Việc cần làm để liên hệ với thành viên trong nhóm hoặc cập nhật nhanh tình hình dự án là soạn một tin nhắn với nội dung “chỉ muốn hỏi thăm”.
Nhưng khoan đã — đừng nhấn nút gửi vội!
Dù bạn có tin hay không, hầu hết các văn bản kiểu “chỉ muốn hỏi thăm” thường không được đón nhận suôn sẻ như bạn nghĩ. Trong một số trường hợp, chúng thậm chí còn bị coi là xâm phạm và thiếu quan tâm.
Nếu bạn muốn thể hiện sự quan tâm và chăm sóc chân thành, việc cần làm là làm tốt hơn một tin nhắn đơn giản như “Xin chào, mình chỉ muốn hỏi thăm…” Nhưng câu hỏi là làm thế nào?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nói “chỉ là muốn hỏi thăm” một cách chuyên nghiệp và hiệu quả — cùng với một công cụ thông minh giúp bạn soạn thảo tin nhắn hỏi thăm hoàn hảo (xem: ClickUp Brain ). Hãy bắt đầu nào! 💬
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
- Liên hệ với đồng nghiệp là điều cần thiết để cập nhật tiến độ dự án, nhắc nhở về thời hạn, hỗ trợ lẫn nhau và đưa ra phản hồi
- Lợi ích của việc "check-in": Giúp bạn cập nhật tiến độ dự án và các rủi ro; Tăng cường năng suất làm việc của nhóm bằng cách khích lệ các thành viên; Tăng cường mối quan hệ chuyên nghiệp và nuôi dưỡng tinh thần cộng đồng; Nâng cao sự hợp tác và sự đồng bộ nội bộ.
- Giúp bạn cập nhật tiến độ dự án và các rủi ro
- Tăng cường năng suất làm việc của nhóm bằng cách khích lệ các thành viên
- Tăng cường mối quan hệ chuyên nghiệp và nuôi dưỡng tinh thần đoàn kết
- Tăng cường sự hợp tác và sự thống nhất nội bộ
- Các nguyên tắc tốt nhất khi liên hệ: Tạo giá trị cho mỗi lần tương tác bằng cách diễn đạt rõ ràng và phù hợp với bối cảnh. Duy trì giọng điệu chuyên nghiệp để đảm bảo thông điệp của bạn được xem xét nghiêm túc. Hãy kiên trì nhưng vẫn tôn trọng để tránh bị coi là can thiệp quá mức.
- Tạo giá trị cho mọi cuộc trao đổi bằng cách diễn đạt rõ ràng và phù hợp với bối cảnh
- Hãy duy trì giọng điệu chuyên nghiệp để đảm bảo thông điệp của bạn được đối phương coi trọng
- Hãy kiên trì nhưng vẫn giữ thái độ tôn trọng để tránh bị coi là can thiệp quá mức
- Hãy sử dụng các cụm từ như “Tiếp tục thảo luận về nội dung chúng ta đã trao đổi trước đó” hoặc “Liên hệ để đảm bảo mọi việc đang diễn ra đúng tiến độ” nhằm làm rõ mục đích và ý nghĩa của cuộc trò chuyện.
