Việc cài đặt email thông báo vắng mặt (OOO) có thể bị lãng quên khi chúng ta háo hức chờ đợi kỳ nghỉ hoặc thời gian nghỉ tiếp theo. Tuy nhiên, bỏ qua bước này có thể vô tình làm suy yếu niềm tin của khách hàng hoặc đồng nghiệp đối với bạn.
Một phản hồi nhanh chóng, ngay cả khi bạn vắng mặt, thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Viết thông báo vắng mặt hoàn hảo không chỉ là một cử chỉ lịch sự; đó là một thành phần quan trọng của nghi thức kinh doanh. Nó giúp khách hàng và đối tác của bạn yên tâm rằng nhu cầu của họ được quan tâm, ngay cả khi bạn đang nghỉ ngơi.
Bài viết này là hướng dẫn toàn diện giúp bạn tạo ra một thông báo vắng mặt qua email hiệu quả, vừa thông báo về sự vắng mặt của bạn vừa duy trì hình ảnh chuyên nghiệp. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số ví dụ về thông báo vắng mặt mà bạn có thể tham khảo để tạo ra một thông điệp quan trọng trong giao tiếp nơi làm việc.
Hãy cùng tìm hiểu cách để để lại ấn tượng hoàn hảo với thông báo vắng mặt của bạn!
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đang lên kế hoạch cho kỳ nghỉ? Hãy tham khảo 11 mẫu lịch trình du lịch miễn phí cho chuyến đi tiếp theo của bạn.
Hiểu về tin nhắn tự động trả lời email khi vắng mặt
Thông báo tự động qua email sẽ thông báo cho người gửi về sự vắng mặt của bạn, đảm bảo giao tiếp liên tục ngay cả khi bạn không thể trả lời ngay lập tức. Các yếu tố quan trọng của một thông báo tự động qua email chuyên nghiệp bao gồm:
- Thông báo rõ ràng về việc vắng mặt: Thông điệp của bạn nên bắt đầu bằng một tuyên bố rõ ràng cho biết bạn đang vắng mặt, dù là do nghỉ phép, công tác, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, v.v.
- Ngày trở lại của bạn: Đề cập đến ngày cụ thể bạn sẽ trở lại và có thể trả lời email. Điều này giúp thiết lập kỳ vọng về thời điểm có thể mong đợi phản hồi tiếp theo.
- Liên hệ thay thế: Đối với các vấn đề khẩn cấp cần xử lý ngay lập tức, hãy cung cấp thông tin liên hệ của đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm có thể hỗ trợ. Bao gồm email và số điện thoại công việc của họ trong thông báo vắng mặt.
- Ghi chú về quyền truy cập giới hạn: Nếu bạn dự kiến sẽ có quyền truy cập internet hoặc điện thoại di động giới hạn, hãy bao gồm thông tin này để quản lý kỳ vọng về khả năng liên lạc của bạn.
- Tone chuyên nghiệp và lời chào kết thúc: Ngay cả những thông báo vắng mặt hài hước cũng cần duy trì tone chuyên nghiệp, kết thúc bằng lời chào lịch sự có thể mang lại không khí lễ hội hoặc gửi lời chúc tốt đẹp.
Mẹo: Vì bạn có thể sử dụng một thông báo vắng mặt chung cho tất cả email, dù từ bạn bè hay đồng nghiệp công việc, tốt nhất là nên cân bằng giọng điệu phù hợp. Hãy rõ ràng về thời gian có mặt và người liên hệ khi bạn vắng mặt, nhưng giữ thông tin cá nhân riêng tư. ClickUp Brain giúp bạn tạo thông báo vắng mặt cá nhân hóa chỉ trong vài giây.
100 Ví dụ về thông báo vắng mặt
Dưới đây là 100 ví dụ về thông báo vắng mặt phù hợp với mọi tình huống vắng mặt, từ nghỉ phép ngắn hạn đến kỳ nghỉ dài hạn.
Trước khi bắt đầu: Hãy nhớ rằng mọi tin nhắn đều nên bắt đầu bằng những lời chào thông dụng như “Chào,” “Hy vọng bạn đang khỏe,” hoặc “Cảm ơn bạn đã liên hệ.” Những câu nói chung này giúp tin nhắn của bạn có giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp.
Mỗi thông báo cũng nên bao gồm thông tin liên hệ khẩn cấp trong trường hợp ai đó cần liên hệ với bạn về việc khẩn cấp. Ví dụ:
Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [tên liên hệ] qua [địa chỉ email liên hệ] hoặc [số].
HOẶC
Để được hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng gửi email đến [địa chỉ email] hoặc gọi đến số [số điện thoại].
Hãy cùng xem một số ví dụ về thông báo vắng mặt ngay bây giờ:
🚨Bonus: Tải xuống 250 mẫu thông báo vắng mặt dưới dạng mẫu ClickUp. Chỉnh sửa, chia sẻ và xuất miễn phí.
1. Ví dụ về thông báo vắng mặt chuyên nghiệp chung
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang vắng mặt tại văn phòng với kết nối internet giới hạn và sẽ trở lại vào ngày [ngày].
- Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến ngày [ngày]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng gửi email đến [địa chỉ email] hoặc gọi đến số [số điện thoại]. Cảm ơn!
