Cài đặt email vắng mặt (OOO) có thể bị chúng ta quên mất khi háo hức chờ đợi kỳ nghỉ hoặc ngày nghỉ tiếp theo. Tuy nhiên, bỏ qua bước này có thể vô tình làm suy yếu lòng tin của khách hàng hoặc đồng nghiệp đối với bạn.
Một phản hồi nhanh chóng, ngay cả khi bạn vắng mặt, thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Viết thông báo vắng mặt hoàn hảo không chỉ là một phép lịch sự; đó là một yếu tố quan trọng trong nghi thức kinh doanh. Nó trấn an khách hàng và đối tác của bạn rằng nhu cầu của họ được ghi nhận, ngay cả khi bạn đang nghỉ ngơi.
Bài viết này là hướng dẫn hữu ích để soạn thảo email thông báo vắng mặt, giúp bạn thông báo hiệu quả về sự vắng mặt của mình mà vẫn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số ví dụ về thông báo vắng mặt mà bạn có thể tham khảo để soạn thảo thông báo quan trọng này tại nơi làm việc.
Hãy cùng khám phá cách để để lại ấn tượng hoàn hảo với thông báo vắng mặt của bạn!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ? Hãy xem 11 mẫu lịch trình du lịch miễn phí cho chuyến đi tiếp theo của bạn
Hiểu về tin nhắn email trả lời tự động của Office
Tin nhắn email tự động trả lời thông báo cho người gửi về sự vắng mặt của bạn, đảm bảo giao tiếp liên tục ngay cả khi bạn không thể trả lời ngay lập tức. Các yếu tố cần thiết của một tin nhắn email tự động trả lời chuyên nghiệp bao gồm:
- Thông báo vắng mặt rõ ràng: Thông báo của bạn nên bắt đầu bằng một câu đơn giản cho biết bạn vắng mặt, cho dù là đi nghỉ, đi công tác, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, v.v.
- Ngày trở lại: Đề cập đến ngày chính xác khi bạn trở lại và có thể trả lời email. Điều này giúp thiết lập kỳ vọng về thời gian có thể nhận được phản hồi tiếp theo.
- Liên hệ thay thế: Đối với các vấn đề khẩn cấp cần được xử lý ngay lập tức, hãy cung cấp thông tin liên hệ của đồng nghiệp hoặc thành viên nhóm có thể hỗ trợ. Bao gồm địa chỉ email và số điện thoại công việc của họ trong thông báo vắng mặt.
- Ghi chú về giới hạn truy cập: Nếu bạn dự kiến sẽ bị giới hạn truy cập internet hoặc điện thoại di động, hãy bao gồm thông tin này để quản lý kỳ vọng về sự sẵn sàng của bạn.
- Tone chuyên nghiệp và lời chào kết thúc: Ngay cả những thông báo vắng mặt hài hước cũng nên duy trì tone chuyên nghiệp, kết thúc bằng lời chào lịch sự có thể mang lại không khí vui tươi của kỳ nghỉ hoặc gửi lời chúc tốt đẹp.
Mẹo: Vì bạn có thể sẽ sử dụng một thông báo vắng mặt chung cho tất cả các email, cho dù là từ bạn bè hay đồng nghiệp, nên tốt nhất là bạn nên cân bằng giọng điệu cho phù hợp. Hãy rõ ràng về thời gian bạn có thể liên lạc và người cần liên hệ khi bạn vắng mặt, nhưng giữ riêng tư các thông tin cá nhân. ClickUp Brain giúp bạn tạo thông báo OOO cá nhân hóa trong vài giây.
100 ví dụ về thông báo vắng mặt
Dưới đây là 100 ví dụ về thông báo vắng mặt phù hợp với mọi tình huống vắng mặt có thể xảy ra, từ nghỉ ngắn ngày đến nghỉ dài ngày.
Trước khi bắt đầu: Hãy nhớ rằng mọi tin nhắn sẽ tốt hơn nếu bắt đầu bằng những lời chào thông dụng như "Xin chào", "Hy vọng bạn đang làm việc tốt" hoặc "Cảm ơn bạn đã liên hệ". Những cụm từ phổ biến này sẽ giúp tin nhắn của bạn trở nên lịch sự và chuyên nghiệp hơn.
Mỗi thông báo cũng nên bao gồm số liên hệ khẩn cấp trong trường hợp ai đó cần liên hệ với bạn về việc gấp. Ví dụ:
Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ [tên người liên hệ] tại [địa chỉ email liên hệ] hoặc [số điện thoại].
HOẶC
Để được trợ giúp ngay lập tức, vui lòng gửi email đến [email liên hệ] hoặc gọi đến [số điện thoại].
Hãy cùng xem một số ví dụ về thông báo vắng mặt ngay bây giờ:
1. Ví dụ về thông báo vắng mặt chuyên nghiệp chung
- Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng với kết nối internet giới hạn và sẽ trở lại vào [ngày].
- Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [ngày]. Mọi việc khẩn cấp, vui lòng gửi email đến [email liên hệ] hoặc gọi đến [số điện thoại]. Cảm ơn!
2. Nghỉ phép ngắn hạn (Phù hợp cho các trường hợp vắng mặt ngắn hạn)
- Cảm ơn email của bạn. Hôm nay tôi không có mặt tại văn phòng và khả năng truy cập email bị giới hạn. Tôi sẽ trả lời bạn khi trở lại vào ngày [Ngày].
