Lần cuối cùng một thành viên trong nhóm đến gặp bạn để chia sẻ ý tưởng hoặc mối quan tâm là khi nào?
Rất có thể, điều đó không xảy ra một cách bất ngờ — nó xảy ra vì họ cảm thấy có không gian để nói chuyện.
Kiểm tra nhóm cung cấp không gian đó.
Đây là cơ hội để kết nối với nhóm của bạn, giải quyết những vấn đề đang hoạt động hiệu quả và những vấn đề chưa hiệu quả, đồng thời tạo ra môi trường mà mọi người đều cảm thấy được lắng nghe.
Hãy cùng khám phá cách làm cho những cuộc hội thoại này trở nên thực sự ý nghĩa. 💬
⏰ Tóm tắt 60 giây
💬 Kiểm tra nhóm là những cuộc họp ngắn để tăng cường giao tiếp và sự thống nhất trong nhóm🌟 Kiểm tra thường xuyên giúp cải thiện sự tin tưởng, khả năng giải quyết vấn đề và khả năng thích ứng📅 Kiểm tra hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhóm và dự án📝 Đặt ra chương trình làm việc rõ ràng và tập trung thảo luận vào mục tiêu, thách thức và phản hồi👥 Các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự minh bạch và sự tham gia🛠️ Các công cụ như ClickUp hợp lý hóa việc lập lịch, lập tài liệu và theo dõi🎉 Tính linh hoạt trong định dạng và tôn vinh những thành công nhỏ giúp kiểm tra hiệu quả
Hiểu về kiểm tra nhóm
Kiểm tra là một cuộc họp ngắn, có cấu trúc để giữ cho các nhóm kết nối và thống nhất. Nó cung cấp thời gian dành riêng để chia sẻ thông tin cập nhật, thảo luận về những thách thức và đảm bảo mọi người đều rõ ràng về các ưu tiên.
Không giống như các cuộc họp chính thức, kiểm tra tập trung vào việc duy trì đà phát triển và giải quyết các nhu cầu cấp thiết mà không làm ảnh hưởng đến công việc trong ngày. Các cuộc họp này ít tập trung vào chương trình nghị sự cứng nhắc mà tập trung hơn vào việc tạo ra một môi trường cởi mở, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi phát biểu ý kiến.
Kiểm tra so với cuộc họp riêng
Hiểu rõ sự khác biệt giữa kiểm tra và cuộc họp riêng là chìa khóa để sử dụng chúng một cách hiệu quả. 👇
| Aspect | Buổi kiểm tra | Cuộc họp riêng |
| Ai tham gia | Toàn bộ nhóm | Quản lý dự án và một thành viên trong nhóm |
| Mục đích | Tập trung vào sự thống nhất trong nhóm và cập nhật dự án | Tập trung vào sự phát triển cá nhân và thách thức |
| Phong cách | Hợp tác và hướng đến nhóm | Cá nhân hóa và riêng tư |
| Thời gian | Ngắn gọn (15-30 phút) | Dài hơn (30-60 phút) |
📖 Xem thêm: 10 Câu hỏi tốt nhất cho cuộc trò chuyện một đối một giúp nhà quản lý xây dựng niềm tin
Lợi ích của việc tổ chức các buổi kiểm tra định kỳ
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc tổ chức các cuộc kiểm tra nhóm thường xuyên. 🧑💻
- Cải thiện giao tiếp: Kiểm tra cung cấp một không gian nhất quán cho giao tiếp trong nhóm, đảm bảo sự thống nhất và rõ ràng trên toàn bảng
- Giải quyết vấn đề nhanh hơn: Các cuộc họp này thúc đẩy việc giải quyết vấn đề nhanh chóng, giải quyết các mối quan ngại trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn
- Tăng cường sự tin tưởng trong nhóm: Kiểm tra thường xuyên giúp xây dựng sự minh bạch và nuôi dưỡng lòng tin giữa các thành viên trong nhóm
- Theo dõi tiến độ tốt hơn: Chúng nêu bật các cột mốc quan trọng và đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng với các dự án đang thực hiện
- Tăng khả năng thích ứng: Kiểm tra giúp các nhóm duy trì tính linh hoạt, điều chỉnh các ưu tiên và mục tiêu khi cần thiết mà không mất tập trung
🧠 Thông tin thú vị: Khái niệm "kiểm tra" bắt nguồn từ phương pháp quản lý dự án linh hoạt trong những năm 1990.
