Cho dù bạn là người thích mã hóa màu sắc tỉ mỉ hay thích sự lộn xộn và hỗn loạn, một hộp thư đến bừa bộn có thể gây căng thẳng nghiêm trọng cho cả hai loại người.
Với việc sử dụng email ngày càng phổ biến trên toàn thế giới — hơn 333 tỷ email đã được gửi và nhận trên toàn cầu vào năm 2023, và con số này dự kiến sẽ còn tăng hơn nữa trong những năm tới — việc giữ hộp thư đến gọn gàng là rất quan trọng.
Cho dù bạn là người dùng Gmail, Outlook hay Front, đều có những cách hiệu quả để sắp xếp email của mình.
Chúng tôi sẵn sàng hướng dẫn bạn các chiến lược quản lý email đã được thử nghiệm và kiểm chứng để bạn có thể sắp xếp hộp thư đến và đơn giản hóa công việc hàng ngày.
Sẵn sàng kiểm soát email của bạn chưa? Hãy cùng học cách sắp xếp email một cách thông minh!
Tầm quan trọng của việc sắp xếp email để đạt hiệu quả
Trong thế giới kỹ thuật số luôn kết nối của chúng ta, quản lý hộp thư đến email không chỉ là một công việc, mà còn là một kỹ năng thiết yếu ảnh hưởng đến cả cuộc sống cá nhân và công việc. Một hệ thống email được tổ chức tốt có thể giúp tăng năng suất của bạn đáng kể.
Tại sao việc sắp xếp email lại quan trọng
Email được sắp xếp gọn gàng giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn. Cho dù bạn đang kết nối với đồng nghiệp, quản lý dự án hay giữ liên lạc với gia đình và bạn bè, hộp thư đến gọn gàng giúp bạn tìm thấy những gì mình cần một cách dễ dàng. Tất cả là để tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng. Nó giúp bạn:
- Quản lý thời gian tốt hơn: Tổ chức email có thể giảm đáng kể thời gian tìm kiếm các tin nhắn cụ thể, giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho các công việc khác
- Cải thiện giao tiếp: Email được sắp xếp có nghĩa là trả lời nhanh hơn và ít bỏ lỡ tin nhắn hơn, cải thiện giao tiếp tổng thể với đồng nghiệp và khách hàng
- Giảm căng thẳng: Hộp thư đến gọn gàng có thể giảm lo lắng và căng thẳng bằng cách loại bỏ những email lộn xộn thường làm quá tải tài khoản email cá nhân và công việc
- Tăng năng suất: Với cách tiếp cận có hệ thống đối với email, bạn có thể tăng năng suất hàng ngày bằng cách đặt ưu tiên rõ ràng và hợp lý hóa quy trình làm việc
Tác động đến năng suất
Hệ thống email được tổ chức tốt giúp hợp lý hóa quy trình làm việc. Nó giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và trả lời kịp thời những tin nhắn quan trọng nhất. Hãy tưởng tượng bạn không phải lục lọi đống email để tìm một hợp đồng hoặc nhiệm vụ quan trọng. Với mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, các hoạt động hàng ngày của bạn sẽ trở nên dễ quản lý hơn. Biết cách tổ chức email có thể:
- Tăng tốc thời gian phản hồi: Hệ thống email được tổ chức tốt đảm bảo bạn có thể xử lý các email quan trọng kịp thời, giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả
- Giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên: Với các email được sắp xếp theo mức độ khẩn cấp hoặc dự án, bạn sẽ dễ dàng xử lý các công việc theo thứ tự hợp lý mà không bị phân tâm
- Giảm thiểu sự phân tâm: Giảm thiểu sự lộn xộn trong hộp thư đến giúp bạn tập trung hơn và công việc không bị gián đoạn
- Tăng hiệu quả lâu dài: Bằng cách sắp xếp các email của bạn một cách có tổ chức, bạn có thể cải thiện năng suất một cách bền vững, không chỉ mang lại lợi ích trước mắt
Cách sắp xếp email: Mẹo để có hộp thư đến gọn gàng
Giữ hộp thư đến email của bạn được sắp xếp gọn gàng là điều cần thiết để quản lý công việc và hoàn thành tốt các trách nhiệm của bạn. Dưới đây là mười mẹo hiệu quả giúp bạn duy trì hộp thư đến gọn gàng và hiệu quả:
1. Sử dụng thư mục và nhãn
Sắp xếp email của bạn vào các thư mục và nhãn khác nhau giúp giữ hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách phân loại các email theo mục đích hoặc mức độ ưu tiên. Điều này giúp tìm kiếm nhanh hơn và quản lý thông tin liên lạc hiệu quả hơn.
