Là một nhà quản lý dự án, mục tiêu của bạn là hoàn thành từng dự án đúng thời hạn, cập nhật tiến độ, dự đoán các trở ngại và đảm bảo các dự án đang thực hiện phù hợp với kết quả mong muốn.
Cho dù bạn sử dụng phương pháp quản lý dự án Waterfall để lập kế hoạch và Agile để thực hiện hay phát triển Agile với thực hiện Waterfall, điều quan trọng là phải hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách và thời gian đã định.
Chúng ta thấy các nhà quản lý dự án hiện đại sử dụng phương pháp quản lý dự án kết hợp để học hỏi liên tục, lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn dự án và mang lại kết quả thành công.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về việc kết hợp các phương pháp quản lý dự án (PM) khác nhau (còn gọi là kết hợp các phương pháp quản lý dự án) để có quy trình làm việc hiệu quả và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn, chúng tôi sẵn sàng trợ giúp.
Trong blog này, chúng tôi trình bày chi tiết về quản lý dự án kết hợp và giải thích cách bạn có thể triển khai các phương pháp quản lý dự án kết hợp để tối ưu hóa quy trình làm việc của dự án.
Các loại quản lý dự án khác nhau
Hãy cùng xem xét hai phương pháp quản lý dự án thường được sử dụng:
1. Quản lý dự án Agile
Trong quản lý dự án Agile, một dự án phức tạp được chia thành nhiều giai đoạn gọi là sprint. Mỗi sprint tập trung vào việc lặp đi lặp lại việc mang lại kết quả dựa trên phản hồi từ các lần lặp trước đó.
Phương pháp Agile tập trung vào việc mang lại kết quả chức năng thường xuyên thay vì chỉ vào cuối dự án. Điều này cho phép bạn theo dõi tiến độ liên tục, thích ứng với phản hồi mới và điều chỉnh khi cần thiết.
Ưu điểm của quản lý dự án Agile
- Thích ứng nhanh chóng các quy trình dự án với điều kiện tiếp thị luôn thay đổi, phản hồi của khách hàng, phản hồi của các bên liên quan và yêu cầu dự án thay đổi
- Cung cấp các sản phẩm thường xuyên để giữ khách hàng hài lòng và gắn bó
- Xác định các vấn đề tiềm ẩn nhanh hơn với quy trình lặp đi lặp lại và giải quyết các điểm nghẽn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn
- Giám sát chi tiêu trong các sprint khác nhau để theo dõi chi phí và kiểm soát ngân sách của bạn
Hãy xem nhóm dự án triển khai phát triển Agile như thế nào qua ví dụ sau.
Phát triển và ra mắt ứng dụng di động thương mại điện tử đầy đủ chức năng cho một nhà bán lẻ trực tuyến
Dự án có thể được chia thành nhiều sprint, mỗi sprint kéo dài hai tuần.
- Sprint 1: Triển khai các chức năng quản lý tài khoản người dùng
- Sprint 2: Phát triển tính năng duyệt danh mục sản phẩm
- Sprint 3: Tạo tính năng giỏ hàng
- Sprint 4: Thêm xử lý thanh toán và cổng thanh toán
- Sprint 5: Phát triển trang theo dõi đơn đặt hàng
Ghi chú: Một số phương pháp quản lý dự án khác bao gồm Quản lý dự án chuỗi quan trọng (CCPM), Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) và Lean Six Sigma.
2. Quản lý dự án theo mô hình thác nước
Phương pháp Waterfall truyền thống chủ yếu được sử dụng trong các dự án có kết quả rõ ràng và ít thay đổi. Một dự án được tổ chức thành các giai đoạn tuyến tính, tuần tự và mỗi giai đoạn phải được hoàn thành trước khi giai đoạn tiếp theo bắt đầu.
Mỗi giai đoạn trong phương pháp quản lý dự án này có các kết quả và cột mốc cụ thể, giúp dự án dễ dự đoán và dễ quản lý.
Quản lý dự án theo mô hình Waterfall yêu cầu tài liệu đầy đủ ở mỗi giai đoạn, bao gồm chi tiết về yêu cầu, kết quả đầu ra, phạm vi, kế hoạch sức chứa, kế hoạch thử nghiệm, thông số kỹ thuật thiết kế và hướng dẫn sử dụng cho người dùng.
