Chúng tôi đã thử nghiệm 10 lựa chọn thay thế và đối thủ cạnh tranh tốt nhất của Outlook trong năm 2026

Những chuỗi email dài dằng dặc, hộp thư đến ngập tràn và lịch làm việc lộn xộn — đủ để khiến ai cũng thèm khát những chú bồ câu đưa thư. Tuy nhiên, việc sở hữu một công cụ quản lý email mạnh mẽ lại là lựa chọn thực tế hơn.

Một hệ thống quản lý email có thể giúp dọn dẹp và sắp xếp lượng email liên tục đổ về hộp thư đến của bạn. Có lẽ bạn đã và đang sử dụng Microsoft Outlook cho mục đích này.

Mặc dù đây là lựa chọn phổ biến đối với nhiều người, đặc biệt là người dùng Microsoft Office, nhưng nó vẫn có những giới hạn. Người dùng Outlook thường cảm thấy giao diện của nó khó sử dụng và đôi khi bị giật lag hoặc treo máy, gây gián đoạn năng suất công việc. Ngoài ra, hàm tìm kiếm của nó thường không đáp ứng được yêu cầu.

Tôi biết bạn đang tìm kiếm các lựa chọn khác cho việc giao tiếp trong kinh doanh. Vì vậy, việc cần làm là tạo ra danh sách công việc hoàn hảo phù hợp với nhu cầu của bạn.

Khám phá danh sách 10 lựa chọn thay thế hàng đầu cho Outlook của chúng tôi. Từ tính năng, giá cả đến đánh giá, tôi đã tổng hợp đầy đủ mọi thông tin để bạn có thể chọn được một ứng dụng email giúp đơn giản hóa việc quản lý email của mình.

❗️Việc thay thế Outlook sẽ không giải quyết được vấn đề

Mỗi nhóm trung bình chi $127/người dùng/tháng cho các công cụ giao tiếp không tích hợp với nhau. Chi phí này không chỉ đến từ một công cụ duy nhất, mà còn từ 12 công cụ khác được ghép nối tạm bợ xung quanh nó.

Bạn nên chú ý những yếu tố nào khi lựa chọn các giải pháp thay thế cho Outlook?

Bạn đang thắc mắc nên chú ý những yếu tố nào khi chọn hệ thống quản lý email? Dưới đây là một số tính năng nổi bật cần xem xét trước khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp:

10 lựa chọn thay thế Outlook tốt nhất để sử dụng trong năm 2024

Dưới đây là danh sách 10 lựa chọn thay thế hàng đầu cho Outlook do chúng tôi tổng hợp, giúp bạn quản lý các hoạt động trao đổi email của mình.

1. ClickUp – Tốt nhất cho việc quản lý email

Quản lý email với ClickUp

Được các nhóm trên toàn thế giới tin dùng, ClickUp Emails là ứng dụng email trên nền tảng duy nhất, cho phép bạn gửi và nhận email mà không cần rời khỏi không gian làm việc cộng tác của ClickUp.

Đính kèm tệp đính kèm và danh sách công việc, liên kết email với các công việc và sắp xếp các cuộc hội thoại của bạn.

Tăng cường năng suất bằng cách tự động hóa email và công việc thông qua các điều kiện kích hoạt tùy chỉnh dựa trên các trường dữ liệu, biểu mẫu đã nộp/gửi hoặc sự kiện công việc. Tạo danh sách việc cần làm từ email của khách hàng, phiếu yêu cầu, lỗi phần mềm và nhiều nguồn khác, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho tất cả mọi người.

ClickUp không chỉ là một hộp thư đến; đây là một công cụ quản lý email toàn diện. Ứng dụng này có thể tích hợp với các ứng dụng email phổ biến như Gmail, Office 365 và IMAP, đồng thời cung cấp hơn 15 chế độ xem có thể tùy chỉnh để theo dõi và sắp xếp tất cả các tin nhắn của bạn.

Tải xuống mẫu này

Nếu bạn cảm thấy thuận tiện hơn khi sử dụng các mẫu có sẵn, hãy cân nhắc sử dụng Mẫu Tiếp thị qua Email của ClickUp để trả lời nhanh hơn và đảm bảo tính nhất quán. Bạn có thể tin tưởng vào mẫu này để lên lịch gửi tin nhắn, tự động hóa email và theo dõi tiến độ.