Cách thực hiện
- Tạo thư mục và danh mục: Bắt đầu bằng cách xác định các danh mục chung như công việc, cá nhân, khẩn cấp, v.v. và tạo thư mục cụ thể cho từng danh mục
- Mã màu cho mức độ ưu tiên: Sử dụng mã màu cho nhãn để nhanh chóng xác định mức độ ưu tiên hoặc loại email. Ví dụ: bạn có thể gắn nhãn màu vàng cho tất cả các email quảng cáo
2. Sử dụng bộ lọc và quy tắc email để phân loại tự động
Hầu hết các nhà cung cấp email cho phép bạn tạo quy tắc và bộ lọc để tự động sắp xếp, đánh dấu, lưu trữ hoặc xóa email. Các quy tắc và bộ lọc này dựa trên các tiêu chí cụ thể như người gửi, từ khóa trong dòng tiêu đề hoặc các cụm từ nhất định trong nội dung email.
Việc cài đặt các quy tắc này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian sắp xếp email thủ công mỗi ngày và giúp bạn ưu tiên các email quan trọng hơn các email thường ngày hoặc spam.
Cách thực hiện
- Xác định quy tắc dựa trên người gửi: Tự động chuyển email từ những người gửi cụ thể vào thư mục thích hợp, đảm bảo rằng các thông tin liên lạc quan trọng luôn sẵn sàng để truy cập. Ví dụ, nếu bạn làm việc với nhiều khách hàng, bạn có thể tạo một thư mục cho mỗi khách hàng
- Sử dụng từ khóa trong chủ đề: Đặt bộ lọc để sắp xếp và đánh dấu email, thậm chí cả các tin nhắn trong tương lai có chứa từ khóa cụ thể trong dòng chủ đề vào các thư mục tương ứng. Ví dụ: bạn có thể quyết định tự động gửi tất cả email có từ "hóa đơn" trong dòng chủ đề đến một thư mục cụ thể được tạo cho hóa đơn và biên lai
3. Hủy đăng ký các bản tin không cần thiết
Để hộp thư đến gọn gàng, bạn cần thường xuyên nhấn nút hủy đăng ký khỏi các danh sách thư mà bạn không còn quan tâm, giúp giảm bớt sự lộn xộn.
Cách thực hiện
- Kiểm tra định kỳ: Lên lịch kiểm tra hàng tháng các dịch vụ đăng ký của bạn để quyết định những dịch vụ nào vẫn còn giá trị
- Sử dụng công cụ hủy đăng ký: Sử dụng các công cụ hoặc dịch vụ quản lý hộp thư đến để giúp quản lý và hủy đăng ký hàng loạt các email không mong muốn một cách hiệu quả
- Điều chỉnh cài đặt đăng ký: Nếu một số bản tin hữu ích nhưng quá thường xuyên, hãy tìm các tùy chọn để giảm tần suất email thay vì hủy đăng ký hoàn toàn
4. Áp dụng quy tắc hai phút
Quy tắc hai phút là một chiến thuật hiệu quả để tổ chức email. Quy tắc này đề xuất xử lý ngay lập tức bất kỳ email nào mất ít hơn hai phút để trả lời.