Các loại kiểm tra nhóm
Kiểm tra có nhiều hình thức và kích thước khác nhau, mỗi hình thức phục vụ một mục đích riêng tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và dự án đang thực hiện. Mặc dù mục tiêu vẫn giống nhau, nhưng các loại kiểm tra khác nhau giúp các nhóm duy trì tiến độ theo nhiều cách khác nhau.
Hãy cùng khám phá. 🗂️
Kiểm tra hàng ngày
Kiểm tra hàng ngày là những cuộc họp nhóm ngắn, tập trung, trong đó các cá nhân cung cấp thông tin cập nhật nhanh về tiến độ, xác định các trở ngại và làm rõ các ưu tiên trước mắt.
Các cuộc kiểm tra này thường được sử dụng trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh như các nhóm làm việc linh hoạt, nơi cần phải liên lạc liên tục để duy trì đà phát triển.
📌 Ví dụ: Các cuộc họp hàng ngày trong các nhóm làm việc nhanh là một ví dụ tuyệt vời. Trong các cuộc họp này, các thành viên trong nhóm thường trả lời ba câu hỏi chính: Hôm qua bạn đã làm việc gì? Hôm nay bạn đang làm việc gì? Điều gì đang cản trở tiến độ của bạn? Cấu trúc này đảm bảo nhóm luôn thống nhất và mọi trở ngại tiềm ẩn được giải quyết nhanh chóng, tránh dự án bị trì hoãn.
Kiểm tra hàng tuần
Kiểm tra hàng tuần dài hơn một chút và đóng vai trò như một điểm liên lạc để xem xét tiến độ trong tuần, thống nhất các ưu tiên sắp tới và đảm bảo các công việc đang đi đúng hướng cho tuần tiếp theo. Kiểm tra hàng tuần thường bao gồm việc hoàn thành công việc, tiến độ thực hiện mục tiêu và bất kỳ kế hoạch ngắn hạn nào cần thiết.
📌 Ví dụ: Một nhóm tiếp thị có thể tổ chức các cuộc họp hàng tuần để thảo luận về trạng thái của các dự án nội dung, chiến dịch truyền thông xã hội hoặc các sản phẩm sắp ra mắt. Trong các cuộc họp này, nhóm sẽ xem xét những gì đã hoàn thành, điều chỉnh dòng thời gian nếu cần thiết và thống nhất các ưu tiên chính cho tuần tiếp theo.
📖 Đọc thêm: 15 mẫu đánh giá hiệu suất hàng năm của nhân viên miễn phí
Kiểm tra hàng tháng
Các cuộc họp hàng tháng tập trung hơn vào tiến độ dài hạn, phản ánh hiệu suất tổng thể và giải quyết những thách thức hoặc trở ngại lớn hơn có thể phát sinh. Những cuộc họp này cung cấp không gian để đặt mục tiêu cho tháng tới, xác định xu hướng và đánh giá tiến độ thực hiện các mục tiêu lớn hơn.
📌 Ví dụ: Trong một nhóm bán hàng, các cuộc họp hàng tháng có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất so với mục tiêu bán hàng, đánh giá tình hình dự án và điều chỉnh chiến lược cho các chiến dịch sắp tới. Các cuộc họp này là cơ hội để ăn mừng thành công, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh chiến thuật cho các mục tiêu của tháng tiếp theo.
Kiểm tra tiến độ dự án cụ thể
Kiểm tra tiến độ dự án được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu của các dự án và cột mốc cụ thể.
Chúng đặc biệt hữu ích để đảm bảo các nhóm đa chức năng luôn thống nhất và mọi người đều có cùng quan điểm về dòng thời gian và kết quả dự án.
