Hãy tưởng tượng công việc hàng ngày của bạn. Việc đầu tiên bạn làm khi bắt đầu một ngày làm việc là gì? Rất có thể, bạn bắt đầu ngày mới bằng việc kiểm tra email. Thực tế, đây có thể là một tính năng lặp lại, vì các chuyên gia kiểm tra email khoảng 15 lần mỗi ngày!
Thông báo email của bạn liên tục vang lên và bạn có quá nhiều email trong hộp thư đến đến nỗi không biết phải bắt đầu từ đâu? Bạn đã đến đúng nơi để tìm kiếm các mẹo quản lý email.
Tình hình có thể trở nên tồi tệ đến mức bạn thậm chí có thể bị lo lắng vì email (không, chúng tôi không bịa ra điều đó!). Đó là một điều kiện hợp pháp được đánh dấu bằng cảm giác sợ hãi và lo lắng quá mức, ảnh hưởng đến năng suất và để lại vết lõm trong sức khỏe tinh thần của bạn.
May mắn thay, chúng tôi có 10 chiến lược quản lý email hàng đầu để giúp bạn tránh rơi vào tình trạng như vậy.
Điều gì gây ra hộp thư đến email lộn xộn?
Vấn đề rất rõ ràng: hộp thư đến của bạn đang tràn ngập email. Trước khi đề xuất giải pháp, chúng ta cần xem xét vấn đề cơ bản. Dưới đây là một số lý do dẫn đến hộp thư đến email lộn xộn:
- Số lượng email lớn: Vào năm 2022, khoảng 333 tỷ email được gửi hoặc nhận mỗi ngày. Con số này sẽ tăng lên 392,5 tỷ vào năm 2026! Những thống kê này cho thấy số lượng email được gửi và nhận hàng ngày là rất lớn, và con số này chỉ tăng lên và nhanh chóng chiếm không gian trong hộp thư đến của mọi người
- Sự trì hoãn: Trung bình, hộp thư đến của bạn chứa khoảng 200 email —với 121 email mới được thêm vào mỗi ngày. Tuy nhiên, chỉ một phần nhỏ trong số đó nhận được phản hồi, kích hoạt hiệu ứng tích lũy. Kết quả là một đống email đủ để gây ra tình trạng tê liệt trong ra quyết định, dẫn đến sự trì hoãn. Ngoài ra, việc tìm kiếm ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp khi soạn thảo văn bản là một trở ngại khác cản trở việc xử lý email một cách nhanh chóng
- Thiếu tổ chức: Việc tổ chức email thủ công tiêu tốn trung bình tới 14 phút mỗi ngày. Mặc dù có vẻ không nhiều, nhưng việc thiếu tổ chức sẽ làm cho hộp thư đến trở nên lộn xộn hơn. Việc gom tất cả email vào một chỗ khiến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và trả lời các email quan trọng trở nên khó khăn hơn. Đồng thời, bạn cần biết địa điểm của các email để xem lại sau và những email nào không cần xử lý
- Đăng ký nhận bản tin: Một chiến lược tiếp thị qua email thành công sẽ biến độc giả thành người đăng ký. Tuy nhiên, sẽ có lúc những email này không còn giá trị nữa. Hoặc, ngay cả khi chúng chứa nội dung thú vị, chúng sẽ bị chôn vùi trong đống lộn xộn và trở thành một phần của đống đổ nát trong hộp thư đến của bạn. Do đó, nếu không hủy đăng ký nhận bản tin như vậy, hộp thư đến của bạn sẽ khó quản lý
- Quản lý công việc qua email: Nhiều người trong chúng ta có thói quen sử dụng hộp thư đến làm công cụ quản lý công việc. Những email chưa đọc thuộc danh sách việc cần làm, còn những email đã đọc là những việc đã được xử lý. Hệ thống quản lý công việc qua email như vậy có thể tạm thời phát huy tác dụng trong ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu tiếp tục sử dụng, số lượng email chưa đọc trong hộp thư đến sẽ nhanh chóng tăng lên, tùy thuộc vào độ dài hoặc độ phức tạp của các công việc liên quan
10 chiến lược quản lý email để sắp xếp hộp thư đến của bạn
Việc xử lý email sẽ trở nên dễ dàng hơn với các công cụ năng suất email phù hợp và các chiến lược quản lý email bổ sung. Dưới đây là 10 cách để tận dụng chúng một cách hiệu quả nhất:
1. Sử dụng công cụ quản lý email
Hộp thư đến đầy ắp làm lãng phí 27 phút mỗi ngày, và đó còn là con số ước tính khá cao. Bạn phải xem qua từng email (hoặc ít nhất là tiêu đề của chúng), quyết định xem chúng có hữu ích hay không, và sắp xếp email theo mức độ ưu tiên, người gửi, v.v.