Cách làm này giúp tránh tích tụ các công việc nhỏ, dễ quản lý, có thể làm lộn xộn hộp thư đến và danh sách công việc cần làm của bạn. Bằng cách trả lời nhanh chóng, bạn sẽ giữ hộp thư đến gọn gàng và có tổ chức.
Cách thực hiện
- Hành động ngay lập tức: Nếu một email yêu cầu phản hồi ngay lập tức hoặc trả lời nhanh trong vòng hai phút, hãy xử lý ngay lập tức
- Đánh giá nhanh chóng: Phát triển kỹ năng đánh giá nhanh chóng xem một email có thể trả lời ngay hay cần thêm thời gian
5. Đặt thời gian cụ thể để kiểm tra email
Để nâng cao năng suất và giảm thiểu sự phân tâm liên tục do email đến, hãy chỉ định thời gian cụ thể trong ngày để kiểm tra và trả lời email. Thời gian phổ biến bao gồm đầu ngày làm việc, ngay sau giờ ăn trưa và trước khi kết thúc ngày làm việc.
Thực hành này giúp phân chia trọng tâm: khi đến giờ làm việc, bạn làm việc mà không bị email làm gián đoạn, và khi đến giờ xử lý email, bạn làm việc hiệu quả và tập trung.
Cách thực hiện
- Chỉ định thời gian: Chọn thời gian cụ thể để quản lý email, chẳng hạn như buổi sáng, buổi trưa và buổi chiều muộn
- Tắt thông báo: Tắt thông báo email thời gian thực để giảm thiểu sự phân tâm ngoài thời gian dành cho email
- Thông báo cho nhóm của bạn: Cho đồng nghiệp biết lịch trình email của bạn để họ biết thời gian bạn sẽ trả lời email
6. Hợp nhất nhiều tài khoản vào một hộp thư đến
Quản lý nhiều tài khoản email riêng biệt có thể rất phức tạp. Đẩy email từ nhiều tài khoản vào một hộp thư đến có thể đơn giản hóa cuộc sống của bạn và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào, bất kể tin nhắn đó đến từ tài khoản nào.
Cách thực hiện:
- Thiết lập chuyển tiếp: Bật tính năng tự động chuyển tiếp đến tài khoản email chính của bạn trong mỗi tài khoản phụ. Bằng cách này, tất cả các thư đến sẽ được tập hợp trong một hộp thư đến duy nhất
- Sử dụng công cụ tổng hợp tài khoản: Một số khách hàng email, như Outlook hoặc Thunderbird, cung cấp các tính năng cho phép bạn thêm nhiều tài khoản email và xem chúng trong một hộp thư đến duy nhất
7. Lưu trữ email cũ
Thay vì để các tin nhắn cũ nằm trong hộp thư đến chính, hãy lưu trữ chúng. Điều này sẽ chuyển chúng ra khỏi chế độ xem ngay lập tức nhưng vẫn giữ chúng trong tầm tay để bạn có thể truy cập lại sau này.
Hầu hết các hệ thống email đều cung cấp tùy chọn lưu trữ đơn giản, giúp giảm bớt sự lộn xộn đồng thời lưu giữ hồ sơ các cuộc trao đổi trước đây.
Cách thực hiện
- Lưu trữ thường xuyên: Đặt nhắc nhở hoặc lên lịch một phiên thường xuyên (ví dụ: vào cuối mỗi tuần) để xem qua hộp thư đến và lưu trữ mọi thứ không còn hoạt động
- Truy cập nhanh: Sử dụng phím tắt hoặc nút trên thanh công cụ mà nhiều ứng dụng email cung cấp để lưu trữ chỉ bằng một cú nhấp chuột
8. Tận dụng các hàm tìm kiếm
Làm quen với các công cụ tìm kiếm có sẵn, chẳng hạn như tìm kiếm theo ngày, người gửi, từ khóa hoặc thậm chí tệp đính kèm cụ thể. Kiến thức này cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy email mà không cần phải lọc thủ công qua các thư mục hoặc thẻ, tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự bực bội.