2. Nghỉ phép ngắn hạn (Phù hợp cho các trường hợp vắng mặt ngắn hạn)
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Hôm nay tôi không có mặt tại văn phòng và chỉ có thể truy cập email giới hạn. Tôi sẽ trả lời bạn khi trở lại vào ngày [Ngày].
- Xin chào! Hiện tại tôi đang tạm thời vắng mặt tại văn phòng để nghỉ ngơi ngắn hạn nhưng sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Tôi rất mong được gặp lại mọi người sớm!
- Tôi sẽ vắng mặt cho đến ngày [Ngày]. Cảm ơn bạn, và tôi sẽ liên hệ lại với bạn sớm nhất có thể.
- OOO cho đến [Ngày].
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang nghỉ phép ngắn hạn và sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Đối với các câu hỏi chung, vui lòng liên hệ qua email/số: [email/số điện thoại liên hệ chung].
- Xin chào! Tôi đang nghỉ ngơi ngắn và sẽ không kiểm tra email cho đến [Ngày]. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay sau khi trở lại.
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Nhóm của chúng tôi hiện đang vắng mặt và sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Chúng tôi rất cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn và sẽ liên hệ lại sớm.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ! Hiện tại tôi đang bận rộn với một dự án công việc và sẽ trở lại vào [Ngày]. Rất mong được kết nối với bạn sớm.
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang vắng mặt [công việc/trường học/trường đại học] và sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Trong kỳ này, tôi sẽ có truy cập email không thường xuyên.
- Tôi sẽ vắng mặt cho đến [Ngày]. Tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi trở lại.
3. Kỳ nghỉ dài hạn (nghỉ phép dài ngày hoặc nghỉ phép nghiên cứu)
- Xin chào! Hiện tại tôi đang nghỉ phép, tận hưởng những trải nghiệm và nguồn cảm hứng mới. Tôi sẽ trở lại và sẵn sàng đối mặt với những thách thức mới vào ngày [Ngày]. Chúc mừng!
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi đang nghỉ phép dài kỳ cho đến ngày [Ngày]. Vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế hoặc Bộ phận] cho các vấn đề khẩn cấp.
- Xin chào! Tôi đang tham gia một chuyến phiêu lưu đã lâu chưa thực hiện, khám phá [Địa điểm hoặc Hoạt động], và sẽ không thể liên hệ được cho đến [Ngày]. Rất mong được gặp lại mọi người khi trở về!
- Hiện tại, tôi đang nghỉ phép dài hạn và sẽ không trở lại cho đến [Ngày]. Trong kỳ này, tôi sẽ có quyền truy cập giới hạn vào email.
- Xin chào! Tôi đang dành thời gian nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng và tập trung vào sự phát triển cá nhân, và tôi sẽ vắng mặt cho đến [Ngày]. Tin nhắn của bạn rất quan trọng đối với tôi, và tôi sẽ trả lời ngay khi trở lại.
4. Tham dự hội nghị
- Xin chào! Hiện tại tôi đang tham dự [Tên Hội nghị] để mang đến cho nhóm của chúng ta những thông tin mới nhất về [Xu hướng Ngành/Công nghệ]. Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc], với khả năng truy cập email không liên tục. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi có thể sau [Ngày].
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi đang tham dự [Tên Hội nghị] và sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày].
- Xin chào! Hiện tại tôi đang tham dự [Tên Hội nghị], tìm hiểu về [Chủ đề]. Tôi sẽ trở lại và tràn đầy ý tưởng vào ngày [Ngày].
- Tôi đang tham dự [Tên Hội nghị] từ [Ngày bắt đầu] đến [Ngày kết thúc] và sẽ có kết nối internet giới hạn. Đối với các vấn đề khẩn cấp, [Người liên hệ thay thế] sẽ chịu trách nhiệm xử lý công việc của tôi.
- Xin chào! Tôi đang tham gia hội thảo [Tên Hội Thảo] để học hỏi và mở rộng mạng lưới, và sẽ trở lại làm việc vào ngày [Ngày]. Tôi sẽ trả lời khi trở lại, nhưng nếu có việc khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế]. Cảm ơn sự thông cảm của bạn!
5. Mùa lễ hội (Thông báo vắng mặt trong mùa lễ hội)
- Hiện tại, tôi đang vắng mặt để sum họp cùng gia đình và bạn bè và sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Nếu việc của bạn cấp bách, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế]. Chúc bạn có một mùa lễ vui vẻ!
- Chúc mừng mùa lễ! Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày] để nghỉ lễ. Chúc các bạn có một mùa lễ vui vẻ và tràn đầy niềm vui!
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi đang nghỉ lễ và sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại]. Nếu bạn cần hỗ trợ khẩn cấp, [Liên hệ thay thế] sẽ hỗ trợ bạn. Chúc mừng lễ!
- Xin chào! Hiện tại tôi đang nghỉ ngơi để tận hưởng mùa lễ hội và sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại]. Chúc bạn có một mùa lễ hội tuyệt vời!
- Tôi đang nghỉ phép để tận hưởng không khí lễ hội cho đến [Ngày trở lại]. Chúc các bạn có một kỳ nghỉ tràn ngập niềm vui và tiếng cười!
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi sẽ vắng mặt trong kỳ nghỉ lễ cho đến ngày [Ngày trở lại]. Chúc bạn có một kỳ nghỉ vui vẻ!
Giảm bớt áp lực trong việc lập kế hoạch du lịch với Mẫu Lập Kế Hoạch Du Lịch của ClickUp!