📌 Ví dụ: Một nhóm phát triển sản phẩm đang làm việc trên một tính năng mới có thể tổ chức một cuộc họp hàng tuần để kiểm tra tiến độ dự án. Trong các cuộc họp này, nhóm thảo luận về tiến độ phát triển tính năng, xem xét phản hồi của người dùng và xác định bất kỳ thách thức kỹ thuật hoặc thiết kế nào cần giải quyết.
🧠 Thông tin thú vị: Cuộc họp đứng bắt nguồn từ ngành công nghệ để tránh các cuộc thảo luận dài dòng, kéo dài.
Kiểm tra đột xuất
Kiểm tra đột xuất diễn ra khi cần thiết, thường là để ứng phó với các vấn đề khẩn cấp hoặc cơ hội hợp tác. Các cuộc họp dự án này thường không chính thức và diễn ra khi có sự cố bất ngờ phát sinh, cần được xử lý ngay lập tức hoặc điều chỉnh lại.
📌 Ví dụ: Nếu phát hiện lỗi đột ngột trong bản phát hành phần mềm có thể ảnh hưởng đến khách hàng, có thể tiến hành kiểm tra đột xuất để nhanh chóng đánh giá tình hình, phân bổ nguồn lực để giải quyết vấn đề và liên lạc với các bên liên quan cần thiết để ngăn chặn bất kỳ vấn đề nào ảnh hưởng đến khách hàng.
Thực hiện các buổi kiểm tra hiệu quả cho nhân viên (hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày)
Giữ liên lạc với nhóm của bạn không phải là việc phức tạp. Cách tiếp cận phù hợp để kiểm tra có thể tạo ra sự khác biệt.
Dưới đây là cách bạn có thể cấu trúc các buổi kiểm tra định kỳ có ý nghĩa để mang lại hiệu quả cho cả nhân viên và quản lý. 👥
✅ Cài đặt chương trình làm việc rõ ràng
Một chương trình làm việc rõ ràng là điều cần thiết để giữ cho cuộc hội thoại tập trung và hiệu quả. Mặc dù các chi tiết cụ thể có thể khác nhau tùy thuộc vào tần suất kiểm tra, nhưng đây là một số hướng dẫn:
- Kiểm tra hàng ngày: Tập trung vào các công việc, thách thức và ưu tiên trước mắt. Một chương trình nghị sự đơn giản gồm ba điểm trả lời các câu hỏi kiểm tra cuộc họp sau đây là đủ: Đã hoàn thành việc gì? Tiếp theo là gì? Điều gì đang cản trở tiến độ?
- Đã hoàn thành những việc gì?
- Bước tiếp theo là gì?
- Điều gì đang cản trở tiến độ?
- Kiểm tra hàng tuần: Các kiểm tra này yêu cầu phạm vi rộng hơn một chút. Sử dụng chúng để phản ánh tiến độ trong tuần và thống nhất các mục tiêu ngắn hạn: Xem xét các công việc đã hoàn thành và các dự án đang thực hiện Thảo luận về các mục tiêu ngắn hạn và dòng thời gian Giải quyết các thách thức hoặc nhu cầu về nguồn lực
- Xem xét các công việc đã hoàn thành và các dự án đang tiến hành
- Thảo luận về mục tiêu ngắn hạn và dòng thời gian
- Xử lý các thách thức hoặc nhu cầu về nguồn lực
- Kiểm tra hàng tháng: Đây là cách lý tưởng để phản ánh tiến độ dài hạn và thảo luận về cơ hội phát triển. Một chương trình nghị sự điển hình có thể bao gồm: Xem xét các cột mốc và thành tựu quan trọng Thảo luận về những thách thức và chiến lược để vượt qua chúng Khám phá các mục tiêu và nguyện vọng phát triển nghề nghiệp
- Xem lại các cột mốc và thành tựu quan trọng
- Thảo luận về các thách thức và chiến lược để vượt qua chúng
- Khám phá các mục tiêu và nguyện vọng phát triển nghề nghiệp
- Đã hoàn thành những việc gì?