Cải thiện kỹ năng tìm kiếm đảm bảo rằng bất kể bạn có bao nhiêu email, bạn luôn có thể tìm thấy email cụ thể mà bạn cần gần như ngay lập tức.
Cách thực hiện
- Học các phím tắt: Nhiều ứng dụng email có các phím tắt cho các hàm tìm kiếm, giúp tăng tốc độ làm việc của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng 'larger:10M' để tìm các email có dung lượng lớn hơn 10MB, rất hữu ích khi bạn cần dọn dẹp không gian hoặc tìm các tệp lớn được gửi qua email. Tương tự, sử dụng toán tử 'before: YYYY/MM/DD after: YYYY/MM/DD' để tìm tất cả các email nhận được trong một năm cụ thể
- Tạo tìm kiếm đã lưu: Một số nền tảng cho phép bạn lưu các tiêu chí tìm kiếm thường sử dụng. Ví dụ: nếu bạn thường xuyên cần tham khảo tất cả các email liên quan đến một dự án cụ thể, bạn có thể thiết lập tìm kiếm đã lưu với các từ khóa liên quan như "Cập nhật dự án X". Bằng cách này, thay vì nhập đi nhập lại các từ khóa tìm kiếm, bạn có thể truy cập tìm kiếm đã lưu này chỉ bằng một cú nhấp chuột
9. Giữ hộp thư đến của bạn ở mức 0
Hộp thư đến trống là một phương pháp tăng năng suất nhằm giữ hộp thư đến của bạn luôn trống hoặc gần như trống. Phương pháp này không chỉ giúp loại bỏ sự lộn xộn mà còn giảm thiểu tải trọng tinh thần mà một hộp thư đến đầy ắp có thể tạo ra. Phương pháp này bao gồm quản lý email một cách chủ động bằng cách xử lý nhanh chóng từng tin nhắn ngay khi nhận được.
Cho dù đó là trả lời, chuyển cho người khác, lưu trữ để tham khảo sau hoặc xóa hoàn toàn, mục tiêu là ngăn chặn email chồng chất. Thói quen này giúp bạn duy trì hộp thư đến gọn gàng, tập trung, đảm bảo bạn có thể tập trung vào công việc mà không bị phân tâm.
Cách thực hiện
- Xử lý email ngay lập tức: Hãy xây dựng thói quen xử lý từng email ngay khi đọc lần đầu tiên
- Sử dụng các công cụ trợ giúp: Sử dụng các công cụ như tính năng hoãn và nhắc nhở để quản lý các email không thể giải quyết ngay lập tức
10. Thường xuyên xem lại và dọn dẹp hộp thư đến
Đặt lịch hẹn định kỳ với chính mình để kiểm tra hộp thư đến thường xuyên và xóa nội dung không cần thiết. Điều này có thể bao gồm xóa các email không còn cần thiết, xem lại các quy tắc lọc để đảm bảo chúng vẫn hiệu quả và cập nhật hệ thống thư mục của bạn.
Cách thực hiện
- Lên lịch các phiên dọn dẹp: Dành thời gian trong lịch của bạn để bảo trì hộp thư đến để biến nó thành thói quen nhất quán
- Đánh giá và điều chỉnh bộ lọc: Thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh các quy tắc sắp xếp và bộ lọc email để theo kịp các loại email mới hoặc thay đổi ưu tiên
Tổ chức email bằng các công cụ quản lý email như ClickUp
Phần mềm quản lý email là công cụ không thể thiếu trong việc hợp lý hóa các quy trình giao tiếp trong cả lĩnh vực cá nhân và công việc. Các công cụ này được thiết kế để quản lý hiệu quả lượng email lớn, giúp người dùng lọc, sắp xếp và trả lời tin nhắn hiệu quả hơn.