Xem tổng quan chi tiết về mọi thứ từ ngân sách đến thời gian bay trên một Danh sách công việc, nhập bản đồ Google của thành phố đích để nhận hướng dẫn ngay lập tức, lưu trữ tất cả các gợi ý, liên kết trang web và ghi chú chuyến đi trong một tài liệu có thể chỉnh sửa.
6. Vắng mặt khẩn cấp
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang bất ngờ vắng mặt tại văn phòng do một tình huống khẩn cấp cá nhân và sẽ có kết nối internet giới hạn để trả lời email.
- Hiện tại, tôi đang xử lý một tình huống khẩn cấp và sẽ không có mặt tại văn phòng cho đến khi có thông báo mới. Cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Do những hoàn cảnh bất khả kháng, tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng. Tôi có kế hoạch trở lại vào ngày [Ngày trở lại kế hoạch], nhưng vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế] cho các vấn đề khẩn cấp.
- Xin chào, hiện tại tôi đang giải quyết một vấn đề cá nhân và có kết nối internet giới hạn. Tôi rất cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Do một tình huống khẩn cấp, tôi sẽ không thể liên hệ được cho đến khi có thông báo mới. Sự thông cảm của quý vị trong thời gian này được đánh giá cao.
7. Nghỉ thai sản/nghỉ phép nuôi con
- Tôi đang nghỉ thai sản/nghỉ phép chăm con cho đến ngày [Ngày]. Tôi mong được liên hệ lại sau khi trở lại.
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang nghỉ phép nuôi con và sẽ trở lại văn phòng vào khoảng [Ngày dự kiến].
- Xin chào! Tôi đang nghỉ thai sản/nghỉ phép nuôi con và kế hoạch trở lại làm việc vào ngày [Ngày]. Trong thời gian này, bạn có thể liên hệ với [người liên hệ thay thế] tại [thông tin liên hệ]. Cảm ơn bạn.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang nghỉ phép nuôi con đến ngày [Ngày] và sẽ không kiểm tra email thường xuyên. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [người liên hệ thay thế] qua [email hoặc số điện thoại liên hệ].
Xem thêm: 30+ Mẫu tin nhắn nghỉ thai sản
8. Nghỉ phép vì lý do sức khỏe
- Hiện tại tôi đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe và không thể truy cập email cho đến ngày [Ngày]. Tôi xin cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Tôi đang vắng mặt vì lý do sức khỏe và kế hoạch sẽ trở lại vào khoảng [Ngày dự kiến]. Vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế] cho các yêu cầu khẩn cấp. Chúng tôi xin cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Tôi đang vắng mặt tại văn phòng do lý do sức khỏe và sẽ không kiểm tra email thường xuyên. Cảm ơn sự thông cảm của quý vị.
- Tôi đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe và sẽ trở lại văn phòng vào ngày [Ngày trở lại].
- Tôi đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe và có kết nối internet giới hạn cho đến [Ngày trở lại]. Cảm ơn sự quan tâm của bạn.
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi đang nghỉ phép vì lý do sức khỏe và dự kiến sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại]. Sự thông cảm của bạn được đánh giá cao.
👉🏽Xem thêm: Cách thông báo nghỉ ốm qua văn bản (+ Ví dụ)
9. Đào tạo hoặc phát triển chuyên môn
- Hiện tại, tôi đang tham gia một khóa đào tạo chuyên môn và sẽ trở lại văn phòng vào ngày [Ngày].
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi đang đi đào tạo và sẽ có kết nối internet giới hạn cho đến [Ngày].
- Tôi đang tham gia một khóa đào tạo để nâng cao kỹ năng cho đến [Ngày kết thúc]. Rất mong được kết nối lại sau khi trở về!
- Tôi đang vắng mặt để tham gia một phiên đào tạo và sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, [Người liên hệ thay thế] sẵn sàng hỗ trợ bạn.
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi đang tham gia khóa đào tạo chuyên môn và sẽ có truy cập giới hạn cho đến [Ngày].
10. Điều chỉnh công việc từ xa
- Hiện tại, tôi đang làm quen với một thiết lập làm việc từ xa mới và có thể sẽ có sự chậm trễ trong việc phản hồi. Tôi xin cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn.
- Do các điều chỉnh về làm việc từ xa, tôi có thể trả lời email chậm hơn. Tôi rất cảm ơn sự thông cảm của bạn.
- Tôi đang chuyển sang một môi trường công việc từ xa khác nên có thể sẽ có một số trễ trong việc phản hồi. Tôi rất cảm ơn sự linh hoạt của bạn.
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Thời gian phản hồi của tôi có thể bị ảnh hưởng do tôi đang làm quen với thiết lập làm việc từ xa mới.
- Tôi đang thay đổi môi trường làm việc từ xa, điều này có thể làm chậm trễ việc trả lời email của tôi.
11. Tin nhắn dịch vụ tự động hóa
- Cảm ơn bạn đã liên hệ! Nhóm của chúng tôi hiện đang hỗ trợ các khách hàng khác, nhưng tin nhắn của bạn rất quan trọng. Thời gian chờ dự kiến là [Thời gian chờ].
- Xin chào! Bạn đã liên hệ với chúng tôi ngoài giờ làm việc kinh doanh thường xuyên. Chúng tôi có mặt [Giờ làm việc]. Vui lòng để lại tin nhắn, và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn ngay khi trở lại văn phòng!
