Bạn đã bao giờ thấy đồng nghiệp của mình há hốc mồm khi nhìn thấy số lượng email chưa đọc của bạn lên đến hàng trăm chưa?
Hộp thư đến lộn xộn không chỉ gây rối mắt mà còn là nguyên nhân dẫn đến căng thẳng và bỏ lỡ thời hạn. Nếu bạn từng có ý định xóa tất cả và bắt đầu lại từ đầu, hãy dừng lại một chút. Có một cách thông minh hơn: Inbox Zero.
Phương pháp này không phải là ám ảnh về hộp thư đến trống rỗng mà là lấy lại quyền kiểm soát. Bạn có thể dọn dẹp hộp thư đến của mình trong năm bước và dưới 20 phút để luôn cập nhật các email đến mà không cảm thấy quá tải.
Hướng dẫn này phân tích phương pháp Inbox Zero và cách ClickUp, ứng dụng đa năng cho công việc, giúp quản lý email trở nên dễ dàng.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
- Inbox Zero là một phương pháp có cấu trúc để quản lý email hiệu quả. Phương pháp này tập trung vào việc giảm căng thẳng và sự chú ý cần thiết để xử lý các email
- Khi được áp dụng hiệu quả, phương pháp này sẽ ngay lập tức cải thiện chất lượng phản hồi và quản lý công việc của bạn. Dưới đây là năm bước cần thực hiện: Xóa: Hủy đăng ký, xóa spam và lưu trữ email cũ để dọn dẹp hộp thư Phân công: Chuyển tiếp email kèm theo bối cảnh, trao quyền cho nhóm của bạn và sử dụng tự động hóa để nâng cao hiệu quả Trả lời: Trả lời ngay khi có thể, trả lời ngắn gọn và sử dụng mẫu cho các truy vấn thường xuyên Hoãn: Lên lịch theo dõi sau cho các email quan trọng hơn Việc cần làm: Nếu có thể đóng các mục hành động trong email, hãy hoàn thành chúng. Theo dõi khối lượng công việc hiện tại và các email đã hoãn
- Xóa: Hủy đăng ký, xóa thư rác và lưu trữ email cũ để dọn dẹp hộp thư đến
- Phân công: Chuyển tiếp email kèm theo bối cảnh, trao quyền cho nhóm của bạn và sử dụng tự động hóa để nâng cao hiệu quả
- Trả lời: Trả lời ngay khi có thể, trả lời ngắn gọn và sử dụng mẫu cho các truy vấn thường xuyên
- Hoãn: Lên lịch theo dõi sau trong trường hợp có email quan trọng hơn
- Việc cần làm: Nếu có thể đóng các mục hành động trong email, hãy hoàn thành việc đó. Theo dõi khối lượng công việc hiện tại và các email đã hoãn
- Sử dụng ClickUp để cải thiện quản lý công việc, trả lời nhanh chóng nhờ AI và tự động hóa việc phân loại email và nhiệm vụ
- Xóa: Hủy đăng ký, xóa thư rác và lưu trữ email cũ để dọn dẹp hộp thư đến
- Phân công: Chuyển tiếp email kèm theo bối cảnh, trao quyền cho nhóm của bạn và sử dụng tự động hóa để nâng cao hiệu quả
- Trả lời: Trả lời ngay khi có thể, trả lời ngắn gọn và sử dụng mẫu cho các truy vấn thường xuyên
- Hoãn: Lên lịch theo dõi sau nếu có email quan trọng hơn
- Việc cần làm: Nếu có thể đóng các mục hành động trong email, hãy hoàn thành việc đó. Theo dõi khối lượng công việc hiện tại và các email đã hoãn
Hộp thư đến trống là gì?
