Cách tránh quản lý vi mô trong môi trường làm việc

Quản lý cũng giống như đại dương. Hãy cẩn thận, bạn sẽ làm rất tốt. Bơi quá sâu, bạn sẽ bị nhấn chìm ngay tại chỗ. 🌊

Quản lý vi mô là dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn đang đi ngược lại xu hướng. Phong cách lãnh đạo này đã bị đánh giá tiêu cực trong thời gian gần đây do mức độ ảnh hưởng tiêu cực của nó đối với sức khỏe của nhân viên và gây ra sự bất hòa trong môi trường làm việc.

Một sếp quản lý vi mô sẽ nói rằng họ có ý tốt khi giám sát nhân viên quá mức. Tuy nhiên, nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy kỹ thuật quản lý này chỉ là con đường một chiều dẫn đến sự lo lắng cho người lãnh đạo.

Nếu bạn lo lắng mình đang trở thành một "quái vật quản lý vi mô" hoặc chỉ muốn tìm hiểu về nó như một biện pháp phòng ngừa, đây chính là nơi dành cho bạn. Chúng ta sẽ thảo luận:

Hãy cùng tìm hiểu!

Quản lý vi mô là gì, và tại sao nó lại trở thành một "từ cấm kỵ"?

Quản lý vi mô có thể được mô tả là một phong cách quản lý trong đó bạn bám sát nhóm của mình đến mức họ cảm thấy quá ngột ngạt để làm việc hiệu quả. Một sếp quản lý vi mô can thiệp vào từng chi tiết nhỏ nhất của dự án, yêu cầu cập nhật và báo cáo trạng thái thường xuyên, và cuối cùng trở thành nguyên nhân dẫn đến kết quả kém hiệu quả.

Rõ ràng đây không phải là phong cách lãnh đạo lành mạnh, khi chúng ta đang nói về một nhà quản lý thích kiểm soát mọi thứ một cách chặt chẽ. Nghiên cứu cho thấy bất kỳ hành vi kiểm soát nào cũng có thể gây hại cho sức khỏe tinh thần.

Quản lý vi mô không chỉ có hại cho sức khỏe của nhóm; môi trường làm việc nói chung cũng bị ảnh hưởng. Lý do là nhiều nhà quản lý vi mô gây áp lực lên nhân viên đến mức mọi công việc đều trở thành ưu tiên và không có kết quả nào là đủ tốt. Mọi người đều cảm thấy kiệt sức khi cố gắng gây ấn tượng với quản lý, không còn chỗ cho những ý tưởng mới phát triển.

Nhưng hãy chờ đã! Còn một kiểu quản lý vi mô khác thường bị bỏ qua. Nếu bạn thường xuyên nói với nhóm của mình những câu như: "Điều đó không đúng! Để tôi lo" trong mọi dự án hoặc công việc, thì có lẽ bạn đã rơi vào vòng xoáy của quản lý vi mô. Có thể bạn không hành hạ nhân viên của mình, nhưng bạn đang hạn chế quyền ra quyết định độc lập và thể hiện sự thiếu tin tưởng vào khả năng của họ.

5 tác động của quản lý vi mô đối với nhóm và tổ chức

Một nhóm bị quản lý vi mô sẽ có những dấu hiệu rõ ràng cho thấy có điều gì đó không ổn, nhưng làm thế nào để phát hiện ra? Hãy tham khảo năm dấu hiệu cho thấy tác động tiêu cực sau đây. 🤢

1. Nhân viên mất động lực

Hiệu ứng xấu nhất của việc quản lý vi mô là rõ ràng như ban ngày — khi công việc của nhân viên luôn bị giám sát chặt chẽ, nó làm mất đi cảm xúc trong công việc và giảm sự hài lòng trong công việc. Khi bạn giám sát nhân viên từng giây từng phút, điều đó sẽ kìm hãm sự sáng tạo của họ, làm họ mệt mỏi và cảm thấy quá mất động lực để làm việc nghiêm túc.

