Những khuôn mặt trống rỗng, những bài diễn văn dài dòng không ngắt quãng, không có sự tham gia, không có câu hỏi hay ý kiến. Nếu hầu hết các cuộc họp của bạn trông như vậy, bạn có thể đang gặp vấn đề.
Nhiều nhân viên sợ các cuộc họp, có thể vì chúng nhàm chán hoặc vô nghĩa, họ cảm thấy quá ngại ngùng để phát biểu hoặc họ tin rằng ý kiến của họ không quan trọng. Kết quả cuối cùng là sự thiếu tham gia trong các cuộc họp và sự vui mừng thầm kín khi cuộc họp bị hủy bỏ.
Nhưng đây là tin tốt: Cuộc họp không nhất thiết phải là một gánh nặng. Với cách tiếp cận phù hợp và nỗ lực nghiêm túc, bạn có thể biến cuộc họp thành nơi mọi người tìm thấy giá trị và cảm thấy được trang bị để tạo ra giá trị. một điều mà mọi người muốn tham gia, từ đó tăng tỷ lệ tham gia cuộc họp nói chung.
Hướng dẫn này chứa đầy những mẹo thiết thực để cải thiện sự tham gia của nhóm vào các cuộc họp. Nó sẽ giúp bạn biến các cuộc họp thành những phiên làm việc hiệu quả, tương tác mà mọi người đều đánh giá cao và thậm chí mong đợi.
Hãy bắt đầu bằng việc hiểu lý do tại sao nhân viên cảm thấy miễn cưỡng tham gia các cuộc họp.
Hiểu những rào cản đối với sự tham gia của nhóm vào các cuộc họp
Sự tham gia của nhóm vào các cuộc họp đòi hỏi một môi trường họp thúc đẩy sự hợp tác. Người tổ chức cuộc họp cũng cần sử dụng kết hợp các phong cách giao tiếp lành mạnh để khuyến khích tất cả người tham dự đóng góp và tham gia.
Một thống kê đáng chú ý cho thấy 67% nhân viên cảm thấy bị phân tâm trong các cuộc họp ảo, nêu bật một vấn đề phổ biến trong quản lý cuộc họp ở nhiều ngành.
Các rào cản cản trở sự tham gia tích cực vào cuộc họp bao gồm các vấn đề cá nhân đến các tình huống ngoài tầm kiểm soát của bạn. Dưới đây là một số thách thức mà nhóm có thể gặp phải trong các cuộc họp:
- Lãnh đạo không hiệu quả: Khi người tổ chức cuộc họp không cung cấp cấu trúc và mục tiêu rõ ràng hoặc chương trình nghị sự, cuộc họp có thể nhanh chóng bị lạc hướng. Do đó, lãnh đạo kém hoặc quản lý cuộc họp kém dẫn đến các cuộc họp không hiệu quả với mức độ tham gia thấp
- Thiếu an toàn về mặt tâm lý: Khi các thành viên trong nhóm sợ bị chỉ trích hoặc đánh giá, họ sẽ ít chia sẻ ý kiến trong cuộc họp. Các nhà lãnh đạo phải tạo ra một môi trường an toàn, cởi mở, nơi mọi người có thể chia sẻ ý tưởng tốt một cách tự do và tự tin
- Giọng nói chi phối: Những người tự tin thường có thể lấn át các thành viên ít nói hơn, ngay cả khi ý kiến của họ cũng tốt không kém. Áp dụng các chiến lược như thảo luận theo vòng tròn để đảm bảo mọi người đều có cơ hội tham gia
- Mệt mỏi vì họp: Cuộc họp quá nhiều dẫn đến kiệt sức. Chỉ lên lịch họp khi cần thiết để duy trì sự tham gia và năng suất cao. Hiểu khi nào cần họp và khi nào email hoặc cuộc hội thoại nhanh trên Slack là đủ
- Các vấn đề với định dạng truyền thống: Cho dù bạn đang họp trong phòng hội nghị hay qua Zoom, các chủ đề thảo luận lặp đi lặp lại hoặc người nói quá nhiều sẽ cản trở sự tham gia của những người khác. Hãy xem xét chia thành các nhóm nhỏ hoặc tổ chức các cuộc họp nhỏ hơn để khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến
Cách khuyến khích nhóm của bạn tham gia vào các cuộc họp
Không có gì đáng lo ngại nếu sự tham gia của nhóm vào các cuộc họp của bạn thỉnh thoảng giảm sút. Tuy nhiên, nếu điều này xảy ra hàng ngày trong một thời gian dài, thì đó là một vấn đề thực sự đáng quan tâm.