Đầu tiên, hãy phá bỏ một lầm tưởng phổ biến: Inbox Zero không có nghĩa là hộp thư đến trống rỗng, không có email nào. 📩
Đây là một phương pháp quản lý email có cấu trúc được thiết kế để giúp bạn kiểm soát hộp thư đến và ngăn các email đến làm mất thời gian và sự tập trung của bạn. Thay vì ám ảnh về một hộp thư đến trống rỗng, mục tiêu là trả lời nhanh chóng, sắp xếp tin nhắn và ưu tiên các công việc quan trọng để hộp thư đến của bạn làm việc cho bạn, không chống lại bạn.
Inbox Zero hoạt động như thế nào?
Inbox Zero dựa trên các nguyên tắc khóa kết hợp giữa việc sắp xếp thứ tự ưu tiên và hành động. Nó giúp bạn duy trì hộp thư đến gọn gàng mà không phải dành cả ngày cho email.
Trước khi đi sâu vào các bước để sắp xếp hộp thư đến, hãy xem qua những ý tưởng cốt lõi đằng sau Inbox Zero:
- Hãy từ bỏ cảm giác tội lỗi: Đừng căng thẳng vì hộp thư đến quá đầy. Tập trung vào việc xây dựng thói quen sử dụng email tốt hơn để cải thiện năng suất và giao tiếp
- Sắp xếp thời gian theo mức độ ưu tiên: Hãy nhận ra rằng không phải mọi email đều cần trả lời ngay lập tức. Tập trung vào những việc quan trọng, không phải những việc chỉ làm lộn xộn hộp thư đến của bạn
- Sắp xếp email theo nội dung: Xác định email nào cần hành động, phân công hoặc lưu trữ. Xử lý từng email một cách phù hợp thay vì xử lý tất cả email giống nhau
Tại sao đạt được hộp thư đến trống rỗng lại quan trọng
Hộp thư đến lộn xộn làm bạn chậm chạp, mất tập trung và che lấp thông tin quan trọng. Phương pháp Inbox Zero đảo ngược tình thế, giúp bạn kiểm soát ngay lập tức. Cách thực hiện như sau:
- Giải phóng thời gian để hành động: Dành ít thời gian hơn để tìm kiếm email và nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc. Thay vì đào bới hộp thư đến đầy ắp, hãy chuyển thẳng đến những việc quan trọng
- Hợp lý hóa việc theo dõi dự án: Kiểm soát thời hạn, phê duyệt và theo dõi với hộp thư đến được sắp xếp gọn gàng. Bỏ lỡ email thường đồng nghĩa với bỏ lỡ cơ hội — Inbox Zero đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót
- Giảm tải công việc nhận thức: Đơn giản hóa việc quản lý hộp thư đến, trả lời nhanh hơn và nâng cao hiệu quả làm việc. Khi hộp thư đến của bạn được sắp xếp gọn gàng, đầu óc bạn cũng sẽ gọn gàng hơn, giúp đưa ra quyết định tốt hơn và hợp tác hiệu quả hơn
📮 ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vào việc chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin.
Với ứng dụng đa năng cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn sẽ tập trung tại một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
Làm thế nào để đạt được hộp thư đến trống rỗng?
Bây giờ, hãy cùng khám phá cách đạt được Inbox Zero từng bước và xem các mẹo quản lý email quan trọng để kiểm soát hộp thư đến của bạn.
Bước 1: Xóa
Hộp thư đến của bạn không phải là một căn gác kỹ thuật số — đó là trung tâm chỉ huy của bạn. Dọn dẹp sự lộn xộn và nhường chỗ cho những gì thực sự quan trọng. Bước đầu tiên để đạt được hộp thư đến trống là nhanh chóng xóa các email không cần thiết. Điều này tối ưu hóa dung lượng lưu trữ đám mây, loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và giúp bạn tập trung hơn.