- Xin chào! Tôi hiện đang tạm thời vắng mặt tại văn phòng để nghỉ ngơi ngắn hạn và sẽ trở lại vào [Ngày]. Tôi rất mong được gặp lại mọi người sớm!
- Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày]. Cảm ơn bạn, và tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể.
- OOO cho đến [Ngày].
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang vắng mặt tại văn phòng vì nghỉ phép ngắn ngày và sẽ trở lại vào [Ngày]. Đối với các thắc mắc chung, vui lòng liên hệ [Email/Số điện thoại liên hệ chung].
- Xin chào! Tôi đang nghỉ ngơi một chút và sẽ không kiểm tra email cho đến [Ngày]. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay sau khi trở lại
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Nhóm của chúng tôi hiện đang vắng mặt và sẽ trở lại vào [Ngày]. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn chờ đợi, chúng tôi sẽ liên lạc lại với bạn trong thời gian sớm nhất.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ! Tôi hiện đang bận công việc, đang thực hiện một dự án và sẽ trở lại vào [Ngày]. Mong được kết nối với bạn sớm.
- Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang vắng mặt [công việc/trường học/trường đại học] và sẽ trở lại vào [Ngày]. Trong kỳ này, tôi sẽ không thể truy cập email thường xuyên.
- Vắng mặt cho đến [Ngày]. Tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi trở lại.
3. Kỳ nghỉ dài (nghỉ phép dài ngày hoặc nghỉ phép dài hạn)
- Xin chào! Hiện tại tôi đang nghỉ phép, tận hưởng những trải nghiệm mới và nguồn cảm hứng. Tôi sẽ trở lại và sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới vào ngày [Ngày]. Chúc mọi điều tốt lành!
- Cảm ơn email của bạn. Tôi đang nghỉ phép dài hạn đến [Ngày]. Vui lòng liên hệ [Người liên hệ thay thế hoặc Bộ phận] nếu có vấn đề khẩn cấp.
- Xin chào! Tôi đang đi du lịch đến [Địa điểm hoặc Hoạt động] và sẽ không thể liên hệ được cho đến [Ngày]. Rất mong được gặp lại mọi người khi trở về!
- Tôi hiện đang nghỉ phép dài ngày và sẽ không trở lại văn phòng cho đến [Ngày]. Trong thời gian này, tôi sẽ hạn chế truy cập email.
- Xin chào! Tôi đang dành thời gian nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng và tập trung vào sự phát triển cá nhân, và tôi sẽ vắng mặt cho đến [Ngày]. Tin nhắn của bạn rất quan trọng với tôi, và tôi sẽ trả lời sớm nhất có thể sau khi trở lại.
4. Tham dự hội nghị
- Xin chào! Tôi hiện đang tham dự [Tên hội nghị] để mang về cho nhóm của chúng tôi những thông tin mới nhất về [Xu hướng ngành/Công nghệ]. Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc], và sẽ thỉnh thoảng kiểm tra email. Tôi sẽ liên lạc lại với bạn sớm nhất có thể sau [Ngày].
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi đang tham dự [Tên Hội nghị] và sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày].
- Xin chào! Tôi hiện đang tham dự [Tên hội nghị], tìm hiểu về [Chủ đề]. Tôi sẽ trở lại và mang theo nhiều ý tưởng mới vào [Ngày].
- Tôi sẽ vắng mặt để tham dự [Tên hội nghị] từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc] và sẽ có giới hạn truy cập internet. Đối với các vấn đề khẩn cấp, [Liên hệ thay thế] sẽ thay tôi xử lý công việc.
- Xin chào! Tôi đang tham gia hội thảo [Tên Hội Thảo] để học hỏi và mở rộng mạng lưới, và sẽ trở lại làm việc vào [Ngày]. Tôi sẽ trả lời ngay khi trở lại, nhưng nếu có việc gấp, vui lòng liên hệ [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn sự thông cảm của bạn!
5. Mùa lễ (Thông báo vắng mặt trong mùa lễ)
- Hiện tại, tôi đang vắng mặt tại văn phòng để sum họp cùng gia đình và bạn bè và sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Nếu việc của bạn gấp, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế]. Chúc bạn có một mùa lễ vui vẻ!
- Chúc mừng mùa lễ! Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày] để nghỉ lễ. Chúc bạn có một mùa lễ vui vẻ và tràn đầy ánh sáng!
- Cảm ơn email của bạn. Tôi đang đi nghỉ lễ và sẽ trở lại vào [Ngày trở lại]. Nếu bạn cần trợ giúp khẩn cấp, [Liên hệ thay thế] sẽ hỗ trợ bạn. Chúc bạn nghỉ lễ vui vẻ!
- Xin chào! Tôi hiện đang nghỉ ngơi để tận hưởng mùa lễ hội và sẽ trở lại vào [Ngày trở lại]. Chúc bạn có một mùa lễ hội tuyệt vời!
- Tôi đang nghỉ phép và tận hưởng không khí lễ hội cho đến [Ngày trở lại]. Chúc bạn có một kỳ nghỉ tràn ngập niềm vui và tiếng cười!