Nếu bạn muốn tổ chức các cuộc họp hiệu quả, nơi mọi người tham gia và tham gia nhiệt tình, đây là những việc bạn cần làm:
1. Đặt mục tiêu và chương trình làm việc rõ ràng
Để tổ chức các cuộc họp tập trung và hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được và lập chương trình họp rõ ràng. Nhưng làm thế nào để chuẩn bị cho một cuộc họp nhóm?
Đầu tiên, nêu rõ mục đích của cuộc họp, cho dù đó là để động não, ra quyết định hay cập nhật tiến độ. Khi người tham gia hiểu mục tiêu, họ sẽ biết mình phải làm gì, từ đó dẫn đến các cuộc thảo luận và kết quả hiệu quả hơn.
Tiếp theo, chuẩn bị chương trình nghị sự cho cuộc họp nhóm và chia sẻ trước với những người tham gia để họ có thời gian chuẩn bị. Mặc dù việc lập chương trình nghị sự có thể tốn thời gian, nhưng các công cụ như ClickUp giúp quá trình này trở nên dễ dàng và hợp tác hơn.
ClickUp cung cấp các mẫu khác nhau để hợp lý hóa các cuộc họp và khuyến khích sự tham gia.
Mẫu chương trình họp ClickUp
Mẫu chương trình họp của ClickUp giúp hợp lý hóa quá trình tổ chức các cuộc họp hiệu quả bằng cách cung cấp tài liệu có thể tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng. Mẫu này cho phép bạn phác thảo rõ ràng các mục tiêu và mục đích, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục đích của cuộc họp ngay từ đầu.
Phân chia công việc và các mục hành động giúp cuộc thảo luận tập trung và có tổ chức, tránh bỏ sót các điểm quan trọng.
Nó cũng cho phép bạn phân công trách nhiệm cho các thành viên cụ thể trong nhóm, đảm bảo tính trách nhiệm và rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho từng công việc.
Nhìn chung, đây là một công cụ hữu ích để giữ cho các cuộc họp diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.
2. Phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể cho người tham gia
Bạn đã có mục tiêu và chương trình làm việc, giờ là lúc thu hút mọi người tham gia và khuyến khích họ tham gia các cuộc họp nhóm. Phân công vai trò cụ thể trong cuộc họp giúp mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch và đảm bảo mọi người đều đóng góp ý kiến.
⚡ Ví dụ: Chỉ định một người điều hành để hướng dẫn cuộc họp, tuân thủ chương trình nghị sự và động viên mọi người đóng góp ý tưởng cho các cuộc họp nhóm trong tương lai. Một người chấm công có thể theo dõi thời gian, đảm bảo mỗi mục trong chương trình nghị sự được chú ý đúng mức và cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.
Bạn cũng có thể chỉ định một người ghi chú để ghi lại các điểm chính, quyết định và mục hành động, sau đó sử dụng để tạo bản tóm tắt cuộc họp.
Việc phân công vai trò không chỉ ngăn chặn một vài thành viên chi phối cuộc hội thoại mà còn tạo ra môi trường hòa nhập hơn, khuyến khích tất cả mọi người đóng góp ý kiến và tham gia hiệu quả.
