Cách lãnh đạo trong môi trường làm việc kết hợp

Nhân viên thích có quyền tự chủ trong việc lựa chọn nơi làm việc và thời gian làm việc. Mô hình làm việc kết hợp cho phép điều này.

Theo một cuộc khảo sát của Gallup, 53% công việc ở Mỹ là công việc kết hợp. Mặc dù mô hình này được ca ngợi vì giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhưng nó cũng đặt ra một số thách thức đặc biệt cho các trưởng nhóm.

Ví dụ, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để đảm bảo sự phối hợp hoàn hảo giữa nhân viên tại chỗ và nhân viên làm việc từ xa, đánh giá hiệu suất của họ hoặc thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số thách thức chính trong việc lãnh đạo các nhóm kết hợp và cách giải quyết chúng. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ các mẹo hữu ích để giữ cho nhân viên của bạn luôn hăng hái và hạnh phúc trong môi trường kết hợp.

Mô hình Lãnh đạo Kết hợp

Lãnh đạo kết hợp là đặc điểm của việc quản lý hiệu quả các nhóm và bộ phận làm việc cùng nhau trong các môi trường làm việc khác nhau. Nó kết hợp các kỹ năng làm việc từ xa và trực tiếp. Các chiến lược lãnh đạo đa chức năng trong mô hình làm việc kết hợp áp dụng cách tiếp cận linh hoạt để tránh sự mơ hồ và mất kết nối trong môi trường làm việc như vậy.

Mặc dù các nhóm kết hợp đã tồn tại từ khá lâu, nhưng không gian này đã bùng nổ đáng kể sau đại dịch. Điều này có nghĩa là nhiều nhà lãnh đạo hiện đang dẫn dắt các nhóm kết hợp và từ xa mà không có kinh nghiệm trước đó. Đương nhiên, các vấn đề chắc chắn sẽ phát sinh.

Điều này cũng đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải tập trung hơn vào:

Những thách thức của lãnh đạo công việc kết hợp: 5C

Công việc kết hợp không phải là giải pháp sẵn có. Những thách thức mà một công ty gặp phải có thể không giống với công ty của bạn.

Giám đốc Viện Lauder, Martine Haas đề xuất 5Cs là một phương pháp hiệu quả để đánh giá, hiểu rõ và vượt qua hầu hết các thách thức cản trở việc xây dựng một môi trường làm việc hybrid thành công. Hãy cùng tìm hiểu 5 thách thức 5Cs này là gì:

Giao tiếp

Các vấn đề về giao tiếp có thể phát sinh do cấu trúc phân cấp, giờ làm việc khác nhau, ngôn ngữ hoặc sự khác biệt về văn hóa. Khi những vấn đề này được chuyển sang môi trường làm việc kết hợp, chúng có xu hướng nhân lên gấp bội.

Theo một cuộc khảo sát của Gallup với hơn 8.000 nhân viên đại diện, 23% nhân viên cho rằng sự giảm sút trong giao tiếp giữa các bộ phận là một thách thức lớn trong công việc kết hợp. Hơn nữa, 21% nhân viên cảm thấy khó khăn hơn trong việc điều phối lịch làm việc, công việc và dòng thời gian.

Các thách thức công nghệ, kết hợp với sự thiếu kinh nghiệm của nhân viên trong việc sử dụng công nghệ giao tiếp từ xa—và mức độ thoải mái khi giao tiếp qua màn hình so với trực tiếp—có thể cản trở quy trình làm việc của bạn nếu không được giải quyết kịp thời.

Phối hợp

Môi trường làm việc kết hợp mang đến nhiều thách thức về phối hợp hơn so với môi trường văn phòng. Rủi ro ở đây được gọi là "đường đứt gãy" — những rạn nứt có thể nhanh chóng hình thành giữa những người làm việc tại văn phòng và những người làm việc từ xa.

Hãy nghĩ về điều này: nỗ lực cần thiết để kết nối các đồng nghiệp làm việc từ xa có nghĩa là họ thường bỏ lỡ những cuộc trò chuyện ngắn, ngẫu hứng và những quyết định nhỏ của các đồng nghiệp tại văn phòng. Theo thời gian, điều này trở thành thói quen và đột nhiên, nhân viên làm việc từ xa có thể thấy mình bị bỏ rơi trong các cuộc hội thoại quan trọng và các quyết định quan trọng hơn.