- Hủy đăng ký một cách quyết liệt: Giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến bằng cách loại bỏ các bản tin không mong muốn và email tiếp thị mà bạn không cần. Nhấp vào 'Hủy đăng ký' giống như thở ra một hơi mà bạn không biết mình đang nín thở
- Xóa spam ngay lập tức: Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng ngay từ đầu. Sử dụng bộ lọc spam của khách hàng email để chặn các thư tương tự và chỉ xử lý những thư quan trọng
- Lưu trữ email cũ: Chỉ giữ lại những email cần thiết trong hộp thư đến. Di chuyển các cuộc hội thoại đã hoàn thành vào thư mục lưu trữ để có thể truy cập nhưng không làm lộn xộn hộp thư đến
Bước 2: Phân công
Không phải mọi email đều là trách nhiệm của bạn. Chuyển tiếp tin nhắn đến đúng người giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc được xử lý hiệu quả.
Bước thứ hai để tối ưu hóa hộp thư đến là tin tưởng nhóm của bạn và phân phối khối lượng công việc một cách thông minh. Dưới đây là cách phân công công việc như một chuyên gia:
- Chuyển tiếp với bối cảnh: Tránh hiểu lầm bằng cách thêm ghi chú ngắn khi chuyển tiếp. Giải thích lý do bạn giao công việc và hành động cần thực hiện
- Trao quyền cho nhóm của bạn: Xây dựng lòng tin bằng cách cho phép đồng nghiệp xử lý email trong phạm vi quyền hạn của họ. Xác định rõ vai trò và cho phép các thành viên trong nhóm nắm quyền sở hữu
- Sử dụng quy tắc email: Tự động hóa việc phân công bằng cách thiết lập bộ lọc email. Cấu hình quy tắc hộp thư đến rõ ràng để tự động chuyển tiếp các email cụ thể đến người thích hợp
📮 ClickUp Insight: Nhân viên tri thức gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và bối cảnh. Điều này cho thấy một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí để cuộn, tìm kiếm và giải mã các cuộc hội thoại rời rạc trong email và trò chuyện. 😱
Giá như bạn có một nền tảng thông minh kết nối công việc, dự án, trò chuyện và email (cùng với AI!) ở một nơi. Nhưng bạn có rồi!
Việc phân công công việc trở nên dễ dàng hơn với hệ thống quản lý công việc cho phép bạn giao các mục hành động cho mọi người, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ.
Cho dù bạn muốn theo dõi các công việc của mình hay tăng cường trách nhiệm, ClickUp Tasks sẽ giúp bạn! Tạo nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột với các chi tiết toàn diện, chẳng hạn như mô tả, người được giao và trạng thái đang theo dõi để duy trì hiển thị đầy đủ trên nhiều hộp thư đến.
Mỗi danh sách công việc trong ClickUp có một địa chỉ email duy nhất cho phép bạn tạo công việc trực tiếp từ email. Cách thức hoạt động như sau:
- Tìm danh sách mong muốn trong không gian làm việc của bạn và di chuột qua tên của nó
- Nhấp vào dấu ba chấm bên cạnh tên danh sách và chọn "Email đến danh sách"
- Sao chép địa chỉ email của danh sách
- Gửi hoặc chuyển tiếp email đến địa chỉ này. Dòng tiêu đề của email sẽ trở thành tên công việc và nội dung email sẽ trở thành mô tả công việc. Mọi tệp đính kèm cũng sẽ được thêm vào công việc
Bạn cũng có thể xem video giải thích này để hiểu rõ hơn về quy trình 👇🏽
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cần cung cấp thêm thông tin khi phân công công việc? Nhiệm vụ ClickUp cung cấp không gian dành riêng cho nhận xét, công việc con và Trường Tùy chỉnh để truyền đạt yêu cầu một cách rõ ràng.
Đối với các dự án phức tạp yêu cầu công việc tuần tự, Phụ thuộc nhiệm vụ ClickUp đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành các bước sơ bộ trước khi tiến tới bước tiếp theo.
