Quản lý công việc qua email là gì và cách thực hiện

Bạn tò mò về quản lý công việc qua email?

Hãy tưởng tượng:

Bạn đang tìm kiếm một email cũ mà đồng nghiệp gửi cho bạn vài tháng trước. 10 phút trôi qua, rồi 20, rồi 30...

Bây giờ, nó chỉ còn là một khoảng thời gian dài vô tận, và bạn trôi dạt trong đại dương vô tận của những email bị mất.

Theo như chúng tôi biết, đó không phải là cách để hoàn thành công việc!

Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi đã tìm ra giải pháp cho vấn đề này.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu quản lý công việc email là gì, các tính năng chính, lợi ích và công cụ tốt nhất bạn có thể sử dụng để quản lý công việc từ hộp thư đến.

Sẵn sàng thoát khỏi chuỗi email dài vô tận chưa?

Tuyệt vời, hãy bắt đầu!

Quản lý công việc qua email là gì?

Quản lý công việc qua email bao gồm việc sử dụng hộp thư đến để sắp xếp, tổ chức và tạo công việc. Điều này bao gồm việc phân công công việc cho mọi người, cài đặt thời hạn và quản lý dự án thông qua email.

Tuy nhiên, email được sắp xếp một cách có hệ thống theo người gửi, chủ đề và ngày tháng, không theo công việc, mức độ ưu tiên và thời hạn. Email cũng chứa đầy những cuộc hội thoại không liên quan đến việc phân công công việc.

Vậy tại sao lại sử dụng chúng?

Đừng hiểu lầm, email không chết, đặc biệt là vì nhân viên toàn thời gian dành tới 2,5 giờ mỗi ngày để xử lý email.

Bỗng dưng 30 phút bạn vừa mất đi không còn đáng sợ nữa, phải không? 😉

Tuy nhiên, có một cách để email trở thành công cụ quản lý công việc hiệu quả; tất cả những gì bạn cần là một phần mềm quản lý dự án dựa trên email.

Với công cụ quản lý công việc qua email, bạn có thể lên lịch và lập kế hoạch cho nhiều dự án, phân công công việc và theo dõi tiến độ.

Nhấp vào đây để biết thêm mẹo về lập lịch công việc!

Các tính năng mà công cụ quản lý công việc email của bạn nên có

Chúng tôi biết bạn muốn nhóm của mình mạnh mẽ hơn cả con tàu Titanic để không bị tan rã như thế này:

Để giúp bạn, đây là danh sách các tính năng thiết yếu mà công cụ quản lý công việc email của bạn nên có:

1. Tích hợp email

Tích hợp email là một tính năng bắt buộc, đặc biệt là vì bạn thực sự không thể có công cụ quản lý công việc email mà không có email.

Với tích hợp email, nhóm của bạn có thể quản lý các tài liệu trong và ngoài hộp thư đến. Họ cũng có thể lưu trữ và chia sẻ email, đồng thời tạo công việc với thông báo tự động.

Không còn phải chuyển qua lại giữa các ứng dụng như thế này nữa:

2. Tạo/lập và phân công công việc

Tạo/lập công việc là một tính năng khóa cho phép bạn lập kế hoạch và gửi công việc cho nhóm dự án của mình bằng email. Công việc được gửi kèm theo ngày đáo hạn, mô tả công việc và tệp đính kèm.

Việc phân công công việc hiệu quả cũng sẽ giúp bạn lập kế hoạch sức chứa. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng tối đa những gì có sẵn.

Rốt cuộc, chúng ta đều biết Jack và Rose đã không sử dụng cửa nổi đó với sức chứa tối đa! 🙄

3. Lập lịch công việc

Gửi công việc là một chuyện, quản lý một nhóm lại là một chuyện khác.

Công cụ quản lý dự án của bạn nên có các tính năng quản lý nhóm để đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều có công việc hàng ngày.