Phần mềm này đảm bảo rằng các tin nhắn quan trọng không bao giờ bị bỏ sót bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày, chẳng hạn như sắp xếp email đến vào các thư mục thích hợp hoặc gắn thẻ dựa trên nội dung. Tính năng này giúp tăng năng suất và giảm thiểu căng thẳng liên quan đến việc quản lý hộp thư đến lộn xộn.
ClickUp nổi lên như một giải pháp toàn diện để tổ chức email hiệu quả thông qua các tính năng quản lý email mạnh mẽ trong nền tảng của mình. Dưới đây là cách ClickUp biến đổi việc quản lý email:
1. Quản lý dự án email ClickUp
Quản lý dự án email ClickUp biến đổi việc quản lý email bằng cách tập trung các giao tiếp và công việc của bạn trong một nền tảng duy nhất. Nó cho phép người dùng gửi và nhận email, tự động hóa các phản hồi và đính kèm email vào các nhiệm vụ mà không cần rời khỏi ứng dụng. Với ClickUp, bạn có thể:
- Tự động gán và gắn thẻ email thành công việc để đảm bảo mọi cuộc hội thoại, tin nhắn và yêu cầu của khách hàng đều có thể theo dõi và quản lý được
- Gửi và nhận email đi và đến trực tiếp trong ClickUp
- Sắp xếp hộp thư đến thành các công việc có thể thực hiện được hiển thị trong danh sách việc cần làm, giúp hợp lý hóa giao tiếp và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- Tạo nhiệm vụ từ email, gửi phản hồi tự động và sử dụng các câu trả lời có sẵn cho các câu hỏi thường gặp để giao tiếp nhanh hơn với Tự động hóa ClickUp
- Tự động hóa quy trình email và tạo/lập công việc dựa trên các kích hoạt trong nền tảng
- Trả lời thông báo từ hộp thư đến để duy trì sự tập trung và giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh
2. Mẫu tiếp thị qua email ClickUp
Mẫu Tiếp thị qua email của ClickUp là giải pháp sẵn sàng sử dụng giúp đơn giản hóa quá trình quản lý các chiến dịch email. Mẫu này được thiết kế để giúp các chuyên gia tiếp thị phối hợp hiệu quả các hoạt động của nhóm, lên lịch gửi tin nhắn và theo dõi thành công của các chiến dịch email trực tiếp trong ClickUp. Đây là công cụ lý tưởng cho người mới bắt đầu và cung cấp các tính năng có thể tùy chỉnh hoàn toàn để điều chỉnh các nỗ lực tiếp thị của bạn một cách chính xác.
- Lập kế hoạch và lên lịch các chiến dịch email một cách dễ dàng bằng cách sử dụng các trạng thái và trường tùy chỉnh được định sẵn
- Tự động hóa các công việc email dựa trên hành vi của người dùng và các kích hoạt chiến dịch
- Gửi email mục tiêu một cách liền mạch để tăng cường sự tương tác của khách hàng
- Theo dõi thành công của từng chiến dịch với phân tích chi tiết và chế độ xem tùy chỉnh
- Tổ chức và quản lý các chiến dịch email bằng lịch nội dung toàn diện
3. ClickUp Brain
ClickUp Brain là bộ công cụ viết email dựa trên AI được thiết kế để tích hợp dễ dàng với các công việc hàng ngày của bạn và tăng hiệu quả viết.
Là mạng lưới thần kinh đầu tiên trên thế giới tích hợp các công việc, tài liệu, con người và tất cả thông tin của công ty bạn, ClickUp Brain cách mạng hóa cách bạn xử lý các email.
