại văn phòng sang mô hình linh hoạt, tập trung vào kết quả thay vì số giờ làm việc.
Họ áp dụng phương pháp đồng sáng tạo các thỏa thuận làm việc linh hoạt được tùy chỉnh theo vai trò, địa điểm và sở thích cá nhân. Họ trao quyền cho các nhà quản lý để hỗ trợ, phê duyệt và ghi chép các quy trình linh hoạt cụ thể cho từng nhóm, tập trung vào việc nâng cấp công nghệ, công cụ giao tiếp và phản hồi liên tục từ nhân viên.
Kết quả:
- Tăng cường sự tham gia, năng suất và sức khỏe tinh thần.
- Giảm tỷ lệ vắng mặt do ốm đau (từ 1,69% xuống 1,37%) và tỷ lệ nghỉ việc (từ 18,18% xuống 13,2%).
- Tạo điều kiện cho sự linh hoạt, đa dạng và bao trùm, đồng thời nuôi dưỡng sự tin tưởng và quyền sở hữu.
Ví dụ thực tế #3: Zoom
Zoom, với 6.100 nhân viên tại 35 quốc gia, đã áp dụng mô hình công việc kết hợp sau đại dịch, ưu tiên sự lựa chọn của nhân viên về địa điểm công việc.
Cách tiếp cận của họ là:
- Mở các văn phòng thử nghiệm tại Sydney, London, Denver và Amsterdam để thử nghiệm bố cục không gian và tương tác giữa các thành viên trong nhóm.
- Tái thiết kế không gian vật lý theo từng giai đoạn, giảm số lượng bàn làm việc, tạo ra các khu vực hợp tác và tái sử dụng nội thất.
- Tích hợp công nghệ với nhân viên lễ tân ảo, phòng họp Zoom di động và thiết bị cuộc họp cắm và chạy.
- Tăng cường văn hóa doanh nghiệp thông qua các nghi thức tương tác, sự kiện và hoạt động xây dựng nhóm.
Kết quả là, các văn phòng của Zoom hiện hỗ trợ cả hợp tác chính thức và không chính thức, tập trung cá nhân và thư giãn, và hơn 50% nhân viên ưa chuộng hình thức công việc linh hoạt hoặc hybrid.
🔍 Bạn có biết? Sự linh hoạt của mô hình làm việc kết hợp đã dẫn đến sự di cư đáng kể khỏi các trung tâm đô thị. Ví dụ, San Francisco đã ghi nhận sự sụt giảm 7% dân số từ giữa năm 2020 đến giữa năm 2022. Nhiều người đã chuyển đến các khu vực ngoại ô hoặc nông thôn, ưu tiên điều kiện nhà ở tốt hơn thay vì sự gần gũi với trung tâm thành phố.
Sự hài hòa trong mô hình làm việc kết hợp bắt đầu từ ClickUp
Công việc kết hợp đã trở thành xu hướng lâu dài, và các nhóm của bạn không nên phải đoán mò cách để thành công trong môi trường này.
Bạn có thể tuân theo các bước được nêu trong hướng dẫn này để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn, nhưng điều đó thôi là chưa đủ. Thành công đến từ việc kết nối chiến lược với các công cụ giúp đơn giản hóa hợp tác, tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo mọi người đều đồng bộ.
ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện để lập kế hoạch, quản lý và thực hiện công việc hybrid, giúp các nhóm làm việc từ xa duy trì sự đồng bộ và năng suất.
Các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp đảm bảo rằng tin nhắn, công việc và cập nhật dự án luôn được đồng bộ và tiến triển đúng hướng. Với không gian làm việc AI tích hợp này, các nhóm có được một nền tảng tập trung để hợp tác, quản lý công việc và giao tiếp từ bất kỳ đâu.
Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Làm việc từ xa là hình thức nhân viên thực hiện công việc hoàn toàn tại các địa điểm ngoài văn phòng truyền thống, như nhà riêng hoặc không gian làm việc chung. Ngược lại, làm việc kết hợp kết hợp cả công việc tại văn phòng và công việc từ xa, cho phép nhân viên chia thời gian giữa văn phòng và các địa điểm làm việc từ xa.
Việc xác định tính phù hợp của mô hình làm việc kết hợp phụ thuộc vào tính chất của vai trò công việc và các công việc liên quan. Các vai trò yêu cầu tương tác trực tiếp thường xuyên, truy cập vào thiết bị chuyên dụng hoặc hợp tác nhóm có thể không phù hợp với mô hình làm việc kết hợp. Ngược lại, các vị trí liên quan đến các công việc độc lập, giao tiếp kỹ thuật số và ít yêu cầu sự hiện diện vật lý sẽ phù hợp hơn với mô hình làm việc kết hợp.