- Bước tiếp theo là gì?
- Điều gì đang cản trở tiến độ?
- Xem xét các công việc đã hoàn thành và các dự án đang tiến hành
- Thảo luận về mục tiêu ngắn hạn và dòng thời gian
- Xử lý các thách thức hoặc nhu cầu về nguồn lực
- Xem lại các cột mốc và thành tựu quan trọng
- Thảo luận về các thách thức và chiến lược để vượt qua chúng
- Khám phá các mục tiêu và nguyện vọng phát triển nghề nghiệp
✅ Tăng cường sự tham gia thông qua các cuộc thảo luận có ý nghĩa
Kiểm tra không bao giờ nên trở thành một công việc nhàm chán. Thúc đẩy nhân viên tham gia vào các cuộc hội thoại có ý nghĩa sẽ giúp họ cảm thấy được trân trọng và lắng nghe.
Tập trung vào các điểm thảo luận sau:
- Công nhận thành tích: Bắt đầu cuộc hội thoại bằng một ghi chú tích cực bằng cách chúc mừng những thành công gần đây của họ
- Khám phá thách thức: Thảo luận về các rào cản hoặc khó khăn mà họ đang gặp phải và hợp tác để tìm ra các giải pháp tiềm năng
- Đưa ra và nhận phản hồi: Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng đồng thời lắng nghe ý kiến của nhân viên để tìm cách hỗ trợ họ tốt hơn
- Đồng nhất mục tiêu: Xem lại mục tiêu nghề nghiệp của họ và đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu của nhóm và tổ chức
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kết hợp các câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên trong các cuộc kiểm tra để thu thập thông tin quý giá về tinh thần của nhóm. Đặt các câu hỏi kiểm tra mở, thú vị về khối lượng công việc, giao tiếp và văn hóa nơi làm việc sẽ giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện để nhóm có động lực hơn.
✅ Xây dựng sự minh bạch và trung thực
Sự minh bạch tạo niềm tin, giúp nhân viên chia sẻ suy nghĩ thật của mình mà không do dự. Để khuyến khích sự cởi mở:
- Trấn an nhân viên rằng kiểm tra là một không gian an toàn để đối thoại, không phải để phán xét
- Hãy minh bạch; chia sẻ những thách thức hoặc bài học kinh nghiệm để làm gương cho sự cởi mở
- Lắng nghe tích cực những lo lắng và đề xuất của họ mà không ngắt lời hoặc phớt lờ
✅ Xây dựng kết nối mạnh mẽ hơn thông qua các câu hỏi chu đáo
Đặt các câu hỏi kiểm tra phù hợp có thể giúp bạn hiểu nhân viên hơn đồng thời thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn. Dưới đây là một số ví dụ để bạn tham khảo khi kiểm tra:
- Về phát triển cá nhân: Bạn hào hứng phát triển kỹ năng nào hơn nữa?
- Về cải thiện nơi làm việc: Chúng tôi có thể làm gì để công việc của bạn hiệu quả hơn hoặc thú vị hơn?
- Về thách thức: Thách thức lớn nhất của bạn gần đây là gì, và tôi có thể giúp gì?
- Về sức khỏe: Bạn đang quản lý khối lượng công việc của mình như thế nào? Bạn có cảm thấy được hỗ trợ không?
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các câu hỏi kiểm tra chu đáo giúp thúc đẩy kết nối, tăng cường sự tham gia của nhân viên và tạo ra môi trường tôn trọng lẫn nhau.
Vai trò của người quản lý trong việc gắn kết nhân viên
Sự tham gia của nhân viên trong các cuộc kiểm tra nhóm bắt đầu từ sự lãnh đạo mạnh mẽ, và người quản lý là nhân tố cốt lõi. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn. 📑
Trách nhiệm của quản lý trong việc dẫn dắt các buổi kiểm tra
Là người dẫn dắt cuộc kiểm tra, người quản lý sẽ định hướng cho cuộc hội thoại. Điều quan trọng là tạo ra một môi trường mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ suy nghĩ và mối quan tâm của mình.