2. Trưởng nhóm và nhân viên căng thẳng

Như thể việc đối mặt với một công việc mệt mỏi đã không đủ, điều cuối cùng mà bất kỳ nhân viên nào muốn đối mặt là một sếp quá can thiệp, luôn theo dõi sát sao, chờ đợi để trút lên họ những lời phàn nàn liên tục và chỉ trích nhỏ nhặt được ngụy trang dưới danh nghĩa phản hồi.

Khi bạn cố gắng áp đặt ý kiến của mình vào mọi quy trình kinh doanh, bạn sẽ khiến nhóm của mình cảm thấy không đủ năng lực trong công việc. Bạn đang gieo mầm nghi ngờ bản thân và kiệt sức — cho cả bạn và nhóm của mình.

Đúng vậy, quản lý vi mô cũng có hại cho sức khỏe của người lãnh đạo. Là một nhà quản lý, việc thảo luận chi tiết về từng công việc thực sự rất mệt mỏi, cả về tinh thần lẫn thể chất. Bạn sẽ bắt đầu ghét công việc của mình trước khi nhận ra điều đó. 😅

3. Năng suất kinh doanh thấp

Không thể nhận ra ngay lập tức, nhưng những người quản lý vi mô lấy đi quyền tự chủ của nhân viên trong việc tối ưu hóa quy trình và hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách tạo ra các hướng dẫn quá chi tiết. Nhân viên phải liên tục kiểm tra lại các quy trình quá chi tiết và dành hàng giờ cho công việc không hiệu quả.

Tất cả những điều này sẽ chỉ cản trở các mục tiêu lãnh đạo dài hạn vì quy trình làm việc ở cấp cơ bản không được hợp lý hóa, khiến việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trở nên khó khăn trong dài hạn.

4. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao

Đây là vấn đề—một nhân viên chỉ có thể xử lý được một lượng công việc nhất định. Thường thì, những nhân viên ghét bị quản lý quá mức sẽ bắt đầu tìm kiếm công việc mới.

Không tin chúng tôi? Hãy tin vào những con số. Một nghiên cứu trước đây của Trinity Solutions. Inc. cho thấy trong một nhóm nhân viên (không phải quản lý), gần 70% số người được hỏi cho biết họ đang tìm kiếm một công việc khác.

Lý do? Bạn đã đoán đúng, đó chính là việc quản lý quá chi tiết.

Thực tế, cùng một nghiên cứu cũng cho thấy rằng 85% số người được hỏi cho biết tinh thần làm việc của họ bị ảnh hưởng nghiêm trọng chỉ vì việc quản lý quá chi tiết. Thật đáng buồn, phải không? 😣

Việc giám sát nhân viên một cách quá mức sẽ chỉ làm tăng một điều duy nhất, và đó chắc chắn không phải là lợi nhuận hay năng suất, mà là tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty.

5. Không gian làm việc robot: hãy cảnh giác với kẻ giết chết sự sáng tạo này

Bạn đã bao giờ bước vào một nhà máy sản xuất đồ uống nơi mọi thứ đều được tự động hóa chưa? Từ khâu xử lý nguyên liệu thô đến đóng gói thành phẩm, bạn hầu như không thấy con người làm gì cả.

Bây giờ, hãy tưởng tượng văn phòng của bạn cũng đang làm điều tương tự. Nhân viên chỉ thực hiện những công việc ngày càng nhàm chán mà không có một chút đam mê nào. Họ đến công ty, ngồi trong phòng làm việc, chờ đến giờ tan sở và ra về. 🫡

Nghe có vẻ khá chán nản, phải không? Đúng vậy, vì thực tế là như vậy. Một không gian làm việc đơn điệu, thiếu nhân viên nhiệt huyết không phải là môi trường sáng tạo để tạo ra những công việc đột phá.

3 Lý do nên tránh quản lý vi mô như một phong cách quản lý

Giờ bạn đã hiểu rõ tác động của việc quản lý vi mô đối với không gian làm việc, dưới đây là ba lý do tại sao bạn nên tránh nó bằng mọi giá.