- Tôi xin cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn! Tất cả các nhân viên của chúng tôi hiện đang hỗ trợ các khách hàng khác. Thời gian chờ dự kiến của bạn là [Thời gian chờ].
- Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi! Chúng tôi đang gặp phải lượng yêu cầu cao hơn bình thường nhưng sẽ cố gắng xử lý yêu cầu của bạn sớm nhất có thể. Bạn sẽ nhận được phản hồi trong vòng [Thời gian phản hồi].
- Thông điệp của bạn đã được nhận! Chúng tôi đang xử lý và sẽ liên hệ với bạn trong vòng [Thời gian phản hồi]. Nếu vấn đề này cần được xử lý ngay lập tức, vui lòng gọi đến đường dây hỗ trợ khẩn cấp của chúng tôi tại [Số điện thoại].
12. Thông báo sáng tạo và vui nhộn
- Hiện tại, tôi đang thử nghiệm khả năng đặc biệt của mình là có mặt ở hai nơi cùng lúc. Spoil: Không được suôn sẻ lắm. Tôi sẽ trở lại vào [Ngày].
- Cảm ơn bạn đã gửi email! Tôi đang đi tìm Thành phố Atlantis bị mất và sẽ trở lại sau khi tìm thấy nó (hoặc vào ngày [Ngày], tùy theo điều kiện nào đến trước).
- Xin chào! Hiện tại tôi đang theo học tại Trường Phù thủy và Pháp sư Hogwarts. Chim cú của tôi sẽ chuyển tin nhắn của bạn khi tôi trở lại vào ngày [Ngày]. Đối với các vấn đề liên quan đến muggle, vui lòng liên hệ [Liên hệ thay thế].
- Hiện tại, tôi đang bận rộn chiến đấu với rồng và bảo mật vương quốc. Sự trở lại của tôi được dự đoán vào ngày [Ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ trong thời gian tôi vắng mặt, [Liên hệ thay thế] sẽ sẵn sàng phục vụ bạn.
- Hiện tại, tôi đang tham gia một nhiệm vụ bí mật cùng 007. Tôi sẽ trở lại sau khi chúng ta cứu thế giới (lần nữa) hoặc vào ngày [Date] – tùy theo thời điểm nào đến trước. Nếu cần sao lưu, [Alternative Contact] là người liên hệ của bạn.
13. Thông báo theo ngành nghề
- Pháp lý: Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Hiện tại tôi đang ở tòa án và không thể truy cập email. Đối với các vấn đề pháp lý khẩn cấp, vui lòng liên hệ [Liên hệ thay thế].
- Học thuật: Chào mừng! Tôi đang tập trung vào nghiên cứu và hướng dẫn sinh viên cho đến [Ngày]. Vui lòng liên hệ với [Thư ký Khoa] hoặc [Người liên hệ thay thế] cho các câu hỏi học thuật khẩn cấp.
- Y tế: Hiện tại tôi đang đi thăm khám và sẽ trở lại vào [Thời gian]. Đối với các câu hỏi y tế, vui lòng liên hệ với [Liên hệ y tế thay thế] hoặc đến khoa cấp cứu của chúng tôi để được chăm sóc khẩn cấp.
- Kỹ thuật: Hiện tại tôi đang khắc phục sự cố kỹ thuật và sẽ không trực tuyến cho đến [Ngày]. Để được hỗ trợ kỹ thuật ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Địa chỉ email hỗ trợ kỹ thuật].
- Bất động sản: Tôi đang đi khảo sát các căn nhà mơ ước cho khách hàng và sẽ có truy cập email giới hạn cho đến [Ngày/Giờ]. Đối với các vấn đề khẩn cấp về bất động sản, [Liên hệ thay thế] là người liên hệ chính của bạn.
14. Trả lời ngoài giờ làm việc
- Cảm ơn bạn đã liên hệ! Văn phòng của chúng tôi hiện đã đóng cửa. Chúng tôi mở cửa vào [Giờ kinh doanh]. Tôi sẽ liên hệ lại với bạn khi trở lại.
- Xin chào! Bạn đã liên hệ với chúng tôi ngoài giờ kinh doanh. Chúng tôi coi tin nhắn của bạn là giá trị và sẽ trả lời trong giờ kinh doanh tiếp theo của chúng tôi, [Giờ kinh doanh].
- Văn phòng của chúng tôi hiện đã đóng cửa, nhưng tin nhắn của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Chúng tôi sẽ trở lại làm việc vào [Ngày làm kinh doanh tiếp theo] và sẽ trả lời ngay lập tức.
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn! Hiện tại chúng tôi đang vắng mặt nhưng sẽ trở lại vào [Giờ kinh doanh]. Tin nhắn của bạn sẽ được đặt ở đầu danh sách công việc.
- Bạn đã liên hệ với chúng tôi ngoài giờ làm việc! Hãy yên tâm, chúng tôi sẽ xử lý tin nhắn của bạn ngay khi trở lại văn phòng [Ngày làm việc tiếp theo].
15. Vắng mặt theo dự án
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại, tôi đang tham gia một dự án có thời hạn gấp rút và sẽ có thời gian truy cập email/điện thoại giới hạn cho đến [Ngày kết thúc dự án].
- Tôi đang tập trung vào một dự án lớn và sẽ trở lại vào ngày [Ngày].
- Xin chào! Tôi đang tham gia một dự án và sẽ có truy cập email không đều đặn cho đến [Ngày].