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi sẽ vắng mặt trong kỳ nghỉ lễ cho đến [Ngày trở lại]. Chúc bạn có một kỳ nghỉ vui vẻ!
Loại bỏ căng thẳng khi lập kế hoạch kỳ nghỉ với Mẫu lập kế hoạch chuyến đi của ClickUp!
Có cái nhìn tổng quan về mọi thứ, từ ngân sách đến thời gian bay trên Danh sách công việc, nhập bản đồ Google của thành phố đích để nhận chỉ đường ngay lập tức, lưu giữ tất cả các đề xuất, liên kết trang web và ghi chú chuyến đi trong một tài liệu có thể chỉnh sửa.
6. Vắng mặt khẩn cấp
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi bất ngờ phải vắng mặt do có việc khẩn cấp và sẽ bị giới hạn truy cập internet để gửi email.
- Hiện tại, tôi đang xử lý một tình huống khẩn cấp và sẽ không có mặt tại văn phòng cho đến khi có thông báo mới. Cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Do những tình huống bất khả kháng, tôi không thể có mặt tại văn phòng. Tôi dự kiến sẽ trở lại vào [Ngày dự kiến trở lại], nhưng nếu có việc gấp, vui lòng liên hệ [Người liên hệ thay thế].
- Xin chào, tôi hiện đang giải quyết một vấn đề cá nhân và có giới hạn truy cập internet. Rất mong quý vị thông cảm.
- Do có sự cố khẩn cấp, tôi sẽ không thể liên hệ cho đến khi có thông báo mới. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự thông cảm của quý vị trong thời gian này.
7. Nghỉ thai sản/nghỉ sinh con
- Tôi đang nghỉ thai sản/nghỉ phép nuôi con cho đến [Ngày]. Tôi mong được gặp lại mọi người sau khi trở lại.
- Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang nghỉ phép chăm con và sẽ trở lại văn phòng vào khoảng [Ngày dự kiến].
- Xin chào! Tôi đang nghỉ thai sản/nghỉ phép làm cha và dự kiến sẽ trở lại vào [Ngày]. Trong thời gian này, quý vị có thể liên hệ với [người liên hệ thay thế] theo [chi tiết liên hệ]. Cảm ơn quý vị
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang nghỉ phép nuôi con đến [Ngày] và sẽ không kiểm tra email thường xuyên. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ [người liên hệ thay thế] tại [email hoặc số điện thoại liên hệ]
Xem thêm: 30+ Mẫu tin nhắn nghỉ thai sản
8. Nghỉ phép y tế
- Tôi hiện đang nghỉ ốm và không thể truy cập email cho đến [Ngày]. Cảm ơn sự thông cảm của bạn.
- Tôi vắng mặt vì lý do sức khỏe và dự kiến sẽ trở lại vào khoảng [Ngày dự kiến]. Vui lòng chuyển các yêu cầu khẩn cấp đến [Người liên hệ thay thế]. Cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Tôi vắng mặt tại văn phòng vì lý do sức khỏe và sẽ không kiểm tra email thường xuyên. Cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Tôi đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe và sẽ trở lại văn phòng vào ngày [Ngày trở lại].
- Tôi đang nghỉ ốm và giới hạn sử dụng internet cho đến [Ngày trở lại]. Cảm ơn sự quan tâm của bạn.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe và dự kiến sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại]. Sự thông cảm của bạn được đánh giá cao.
9. Đào tạo hoặc phát triển chuyên môn
- Tôi hiện đang tham gia một khóa đào tạo chuyên môn và sẽ trở lại văn phòng vào ngày [Ngày].
- Cảm ơn email của bạn. Tôi đang đi đào tạo và sẽ giới hạn sử dụng internet cho đến [Ngày].
- Tôi đang tham gia một khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng cho đến [Ngày kết thúc]. Mong được kết nối lại sau khi trở về!
- Tôi đang vắng mặt để tham dự một phiên đào tạo và sẽ trở lại vào [Ngày]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, [Người liên hệ thay thế] sẵn sàng hỗ trợ bạn.
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi đang đi công tác và sẽ giới hạn truy cập cho đến [Ngày].
10. Điều chỉnh công việc từ xa
- Tôi hiện đang điều chỉnh thiết lập công việc từ xa mới và bạn có thể gặp phải sự chậm trễ trong phản hồi. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn.
- Do điều chỉnh công việc từ xa, tôi có thể trả lời email chậm hơn. Cảm ơn sự thông cảm của bạn.
- Tôi đang chuyển sang một môi trường làm việc từ xa khác, vì vậy bạn có thể thấy một số chậm trễ trong việc trả lời. Tôi cảm ơn sự linh hoạt của bạn.
- Cảm ơn email của bạn. Thời gian trả lời của tôi có thể bị ảnh hưởng do tôi đang điều chỉnh thiết lập công việc từ xa mới.
- Tôi đang thay đổi môi trường làm việc từ xa, điều này có thể làm chậm trễ việc trả lời email của tôi.
11. Tin nhắn dịch vụ tự động
- Cảm ơn bạn đã liên hệ! Nhóm của chúng tôi hiện đang hỗ trợ các khách hàng khác, nhưng tin nhắn của bạn rất quan trọng. Thời gian chờ dự kiến là [Thời gian chờ].