Ưu điểm của quản lý dự án Waterfall
- Dễ dàng theo dõi tiến độ hơn vì mỗi giai đoạn có mục tiêu và kết quả cụ thể
- Giảm thiểu sự mở rộng phạm vi dự án vì tất cả yêu cầu được thu thập ngay từ đầu
- Dễ dàng kiểm soát hơn vì lịch trình và dòng thời gian của dự án đã được cố định
- Quản lý rủi ro tốt hơn vì phương pháp có cấu trúc cho phép bạn lập kế hoạch tốt hơn và dự đoán rủi ro sớm hơn
Hãy xem một ví dụ về các giai đoạn dự án cấp cao trong phương pháp Waterfall.
Phát triển hệ thống CRM để quản lý khách hàng tiềm năng và tương tác với khách hàng, đồng thời theo dõi các kênh bán hàng
Dự án sẽ được chia thành nhiều giai đoạn với các mục tiêu cụ thể.
- Thu thập yêu cầu: Đánh giá các yêu cầu của các bên liên quan từ CRM và phác thảo các chức năng mong muốn của hệ thống
- Thiết kế: Tạo mẫu thiết kế cho cả các mô-đun phần mềm và phần cứng của hệ thống CRM
- Triển khai: Cài đặt CRM cho một số lượng người dùng beta giới hạn. Cấu hình hệ thống để nó hoạt động trơn tru cho việc quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi bán hàng và báo cáo chi tiết
- Kiểm thử: Đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống với các yêu cầu đã đề ra
- Triển khai: Phát hành CRM đã hoàn thành cho các người dùng còn lại
- Bảo trì: Cung cấp hỗ trợ liên tục và bảo trì dịch vụ cho khách hàng của bạn
Sự khác biệt chính giữa phương pháp Agile và Waterfall
| Tính năng | Waterfall | Agile |
| Cách tiếp cận | Thứ tự | Lặp lại |
| Tính linh hoạt | Cứng nhắc | Linh hoạt |
| Lập kế hoạch | Chi tiết trước | Kế hoạch ban đầu tối thiểu, liên tục |
| Giao hàng | Sản phẩm cuối cùng | Giao hàng theo từng giai đoạn |
| Sự tham gia của khách hàng | Giới hạn | Cao |
Vậy, hãy cùng xem các phương pháp quản lý dự án kết hợp mang lại những lợi ích tốt nhất của cả hai phương pháp và cung cấp cách tiếp cận linh hoạt để quản lý các dự án năng động.
Quản lý dự án kết hợp là gì?
Như tên gọi, quản lý dự án kết hợp là phương pháp kết hợp các yếu tố từ nhiều phương pháp quản lý dự án chiến lược. Bằng cách này, bạn có thể tận dụng thế mạnh của các phương pháp khác nhau để đáp ứng nhu cầu cụ thể của dự án và mang lại kết quả chất lượng cao hơn.
Trong hầu hết các trường hợp, quản lý dự án kết hợp kết hợp các phương pháp thực tiễn từ các phương pháp Agile như Scrum và các phương pháp truyền thống như phương pháp Waterfall.
Quản lý dự án kết hợp: Kết hợp những điểm mạnh nhất của phương pháp Agile và phương pháp quản lý dự án truyền thống
Hãy lấy một ví dụ để hiểu rõ hơn về chiến lược kết hợp. Giả sử bạn phải phát triển và ra mắt một thiết bị nhà thông minh. Thiết bị này phải tích hợp hoàn hảo với các thiết bị khác trong nhà bạn.