Quản lý nhóm làm việc kết hợp hiệu quả đòi hỏi một bộ công cụ kỹ thuật số:Nền tảng giao tiếp: Các công cụ như ClickUp Chat hoặc Microsoft Teams hỗ trợ nhắn tin và hợp tác thời gian thựcCông cụ quản lý dự án: Các nền tảng như ClickUp hoặc Trello theo dõi công việc, hạn chót và tiến độ dự ánCông cụ họp trực tuyến: ClickUp SyncUps, Zoom hoặc Google Meet là công cụ quan trọng cho các cuộc họp nhóm trực tuyến, đồng thời hỗ trợ cho các nhóm làm việc tại văn phòngNền tảng chia sẻ và lưu trữ tài liệu: Các ứng dụng như Google Drive hoặc Dropbox đảm bảo truy cập dễ dàng vào các tệp và tài liệu chia sẻ
Để duy trì một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ trong môi trường làm việc kết hợp, cần có những nỗ lực có chủ đích:Các cuộc họp trực tuyến định kỳ: Lên lịch các cuộc họp đều đặn để thúc đẩy giao tiếp và sự tham giaCác hoạt động bao quát: Tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm và sự kiện xã hội trực tuyến để củng cố mối quan hệGiao tiếp rõ ràng: Đảm bảo tính minh bạch trong chính sách và kỳ vọng để xây dựng niềm tinCác cơ chế phản hồi: Thiết lập hệ thống để nhân viên có thể nêu lên lo ngại và đề xuất.
Thời lượng chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp phụ thuộc vào kích thước tổ chức, mức độ sẵn sàng và nguồn lực. Trung bình, các công ty có thể cần từ vài tháng đến một năm để triển khai và tối ưu hóa các thực hành làm việc kết hợp.
Thành công trong môi trường làm việc kết hợp có thể được đánh giá thông qua:Năng suất của nhân viên: Theo dõi sản lượng và mức độ hiệu quảSự hài lòng của nhân viên: Thực hiện các cuộc khảo sát để đánh giá tinh thần và mức độ tham giaTỷ lệ giữ chân nhân viên: Phân tích các số liệu về tỷ lệ nghỉ việc và giữ chân nhân viênChỉ số hiệu suất: Đánh giá việc đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đã đề ra
Bạn có thể đảm bảo công bằng giữa các nhóm làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa thông qua:Chính sách tiêu chuẩn hóa: Áp dụng các hướng dẫn thống nhất áp dụng cho tất cả nhân viênCơ hội bình đẳng: Cung cấp quyền truy cập vào các cơ hội phát triển nghề nghiệp và tài nguyên phát triển cho dù địa điểm công việc là gìGiao tiếp minh bạch: Duy trì các kênh mở để giải quyết các mối quan tâm và phản hồi.
Mô hình làm việc kết hợp mang lại lợi ích chi phí đáng kể cho các tổ chức. Các công ty làm việc từ xa có thể giảm chi phí hoạt động liên quan đến không gian văn phòng, dịch vụ tiện ích và tiện nghi tại văn phòng, vì ít nhân viên có mặt tại văn phòng vào bất kỳ thời điểm nào. Phương pháp này cũng giúp giảm chi phí thuê văn phòng, năng lượng và vật tư. Tiết kiệm còn bao gồm trợ cấp đi lại và chi phí di chuyển, trong khi việc thu hút và giữ chân nhân tài tốt hơn giúp giảm chi phí tuyển dụng và tỷ lệ nghỉ việc.
Đào tạo quản lý cho lãnh đạo hybrid bao gồm:Phát triển kỹ năng giao tiếp: Nâng cao khả năng quản lý nhóm làm việc từ xa và tại văn phòng một cách hiệu quảCung cấp đào tạo công nghệ: Giúp họ làm quen với các công cụ hỗ trợ hợp tác cả từ xa và tại văn phòngKhuyến khích sự bao gồm: Thúc đẩy các thực hành để đảm bảo tất cả thành viên nhóm cảm thấy được trân trọng và tham gia tích cựcKhuyến khích sự linh hoạt: Thích ứng phong cách lãnh đạo để đáp ứng các sở thích và nhu cầu công việc đa dạng.