ClickUp Tasks giúp việc phân công công việc cho các thành viên trong nhóm trở nên đơn giản và hiệu quả, từ đó nâng cao sự tham gia của toàn đội. Bằng cách cho phép bạn thêm Trường Tùy chỉnh, bạn có thể điều chỉnh công việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể, giúp trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm trở nên rõ ràng và phù hợp.
Khả năng liên kết các công việc phụ thuộc nhau đảm bảo mọi người đều hiểu công việc của mình kết nối với bức tranh tổng thể như thế nào, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và ý thức về mục tiêu chung.
Hơn nữa, cài đặt mức độ ưu tiên giúp nhóm của bạn tập trung vào các công việc quan trọng nhất, giảm bớt sự nhầm lẫn và đảm bảo các mục khóa được xử lý kịp thời.
Cách tiếp cận có tổ chức này khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong nhóm, vì họ có thể dễ dàng thấy được đóng góp của mình và tác động của chúng đối với mục tiêu của nhóm.
3. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực
Để tăng cường sự hợp tác trong nhóm, hãy ưu tiên giao tiếp cởi mở. Cuộc họp sẽ trở thành phiên thảo luận sôi nổi và hiệu quả khi mọi người cảm thấy thoải mái chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của mình. Nhưng làm thế nào để thúc đẩy sự cởi mở?
Bắt đầu bằng cách tạo ra một môi trường nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy miễn phí đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến của mình. Khuyến khích điều này bằng cách nêu rõ rằng tất cả các quan điểm đều được coi trọng và luôn hoan nghênh các câu hỏi.
Ngoài ra, hãy tạo ra bầu không khí họp tích cực và tôn trọng bằng cách cài đặt các quy tắc cơ bản — lắng nghe mà không ngắt lời, tôn trọng ý kiến khác biệt và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.
Việc này khuyến khích đối thoại cởi mở và làm cho các cuộc họp trở nên hấp dẫn hơn đối với mọi người.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với tư cách là người lãnh đạo, bạn có trách nhiệm làm gương cho hành vi này. Hãy thể hiện rằng bạn lắng nghe người khác, công nhận đóng góp của họ và xử lý ngay lập tức các hành vi thiếu tôn trọng.
4. Bắt đầu với một phiên làm quen
Các hoạt động phá băng giống như các bài khởi động trước khi tập thể dục — chúng giúp mọi người tràn đầy năng lượng và sẵn sàng tham gia. Chúng giúp mọi người thư giãn, xây dựng kết nối cá nhân và khơi dậy sự sáng tạo, tất cả đều là chìa khóa cho một cuộc họp hiệu quả.
Thay vì những câu hỏi "thú vị" thông thường, hãy thử liên kết câu hỏi phá băng của bạn với chủ đề cuộc họp.
⚡ Ví dụ. Nếu bạn đang thảo luận về chiến lược tiếp thị, hãy yêu cầu mọi người chia sẻ một chiến dịch tiếp thị gần đây mà họ yêu thích. Nếu đó là phiên giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu họ chia sẻ một lần họ đã vượt qua thách thức.
Các hoạt động phá băng cũng hiệu quả đối với các nhóm ảo. Để thúc đẩy sự tham gia, hãy sử dụng phòng họp nhỏ để thảo luận theo nhóm nhỏ hoặc thăm dò ý kiến trực tuyến.
Để biết thêm ý tưởng, hãy tham khảo 10 cách phá băng thú vị để sử dụng trong cuộc họp tiếp theo của bạn.
Mẫu Bảng trắng ClickUp Ice Breaker
ClickUp còn có Mẫu Bảng trắng Ice Breaker giúp bạn thực hiện công việc này dễ dàng hơn. Mẫu này được thiết kế để khuyến khích cuộc hội thoại và giúp mọi người trong cuộc họp cảm thấy thoải mái.
Bằng cách tạo ra một môi trường vui vẻ và tương tác, mẫu này giúp người tham gia giới thiệu bản thân một cách tự nhiên và hấp dẫn, điều này rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ trong các nhóm ảo.