Trong trường hợp này, phương pháp Waterfall phù hợp nhất cho giai đoạn nghiên cứu thị trường ban đầu và phát triển phần cứng. Dưới đây là lý do:
- Nghiên cứu thị trường đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc với tài liệu chi tiết
- Tương tự, phát triển phần cứng cũng tuân theo một phương pháp tiêu chuẩn, tuần tự, dựa trên các tiêu chuẩn cố định được rút ra từ nghiên cứu thị trường và kế hoạch. Bất kỳ thay đổi nào đối với phát triển phần cứng đều có thể rất tốn kém
- Phát triển phần cứng cũng đòi hỏi quá trình kiểm tra và tuân thủ nghiêm ngặt. Sử dụng phương pháp Waterfall ở đây sẽ đảm bảo việc kiểm tra được hoàn thành một cách có hệ thống và được kiểm soát
- Cuối cùng, phát triển phần cứng cần phân bổ nguồn lực hợp lý, và phương pháp Waterfall giúp bạn lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực trước
Mặt khác, phát triển phần mềm sẽ tuân theo phương pháp Agile, chẳng hạn như phương pháp Scrum. Đó là vì:
- Các dự án phát triển phần mềm có thể thay đổi tùy thuộc vào phản hồi của người dùng và yêu cầu công nghệ
- Tốt nhất là phát triển phần mềm theo quy trình mang lại giá trị tăng dần trong suốt vòng đời dự án. Điều này giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh liên tục
- Phương pháp Agile cho phép bạn phát hiện vấn đề sớm, giúp quản lý rủi ro mà không vượt quá ngân sách
Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, quản lý dự án kết hợp kết hợp các điểm mạnh của phương pháp Agile và truyền thống bằng cách kết hợp phương pháp Waterfall và Scrum.
Điểm chính cần ghi chúPhương pháp Agile linh hoạt, dễ thích ứng và tập trung vào việc nhanh chóng mang lại kết quả. Phương pháp truyền thống cho phép bạn xác định các quy trình có cấu trúc và mang lại tính dự đoán cho các giai đoạn của dự án.
Kết hợp với nhau, quản lý dự án kết hợp mang lại sự đổi mới trong một số lĩnh vực đồng thời duy trì tính nhất quán trong các giai đoạn dự án đòi hỏi sự ổn định. Nói tóm lại, nó giúp bạn đáp ứng các nhu cầu đa dạng của một dự án phức tạp.
Các phương pháp khác để quản lý dự án kết hợp
Scrum và Kanban là các phương pháp Agile có thể hoạt động hiệu quả như các thành phần của quản lý dự án kết hợp.
Scrum tập trung vào các giai đoạn lặp đi lặp lại được gọi là sprint, trong khi Kanban tập trung vào phương pháp trực quan, trong đó các quy trình công việc được hiển thị theo từng giai đoạn để theo dõi và quản lý công việc đồng thời liên tục cải tiến quy trình.
Khi kết hợp cả hai, quản lý dự án Scrum có thể được áp dụng cho các phần của dự án yêu cầu công việc phát triển. Kanban hoạt động hiệu quả nhất cho các công việc đang diễn ra.
Ví dụ, phương pháp lặp đi lặp lại của Scrum phù hợp hơn với phát triển phần mềm. Phương pháp Kanban hoạt động hiệu quả nhất trong việc cung cấp hỗ trợ sau khi ra mắt, theo dõi lỗi và cải tiến sản phẩm liên tục.
Scrum và Kanban có thể được kết hợp thành Scrumban hoặc hoạt động song song. Trong phương pháp Scrumban, các nhóm làm việc theo sprint nhưng sử dụng bảng Kanban để quản lý quy trình làm việc một cách tỉ mỉ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ Scrum để lập kế hoạch sprint, quản lý công việc tồn đọng và quản lý phát hành để cải thiện sức mạnh tổng hợp của nhóm, hợp lý hóa quy trình làm việc và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi.
Cách triển khai quản lý dự án kết hợp
Tốt nhất, bạn nên xem xét sử dụng các phương pháp quản lý dự án kết hợp khi quản lý các dự án phức tạp, nhiều bước. Bước tiếp theo là học cách triển khai phương pháp này một cách hiệu quả trong các dự án của bạn.
Dưới đây là phân tích từng bước về cách một quản lý dự án có thể thực hiện việc này bằng phần mềm quản lý dự án như ClickUp.
1. Đánh giá các yêu cầu của dự án
Để áp dụng phương pháp kết hợp, bạn cần hiểu những giai đoạn nào của dự án sẽ yêu cầu phương pháp truyền thống hơn và những giai đoạn nào cần tuân theo các thực tiễn Agile.