Tải xuống mẫu này

Ngoài ra, nếu bạn đang muốn triển khai một chiến dịch email, Mẫu Chiến dịch Email của ClickUp sẽ giúp bạn hoàn thành phần lớn việc cần làm. Mẫu này được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ bạn lập kế hoạch và tạo ra các chiến dịch thành công, theo dõi hiệu quả của email và tối ưu hóa chúng để đạt được tác động tối đa.

Mẫu này giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp một thiết kế sẵn có cho chiến dịch email của bạn. Chỉ cần thêm và cập nhật nội dung, và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu.

Ngoài ra, nếu bạn không muốn mất thời gian soạn thảo và gõ nội dung email, hãy để ClickUp AI đảm nhận việc cần làm này và tạo email cũng như các phản hồi thay cho bạn. Tự động hóa việc tạo/lập email và tạo bản tóm tắt, dàn ý, chủ đề email cùng các nội dung khác chỉ trong vài giây.

ClickUp AI cũng sẽ hỗ trợ bạn với các ý tưởng tiếp thị qua email cho chiến dịch tiếp theo của bạn.

Các tính năng nổi bật nhất của ClickUp

Những giới hạn của ClickUp

Giá dịch vụ ClickUp

Đánh giá và nhận xét về ClickUp

2. Thunderbird – Công cụ email mã nguồn mở tốt nhất cho nhiều tài khoản email

Thunderbird là một ứng dụng email miễn phí và là lựa chọn thay thế phổ biến cho Outlook. Được phát triển bởi Quỹ Mozilla, đây là một ứng dụng email mã nguồn mở với giao diện thân thiện với người dùng. Ứng dụng này giúp quản lý email thông qua các tính năng như lọc và gắn nhãn, hỗ trợ nhiều tài khoản, cùng với lịch tích hợp sẵn.

Thunderbird tập trung vào tính bảo mật với các tính năng chính như mã hóa và công cụ chống lừa đảo. Bạn cũng có thể tùy chỉnh ứng dụng này bằng các tiện ích bổ sung để có thêm nhiều chức năng hơn.

Nó rất dễ sử dụng và tương thích với các ứng dụng email phổ biến như Gmail và Yahoo, giúp đáp ứng hiệu quả cả nhu cầu cá nhân lẫn công việc kinh doanh.

Các tính năng nổi bật nhất của Thunderbird

Những giới hạn của Thunderbird

Giá của Thunderbird

Đánh giá và nhận xét về Thunderbird

3. BlueMail – Lựa chọn thay thế Outlook tốt nhất cho email đa nền tảng

BlueMail là một trong những ứng dụng email và lịch đa nền tảng thay thế cho Outlook, có khả năng quản lý số lượng tài khoản email không giới hạn bằng cách gộp chúng vào các thư mục thống nhất.

Nền tảng này được trang bị trí tuệ nhân tạo (AI) dựa trên ChatGPT, tính năng phân nhóm email và lịch tích hợp để duy trì hộp thư gọn gàng và nâng cao năng suất làm việc.

Bên cạnh đó, tính năng đồng bộ hóa của ứng dụng này cho phép sao lưu, khôi phục và chuyển đổi tài khoản cùng cài đặt một cách bảo mật giữa các thiết bị mới và cũ.

Các tính năng nổi bật của BlueMail

Những giới hạn của BlueMail

Giá của BlueMail

Đánh giá và nhận xét về BlueMail

4. Mailspring – Lựa chọn tốt nhất cho người dùng IMAP và Office 365

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Outlook khác, vừa nhanh chóng vừa hiệu quả, giúp tập trung tất cả các tài khoản IMAP và Office 365 của bạn vào một nơi, Mailspring sẽ là lựa chọn lý tưởng. Ứng dụng này cung cấp các tính năng hữu ích như phím tắt, theo dõi liên kết và xác nhận đã đọc, ngay cả khi tài khoản của bạn không được hỗ trợ sẵn các tính năng này.

Khác biệt so với các lựa chọn thay thế khác cho Outlook, Mailspring tập trung vào việc hợp nhất các email. Ứng dụng này cung cấp các công cụ để sắp xếp hộp thư đến của bạn, bao gồm các mẫu trả lời nhanh và hồ sơ liên hệ chi tiết dựa trên lịch sử giao tiếp.