- Xin chào! Bạn đã liên hệ với chúng tôi ngoài giờ kinh doanh thông thường. Chúng tôi làm việc trong [Giờ làm việc]. Vui lòng để lại tin nhắn, chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi trở lại văn phòng!
- Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn! Tất cả các đại diện của chúng tôi hiện đang hỗ trợ các khách hàng khác. Thời gian chờ ước lượng của bạn là [Thời gian chờ].
- Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi! Chúng tôi đang gặp phải lượng yêu cầu cao hơn bình thường nhưng sẽ cố gắng xử lý yêu cầu của bạn sớm nhất có thể. Bạn sẽ nhận được phản hồi trong vòng [Thời gian phản hồi].
- Thông báo của bạn đã được nhận! Chúng tôi đang xử lý và sẽ liên hệ với bạn trong vòng [Thời gian phản hồi]. Nếu vấn đề này cần được xử lý khẩn cấp, vui lòng gọi đến đường dây hỗ trợ khẩn cấp của chúng tôi theo số [Số điện thoại].
12. Thông báo sáng tạo và vui nhộn
- Tôi đang thử nghiệm khả năng đặc biệt của mình là có mặt ở hai nơi cùng lúc. Spoiler: Không được tốt lắm. Tôi sẽ trở lại vào [Ngày].
- Cảm ơn email của bạn! Tôi đang đi tìm Thành phố Atlantis bị mất và sẽ trở lại ngay khi tìm thấy (hoặc vào ngày [Ngày], tùy điều kiện nào đến trước).
- Xin chào! Hiện tại tôi đang theo học tại Trường Phù thủy và Pháp sư Hogwarts. Chim cú của tôi sẽ chuyển tin nhắn của bạn khi tôi trở lại vào ngày [Ngày]. Đối với các vấn đề liên quan đến muggle, vui lòng liên hệ [Liên hệ thay thế].
- Hiện tại, tôi đang đi chiến đấu với rồng và bảo vệ vương quốc. Tôi dự kiến sẽ trở lại vào [Ngày]. Nếu bạn cần trợ giúp trong thời gian tôi vắng mặt, [Liên hệ thay thế] sẽ sẵn sàng phục vụ bạn.
- Tôi hiện đang thực hiện nhiệm vụ bí mật với 007. Tôi sẽ trở lại sau khi chúng tôi cứu thế giới (một lần nữa) hoặc vào [Ngày] – tùy theo điều kiện nào đến trước. Nếu bạn cần sao lưu, [Liên hệ thay thế] là đại lý của bạn.
13. Thông báo dành riêng cho ngành
- Pháp lý: Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi hiện đang ở tòa án và không thể truy cập email. Đối với các vấn đề pháp lý khẩn cấp, vui lòng liên hệ [Liên hệ thay thế].
- Học thuật: Chào mừng! Tôi đang tập trung vào nghiên cứu và hướng dẫn sinh viên cho đến [Ngày]. Vui lòng liên hệ với [Thư ký Khoa] hoặc [Người liên hệ thay thế] cho các câu hỏi học thuật khẩn cấp.
- Y tế: Tôi hiện đang đi thăm khám và sẽ trở lại vào [Thời gian]. Đối với các câu hỏi y tế, vui lòng liên hệ [Người liên hệ y tế khác] hoặc đến khoa cấp cứu của chúng tôi để được chăm sóc khẩn cấp.
- Kỹ thuật: Tôi hiện đang khắc phục sự cố và sẽ không trực tuyến cho đến [Ngày]. Để được hỗ trợ kỹ thuật ngay lập tức, vui lòng liên hệ [Email hỗ trợ kỹ thuật].
- Bất động sản: Tôi đang đi tìm nhà cho khách hàng và sẽ giới hạn truy cập email cho đến [Ngày/Giờ]. Đối với các vấn đề khẩn cấp về bất động sản, [Liên hệ thay thế] là người bạn cần liên hệ.
14. Trả lời ngoài giờ làm việc
- Cảm ơn bạn đã liên hệ! Văn phòng của chúng tôi hiện đã đóng cửa. Chúng tôi mở cửa vào [Giờ làm việc]. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn khi trở lại.
- Xin chào! Bạn đã liên hệ với chúng tôi ngoài giờ làm việc. Chúng tôi đánh giá cao tin nhắn của bạn và sẽ trả lời trong giờ làm việc tiếp theo, [Giờ làm việc].
- Văn phòng của chúng tôi hiện đã đóng cửa, nhưng tin nhắn của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Chúng tôi sẽ trở lại làm việc vào [Ngày làm việc tiếp theo] và sẽ trả lời ngay lập tức.
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn! Chúng tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng nhưng sẽ trở lại vào [Giờ làm việc]. Tin nhắn của bạn sẽ được đặt ở đầu danh sách công việc của chúng tôi.
- Bạn đã liên hệ với chúng tôi ngoài giờ làm việc! Đừng lo lắng, chúng tôi sẽ trả lời tin nhắn của bạn ngay khi trở lại văn phòng [Ngày làm việc tiếp theo].
15. Vắng mặt theo dự án
- Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang tham gia một dự án có thời hạn gấp rút và sẽ bị giới hạn truy cập email/điện thoại cho đến [Ngày kết thúc dự án].
- Tôi đang bận rộn với một dự án quan trọng và sẽ trở lại vào [Ngày].
