Hợp tác kết hợp — sự kết hợp giữa tương tác trực tiếp và từ xa giữa các nhân viên — là sự phản ánh bản chất thay đổi của công việc và những tiến bộ công nghệ giúp cho điều đó trở thành hiện thực.
Bản chất công việc đã thay đổi đáng kể kể từ đầu thập kỷ này. Các nhóm phân phối đã trở thành tiêu chuẩn. Làm việc theo giờ ngày càng phổ biến. Nhân viên yêu cầu sự linh hoạt, không chỉ về thời gian mà còn về không gian, từ các nhà tuyển dụng tiềm năng của họ.
Những tiến bộ công nghệ trong phần mềm quản lý dự án, công cụ kỹ thuật số, dữ liệu và phân tích đang tạo điều kiện cho sự hợp tác tại nơi làm việc trở nên khác biệt hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, vẫn còn một số lo ngại cơ bản. Linh hoạt có nghĩa là gì? Làm thế nào để các nhà quản lý điều chỉnh sự khác biệt trong nhu cầu của nhân viên? Làm thế nào để trưởng nhóm điều chỉnh lịch làm việc kết hợp mà không ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức?
Đọc tiếp để tìm hiểu một số cách thức mà sự hợp tác kết hợp tại nơi làm việc có thể phát huy hiệu quả.
Hiểu về hợp tác linh hoạt
Hợp tác kết hợp đề cập đến các phương pháp mà các nhóm sử dụng để làm việc trong môi trường văn phòng hoặc từ xa tại nhà hoặc ở nơi khác. Hợp tác kết hợp tại nơi làm việc có các đặc điểm sau:
- Kết hợp các mô hình: Các nhóm làm việc trực tiếp và từ xa. Điều này có nghĩa là họ làm việc vài ngày một tuần tại văn phòng, một số thành viên làm việc tại văn phòng hoặc các công việc cụ thể được hoàn thành tại văn phòng
- Địa điểm đa dạng: Các nhóm có thể ở nhiều nơi khác nhau trên thế giới nhưng cùng làm việc trong cùng một dự án
- Không gian làm việc ảo: Các nhóm sử dụng không gian làm việc ảo, bao gồm các công cụ giao tiếp, động não, ý tưởng và hợp tác kết hợp để làm việc cùng nhau
- Tính liên tục: Các nhóm làm việc tại văn phòng có thể tiếp tục cuộc hội thoại trực tuyến nhờ bộ công cụ kỹ thuật số của họ
Công việc kết hợp khác với công việc từ xa như thế nào?
Có một số khác biệt cơ bản giữa công việc kết hợp và công việc từ xa. Chúng như sau.
| Tính năng | Hybrid | Làm việc từ xa |
|---|---|---|
| Không gian Làm việc | Thông thường bao gồm một văn phòng thực tế và một thiết lập từ xa như văn phòng tại nhà | Thông thường, nhân viên làm việc tại nhà hoặc tại một nơi thuận tiện cho họ |
| Giờ làm việc | Mỗi tuần có một vài giờ trùng lặp giữa nhân viên làm việc tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa | Các nhóm có thể làm việc theo lịch trình riêng, chỉ tập hợp lại trong các cuộc họp ảo đã được lên lịch trước |
| Giao tiếp | Kết hợp giữa các cuộc họp trực tiếp và các công cụ hợp tác từ xa như cuộc gọi điện thoại, trò chuyện, cuộc gọi video và email | Chủ yếu là email, trò chuyện, cuộc gọi video và các công cụ quản lý dự án |
| Sự linh hoạt | Một phần linh hoạt, yêu cầu phải đến văn phòng một vài lần mỗi tuần | Hoàn toàn linh hoạt vì nhân viên không bị ràng buộc bởi một địa điểm cụ thể |
Các loại hình hợp tác hybrid là gì?