Bắt đầu bằng nghiên cứu thích hợp và các cuộc họp với các bên liên quan để thu thập các yêu cầu chi tiết của dự án. Tổ chức các hội thảo và phiên thảo luận với đồng nghiệp và các bên liên quan để hợp tác xác định các chi tiết quan trọng của dự án.
Sử dụng các công cụ động não trực quan như Bảng trắng ClickUp để thảo luận ý tưởng, giải thích khái niệm và ghi chú trên một khung vẽ kỹ thuật số. Vẽ tự do, tạo quy trình công việc và biến ý tưởng cuối cùng của bạn thành các nhiệm vụ có thể theo dõi trong bảng trắng.
Khi đã đạt được sự đồng thuận về các giai đoạn và yêu cầu khác nhau, hãy tạo tài liệu dự án chi tiết hoặc wiki bằng ClickUp Docs.
Định dạng tài liệu theo cách phù hợp với nhóm của bạn và mời các thành viên hợp tác và chia sẻ ý kiến của họ. Liên kết tài liệu với các công việc có liên quan để chủ sở hữu công việc có thể truy cập thông tin dự án bất cứ khi nào cần.
2. Phác thảo phạm vi dự án
Phạm vi dự án đề cập đến các mục tiêu, nhiệm vụ, kết quả mong đợi và dòng thời gian liên quan đến một dự án. Phạm vi dự án xác định ranh giới của dự án và cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về những gì được bao gồm và không được bao gồm.
Tại đây, bạn có thể sử dụng Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp để ghi lại các chi tiết quan trọng về dự án, vạch ra kế hoạch hành động rõ ràng và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ về những việc cần làm.
Các mẫu phạm vi công việc như thế này cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để giảm thiểu rủi ro thất bại của dự án. Bạn có thể nhập các chi tiết như loại công việc, kết quả đầu ra, dòng thời gian và các giai đoạn dự án cấp cao để xác định phương pháp Agile kết hợp phù hợp nhất cho dự án của bạn.
Lợi ích của việc sử dụng Mẫu Phạm vi công việc của ClickUp là gì?
- Thêm trạng thái tùy chỉnh để xem tiến độ của các công việc khác nhau trong dự án
- Sử dụng trường tùy chỉnh để thêm chi tiết như ngân sách, thông tin liên hệ, ngày quan trọng và các thông tin quan trọng khác cần thiết để hoàn thành công việc
- Phân loại và thêm thuộc tính để hiển thị kết quả dự án cho các bên liên quan và các nhóm đa chức năng
3. Xác định vai trò và trách nhiệm
Là người quản lý dự án, bạn phải xác định cách các thành viên trong nhóm sẽ xử lý các công việc khác nhau để duy trì sự gắn kết và phối hợp trong nhóm. Điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án kết hợp, nơi các khía cạnh khác nhau của dự án sẽ tuân theo các phương pháp khác nhau.
Sử dụng Mẫu vai trò và trách nhiệm quản lý dự án ClickUp để hình dung ai xử lý công việc nào trong dự án.
Mẫu này tận dụng các chế độ xem của ClickUp, chẳng hạn như Chế độ xem Box, Chế độ xem Hoạt động hoặc Chế độ xem Khối lượng công việc, để xem ai đang làm việc gì, xem hoạt động của mọi người và phân tích sức chứa của nhóm. Với những thông tin chi tiết này, bạn có thể phân công khối lượng công việc để mọi người làm việc tối ưu và không ai bị quá tải.
Lợi ích của việc sử dụng mẫu này cho các dự án kết hợp là:
- Thiết lập trách nhiệm và đảm bảo tiến độ dự án suôn sẻ vì các kỳ vọng được truyền đạt đến các thành viên trong nhóm
- Phác thảo kỳ vọng cho từng vai trò và theo dõi hiệu suất của nhóm so với những kỳ vọng này bằng cách sử dụng các trường tùy chỉnh
- Quản lý dự án trơn tru hơn với các nhắc nhở để thông báo cho người phụ trách công việc về thời hạn và khi có thay đổi trong công việc
Đọc thêm: Các mẫu quản lý dự án miễn phí tốt nhất để tải xuống
4. Tạo lịch trình dự án
Khi sử dụng quản lý dự án kết hợp, việc vạch ra các công việc, kết quả đầu ra và dòng thời gian khác nhau dọc theo dòng thời gian trực quan luôn là một ý tưởng hay. Điều này cho phép bạn có được chế độ xem thống nhất về tất cả các hoạt động trong dự án và xem công việc nào cần hoàn thành theo thứ tự và công việc nào có thể chạy song song.