Công cụ mạnh mẽ này giúp hợp lý hóa việc quản lý nhiệm vụ email và cải thiện quá trình viết của bạn. Sử dụng AI trong email giúp soạn thảo email rõ ràng, chuyên nghiệp và hiệu quả nhanh hơn, trực quan hơn. Với ClickUp Brain, bạn có thể:
- Nhận câu trả lời ngay lập tức cho các truy vấn về công việc, tài liệu và nhân sự mà không cần tìm kiếm thủ công với AI Knowledge Manager
- Quản lý và tự động hóa các nhiệm vụ dự án, cung cấp thông tin cập nhật và báo cáo hàng ngày với AI Project Manager của ClickUp
- Tùy chỉnh việc tạo/lập nội dung theo phong cách của bạn với AI Writer của ClickUp, có thể hỗ trợ bạn mọi thứ, từ trả lời nhanh đến chuẩn bị tài liệu chi tiết
4. Tích hợp ClickUp
Được hơn 2 triệu nhóm tin cậy, ClickUp còn cung cấp tích hợp toàn diện với Outlook và Gmail để bạn có thể tập hợp tất cả email vào một hộp thư đến.
Dưới đây là tất cả những việc bạn có thể hoàn thành với các tích hợp này:
I. Tích hợp Gmail với ClickUp
Sự tích hợp này mang sức mạnh của các tính năng quản lý dự án email của ClickUp vào hộp thư đến Gmail của bạn. Nó cho phép người dùng Gmail quản lý các nhiệm vụ và email trên một nền tảng thống nhất. Nó giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và nâng cao năng suất bằng cách giữ tất cả các thông tin liên lạc và nhiệm vụ cần thiết ở một nơi.
Với tích hợp Gmail của ClickUp, bạn có thể:
- Chuyển đổi email thành nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ Gmail
- Cập nhật trạng thái và ưu tiên công việc mà không cần rời khỏi email
- Chia sẻ nội dung email với các thành viên trong nhóm dưới dạng nhận xét công việc
- Lên lịch và phân công công việc trực tiếp từ các tương tác trong Gmail
II. Tích hợp Outlook với ClickUp
Bằng cách tích hợp ClickUp với Outlook, người dùng có thể quản lý quy trình công việc và email hiệu quả hơn. Tích hợp này đảm bảo rằng tất cả các thư từ liên quan đến dự án được tự động đồng bộ hóa với các nhiệm vụ của bạn, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và cộng tác.
Với tích hợp Outlook của ClickUp, bạn có thể:
- Đồng bộ email Outlook với nhiệm vụ ClickUp để theo dõi và tổ chức tốt hơn
- Sử dụng Outlook để đặt nhắc nhở cho các nhiệm vụ ClickUp
- Tổ chức giao tiếp dự án bằng cách liên kết email với nhiệm vụ trong ClickUp
- Tự động hóa việc tạo/lập công việc từ các email đã nhận để hợp lý hóa quy trình làm việc
Quản lý email hiệu quả với ClickUp
Với lượng email khổng lồ mà hầu hết các chuyên gia phải đối mặt hàng ngày, biết cách sắp xếp email là một kỹ năng quan trọng. Kỹ năng này có thể cải thiện đáng kể khả năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, phản hồi nhanh hơn và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Mặc dù có nhiều chiến lược để cải thiện việc quản lý email theo cách thủ công, nhưng việc tận dụng công nghệ và các công cụ năng suất email có thể đơn giản hóa quá trình này một cách đáng kể.
ClickUp nổi bật như một giải pháp mạnh mẽ trong lĩnh vực này. Nó tích hợp liền mạch với các dịch vụ email phổ biến thông qua tích hợp Gmail và Outlook. Nó biến đổi cách quản lý hộp thư đến của bạn với khả năng tự động hóa email, theo dõi công việc và quản lý dự án nâng cao.
Vậy, tại sao phải sử dụng nhiều công cụ khi ClickUp có thể làm tất cả?
Hãy tham gia và chứng kiến năng suất của bạn tăng vọt.
Hãy truy cập và đăng ký ClickUp để bắt đầu miễn phí. Hộp thư đến của bạn sẽ cảm ơn bạn!