Bạn sẽ phải cực kỳ tập trung (và siêu phàm) để hoàn thành tất cả việc này trong 27 phút nói trên!
Mặt khác, các giải pháp phần mềm quản lý email hiệu quả như ClickUp sẽ làm tất cả những việc này cho bạn. Các công cụ quản lý email cách mạng hóa việc tổ chức hộp thư đến. Sử dụng nó để sắp xếp email theo mức độ ưu tiên, tạm dừng thông báo và phân loại email một cách thông minh để quản lý luồng email đến một cách chuyên nghiệp.
Ngoài ra, khi sử dụng ClickUp để quản lý email, bạn không cần phải chuyển sang giao diện lạ. Bạn sẽ có được sự dễ dàng và tiện lợi giống như bố cục tiêu chuẩn được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ email uy tín.
Vì vậy, hãy tận dụng tự động hóa email để tập trung vào những việc thực sự đáng được bạn quan tâm.
2. Thiết lập thói quen sử dụng email
Trung bình, mỗi người kiểm tra email của mình mỗi 37 phút hoặc 15 lần mỗi ngày. Việc này làm gián đoạn năng suất và lãng phí thêm khoảng 21 phút mỗi ngày so với thời gian dành cho việc kiểm tra email mỗi giờ.
Ngay cả việc kiểm tra email mỗi giờ cũng làm giảm năng suất phần nào, vì bạn sẽ phải xử lý công việc A trong khi lo lắng về công việc B vừa nhận được! Các chuyên gia khuyên bạn nên kiểm tra email tối đa ba lần một ngày.
Thứ nhất, hãy lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn ngay khi bắt đầu buổi sáng. Thứ hai, vào buổi chiều, sau giờ nghỉ trưa, giải quyết các vấn đề cấp bách và theo dõi tiến độ. Cuối cùng, trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy trả lời các thông tin liên lạc trong ngày và lập kế hoạch cho ngày hôm sau.
Thực hiện thói quen này sẽ giúp bạn loại bỏ sự phân tâm, duy trì năng suất và mang lại sự yên tâm.
3. Sắp xếp bằng nhãn, thư mục và danh mục
Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email đều cung cấp các tab tiêu chuẩn để giúp người dùng sắp xếp hộp thư đến của họ. Ví dụ: các email thông thường sẽ được chuyển đến tab chính hoặc hộp thư đến chính theo mặc định, trong khi các email tiếp thị sẽ được chuyển đến tab quảng cáo và tab xã hội chứa các thông báo từ mạng xã hội trong Gmail. Các email còn lại sẽ được chuyển đến thư mục spam.
Ngoài ra, người dùng còn có các công cụ tổ chức như nhãn, thư mục và danh mục để sắp xếp email hiệu quả hơn. Hãy tuân theo cách tiếp cận dựa trên chức năng hoặc vai trò khi tạo thư mục để sắp xếp email và dễ dàng tìm kiếm. Ví dụ: giả sử bạn là một quản lý dự án đang xây dựng một trang web.
Đối với hộp thư đến để quản lý dự án email, hãy tạo các thư mục riêng dành cho nhà phát triển, nhóm thiết kế, thử nghiệm và triển khai, và khách hàng. Sau đó, tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của dự án và giai đoạn phát triển, hãy kiểm tra thư mục thích hợp cần quan tâm trước tiên.