Mailspring cũng cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động email của bạn thông qua tab "Hoạt động", phân tích chi tiết các email đã nhận và hiển thị các khung giờ cao điểm cùng tỷ lệ nhấp chuột/mở thư đối với các tin nhắn đang được theo dõi.

Các tính năng nổi bật của Mailspring

Những giới hạn của Mailspring

Giá dịch vụ Mailspring

Đánh giá và nhận xét về Mailspring

5. Helpwise – Tốt nhất cho việc giao tiếp với khách hàng

Là một nền tảng giao tiếp với khách hàng thân thiện với người dùng, Helpwise tập trung các yêu cầu của khách hàng tại một nơi duy nhất thông qua hộp thư đến chung. Các tính năng tự động hóa và cộng tác của Helpwise sẽ giúp cải thiện cách bạn xử lý các cuộc trao đổi với khách hàng.

Nền tảng quản lý email này giúp các đội ngũ hỗ trợ, bán hàng và dịch vụ khách hàng hợp tác xử lý các email được chia sẻ, giúp việc xử lý các cuộc hội thoại trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Là một giải pháp thay thế Outlook mạnh mẽ, nó cung cấp các tính năng bổ sung như trung tâm trợ giúp tự phục vụ để giảm thiểu số lượng câu hỏi gửi đến, chatbot để hỗ trợ nhanh chóng và các câu trả lời đã lưu sẵn để xử lý các câu hỏi lặp đi lặp lại.

Các tính năng nổi bật nhất của Helpwise

Những giới hạn của Helpwise

Giá dịch vụ Helpwise

Đánh giá và nhận xét trên Helpwise

6. Mailbird – Lựa chọn tốt nhất cho các freelancer

Mailbird là một ứng dụng email dành cho Windows giúp quản lý nhiều tài khoản email và ứng dụng di động, tất cả trong một nơi duy nhất.

Với Mailbird, bạn có thể tạo không gian làm việc bằng cách kết hợp các tài khoản từ nhiều nhà cung cấp email khác nhau như Gmail, Yahoo Mail và Office 365. Ngoài ra, ứng dụng này còn tích hợp các ứng dụng mạng xã hội và ứng dụng năng suất. Điều này khiến Mailbird trở thành lựa chọn thay thế lý tưởng cho Outlook dành cho các freelancer hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ phải quản lý nhiều tài khoản công việc hoặc kênh liên lạc.

Mailbird cũng giới thiệu tính năng soạn email được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) thông qua ChatGPT, giúp tăng tốc độ và độ chính xác khi tạo các tin nhắn gửi đi.

Các tính năng nổi bật nhất của Mailbird

Những giới hạn của Mailbird

Giá dịch vụ Mailbird

Đánh giá và nhận xét về Mailbird

7. Shift – Ứng dụng máy tính tốt nhất

Khác với các đối thủ khác, Shift là một giải pháp thay thế Outlook trên máy tính để bàn, giúp sắp xếp các tab, ứng dụng và dấu trang quan trọng của bạn tại một địa điểm trung tâm, từ đó nâng cao hiệu quả hợp tác nhóm.

Các tính năng email của Shift chính là lý do giúp ứng dụng này lọt vào danh sách của chúng tôi. Ứng dụng này tổng hợp tất cả email của bạn và kết nối các tài khoản khác nhau như Gmail, Outlook và Office 365. Ứng dụng này cũng tương thích với iCloud và Yahoo Mail. Bạn có thể dễ dàng truy cập các tài khoản Mail, Lịch Google và Google Drive chỉ với một cú nhấp chuột.

Bạn cũng có thể cài đặt thông báo cho từng hộp thư đến theo ý muốn, và Shift sẽ đồng bộ hóa mọi thứ trên các thiết bị khác nhau để bạn có thể tiếp tục công việc một cách trơn tru.

Các tính năng nổi bật nhất của Shift

Giới hạn của Shift

Thay đổi mức giá

Xem xếp hạng và đánh giá

8. Proton Mail – Tốt nhất về bảo mật và quyền riêng tư

Proton Mail là một trong những lựa chọn thay thế hàng đầu cho Outlook dành cho các doanh nghiệp coi trọng tính bảo mật và quyền riêng tư trong giao tiếp qua email. Đây là dịch vụ email có trụ sở tại Thụy Sĩ với mức độ bảo mật cao, sử dụng mã hóa đầu cuối và công nghệ mã nguồn mở, giúp bạn có thêm quyền kiểm soát đối với dữ liệu của mình.