Bước 3: Trả lời
Trả lời chậm trễ sẽ tạo ra công việc tồn đọng. Nếu bạn có thông tin sẵn sàng, hãy trả lời ngay lập tức để cuộc hội thoại tiếp tục và tránh phải theo dõi lại không cần thiết.
Gửi phản hồi nhanh chóng với các tin nhắn ngắn gọn, rõ ràng cũng giúp giảm áp lực về việc hoàn thiện cách diễn đạt và giọng điệu. Dưới đây là cách để luôn phản hồi kịp thời mà không cảm thấy quá tải:
- Giữ cho email ngắn gọn: Tiết kiệm thời gian bằng cách trả lời ngắn gọn. Chỉ tập trung vào những chi tiết cần thiết và bỏ qua những email không cần thiết hoặc những lời chào hỏi quá dài dòng
- Xác nhận đã nhận: Giảm số lần theo dõi bằng cách xác nhận khi bạn nhận được email quan trọng. Một câu trả lời nhanh "Đã nhận, tôi sẽ liên hệ lại" sẽ giúp người gửi yên tâm và giữ cho luồng công việc diễn ra suôn sẻ
- Sử dụng mẫu: Tăng tốc độ trả lời các truy vấn phổ biến. Hầu hết các ứng dụng email cho phép bạn tạo các câu trả lời sẵn cho các yêu cầu thường xuyên — chỉ cần điều chỉnh theo nhu cầu và nhấn gửi
🧠 Thông tin thú vị: Lập trình viên người Mỹ Ray Tomlinson đã gửi email đầu tiên trên thế giới, giới thiệu ký hiệu '@' kết nối người dùng trên các thiết bị internet.
Khi bạn cần trả lời email nhanh chóng nhưng không thể nghĩ ra từ ngữ phù hợp, ClickUp Brain sẽ đóng vai trò là trợ lý AI của bạn.
Là một công cụ hội thoại, Brain có thể phân tích nội dung và giọng điệu của email đến và soạn thảo một câu trả lời phù hợp, chuyên nghiệp dựa trên bối cảnh email. Bạn có thể hướng dẫn nó duy trì giọng điệu và mức độ trang trọng phù hợp cho giao tiếp kinh doanh.
Vì Brain được tích hợp vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn, nó hoàn toàn nhận biết bối cảnh và có thể bao gồm các chi tiết cần thiết từ các cuộc hội thoại hoặc nhiệm vụ trước đó trong bản nháp email.
📮 ClickUp Insight: Chỉ 7% chuyên gia phụ thuộc chủ yếu vào AI để quản lý và tổ chức công việc. Điều này có thể là do các công cụ này bị giới hạn trong các ứng dụng cụ thể như lịch, danh sách việc cần làm hoặc ứng dụng email.
Với ClickUp, cùng một công nghệ AI hỗ trợ email hoặc các quy trình công việc liên lạc khác, lịch, nhiệm vụ và tài liệu của bạn. Chỉ cần hỏi, "Ưu tiên của tôi hôm nay là gì?".
ClickUp Brain sẽ tìm kiếm trong không gian làm việc của bạn và cho bạn biết chính xác những việc cần làm dựa trên mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Chỉ như vậy, ClickUp đã hợp nhất hơn 5 ứng dụng cho bạn trong một ứng dụng siêu mạnh!
Cho dù bạn cần tăng cường hiệu quả giao tiếp, tinh chỉnh giọng điệu hay rút gọn số lượng từ, ClickUp Brain sẽ giúp bạn soạn thảo câu trả lời hoàn hảo mà không cần suy nghĩ quá nhiều về từng từ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp Brain không chỉ đơn thuần là trả lời email mà còn giúp bạn:
- Soạn thảo các tệp đính kèm email hoàn chỉnh như báo cáo, đề xuất và tóm tắt
- Tạo hình ảnh AI trong Bảng trắng ClickUp
- Tạo mẫu email được cá nhân hóa cho các liên lạc định kỳ
- Đưa ra các chiến lược quản lý email hiệu quả để sắp xếp hộp thư đến của bạn
Học cách viết tài liệu tốt hơn với trí tuệ nhân tạo (AI) qua hướng dẫn hữu ích này 👇🏽
Bước 4: Hoãn
Một số email cần được suy nghĩ hoặc xử lý kỹ hơn. Lên lịch gửi email sau sẽ giúp bạn tập trung vào các công việc ưu tiên trước mắt mà không bỏ sót các email quan trọng cần theo dõi.