4. Phân loại email bằng bộ lọc dựa trên quy tắc
Vì chúng ta đang nói về tổ chức và phân loại email, hãy thảo luận về các bộ lọc dựa trên quy tắc.
Bộ lọc dựa trên quy tắc là một thủ thuật tự động hóa email nhanh chóng để sắp xếp thư. Chúng đánh giá các email đến dựa trên các tiêu chí được xác định trước như địa chỉ email của người gửi, dòng tiêu đề và từ khóa cụ thể.
Sau đó, dựa trên các điều kiện này, chúng sẽ kích hoạt các hành động tự động, chẳng hạn như áp dụng nhãn, di chuyển đến thư mục, đánh dấu văn bản và thậm chí xóa email.
Ví dụ: bạn thiết lập bộ lọc dựa trên quy tắc cho tên của các khách hàng quan trọng. Các email liên quan đến chủ đề này, cả nội bộ và bên ngoài, sẽ được gắn nhãn hiệu quả và chuyển đến thư mục được chỉ định để dễ dàng truy cập.
Mặt khác, bạn có thể chuyển các email quảng cáo vào một thư mục khác bằng cách sử dụng bộ lọc dựa trên quy tắc khác. Bằng cách này, bạn sẽ giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến chính đồng thời hiển thị đầy đủ các email quan trọng.
Ngoài ra, vì các chuyên gia lãng phí khoảng 11 phút mỗi ngày để sắp xếp email thủ công, bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian và nỗ lực.
5. Dám xóa (và hủy đăng ký)
Xóa các email không cần thiết là một chiến lược quản lý email chủ động để có hộp thư đến gọn gàng, hợp lý và có tổ chức.
Xóa tất cả các tin nhắn không mong muốn, không liên quan và lỗi thời không chỉ giúp tránh tích trữ mà còn rất giải tỏa. Điều này giúp bạn kiểm soát lượng email và cảm thấy bớt áp lực hơn.
Sự rõ ràng về mặt hình ảnh cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm các email không quan trọng và giúp các tin nhắn dễ tìm kiếm hơn.
Cùng một nguyên tắc cũng áp dụng cho việc hủy đăng ký nhận bản tin và chiến dịch tiếp thị qua email. Sử dụng liên kết hủy đăng ký nếu email quảng cáo hoặc bản tin nằm trong hộp thư đến của bạn hơn hai tuần mà không được đọc.
Bạn không biết email nào đáng lưu giữ và email nào nên xóa? Hãy làm theo mô hình OHIO (Only Hande It Once - Chỉ xử lý một lần) để quyết định. Bài kiểm tra đơn giản này dựa trên ấn tượng ban đầu để đưa ra quyết định trực quan về giá trị của email. Nhờ đó, bạn sẽ không phải đau đầu suy nghĩ xem email đó có 'đáng giá' hay không
Ngoài ra, email có thể được lưu trong thùng rác trong 30 ngày như một biện pháp an toàn. Bạn có thể khôi phục email nếu cần — và nếu email tự động xóa, có nghĩa là bạn không cần đến nó! Bạn cũng có thể sử dụng thư mục lưu trữ để lưu trữ tất cả các email đã đọc.
6. Gửi ít, nhận ít
Khi email trở nên phổ biến hơn, việc liên lạc qua email cũng trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn có xu hướng gửi quá nhiều email, đặc biệt là cho những việc nhỏ nhặt, hãy chuẩn bị tinh thần nhận lại những email tương tự. Email cũng dẫn đến những chủ đề trao đổi dài dòng, phức tạp, dễ mất kiểm soát.
Ngược lại, giảm lượng email gửi đi sẽ giảm thiểu lượng email trả lời và phản hồi nhận được. Bạn sẽ giúp hộp thư đến của mình gọn gàng hơn và góp phần tạo ra một không gian làm việc kỹ thuật số tập trung, có tổ chức hơn, dựa trên giá trị trước mắt.