- Sử dụng các nền tảng giao tiếp sau đây để hỏi thăm một cách chuyên nghiệp Trò chuyện trực tuyến: Lý tưởng cho các cập nhật nhanh và hợp tác thời gian thực Email: Phù hợp nhất cho giao tiếp chính thức, chi tiết Văn bản: Hữu ích cho các cập nhật khẩn cấp hoặc ngắn gọn
- Trò chuyện: Lý tưởng cho việc cập nhật nhanh và hợp tác thời gian thực
- Email: Phù hợp nhất cho các cuộc trao đổi chính thức và chi tiết
- Văn bản: Thích hợp cho các cập nhật khẩn cấp hoặc ngắn gọn
- Nếu bạn muốn tránh phải chuyển đổi giữa các công cụ, ClickUp kết hợp các hoạt động quản lý dự án với giao tiếp nhóm thông qua: ClickUp Trò Chuyện: Cho phép cập nhật thời gian thực, phân công công việc và hợp tác mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý công việc của ClickUp ClickUp Brain: Tạo ra các tin nhắn hỏi thăm cá nhân hóa và chuyên nghiệp, được tùy chỉnh theo giọng điệu và bối cảnh của bạn nhờ trí tuệ nhân tạo (AI)
- ClickUp Chat: Cho phép cập nhật thông tin theo thời gian thực, phân công công việc và hợp tác mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý công việc ClickUp
- ClickUp Brain: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo ra những tin nhắn hỏi thăm cá nhân hóa và chuyên nghiệp, phù hợp với giọng điệu và bối cảnh của bạn
- Giúp bạn cập nhật tiến độ dự án và các rủi ro
- Tăng cường năng suất làm việc của nhóm bằng cách khích lệ các thành viên
- Tăng cường mối quan hệ chuyên nghiệp và nuôi dưỡng tinh thần đoàn kết
- Tăng cường sự hợp tác và sự thống nhất nội bộ
- Tạo giá trị cho mọi cuộc trao đổi bằng cách diễn đạt rõ ràng và phù hợp với bối cảnh
- Hãy duy trì giọng điệu chuyên nghiệp để đảm bảo thông điệp của bạn được đối phương coi trọng
- Hãy kiên trì nhưng vẫn giữ thái độ tôn trọng để tránh bị coi là can thiệp quá mức
- Trò chuyện: Lý tưởng cho việc cập nhật nhanh và hợp tác thời gian thực
- Email: Phù hợp nhất cho các cuộc trao đổi chính thức và chi tiết
- Văn bản: Thích hợp cho các cập nhật khẩn cấp hoặc ngắn gọn
- ClickUp Chat: Cho phép cập nhật thông tin theo thời gian thực, phân công công việc và hợp tác mà không cần rời khỏi nền tảng quản lý công việc ClickUp
- ClickUp Brain: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo ra những tin nhắn hỏi thăm cá nhân hóa và chuyên nghiệp, phù hợp với giọng điệu và bối cảnh của bạn
Khi nào nên hỏi thăm đồng nghiệp trong công việc
Có nhiều tình huống khác nhau mà bạn có thể cần liên hệ với đồng nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ:
Nhận thông tin cập nhật về dự án
Giả sử bạn và nhóm của bạn được giao một dự án cho khách hàng. Sau khi phân công công việc, bạn tin tưởng họ sẽ tự chủ động thực hiện dự án. Nhưng nếu bạn cần cập nhật tình hình tiến độ thì sao? Có thể bạn cần thông báo cho khách hàng hoặc báo cáo tiến độ dự án cho cấp trên.
Trong trường hợp đó, bạn có thể liên hệ với nhóm của mình qua trò chuyện, điện thoại hoặc cuộc gọi video.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sẽ thế nào nếu công cụ quản lý công việc của bạn cũng đồng thời là nền tảng giao tiếp? Đó chính là những gì ClickUp mang lại. Sử dụng ClickUp để tạo và phân công công việc, trò chuyện với đồng nghiệp theo thời gian thực (với ClickUp Chat), tham gia các cuộc gọi âm thanh-video nhanh (với SyncUps) và ghi lại các đoạn video ClickUp Clips kèm lời bình để hợp tác video không đồng bộ!
Gửi lời nhắc nhở về thời hạn
Hạn chót bàn giao dự án đang đến gần và bạn muốn xác nhận xem nhóm của mình có thể hoàn thành đúng ngày đáo hạn hay không. Trong trường hợp đó, việc gửi một email với nội dung “chỉ muốn hỏi thăm” để nhắc nhở nhóm về ngày đáo hạn là điều hợp lý. Hãy cho nhóm biết rằng bạn luôn sẵn sàng trao đổi và hỗ trợ nếu họ cần giúp đỡ hoặc gặp phải bất kỳ khó khăn nào.