- Hiện tại, tôi đang tập trung hoàn toàn vào một dự án quan trọng và sẽ ít phản hồi hơn cho đến [Ngày].
- Tôi đang tập trung vào dự án và cam kết hoàn thành công việc cho đến [Ngày]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế].
16. Các email cụ thể cho từng tình huống khác
I. Nghỉ ngơi để chăm sóc sức khỏe
- Cảm ơn bạn đã liên hệ. Hiện tại, tôi đang nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng và sẽ trở lại văn phòng vào ngày [Ngày]. Sự thông cảm của bạn được đánh giá cao.
II. Tình nguyện và hoạt động vì cộng đồng
- Xin chào! Hiện tại tôi đang vắng mặt tại văn phòng, tham gia tình nguyện với [Tổ chức/Dự án] để góp phần tạo nên sự thay đổi tích cực cho cộng đồng của chúng ta. Tôi sẽ trở lại vào ngày [Ngày].
- Tôi đang vắng mặt tại văn phòng để tham gia một sự kiện từ thiện nhằm hỗ trợ [Nguyên nhân]. Tôi sẽ trở lại và sẵn sàng phản hồi vào ngày [Ngày].
III. Điều chỉnh lịch công việc theo mùa
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn! Xin ghi chú, văn phòng chúng tôi đang áp dụng giờ làm việc mùa hè và tôi sẽ kiểm tra email ít thường xuyên hơn. Tôi sẽ đảm bảo trả lời trước ngày [Ngày kiểm tra tiếp theo].
- Trong mùa lễ hội, văn phòng của chúng tôi hoạt động theo lịch trình điều chỉnh. Tôi sẽ có mặt trong khung giờ giới hạn cho đến ngày [Ngày trở lại].
IV. Công việc ở nước ngoài hoặc đi công tác
- Hiện tại, tôi đang làm công việc từ xa tại [Địa điểm], và có thể phản hồi của tôi sẽ bị chậm trễ do chênh lệch múi giờ. Tôi sẽ cố gắng trả lời sớm nhất có thể.
- Xin chào! Tôi đang làm công việc từ xa tại [Địa điểm] cho đến [Ngày trở lại], điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian phản hồi của tôi.
V. Các kỳ nghỉ miễn phí công nghệ
- Tôi đang tham gia một kỳ nghỉ detox kỹ thuật số cho đến ngày [Ngày trở lại] và sẽ không truy cập email. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế].
- Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn. Tôi đang tham gia một kỳ nghỉ không sử dụng công nghệ miễn phí để tái tạo năng lượng và sẽ hoàn toàn offline cho đến [Ngày trở lại].
VI. Nghỉ phép tang lễ
- Hiện tại, tôi đang nghỉ phép vì lý do tang gia và sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế].
- Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi đang nghỉ phép tang lễ và sẽ có truy cập giới hạn vào email cho đến khi trở lại. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Người liên hệ thay thế] tại [thông tin liên hệ].
VII. Kỳ chuyển giao
- Trong quá trình chuyển sang vai trò mới trong tổ chức, thời gian phản hồi của tôi có thể chậm hơn bình thường. Tôi sẽ trở lại làm việc bình thường vào ngày [Ngày trở lại].
📮ClickUp Insight: Khoảng 43% nhân viên gửi 0-10 tin nhắn mỗi ngày.
Theo nghiên cứu của ClickUp, việc gửi 0-10 tin nhắn mỗi ngày có thể cho thấy các cuộc hội thoại tập trung hoặc có chủ đích hơn, nhưng cũng có thể cho thấy sự thiếu hợp tác mượt mà, với các cuộc hội thoại quan trọng diễn ra ở nơi khác (như email).
📥 Báo cáo Tình hình Giao tiếp tại Nơi Làm việc của chúng tôi phân tích dữ liệu - và cách giữ cho nhóm của bạn trên cùng một trang.
Thông báo vắng mặt sáng tạo so với chuyên nghiệp
Thông báo vắng mặt (OOO) là cầu nối giao tiếp quan trọng trong thời gian bạn vắng mặt. Tùy thuộc vào văn hóa nơi làm việc và đối tượng nhận thông tin, thông báo OOO hoàn hảo có thể có phạm vi từ nghiêm túc chuyên nghiệp đến sáng tạo và hài hước.
Ví dụ về thông báo vắng mặt chuyên nghiệp
Thông báo vắng mặt chuyên nghiệp cần đơn giản, cung cấp thông tin cần thiết mà không cần thêm chi tiết thừa:
- “Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang vắng mặt và không có kết nối internet, nhưng tôi sẽ trở lại vào ngày [Ngày trở lại].”
- “Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến ngày [Ngày trở lại]. Vui lòng gửi email đến [Địa chỉ email liên hệ] hoặc gọi số [Số điện thoại] để được hỗ trợ ngay lập tức. Tin nhắn của bạn rất quan trọng đối với tôi, và tôi sẽ trả lời ngay khi trở lại.”
Ví dụ về thông báo vắng mặt hài hước hoặc sáng tạo
Một chút hài hước có thể làm cho thông báo vắng mặt của bạn trở nên đáng nhớ và phản ánh cá tính của bạn, đặc biệt trong các ngành nghề hoặc văn hóa công ty không quá nghiêm túc:
- Hiện tại, tôi đang tham gia một cuộc phiêu lưu không gian liên hành tinh. Thời gian dự kiến trở lại Trái Đất của tôi là [Ngày trở lại].