Bạn có thể sử dụng Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để trực quan hóa quy trình làm việc của dự án trên dòng thời gian linh hoạt.
Theo dõi tiến độ so với các cột mốc quan trọng và xem công việc nào phụ thuộc vào việc bắt đầu hoặc hoàn thành công việc khác. Biểu đồ Gantt cũng giúp bạn sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, cho phép bạn tập trung vào việc hoàn thành những việc quan trọng nhất.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng tự động hóa quản lý dự án để tự động hóa các công việc quản trị viên lặp đi lặp lại, chuẩn hóa quy trình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
5. Sử dụng các công cụ để hỗ trợ quản lý dự án kết hợp
Quản lý dự án bằng phương pháp quản lý dự án kết hợp đòi hỏi bạn phải liên tục điều phối các công việc và hoạt động giữa các nhóm, phân bổ nguồn lực, hợp tác với các bên liên quan và theo dõi tiến độ.
Việc thực hiện tất cả những việc này bằng tay trên bảng tính là công thức dẫn đến thất bại.
Bất kể phương pháp kết hợp của bạn là gì, công cụ quản lý dự án sẽ giúp bạn hợp lý hóa tất cả các hoạt động tại một địa điểm tập trung.
Dưới đây là cách Phần mềm quản lý dự án ClickUp giúp bạn quản lý các khía cạnh khác nhau của dự án PM kết hợp bằng cách kết hợp các phương pháp quản lý dự án Agile và Waterfall.
Chúng tôi quyết định chuyển sang ClickUp vì nó rất dễ sử dụng và hầu như không cần đào tạo, chính xác là những gì chúng tôi cần với tư cách là một công ty khởi nghiệp đang phát triển.
Chúng tôi quyết định chuyển sang ClickUp vì nó rất dễ sử dụng và hầu như không cần đào tạo, chính xác là những gì chúng tôi cần với tư cách là một công ty khởi nghiệp đang phát triển.
Quản lý công việc một cách dễ dàng
Là một quản lý dự án, điều cuối cùng bạn muốn làm là quản lý chi tiết và liên tục theo dõi các thành viên trong nhóm.
Thay vào đó, hãy sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để tạo và phân công các nhiệm vụ dự án khác nhau cho các thành viên trong nhóm.
Để tăng tính trách nhiệm, bạn có thể thêm ngày đáo hạn công việc và trạng thái tùy chỉnh để theo dõi công việc đang ở trạng thái 'Đang mở', 'Đã đóng' hay 'Đang tiến hành'. Để tránh nhầm lẫn và hiểu lầm, thêm bối cảnh cho mỗi công việc bằng cách sử dụng mô tả công việc và trường tùy chỉnh.
Cuối cùng, tạo danh sách kiểm tra để các thành viên trong nhóm có thể đánh dấu khi công việc đã hoàn thành.
Tạo điều kiện cho sự hợp tác liền mạch
Bạn không muốn sự thiếu thông tin liên lạc giữa các nhóm đa chức năng hoặc thậm chí trong nội bộ nhóm trở thành trở ngại dẫn đến việc không thể hoàn thành dự án đúng dòng thời gian.
Đó là nơi Chế độ xem trò chuyện của ClickUp cho phép nhóm phát triển của bạn chia sẻ cập nhật theo thời gian thực, trò chuyện với các bên liên quan và cộng tác trong các công việc.
Sử dụng Chế độ xem Trò chuyện để giải quyết vấn đề nhanh chóng, làm rõ các hoạt động dự án và truyền đạt các yêu cầu khẩn cấp ngay từ không gian làm việc ClickUp của bạn.
Tạo danh sách sprint
Quản lý dự án kết hợp là một quá trình lặp đi lặp lại. Để quản lý các giai đoạn dự án tốt hơn, hãy chia chúng thành các lần lặp lại có thời hạn gọi là Sprint.