- Xin chào! Tôi đang đi công tác và sẽ không thể truy cập email thường xuyên cho đến [Ngày].
- Hiện tại, tôi đang bận rộn với một dự án quan trọng và sẽ ít phản hồi hơn cho đến [Ngày].
- Tôi đang trong giai đoạn thực hiện dự án và tập trung vào việc hoàn thành công việc cho đến [Ngày]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ [Người liên hệ thay thế].
16. Các email khác dành cho các tình huống cụ thể
I. Nghỉ ngơi cho sức khỏe
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Hiện tại, tôi đang nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng và sẽ trở lại văn phòng vào ngày [Ngày]. Rất cảm ơn sự thông cảm của bạn.
II. Tình nguyện và hoạt động vì cộng đồng
- Xin chào! Tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng để tham gia hoạt động tình nguyện tại [Tổ chức/Dự án] nhằm đóng góp cho cộng đồng. Tôi sẽ trở lại vào ngày [Ngày].
- Tôi đang vắng mặt tại văn phòng để tham gia một sự kiện từ thiện nhằm hỗ trợ [Mục đích]. Tôi sẽ trở lại và trả lời các tin nhắn vào [Ngày].
III. Điều chỉnh mô hình công việc theo mùa
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn! Xin lưu ý, văn phòng của chúng tôi đang trong giờ làm việc mùa hè và tôi sẽ kiểm tra email ít thường xuyên hơn. Tôi sẽ đảm bảo trả lời trước [Ngày kiểm tra tiếp theo].
- Trong kỳ nghỉ lễ, văn phòng của chúng tôi sẽ hoạt động theo lịch trình điều chỉnh. Tôi sẽ làm việc trong giờ giới hạn cho đến [Ngày trở lại].
IV. Làm việc ở nước ngoài hoặc đi công tác
- Hiện tại, tôi đang làm việc từ xa tại [Địa điểm] và bạn có thể nhận được phản hồi chậm trễ do chênh lệch múi giờ. Tôi sẽ cố gắng trả lời sớm nhất có thể.
- Xin chào! Tôi đang khám phá [Địa điểm] trong khi làm việc từ xa cho đến [Ngày trở lại], điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian phản hồi của tôi.
V. Khóa tu không sử dụng công nghệ
- Tôi đang tham gia một khóa học cai nghiện công nghệ cho đến [Ngày trở lại] và sẽ không truy cập email. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ [Liên hệ thay thế].
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi đang tham gia một khóa tu tập không sử dụng công nghệ để tái tạo năng lượng và sẽ hoàn toàn ngắt kết nối cho đến [Ngày trở lại].
VI. Nghỉ phép tang lễ
- Tôi hiện đang nghỉ phép tang lễ và sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế].
- Cảm ơn email của bạn. Tôi đang nghỉ tang và sẽ giới hạn truy cập email cho đến khi trở lại. Nếu cần trợ giúp khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế] tại [chi tiết liên hệ]
VII. Kỳ chuyển tiếp
- Do tôi đang chuyển sang một vai trò mới trong tổ chức, thời gian phản hồi của tôi có thể chậm hơn bình thường. Tôi sẽ trở lại làm việc bình thường vào [Ngày trở lại].
📮ClickUp Insight: Khoảng 43% nhân viên gửi 0-10 tin nhắn mỗi ngày.
Theo nghiên cứu của ClickUp, mặc dù gửi 0-10 tin nhắn mỗi ngày cho thấy các cuộc hội thoại tập trung và cân nhắc hơn, nhưng điều này cũng có thể cho thấy sự thiếu hợp tác liền mạch, với các cuộc thảo luận quan trọng diễn ra ở nơi khác (như email).
📥 Báo cáo Tình hình giao tiếp tại nơi làm việc của chúng tôi phân tích dữ liệu và cách giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ.
Thông báo vắng mặt sáng tạo so với chuyên nghiệp
Thông báo vắng mặt (OOO) là cầu nối giao tiếp quan trọng trong thời gian bạn vắng mặt. Tùy thuộc vào văn hóa nơi làm việc và đối tượng dự định, thông báo OOO hoàn hảo có thể bao gồm từ nghiêm túc chuyên nghiệp đến sáng tạo và hài hước.
Ví dụ về thông báo vắng mặt chuyên nghiệp
Thông báo vắng mặt chuyên nghiệp rất đơn giản, cung cấp thông tin cần thiết mà không có chi tiết thừa:
- "Cảm ơn email của bạn. Tôi hiện đang vắng mặt và không có kết nối internet, nhưng tôi sẽ trở lại vào [Ngày trở lại]. "
- "Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày trở lại]. Vui lòng gửi email đến [Email liên hệ] hoặc gọi đến [Số điện thoại] để được hỗ trợ ngay lập tức. Tin nhắn của bạn rất quan trọng đối với tôi và tôi sẽ trả lời ngay khi trở lại. "
Ví dụ về thông báo vắng mặt hài hước hoặc sáng tạo
Một chút hài hước có thể khiến thông báo vắng mặt của bạn trở nên đáng nhớ và phản ánh cá tính của bạn, đặc biệt trong các ngành nghề hoặc văn hóa công ty không quá formal:
- Hiện tại, tôi đang đi công tác ngoài văn phòng để tham gia một cuộc phiêu lưu không gian liên ngân hà. Thời gian dự kiến trở về Trái đất là [Ngày trở về].
