Bạn còn nhớ bộ phim hài năm 1986 Ferris Bueller's Day Off không?
Ferris có một kế hoạch tổng thể để giả vờ ốm để trốn học và tận hưởng sự tự do. Mặc dù hành động của anh ấy rất hài hước, nhưng hầu hết chúng ta không có đủ điều kiện hoặc (thiếu) lương tâm để thực hiện một hành động như vậy.
Nhưng vào những ngày bạn thức dậy với cảm giác không khỏe, ép bản thân đi làm không phải là lựa chọn tốt nhất. Gọi điện báo ốm là điều cần thiết để duy trì sự trung thực và tính chuyên nghiệp trong giao tiếp nhóm cũng như tuân thủ chính sách của công ty.
Cho dù bạn đang bị cúm, gặp trường hợp khẩn cấp trong gia đình hay chỉ đơn giản là cần một ngày nghỉ để chăm sóc sức khỏe tinh thần, bài viết này sẽ giúp bạn soạn thảo tin nhắn báo ốm qua các ví dụ và mẫu khác nhau.
Những chỉnh sửa đơn giản có thể biến câu nói mơ hồ "Hôm nay tôi không đi làm" thành câu nói rõ ràng "Tôi không khỏe và sẽ đảm bảo công việc của mình được hoàn thành", giúp bạn duy trì danh tiếng tại nơi làm việc mà không cần phải tính toán!
Các phương pháp hay nhất để gửi văn bản xin nghỉ ốm
Giao tiếp là tiền tệ khi làm việc với một nhóm. Nhưng tại sao nhắn tin lại tốt hơn gọi điện báo ốm? Nói một cách đơn giản, nhắn tin văn bản thuận tiện cho cả người gửi và người nhận.
Sếp hoặc quản lý của bạn có thể đọc tin nhắn khi thuận tiện, tránh làm gián đoạn công việc của họ. Ngoài ra, không giống như cuộc gọi điện thoại, văn bản cung cấp bản ghi chép bằng văn bản về giao tiếp của bạn, giảm khả năng xảy ra hiểu lầm.
👀 Bạn có biết?
Theo một nghiên cứu của Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, 63% người lao động tại Hoa Kỳ được hưởng trung bình tám ngày nghỉ ốm có lương mỗi năm sau một năm làm việc.
Các tin nhắn kinh doanh của bạn phản ánh sự chuyên nghiệp, sự tôn trọng và tính chính trực tại nơi làm việc. Một tin nhắn vắng mặt được viết tốt sẽ đảm bảo sự rõ ràng và giảm thiểu sự gián đoạn cho nhóm của bạn.
Ngược lại, một tin nhắn xin nghỉ ốm được soạn thảo kém có thể gây ra sự nhầm lẫn, làm ảnh hưởng đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách làm căng thẳng các mối quan hệ, hoặc thậm chí vi phạm chính sách của công ty về nghỉ ốm có lương với các yêu cầu cụ thể.
Đọc thêm: Lấy lại thời gian của bạn: 10 công cụ quản lý hộp thư đến tốt nhất để đạt hiệu quả tối đa
Dưới đây là một số nguyên tắc tốt nhất có thể giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có.
Giữ cho nội dung ngắn gọn và rõ ràng
Bạn có phải là một trong những người cảm thấy có lỗi khi nghỉ ốm? Mặc dù bạn không nên như vậy, nhưng điều này có thể dẫn đến việc bạn giải thích quá nhiều về tình huống của mình.
Khi thông báo cho quản lý, tránh chia sẻ quá nhiều thông tin hoặc giải thích dài dòng. Hãy tập trung vào những điểm chính:
- Gửi email xin nghỉ ốm cho sếp một cách trang trọng
- Đề cập đến lý do vắng mặt
- Chỉ định kế hoạch quản lý công việc của bạn
- Cập nhật tình trạng sẵn sàng của bạn cho các ngày tiếp theo hoặc sắp tới
Quản lý của bạn không cần một mô tả dài dòng về triệu chứng của bạn. Giữ cho nội dung ngắn gọn thể hiện sự tôn trọng thời gian của họ và sự chuyên nghiệp của bạn.
📌 Ví dụ:
"Chào buổi sáng, John. Hôm nay tôi bị ốm và không thể đến công ty. Tôi đã thông báo cho nhóm về việc tôi vắng mặt và sẽ cập nhật cho bạn vào buổi tối về tình trạng của tôi vào ngày mai. Cảm ơn bạn. "
Thông báo càng sớm càng tốt
Nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao việc bạn thông báo càng sớm càng tốt khi bạn vắng mặt tại nơi làm việc. Điều này giúp họ có thời gian điều chỉnh lịch trình hoặc tìm người thay thế.
Vì vậy, nếu bạn cảm thấy cổ họng ngứa ngáy sau khi tan sở, hãy gửi văn bản ngay hôm nay thay vì báo cáo ngắn gọn vào ngày mai.
Bạn thông báo sớm về việc không thể đến làm việc thì càng tốt cho tất cả mọi người. Điều quan trọng là giảm thiểu sự gián đoạn và đảm bảo công việc tiếp tục diễn ra suôn sẻ.
📌 Ví dụ:
"Xin chào, John. Hôm nay tôi cảm thấy không khỏe nên đã về sớm và cần báo bệnh cho ngày mai. Tôi đã thông báo cho nhóm và muốn báo ngay cho anh để anh có thể sắp xếp công việc trong thời gian tôi vắng mặt. Tôi sẽ cập nhật tình hình cho anh vào ngày mai. Cảm ơn anh. "
Cung cấp thông tin cần thiết
Tùy thuộc vào chính sách của công ty, bạn có thể cần bao gồm các chi tiết như ghi chú của bác sĩ hoặc thời gian dự kiến trở lại làm việc. Tốt nhất là bạn nên thảo luận trước với quản lý của mình về các yêu cầu này.
Hãy nhớ rằng bạn không có nghĩa vụ phải chia sẻ bất kỳ thông tin cá nhân nào, chỉ cần giải thích lý do bạn không thể đi làm và thời gian bạn sẽ vắng mặt là đủ.
📌 Ví dụ:
"Xin chào, John. Tôi đang bị các triệu chứng cúm và phải nghỉ ốm ba ngày. Tôi sẽ thông báo cho nhóm và cung cấp giấy chứng nhận của bác sĩ nếu cần. Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ yêu cầu nào khác. Cảm ơn sự thông cảm của bạn. "
Mẫu văn bản xin nghỉ ốm và ví dụ
Một tin nhắn văn bản chuyên nghiệp là rất quan trọng, nhưng điều đó có nghĩa là bạn phải ngồi viết một tin nhắn hoàn hảo với nhiệt kế trong miệng? Tất nhiên là không!
Sử dụng các mẫu giao tiếp có thể tùy chỉnh này để soạn thảo các tin nhắn phù hợp gửi trực tiếp cho quản lý hoặc sếp của bạn.
Văn bản cơ bản cho ngày nghỉ ốm
Văn bản xin nghỉ ốm cơ bản là lựa chọn hoàn hảo cho trường hợp ốm đột xuất, ngắn hạn. Văn bản này trực tiếp và cung cấp thông tin cần thiết mà không quá chi tiết.
📝 Mẫu:
"Xin chào, [tên sếp]. Tôi không cảm thấy khỏe và cần nghỉ ốm một ngày. Tôi đã liên lạc với [tên đồng nghiệp] để thay thế cho tôi. Tôi sẽ thông báo lại cho sếp vào cuối ngày hôm nay về việc tôi có thể đi làm lại vào ngày mai hay không. Cảm ơn sếp đã thông cảm. "
Ví dụ về nghỉ ốm kéo dài
Nếu bạn cần nghỉ nhiều ngày, chẳng hạn như để hồi phục sức khỏe hoặc phẫu thuật, hãy thông báo thời lượng nghỉ dự kiến và sắp xếp công việc của bạn. Thông báo trước về việc vắng mặt dự kiến sẽ giúp sếp của bạn quản lý nguồn lực hiệu quả hơn.
📝 Mẫu xin nghỉ ốm dài ngày:
"Xin chào, [tên sếp]. Tôi vừa được chẩn đoán mắc bệnh [bệnh] và cần nghỉ ngơi từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. [Tên đồng nghiệp] đã đồng ý thay thế công việc của tôi. Vui lòng cho tôi biết nếu cần bất kỳ tài liệu hoặc thông tin chi tiết nào để thuận tiện cho việc bàn giao công việc. Cảm ơn. "
📝 Mẫu xin nghỉ phép sau phẫu thuật:
"Xin chào, [tên sếp]. Tôi đang phải phẫu thuật và cần thời gian để hồi phục. Bác sĩ khuyên tôi nên nghỉ ngơi từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc], trong thời gian đó tôi sẽ nghỉ phép. Tuy nhiên, tôi sẽ cập nhật tình hình hồi phục của mình và đảm bảo tất cả công việc của tôi được hoàn thành trước khi nghỉ. Vui lòng cho tôi biết nếu sếp cần giấy ghi chú của bác sĩ hoặc thông tin chi tiết hơn. Cảm ơn sếp đã hỗ trợ. "
Các trường hợp khẩn cấp trong gia đình
Đôi khi, trường hợp khẩn cấp không liên quan đến sức khỏe của bạn mà liên quan đến thành viên gia đình. Trong những tình huống này, bạn phải rõ ràng và tôn trọng như thường lệ.
Thông báo cho sếp biết rằng bạn đang xử lý một tình huống khẩn cấp, nhưng tránh cung cấp chi tiết cá nhân không cần thiết.
📝 Mẫu xin nghỉ phép vì thành viên gia đình bị ốm:
"Xin chào, [tên sếp]. Tôi cần nghỉ làm hôm nay để chăm sóc một thành viên gia đình bị ốm. Tôi sẽ đảm bảo công việc của mình được hoàn thành và sẽ thông báo cho sếp nếu cần thêm thời gian. Cảm ơn sếp đã thông cảm. "
📝 Mẫu xin nghỉ phép vì con ốm:
"Xin chào, [tên sếp]. Con tôi bị ốm, tôi cần ở nhà để chăm sóc. Trong thời gian này, [tên đồng nghiệp] đã đồng ý giúp tôi hoàn thành tất cả các công việc chính. Tôi sẽ cập nhật tình hình vào cuối ngày về khả năng làm việc của tôi vào ngày mai. Cảm ơn sự quan tâm của sếp trong thời gian này. "
📝 Mẫu xin nghỉ việc vì tang gia:
Mất đi người thân không bao giờ là điều dễ dàng, và nghỉ phép tang lễ cho phép bạn để tang và quản lý các trách nhiệm mà không phải chịu thêm áp lực từ công việc.
Thông báo trực tiếp cho sếp của bạn và cung cấp các thông tin cần thiết, đồng thời giữ cho tin nhắn ngắn gọn và lịch sự.
"Xin chào, [tên sếp]. Gần đây, tôi vừa mất một thành viên thân trong gia đình và tôi cần nghỉ vài ngày để lo tang lễ. Tôi sẽ vắng mặt tại nơi làm việc từ [ngày bắt đầu] và sẽ trở lại vào [ngày trở lại]. Cảm ơn sự thông cảm của sếp. "
📝 Mẫu xin nghỉ phép vì gia đình khẩn cấp:
"Xin chào, [tên sếp]. Tôi đang có việc gia đình khẩn cấp cần phải giải quyết ngay. Tôi đã thông báo cho nhóm về việc tôi vắng mặt và [tên đồng nghiệp] sẽ thay tôi làm việc hôm nay. Tôi sẽ trở lại làm việc vào ngày mai. Cảm ơn sự thông cảm của sếp. "
Ngày nghỉ vì sức khỏe tinh thần
Mệt mỏi trong công việc không phải là chuyện đùa. Theo báo cáo của Indeed, 52% người lao động trải qua tình trạng mệt mỏi, với 67% cho biết tình trạng này trở nên tồi tệ hơn sau đại dịch COVID-19.
Cân bằng cuộc sống và công việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, và nghỉ một ngày để chăm sóc sức khỏe tinh thần cũng quan trọng như nghỉ ốm để chăm sóc sức khỏe thể chất để tạo ra môi trường làm việc tích cực.
📝 Mẫu:
"Xin chào, [tên sếp]. Hôm nay tôi cảm thấy tinh thần rất mệt mỏi và nghĩ rằng tốt nhất là tôi nên nghỉ một ngày để chăm sóc sức khỏe tinh thần. Tôi dự định nghỉ ngơi và nạp năng lượng, và sẽ trở lại làm việc vào ngày mai. Tôi đã thông báo cho nhóm và họ đồng ý thay tôi làm việc. Cảm ơn sự thông cảm của sếp. "
Thông báo cho đồng nghiệp
Nếu sự vắng mặt của bạn ảnh hưởng đến sự hợp tác của nhóm, hãy đảm bảo thông báo rõ ràng và ngay lập tức cho đồng nghiệp của bạn qua tin nhắn về tiến độ và quyền sở hữu công việc của bạn.
Giao tiếp rõ ràng có thể giảm thiểu sự gián đoạn, đặc biệt là trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh. Và sự sẵn có của phần mềm giao tiếp nhóm đã giúp việc giữ cho nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin trở nên dễ dàng hơn nhiều.
📝 Mẫu thông báo cho đồng nghiệp:
"Xin chào, nhóm! Hôm nay tôi không khỏe và phải nghỉ ốm. Tôi đã cập nhật [các nhiệm vụ cụ thể] trên bảng ClickUp của chúng ta, bao gồm thời hạn, thẻ ưu tiên và ghi chú cho các nhiệm vụ cụ thể. Hãy cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì cần làm rõ. Cảm ơn các bạn đã tiếp tục dự án!"
📝 Mẫu thông báo cho đồng nghiệp cụ thể:
"Xin chào, [tên đồng nghiệp]. Tôi có việc gia đình khẩn cấp và không thể đến công ty làm việc hôm nay. Bạn có thể giúp tôi làm [công việc cụ thể] được không? Tôi đã chia sẻ tất cả thông tin chi tiết trong [công cụ] trong phần [tên công việc/dự án]. Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin. Cảm ơn bạn đã giúp đỡ!"
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm.
Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất để chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng tất cả trong một cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi!
📊 Muốn biết toàn bộ thông tin? Tải xuống Báo cáo về tình hình giao tiếp tại nơi làm việc của ClickUp!
Những điều cần tránh khi nhắn tin báo ốm
Tin nhắn văn bản xin nghỉ ốm phải chuyên nghiệp và tôn trọng. Dưới đây là một số lỗi thường gặp cần tránh để bạn có thể duy trì các tiêu chuẩn này.
Sử dụng ngôn ngữ không chính thức
Luôn duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong giao tiếp, ngay cả khi không khỏe. Sử dụng lời chào thích hợp, câu hoàn chỉnh và lời kết thúc phù hợp thay vì những tin nhắn như: "Yo, tôi bị ốm. Không đi làm được. Tạm biệt!"
Sử dụng một trong các mẫu trên hoặc thử các công cụ viết AI để soạn thảo một tin nhắn chuyên nghiệp. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với các mối quan hệ tại nơi làm việc và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Tránh nói dài dòng
Giữ cho thông điệp của bạn rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. Tập trung vào thông tin cần thiết — lý do vắng mặt, thời lượng và kế hoạch thay thế công việc.
Tránh cung cấp những chi tiết không cần thiết không góp phần vào việc hiểu rõ tình huống của bạn tại nơi làm việc.
Không tuân thủ quy trình của công ty
Nếu công ty của bạn yêu cầu tài liệu cụ thể hoặc thời gian thông báo, hãy đề cập đến những điều này trong tin nhắn của bạn. Điều này cho thấy bạn hiểu và tôn trọng chính sách của công ty.
Không chỉ định quyền sở hữu công việc
Thông báo cho nhóm/đồng nghiệp của bạn về cách họ sẽ xử lý công việc của bạn trong thời gian bạn vắng mặt. Đề cập đến người sẽ đảm nhận các công việc hoặc dự án cụ thể và đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đều có sẵn cho nhóm của bạn.
Thông điệp không rõ ràng
Tránh làm người quản lý của bạn bối rối với những tin nhắn mơ hồ như "Tôi có thể không đi làm được hôm nay". Thay vào đó, hãy nói thẳng về tình huống của bạn.
Sự mơ hồ có thể dẫn đến hiểu lầm, ảnh hưởng đến quy trình làm việc và tạo ra căng thẳng không cần thiết cho quản lý và nhóm của bạn.
Thay vì trì hoãn việc thông báo cho đến phút chót, hãy gửi văn bản báo ốm sớm để nhóm của bạn có thời gian thay thế bạn.
Chia sẻ quá mức
Không cần thiết phải cung cấp chi tiết y tế riêng tư. Hãy chỉ cung cấp thông tin cơ bản để giúp nhóm của bạn lập kế hoạch phù hợp trong trường hợp bệnh tật bất ngờ. Chia sẻ quá nhiều không chỉ vi phạm quyền bảo mật của bạn mà còn khiến người khác cảm thấy khó chịu.
⚠️ Dưới đây là ví dụ về những việc KHÔNG nên làm:
"Xin chào, [tên sếp], tôi đã có một đêm khó ngủ vì vấn đề dạ dày và phải vào nhà vệ sinh từ 2 giờ sáng. Tôi không thể đi làm hôm nay. " Tốt hơn là không nên cung cấp chi tiết như vậy.
Điều đó có thể sẽ khiến quản lý của bạn cảm thấy khó chịu mà không giúp họ biết chi tiết về thời gian bạn nghỉ phép và công việc của bạn được quản lý như thế nào trong thời gian bạn vắng mặt.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các trường hợp ngoại lệ khi chia sẻ thông tin y tế cho nghỉ ốm bao gồm thông tin chi tiết và/hoặc tài liệu theo yêu cầu của Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế 1993.
Sử dụng ClickUp để viết tin nhắn xin nghỉ ốm và chia sẻ thông tin cập nhật của nhóm
Giao tiếp với nhóm của bạn không cần phải quá căng thẳng khi bạn cảm thấy không khỏe. Một công cụ giao tiếp tại nơi làm việc đơn giản có thể tạo ra sự khác biệt.
Là một công cụ quản lý dự án và hợp tác, ClickUp cung cấp các tính năng đa dạng giúp đơn giản hóa việc quản lý sự vắng mặt, đảm bảo giao tiếp rõ ràng và giảm thiểu sự gián đoạn trong quy trình làm việc.
ClickUp Chat để gửi tin nhắn
Sử dụng ClickUp Chat để gửi tin nhắn xin nghỉ ốm trực tiếp đến nhóm của bạn (qua trò chuyện nhóm) hoặc quản lý (qua tin nhắn riêng tư).
Khi chia sẻ thông tin cập nhật trong kênh nhóm hoặc kênh nhóm, bạn cũng có thể ghim thông báo vắng mặt của mình để mọi người trong nhóm đều có thể nhìn thấy.