Ngoài việc giới thiệu, mẫu này còn cho phép bạn tạo công việc, thêm Trường Tùy chỉnh và cải thiện các hoạt động phá băng bằng các tính năng như Công việc con lồng nhau, nhiều người được giao và Nhãn ưu tiên.
Các công cụ này không chỉ giúp quá trình làm quen ban đầu trở nên có cấu trúc hơn mà còn tạo ra cơ hội cho sự thể hiện sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Cấu trúc này giúp các nhóm gắn kết và hợp tác hiệu quả hơn, dẫn đến sự tham gia tích cực hơn và động lực nhóm mạnh mẽ hơn.
5. Ưu tiên tính bao gồm cho nhân viên làm việc từ xa và mô hình kết hợp
Khoảng cách không nên là lý do khiến bất kỳ ai cảm thấy bị xa lánh hoặc không là một phần của nhóm. Dù ở văn phòng hay cách xa hàng ngàn dặm, mọi người đều xứng đáng có một chỗ ngồi tại bảng.
Để tạo môi trường họp bao quát, hãy tận dụng các công cụ họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet. Sử dụng các tính năng như thăm dò ý kiến, hỏi đáp và giơ tay ảo để thu hút mọi người tham gia.
Múi giờ có thể gây khó khăn, nhưng không sao. Luân phiên thời gian họp để mọi người chia sẻ gánh nặng của việc dậy sớm hoặc về muộn. Điều quan trọng là sự công bằng và đảm bảo mọi người có cơ hội tham gia bình đẳng.
6. Khuyến khích lắng nghe tích cực và học hỏi
Việc tạo ra môi trường họp mà mọi người đều cảm thấy được trân trọng bắt đầu từ việc khuyến khích lắng nghe tích cực. Điều này có nghĩa là tập trung toàn bộ sự chú ý, hiểu người nói và trả lời một cách cẩn thận — những yếu tố khóa của nghi thức họp ảo tốt.
Lắng nghe tích cực giúp người tham gia nắm bắt các quan điểm khác nhau, giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo mọi người cảm thấy ý kiến của mình được coi trọng. Bổ sung bằng cách mời mọi người đóng góp ý kiến về quá trình và kết quả cuộc họp.
Hỏi những gì đã hiệu quả và những gì không hiệu quả cho thấy bạn coi trọng ý kiến của họ và cam kết cải thiện sự tham gia của nhóm vào các cuộc họp, giúp các cuộc họp trở nên hấp dẫn và hiệu quả hơn.
7. Theo dõi sự tham gia và theo dõi
Để duy trì trách nhiệm và sự tham gia, điều quan trọng là phải theo dõi sự tham gia và theo dõi các hành động của cuộc họp. Xác định rõ ràng và truyền đạt trách nhiệm sau mỗi cuộc họp để đảm bảo mọi người đều biết công việc của mình.
Việc theo dõi thường xuyên giúp giám sát tiến độ, giải quyết các thách thức và giúp người tham gia tuân thủ thời hạn.
Tuy nhiên, rất dễ mất tập trung khi bạn có nhiều cuộc họp mỗi tuần. Để duy trì sự tổ chức, hãy cân nhắc sử dụng các công cụ để quản lý chương trình nghị sự và công việc được giao trong tất cả các cuộc họp của bạn.
Một công cụ như ClickUp AI giúp loại bỏ khó khăn trong việc quản lý thủ công các hoạt động theo dõi cuộc họp bằng cách sử dụng AI để tạo ghi chú cuộc họp.
ClickUp Brain là Trình quản lý dự án AI có thể tóm tắt toàn bộ cuộc họp từ bản ghi và bản ghi âm và chuyển chúng trực tiếp sang ClickUp Docs. Hơn nữa, nó tự động tạo danh sách các mục hành động mà bạn có thể lập bản đồ cho các nhiệm vụ ClickUp.
Mẫu biên bản cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp giúp quản lý cuộc họp trở nên dễ dàng hơn.