- Tôi đang trên hành trình tìm kiếm "chén thánh" của cà phê cho đến [Ngày trở lại]. Đối với các vấn đề khẩn cấp (hoặc gợi ý về cà phê tuyệt vời), vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế].
Thông báo vắng mặt trong các nền tảng email khác nhau
Các nền tảng email khác nhau cung cấp các chức năng khác nhau để cài đặt email vắng mặt, cho phép người dùng tùy chỉnh thông báo vắng mặt của họ một cách hiệu quả.
Cài đặt thông báo vắng mặt trong Microsoft Outlook
Microsoft Outlook cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để cài đặt tự động trả lời:
- Chuyển đến tab "Tệp" và chọn "Tự động trả lời (Vắng mặt)"
- Chọn 'Gửi trả lời tự động' và chỉ định phạm vi thời gian nếu muốn
- Nhập thông báo vắng mặt của bạn vào hộp văn bản được cung cấp. Bạn có thể đặt các thông báo khác nhau cho bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn
- Nhấn 'OK' để kích hoạt thông báo vắng mặt của bạn
Tính năng này đảm bảo rằng bất kỳ ai gửi email cho bạn trong thời gian bạn vắng mặt sẽ tự động được thông báo về tình trạng không thể liên lạc của bạn và được cung cấp thông tin liên hệ thay thế nếu cần.
So sánh chức năng tin nhắn vắng mặt trong các nền tảng email khác nhau
- Gmail: Cung cấp thiết lập trực quan cho người trả lời khi đi nghỉ qua Cài đặt, cho phép bạn xác định thời lượng và tùy chỉnh tin nhắn cho tất cả email đến
- Microsoft Outlook: Như đã đề cập, người dùng Outlook có thể chỉ định các thông báo khác nhau cho các liên hệ kinh doanh nội bộ và bên ngoài, mang lại sự linh hoạt trong giao tiếp. Bạn cũng có thể thiết lập thông báo từ ứng dụng Outlook
- Apple Mail: Sử dụng các quy tắc để thiết lập các phản hồi tự động, cung cấp cài đặt thủ công hơn so với các nền tảng khác
- Yahoo Mail: Cho phép người dùng kích hoạt phản hồi khi đi nghỉ bằng thiết lập đơn giản, tương tự như Gmail, nhưng với ít tùy chọn tùy chỉnh hơn
Mẹo bổ sung cho việc viết thông báo vắng mặt
Viết một thông báo vắng mặt hiệu quả là chìa khóa để duy trì sự chuyên nghiệp và rõ ràng khi bạn không có mặt. Bạn có thể sử dụng một số công cụ viết AI hoặc công cụ viết email tích hợp AI để hỗ trợ bạn viết thông báo hoàn hảo.
Dưới đây là một số mẹo để viết thông báo OOO hay và những lỗi thường gặp cần tránh. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách ClickUp có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình này.
Mẹo viết thông báo vắng mặt chuyên nghiệp
- Xác định mục đích vắng mặt: Nêu rõ lý do bạn vắng mặt. Là đi nghỉ, đi công tác hay nghỉ phép? Điều này giúp đặt ra kỳ vọng phù hợp
- Chỉ định thời lượng: Đề cập đến ngày bạn vắng mặt. Biết ngày trở lại chính xác hoặc gần đúng có thể giúp quản lý kỳ vọng của người liên lạc
- Cung cấp liên hệ thay thế: Cung cấp tên, vị trí và thông tin liên hệ của đồng nghiệp có thể hỗ trợ trong thời gian bạn vắng mặt. Điều này đảm bảo tính liên tục trong giao tiếp
- Giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực: Dùng giọng điệu chuyên nghiệp, lịch sự và tích cực. Cảm ơn người nhận thư vì sự thông cảm của họ
- Kiểm tra trước khi gửi: Kiểm tra lại lỗi chính tả, sửa ngày tháng và đảm bảo nội dung rõ ràng. Một thông báo vắng mặt được viết tốt thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn
Những lỗi thường gặp cần tránh khi viết thông báo vắng mặt
- Thông tin mơ hồ: Tránh cung cấp thông tin mơ hồ về thời gian có mặt và ngày trở lại. Thông tin cụ thể giúp quản lý phản hồi và kỳ vọng
- Thông tin quá cá nhân: Giữ cho thông báo chuyên nghiệp bằng cách không chia sẻ quá nhiều về hoạt động cá nhân hoặc địa điểm cụ thể của bạn, trừ khi đó là văn hóa công ty thoải mái, nơi những thông tin như vậy được đánh giá cao
- Quên cài đặt hoặc cập nhật thông báo: Đảm bảo thông báo vắng mặt của bạn đã được kích hoạt trước khi bạn rời khỏi văn phòng và được cập nhật hoặc tắt khi bạn trở lại
- Bỏ qua việc cung cấp số liên lạc thay thế: Không đề cập đến số liên lạc thay thế sẽ khiến người gửi không có lựa chọn nào để được hỗ trợ khẩn cấp
- Quá nhiều văn bản: Hãy viết tin nhắn ngắn gọn. Tin nhắn dài có thể không được đọc hết, dẫn đến việc bỏ sót thông tin quan trọng
Đọc thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho email
Sử dụng ClickUp để cải thiện thông báo vắng mặt của bạn
ClickUp không chỉ là một công cụ năng suất — nó còn là trung tâm cho giao tiếp và quản lý công việc liền mạch, ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng. Bằng cách tích hợp các nhiệm vụ, tài liệu, email, trò chuyện và AI, công cụ quản lý dự án ClickUp giúp nhóm của bạn luôn đi đúng hướng trong thời gian bạn vắng mặt.