Dưới đây là một số trách nhiệm chính của người quản lý trong quá trình kiểm tra:
- Tạo môi trường hỗ trợ: Khuyến khích đối thoại cởi mở và cho nhân viên biết rằng ý kiến của họ được đánh giá cao
- Lắng nghe tích cực: Tập trung vào việc hiểu quan điểm của nhân viên mà không ngắt lời
- Cung cấp hướng dẫn và phản hồi rõ ràng: Chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng, đồng thời ghi nhận nỗ lực và thành tích của họ
- Đảm bảo sự thống nhất: Đảm bảo mục tiêu cá nhân của nhân viên phù hợp với mục tiêu của nhóm và công ty
Các hành động mà quản lý nên thực hiện sau cuộc họp kiểm tra
Sau khi kiểm tra kết thúc, các nhà quản lý cần thực hiện các hành động cụ thể để củng cố cuộc hội thoại và tiếp tục tham gia các cuộc họp. Điều này bao gồm:
- Theo dõi các cam kết: Giải quyết mọi lo ngại hoặc yêu cầu mà nhân viên nêu ra để cho thấy rằng ý kiến của họ được quan tâm
- Cung cấp hỗ trợ liên tục: Kiểm tra với nhân viên để xem họ có cần trợ giúp với những thách thức đã thảo luận trong cuộc họp hay không
- Ghi chép các điểm chính: Ghi lại nội dung cuộc thảo luận kiểm tra, bao gồm mục tiêu, phản hồi và bất kỳ hành động tiếp theo nào
- Công nhận tiến độ: Công nhận những cải thiện và ăn mừng các cột mốc, củng cố tiến độ và đóng góp của nhân viên
🔍 Bạn có biết? Mức độ gắn kết của nhân viên tại Hoa Kỳ đã tăng nhẹ trong quý 2 năm 2024, từ 30% lên 32%. Mặc dù có sự cải thiện này, một phần đáng kể lực lượng lao động vẫn thiếu gắn kết, cho thấy thách thức liên tục mà các tổ chức phải đối mặt trong việc xây dựng lực lượng lao động gắn kết hoàn toàn.
Nâng cao chất lượng cuộc họp với các cuộc kiểm tra
Kiểm tra có thể cải thiện đáng kể cuộc họp và động lực của nhóm, giúp chúng có cấu trúc hơn, tập trung hơn và toàn diện hơn.
Việc tích hợp các cuộc họp này vào đầu cuộc họp cho phép các thành viên trong nhóm bày tỏ công việc họ đang làm, những thách thức họ gặp phải hoặc những lo ngại trước mắt. Cách tiếp cận này tạo ra môi trường hợp tác, nơi các trở ngại tiềm ẩn được xác định sớm.
Kiểm tra cũng thúc đẩy tính minh bạch và sự hòa nhập, đảm bảo mọi người đều cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Khi mọi người chia sẻ thông tin cập nhật, cuộc họp trở nên tương tác và hiệu quả hơn, với mỗi người tham gia đóng góp vào luồng cuộc hội thoại.
Kỹ thuật kiểm tra hiệu quả trong cuộc họp
Để thực hiện các buổi kiểm tra hiệu quả, hãy xem xét các kỹ thuật sau:
- Hãy ngắn gọn: Giới hạn mỗi thành viên trong nhóm chỉ báo cáo bằng vài câu để duy trì đà và tập trung
- Luân phiên người dẫn đầu kiểm tra: Cho phép các thành viên khác nhau trong nhóm dẫn đầu kiểm tra để có được nhiều góc nhìn khác nhau và xây dựng quyền sở hữu
- Hình dung các cập nhật: Sử dụng các công cụ như bảng công việc hoặc tài liệu chia sẻ để hình dung tiến độ và đảm bảo sự thống nhất
Công cụ và tài nguyên cho các buổi kiểm tra nhân viên
Các buổi kiểm tra tiến độ của nhân viên không nhất thiết phải là một gánh nặng. Thực tế, chúng có thể diễn ra một cách trơn tru, có tổ chức và—dám nói ra—thậm chí vui vẻ!