1. Không tốt cho kinh doanh

Mọi quyết định được đưa ra trong công ty đều phải mang lại lợi ích lâu dài cho công ty. Các giám đốc cấp cao cố gắng tìm ra những điều tốt nhất cho kinh doanh. Điều này có thể dưới hình thức đầu tư, tuyển dụng nhân tài và tuân theo các phương pháp làm việc tốt nhất để tối đa hóa năng suất.

Điều cuối cùng là điều mà quản lý vi mô giết chết. Một khi bạn bắt đầu soi mói nhân viên, bạn đã tạo ra môi trường làm việc độc hại. Mọi người sẽ cảm thấy thất vọng và rời bỏ công ty. Thêm vào đó, tỷ lệ thay đổi nhân sự tăng cao sẽ tạo ra danh tiếng xấu cho công ty, buộc các nhà quản lý phải chuyển sang sử dụng nhân viên tự do hoặc nhà thầu với chi phí cao, làm gián đoạn dòng tiền chung.

Là một nhà quản lý, bạn không thể làm những việc làm giảm lợi nhuận hoặc hiệu suất của công ty. Đương nhiên, quản lý vi mô phải được loại bỏ vì nó cản trở sự phát triển! ↘️

2. Sự phụ thuộc của nhân viên

Điều cuối cùng mà bất kỳ không gian làm việc hiện đại nào cũng cần tránh là nhân viên phụ thuộc vào quản lý của họ. Nếu bạn liên tục quản lý vi mô và thậm chí là chỉ đạo từng chi tiết, nhân viên sẽ tự nhiên trở nên phụ thuộc vào bạn.

Phong cách quản lý như vậy không cho phép nhân viên phát triển kỹ năng chuyên môn, và tài năng mà họ mang đến có thể bị bỏ qua. Kết quả là gì? Bạn ngày càng mệt mỏi, còn nhân viên không học hỏi đủ để tạo ra công việc chất lượng.

Tuy nhiên, các cuộc họp cải tiến quy trình kinh doanh thường xuyên có thể giúp cấp trên nhận ra mô hình quản lý vi mô và có thể xem xét các giải pháp.

3. Sự thiếu đổi mới trong quy trình

Thêm vào điểm trên, quản lý vi mô có xu hướng loại bỏ sự cần thiết của tư duy sáng tạo. Biết rằng sếp luôn có mặt để đảm bảo mọi dự án đạt mục tiêu sẽ tạo ra tâm lý thoải mái cho nhân viên. Nếu không có sự đổi mới, doanh nghiệp của bạn có thể mất cơ hội phát triển.

10 chiến lược để nói lời tạm biệt với quản lý vi mô và chào đón không gian làm việc cân bằng

Với một ý tưởng rõ ràng về lý do tại sao nên ngừng quản lý vi mô, hãy cùng khám phá 10 cách được các chuyên gia chứng nhận để tránh tệ nạn này tại nơi làm việc và cải thiện năng suất của nhóm! ❤️

Mẹo: Bạn cần một công cụ quản lý dự án chất lượng để giảm bớt nhu cầu quản lý vi mô liên tục. Chúng tôi đã tích hợp một số chức năng trong ClickUp, một công cụ đáng tin cậy cho các nhà quản lý, để thực hiện các chiến lược này một cách hiệu quả.

1. Thiết lập tính minh bạch trong công việc

Chúng ta sẽ không đề cập đến tần suất một công việc cụ thể bị sai sót do hướng dẫn không rõ ràng. Chúng ta không nói đến những hướng dẫn khó hiểu mà là một mạng lưới công việc phù hợp, trong đó quy trình và trách nhiệm được phân định rõ ràng. Bạn sẽ ít cần phải quản lý vi mô nếu nhân viên của bạn:

May mắn thay, bạn có thể dễ dàng xây dựng một mạng lưới công việc minh bạch cho nhóm của mình bằng ClickUp. Với Bộ quản lý dự án toàn diện, ClickUp giúp tạo ra các quy trình làm việc phức tạp với tất cả các chi tiết theo ngữ cảnh được nhúng trong đó để các thành viên trong nhóm của bạn tận hưởng sự cân bằng phù hợp giữa hỗ trợ công việc và ra quyết định độc lập!