Từ tự động hóa tin nhắn vắng mặt (OOO) đến quản lý các công việc cần theo dõi khi bạn trở lại, ClickUp có tất cả các tính năng bạn cần để duy trì hiệu quả công việc.
Tại sao ClickUp Chat thay đổi cuộc chơi
ClickUp Chat không chỉ là một công cụ trò chuyện — nó là một trung tâm giao tiếp thống nhất hoạt động trực tiếp trong quy trình công việc của bạn. Với các tính năng như tạo/lập tin nhắn dựa trên AI, liên kết nhiệm vụ và tóm tắt cuộc hội thoại, ClickUp Chat giúp bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian và giữ mọi người luôn đồng bộ. Cho dù bạn đang đi nghỉ hay quản lý khối lượng công việc lớn, ClickUp Chat đảm bảo giao tiếp của bạn luôn rõ ràng, có tổ chức và có thể thực hiện được.
Hãy khám phá cách ClickUp có thể giúp bạn thiết lập và quản lý thông tin liên lạc khi vắng mặt.
Cài đặt thông báo vắng mặt trong ClickUp
ClickUp Brain: Tạo thông báo OOO chuyên nghiệp với AI
Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết thông báo vắng mặt hoàn hảo? Hãy để ClickUp Brain xử lý việc đó. Sử dụng AI để soạn thảo các thông báo chuyên nghiệp, được cá nhân hóa theo nhu cầu của bạn. Dưới đây là một ví dụ:
- Trong ClickUp Chat, bạn có thể sử dụng AI để tạo tin nhắn OOO. Dưới đây là ví dụ về lời nhắc mà chúng tôi đã thử. "Tạo tin nhắn OOO vì tôi sẽ đi nghỉ từ ngày 2 tháng 12 đến ngày 6 tháng 12"
2. Khi tôi nhập lời nhắc, bạn sẽ thấy ClickUp Brain phản hồi tin nhắn OOO nhanh như thế nào.
3. Tiếp theo? Bạn có thể dễ dàng thêm nó vào Trò chuyện bằng cách sử dụng Chèn bên dưới.
Đơn giản như vậy. Bạn tạo thông báo và thông báo cho mọi người mà không cần rời khỏi quy trình làm việc hiện tại. 🪄
Soạn thảo thông báo OOO của bạn trên Tài liệu và đặt Nhắc nhở trong ClickUp để biết khi nào cần kích hoạt chúng. Điều này đảm bảo bạn không quên cài đặt trả lời tự động email trước khi rời khỏi văn phòng.
Chia sẻ trạng thái OOO của bạn trong các kênh nhóm
Giữ cho nhóm của bạn luôn cập nhật bằng cách ghim thông báo OOO trong các kênh Trò chuyện có liên quan hoặc thêm nó làm tiêu đề Trò chuyện. Điều này đảm bảo mọi người đều biết khi bạn không có mặt và biết liên hệ với ai trong trường hợp có vấn đề khẩn cấp.
Hợp lý hóa giao tiếp qua email
Ngoài Trò chuyện, bạn còn có thể hợp lý hóa giao tiếp qua email. Sử dụng Email ClickUp để gửi, nhận và quản lý email trực tiếp trong nền tảng. Điều này cho phép chuyển đổi liền mạch giữa quản lý công việc và giao tiếp qua email. ClickUp tích hợp với các nền tảng email hàng đầu như Gmail, Outlook, v.v. để quản lý email đơn giản hơn.
Hãy nhớ thiết lập email trả lời tự động trước khi bạn rời khỏi văn phòng để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Với ClickUp Automations, bạn có thể cấu hình các câu trả lời khi vắng mặt cho các email đến, cung cấp câu trả lời chuyên nghiệp và chuyển hướng người gửi đến một liên hệ thay thế để được hỗ trợ ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc quản lý các chiến dịch email hoặc xử lý một lượng lớn tin nhắn khi bạn vắng mặt.
Tạo kế hoạch thay thế khi vắng mặt
Khi bạn vắng mặt tại văn phòng, điều quan trọng là đồng nghiệp của bạn phải biết kế hoạch thay thế để đảm bảo công việc được hoàn thành. Mẫu Kế hoạch thay thế khi vắng mặt của ClickUp giúp hợp lý hóa trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm khi vắng mặt và cho mọi người biết ai đang đảm nhận công việc nào.
Mẫu này giúp bạn dễ dàng:
- Đảm bảo rằng khi ai đó vắng mặt, các trách nhiệm của họ được ghi chép nhanh chóng và chính xác
- Cung cấp cho tất cả các bên liên quan một cái nhìn tổng quan về tất cả các kế hoạch bảo hiểm
- Sắp xếp các hướng dẫn cụ thể cho từng công việc hoặc dự án bị ảnh hưởng bởi sự vắng mặt
Vì vậy, cho dù bạn vắng mặt một ngày hay vài tuần, ClickUp sẽ giúp bạn!
