Giành lại thời gian của bạn: 10 công cụ quản lý hộp thư đến tốt nhất để đạt hiệu quả tối đa

Thống kê email cho thấy, trung bình mỗi ngày, một chuyên gia phải xử lý 200 email chưa đọc và 120 email mới, nhưng họ chỉ trả lời được 25% trong số đó. ?

Cho dù bạn là người sáng lập doanh nghiệp, nhân viên làm việc từ xa hay chỉ đơn giản là người đang nỗ lực lấy lại quyền kiểm soát cuộc sống kỹ thuật số của mình, không còn nghi ngờ gì nữa, kỹ năng quản lý hộp thư đến thành thạo là điều cần thiết để sử dụng thời gian một cách có ý thức.

Công cụ quản lý hộp thư đến giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trong việc xử lý email hàng ngày. Thay vì phải lục lọi trong một đống email, bạn có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên, gửi, theo dõi và tổ chức các tin nhắn của mình một cách chính xác.

Kết quả? Năng suất tăng cao đến mức bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể sống sót mà không có những công cụ này. Trong hành trình thú vị để chinh phục rừng email của bạn, chúng tôi giới thiệu 10 công cụ quản lý hộp thư đến thiết thực nhất!

Công cụ quản lý hộp thư đến là gì?

Công cụ quản lý hộp thư đến được thiết kế để đơn giản hóa việc tổ chức email và hộp thư đến. Công cụ này đi kèm với các tính năng tổ chức, gửi, trả lời và theo dõi email hiệu quả, cho phép giao tiếp hiệu quả hơn với các bên liên quan bên ngoài và bên trong, khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.

Nhiều ứng dụng và giải pháp quản lý email sử dụng AI và khả năng tự động hóa để giúp các tương tác của bạn trở nên mượt mà, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bạn có thể mong đợi các cài đặt chuyên dụng để xử lý khối lượng lớn tin nhắn và các thông báo gây xao lãng đi kèm.

Điều đáng chú ý là các công cụ này đóng vai trò quan trọng trong việc giảm mức độ căng thẳng của các nhóm hỗ trợ khách hàng và CNTT, các nhà tiếp thị email và quản lý dự án, những người thường xuyên phải đối mặt với lượng email và cuộc họp dồn dập trong ngày.

Các tính năng cần thiết phải có trong một công cụ quản lý hộp thư đến

Dưới đây là danh sách các tính năng khóa cần tìm trong phần mềm quản lý email:

10 công cụ quản lý hộp thư đến tốt nhất

Dưới đây là danh sách 10 phần mềm quản lý hộp thư đến và email hiệu quả đáng chú ý mà bạn có thể tin cậy để cách mạng hóa cách thức xử lý email của mình. Chúng tôi đã đề cập đến nhiều công cụ phục vụ các lĩnh vực công việc khác nhau như dịch vụ khách hàng, tiếp thị và hỗ trợ nhân viên. ?

1. ClickUp

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi khi phải xoay xở giữa nhiều kênh giao tiếp để giữ cho dự án của mình đi đúng hướng, hãy tin tưởng vào Giải pháp quản lý dự án qua email tất cả trong một của Clickup để biến sự hỗn loạn thành sự rõ ràng! Nền tảng này hợp nhất các nhiệm vụ dự án và giao tiếp phân tán, đưa mọi thứ vào tầm tay bạn trong một trung tâm tập trung.

ClickUp không chỉ là một giải pháp thay thế email — nó còn là một cuộc cách mạng về năng suất. Hãy tạm biệt những rắc rối khi phải chuyển đổi giữa các tab để quản lý email! Với tính năng Hộp thư đến, bạn có thể kết nối các tài khoản email của mình, chẳng hạn như Gmail và Outlook, trực tiếp với ClickUp.

Hợp nhất tất cả các cuộc hội thoại email của bạn trong Nhiệm vụ để sắp xếp công việc trong ngày. ClickUp giúp bạn:

Với ClickUp Automations, bạn có thể tự động hóa các hành động gửi email chỉ với vài cú nhấp chuột. Kiểm soát việc quản lý email của bạn bằng cách gửi email cho khách hàng tiềm năng, cập nhật trạng thái và áp dụng các ưu tiên và thẻ tự động.

Và đây là điểm nhấn đặc biệt! ?