Quản lý công việc trở nên dễ dàng với ClickUp Tasks. Tạo quy trình làm việc có thể tùy chỉnh cho nhóm của bạn, thiết lập trách nhiệm và theo dõi công việc được hoàn thành mà không cần quản lý vi mô. Với giao diện dễ sử dụng của nền tảng này, bạn có thể giao nhiệm vụ cho một hoặc nhiều người được giao chỉ với một cú nhấp chuột!

Đặt ngày đáo hạn trong các nhiệm vụ và tùy chỉnh thông báo để đảm bảo các thành viên trong nhóm lập kế hoạch lịch trình phù hợp. Để tăng tính minh bạch, nền tảng này còn cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra nhiệm vụ, trong đó bạn liệt kê các công việc con trong các nhiệm vụ lớn hơn và đánh dấu các mục đã hoàn thành. Bạn có thể bắt đầu ngay với một trong các mẫu danh sách nhiệm vụ của ClickUp để tiết kiệm thời gian.

2. Tìm hiểu về phong cách làm việc của từng thành viên trong nhóm của bạn

Hiểu cách nhân viên của bạn làm việc là một trong những kỹ thuật quản lý dự án tốt nhất để giảm nhu cầu quản lý vi mô và soi mói. Bạn cần điều hướng giao tiếp với những nhân viên có phong cách làm việc khác nhau. Ví dụ, một số người có thể làm việc tốt hơn khi làm một mình, trong khi những người khác lại làm việc hiệu quả hơn khi có nhiều đồng nghiệp bên cạnh.

ClickUp cung cấp một số công cụ để quản lý tất cả các loại phong cách làm việc. Ví dụ: bạn có thể sử dụng công cụ Theo dõi thời gian dự án có sẵn để đánh giá khi nào các nhân viên khác nhau cảm thấy năng suất hoặc họ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc. Bằng cách đó, bạn có thể phân công công việc cho họ một cách chiến lược dựa trên sự thuận tiện của họ.

Tương tự, bạn có thể sử dụng các công cụ cộng tác như Bảng trắng và Bản đồ Tư duy của ClickUp nếu nhân viên của bạn thích các cuộc hội thoại sôi nổi và cơ hội phát triển ý tưởng.

Bạn muốn xây dựng lòng tin trong nhóm? Bạn có thể bỏ email cho mỗi cập nhật nhỏ và sử dụng chế độ xem Trò chuyện để tham gia vào các cuộc hội thoại không chính thức về công việc (hoặc không liên quan đến công việc). Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Gán nhận xét để đề xuất các chỉnh sửa chung cho công việc mà không cần lo lắng về những chi tiết nhỏ.

3. Ưu tiên là khóa

Khi một nhóm nhận ra tầm quan trọng của một công việc, họ sẽ ưu tiên và đảm bảo công việc đó được hoàn thành một cách tốt nhất. Nhưng việc giúp họ nhận ra điều đó là tùy thuộc vào bạn.

Với Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể xác định các công việc đã tạo với nhiều mức ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc như Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp. Bạn có thể thông báo cho người được giao nhiệm vụ về mức độ quan trọng của công việc mà không cần nói một lời! 🤫

Giờ đây, bạn không cần phải nhắc nhở hàng ngày về tầm quan trọng của một công việc và có thể sẽ quản lý vi mô trong suốt quá trình thực hiện.

Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử áp dụng ma trận Eisenhower nổi tiếng nếu bạn muốn cải thiện cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách trực quan.

4. Hãy nghỉ ngơi và phân công công việc

Jennifer Chatman, giáo sư tại Trường Kinh doanh Haas thuộc Đại học California, Berkeley, đã đưa ra lời khuyên sáng suốt: Thử thách khắc nghiệt nhất đối với khả năng lãnh đạo là nhóm làm việc hiệu quả như thế nào khi bạn vắng mặt.