Nếu một công việc bị trì hoãn, trình quản lý công việc của bạn phải có thể tự động sắp xếp lại các công việc phụ thuộc. Ngoài ra, trình quản lý công việc phải có lịch tích hợp, ước lượng thời gian và công cụ theo dõi công việc.

4. Đề cập đến công việc

Sử dụng ký hiệu @ mạnh mẽ để đề cập đến người dùng, nhóm, công việc hoặc tài liệu để gắn thẻ thành viên trong không gian làm việc của bạn. Đề cập đến công việc luôn hiển thị và cũng được gửi qua email.

Điều này có nghĩa là các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ công việc, nhưng điều họ sẽ bỏ lỡ là lời bào chữa "Tôi không thấy công việc"!

5. Tối ưu hóa giao tiếp

Trình quản lý công việc mà bạn chọn nên có một nền tảng nhắn tin tức thời trung tâm để các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp với nhau.

Bằng cách này, nhóm của bạn vẫn có thể tận dụng tất cả các lợi ích của email mà không còn phải phụ thuộc vào nó để giao tiếp (chậm chạp).

Liên quan: Chiến dịch email nhỏ giọt

Công cụ quản lý công việc qua email tốt nhất: ClickUp

Email chiếm 23% thời gian làm việc trung bình của nhân viên và trung bình, nhân viên kiểm tra email của họ 36 lần mỗi ngày. Ý tôi là, chúng ta đều đã trải qua điều đó... làm mới email... 36 lần. ⌚

Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi các nhà quản lý dự án đang tìm kiếm các công cụ quản lý công việc để tăng năng suất trong công việc. Và cũng không có gì ngạc nhiên khi việc tuân thủ các phương pháp hay nhất về tiếp thị qua email và email lạnh mang lại kết quả thực sự.

May mắn thay, đó chính là mục đích ra đời của ClickUp.

ClickUp là gì?

ClickUp là công cụ quản lý dự án hàng đầu thế giới.

Từ việc giúp bạn quản lý nhóm làm việc từ xa đến cải thiện sự hợp tác trong nhóm, ClickUp cung cấp cho các nhóm mọi thứ họ cần để làm việc hiệu quả.

Nhân tiện, đây là bài viết về một số mẹo để duy trì năng suất trong công việc!

Bây giờ, quay trở lại quản lý công việc qua email…

Dưới đây là cách quản lý công việc qua email của ClickUp có thể giúp bạn:

Hệ thống quản lý công việc qua email của ClickUp khuyến khích các nhóm tiếp cận công việc một cách toàn diện hơn để có thể lập kế hoạch phù hợp.

Chúng ta không muốn gặp phải tình huống như tàu Titanic, nơi mà họ không có kế hoạch chuẩn bị đủ số lượng thuyền cứu sinh!

Bạn đang bối rối?

Hãy cùng xem ClickUp có thể đảm bảo công việc của nhóm bạn diễn ra suôn sẻ như thế nào:

1. Gửi và nhận email trực tiếp từ công việc

Bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu có thể gửi hoặc trả lời email ngay lập tức cùng với công việc liên quan mà không cần phải chuyển tab?

Với Email trong ClickUp, bạn có thể làm chính xác điều đó!

Ví dụ: bạn có thể chỉ định email cho các thành viên trong nhóm, cộng tác gửi và trả lời email, kích hoạt tự động hóa dựa trên Trường Tùy chỉnh, sự kiện của khách hàng và thậm chí theo dõi lỗi. Khả năng là gần như vô hạn!

Tích hợp email của bạn với ClickUp giúp bạn:

Đối với tính năng này, ClickUp hiện hỗ trợ Outlook, IMAP, Office 365 và Gmail. Tất cả email bạn gửi từ ClickUp sẽ trông như được gửi trực tiếp từ email của bạn — không có địa chỉ chuyển tiếp lạ!