Lo lắng rằng chúng sẽ biến mất vĩnh viễn? Hãy thử các chiến lược quản lý email này để luôn kiểm soát mọi thứ, ngay cả khi phải xử lý nhiều tài khoản email:
- Tạm hoãn email: Giữ hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách ẩn các email cho đến khi bạn sẵn sàng xử lý chúng. Sử dụng hàm tạm hoãn để hiển thị lại các tin nhắn vào thời điểm thích hợp
- Đặt nhắc nhở: Tránh bỏ lỡ thời hạn bằng cách thêm cảnh báo theo dõi. Sử dụng trình quản lý công việc email hoặc đặt thông báo lịch cho các phản hồi đang chờ xử lý
- Xử lý email theo lô: Cải thiện khả năng tập trung bằng cách xử lý các email tương tự cùng một lúc. Khối thời gian để xử lý các tin nhắn phức tạp thay vì liên tục chuyển đổi bối cảnh
Một trong những cách thông minh nhất để quản lý lượng email đến dồn dập là tự động hóa các thao tác khi email đến. Mặc dù nghe có vẻ kỹ thuật, nhưng ClickUp làm cho việc này trở nên đơn giản đến mức không cần bất kỳ kiến thức chuyên môn nào.
Với các tính năng tự động hóa trực quan, bạn có thể sắp xếp tin nhắn, phân công công việc và hợp lý hóa các chiến lược quản lý thư của mình mà không cần động tay.
Tự động hóa ClickUp kết hợp các hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên và logic điều kiện để cải thiện quy trình làm việc của bạn. Với các menu thả xuống trực quan và điều kiện When-Then, bạn có thể đặt quy tắc để tự động hóa quản lý hộp thư đến, phân công nhiệm vụ và theo dõi — không cần mã hóa.
ClickUp Brain cũng giúp tự động hóa trở nên dễ dàng. Chỉ cần mô tả những gì bạn cần bằng ngôn ngữ đơn giản, và nó sẽ xây dựng quy trình làm việc cho bạn.
Và người dùng rất thích nó!
Nhờ tự động hóa, chúng ta có một công cụ thay thế cho một số ứng dụng khác và liên tục giảm chi phí phần mềm.
Nhờ tự động hóa, chúng ta có một công cụ thay thế cho một số ứng dụng khác và liên tục giảm chi phí phần mềm.
📖 Đọc thêm: Cách sắp xếp hộp thư đến email
Bước 5: Việc cần làm
Lên lịch cho sau này nên là phương án cuối cùng, dành cho những email phức tạp hoặc tốn thời gian. Nếu lịch trình của bạn cho phép, xử lý email ngay lập tức sẽ giúp tránh trì hoãn và tích tụ công việc.
Tuy nhiên, việc cân bằng giữa ưu tiên thông minh và hành động nhanh chóng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Sử dụng các chiến lược này để quyết định khi nào cần hành động:
- Thực hiện các công việc nhanh chóng: Xử lý ngay các email cần ít hơn hai phút để hoàn thành. Những thành công nhỏ sẽ ngăn hộp thư đến bị chất đống
- Ưu tiên các mục hành động: Xác định các thông tin liên lạc cần được xử lý khẩn cấp. Sắp xếp theo mức độ ưu tiên và xử lý các vấn đề quan trọng nhất trước tiên
- Giới hạn việc kiểm tra email: Tránh bị gián đoạn liên tục bằng cách cài đặt thời gian cụ thể để kiểm tra hộp thư đến hoặc ứng dụng email. Tuân thủ thời gian đã định để duy trì năng suất và điều chỉnh kỳ vọng với các bên liên quan
👀 Bạn có biết? Chuyên gia năng suất Merlin Mann đã giới thiệu Inbox Zero để giúp quản lý sự chú ý của bạn, không chỉ email. Vì vậy, việc liên tục dọn dẹp hộp thư đến để đạt được số email bằng 0 thực sự đi ngược lại ý tưởng ban đầu.