Bạn không có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc. Vì vậy, hãy lùi lại một bước, cho dù đó là theo dõi, lên ý tưởng hay hoàn thiện ngày nộp bài — hãy buông bỏ và giao việc cho người khác. Hãy để nhóm của bạn chịu trách nhiệm một lần và xem mọi việc diễn ra như thế nào. Cố gắng không yêu cầu đồng nghiệp cập nhật thường xuyên và thúc đẩy mọi người xây dựng niềm tin vào kỹ năng của mình.

Nếu bạn đang sử dụng ClickUp, hãy chuyển sang chế độ xem Nhóm để phân công công việc dựa trên sức chứa của nhân viên.

Hãy cân nhắc sử dụng phần mềm và công cụ tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sự can thiệp thủ công trong các quy trình công việc hàng ngày. Ví dụ, ClickUp Automations có thể tự động hóa các nhiệm vụ quản trị viên thường xuyên, giữ cho công việc tiến triển mà không có quá nhiều bình luận và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của quản lý.

5. Giám sát công việc của nhân viên, nhưng từ xa

Bạn không thể ngừng quản lý! Nếu bạn buông lỏng hoàn toàn, bạn có nguy cơ tạo ra sự hỗn loạn trong không gian làm việc, nơi không ai lắng nghe người khác và chỉ biết đổ lỗi cho nhau trong các cuộc họp.

Bạn không cần phải đứng bên cạnh nhóm của mình và hỏi họ công việc thế nào mỗi hai giây một lần. Chỉ cần liếc qua những gì họ đang làm, thỉnh thoảng hỏi xem có tin tức gì mới không, rồi tiếp tục công việc của mình. Nhưng để làm điều đó một cách tự tin, bạn cần có công cụ theo dõi dự án.

Hãy làm cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn với Clickup Watchers. Tính năng này giúp các nhà quản lý thêm thành viên nhóm người theo dõi vào bất kỳ nhiệm vụ nào — họ có thể theo dõi cho bạn, để bạn không phải quản lý quá chi tiết. Người theo dõi sẽ tự động được cập nhật khi có hoạt động liên quan đến nhiệm vụ:

Để thực sự giám sát từ xa, hãy tận dụng Bảng điều khiển ClickUp và theo dõi mọi dự án bằng biểu đồ và báo cáo trạng thái được hiển thị dưới dạng Thẻ. Tại sao phải ping ai đó để cập nhật thông tin và mạo hiểm bị gọi là người quản lý vi mô khi bạn có thể xem công việc đã hoàn thành từ Bảng điều khiển?

Bạn cũng sẽ thích các chế độ xem của ClickUp, giúp bạn xem trạng thái của tất cả công việc cùng một lúc. Ví dụ: chế độ xem Bảng giúp bạn giám sát tiến độ của các nhiệm vụ. Chế độ xem Danh sách cung cấp chế độ xem chi tiết giống bảng tính hơn, trong khi chế độ xem Lịch giúp hình dung lịch trình và thời hạn một cách chính xác.

6. Xây dựng một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và liêm chính

Nếu trước đây bạn đã vô tình thực hiện quản lý vi mô, các thành viên trong nhóm của bạn có thể sẽ muốn xin phép bạn cho mọi công việc. Đây là lúc bạn nên rút thẻ tin tưởng ra và để họ tự quyết định.

Tuy nhiên, đừng lạm dụng. Hãy cân bằng giữa việc ủy thác quyền ra quyết định và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng đắn. Đối với người mới bắt đầu, hãy thử yêu cầu không được gửi bản sao email hoặc ping trong mọi cuộc trò chuyện.

Hãy thử tổ chức các cuộc họp nhân viên thường xuyên để xây dựng lại niềm tin và kết nối giữa con người với con người. Mẫu ClickUp Employee & Manager 1-on-1 cung cấp bố cục tuyệt vời để tận dụng tối đa các phiên họp giữa người giám sát và nhân viên.

7. Suy ngẫm về thói quen năng suất cá nhân của bạn

Quản lý vi mô là một phong cách quản lý tồi tệ, làm giảm năng suất của không chỉ những người khác mà cả chính bạn. Bị cuốn vào các công việc hành chính là một sự lãng phí thời gian thực sự.