Mọi người thường cho rằng "lai" chỉ áp dụng cho địa điểm. Trên thực tế, công việc lai còn bao gồm thời gian làm việc của các nhóm. Dựa trên hai tham số này, có bốn loại hợp tác lai.
| Tính năng | Đồng bộ | Không đồng bộ |
|---|---|---|
| Trực tiếp | Làm việc cùng nhau tại cùng một địa điểm và cùng một thời điểm Tốt nhất cho việc giải quyết vấn đề phức tạp, động não và đàm phán Thường xảy ra tùy thuộc vào chính sách của công ty | Làm việc trong cùng một không gian nhưng vào các thời gian khác nhau (không trùng nhau) Tốt nhất cho các thành viên trong nhóm để tương tác với các nhóm khác hoặc cảm nhận văn hóa công ty Hiếm khi xảy ra |
| Làm việc từ xa | Làm việc từ các địa điểm khác nhau nhưng cùng một lúc Sử dụng các công cụ như gọi video hoặc trò chuyện văn bản để hợp tác Tốt nhất cho các nhóm có kỹ năng độc đáo, giải quyết các vấn đề phức tạp Thường xuyên xảy ra | Làm việc độc lập từ các địa điểm khác nhau theo lịch trình riêng Sử dụng các công cụ như phần mềm quản lý dự án, email, v.v. để hợp tác Tốt nhất cho các nhóm tự quản lý, có tổ chức cao Xảy ra rất thường xuyên |
Những thách thức trong việc triển khai hợp tác linh hoạt
Công việc kết hợp mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng gây ra nhiều xáo trộn. Do đó, việc triển khai một hệ thống hỗ trợ hợp tác kết hợp cũng phải đối mặt với những thách thức sau đây.
Thách thức xã hội
Rào cản tương tác: Thiếu cơ hội giao lưu và xây dựng mối quan hệ có thể dẫn đến các nhóm làm việc cùng nhau nhưng xa cách nhau.
Kết nối bị mất: Mất đi những cuộc hội thoại thân mật và những cuộc gặp gỡ không chính thức có thể dẫn đến sự cô lập và căng thẳng.
Những vấn đề không được chú ý: Quản lý hoặc thậm chí đồng nghiệp có thể bỏ qua các dấu hiệu cho thấy ai đó đang gặp vấn đề/bệnh tật/khó khăn khi họ không nhận ra các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ.
Phong cách quản lý: Các nhà lãnh đạo kinh doanh đã quen với phong cách quản lý theo dõi và giám sát, trong đó họ liên tục 'theo dõi' các thành viên trong nhóm. Những nhà quản lý như vậy cảm thấy khó khăn trong việc phát triển phong cách quản lý dựa trên niềm tin.
Giao tiếp
Khoảng cách giao tiếp: Tương tác trực tiếp tối thiểu, sự tham gia thấp, các cuộc họp kém hiệu quả và tài liệu hạn chế đều có thể góp phần tạo ra khoảng cách giao tiếp.
Cuộc họp chất lượng kém: Nếu không có các tín hiệu trực tiếp, kỹ năng điều hành cuộc họp, sự tham gia chủ động và chương trình nghị sự rõ ràng, các cuộc họp có thể trở nên bực bội. Kết quả là, các nhóm có thể mất cả thông tin và kết nối.
Mất mát trong quá trình chuyển đổi: Khi các nhóm không đầu tư thời gian và năng lượng để ghi chép thông tin, nhiều kiến thức có thể bị mất mát trong quá trình chuyển giao từ người này sang người khác.
Hợp tác
Thiếu điểm chung: Nếu không có không gian làm việc ảo thống nhất, các nhóm có thể mất đi bối cảnh và điểm chung cần thiết để làm việc cùng nhau. Đây là một thách thức về mặt kỹ thuật cũng như về mặt hành vi.
Mất hứng thú do không đồng bộ: Hãy tưởng tượng bạn có một ý tưởng tuyệt vời và gửi cho đồng nghiệp, nhưng họ trả lời sau 12 giờ. Tất nhiên là bạn sẽ mất hứng thú/lãi suất vào lúc đó. Nếu không có sự hợp tác thời gian thực, ý tưởng có thể chết yểu trước khi kịp cất cánh.
Thảo luận ngoài địa điểm: Tại văn phòng, mọi người uống trà, ăn trưa hoặc đi bộ đến bãi đậu xe, xây dựng tình bạn, ngay cả khi họ không nói về công việc. Các nhóm kết hợp thường bỏ lỡ cơ hội này, làm giảm năng suất tập thể.