- Tôi đang trên hành trình tìm kiếm "chén thánh" của cà phê cho đến [Ngày trở lại]. Đối với các vấn đề khẩn cấp (hoặc gợi ý về cà phê tuyệt vời), vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế].
Thông báo vắng mặt trong các nền tảng email khác nhau
Các nền tảng email khác nhau cung cấp các hàm đa dạng để cài đặt email vắng mặt, cho phép người dùng tùy chỉnh thông báo vắng mặt một cách hiệu quả.
Cách cài đặt thông báo vắng mặt trong Microsoft Outlook
Microsoft Outlook là nhà cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để cài đặt phản hồi tự động:
- Truy cập tab ‘File’ và lựa chọn ‘Automatic Replies (Out of Office)’
- Chọn 'Gửi phản hồi tự động' và chỉ định phạm vi nếu muốn.
- Nhập thông báo vắng mặt của bạn vào ô văn bản được cung cấp. Bạn có thể cài đặt các thông báo khác nhau cho bên trong và bên ngoài tổ chức của mình.
- Nhấp vào 'OK' để kích hoạt tin nhắn trả lời khi vắng mặt.
Tính năng này đảm bảo rằng bất kỳ ai gửi email cho bạn trong thời gian vắng mặt sẽ được thông báo tự động về sự vắng mặt của bạn và được cung cấp thông tin liên hệ thay thế nếu cần thiết.
So sánh tính năng tin nhắn vắng mặt trên các nền tảng email khác nhau
- Gmail: Cung cấp quy trình thiết lập trực quan cho thông báo tự động khi nghỉ phép qua mục Cài đặt, cho phép bạn xác định thời lượng và tùy chỉnh nội dung thông báo cho tất cả email đến.
- Microsoft Outlook: Như đã đề cập, người dùng Outlook có thể cài đặt các thông báo khác nhau cho các liên hệ nội bộ và ngoại bộ, mang lại sự linh hoạt trong giao tiếp. Bạn cũng có thể cài đặt thông báo từ ứng dụng Outlook.
- Apple Mail: Sử dụng quy tắc để thiết lập phản hồi tự động hóa, cung cấp quy trình thiết lập thủ công hơn so với các nền tảng khác.
- Yahoo Mail: Cho phép người dùng kích hoạt phản hồi tự động khi nghỉ phép với quy trình thiết lập đơn giản, tương tự như Gmail, tuy nhiên có ít tùy chọn tùy chỉnh hơn.
Mẹo bổ sung khi viết thông báo vắng mặt
Viết một thông báo vắng mặt hiệu quả là khóa để duy trì sự chuyên nghiệp và rõ ràng khi bạn không có mặt. Bạn có thể sử dụng các công cụ viết AI hoặc công cụ viết email tích hợp AI để hỗ trợ bạn tạo ra thông báo hoàn hảo.
Dưới đây là một số mẹo viết thông báo OOO hiệu quả và những lỗi thường gặp cần tránh. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách ClickUp có thể tối ưu hóa quy trình này cho bạn.
Mẹo viết thông báo vắng mặt chuyên nghiệp
- Xác định mục đích của việc vắng mặt: Hãy rõ ràng về lý do bạn vắng mặt. Đó là do đi nghỉ, công tác kinh doanh hay ngày nghỉ cá nhân? Điều này giúp thiết lập kỳ vọng phù hợp.
- Xác định thời lượng: Đề cập ngày tháng vắng mặt. Biết chính xác hoặc xấp xỉ ngày trở lại có thể giúp quản lý kỳ vọng của đối tác.
- Cung cấp thông tin liên hệ thay thế: Cung cấp tên, vị trí và thông tin liên hệ của đồng nghiệp có thể hỗ trợ trong thời gian bạn vắng mặt. Điều này đảm bảo sự liên tục trong giao tiếp.
- Giữ thái độ chuyên nghiệp và tích cực: Giữ giọng điệu chuyên nghiệp đồng thời lịch sự và tích cực. Cảm ơn đối tác của bạn vì sự thông cảm của họ.
- Kiểm tra trước khi gửi: Kiểm tra lại lỗi chính tả, ngày tháng chính xác và độ rõ ràng của thông điệp. Một thông báo vắng mặt được viết tốt thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Những lỗi thường gặp cần tránh khi viết thông báo vắng mặt
- Thông tin mơ hồ: Tránh cung cấp thông tin mơ hồ về thời gian có mặt và ngày trở lại. Thông tin cụ thể giúp quản lý phản hồi và kỳ vọng.
- Thông tin cá nhân quá chi tiết: Giữ cho thông điệp chuyên nghiệp bằng cách không chia sẻ quá nhiều về hoạt động cá nhân hoặc chi tiết địa điểm của bạn, trừ khi đó là một văn hóa công ty thoải mái nơi những chi tiết như vậy được đánh giá cao.
- Quên cài đặt hoặc cập nhật thông báo: Đảm bảo thông báo vắng mặt của bạn đã được kích hoạt trước khi rời đi và được cập nhật hoặc vô hiệu hóa khi trở lại.
- Không cung cấp thông tin liên hệ thay thế: Việc không đề cập đến thông tin liên hệ thay thế khiến người gửi không có lựa chọn nào để nhận sự trợ giúp khẩn cấp.