ClickUp AI ra đời để nâng cao hiệu quả của bạn hơn nữa. Từ tóm tắt ghi chú cuộc họp đến soạn thảo email với các lời nhắc cụ thể cho từng mục đích sử dụng, đây là trợ thủ đắc lực cho năng suất làm việc ảo của bạn. Sử dụng nó để tạo email rõ ràng, súc tích và hấp dẫn với định dạng được cấu trúc sẵn để thu hút người nhận.

Đối với những người xử lý các chiến dịch tiếp thị quy mô lớn, hãy sử dụng Mẫu Tiếp thị qua email của ClickUp để đơn giản hóa quá trình tạo và gửi email cũng như theo dõi khách hàng tiềm năng, đảm bảo quy trình của bạn luôn hiệu quả và nhất quán về mặt trực quan.

Các tính năng tốt nhất của ClickUp

Giới hạn của ClickUp

Giá ClickUp

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm

Xếp hạng và đánh giá ClickUp

2. Hiver

Hiver là một công cụ quản lý email tuyệt vời để đơn giản hóa email và cộng tác trong môi trường Gmail và G Suite. Phần mở rộng Chrome của nó cho phép bạn phân công email, thêm ghi chú nội bộ, đặt trạng thái, sử dụng trò chuyện trực tiếp và thậm chí thử giao tiếp bằng giọng nói với đăng ký Aircall. ?️

Hiver biến Gmail thành một trung tâm không gian làm việc mạnh mẽ, cung cấp cho bạn khả năng hiển thị thời gian thực về khối lượng công việc của nhóm và trạng thái truy vấn. Chuyển đổi email thành các công việc có thể thực hiện và giao chúng cho các thành viên trong nhóm chỉ bằng một cú nhấp chuột, tất cả từ giao diện Gmail quen thuộc của bạn.

Phần mềm quản lý email này cung cấp cho bạn các tính năng quản lý dự án email thiết yếu như tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên và khả năng tìm kiếm hiệu quả, giúp việc phân công công việc và năng suất của nhóm trở nên dễ dàng.

Các tính năng tốt nhất của Hiver

Giới hạn của Hiver

Giá cả của Hiver

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm

Đánh giá và nhận xét về Hiver

3. Zendesk

Là một giải pháp hỗ trợ khách hàng, Zendesk đảm bảo các tương tác qua email để lại ấn tượng lâu dài cho khách hàng của bạn. Với các tính năng như phản hồi sẵn, các công cụ phần mềm quản lý email của Zendesk cho phép đội ngũ hỗ trợ của bạn xử lý hiệu quả các vấn đề email phổ biến và tăng năng suất.

Nhưng điều thực sự khiến Zendesk khác biệt là khả năng tùy chỉnh vượt trội cho quản lý email. Bạn có thể tạo báo cáo và trực quan hóa dữ liệu phù hợp để có được những thông tin chi tiết quý giá về hiệu suất hộp thư đến, giúp bạn hợp lý hóa quy trình email cho các email đến và đi. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý email của toàn đội ngũ mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng theo thời gian. ?

Các công cụ AI của Zendesk tinh chỉnh hơn nữa việc quản lý email bằng cách đảm nhận các công việc quan trọng như phân loại email và đề xuất câu trả lời.

Các tính năng tốt nhất của Zendesk

Giới hạn của Zendesk

Giá cả của Zendesk

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm và có bản dùng thử miễn phí

Đánh giá và nhận xét về Zendesk

4. Help Scout

Help Scout được thiết kế để hợp lý hóa các cuộc hội thoại với khách hàng một cách dễ dàng trong hộp thư đến chung. Bạn có một địa chỉ email và một tài khoản đăng nhập người dùng chỉ dành riêng cho mình, nhưng những người dùng hộp thư đến chung có thể cùng nhau xử lý các email gửi đến một địa chỉ duy nhất, chẳng hạn như hello@ hoặc info@.

Không có phản hồi trùng lặp nhờ tính năng Collision Detection. Về cơ bản, nếu một thành viên khác thực hiện thay đổi trong cuộc hội thoại trong khi người dùng đang soạn thảo phản hồi, công cụ sẽ tạm dừng phản hồi và cho phép người dùng xem lại các cập nhật.