Chuyển sang các phương tiện thay thế email như nhắn tin tức thời, công cụ quản lý dự án hoặc thậm chí là cuộc gọi điện thoại sẽ giúp ưu tiên giao tiếp ngắn gọn và rõ ràng. Bạn sẽ không còn phải soạn thảo những email dài dòng với lời chào hỏi và bàn luận mà có thể đi thẳng vào nội dung cập nhật và thảo luận.
Với văn hóa giao tiếp tích cực, có chủ đích và ý nghĩa như vậy, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và nỗ lực, hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
7. Thiết lập các câu trả lời sẵn có
Bạn có thường xuyên viết và gửi những email giống nhau (hoặc tương tự) không? Nếu có, thì đã đến lúc bạn nên chuyển sang sử dụng mẫu email và câu trả lời sẵn có.
Bạn không cần phải là một bậc thầy ngôn từ để soạn thảo các câu trả lời sẵn cho các tin nhắn và truy vấn phổ biến. Sau tất cả, bạn không cần phải viết email từ đầu! Chỉ cần chọn một công cụ soạn thảo email và nhập các câu hỏi phù hợp, bạn sẽ nhận được một số tùy chọn câu trả lời sẵn trong vài giây!
Ngoài việc giúp công việc này trở nên dễ dàng và ít tốn thời gian hơn, các công cụ này còn đảm bảo tính nhất quán trong việc xây dựng thương hiệu và giảm thiểu lỗi, đồng thời duy trì tỷ lệ phản hồi cao.
Các công cụ như ClickUp AI mang đến khả năng mở rộng gần như vô hạn cho các doanh nghiệp, vì bạn có thể tạo ra các phản hồi được cá nhân hóa một cách thông minh cho số lượng lớn các tin nhắn và yêu cầu tương tự nhau.
ClickUp AI cung cấp tính linh hoạt trong việc soạn thảo email cho các trường hợp và ứng dụng cụ thể, tiếp thị nội dung, lập kế hoạch sự kiện, viết khảo sát và hơn thế nữa. Sử dụng nó để làm cho email rõ ràng hơn, ngắn gọn hơn và được định dạng tốt hơn.
8. Tuân thủ quy tắc hai phút
Các chiến lược quản lý email và quản lý thời gian hiệu quả đi đôi với nhau. Chúng tôi đã minh họa cách quản lý hộp thư đến kém làm tiêu tốn thời gian và tài nguyên. Ngược lại, có rất ít thời gian khiến việc xử lý email hiệu quả trở nên khó khăn hơn.
Quy tắc hai phút cân bằng hoàn hảo giữa thời gian và tổ chức để giảm thiểu sự trì hoãn. Theo nguyên tắc này, nếu bạn cần ít hơn hai phút để hoàn thành một công việc, hãy trả lời ngay lập tức thay vì trì hoãn.
Trong trường hợp quản lý email, quy tắc hai phút giúp duy trì hộp thư đến gọn gàng và ngăn nắp đồng thời vẫn đảm bảo khả năng phản hồi nhanh.
Sử dụng quy tắc hai phút để trả lời, phân công, xóa hoặc xử lý email. Ví dụ, nếu email yêu cầu xác nhận nhanh hoặc trả lời ngắn gọn hoặc liên quan đến một công việc đơn giản mà bạn có thể hoàn thành ngay lập tức, thì việc xử lý ngay lập tức sẽ giúp tránh tình trạng tồn đọng công việc.
Hãy ghi chú rằng quy tắc hai phút chỉ là một mẹo tăng năng suất cần được áp dụng một cách khôn ngoan tùy theo từng trường hợp cụ thể. Bạn chỉ có thể đánh giá một số email bằng các tham số giống nhau, vì một số email có thể cần cách tiếp cận tinh tế hơn.
Vì vậy, hãy sử dụng cách xử lý nhanh cho các email nhỏ hơn trong khi phân loại và lên lịch cho các email phức tạp hơn.