Hãy đề nghị hỗ trợ đồng đội
Hãy tưởng tượng bạn đã tìm thấy một bài báo liên quan đến ngành mà đồng nghiệp của bạn sẽ rất thích. Hoặc giả sử một trong những đồng nghiệp của bạn đang quá tải công việc, và bạn cảm thấy mình có thể đảm nhận một số công việc của họ. Hoặc có thể bạn muốn nắm bắt tình hình chung về tinh thần làm việc của cả nhóm.
Tất cả những đối tượng/kỳ/phiên bản này đều là những tình huống mà các cụm từ như “chỉ là muốn hỏi thăm” thường được sử dụng để thể hiện và bày tỏ sự hỗ trợ.
Đưa ra phản hồi
Phản hồi là yếu tố thiết yếu để đảm bảo chất lượng. Dù nhóm của bạn có gồm toàn những chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn, điều đó không có nghĩa là không còn chỗ để cải thiện.
Tuy nhiên, thách thức nằm ở việc truyền đạt phản hồi một cách phù hợp. Nếu bạn đột ngột đưa ra một danh sách công việc dài với các việc cần làm kiểu “làm cái này, làm cái kia”, rất có thể bạn sẽ bị coi là người hay ra lệnh và thích kiểm soát. Vì vậy, một tin nhắn đơn giản kiểu “chỉ muốn hỏi thăm” với phản hồi được lồng ghép một cách tự nhiên vào ngữ cảnh có thể rất hữu ích.
⭐ Mẫu nổi bật
Bạn cần hỏi thăm nhưng không muốn phải suy nghĩ quá nhiều về cách diễn đạt? Mẫu tin nhắn tức thì miễn phí của ClickUp sẽ giúp bạn gửi một ghi chú ngắn gọn, lịch sự để công việc tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
Lợi ích của việc hỏi thăm đồng nghiệp trong công việc
Việc gửi một email hỏi thăm được soạn thảo kỹ lưỡng hoặc lên lịch các cuộc họp video chỉ để nắm bắt tình hình của nhóm không chỉ đơn thuần là truyền đạt thông điệp. Điều này còn mang lại những lợi ích sau:
⭐️ Giúp bạn luôn cập nhật thông tin
Việc liên hệ thường xuyên giúp bạn luôn nắm bắt được trạng thái của dự án hoặc công việc. Điều này giúp bạn biết được liệu có ai trong nhóm cần hỗ trợ thêm cho một công việc nào đó hay có ý kiến đóng góp nào có thể tối ưu hóa quy trình làm việc hay không. Điều này giúp xác định các rủi ro trước khi chúng trở nên nghiêm trọng và đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ.
⭐️ Tăng năng suất làm việc
Những tin nhắn hỏi thăm được diễn đạt khéo léo có thể mang lại hiệu quả tương tự như những lời động viên. Khi bạn liên hệ để thông báo cho nhóm về một hạn chót sắp đến, cung cấp thêm thông tin hoặc hỗ trợ cần thiết để họ vượt qua khó khăn, điều này sẽ thúc đẩy các thành viên trong nhóm thực hiện công việc với tinh thần trách nhiệm và hiệu quả cao hơn.
⭐️ Tăng cường mối quan hệ chuyên nghiệp
Không hiếm khi nhân viên cảm thấy bị cô lập trong môi trường làm việc kết hợp. Nếu bạn không tạo dựng bầu không khí thân thiện trong nhóm, các thành viên có nguy cơ cảm thấy bị cô lập và mất động lực. Đối với nhiều người trong chúng ta, việc liên hệ thường xuyên với đối tác kinh doanh hoặc khách hàng sẽ giúp họ biết rằng họ luôn được quan tâm hàng đầu.