Để hoàn thiện nghệ thuật làm việc, việc có cái nhìn tổng quan nhanh về công việc tồn đọng là điều cần thiết. Đó là lúc không gian làm việc giúp bạn thấy rõ khối lượng công việc và các công việc sắp tới đóng vai trò quan trọng.
Với nhiều dự án đang tiến hành, duy trì hộp thư đến trống rỗng có thể giống như một trò tung hứng — trừ khi bạn có một công cụ giúp kiểm soát mọi thứ. ClickUp Inbox là giải pháp đó, cung cấp cho các nhóm một không gian tập trung để theo dõi tin nhắn, mục hành động đang chờ xử lý, hoạt động gần đây và thậm chí cả các chủ đề đã hoãn.
Và đối với những ai muốn hợp lý hóa việc quản lý email, ClickUp cung cấp một giải pháp email hiệu quả hơn so với việc liên tục chuyển đổi giữa nhiều công cụ.
Nếu bạn muốn có một ứng dụng duy nhất để xử lý mọi thứ, từ gửi email đến quản lý dự án, bạn sẽ thích Quản lý dự án email ClickUp. Với tính năng tích hợp Microsoft Outlook và Gmail, bạn có thể gửi và nhận email — cả nội bộ và khách hàng — mà không cần rời khỏi ClickUp.
Ngoài giao diện email trực quan, ClickUp còn giúp hợp tác trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể đính kèm tệp, nhúng email vào nhiệm vụ và gắn thẻ thành viên nhóm, đảm bảo các cuộc hội thoại luôn có thể thực hiện được và phù hợp với các mục tiêu rõ ràng.
Muốn nâng cao hiệu quả email? Phần mềm quản lý email này cho phép bạn lên lịch và tự động hóa email dựa trên Trường Tùy chỉnh, bài nộp/gửi biểu mẫu hoặc sự kiện. Và khi cần theo dõi, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi email của khách hàng, phiếu hỗ trợ và báo cáo lỗi thành công việc.
📖 Đọc thêm: Hướng dẫn cơ bản về quản lý dự án qua email
Những thách thức thường gặp khi đạt được hộp thư đến trống và cách khắc phục
Ngay cả khi có một hệ thống Inbox Zero vững chắc, bạn vẫn có thể gặp phải những trở ngại. Email liên tục đến, các ưu tiên thay đổi và bạn đột nhiên lại bị chôn vùi trong đống thư chưa đọc.
Hãy cùng phân tích những thách thức lớn nhất—và cách giải quyết chúng:
Xáo trộn các ưu tiên của bạn
Bạn đã bao giờ mở hộp thư đến và thấy mọi thứ dường như đều quan trọng? Khi mọi thứ dường như đều khẩn cấp, bạn dễ dàng lãng phí hàng giờ để tranh luận xem nên xử lý việc gì trước. Nếu không có hệ thống rõ ràng, các email quan trọng sẽ bị chôn vùi và bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi khi phải ra quyết định.