Các tín hiệu trực quan xuất hiện bất cứ khi nào người khác tham gia vào cùng một cuộc hội thoại, cho dù ở chế độ xem thư mục hay trong chính cuộc hội thoại.

Các tính năng tốt nhất của Help Scout

Giới hạn của Help Scout

Giá cả của Help Scout

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm

Đánh giá và nhận xét về Help Scout

5. Gmelius

Gmelius đồng bộ hóa liền mạch với Gmail, Slack, Trello và các công cụ giao tiếp khác, đảm bảo sự hợp tác thời gian thực trong không gian làm việc của bạn. Hợp nhất các cuộc hội thoại nội bộ và bên ngoài thông qua các tính năng như hộp thư đến chung, nhãn và bảng dự án.

Phần mềm này đơn giản hóa quá trình lên lịch hẹn với trình lập lịch cuộc họp Gmail. Bạn có thể chia sẻ lịch trống của mình, gửi bảng câu hỏi hoặc nhắc nhở trước cuộc họp và tích hợp liền mạch với công cụ hội nghị truyền hình ưa thích của bạn.

Các tính năng khác hướng đến năng suất bao gồm chuỗi email, mẫu và ghi chú nội bộ. Công cụ này cho phép sử dụng mẫu Gmail hoặc đoạn trích email chỉ bằng một cú nhấp chuột trực tiếp trong cửa sổ soạn thảo. Bạn thậm chí có thể xây dựng một kho lưu trữ các email sẵn sàng trả lời, được phân loại gọn gàng để dễ dàng truy xuất.

Các tính năng tốt nhất của Gmelius

Giới hạn của Gmelius

Giá cả của Gmelius

Đánh giá và nhận xét về Gmelius

6. Front

Front tự hào có một loạt các tính năng quản lý email giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh trong khi vẫn duy trì sự cá nhân hóa với khách hàng. Mỗi cuộc hội thoại được bổ sung bằng lịch sử khách hàng và dữ liệu liên quan, tạo điều kiện cho việc giao tiếp hiệu quả và phù hợp.

Công cụ này cung cấp các tính năng quản lý email tiện dụng như quy trình làm việc tự động để phân công, chuyển tiếp và trả lời tin nhắn. Các tính năng cộng tác cho phép nhóm dịch vụ của bạn quản lý truy vấn hiệu quả, với các thành viên trong nhóm dễ dàng bình luận trên email, chia sẻ bản nháp và nhắn tin cho nhau trong không gian làm việc chung của Front.

Front tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba khác nhau, bao gồm Facebook, Twitter và WhatsApp, để hợp lý hóa quy trình email và giao tiếp của bạn. ?

Các tính năng tốt nhất của Front

Giới hạn của Front

Giá của Front

*Tất cả giá cả đều áp dụng cho mô hình thanh toán hàng năm

Xếp hạng và đánh giá Front

7. Siêu nhân

Không giống như các nền tảng khác trong danh sách của chúng tôi, Superhuman chỉ tập trung vào việc cung cấp một ứng dụng email được tối ưu hóa cho người dùng Gmail và Google Workspace trên nền tảng Mac và Windows.

Khách hàng tuân thủ SOC-2 này rất hữu ích cho các nhóm toàn cầu, cho phép tạo sự kiện theo lịch ở bất kỳ múi giờ nào! Với Superhuman AI, bạn có thể nhanh chóng xử lý nhiều công việc với tốc độ và độ chính xác cao, cho dù đó là chỉnh sửa tin nhắn hay gửi trả lời tức thì.

Nền tảng này tự hào có các phím tắt thông minh cho các công việc như khởi chạy trung tâm lệnh và chọn cuộc hội thoại. Nó cũng có tính năng nhắc nhở hoãn và theo dõi để giúp bạn luôn có tổ chức và kiểm soát hộp thư đến của mình. ?

Các tính năng tốt nhất của Superhuman

Giới hạn siêu phàm

Giá cả vượt trội

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm và có dùng thử miễn phí

Đánh giá và nhận xét vượt trội

Khám phá các lựa chọn thay thế Superhuman!

8. Brevo

Brevo cung cấp nhiều công cụ tiếp thị và CRM trên nhiều kênh giao tiếp, bao gồm email, SMS và trò chuyện trực tiếp. Với khả năng tiếp thị qua email, bạn có thể tạo các chiến dịch email hấp dẫn về mặt thị giác và phân phối chúng đến một lượng lớn khán giả một cách dễ dàng.