Việc liên lạc thường xuyên giúp tránh điều đó bằng cách tạo ra không gian cho đối thoại cởi mở và tương tác. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp bền chặt hơn và nuôi dưỡng tinh thần cộng đồng.
⭐️ Tăng cường sự hợp tác nội bộ
Việc gửi email theo dõi để hỏi một cách thân thiện xem liệu mọi thành viên trong nhóm có cùng chung mục tiêu với dự án hay không có thể rất hữu ích. Điều này đảm bảo rằng mỗi thành viên đều nhận thức rõ trách nhiệm của mình và có thể tiếp cận được sự hỗ trợ cần thiết. Việc này cũng góp phần tăng cường sự hợp tác nội bộ và mang lại kết quả dự án tốt hơn.
📮ClickUp Insight: 92% nhân viên sử dụng các phương pháp không nhất quán để theo dõi các công việc cần thực hiện, dẫn đến việc bỏ lỡ các quyết định và trì hoãn việc thực thi. Dù bạn đang gửi các ghi chú theo dõi hay sử dụng bảng tính, quy trình này thường rời rạc và kém hiệu quả. Giải pháp Quản lý Công việc của ClickUp đảm bảo việc chuyển đổi các cuộc hội thoại thành công việc diễn ra liền mạch — giúp nhóm của bạn hành động nhanh chóng và luôn đồng bộ.
Các nguyên tắc tốt nhất trong giao tiếp tại nơi làm việc
Trừ khi đó là cuộc trò chuyện riêng tư giữa hai người, việc giao tiếp nội bộ tại nơi làm việc có thể bị coi là chung chung và quá rộng.
Khi nói đến những cụm từ như “chỉ là muốn hỏi thăm”, người nhận thường có xu hướng coi đó là cách nói thiếu cá nhân và thừa thãi.
Lý do rất đơn giản.
Những cụm từ này được sử dụng quá thường xuyên, đến mức chúng mất đi ý nghĩa ban đầu. Vì vậy, nếu bạn không chú ý bổ sung bối cảnh cụ thể mỗi lần, có khả năng thông điệp của bạn sẽ bị hiểu sai. Để tránh điều đó, dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất bạn có thể áp dụng:
✅ Tạo giá trị cho mọi tương tác
Khi gửi email “chỉ là hỏi thăm” cho nhóm của bạn, hãy đảm bảo nội dung email có bối cảnh rõ ràng. Bạn đang hỏi thăm để đề nghị giúp đỡ? Bạn đang vắng mặt tại văn phòng và muốn cập nhật nhanh về trạng thái hiện tại của dự án? Hay bạn có phản hồi cụ thể dành cho nhóm bán hàng về các khách hàng tiềm năng mới?
Dù trong trường hợp nào, hãy mang lại giá trị và thể hiện rõ ý định của bạn.
✅ Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp
Giả sử bạn đã gửi một email nhắc nhở cho nhóm của mình nhưng không nhận được phản hồi. Có thể có nhiều lý do, nhưng điều quan trọng là nhóm của bạn phải coi trọng thông điệp của bạn và phản hồi đúng thời điểm mà bạn mong đợi.
Việc sử dụng giọng điệu quá thân mật hoặc hời hợt có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn là các thành viên trong nhóm không coi trọng ý kiến của bạn. Vì vậy, hãy soạn email với giọng điệu chuyên nghiệp. Bạn muốn thân thiện với các thành viên trong nhóm để tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, nhưng nếu quá thân mật có thể khiến họ bỏ qua những gì bạn muốn truyền đạt.
✅ Hãy kiên trì nhưng vẫn giữ thái độ tôn trọng
Nếu dự án của bạn có quy mô lớn và mang tính chất quan trọng, bạn có thể cần phải liên hệ với các thành viên trong nhóm nhiều lần. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn không can thiệp quá sâu vào công việc chi tiết hay gây phiền hà cho họ.