Chìa khóa để giải quyết những thách thức này là đầu tư vào các công nghệ hợp tác đám mây phù hợp, đào tạo nhân viên về cách sử dụng và tạo ra văn hóa coi trọng sự hòa nhập, linh hoạt và hợp tác bất kể địa điểm. Hãy cùng xem cách thực hiện.
Giải quyết các thách thức của hợp tác linh hoạt
Trước khi mua phần mềm làm việc kết hợp, bạn cần hiểu sâu hơn về các khía cạnh xã hội, văn hóa và công nghệ ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm. Vì vậy, hãy bắt đầu từ đầu.
1. Hiểu môi trường làm việc kết hợp
Hãy tự đặt cho mình những câu hỏi sau.
- Có bao nhiêu nhóm của chúng ta làm việc theo mô hình kết hợp?
- Họ đang sử dụng những công cụ giao tiếp nào tại nơi làm việc?
- Những thách thức mà họ đang phải đối mặt là gì?
- Những điểm yếu hoặc hạn chế nào mà các nhà quản lý đang báo cáo?
- Tại sao những thách thức/hiệu quả kém này lại xảy ra?
- Các nhóm đã thiết kế những giải pháp nào để vượt qua hoặc chấp nhận những thách thức/sự kém hiệu quả này?
Khi đã hiểu rõ điều này, hãy chọn lọc một loạt các công cụ hợp tác trực tuyến như ClickUp để cho phép giao tiếp kết hợp.
2. Ngăn chặn sự sụp đổ trong giao tiếp
Bạn đã bao giờ gặp tình huống gửi tài liệu cho ai đó qua email, theo dõi trên Slack, chỉnh sửa tệp trên Tài liệu Google (và thêm nhận xét) — khiến thông tin liên lạc của bạn bị phân tán ở nhiều nơi khác nhau?
Đây là điều bình thường trong môi trường làm việc hiện đại. Đây cũng chính là nguyên nhân gây mất năng lượng lớn nhất!
Trong khi làm việc không đồng bộ, hãy hợp nhất tất cả các thông tin liên lạc vào một nền tảng duy nhất như ClickUp để không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào. Trên thực tế, chế độ xem trò chuyện của ClickUp giúp bạn xem tất cả các tin nhắn ở một nơi, để bạn có thể trả lời theo thứ tự.
Nếu bạn chưa quen với việc thiết lập chính sách giao tiếp, hãy thử mẫu Bảng trắng Kế hoạch giao tiếp của ClickUp. Mẫu này sẽ giúp bạn brainstorm các quy trình cần thiết và ghi chép chúng một cách hiệu quả.
3. Xây dựng các quy trình giao tiếp rõ ràng
Công cụ chỉ là phương tiện hỗ trợ, không phải là giải pháp. Vì vậy, trong quá trình triển khai công cụ, hãy thiết lập các biện pháp bảo vệ và thực hành tốt nhất để sử dụng chúng.
Làm rõ ý nghĩa của từ "lai" đối với bạn. Xác định kỳ vọng của bạn về thời gian phản hồi, phương thức làm việc, kênh truyền thông, theo dõi, tài liệu và phát triển nội dung hợp tác.
Ví dụ, bạn có thể nói rằng khi có chỉnh sửa trên tài liệu mà bạn đang chỉnh sửa cùng nhau, phản hồi sẽ được mong đợi trong vòng 4 giờ.
Mặt khác, bạn có thể cần một số công việc phải được hoàn thành đồng thời. Với một công cụ như ClickUp, các nhóm của bạn có thể lên lịch trước và làm việc cùng nhau. Hoặc sử dụng ClickUp Collaboration Detection để xem ai đang trực tuyến và gửi tin nhắn cho họ trong thời gian thực.
4. Cân bằng giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ
Không phải tất cả công việc đều có thể hoàn thành một cách không đồng bộ. Đôi khi, một vấn đề cần hai người ngồi cùng nhau để giải quyết, ngay cả khi họ ở hai địa điểm khác nhau. Do đó, hãy cân bằng giữa hợp tác đồng bộ và không đồng bộ khi thiết kế các phương án làm việc kết hợp.