ClickUp, ứng dụng cho mọi công việc, đơn giản hóa toàn bộ quá trình kiểm tra từ đầu đến cuối. Thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để lên lịch cuộc họp, theo dõi tiến độ và ghi chép phản hồi, ClickUp tập hợp mọi thứ vào một nơi.
Hãy xem cách bạn có thể sử dụng Phần mềm nhân sự ClickUp để giúp việc kiểm tra nhân viên trở nên suôn sẻ và không căng thẳng. 📝
Lên lịch và ghi chép dễ dàng
ClickUp Meetings là công cụ tối ưu để tổ chức các cuộc họp kiểm tra. Công cụ này kết hợp lập lịch, ghi chú và theo dõi hành động vào một quy trình làm việc thống nhất.
Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện. 📂
Chúng ta đều biết việc điều chỉnh lịch của mọi người có thể khó khăn như thế nào, đặc biệt là khi bạn phải xử lý nhiều cuộc họp. Nhưng với Chế độ xem lịch của ClickUp, bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc đặt lịch trùng nhau hoặc bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng nữa.
Bạn có thể đặt các cuộc họp định kỳ hàng tuần hoặc chặn thời gian để thảo luận toàn nhóm. Ngoài ra, giao diện kéo và thả cho phép bạn điều chỉnh nhanh chóng.
Ví dụ: giả sử bạn là quản lý có năm nhân viên trực tiếp. Bạn có thể sử dụng Chế độ xem Lịch để lên lịch kiểm tra hai tuần một lần và mã hóa màu để dễ nhận biết.
Bạn cũng có thể dễ dàng cài đặt nhắc nhở và đồng bộ mọi thứ với Lịch Google (xin chào, Tích hợp Lịch Google của ClickUp!).
Ghi chú cuộc họp nằm rải rác trên các ứng dụng? Giờ thì không còn nữa.
ClickUp Docs cho phép bạn tạo tài liệu chi tiết, có thể cộng tác cho mỗi cuộc họp. Bạn có thể cấu trúc chương trình làm việc, thêm mục hành động và thậm chí chỉ định nhiệm vụ trực tiếp trong tài liệu.
Vì mọi thứ đều được lưu trữ trong ClickUp, bạn có thể truy cập các ghi chú trước đó để tham khảo bối cảnh bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
Ví dụ: bạn có thể chuẩn bị một chương trình kiểm tra với các phần như 'Tiến độ thực hiện mục tiêu tuần trước' hoặc 'Thách thức và giải pháp'. Trong cuộc họp, cập nhật tài liệu theo thời gian thực để đảm bảo mọi người đều thống nhất.
Hợp tác và phản hồi? Đã có giải pháp!
Thảo luận về các mục hành động là một chuyện, đảm bảo chúng được hoàn thành lại là một chuyện khác.
ClickUp Assign Comments biến phản hồi hoặc ý tưởng thành nhiệm vụ có thể thực hiện được. Gán nhận xét cho thành viên nhóm, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ trực tiếp từ Tài liệu.
Ví dụ: nếu một nhân viên đề cập đến nhu cầu đào tạo bổ sung trong buổi kiểm tra, bạn có thể gán một nhận xét cho bộ phận nhân sự để lên lịch tổ chức hội thảo.
Hơn nữa, các cuộc họp hiệu quả bắt đầu trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.
ClickUp Forms cho phép bạn thu thập phản hồi hoặc thông tin chi tiết trước thời hạn. Các biểu mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn đặt các câu hỏi cụ thể phù hợp với nhu cầu của nhóm.
📌 Ví dụ: Trước khi kiểm tra, hãy gửi biểu mẫu với các câu hỏi như:
- Bạn đã gặp phải những thách thức nào trong tuần này?
- Điều gì là một điều chúng ta có thể cải thiện trong quy trình làm việc của mình?
Và sau buổi kiểm tra, hãy hỏi:
- Phần nào trong cuộc thảo luận hôm nay hữu ích nhất đối với bạn?