2. Tạo công việc qua email

Công cụ quản lý công việc qua email của ClickUp có tính năng Giao nhiệm vụ cho phép bạn tạo công việc bằng cách gửi hoặc chuyển tiếp email đến ClickUp.

Dưới đây là những chi tiết công việc bạn có thể bao gồm:

3. Thêm bình luận

Bạn có thể gửi email đến các nhiệm vụ ClickUp và email sẽ xuất hiện dưới dạng Bình luận mới cho nhiệm vụ đó, bao gồm tất cả các tệp đính kèm.

Bạn thắc mắc về bố cục?

Đừng lo lắng, ClickUp sẽ lưu trữ toàn bộ email HTML, vì vậy hình ảnh và thiết kế của bạn sẽ trông tuyệt vời như bức vẽ của Jack về Rose.

4. Trả lời thông báo

Bạn có thể trả lời email thông báo từ ClickUp bằng cách gửi lại một email, email này sẽ được thêm vào nhiệm vụ dưới dạng bình luận mới. Không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng!

5. Tự động hóa công việc

Sử dụng quy tắc chuyển tiếp thư của ClickUp để tự động tạo nhiệm vụ cho bạn. Ngoài ra, nếu bạn lưu nhiệm vụ và địa chỉ Danh sách công việc vào danh bạ, bạn có thể thêm nhiệm vụ vào danh sách nhiệm vụ của mình mọi lúc mọi nơi!

Ngoài ra, bạn có thể tự động hóa các công việc của mình bằng tính năng Nhiệm vụ lặp lại của ClickUp. Bạn có thể tùy chỉnh việc lặp lại nhiệm vụ bằng cách sử dụng lịch lặp lại hoặc kích hoạt lặp lại.

6. Lập lịch công việc

Sử dụng chi tiết nhiệm vụ của ClickUp để thêm ngày đáo hạn vào dòng tiêu đề, từ đó tự động lên lịch hạn chót cho nhiệm vụ cụ thể đó.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Kéo và thả Lên lịch thời gian để quản lý lịch trình của nhóm hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Nếu một thành viên trong nhóm bị chậm trễ (chúng ta đều biết cuộc sống đôi khi có thể xảy ra những việc bất ngờ), ClickUp sẽ tự động thay đổi ngày đáo hạn cho tất cả các công việc phụ thuộc.

Phần thưởng: Các lựa chọn thay thế email

7. Tích hợp Gmail và Microsoft Outlook

ClickUp cho phép bạn kết nối Gmail và Outlook với các nhiệm vụ ClickUp của mình. Bằng cách này, bất kỳ nhiệm vụ nào bạn thêm vào ClickUp sẽ được đồng bộ hóa trong các nhiệm vụ Gmail hoặc Outlook của bạn.

Muốn tiết kiệm thời gian?

Chuyển đổi các email quan trọng trong hộp thư đến Gmail của bạn thành nhiệm vụ ClickUp bằng cách thêm dấu sao vào chúng. ⭐

Bạn cũng có thể đồng bộ hóa các nhiệm vụ ClickUp với Lịch Google.

Giờ đây, nếu bạn cập nhật một nhiệm vụ trong ClickUp, bạn sẽ thấy thay đổi trong ứng dụng Google.

Thật tiện lợi!

Nhưng đó không phải là tất cả những gì ClickUp có thể mang đến cho bạn! 🎁

Phần mềm quản lý dự án tuyệt vời này còn cung cấp các tính năng khác như:

Tại sao bạn cần công cụ quản lý công việc qua email

Các công cụ quản lý công việc qua email giúp các nhà quản lý dự án và nhóm tăng năng suất email trong công việc.

Với ứng dụng quản lý công việc, nhóm của bạn có thể dễ dàng làm trống hộp thư đến và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào từng công việc riêng lẻ.

Dưới đây là cách phần mềm quản lý công việc thực hiện việc này:

1. Biến email thành việc cần làm

Bằng cách sử dụng một công cụ tích hợp với ứng dụng email của bạn, bạn có thể biến hộp thư đến thành một danh sách công việc khổng lồ.