Nền tảng này cho phép bạn quản lý số lượng liên hệ không giới hạn và cung cấp tính năng phân đoạn liên hệ tự động dựa trên hành vi, lãi suất và các thuộc tính khác. ?

Brevo cũng hỗ trợ các email giao dịch, chẳng hạn như đặt lại mật khẩu, xác nhận đơn đặt hàng và cập nhật thông tin vận chuyển. Nhìn chung, Brevo cung cấp một bảng điều khiển gọn gàng để giúp bạn theo dõi và tối ưu hóa các chiến dịch email của mình để đạt hiệu quả cao hơn.

Các tính năng tốt nhất của Brevo

Giới hạn của Brevo

Giá cả của Brevo

*Tất cả giá niêm yết đều tham chiếu đến mô hình thanh toán hàng năm và các gói trả phí đều có bản dùng thử miễn phí

Đánh giá và nhận xét về Brevo

9. Missive

Missive là một ứng dụng hộp thư đến và trò chuyện hợp tác được thiết kế để tăng cường sự hợp tác trong nhóm xung quanh các giao tiếp qua email. Ứng dụng này tạo điều kiện cho sự hợp tác liền mạch bằng cách cho phép bạn gán các cuộc hội thoại cho các thành viên hoặc nhóm cụ thể, tạo quy trình công việc, quản lý công việc và áp dụng nhãn để tổ chức hộp thư đến hiệu quả. ?

Missive cũng cung cấp các công cụ quản lý email thiết yếu như tạm dừng, hỗ trợ nhiều tài khoản và bộ lọc mạnh mẽ. Điều khiến nó trở nên khác biệt là bộ công cụ cộng tác tiên tiến, bao gồm trò chuyện, hộp thư đến của nhóm, viết chung, phân công nhiệm vụ, lịch, cập nhật trạng thái và hơn thế nữa.

Để giảm bớt lượng email quá tải trong toàn đội, nền tảng này cung cấp tính năng tự động hóa thông qua các quy tắc, cho phép chia sẻ các câu trả lời có sẵn và hợp nhất các cuộc hội thoại có liên quan để giảm bớt lượng tin nhắn quá tải.

Các tính năng tốt nhất của Missive

Giới hạn của Missive

Giá cả của Missive

Đánh giá và nhận xét về tin nhắn

10. SaneBox

Không giống như nhiều công cụ quản lý email khác nhắm mục tiêu đến các doanh nghiệp và nhóm phải xử lý lượng email lớn, SaneBox được thiết kế dành cho người dùng hàng ngày. Công cụ này sử dụng AI để tự động phân loại email của bạn vào các thư mục khác nhau, giúp bạn tập trung hơn và giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến.

Công cụ này hoạt động như một trợ lý hộp thư đến hữu ích, liên tục thích ứng với thói quen và sở thích của bạn. Sanebox kết nối với tài khoản email của bạn và tạo các thư mục chuyên dụng như SaneLater cho các email gây xao lãng, SaneNews cho các bản tin và SaneCC cho các email được gửi đồng thời. Thật gọn gàng, phải không?

Vẻ đẹp của SaneBox nằm ở sự tích hợp liền mạch với dịch vụ email hiện có của bạn, giúp bạn không cần phải làm quen với một ứng dụng mới. ?

Các tính năng tốt nhất của SaneBox

Giới hạn của SaneBox

Giá cả của SaneBox

Đánh giá và nhận xét về SaneBox

Đạt được sự hài hòa trong email với công cụ quản lý hộp thư đến tốt nhất

Cho dù bạn làm việc một mình hay trong nhóm, các công cụ quản lý hộp thư đến đều góp phần giúp bạn giữ tinh thần tỉnh táo và năng suất trong suốt cả ngày. Các tùy chọn mà chúng tôi đã thảo luận sẽ giúp bạn tạm biệt tình trạng quá tải email và chào đón một hộp thư đến gọn gàng và hiệu quả hơn. ?

Khó quyết định? Hãy thử ClickUp để đạt được sự hài hòa trong giao tiếp như chưa từng có. Với AI và các tính năng năng suất được thiết kế chu đáo cùng các tích hợp thú vị, đây có thể là mảnh ghép còn thiếu để bạn giao tiếp như một chuyên gia!