Đừng gửi quá nhiều tin nhắn cho nhóm của bạn; hãy thấu hiểu khối lượng công việc của họ và lập một kế hoạch giao tiếp cho dự án, tạo không gian để họ có thời gian phản hồi lại bạn. Sự kiên trì là tốt, nhưng nếu quá mức có thể khiến bạn trông như đang gây áp lực quá mức lên họ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Ý tưởng sử dụng các cụm từ thay thế cho “chỉ là muốn hỏi thăm” là để tạo ra một tin nhắn theo dõi giàu bối cảnh và không mang tính chung chung. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng tin nhắn bạn soạn thảo phải được cá nhân hóa, có ý nghĩa và chứa đựng bối cảnh cụ thể.
Cách nói “Chỉ muốn hỏi thăm” một cách chuyên nghiệp trong công việc
Có những cách đúng và sai khi gửi tin nhắn “chỉ là hỏi thăm” cho đồng nghiệp.
Trước hết, bạn cần đảm bảo rằng thông điệp của mình thực sự có giá trị. Đừng chỉ liên hệ cho có lệ. Thật không may, trong giao tiếp kinh doanh, có rất nhiều thông điệp chứa đầy thuật ngữ chuyên ngành nhưng lại thiếu sự rõ ràng. Nếu bạn muốn duy trì kết nối với đồng nghiệp, có những việc cần làm tốt hơn để làm điều đó.
Hãy đảm bảo rằng các tin nhắn “chỉ muốn hỏi thăm” của bạn:
- Không vòng vo, đi thẳng vào vấn đề
- Phù hợp với người nhận
- Bao gồm CTA (lời kêu gọi hành động)
Với suy nghĩ đó, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng cụm từ “just checking in” một cách chuyên nghiệp và hiệu quả trong các tình huống khác nhau:
Tình huống #1: Để nhận thông tin cập nhật về dự án
Đừng vòng vo khi hỏi về tiến độ dự án. Hãy thẳng thắn và cụ thể. Nêu rõ thông tin chính xác mà bạn đang tìm kiếm.
Đó có thể là thông tin chi tiết hơn về trạng thái hiện tại của dự án, các tương tác trước đây, các cột mốc quan trọng sắp tới, những trở ngại mà công ty hoặc nhóm của bạn có thể gặp phải, v.v.
Cách này giúp loại bỏ sự mơ hồ vốn thường gắn liền với cụm từ này và đảm bảo bạn truyền đạt thông điệp mà không bị coi là thiếu chuyên nghiệp.
Ví dụ: “Xin chào cả nhóm! Tôi muốn cập nhật nhanh về tiến độ dự án hiện tại. Chúng ta có đang đi đúng tiến độ để hoàn thành bản nháp đầu tiên vào thứ Ba không?”
Tình huống #2: Gửi lời nhắc nhở về thời hạn
Làm thế nào để gửi lời nhắc nhở về thời hạn cho nhóm của bạn mà không bị coi là quá gắt gao hay vội vàng?
Khóa là phải nhẹ nhàng nhưng cương quyết.
Như thường lệ, hãy nêu rõ kỳ vọng của bạn. Nêu rõ thời hạn và yêu cầu xác nhận. Tuy nhiên, hãy tránh để giọng điệu nghe có vẻ áp đặt. Đó là một trong những sai lầm phổ biến nhất mà mọi người thường mắc phải khi liên hệ với đồng nghiệp về thời hạn. Hãy đảm bảo giọng điệu của bạn mang tính trấn an chứ không phải đòi hỏi.
Ví dụ: “Xin chào cả nhóm! Đây là lời nhắc nhở ngắn gọn rằng sản phẩm cuối cùng của dự án sẽ đến hạn vào thứ Sáu tuần sau. Chúng ta có đang đi đúng tiến độ để hoàn thành đúng hạn không?”