Dễ dàng cập nhật công việc sau kỳ nghỉ
Tính năng AI Catch Me Up
Quay trở lại công việc không nhất thiết phải cảm thấy quá tải. Sử dụng tính năng AI Catch Me Up của ClickUp để có được bản tóm tắt tổng quan về:
- Các cuộc hội thoại quan trọng trong Trò chuyện ClickUp
- Cập nhật quan trọng và công việc cần bạn chú ý
Điều này giúp tiết kiệm thời gian lướt qua hàng loạt tin nhắn, cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Chuyển cuộc hội thoại thành công việc có thể thực hiện
Nếu có cuộc thảo luận quan trọng diễn ra trong thời gian bạn vắng mặt, hãy để ClickUp AI chuyển chúng thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể:
- Tạo công việc với tất cả các chi tiết cần thiết
- Liên kết các cuộc hội thoại trực tiếp với công việc để có bối cảnh đầy đủ
Bảo vệ sự hiện diện ảo của bạn: Nắm vững nghệ thuật gửi tin nhắn vắng mặt với ClickUp
Cách tiếp cận phù hợp có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách người khác nhìn nhận sự vắng mặt của bạn. Cho dù bạn chỉ vắng mặt trong một thời gian ngắn hay nghỉ phép dài ngày, các mẹo và ví dụ được cung cấp ở đây sẽ đảm bảo giao tiếp tại nơi làm việc của bạn vẫn phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Đối với những người muốn cải thiện hơn nữa tin nhắn vắng mặt hoặc khám phá các chiến lược quản lý email nâng cao, ClickUp cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để tập trung, hợp lý hóa và tự động hóa quy trình email của bạn.
Cho dù là soạn thảo thông báo vắng mặt tiếp theo trong ClickUp Docs, cài đặt nhắc nhở hay quản lý email trực tiếp trong ClickUp, bạn luôn có một công cụ toàn diện để nâng cao năng suất và duy trì sự chuyên nghiệp, ngay cả khi bạn vắng mặt tại văn phòng.
Hãy tận dụng cơ hội này để khám phá các tính năng của ClickUp và tích hợp chúng vào chiến lược giao tiếp của bạn. Bắt đầu ngay hôm nay bằng cách đăng ký.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Làm thế nào để viết một tin nhắn tự động trả lời tốt?
Một tin nhắn tự động trả lời hấp dẫn sẽ cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và cá nhân, đảm bảo tính liên tục trong giao tiếp tại nơi làm việc. Tin nhắn này nêu rõ thời lượng vắng mặt của bạn, đề cập đến việc truy cập internet bị giới hạn và cung cấp số liên lạc thay thế cho các vấn đề khẩn cấp.
Ví dụ: "Cảm ơn email của bạn. Hiện tại tôi đang đi vắng và không thể truy cập hộp thư đến của mình, tôi sẽ trở lại vào [Ngày]. Để được hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ [Tên] theo [Thông tin liên hệ]. Cảm ơn sự thông cảm của bạn. " Thông báo này duy trì mục tiêu giao tiếp của bạn đồng thời tôn trọng các quy tắc giao tiếp hợp tác.
2. Bạn nên viết gì trong tin nhắn tự động trả lời?
Trong tin nhắn trả lời tự động, hãy bao gồm các yếu tố cần thiết: lý do vắng mặt (nếu thích hợp), kỳ nghỉ, thông báo hạn chế truy cập và liên hệ thay thế cho các yêu cầu khẩn cấp. Sử dụng các thuật ngữ như "truy cập hạn chế" để truyền đạt tình huống của bạn một cách tinh tế, phù hợp với các phương pháp hay nhất trong quản lý hộp thư đến.
Một thông báo cân bằng có thể như sau: "Xin chào! Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng đến [Ngày], để tập trung vào [Lý do, nếu có]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, [Người liên hệ thay thế] sẽ hỗ trợ. Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn. " Điều này đảm bảo giao tiếp nhóm diễn ra suôn sẻ và tôn trọng quy trình làm việc.
3. Tiêu đề thư vắng mặt tốt là gì?
Dòng tiêu đề thông báo vắng mặt hiệu quả phải ngắn gọn, cung cấp thông tin đầy đủ và trực tiếp thông báo cho người gửi về tình trạng không thể liên lạc của bạn. Dòng tiêu đề này đóng vai trò như một chiến lược giao tiếp phòng ngừa, tương tự như việc sử dụng các phương án thay thế email tốt nhất để quản lý kỳ vọng.
Dòng tiêu đề như "Vắng mặt: [Tên của bạn] Trở lại [Ngày]" hoặc "OOO [Phạm vi ngày] | [Tên của bạn]" rất rõ ràng, cho phép người nhận nhanh chóng hiểu được tình trạng của bạn mà không cần mở tin nhắn. Cách làm này thúc đẩy giao tiếp rõ ràng trong nhóm và hỗ trợ các mục tiêu giao tiếp tổng thể của bạn, đảm bảo các bên liên quan được thông báo và có thể điều chỉnh kỳ vọng của họ cho phù hợp.