- Quá nhiều văn bản: Giữ cho thông báo của bạn ngắn gọn. Một thông báo quá dài có thể không được đọc hết, dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Xem thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho email
Sử dụng ClickUp để nâng cao thông báo vắng mặt của bạn
ClickUp không chỉ là công cụ năng suất—nó là trung tâm cho giao tiếp liền mạch và quản lý tác vụ, ngay cả khi bạn vắng mặt. Bằng cách tích hợp tác vụ, tài liệu, email, trò chuyện và trí tuệ nhân tạo (AI), công cụ quản lý dự án ClickUp giúp nhóm của bạn duy trì tiến độ công việc ngay cả khi bạn vắng mặt.
Từ tự động hóa tin nhắn vắng mặt (OOO) đến quản lý các bước theo dõi khi bạn trở lại, ClickUp cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để duy trì quy trình làm việc hiệu quả.
Tại sao ClickUp Trò chuyện thay đổi cuộc chơi
ClickUp Chat không chỉ là công cụ trò chuyện—đó là trung tâm giao tiếp thống nhất hoạt động trực tiếp trong quy trình làm việc của bạn. Với các tính năng như tạo tin nhắn bằng trí tuệ nhân tạo, liên kết công việc và tóm tắt cuộc hội thoại, ClickUp Chat loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng, tiết kiệm thời gian và giữ mọi người đồng bộ. Dù bạn đang nghỉ phép hay quản lý khối lượng công việc lớn, ClickUp Chat đảm bảo giao tiếp của bạn luôn rõ ràng, có tổ chức và có thể thực hiện được.
Hãy cùng tìm hiểu cách ClickUp có thể giúp bạn cài đặt và quản lý thông tin vắng mặt của mình.
Cách cài đặt thông báo vắng mặt trong ClickUp
ClickUp Brain: Tạo thông báo vắng mặt chuyên nghiệp với trí tuệ nhân tạo (AI)
Bạn đang gặp khó khăn trong việc viết thông báo vắng mặt hoàn hảo? Hãy để ClickUp Brain xử lý điều đó. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để soạn thảo các thông điệp cá nhân hóa, chuyên nghiệp phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là ví dụ:
- Trong ClickUp Trò chuyện, bạn có thể sử dụng AI để tạo thông báo OOO. Dưới đây là ví dụ về lời nhắc mà chúng tôi đã thử. “Tạo thông báo OOO vì tôi sẽ vắng mặt đi nghỉ từ ngày 2 tháng 12 đến ngày 6 tháng 12”
2. Khi tôi nhập lệnh, bạn sẽ thấy ClickUp Brain phản hồi tin nhắn OOO nhanh chóng như thế nào.
3. Tiếp theo? Bạn có thể dễ dàng thêm nó vào Trò chuyện bằng cách sử dụng Chèn bên dưới.
Đơn giản như vậy. Bạn tạo thông báo và thông báo cho mọi người mà không cần rời khỏi quy trình làm việc hiện tại. 🪄
Soạn thảo thông báo OOO trên tài liệu và cài đặt Nhắc nhở trong ClickUp để biết thời điểm kích hoạt chúng. Điều này đảm bảo bạn không quên cài đặt phản hồi tự động email trước khi rời đi.
Chia sẻ trạng thái OOO của bạn trong các kênh nhóm
Giữ cho nhóm của bạn luôn cập nhật bằng cách ghim thông báo OOO vào các kênh trò chuyện liên quan hoặc thêm nó làm tiêu đề trò chuyện. Điều này đảm bảo mọi người đều biết khi bạn không có mặt và ai là người cần liên hệ trong trường hợp vấn đề khẩn cấp.
Tối ưu hóa giao tiếp qua email
Ngoài trò chuyện, bạn cũng có thể tối ưu hóa giao tiếp email của mình. Sử dụng ClickUp Email để gửi, nhận và quản lý email trực tiếp trên nền tảng. Điều này cho phép chuyển đổi mượt mà giữa quản lý công việc và giao tiếp email. ClickUp tích hợp với các nền tảng email hàng đầu như Gmail, Outlook, v.v., để quản lý email một cách đơn giản.
Hãy nhớ cài đặt email trả lời tự động trước khi rời đi để đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh. Với ClickUp Tự động hóa, bạn có thể cấu hình phản hồi tự động cho email đến, cung cấp phản hồi chuyên nghiệp và chuyển hướng người gửi đến liên hệ thay thế để được hỗ trợ ngay lập tức. Điều này đặc biệt hữu ích khi quản lý chiến dịch email hoặc xử lý lượng lớn tin nhắn trong thời gian bạn vắng mặt.
Tạo kế hoạch xử lý thông báo vắng mặt
Khi bạn vắng mặt, điều quan trọng là đồng nghiệp của bạn phải biết kế hoạch thay thế công việc đã được thiết lập để đảm bảo công việc được hoàn thành. Mẫu Kế Hoạch Thay Thế Khi Vắng Mặt của ClickUp giúp tối ưu hóa trách nhiệm của từng thành viên trong đội ngũ khi vắng mặt và cung cấp cho mọi người hiển thị về ai sẽ đảm nhận các công việc nào.
Mẫu này giúp bạn dễ dàng:
- Đảm bảo rằng khi ai đó vắng mặt, các trách nhiệm của họ được ghi chép nhanh chóng và chính xác.
- Cung cấp cho tất cả các bên liên quan một tổng quan về tất cả các kế hoạch bảo hiểm.