Vì vậy, đừng tải xuống ứng dụng ghi chú hoặc ứng dụng danh sách việc cần làm riêng biệt nữa !

Với quản lý công việc qua email, bạn có thể tạo công việc và thêm chi tiết công việc trực tiếp từ email của mình.

Hãy tạm biệt việc sao chép công việc và chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang!

2. Để gửi ít email hơn và tiết kiệm thời gian

Với trình quản lý công việc, các thành viên trong nhóm, tài liệu liên quan đến dự án và các cuộc hội thoại của bạn đều được lưu trữ ở một nơi trung tâm.

Điều này có nghĩa là bạn không còn phải gửi email cho thành viên trong nhóm để nhận được câu trả lời khó hiểu và phải gửi email lại.

Tiếp tục duy trì điều này đủ lâu và đột nhiên…

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng ứng dụng công việc, email của bạn sẽ chứa mọi chi tiết về công việc cùng với ngày đáo hạn. Và nếu ai đó có thắc mắc, họ chỉ cần gửi tin nhắn trong phòng trò chuyện tích hợp sẵn.

Đây rồi!

Trả lời trong vài giây.

3. Tăng hiệu quả làm việc của nhóm

Công cụ quản lý công việc qua email cung cấp cho các nhóm dự án mô tả chi tiết về công việc để các thành viên trong nhóm không bị nhầm lẫn về trách nhiệm của mình. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ công việc với thành viên trong nhóm bằng cách đề cập đến họ.

Các ứng dụng quản lý dự án cũng giúp các nhóm làm việc hợp tác với nhau. Bằng cách sử dụng các tính năng theo dõi công việc và nhắn tin tức thời, các nhóm và quản lý dự án có thể xem tiến độ dự án của mọi người một cách rõ ràng hơn.

4. Tập trung hóa quy trình làm việc

Còn gì tệ hơn việc quản lý nhiều công việc cùng một lúc?

Quản lý nhiều công việc trên nhiều nền tảng!

Mặc dù chúng ta đều thích nghĩ mình là người giỏi đa nhiệm, nhưng sự thật là chúng ta làm việc hiệu quả hơn nhiều khi làm việc trên các nền tảng tập trung, thống nhất.

Nó giúp mọi thứ được sắp xếp theo đơn đặt hàng, có tổ chức và giúp bạn hiểu rõ mọi thứ chỉ trong nháy mắt.

Và đó chính xác là những gì một nền tảng quản lý công việc qua email sẽ giúp bạn. Vì bạn có thể xử lý phân bổ khối lượng công việc, giao tiếp trong nhóm và lên lịch công việc từ cùng một giao diện, bạn sẽ không phải chuyển từ nền tảng này sang nền tảng khác để cố gắng hiểu mọi thứ!

Kết luận

Quản lý công việc qua email cho phép các nhóm sử dụng hộp thư đến làm nền tảng quản lý dự án chính. Mặc dù bạn có thể tiếp tục sử dụng hộp thư đến thông thường, nhưng nó không cung cấp cho bạn một không gian làm việc có khả năng cộng tác, phòng trò chuyện tích hợp và tự động hóa công việc.

ClickUp cung cấp cho các nhóm nhiều tính năng quản lý công việc và quy trình email hiệu quả để giúp họ đạt năng suất cao nhất có thể.

Với các tính năng từ lập lịch công việc đến phân công nhiệm vụ qua email, ClickUp có tất cả những gì bạn cần để quản lý công việc từ hộp thư đến email của mình.

Hãy sử dụng ClickUp ngay hôm nay và chứng kiến hộp thư đến của bạn biến thành một công cụ quản lý công việc hiệu quả, vì hãy nhớ rằng, cuộc đời quá ngắn để lãng phí vào những chuỗi email dài dằng dặc và phiền phức.

Hãy hỏi Jack: