Cách sử dụng tin nhắn tức thời trong công việc

Đó là sáng thứ Hai. Bạn đã mở máy tính xách tay, đặt một tách cà phê bên cạnh và sẵn sàng đón nhận những thách thức trong ngày.

Và không có gì ngạc nhiên khi hộp thư đến của bạn trông giống như một máy làm bắp rang bơ tràn ngập tin nhắn chưa đọc. Bạn bắt đầu tìm kiếm bất kỳ tin nhắn quan trọng nào đến trong cuối tuần, biết rằng bạn chỉ có khoảng 20 phút trước cuộc họp đầu tiên trong ngày.

Giữa tất cả các chủ đề email và tệp đính kèm, một thông báo thu hút sự chú ý của bạn, hiển thị một tin nhắn ngắn gọn: 'Cuộc họp với khách hàng bị hoãn đến ngày mai. Kiểm tra email của bạn để xem lời mời mới. '

Bạn hít một hơi thật sâu và ngừng vội vã. ??

Đây là sức mạnh của tin nhắn tức thời — loại bỏ những thông tin không cần thiết và truyền tải những cập nhật quan trọng, khi chúng thực sự quan trọng. Trong khi hộp thư đến chất đầy những email có mức độ quan trọng khác nhau, tin nhắn tức thời giúp bạn luôn nắm bắt mọi việc một cách dễ dàng.

Điều đó nói lên rằng, việc vượt qua các thách thức về bảo mật và áp dụng các phương pháp hay nhất sẽ giúp bạn tận dụng tối đa tin nhắn tức thời trong công việc. May mắn thay, chúng tôi đã giúp bạn hiểu được những lợi ích to lớn ở đây.

Hiểu tầm quan trọng của tin nhắn tức thời trong công việc

Dữ liệu gần đây cho thấy chúng ta dành hơn 250 phút mỗi ngày trên điện thoại di động. Điều đó tương đương với khoảng 70 ngày thời gian sử dụng màn hình trung bình mỗi năm.

Cho dù chúng ta đang kiểm tra điện thoại để xem bạn bè đang làm gì, kiểm tra Instagram hay đang theo dõi đơn đặt hàng trên Amazon để xem nó đã được gửi đi chưa, điện thoại của chúng ta luôn ở ngay bên cạnh. Và hầu hết chúng ta đều cài đặt Microsoft Teams hoặc Slack trên điện thoại để đảm bảo có thể truy cập các tin nhắn công việc quan trọng.

Tại nơi làm việc, khả năng truy cập tin nhắn ngay lập tức có thể là cứu cánh. Email thường nằm trong hộp thư đến trong nhiều ngày, nhưng tin nhắn văn bản thì sao? Chúng ta đọc chúng gần như ngay lập tức. Tính tức thời này khiến tin nhắn tức thời trở thành công cụ không thể thiếu để hoàn thành công việc.

Nhưng không chỉ là hoàn thành công việc. Tin nhắn tức thời hoạt động bằng cách:

Vai trò của nhắn tin tức thời trong văn hóa làm việc từ xa

Tin nhắn tức thời là yếu tố thiết yếu trong văn hóa làm việc từ xa vì nó giúp giao tiếp trong nhóm hiệu quả, củng cố mối quan hệ trong nhóm, thúc đẩy hợp tác và tạo điều kiện cho lịch làm việc linh hoạt. Trong quản lý dự án, tin nhắn tức thời giúp thuận lợi hóa quy trình làm việc, khuyến khích trách nhiệm, giải quyết vấn đề nhanh chóng và cải thiện tính minh bạch tổng thể.

Các phương pháp hay nhất để sử dụng tin nhắn tức thời hiệu quả trong công việc

Rõ ràng, nhắn tin tức thời giúp tăng năng suất và hợp tác, và vai trò của nó trong văn hóa làm việc từ xa là gần như không thể thay thế. Hãy tiến thêm một bước và hiểu cách nó có thể mang lại kết quả tốt hơn khi được sử dụng với mục đích và sự cẩn trọng thích hợp.

Dưới đây là một số quy tắc cơ bản và nghi thức được chấp nhận cần tuân thủ khi sử dụng tin nhắn tức thời tại nơi làm việc:

1. Hãy chuyên nghiệp

Thoạt nhìn, công việc nhắn tin tức thời có vẻ như một công cụ không chính thức, do thiết kế và cơ chế hoạt động của nó. Nhưng về bản chất, nó vẫn là một ứng dụng nhắn tin kinh doanh. Vì vậy, hãy tránh sử dụng ngôn ngữ bình dân và giữ thái độ chuyên nghiệp. Sử dụng biểu tượng cảm xúc một cách tiết kiệm, đặc biệt là khi giao tiếp với cấp trên hoặc những người bạn không quen biết.

2. Đi thẳng vào vấn đề

Mục đích chính của việc sử dụng tin nhắn tức thì là để truyền đạt các thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và đòi hỏi hành động ngay lập tức. Nếu bạn đưa ra những giải thích dài dòng, bạn đang làm mất đi mục đích của nó. Hãy giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề.

3. Tôn trọng quyền bảo mật

Tránh thảo luận thông tin nhạy cảm hoặc bí mật, chẳng hạn như thông tin cá nhân, thông tin tài chính hoặc dữ liệu độc quyền, qua tin nhắn tức thời. Nếu cần chia sẻ thông tin nhạy cảm, hãy cân nhắc sử dụng các kênh liên lạc an toàn như email được mã hóa hoặc cuộc họp trực tiếp.

4. Phản hồi kịp thời

Phản hồi nhanh là điều cần thiết để giao tiếp và hợp tác hiệu quả tại nơi làm việc. Khi nhận được tin nhắn, hãy nỗ lực trả lời trong một khoảng thời gian hợp lý. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp và giúp duy trì năng suất làm việc.

5. Đặt ra ranh giới

Tin nhắn tức thời không có nghĩa là truy cập tức thời, đặc biệt là ngoài giờ làm việc truyền thống. Ngay cả trong giờ làm việc truyền thống, người nhận của bạn có thể đang tham gia cuộc họp hoặc đang tập trung làm việc.

Thiết lập hướng dẫn rõ ràng cho nhóm của bạn về thời điểm sử dụng tin nhắn tức thời. Quan trọng nhất là thiết lập quy tắc cho chính bạn. Lên lịch thời gian cụ thể để kiểm tra tin nhắn và tuân thủ lịch đó. Xác định ranh giới và khuyến khích nhóm của bạn đặt trạng thái khi họ đang bận với các công việc khác. Tốt nhất là không làm phiền đồng nghiệp ngoài giờ làm việc, trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp và cập nhật không thường xuyên. Tôn trọng thời gian của mọi người và khuyến khích văn hóa này trong nhóm của bạn.

6. Giữ trật tự

Sắp xếp và gắn nhãn tin nhắn của bạn một cách gọn gàng trong các công cụ nhắn tin tức thời. Tạo các nhóm hoặc kênh khác nhau cho các chủ đề chuyên biệt để tránh phân tâm và lộn xộn. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin nhanh chóng khi cần. Phân loại các cuộc trò chuyện cá nhân và sử dụng màu sắc hoặc các dấu hiệu khác để làm nổi bật chúng.

7. Cập nhật trạng thái

Sử dụng cập nhật trạng thái hiệu quả để cho biết khi nào bạn bận hoặc rảnh. Điều này cho phép bạn tập trung mà không bị gián đoạn ngoài ý muốn.

8. Giảm thiểu sự phân tâm

Giới hạn các yếu tố gây xao lãng để tạo môi trường làm việc tập trung và năng suất hơn. Điều này bao gồm giảm thiểu việc sử dụng tin nhắn tức thời trong các cuộc họp hoặc khi thực hiện các công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ. Cân nhắc cài đặt thời gian cụ thể để kiểm tra và trả lời tin nhắn, chẳng hạn như trong giờ nghỉ hoặc cuối ngày.

9. Sử dụng công cụ quản lý công việc

Các công cụ quản lý công việc như ClickUp tập trung hóa giao tiếp tại nơi làm việc và đơn giản hóa quy trình nhắn tin để các nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn và luôn kết nối, từ đó mang lại kết quả dự án tốt hơn.

Dưới đây là một số tính năng của ClickUp có thể giúp bạn nhắn tin tức thời trong công việc:

Chế độ xem trò chuyện ClickUp:

Chế độ xem Trò chuyện ClickUp cung cấp giao diện thân thiện với người dùng để gửi và nhận tin nhắn trong thời gian thực. Chế độ xem trò chuyện được tích hợp liền mạch vào Không gian Làm việc ClickUp, cho phép bạn giao tiếp trực tiếp mà không cần rời khỏi nền tảng.

Bạn có thể tham gia vào các cuộc hội thoại riêng tư hoặc trò chuyện nhóm, giữ cho tất cả các cuộc thảo luận được tổ chức và dễ truy cập trong môi trường quản lý dự án.

Một số tính năng khác mà Chế độ xem trò chuyện cung cấp bao gồm:

ClickUp Brain:

ClickUp Brain là trợ lý thông minh giúp bạn soạn thảo tin nhắn hiệu quả. Nó cung cấp các đề xuất và mẫu để viết tin nhắn rõ ràng và có tác động, đảm bảo rằng chúng được cấu trúc tốt và phù hợp. Tính năng này cải thiện chất lượng tương tác và ngăn ngừa hiểu lầm.

ClickUp Brain có thể giúp bạn như sau:

Tự động hóa ClickUp:

Các tính năng tự động hóa của ClickUp bao gồm ứng dụng nhắn tin, cho phép người dùng thiết lập các phản hồi tự động và lên lịch gửi tin nhắn.

Điều này có thể đặc biệt hữu ích để gửi nhắc nhở, cập nhật hoặc thông báo mà không cần can thiệp thủ công. Tự động hóa duy trì giao tiếp nhất quán tại nơi làm việc và đảm bảo rằng các tin nhắn hoặc cập nhật quan trọng được gửi đến đúng người vào đúng thời điểm.

Mẫu tin nhắn tức thì của ClickUp:

Mẫu Tin nhắn tức thì của ClickUp giải quyết lo lắng đầu tiên của bạn — làm thế nào để bắt đầu. Mẫu này sẵn sàng sử dụng và có thể giúp bạn bắt đầu trong vài giây.

Để quản lý các cuộc hội thoại hiệu quả, hãy tạo một dự án riêng cho từng chủ đề và mời các thành viên nhóm có liên quan tham gia các dự án này. Sử dụng thanh tìm kiếm trong mẫu để nhanh chóng tìm thấy các tin nhắn quan trọng và lưu trữ các tin nhắn cũ để sắp xếp không gian làm việc của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập thông báo để luôn được cập nhật về tiến độ cuộc hội thoại và đảm bảo phản hồi kịp thời.

Tải xuống mẫu này

Với mẫu này, nhóm của bạn có thể:

Các khía cạnh bảo mật của tin nhắn tức thời cần lưu ý

Các mối đe dọa mạng có thể gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho giao tiếp kinh doanh, đặc biệt là khi liên quan đến dữ liệu bí mật của tổ chức. Dưới đây là một số điều cần lưu ý để hiểu cách các tính năng bảo mật của ClickUp so sánh với các nền tảng lớn khác.

1. Truy cập trái phép

Giữ các kênh và nhóm nội bộ của bạn để ngăn chặn tin tặc truy cập trái phép vào các thông tin liên lạc kinh doanh quan trọng của bạn. Đảm bảo các biện pháp xác thực mạnh mẽ và mọi người đều tuân thủ.

ClickUp cho phép quản trị viên xác định rõ vai trò và quyền truy cập của người dùng, từ đó giới hạn quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm dựa trên vai trò của người dùng.

2. Dữ liệu nhạy cảm

Tin nhắn tức thời rất tiện lợi vì cho phép bạn chia sẻ bất kỳ thông tin nào một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nó cũng đi kèm với những rủi ro. Một trong những rủi ro đáng kể nhất là vi phạm dữ liệu. Thông tin nhạy cảm được chia sẻ qua tin nhắn tức thời có thể là mục tiêu hàng đầu của tin tặc.

ClickUp hỗ trợ Đăng nhập một lần (SSO), cho phép người dùng xác thực bằng thông tin đăng nhập doanh nghiệp của họ. Điều này có nghĩa là bạn không còn phải quản lý nhiều mật khẩu.

3. Mật khẩu yếu

Chúng ta đều quen thuộc với việc sử dụng mật khẩu dễ nhớ và thường xuyên sử dụng. Chúng cho phép chúng ta đăng nhập vào tài khoản của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, sự lười biếng có thể khiến tổ chức của bạn phải trả giá đắt. Nếu bạn có mật khẩu yếu hoặc cũ, khả năng tài khoản của bạn bị hack sẽ cao hơn so với người có mật khẩu khó. Cập nhật mật khẩu thường xuyên cũng là một thói quen tốt.

ClickUp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của ngành, bao gồm Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), Kiểm soát hệ thống và tổ chức 2 (SOC 2) và Đạo luật bảo mật người tiêu dùng California (CCPA), đảm bảo nền tảng này đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và bảo mật cao.

So sánh các tính năng bảo mật với các nền tảng khác

Các phần mềm và ứng dụng giao tiếp kinh doanh được yêu thích trong ngành như Google Chat và Skype for Business có các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Hãy xem các tính năng bảo mật của ClickUp so với các ứng dụng nhắn tin tức thời phổ biến khác.

Google Chat

Skype cho Doanh nghiệp

Slack

Xử lý các thách thức và nhược điểm của tin nhắn tức thì

Mặc dù tin nhắn tức thì mang lại nhiều lợi ích, nó cũng có một số nhược điểm:

1. Sự phân tâm và năng suất thấp

Các thông báo liên tục từ ứng dụng nhắn tin tức thời có thể làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm năng suất, khiến cả ngày của bạn chỉ toàn là những tiếng "ping!" khiến bạn khó tập trung vào bất cứ việc gì.

Sự cần thiết liên tục phải kiểm tra tin nhắn có thể dẫn đến hiện tượng gọi là 'chuyển đổi ngữ cảnh', khiến não bộ phải chuyển đổi trạng thái, làm mất năng lượng và thời gian của bạn.

2. Sự hiểu lầm và thiếu rõ ràng

Không giống như cuộc gọi điện thoại hoặc video, tin nhắn tức thì có thể dễ bị hiểu sai do thiếu ngữ điệu và bối cảnh, dẫn đến xung đột hoặc hiểu lầm giữa các nhân viên. Điều này có thể khiến người nhận hiểu sai ý định hoặc mức độ nghiêm trọng của tin nhắn, gây ra sự nhầm lẫn hoặc xúc phạm.

3. Quá tải thông tin

Ứng dụng nhắn tin tức thời có thể khiến bạn bị quá tải thông tin, khó sắp xếp thứ tự ưu tiên và tập trung. Quá tải thông tin này có thể dẫn đến nhầm lẫn, bỏ lỡ tin nhắn và mất các chi tiết quan trọng trong cuộc trò chuyện.

4. Sự phụ thuộc vào công nghệ

Sự phụ thuộc quá mức vào bất kỳ ứng dụng nhắn tin tức thời nào có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng nếu ứng dụng đó gặp sự cố kỹ thuật và từ chối hợp tác.

Nếu nhân viên phụ thuộc nhiều vào tin nhắn tức thời, bất kỳ sự cố nào cũng có thể làm gián đoạn công việc. Các tin nhắn quan trọng có thể không được truyền đi, các cập nhật quan trọng sẽ không được kiểm tra và việc ra quyết định có thể bị trì hoãn, dẫn đến sự thất vọng.

5. Thiếu tương tác cá nhân

Tin nhắn tức thời có thể làm giảm sự tương tác trực tiếp, ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu xây dựng nhóm của bạn.

Không có giao tiếp trực tiếp, rất khó để xây dựng mối quan hệ lành mạnh, hiểu các tín hiệu không lời và tạo ra cảm giác cộng đồng giữa các thành viên trong nhóm. Sự thiếu kết nối cá nhân này có thể dẫn đến cảm giác cô lập và làm suy yếu tinh thần đồng đội.

6. Sử dụng không phù hợp

Chúng ta có thể tự nhiên sử dụng ứng dụng nhắn tin tức thời cho các cuộc hội thoại không liên quan đến công việc. Khi bị cuốn vào các cuộc trò chuyện bình thường, chúng ta có thể bị phân tâm khỏi công việc đang làm.

Việc sử dụng sai mục đích các nền tảng nhắn tin có thể dẫn đến giảm sự tập trung vào công việc và mất nhiều thời gian cho các cuộc thảo luận không liên quan.

7. Khó khăn trong việc theo dõi và trách nhiệm giải trình

Việc theo dõi các cuộc hội thoại và đảm bảo trách nhiệm giải trình bằng tin nhắn tức thời có thể là một thách thức, đặc biệt là trong điều kiện làm việc từ xa.

Các cuộc thảo luận và quyết định quan trọng có thể bị chôn vùi trong các tin nhắn, gây khó khăn cho việc xem lại các tương tác trong quá khứ hoặc yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm về đóng góp và cam kết của họ.

Cách tiếp cận của ClickUp đối với nhắn tin tức thời

Tận dụng tin nhắn tức thời tại nơi làm việc để giao tiếp hiệu quả

Sự phát triển của các công cụ nhắn tin tức thời, đặc biệt là với các nền tảng như ClickUp và các ứng dụng nhắn tin tức thời phổ biến khác, đã trải qua một chặng đường dài từ những ngày đầu tiên còn khiêm tốn.

Các nền tảng nhắn tin tức thời ban đầu là những công cụ đơn giản để trao đổi nhanh chóng, nhưng đã phát triển thành những nền tảng tinh vi tích hợp các tính năng quản lý dự án tuyệt vời.

Vì vậy, hãy tận dụng các tính năng của ClickUp, chẳng hạn như chế độ xem Trò chuyện, trợ lý AI, tự động hóa và mẫu tin nhắn, để sử dụng tin nhắn tức thời hiệu quả trong công việc.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!