ClickUp Sprints cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ và kết quả cần hoàn thành trong mỗi Sprint vào danh sách sprint. Sử dụng danh sách sprint này để phối hợp các nhiệm vụ của nhóm, thảo luận về các hoạt động đã hoàn thành và xác định các trở ngại.
Hình dung quy trình công việc của dự án và quản lý các ưu tiên
Bảng Kanban của ClickUp cho phép bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo các cột hoặc danh sách khác nhau để thể hiện các giai đoạn khác nhau của toàn bộ dự án. Đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng bằng nhãn mã màu và thẻ ưu tiên.
Kéo công việc từ cột này sang cột khác để cập nhật trạng thái của chúng. Giới hạn số lượng công việc trong mỗi cột để nâng cao hiệu quả và mang lại giá trị ở mỗi giai đoạn của dự án.
Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI)
Nhận câu trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi liên quan đến công việc bằng cách đặt câu hỏi cho ClickUp Brain. Trợ lý AI sẽ sắp xếp không gian làm việc của bạn và trích xuất thông tin chi tiết từ các nhiệm vụ, tài liệu và trò chuyện của bạn để cung cấp cho bạn thông tin phù hợp nhất.
Với ClickUp Brain, trình quản lý dự án AI và trình soạn thảo AI, bạn có thể tự động hóa việc tạo bản tóm tắt dự án, báo cáo tiến độ và cập nhật dự án để đảm bảo mọi người đều được cập nhật về tình trạng hiện tại và kế hoạch thực hiện của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các công cụ quản lý dự án AI cải thiện quy trình quản lý dự án của bạn bằng cách dự đoán dữ liệu dự án, cải thiện quá trình ra quyết định, ước tính chi phí và giám sát các rủi ro tiềm ẩn.
Sử dụng các mẫu có sẵn
ClickUp có hơn 1.000 mẫu sẵn có mà bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của dự án.
Ví dụ: Mẫu quản lý dự án ClickUp là một khung công tác có thể tùy chỉnh hoàn toàn, được xây dựng sẵn, giúp bạn quản lý mọi thứ từ khi bắt đầu dự án đến khi hoàn thành. Là một Scrum master, bạn có thể sử dụng mẫu này để xem trạng thái nhiệm vụ, trực quan hóa tiến độ dự án và nhận thông tin chi tiết về từng hoạt động cần thực hiện.
Mẫu Quản lý Dự án của ClickUp đơn giản hóa các dự án phức tạp bằng cách cung cấp một không gian làm việc được tổ chức sẵn với các thư mục cho từng giai đoạn dự án, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, nó còn có tính năng danh sách linh hoạt và chế độ xem bảng kiểu Kanban để dễ dàng nhập chi tiết công việc và theo dõi công việc của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng sáu trạng thái công việc tùy chỉnh để cho biết công việc đang tiến hành, đang mở hoặc đã hoàn thành.
Các nhà quản lý dự án thường thích mẫu này cho phát triển nhanh vì nó loại bỏ các silo dữ liệu bằng cách giúp các nhóm truyền đạt thông tin dự án tại một địa điểm tập trung.
6. Theo dõi tiến độ trong thời gian thực
Khi bạn có cái nhìn chi tiết về trạng thái của từng công việc, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định sự chậm trễ và phát hiện các trở ngại trong các giai đoạn cụ thể của dự án.
Bảng điều khiển của ClickUp là một cách tuyệt vời để trực quan hóa tiến độ dự án và các yếu tố phụ thuộc cản trở việc hoàn thành dự án.
Bảng điều khiển dự án này cung cấp thông tin chi tiết về các cột mốc quan trọng và KPI của dự án, đồng thời cho mọi người cái nhìn tổng quan về thời hạn, công việc và các yếu tố phụ thuộc.
Điều khiến ClickUp vượt trội hơn so với bảng tính là bạn có thể trực quan hóa quy trình làm việc bằng cách sử dụng các bảng điều khiển quản lý dự án khác nhau dựa trên trường hợp sử dụng cụ thể của bạn.
Lợi ích của việc chọn quản lý dự án kết hợp
Lợi ích của quản lý dự án kết hợp bao gồm:
- Quản lý rủi ro: Phương pháp quản lý dự án kết hợp sử dụng cách tiếp cận có cấu trúc, hữu ích trong việc chủ động xác định và giảm thiểu rủi ro
- Phân bổ nguồn lực tốt hơn: Phương pháp kết hợp cho phép các nhà quản lý dự án sử dụng nguồn lực hiệu quả bằng cách phân công công việc dựa trên thế mạnh của các thành viên trong nhóm.