- Bạn cần hỗ trợ thêm gì để đạt được mục tiêu của mình?
Bạn cũng có thể chia sẻ biểu mẫu để đặt câu hỏi kiểm tra tiến độ phát triển:
- Bạn quan tâm nhất đến việc phát triển kỹ năng nào vào lúc này?
- Bạn có cảm thấy vai trò hiện tại của mình hỗ trợ mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn không?
Các phản hồi sẽ được tự động sắp xếp trong ClickUp, giúp bạn xác định các xu hướng hoặc vấn đề cần được xử lý ngay lập tức.
Bạn cũng có thể xem xét kết hợp Mẫu phản hồi của nhân viên ClickUp với Mẫu sự tham gia của nhân viên ClickUp để cấu trúc nỗ lực của bạn tốt hơn.
Hợp lý hóa việc kiểm tra bằng các mẫu có thể tùy chỉnh
Các trang trống có thể khiến bạn cảm thấy lo lắng. Các mẫu của ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp các định dạng được thiết kế sẵn cho chương trình kiểm tra, theo dõi và thu thập phản hồi.
📌 Ví dụ: Bạn có thể sử dụng Mẫu cuộc họp một-một của ClickUp bao gồm các phần:
- Cập nhật về các công việc đang tiến hành
- Các ưu tiên mới trong tuần
- Bất kỳ trở ngại hoặc hỗ trợ cần thiết nào
Mẫu này giúp các cuộc họp của bạn diễn ra theo đúng kế hoạch, cung cấp các chương trình nghị sự phù hợp với các mục tiêu khác nhau. Bạn có thể tập trung vào đánh giá hiệu suất, phiên phản hồi hoặc các cuộc thảo luận về phát triển sự nghiệp, đảm bảo mọi chủ đề đều được chú ý đúng mức.
Mẫu cuộc họp một-một bao gồm các phần ghi chú, mục hành động và theo dõi, để mọi cuộc họp luôn tập trung và hiệu quả. Mẫu này cũng thúc đẩy định dạng nhất quán, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và xem lại các cuộc thảo luận trước đó.
Kiểm tra thông minh hơn với tự động hóa và đang theo dõi
ClickUp Automations giúp bạn thoát khỏi công việc theo dõi thủ công mệt mỏi. Đặt kích hoạt để tự động gửi nhắc nhở về các mục hành động hoặc theo dõi.
📌 Ví dụ: Nếu một nhân viên cam kết hoàn thành một công việc vào tuần tới, bạn có thể cài đặt tự động hóa để gửi nhắc nhở cho họ sau vài ngày.
Muốn tích hợp các công cụ bên ngoài vào quy trình?
Tích hợp ClickUp và Zoom giúp hợp lý hóa việc lên lịch và tổ chức các cuộc họp của bạn. Bạn có thể tạo liên kết Zoom ngay lập tức, thêm chúng vào lời mời họp và đồng bộ mọi thứ với lịch để có trải nghiệm lên lịch liền mạch.
Sau tất cả các cuộc kiểm tra, bạn sẽ muốn xem tiến độ công việc như thế nào.
Bảng điều khiển ClickUp cho phép bạn theo dõi mọi thứ trong một bản tổng quan trực quan. Bạn có thể theo dõi tiến độ và các hoạt động tiếp theo, thậm chí xem mức độ tham gia của toàn bộ nhóm.
Bảng điều khiển hiển thị mọi thứ, từ tỷ lệ hoàn thành công việc đến các chủ đề phản hồi thường xuyên.
Ví dụ: thiết lập Bảng điều khiển để theo dõi tỷ lệ hoàn thành khảo sát trước khi kiểm tra và xác định phản hồi lặp lại về những thách thức trong khối lượng công việc.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu của Kincentric cho thấy 91% nhân viên nhận được trải nghiệm nhân viên nhất quán báo cáo mức độ gắn kết cao hơn.
Các phương pháp tốt nhất cho các buổi kiểm tra hiệu quả
Để tận dụng tối đa các cuộc họp nhóm, điều quan trọng là phải tuân theo các phương pháp hay nhất để giữ cho mọi người tham gia, tập trung và năng suất. Hãy cùng tìm hiểu một số chiến lược khóa có thể củng cố sự năng động của nhóm bạn. 🔄
🌟 Lưu ý đến phong cách hợp tác từ xa
Trong các nhóm ảo hoặc hỗn hợp, việc quản lý luồng giao tiếp trong quá trình kiểm tra là rất quan trọng.
Khuyến khích mọi người sử dụng video để tăng sự tham gia, vì video giúp xây dựng kết nối. Sử dụng các công cụ cộng tác như chia sẻ màn hình, tài liệu chung hoặc bảng trắng để làm cho việc kiểm tra trở nên tương tác hơn.
Trong các cuộc kiểm tra ảo, hãy đảm bảo quản lý múi giờ và các vấn đề công nghệ để tránh sự thất vọng.
🧠 Thông tin thú vị: Một cuộc khảo sát của McKinsey cho thấy 83% nhân viên coi làm việc từ xa là một lợi ích lớn cho năng suất, với nhiều người nhấn mạnh rằng điều này giúp họ làm việc hiệu quả hơn và cân bằng cuộc sống với công việc.
🌟 Khen thưởng những thành công nhỏ
Hãy dành thời gian để ghi nhận thành tích của các thành viên trong nhóm trong các cuộc kiểm tra. Ngay cả những thành công nhỏ cũng góp phần vào thành công chung và tinh thần của nhóm. Khen ngợi tiến độ giúp tạo ra bầu không khí tích cực và thúc đẩy mọi người tiếp tục phấn đấu.
Sự công nhận không cần phải quá hoành tráng — chỉ cần ghi nhận nỗ lực và đóng góp của nhân viên cũng có thể góp phần rất lớn vào việc nâng cao hạnh phúc của nhân viên.
🌟 Tránh quản lý quá chi tiết
Kiểm tra nên tập trung vào tiến độ, không phải quản lý chi tiết.
Hãy tin tưởng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ hoàn thành công việc của họ và tránh sự cám dỗ muốn giám sát từng chi tiết nhỏ. Sử dụng kiểm tra để cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và phản hồi thay vì can thiệp và kiểm soát mọi khía cạnh công việc của họ. Điều này khuyến khích sự tự chủ và nâng cao tinh thần của nhóm.
🌟 Hãy linh hoạt với các định dạng
Đừng cảm thấy bị giới hạn trong một định dạng duy nhất cho các cuộc kiểm tra. Nếu có điều gì đó không hiệu quả hoặc nhóm cảm thấy một định dạng cụ thể đã lỗi thời, hãy cởi mở với những thay đổi.
Ví dụ: một số cuộc họp kiểm tra hoạt động hiệu quả hơn dưới dạng thảo luận bàn tròn, trong khi những cuộc họp khác có thể phù hợp hơn với định dạng cập nhật có cấu trúc hơn. Điều chỉnh định dạng cuộc họp cho phù hợp với nhóm của bạn sẽ đảm bảo các cuộc họp kiểm tra luôn phù hợp và mang lại năng suất cao.
📖 Đọc thêm: Cách nói "Just Checking in" một cách chuyên nghiệp tại nơi làm việc
Tận dụng mọi cuộc kiểm tra với ClickUp
Kiểm tra nhóm là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để giữ cho nhóm của bạn kết nối, thống nhất và có động lực. Cập nhật hàng ngày, đánh giá hàng tuần hoặc phản ánh hàng tháng đều giúp giải quyết thách thức, ăn mừng thành công và giữ cho mọi người tập trung vào những việc quan trọng nhất.
ClickUp giúp các cuộc họp này trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Bạn có thể lên lịch cuộc họp, tạo chương trình làm việc hợp tác, theo dõi tiến độ và thu thập phản hồi — tất cả chỉ trong một nơi. Với các mẫu, tự động hóa và cập nhật thời gian thực, việc theo dõi giao tiếp trong nhóm chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và cảm nhận sự khác biệt!