Vì ClickUp Chat kết hợp tin nhắn và công việc của bạn, nên bạn cũng dễ dàng chia sẻ các nhiệm vụ đang thực hiện và đề xuất chuyển giao các nhiệm vụ khẩn cấp mà không cần chuyển qua các ứng dụng nhắn tin kinh doanh khác. Bạn không cần sao chép và dán toàn bộ nội dung; chỉ cần cập nhật cuộc trò chuyện được liên kết với nhiệm vụ có liên quan bằng các chi tiết cần thiết.
Đừng quên sử dụng @đề cập để gắn thẻ đồng nghiệp cụ thể để họ thực hiện hành động (đặc biệt là những người có thể thay thế bạn) và đảm bảo không có việc gì bị bỏ sót.
Phần hay nhất? Giao diện trực quan của ClickUp Chat đảm bảo bạn không bị mất tin nhắn trong các chủ đề email hoặc các nền tảng khác.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tạo Mẫu trả lời đã lưu cho các thông báo nghỉ ốm trong trò chuyện để bạn có thể sử dụng lại khi cần.
ClickUp Brain để soạn thảo tin nhắn xin nghỉ ốm
Nếu bạn không chắc chắn về cách diễn đạt thông điệp của mình, ClickUp Brain cung cấp các mẫu và ý tưởng.
Soạn thảo các tin nhắn xin nghỉ ốm chuyên nghiệp, ngắn gọn và tùy chỉnh theo tình huống của bạn. Chỉ cần nhập thông tin của bạn, và trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ đề xuất một tin nhắn hoàn chỉnh, bao quát tất cả các trường hợp - nghỉ ốm ngắn hạn, nghỉ dài hạn hoặc trường hợp khẩn cấp gia đình.
Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông điệp của bạn được truyền đạt đúng cách, ngay cả khi bạn không cảm thấy khỏe.
Tự động hóa cập nhật
Bạn định nghỉ phép dài ngày? Giữ cho nhóm của bạn cập nhật về các nhiệm vụ với các tính năng tự động hóa của ClickUp.
Tự động hóa ClickUp cho phép bạn gửi và lên lịch các tin nhắn tự động, phân công nhiệm vụ, cập nhật trạng thái dự án hoặc thông báo cho đồng nghiệp về sự vắng mặt của bạn một cách tự động.
Bạn có thể đặt quy tắc tự động hóa để thông báo cho quản lý khi bạn cập nhật trạng thái công việc thành "Đang chờ xử lý" hoặc "Đang tiến hành". Bạn có thể thêm nhận xét để giải thích bối cảnh và thậm chí đính kèm tệp.
Bằng cách này, nhóm của bạn sẽ biết chính xác tình trạng dự án và những việc cần chú ý, từ đó tăng năng suất cho đến khi bạn trở lại làm việc sau kỳ nghỉ.
Hãy nghỉ ngơi một chút trong khi ClickUp giúp mọi việc vẫn diễn ra suôn sẻ
Không giống như Ferris Bueller, các chuyên gia hiện đại không giả vờ ốm để nghỉ làm — chúng ta giao tiếp một cách thông minh. Gửi tin nhắn báo ốm không nhất thiết phải là một tin nhắn hoàn hảo, nhưng phải thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm, đồng thời duy trì sự tin tưởng.
Nhà tuyển dụng không tìm kiếm những người dũng cảm, cố gắng vượt qua mọi khó khăn — sức khỏe của bạn rất quan trọng! Thay vào đó, họ đánh giá cao những người giao tiếp rõ ràng, không để nhóm của mình lo lắng, băn khoăn về sự vắng mặt không lý do hoặc trạng thái công việc của họ.
ClickUp giúp bạn quản lý việc vắng mặt, duy trì tiến độ dự án và trở lại công việc với cảm giác được hỗ trợ và đánh giá cao. Vì vậy, lần tới, hãy tập trung vào việc hồi phục sức khỏe, vì bạn biết công việc của mình đã được xử lý.