Điều này giống như bỏ lỡ cuộc họp sáng thường lệ trước khi chia sẻ thông tin cập nhật về dự án.

Kết nối

Kết nối với đồng nghiệp có thể khó khăn khi làm việc từ xa. Một số nhân viên có thể hiếm khi phát biểu trong các cuộc họp ảo, trong khi những nhân viên mới gia nhập có thể cảm thấy khó khăn khi bắt đầu cuộc trò chuyện.

Nơi làm việc kết hợp cũng có nguy cơ tạo ra một 'Câu lạc bộ VIP ' gồm những người cảm thấy mình là trung tâm và cam kết với tổ chức và một 'nhóm người ngoài cuộc' cảm thấy bị tách rời khỏi công việc và cuộc sống xã hội.

Sáng tạo

Công việc từ xa có thể đe dọa sự sáng tạo ở hai cấp độ: sáng tạo tập thể và sáng tạo cá nhân. Phần sáng tạo tập thể là khá rõ ràng.

Các cuộc họp Zoom, ít nhất là ban đầu, có thể không thể thay thế các cuộc hội thoại trôi chảy, các cuộc trò chuyện bên lề và luồng ý tưởng miễn phí xảy ra khi nhân viên tương tác trực tiếp.

Làm việc một mình trong nhiều tuần cũng có thể làm giảm sự sáng tạo của mỗi cá nhân do thiếu những cuộc trò chuyện tự nhiên với đồng nghiệp — về những chủ đề tầm thường như trang trí bàn làm việc hay những chủ đề nghiêm túc như ý tưởng đột phá mới. Nhiều nhân viên thậm chí còn nhớ việc đi làm hàng ngày và không khí trong lành.

Hầu hết chúng ta đều cần sự kết hợp giữa thời gian một mình và sự sôi nổi của xã hội để duy trì luồng sáng tạo. Khi khía cạnh xã hội của nơi làm việc vật lý bị loại bỏ, bạn có thể khó phát huy khả năng sáng tạo của mình.

Văn hóa

32% nhân viên cảm thấy ít kết nối hơn với văn hóa tổ chức khi tham gia công việc kết hợp. Đó là vì làm việc tại nhà có thể khiến người ta cảm thấy cô lập, đặc biệt là đối với nhân viên mới gia nhập công ty.

Nếu không truyền đạt các chuẩn mực văn hóa này một cách đúng đắn, ngay cả việc giao tiếp cũng có thể trở nên khó khăn, huống chi là kết nối với đồng nghiệp ở các bộ phận, nhóm và địa điểm khác nhau.

Ngoài ra, các nhóm làm việc từ xa còn phải đối mặt với nhiều thách thức khác. Cơ hội để nhân viên xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân rất ít, và khả năng hiểu lầm và mơ hồ rất cao.

Nhân viên làm việc từ xa cũng có thể cảm thấy bị bỏ qua, ôm ấp cảm giác bất mãn và không được đánh giá cao hoặc "hiểu biết" như nhân viên làm việc tại văn phòng.

Lãnh đạo hiệu quả các nhóm ảo trong mô hình kết hợp

Trong bối cảnh đầy thách thức của mô hình làm việc kết hợp, việc tái định hình các chiến lược lãnh đạo xây dựng lòng tin trở nên vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số chiến lược lãnh đạo mà bạn có thể áp dụng với tư cách là trưởng nhóm làm việc kết hợp.

Ưu tiên kết quả hơn thời gian làm việc

Khi lãnh đạo một lực lượng lao động kết hợp, lý tưởng nhất là áp dụng tư duy hướng kết quả thay vì tập trung vào giờ làm việc nghiêm ngặt, cứng nhắc.

Bạn có thể không cần hệ thống chấm công để đo thời gian nhân viên làm việc tại văn phòng. Thay vào đó, bạn nên tập trung vào kết quả, tức là các nhóm của bạn có hoàn thành mục tiêu và công việc trong thời hạn hay không.