Dịch vụ này chú trọng vào tính bảo mật và sự thân thiện với người dùng, với giao diện dễ sử dụng cùng các tính năng bổ sung như tên miền tùy chỉnh, dịch vụ VPN và lịch. Cam kết bảo vệ quyền riêng tư của người dùng, dịch vụ này tuân thủ nghiêm ngặt chính sách không lưu nhật ký và tuân thủ các quy định bảo mật nghiêm ngặt của Thụy Sĩ.

Có thể truy cập trên nhiều nền tảng khác nhau, bạn có thể sử dụng Proton Mail từ bất kỳ thiết bị nào.

Các tính năng nổi bật nhất của Proton Mail

Những giới hạn của Proton Mail

Giá dịch vụ Proton Mail (dành cho kinh doanh)

Đánh giá và nhận xét về Proton Mail

9. Gmail – Lựa chọn tốt nhất cho người dùng Google Workspace

Gmail, hệ thống quản lý email của Google, là một giải pháp bảo mật và được sử dụng rộng rãi, nổi tiếng nhờ độ tin cậy và thiết kế thân thiện với người dùng. Bạn có thể sử dụng Gmail độc lập hoặc như một phần của Google Workspace, vốn cung cấp thêm các tính năng dành cho kinh doanh.

Google Workspace (trước đây là G Suite) là một nền tảng dựa trên đám mây, lưu trữ dữ liệu một cách bảo mật trên các máy chủ của Google và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Kế hoạch Business Starter của dịch vụ này đảm bảo thời gian hoạt động 99,9% và có các tính năng nâng cao như Smart Reply và Smart Compose để cải thiện trải nghiệm tương tác qua email.

Tích hợp với các công cụ như Google Drive, Lịch Google và Tài liệu Google, sự phổ biến của Gmail đến từ việc truy cập miễn phí và các tính năng hữu ích như gắn nhãn, bộ lọc thư rác, quản lý danh bạ, chia sẻ tệp và giao tiếp thời gian thực qua trò chuyện.

Các tính năng nổi bật nhất của Gmail

Những giới hạn của Gmail

Giá dịch vụ Gmail

Đánh giá và nhận xét về Gmail

10. Front – Hộp thư đến chia sẻ tốt nhất

Front mang đến một cách tiếp cận mới trong quản lý email bằng cách kết hợp hiệu quả của hệ thống hỗ trợ khách hàng với sự quen thuộc của email. Ứng dụng này sử dụng các quy trình tự động hóa và tính năng cộng tác thời gian thực để ngăn chặn tình trạng khách hàng rời bỏ, tăng cường sự gắn bó và thúc đẩy sự phát triển của khách hàng.

Front tích hợp các hộp thư đến chung và các kênh liên lạc khác nhau vào một giao diện duy nhất. Mục tiêu chính là tập hợp các tin nhắn đến, bao gồm cuộc gọi điện thoại, email từ nhiều tài khoản email, mạng xã hội và tin nhắn văn bản.

Bạn cũng có thể gắn thẻ các thành viên cụ thể, chuyển tiếp tin nhắn một cách hiệu quả và theo dõi các phản hồi cũng như cuộc hội thoại để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và giao tiếp.

Các tính năng nổi bật nhất của Front

Những giới hạn của Front

Giá của Front

Đánh giá và nhận xét của người dùng trên Front

Nâng tầm trải nghiệm email của bạn với các giải pháp thay thế Outlook

Email là yếu tố thiết yếu cho các tương tác kinh doanh có năng suất. Tuy nhiên, với hàng nghìn email chưa đọc trong hộp thư đến mỗi ngày, việc tìm kiếm một hệ thống quản lý email mang lại sự tự tin thay vì lo lắng là điều cần thiết.

Và không có ứng dụng nào phù hợp hơn ClickUp — ứng dụng tất cả trong một có thể quản lý mọi thứ, từ email đến dự án và công việc, tất cả đều trong cùng một không gian làm việc.

Với thiết kế trực quan và bộ công cụ toàn diện, ClickUp có thể đáp ứng nhu cầu của mọi loại hình kinh doanh một cách dễ dàng.

Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và đạt được hộp thư đến trống nhanh hơn rất nhiều!