Cảm thấy như một quả bom hẹn giờ? Sắp xếp các email ưu tiên của bạn với những mẹo nhanh sau đây:
- Đánh dấu email khẩn cấp: Đánh dấu email ưu tiên cao và xử lý chúng trước tiên
- Đặt thời gian kiểm tra cụ thể: Xử lý email theo khoảng thời gian đã định thay vì phản hồi từng tin nhắn mới
📮 ClickUp Insight: Bạn nghĩ danh sách công việc cần làm của mình hiệu quả? Hãy suy nghĩ lại. Khảo sát của chúng tôi cho thấy 76% chuyên gia sử dụng hệ thống sắp xếp ưu tiên của riêng họ để quản lý công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây xác nhận rằng 65% nhân viên có xu hướng tập trung vào những công việc dễ dàng hơn là những công việc có giá trị cao mà không sắp xếp ưu tiên hiệu quả.
Tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp thay đổi cách bạn hình dung và giải quyết các dự án phức tạp, dễ dàng nêu bật các nhiệm vụ quan trọng. Với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI và các cờ ưu tiên tùy chỉnh của ClickUp, bạn sẽ luôn biết phải giải quyết việc gì trước tiên.
🧠 Thông tin thú vị: AOL từng có âm thanh "You've Got Mail" (Bạn có thư)! Vào những năm 90, nghe thấy "You've Got Mail" thật thú vị! Giờ đây, hầu hết mọi người đều sợ thấy hộp thư đến đầy những tin nhắn chưa đọc.
Nhận quá nhiều email
Ngay khi bạn nghĩ rằng mình đang đạt được tiến độ, một làn sóng mới gồm các bản tin, "câu hỏi nhanh", chủ đề được gửi CC và thông báo email lại tràn ngập hộp thư đến của bạn. Với lượng email đổ về liên tục, Inbox Zero có thể giống như một trận chiến thua cuộc
Kiểm soát email với các chiến lược quản lý email sáng tạo sau:
- Thiết lập bộ lọc và quy tắc: Tự động hóa việc quản lý email đến bằng cách phân loại email quảng cáo, email được gửi đến CC và email ưu tiên thấp vào các thư mục riêng biệt. Tạo bộ lọc email để giảm bớt áp lực và kiểm soát việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn
- Sử dụng mẫu cho các câu trả lời phổ biến: Tiết kiệm thời gian bằng cách tạo các câu trả lời sẵn cho các yêu cầu thường xuyên
Khó khăn trong việc buông bỏ
Bạn có biết những email mà bạn giữ lại "đề phòng" không? Chúng nhanh chóng chồng chất lên nhau. Không lâu sau, hộp thư đến của bạn sẽ tràn ngập các chủ đề đã cũ và tệp đính kèm cũ mà bạn có thể sẽ không bao giờ cần đến.
Hãy nhớ rằng, chỉ dữ liệu hữu ích mới có giá trị. Giữ hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng với các mẹo email sau:
- Đặt quy tắc lưu trữ tự động: Tự động di chuyển các email cũ hơn 90 ngày ra khỏi hộp thư đến để giữ mọi thứ gọn gàng
- Tạo thư mục "Cuộc gọi cuối cùng": Chuyển các email không chắc chắn vào đây — nếu sau một tháng bạn không cần chúng nữa, hãy xóa chúng đi
Kiểm soát hộp thư đến và tăng hiệu quả email với ClickUp
Dọn dẹp hộp thư đến ngay lập tức giúp làm mới không gian làm việc kỹ thuật số của bạn và tăng hiệu quả công việc.
Inbox Zero không phải là việc khoe khoang hộp thư đến trống rỗng như một chiến tích, mà là việc loại bỏ những thông tin không cần thiết và xây dựng thói quen bền vững để làm việc thông minh hơn. Mặc dù chúng tôi đã trình bày chi tiết các chiến lược quan trọng để quản lý email, nhưng công cụ phù hợp mới quyết định nỗ lực bạn thực sự cần bỏ ra.
Với tính năng tích hợp email, chuyển đổi email thành nhiệm vụ liền mạch, quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ, tạo nội dung dựa trên AI và tự động hóa thông minh, ClickUp thay đổi cách bạn quản lý email.
Sẵn sàng kiểm soát hộp thư đến của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!