Tình huống #3: Để bày tỏ sự hỗ trợ với đồng đội
Một tin nhắn hỏi thăm nhằm thể hiện sự hỗ trợ không bao giờ nên bị coi là thiếu cá nhân hóa hay chung chung.
Để tránh bị coi là hời hợt, hãy lịch sự và tôn trọng khi bày tỏ sự sẵn lòng hỗ trợ đối phương. Hỏi xem họ có nhu cầu gì mà bạn có thể giúp đỡ không.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải thể hiện sự biết ơn và cam kết bằng lời nói. Bạn không nên để họ nghĩ rằng họ không thể hoàn thành công việc nếu thiếu bạn.
Ví dụ: “Chào Tony! Những hình ảnh đồ họa mà bạn đã thiết kế cho sản phẩm thật tuyệt vời. Tôi chỉ muốn hỏi xem bạn có cần sự giúp đỡ của tôi cho những phần còn lại không.”
Tình huống #4: Để đưa ra phản hồi
Câu này hơi khó đây.
Việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng mà vẫn được đón nhận là một kỹ năng thường bị đánh giá thấp. Nếu bạn không muốn bị hiểu lầm, bạn cần hết sức cẩn trọng trong việc lựa chọn từ ngữ. Phản hồi mang tính xây dựng rất dễ bị coi là thiếu tôn trọng và thô lỗ.
Vì vậy, khi liên hệ để đưa ra đề xuất, hãy bắt đầu bằng việc bày tỏ sự trân trọng và biết ơn đối với cá nhân đó. Điều này thể hiện sự công nhận của bạn đối với công việc và đóng góp của họ. Sau đó, hãy tiếp tục bằng một yêu cầu lịch sự. Điều này cho thấy bạn không nghi ngờ khả năng của họ mà chỉ đang đưa ra một đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công việc của họ.
Ví dụ: “Chào Chris, cảm ơn bạn đã liên tục cung cấp nội dung chất lượng cao cho dự án. Tôi thực sự đánh giá cao nỗ lực của bạn! Chỉ là một gợi ý nhỏ thôi—chúng ta có thể điều chỉnh ngôn ngữ để khiến câu slogan trở nên hấp dẫn hơn với thế hệ X không? Họ là nhóm khách hàng mục tiêu (ICP) cốt lõi, và chúng ta không muốn mạo hiểm làm họ cảm thấy bị xa lánh.”
Các cách thay thế cho email “Just Checking in”
Khi gửi email theo dõi (cả nội bộ lẫn bên ngoài), chúng ta thường sử dụng cụm từ “chỉ là muốn hỏi thăm” một cách tràn lan.
Dưới đây là 10 cách viết email thay thế cho cụm từ “just checking in” để truyền tải cùng một thông điệp mà không cần lặp lại cụm từ cũ kỹ đó.
Những cách thay thế này mang lại giá trị cao hơn và cung cấp thông tin sâu sắc hơn so với một tin nhắn theo dõi thông thường.
- Tiếp theo cuộc trao đổi trước đây của chúng ta về dự án
- Liên hệ để đảm bảo mọi việc đang diễn ra đúng tiến độ trước hạn chót sắp tới
- Đang tìm kiếm thông tin cập nhật để phối hợp các bước tiếp theo một cách hiệu quả
- Tôi muốn xem liệu bạn có câu hỏi hay thắc mắc gì không
- Tiếp tục cuộc hội thoại, tôi muốn xem liệu bạn có cần bất kỳ hỗ trợ nào để đạt được mục tiêu của mình không
- Liên hệ lại để thảo luận về các thách thức và cách chúng ta có thể giải quyết chúng
- Xin ý kiến phản hồi của bạn để hiểu rõ hơn về những diễn biến gần đây của dự án
- Kiểm tra tiến độ để đánh giá tiến độ công việc và các vấn đề tiềm ẩn hoặc trở ngại sắp tới mà chúng ta cần lưu ý
- Liên hệ để nắm bắt các cập nhật hoặc thay đổi trong kế hoạch dự án
- Kết nối để cập nhật thông tin mới nhất về những gì chúng ta đã thảo luận trước đây
Các nền tảng giao tiếp để hỏi thăm trong công việc
Điều quan trọng là bạn cần lưu ý đến phương tiện mà bạn sử dụng để hỏi thăm đồng nghiệp và các thành viên trong nhóm. Dưới đây là ba nền tảng giao tiếp hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng để hỏi thăm trong công việc:
Trò chuyện
Các nền tảng trò chuyện chuyên dụng như Slack, Microsoft Teams, v.v., là lựa chọn lý tưởng khi bạn muốn cập nhật thông tin nhanh chóng, theo thời gian thực mà không cần đi sâu vào chi tiết. Những công cụ này hỗ trợ giao tiếp hàng ngày giữa các thành viên trong nhóm và do đó, rất hiệu quả khi cần liên hệ với toàn bộ nhóm cùng một lúc.
Dưới đây là những trường hợp bạn nên trò chuyện để hỏi thăm đồng nghiệp:
- Nhận thông tin cập nhật nhanh về trạng thái dự án
- Yêu cầu hỗ trợ ngay lập tức cho một truy vấn
- Xác nhận dòng thời gian của cuộc họp
Tuy nhiên, có một điểm cần lưu ý.
Nếu bạn muốn cập nhật thông tin theo thời gian thực về một dự án, bạn sẽ phải thoát khỏi phần mềm quản lý dự án và chuyển sang nền tảng trò chuyện. Bạn cũng có thể phải chụp ảnh chụp màn hình trong trường hợp có điều gì cụ thể muốn thảo luận.
Và đó chính là lúc ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này!
ClickUp là nền tảng quản lý công việc tất cả trong một. Với vô số tính năng sáng tạo, ClickUp giúp việc hợp tác và giao tiếp trong nhóm trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Với ClickUp Chat, bạn không cần phải rời khỏi nền tảng quản lý dự án để liên hệ với nhóm của mình. Nền tảng này vừa là công cụ quản lý dự án vừa là phần mềm giao tiếp, cho phép bạn gửi tin nhắn cho các thành viên trong nhóm ngay từ bảng điều khiển dự án.
Đó chưa phải là tất cả — để thúc đẩy sự hợp tác nội bộ, bạn có thể chia sẻ những lời khuyên thiết thực, chia sẻ các liên kết và tài nguyên hữu ích, đồng thời cá nhân hóa từng văn bản “kiểm tra tình hình”. Bạn cũng có thể tạo một kênh trò chuyện riêng để thảo luận về từng dự án mà nhóm của bạn đang thực hiện.
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên trí thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị lãng phí do phải chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng “tất cả trong một” dành cho công việc như ClickUp, việc quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn sẽ được tập trung tại một nơi duy nhất! Đã đến lúc tập trung mọi thứ và tăng cường hiệu quả!
“Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại đã dẫn đến một “hố đen” khiến các mục bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được kiểm tra đúng hạn và không ai biết tiến độ phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các công việc, trò chuyện và hợp tác ngay trong các công việc đó.”
“Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại đã dẫn đến một “hố đen” khiến các mục bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được kiểm tra đúng hạn và không ai biết tiến độ phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các công việc, trò chuyện và hợp tác ngay trong các công việc đó.”
Email là công cụ tuyệt vời để liên hệ một cách chính thức với một thành viên cụ thể trong nhóm về các truy vấn, lo ngại, các cột mốc quan trọng của dự án, v.v. Bạn có thể gửi một tin nhắn chi tiết, và email cũng đóng vai trò như một bản ghi chép bằng văn bản về cuộc trao đổi đó.
Các tình huống cụ thể mà bạn có thể sử dụng email để hỏi thăm một đối tác hoặc thành viên trong nhóm bao gồm:
- Yêu cầu thêm thông tin về một dự án
- Cung cấp phản hồi chi tiết
- Lên lịch cuộc họp hoặc trao đổi
Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy ngại khi phải viết những email dài cho cả nhóm, hãy để ClickUp giúp bạn thực hiện công việc này.
Dù bạn muốn đưa ra phản hồi chi tiết hay muốn tìm hiểu tiến độ của dự án, với ClickUp Email, bạn có thể tạo mọi loại email chuyên nghiệp chỉ với vài thao tác đơn giản. Chỉ cần thêm tên thành viên trong nhóm, ghi rõ chủ đề email và đề cập đến các điểm chính cần thảo luận. Để tăng tính cá nhân hóa, ClickUp còn giúp bạn lựa chọn giọng điệu và mức độ sáng tạo cho thông điệp của mình. Ngoài ra, bạn có thể tự động gửi email dựa trên các phản hồi nhận được, công việc được giao hoặc bất kỳ lời nhắc nào khác mà bạn chọn.
Văn bản
Tin nhắn văn bản rất hữu ích khi bạn cần phản hồi khẩn cấp hoặc muốn liên hệ với các thành viên trong nhóm để xem mọi việc có đang diễn ra suôn sẻ hay không.
Các tình huống giao tiếp kinh doanh điển hình mà việc gửi văn bản hỏi thăm là phù hợp nhất bao gồm:
- Gửi lời nhắc nhở nhanh về thời hạn
- Theo dõi một vấn đề nhỏ hoặc các công việc hàng ngày
- Đưa ra phản hồi nhanh
Để tối ưu hóa email của bạn, bạn có thể cân nhắc sử dụng ClickUp Brain.
ClickUp Brain là một công cụ AI đa năng được tích hợp sẵn trong bộ công cụ quản lý công việc ClickUp.
Với sự hỗ trợ của trợ lý AI ClickUp, bạn có thể tùy chỉnh văn bản tin nhắn cho nhóm của mình theo phong cách thân mật, trang trọng hoặc bán trang trọng tùy ý. Vì ClickUp Brain tạo ra các phản hồi dựa trên yêu cầu cụ thể mà bạn cung cấp, nên văn bản tin nhắn sẽ được điều chỉnh phù hợp với ngôn ngữ, giọng điệu và nội dung mà bạn mong muốn.
“ClickUp đã tập trung tất cả các kênh giao tiếp như email, trò chuyện, WhatsApp vào một nơi duy nhất. Nhờ vậy, bạn sẽ biết chính xác nơi cần tìm để lấy thông tin mình cần.”
“ClickUp đã tập trung tất cả các kênh giao tiếp như email, trò chuyện, WhatsApp vào một nơi duy nhất. Nhờ vậy, bạn sẽ biết chính xác nơi cần tìm để lấy thông tin mình cần.”
Liên hệ hiệu quả với ClickUp
Cụm từ “just checking in” đã trở thành một kiểu sáo rỗng trong giao tiếp kinh doanh và chuyên nghiệp. Điều này là do nó có thể bị hiểu là một cách thiếu chân thành để thúc giục hành động hoặc tạo cảm giác khẩn cấp, điều mà người nhận không phải lúc nào cũng đánh giá cao.
Để đạt hiệu quả, bạn cần học cách liên hệ với đồng nghiệp theo cách cung cấp bối cảnh cụ thể và thể hiện sự chuyên nghiệp. Các email và tin nhắn hỏi thăm sẽ bớt nhàm chán (và mang ý nghĩa hơn) khi được soạn thảo một cách chu đáo và thể hiện sự hỗ trợ chân thành của bạn.
Để nâng cao hơn nữa chất lượng giao tiếp tại nơi làm việc, hãy khám phá ClickUp. Ứng dụng này có phạm vi đa dạng các công cụ và tính năng giúp cải thiện cách bạn liên hệ với đồng nghiệp và tối ưu hóa quá trình hợp tác.
Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay. Đăng ký tại đây!