Mẫu ghi chú cuộc họp này cung cấp một khung hiệu quả để ghi lại và tóm tắt chi tiết cuộc họp, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.
Nó bao gồm các trang sẵn có, dễ sử dụng để sắp xếp người tham dự, chương trình nghị sự và các mục hành động, để bạn có thể theo dõi ai có mặt và những việc cần hoàn thành.
Bằng cách ghi chép rõ ràng những bài học và kết quả quan trọng, mẫu này giúp mọi người có cùng thông tin, đặc biệt là các bên liên quan có thể không tham dự. Mẫu này cũng khuyến khích sự tham gia tích cực bằng cách giao các mục hành động cho các thành viên cụ thể trong nhóm dưới dạng công việc mới.
Mức độ tổ chức này đảm bảo rằng mọi người đều biết trách nhiệm của mình, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và sự tham gia, và cuối cùng dẫn đến các cuộc họp hợp tác hơn.
8. Yêu cầu nhóm của bạn thực hiện các bài thuyết trình
Bài thuyết trình? Chúng có phải đã lỗi thời và sáo rỗng không?
Vâng, thuyết trình vẫn là một cách tuyệt vời để khuyến khích sự tham gia trong các cuộc họp của bạn. Nếu bạn có cuộc họp hàng ngày với nhóm của mình, hãy thử yêu cầu một người trong nhóm trình bày cập nhật dự án, kiến thức mới hoặc nghiên cứu điển hình cho mọi người. Luân phiên nhiệm vụ thuyết trình để mọi người đều có cơ hội.
Bạn thậm chí có thể tạo các nhóm nhỏ và giao cho mỗi nhóm một chủ đề cụ thể mà họ cần chuẩn bị một bài thuyết trình.
Khi bạn cho nhân viên chuẩn bị một bài thuyết trình ngắn, đó sẽ trở thành một công cụ hiệu quả để nhóm hình dung ý tưởng hoặc thông tin cập nhật của người thuyết trình.
Để khơi dậy một cuộc thảo luận sôi nổi, người trình bày có thể đưa ra một số câu hỏi cho nhóm thảo luận sau khi bài trình bày kết thúc.
9. Chấp nhận sự im lặng khi cần thiết
Mặc dù duy trì nhịp độ hiệu quả trong cuộc họp là điều quan trọng, nhưng đừng sợ sự im lặng trong cuộc họp. Thông thường, những đóng góp sâu sắc nhất xuất hiện khi mỗi thành viên trong nhóm có thời gian để suy nghĩ thấu đáo.
Cho phép những khoảnh khắc im lặng khuyến khích tư duy phê phán và giúp mọi người hiểu sâu hơn thông tin vừa nghe.
Thay vì vội vàng lấp đầy sự im lặng, hãy tin tưởng rằng nhóm của bạn đang tham gia và suy nghĩ về các ý tưởng. Sự kiên nhẫn trong những kỳ này sẽ chỉ dẫn đến những cuộc thảo luận có giá trị hơn và các giải pháp sáng tạo hơn.
10. Sử dụng công nghệ và công cụ phù hợp
Cuộc họp không phải là điều duy nhất bạn cần dành tất cả thời gian và năng lượng cho công việc. Bạn còn có rất nhiều công việc và dự án khác phải xử lý.
Đây chính là lý do tại sao bạn cần phần mềm quản lý cuộc họp.
ClickUp là giải pháp quản lý và tối ưu hóa cuộc họp giúp bạn tận dụng tối đa mọi cuộc họp.
Hãy tìm hiểu cách ClickUp có thể giúp tăng cường sự tham gia và năng suất của nhóm trong các cuộc họp.
Lịch tập trung để theo dõi mọi cuộc họp và công việc
Không còn phải xoay xở giữa nhiều ứng dụng lịch. Chế độ xem Lịch của ClickUp cung cấp tổng quan rõ ràng, được mã hóa bằng màu sắc về ngày của bạn để tránh những sự cố trong lịch trình. Các nhiệm vụ và cuộc họp quan trọng được đánh dấu, cho phép bạn lập kế hoạch cho ngày của mình một cách hiệu quả và tự tin.