- Thời gian đưa ra thị trường nhanh hơn: Tích hợp các phương pháp quản lý dự án Agile và truyền thống mang lại kết quả là một cách tiếp cận có cấu trúc và sáng tạo để xử lý các dự án quy mô lớn. Điều này mang lại kết quả nhất quán trên các cột mốc quan trọng, cho phép các nhóm dự án mang lại giá trị nhanh hơn
Những thách thức của quản lý dự án kết hợp
Dưới đây là một số thách thức phổ biến nhất liên quan đến quản lý dự án kết hợp và cách bạn có thể vượt qua chúng.
1. Độ phức tạp trong triển khai
Kết hợp các phương pháp quản lý dự án khác nhau và làm cho chúng hoạt động trong một luồng trơn tru có thể là một công việc phức tạp.
Cách tránh điều này:
✅ Ghi chép các yêu cầu dự án ngay từ đầu bằng các công cụ AI
✅ Xác định cách thức áp dụng từng phương pháp quản lý dự án cho các phần khác nhau của dự án
✅ Sử dụng các khung và mẫu để chuẩn hóa các quy trình
2. Sự nhầm lẫn về vai trò và trách nhiệm
Phương pháp Agile và Waterfall có thể mang lại những kỳ vọng khác nhau từ các thành viên trong nhóm, dẫn đến sự chồng chéo trách nhiệm. Cũng có thể có sự thiếu rõ ràng về cách các công việc phù hợp với mục tiêu của dự án.
Cách tránh điều này:
✅ Phác thảo rõ ràng các vai trò và công việc khác nhau cũng như cách các vai trò này phối hợp với nhau để đạt được kết quả tốt nhất
✅ Tổ chức các cuộc họp và cuộc họp đứng thường xuyên để thảo luận về các cập nhật, tiến độ và thách thức
✅ Cung cấp hỗ trợ và đào tạo liên tục cho các thành viên trong nhóm
3. Thách thức trong giao tiếp
Các thuật ngữ và tài liệu được sử dụng trong một phương pháp quản lý dự án có thể khác với những thuật ngữ và tài liệu được sử dụng trong phương pháp khác. Ngoài ra, phong cách và tần suất giao tiếp cũng có thể khác nhau trong mỗi phương pháp, dẫn đến khoảng cách trong giao tiếp tại nơi làm việc và cản trở luồng thông tin hiệu quả.
Cách tránh điều này:
✅ Xây dựng các quy trình giao tiếp để xác định tần suất và kênh giao tiếp nhằm tránh quá tải thông tin
✅ Tạo tài liệu chia sẻ để thiết lập sự hiểu biết chung về tất cả các thuật ngữ và thực tiễn liên quan đến quản lý dự án kết hợp
Hợp lý hóa quản lý dự án kết hợp với ClickUp
Sử dụng các phương pháp quản lý dự án kết hợp, bạn có thể tạo ra các quy trình có thể mở rộng, thúc đẩy sự đổi mới và cung cấp các sản phẩm có giá trị nhanh hơn vì nó kết hợp các điểm mạnh của nhiều phương pháp quản lý dự án.
Tất nhiên, mặc dù quản lý dự án kết hợp mang lại nhiều lợi ích rõ ràng, việc tích hợp nhiều phương pháp và khiến chúng hoạt động gắn kết với nhau có thể là một thách thức không nhỏ đối với các nhà quản lý dự án.
Đây là nơi các công cụ quản lý dự án như ClickUp giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn với các tính năng hợp lý hóa quản lý công việc, tạo điều kiện hợp tác, tập trung thông tin và hợp nhất các báo cáo quan trọng.
Các tính năng như danh sách sprint, bảng Kanban và các mẫu sẵn có có thể giúp bạn điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với các phương pháp quản lý dự án linh hoạt, kết hợp hoặc truyền thống, đồng thời giữ cho các nhóm của bạn luôn được tổ chức tốt.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và tìm hiểu cách duy trì hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.