- Tổ chức các hướng dẫn cụ thể cho từng công việc hoặc dự án bị ảnh hưởng bởi việc vắng mặt.
Dù bạn vắng mặt trong một ngày hay vài tuần, ClickUp luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!
Dễ dàng cập nhật công việc sau kỳ nghỉ
Tính năng AI Catch Me Up
Trở lại công việc không nhất thiết phải cảm thấy áp lực. Sử dụng tính năng AI Catch Me Up của ClickUp để có cái nhìn tổng quan tóm tắt về:
- Các cuộc hội thoại khóa trong ClickUp Trò chuyện
- Các cập nhật quan trọng và công việc cần sự chú ý của bạn
Điều này giúp tiết kiệm thời gian lướt qua hàng loạt tin nhắn, cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Chuyển đổi cuộc hội thoại thành các công việc có thể thực hiện
Nếu có các cuộc thảo luận quan trọng diễn ra trong thời gian bạn vắng mặt, hãy để ClickUp AI chuyển đổi chúng thành các công việc có thể thực hiện. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể:
- Tạo công việc với tất cả các chi tiết cần thiết
- Kết nối các cuộc hội thoại trực tiếp với các công việc để có đầy đủ bối cảnh.
Xây dựng sự hiện diện trực tuyến chuyên nghiệp: Nắm vững nghệ thuật tạo thông báo vắng mặt với ClickUp
Cách tiếp cận đúng đắn có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách mọi người nhìn nhận sự vắng mặt của bạn. Dù bạn chỉ bước ra trong một kỳ ngắn hay nghỉ phép dài hạn, các mẹo và ví dụ được cung cấp ở đây sẽ đảm bảo rằng giao tiếp tại nơi làm việc của bạn vẫn phản ánh hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Đối với những ai muốn hoàn thiện thông báo vắng mặt hoặc khám phá các chiến lược quản lý email nâng cao, ClickUp cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để tập trung, tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc email của bạn.
Cho dù bạn đang soạn thảo thông báo vắng mặt tiếp theo trong ClickUp Tài liệu, cài đặt nhắc nhở, hay quản lý giao tiếp email trực tiếp trong ClickUp, bạn có một công cụ toàn diện để nâng cao năng suất làm việc và duy trì sự chuyên nghiệp, ngay cả khi bạn không có mặt tại văn phòng.
Hãy tận dụng cơ hội này để khám phá các tính năng của ClickUp và tích hợp chúng vào chiến lược giao tiếp của bạn. Bắt đầu ngay hôm nay bằng cách đăng ký.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Thông báo tự động trả lời tốt là gì?
Một tin nhắn tự động trả lời hấp dẫn cần cân bằng giữa sự chuyên nghiệp và sự thân thiện, đảm bảo sự liên tục trong giao tiếp tại nơi làm việc. Tin nhắn này cần nêu rõ thời lượng vắng mặt, đề cập đến việc truy cập internet bị giới hạn và cung cấp thông tin liên hệ thay thế cho các vấn đề khẩn cấp.
Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang vắng mặt và có giới hạn truy cập vào hộp thư đến, sẽ trở lại vào ngày [Ngày]. Để được hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Tên] qua [Thông tin liên hệ]. Rất cảm ơn sự thông cảm của bạn.” Thông điệp này giúp duy trì mục tiêu giao tiếp của bạn đồng thời tuân thủ các quy tắc giao tiếp hợp tác.
2. Nên viết gì trong tin nhắn tự động trả lời?
Trong tin nhắn trả lời tự động của bạn, hãy bao gồm các yếu tố cần thiết: lý do vắng mặt (nếu phù hợp), kỳ vắng mặt, thông báo về việc truy cập giới hạn và thông tin liên hệ thay thế cho các câu hỏi khẩn cấp. Sử dụng các thuật ngữ như “truy cập giới hạn” sẽ giúp bạn truyền đạt tình huống của mình một cách tinh tế, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc tốt nhất của các công cụ quản lý hộp thư đến.
Một thông báo cân đối có thể được viết như sau: “Xin chào! Tôi sẽ vắng mặt tại văn phòng cho đến [Ngày], tập trung vào [Lý do, nếu có]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, [Người liên hệ thay thế] sẽ hỗ trợ. Cảm ơn sự kiên nhẫn của quý vị.” Điều này đảm bảo giao tiếp nhóm diễn ra suôn sẻ và tôn trọng quy trình làm việc.
3. Tiêu đề email thông báo vắng mặt nào là tốt?
Một dòng tiêu đề thông báo vắng mặt hiệu quả cần ngắn gọn và cung cấp thông tin, trực tiếp thông báo cho người gửi về sự vắng mặt của bạn. Nó hoạt động như một chiến lược giao tiếp chủ động, tương tự như việc sử dụng các giải pháp thay thế email tốt nhất để quản lý kỳ vọng.
Một tiêu đề như “Ngoài văn phòng: [Tên của bạn] trở lại vào [Ngày]” hoặc “OOO [Khoảng thời gian phạm vi] | [Tên của bạn]” là đơn giản, giúp người nhận nhanh chóng hiểu được tình trạng sẵn sàng của bạn mà không cần mở tin nhắn. Phương pháp này thúc đẩy giao tiếp rõ ràng trong nhóm và hỗ trợ mục tiêu giao tiếp tổng thể của bạn, đảm bảo các bên liên quan được thông báo và có thể điều chỉnh kỳ vọng của họ cho phù hợp.