Đối với nhóm của bạn, tính năng chia sẻ lịch đảm bảo tất cả người tham gia cuộc họp đều có cùng thông tin trong thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng xem tình trạng sẵn sàng của mọi người hoặc chia sẻ lịch trình của mình với những người tham dự.
Quản lý công việc dễ dàng để chuẩn bị và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho cuộc họp
Nhiệm vụ ClickUp giúp tăng cường sự tập trung trong cuộc họp bằng cách sử dụng các mức độ ưu tiên, cho phép bạn và những người tham gia tập trung vào các mục chương trình nghị sự cấp bách nhất.
Với các mức độ từ thấp đến khẩn cấp, mỗi ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc, giúp nhóm của bạn dễ dàng xác định nhanh chóng những chủ đề cần được xử lý ngay lập tức.
Bằng cách đảm bảo mọi người đều thống nhất về những vấn đề cần giải quyết trước tiên, Nhiệm vụ ClickUp thúc đẩy sự tham gia tốt hơn và hợp tác hiệu quả hơn trong các cuộc họp.
Đơn giản hóa cách bạn và nhóm của bạn tham gia các cuộc họp
Tích hợp Zoom của ClickUp giúp việc lên lịch và quản lý cuộc họp trở nên dễ dàng. Nó cho phép bạn tạo và đồng bộ hóa các cuộc họp trực tiếp trong ClickUp, đồng thời kết nối chúng với Lịch Google của bạn. Tích hợp này giúp loại bỏ sự phức tạp khi chuyển đổi giữa các ứng dụng, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
Tham gia cuộc họp Zoom rất đơn giản — chỉ cần nhấp vào liên kết trong ClickUp là bạn đã tham gia. Không còn phải tìm kiếm thông tin chi tiết về cuộc họp hay vội vàng tìm liên kết phù hợp nữa.
Bạn có thể bắt đầu cuộc họp Zoom trực tiếp từ một công việc bằng cách sử dụng nút cuộc họp Zoom hoặc lệnh /zoom, giúp dễ dàng bắt đầu thảo luận ngay tại nơi bạn làm việc.
Khi cuộc họp bắt đầu, liên kết tham gia sẽ tự động được đăng trong phần bình luận của công việc, đảm bảo rằng tất cả mọi người có liên quan đều có thể tham gia chỉ với một cú nhấp chuột.
Sau khi cuộc họp kết thúc, ClickUp sẽ cập nhật nhiệm vụ với chi tiết cuộc họp và, nếu được bật, cung cấp liên kết đến bản ghi âm. Tính năng này đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng được lưu trữ ở một nơi, giúp nhóm của bạn dễ dàng tổ chức và cập nhật thông tin.
Cộng tác và giao tiếp với nhóm của bạn trong thời gian thực
Giữ cho nhóm của bạn luôn tổ chức và đồng nhất với ClickUp Docs. Công cụ này hoạt động như một không gian chung để tạo chương trình làm việc, động não và ghi lại các điểm quan trọng để mọi người đều thống nhất và sẵn sàng.
Nhóm của bạn có thể cộng tác trong thời gian thực bằng cách chỉnh sửa tài liệu cùng nhau, thêm nhận xét và phân công công việc trực tiếp trong tài liệu. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành công việc có thể thực hiện để theo dõi tiến độ khi ý tưởng hình thành.
ClickUp Docs cũng tích hợp trơn tru với quy trình làm việc của bạn, cho phép bạn kết nối tài liệu với nhiệm vụ, cập nhật quy trình làm việc và quản lý trạng thái dự án — tất cả trong một nền tảng duy nhất.