Đừng lãng phí từng phút thời gian của bạn để xem trạng thái nhiệm vụ hoặc nhận xét về quy trình làm việc. Chỉ dành một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày hoặc mỗi tuần để kiểm tra dự án. Một cách tuyệt vời để làm điều đó là sử dụng Nhắc nhở ClickUp. Đặt hẹn giờ để theo dõi các nhiệm vụ cần thiết và để các nhân viên khác chịu trách nhiệm về phần còn lại.

8. Hãy cho phép sai lầm xảy ra và xử lý chúng một cách khéo léo

Những người quản lý vi mô thường là những người cầu toàn đến mức điên cuồng, nhưng không ai là hoàn hảo. Đừng mong mọi việc luôn diễn ra theo kế hoạch. Hãy cho phép người khác phạm sai lầm và tìm cách tránh lặp lại sai lầm đó trong tương lai bằng cách hướng dẫn chu đáo hoặc đào tạo bổ sung.

Bạn có thể tạo video hướng dẫn bằng Clip, trình quay màn hình miễn phí của ClickUp, để giúp nhân viên nắm vững quy trình thực hiện. Điều này giúp loại bỏ sự phiền phức khi bị ping nhiều lần trong ngày trên Slack!

Bạn cũng có thể sử dụng các mẫu cải tiến quy trình để brainstorming các cách cải thiện quy trình hiện tại. Hoặc, nếu một nhân viên cụ thể có xu hướng mắc phải những sai lầm nhất định, Mẫu Kế hoạch Hành động Sửa chữa của ClickUp có thể hướng dẫn họ một cách khách quan.

9. Giữ thông tin luôn sẵn sàng truy cập

Các nhà quản lý thường lãng phí vô số thời gian chỉ để cập nhật thông tin về dự án. Hãy quên đi việc quản lý vi mô; đây chỉ là một phong cách quản lý yếu kém nói chung. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu dự án luôn sẵn sàng để tham khảo bất cứ khi nào bạn cần kiểm tra lại.

Bạn có thể bắt đầu thực hiện điều này ngay hôm nay bằng ClickUp Docs, cho phép bạn tạo cơ sở kiến thức toàn diện về dữ liệu, quy trình và hướng dẫn dự án. Với tính năng chỉnh sửa đồng thời theo thời gian thực, bạn có thể xem ai đang chỉnh sửa gì và thực hiện thay đổi cùng với các quản lý khác. Bạn cũng có thể tạo tài liệu dự án từ đầu với sự hỗ trợ của AI.

10. Tổ chức các phiên xây dựng nhóm

Cảm giác ngột ngạt là chủ đề phổ biến trong các nhóm bị quản lý vi mô. Nếu bạn muốn tạo ra một không gian làm việc thoải mái hơn, hãy khám phá các cơ hội xây dựng nhóm nơi nhân viên của bạn có thể tụ tập và tương tác mà không bị áp lực công việc hàng ngày.

Các phiên xây dựng nhóm giúp xây dựng lòng tin trong nhóm và làm cho sự hợp tác trở nên tự nhiên hơn, thúc đẩy mọi người làm việc với niềm đam mê thay vì chỉ làm nhiệm vụ một cách máy móc. ❤️‍🔥

Ngừng quản lý vi mô và áp dụng phong cách lãnh đạo cân bằng với ClickUp

Quản lý vi mô gây tổn hại cho nhân viên, doanh nghiệp và nhà quản lý — đó là một trò chơi mà tất cả đều thua. Nó có hại cho năng suất và tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết. Hãy thử áp dụng một hoặc nhiều chiến lược mà chúng tôi đã thảo luận để thay đổi những việc nhỏ nhặt mà bạn cần làm trong quá trình quản lý dự án. ClickUp có thể là nguồn hỗ trợ đáng tin cậy trong hành trình này, giúp bạn tìm ra nhịp điệu quản lý của riêng mình.

Để tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, nơi bạn không phải theo dõi mọi thứ 24/7, đăng ký ClickUp và tận dụng các công cụ hiện đại để tránh quản lý vi mô mãi mãi! 🥳