Điều này đòi hỏi bạn phải ưu tiên phối hợp, giao tiếp và minh bạch thay vì thời gian làm việc nghiêm ngặt. Ý tưởng là đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho các nhóm kết hợp của bạn và thực hiện các bước chủ động để đạt được mục tiêu đó.

ClickUp, phần mềm quản lý dự án phổ biến, đi kèm với ClickUp Goals và ClickUp Tasks để hỗ trợ bạn cài đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ cho nhân viên làm việc kết hợp. Với các tính năng này, bạn có thể đặt mục tiêu có thể thực hiện, đo lường tiến độ và theo dõi chặt chẽ ai đang làm việc gì và khi nào.

Với ClickUp Goals, các nhóm có thể vạch ra các mục tiêu với mô tả chi tiết, ngày đáo hạn và mục tiêu có thể đo lường được, giúp dễ dàng duy trì trách nhiệm giải trình cho một nhóm kết hợp. Bạn cũng có thể chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các công việc có thể quản lý được và đặt mục tiêu cụ thể để dễ dàng đạt được hơn.

Tạo văn hóa làm việc kết hợp tích cực

Là nhà lãnh đạo nơi làm việc kết hợp, bạn phải thực hiện các bước để xây dựng văn hóa kết hợp tích cực, được đánh dấu bằng sự cởi mở với ý tưởng, sự hợp tác, giao tiếp và tôn trọng cá tính và quá trình suy nghĩ của mỗi người.

Sử dụng phần mềm cộng tác như ClickUp Docs để cho phép các thành viên viết và ghi lại ý tưởng, cộng tác trên tài liệu dự án và ghi chú, tất cả trong nền tảng quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ của ClickUp.

Bạn cũng có thể sử dụng Bảng trắng ClickUp để phác thảo các ý tưởng và kế hoạch dự án khác nhau cùng nhau, đồng thời khởi chạy các nhiệm vụ trực tiếp từ các phiên brainstorming. Bảng trắng có thể được truy cập từ mọi nơi, do đó các thành viên nhóm làm việc từ xa và tại văn phòng có thể cộng tác đồng bộ khi cần thiết.

Ngoài ra, hãy áp dụng các chiến lược sau để hỗ trợ quá trình này:

Duy trì tính tự chủ và trách nhiệm giải trình

Trao quyền cho nhóm của bạn để trở thành những người ra quyết định tốt hơn. Hãy hào phóng trong việc trao trách nhiệm và quyền hạn trong môi trường làm việc kết hợp. Điều này sẽ giúp nuôi dưỡng ý thức quyền sở hữu, tự động cải thiện năng suất.

Chào đón những ý tưởng mới và nhớ trao quyền sở hữu và tín dụng cho người có công. Khi bạn cho các thành viên trong nhóm tự do thử nghiệm và đưa ra quyết định của riêng mình, bạn đang khơi dậy sự hợp tác và giải quyết vấn đề sáng tạo.

Mẫu kế hoạch quản lý nhóm của ClickUp là một cách tuyệt vời để thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời duy trì trách nhiệm giải trình cho mọi hành động.

Tải xuống mẫu này

Chế độ xem Chương trình trong mẫu cho phép bạn lập kế hoạch và cấu trúc các cuộc họp nhóm một cách hiệu quả. Để tập trung vào từng bộ phận, hãy sử dụng chế độ xem Chương trình theo bộ phận để tối ưu hóa thời gian của mọi người. Cuối cùng, theo dõi tiến độ và công việc của từng bộ phận với chế độ xem Trạng thái theo bộ phận toàn diện.

Mẫu này cũng cho phép bạn:

Sử dụng các mô hình như DAC

Quản lý các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp đòi hỏi một cách tiếp cận hơi khác để thực hiện việc ra quyết định hiệu quả. Ví dụ, mô hình DAC bao gồm định hướng, điều chỉnh và cam kết. Hãy phân tích chi tiết:

Tham gia vào việc kết nối các bộ phận khác nhau

Là trưởng nhóm kết hợp, bạn phải có khả năng hợp tác vượt qua rào cản. Bạn nên cảm thấy thoải mái khi liên hệ với các bộ phận và cấp bậc khác nhau, các bên liên quan bên ngoài và các nhóm có liên quan khác, đồng thời phối hợp với họ vượt qua khoảng cách hoặc múi giờ để hoàn thành công việc.