Sử dụng các mẫu để làm cho các cuộc họp của bạn trở nên hấp dẫn, năng suất và hiệu quả hơn
ClickUp cung cấp thư viện rộng lớn với hơn 1000 mẫu sẵn có. Cần thứ gì đó cụ thể hơn? ClickUp AI được hỗ trợ bởi AI của chúng tôi cũng tạo ra các mẫu tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu chính xác của bạn.
Dưới đây là hai mẫu có thể giúp thay đổi các cuộc họp của bạn:
Mẫu cuộc họp ClickUp
Mẫu Cuộc họp của ClickUp là một mẫu đa năng được thiết kế để giúp bạn quản lý tất cả các khía cạnh của cuộc họp tại một nơi. Từ việc sắp xếp các mục chương trình đến ghi chú và theo dõi các hoạt động tiếp theo, mọi thứ đều được tích hợp trực tiếp vào tài liệu Biên bản cuộc họp của bạn.
Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn để phù hợp với nhu cầu riêng của nhóm bạn và cung cấp năm chế độ xem khác nhau: Danh sách, Lịch, Bảng, Nhúng và Cuộc hội thoại.
Các chế độ xem này cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các góc nhìn khác nhau, cho dù bạn muốn xem danh sách công việc chi tiết, tổng quan lịch trực quan hay thiết lập bảng năng động hơn để theo dõi tiến độ và thảo luận.
Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Mẫu theo dõi cuộc họp của ClickUp được thiết kế để tối ưu hóa lịch họp và tận dụng tối đa thời gian của mọi người. Mẫu này giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc họp với chương trình nghị sự có tổ chức và theo dõi các mục hành động.
Với các Trạng thái Tùy chỉnh như Đã đóng, Đang mở và Đang tiến hành, bạn có thể theo dõi tiến độ của từng cuộc họp, trong khi các trường tùy chỉnh cho phép bạn lưu thông tin quan trọng như loại cuộc họp, địa điểm và vai trò.
Mẫu này cũng cung cấp nhiều chế độ xem, bao gồm Bảng, Lịch và Cuộc họp, để giữ cho tất cả thông tin của bạn dễ truy cập và được sắp xếp gọn gàng.
Sử dụng Mẫu theo dõi cuộc họp rất dễ dàng: bắt đầu bằng cách tạo một chương trình nghị sự tập trung với ClickUp Docs để phác thảo các chủ đề và mục tiêu. Sau đó, ghi lại chi tiết cuộc họp như ngày, giờ, địa điểm, người tham dự và các cuộc thảo luận. Khi cuộc họp tiến triển, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để đảm bảo trách nhiệm. Cuối cùng, thường xuyên xem xét và cập nhật trình theo dõi để mọi thứ luôn cập nhật và đi đúng hướng.
Làm cho các cuộc họp trở nên thú vị với ClickUp
Để thúc đẩy sự tham gia của nhóm vào các cuộc họp, trước tiên cần tạo ra một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được trân trọng và gắn kết.
Bằng cách triển khai các chiến lược như chương trình nghị sự rõ ràng, hợp tác và công việc có thể thực hiện được, bạn có thể biến các cuộc họp từ những nghĩa vụ đáng sợ thành những phiên làm việc hiệu quả cao mà mọi người đều thích thú.
ClickUp hỗ trợ sự chuyển đổi này với các tính năng như mẫu có thể tùy chỉnh, cộng tác thời gian thực và quản lý nhiệm vụ, giúp tổ chức và theo dõi các cuộc họp dễ dàng hơn.
Ngoài ra, với tính năng Cuộc họp của ClickUp, bạn có thể cải thiện sự tham gia của nhóm bằng các công cụ như Chỉnh sửa siêu phong phú, Bình luận được chỉ định, Danh sách kiểm tra, Lệnh /Slash và Nhiệm vụ lặp lại. Những tính năng này đảm bảo các cuộc họp của bạn được cấu trúc tốt và hấp dẫn, giúp nhóm của bạn duy trì năng suất và sự thống nhất.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay để cải thiện trải nghiệm cuộc họp của nhóm bạn!