9. Cộng tác với hộp thư đến được chia sẻ
Hộp thư đến chung là công cụ quản lý hộp thư đến để tập trung các email và dữ liệu liên quan. Đây là kho lưu trữ tất cả các email đến và đi, kết hợp nhiều hộp thư đến để các nhóm và bộ phận hợp tác với nhau.
Một nền tảng thống nhất với quyền truy cập được kiểm soát thích hợp giúp hợp lý hóa việc chia sẻ dữ liệu và kiến thức mà không cần phải trao đổi email một cách rõ ràng.
Nếu bạn từng được CC trong chuỗi email để cập nhật thông tin, bạn sẽ hiểu sự khó chịu của những thông báo liên tục (đôi khi không mong muốn)!
Hộp thư đến chung là một lợi ích cho các hoạt động liên quan đến khách hàng như tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ, vì các nhà quản lý có thể nhanh chóng và hiệu quả phân công email cho các thành viên trong nhóm.
Việc này đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và doanh nghiệp của bạn có thể trả lời các câu hỏi với chuyên môn cao nhất và thời gian ngắn nhất.
Các nền tảng như ClickUp đưa hộp thư đến chung lên một tầm cao mới với các công cụ như ClickUp Docs. Đây là một không gian làm việc chung nơi các thành viên trong nhóm tạo, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu phong phú, wiki và cơ sở kiến thức.
Ngoài ra, bạn có thể kết nối chúng với quy trình làm việc để tự động hóa, chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực, để lại nhận xét, phân công công việc và làm nhiều việc khác thay vì chỉ ngồi soạn thảo email!
10. Tích hợp mọi thứ
Tích hợp và hợp nhất hệ thống là chiến lược quản lý email cuối cùng của chúng tôi. Chúng giúp thiết lập một sân chơi bình đẳng bằng cách vá toàn bộ hệ thống công nghệ của công ty.
Việc kết nối các hệ thống và nền tảng khác nhau giúp dễ dàng luồng dữ liệu và thông tin, đồng thời củng cố các lỗ hổng, loại bỏ các điểm nghẽn và cung cấp một môi trường kỹ thuật số thống nhất. Nó cũng ngăn chặn sự hình thành các silo dữ liệu và có tác dụng bổ sung cho các hoạt động kinh doanh khác nhau.
Ví dụ: tích hợp email với lịch và ứng dụng hội nghị video cho phép bạn thiết lập thông báo cho lời mời cuộc họp và tham gia ngay lập tức.
Tương tự, tích hợp email với nền tảng quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) cho phép truy cập thông tin khách hàng có liên quan để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa mà không cần chuyển đổi nền tảng.
May mắn thay, tích hợp ClickUp bao gồm hơn 1000 công cụ để hoạt động nguyên bản với các nền tảng CRM, tùy chọn lưu trữ đám mây, ứng dụng lịch, công cụ năng suất và hơn thế nữa.
Tóm lại, tích hợp hộp thư đến Gmail và Outlook với ClickUp thực sự là một sự kết hợp hoàn hảo.
Giải phóng hộp thư đến của bạn với các chiến lược quản lý email hiệu quả
Đó là 10 chiến lược hàng đầu của chúng tôi về quản lý email.
Mặc dù các mẹo trên có thể hữu ích, nhưng việc thành thạo nghệ thuật quản lý email hiệu quả không phải là một kỹ năng tĩnh.
Điều này đòi hỏi một cách tiếp cận mang tính chuyển đổi, trong đó bạn phải liên tục đổi mới và cải tiến để kiểm soát hộp thư đến của mình một cách hiệu quả hơn.
Hơn nữa, thay vì tập trung vào việc sắp xếp hộp thư đến, hãy cố gắng phát triển một hệ thống giao tiếp ưu tiên hiệu quả, tổ chức và trao đổi thông tin suôn sẻ. Một khung làm việc như vậy sẽ thúc đẩy email (hoặc bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác) trở thành chất xúc tác và công cụ hỗ trợ năng suất và công việc có ý nghĩa.