Điều này có nghĩa là thiết lập và đảm bảo kết nối 24/7 cho các nhóm làm việc tại chỗ và ngoài văn phòng, giao tiếp liền mạch giữa bạn và các thành viên khác trong nhóm, cũng như một hệ thống hiệu quả giúp phá vỡ các rào cản và giữ mọi người cùng chung một trang.

Mặc dù điều này không phải lúc nào cũng khả thi, nhưng bạn có thể đạt được kết nối gần như hoàn hảo bằng nỗ lực thực sự và bằng cách làm theo nhiều mẹo được thảo luận trong bài viết này.

Khuyến khích tư duy học tập liên tục

Cuối cùng, lãnh đạo kết hợp là thử nghiệm và cởi mở với sự đổi mới. Bạn cần liên tục thử nghiệm các phương pháp nào phù hợp nhất với nhóm của mình và phương pháp nào rõ ràng là không hiệu quả. Đồng thời, bạn cũng cần cởi mở với phản hồi và chấp nhận rằng mình có thể mắc sai lầm.

Hãy coi mỗi "thử nghiệm" thất bại là một cơ hội học hỏi. Mỗi quý, hãy thử các phương pháp mới để quản lý dự án hoặc hợp tác. Sau đó, thu thập phản hồi của nhân viên về ý kiến của họ. Tiếp tục áp dụng các mô hình mang lại kết quả và loại bỏ những mô hình không hiệu quả.

Đánh giá hiệu suất trong mô hình làm việc kết hợp

Mô hình làm việc kết hợp linh hoạt hơn nhiều so với mô hình truyền thống. Ví dụ, với tư cách là trưởng nhóm, bạn sẽ có ít cơ hội hiển thị hơn đối với các hoạt động hàng ngày của nhân viên. Bạn có thể vô tình rơi vào tình huống thiên vị nhân viên đến văn phòng thường xuyên hơn. Mặc dù sự thiên vị này có thể là vô ý, nhưng nó có thể gây ra tác động tiêu cực mạnh mẽ đến văn hóa nơi làm việc và trải nghiệm của nhân viên.

Tải xuống mẫu này

Để tránh những thành kiến vô thức, bạn cần một hệ thống toàn diện giúp bạn luôn nhận thức và cảnh giác. Đây là điểm nổi bật của Mẫu đánh giá hiệu suất của ClickUp. Mẫu này cung cấp cho bạn mô tả ngắn gọn về hiệu suất của nhân viên vào cuối dự án để bạn có thể đưa ra phản hồi khách quan, mang tính xây dựng và kịp thời.

Ngoài ra, bạn có thể theo dõi hiệu suất hàng ngày của nhóm bằng cách kiểm tra hệ thống theo dõi trực quan đi kèm với ClickUp Goals và ClickUp Tasks.

Nhìn chung, bạn cần phải nắm rõ tình hình nhưng cũng tránh quản lý nhóm quá chi tiết. Hãy tin tưởng họ, trao quyền tự chủ cho họ và theo dõi hiệu suất của họ trong suốt dự án. Đó là cách bạn đánh giá hiệu suất trong mô hình kết hợp.

Tối ưu hóa mô hình làm việc kết hợp của bạn với ClickUp

Khi mô hình làm việc kết hợp ngày càng trở nên phổ biến đối với cả nhân viên và doanh nghiệp, bạn cần phải sẵn sàng cho điều đó.

Sự thay đổi quan trọng nhất diễn ra trong suy nghĩ của bạn. Hãy thay đổi quan điểm từ khung thời gian làm việc sang mục tiêu. Hiểu cách bạn có thể tận dụng không gian làm việc linh hoạt và giờ làm việc linh hoạt để thu hút nhân tài và duy trì năng suất cao nhất cho nhóm của bạn.

Để làm được điều này, hãy thử các tính năng đặt mục tiêu và theo dõi công việc, các công cụ giao tiếp và cộng tác, cũng như các mẫu của ClickUp. Những tính năng này tạo ra một hệ sinh thái hoàn hảo để lãnh đạo có mục đích trong môi trường làm việc kết hợp. Đăng ký ClickUp và thu hẹp khoảng cách giao tiếp trong các nhóm kết hợp.