- Đặt ra kỳ vọng rõ ràng về thời gian mà các nhóm kết hợp cần phải trực tuyến
- Phác thảo các vấn đề có thể giải quyết không đồng bộ và các vấn đề cần hai người cùng nhau giải quyết
- Khuyến khích các thành viên trong nhóm cài đặt trạng thái sẵn sàng trên công cụ quản lý dự án hoặc lịch của họ, để những người khác có thể được mời làm việc cùng nhau nếu cần
5. Hãy minh bạch và bao dung
Theo truyền thống, các thành viên trong nhóm có xu hướng giữ thông tin cho riêng mình. Khi cần, các thành viên khác trong nhóm sẽ yêu cầu và được cung cấp thông tin. Nơi làm việc hiện đại không thể chấp nhận cách làm việc này.
Môi trường làm việc kết hợp ngày nay tôn trọng tính minh bạch. Hãy sẵn sàng ghi chép và công bố không chỉ những thông tin quan trọng mà còn cả các quy trình, phương pháp và tất cả kiến thức ngầm của bạn.
Với ClickUp Docs, bạn có thể ghi lại và xuất bản thông tin cho nhóm và chia sẻ với những người có liên quan bên ngoài tổ chức. Mặt khác, Bảng trắng ClickUp là nơi tuyệt vời để lập bản đồ quy trình hoặc công việc của bạn để đảm bảo mọi người đều hiểu toàn bộ bối cảnh.
Sự minh bạch này sẽ cải thiện đáng kể sự hợp tác của nhóm kết hợp vì mọi người có thể tìm kiếm và lấy thông tin tại thời điểm và địa điểm mà họ chọn để làm việc. Việc không có quyền truy cập thông tin sẽ không còn là rào cản để hoàn thành công việc.
Triển khai hợp tác kết hợp với các công cụ hợp tác như ClickUp
Nếu tất cả những gì bạn có là một cái búa, mọi thứ sẽ trông giống như một cái đinh. Nếu tất cả những gì bạn có là một bảng tính, bạn sẽ chỉ nghĩ theo hàng và cột. Vì vậy, việc triển khai các công cụ hợp tác doanh nghiệp phù hợp là nền tảng cho sự thành công của tổ chức.
Trong khi triển khai các công cụ làm việc kết hợp, hãy cân nhắc những điều sau đây.
Công bằng
Chọn một công cụ cung cấp cho mọi nhân viên cơ hội được tham gia, được nhìn thấy và được lắng nghe trong cuộc thảo luận. Giữ tất cả các phương thức giao tiếp — văn bản, âm thanh, video, bình luận, ghi lại màn hình, v.v. — ở trạng thái mở để mọi người có thể đóng góp theo cách phù hợp nhất với họ.
ClickUp cho phép tất cả những điều này và hơn thế nữa. Nhiệm vụ ClickUp cung cấp các bình luận lồng nhau để các nhóm có thể hội thoại trong bối cảnh. ClickUp Clips kết hợp ghi âm giọng nói và ghi lại màn hình để giao tiếp rõ ràng.
Dễ sử dụng
Nếu bạn không chọn công cụ phù hợp, việc cập nhật và quản lý công cụ đó có thể trở thành một công việc rất nặng nề.
Chọn một công cụ có giao diện người dùng đơn giản và dễ sử dụng. Tạo quy trình làm việc hợp lý để đảm bảo công cụ quản lý dự án giúp giảm khối lượng công việc, không làm tăng khối lượng công việc. Tự động hóa các quy trình có thể tự động hóa.
Ví dụ: ClickUp Brain tự động tạo ghi chú đứng dựa trên tất cả các cập nhật được thực hiện trên nền tảng bởi người dùng. Hãy tưởng tượng điều này có thể tiết kiệm bao nhiêu thời gian!
Một khía cạnh quan trọng khác của công cụ hợp tác tại nơi làm việc là khả năng hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc. Điều này có thể đơn giản như tắt thông báo ngoài giờ làm việc hoặc cài đặt trạng thái sẵn sàng rõ ràng để phân bổ khối lượng công việc tốt hơn.
Khả năng thích ứng
Các nhóm kết hợp thường gặp phải tình huống một số người làm việc tại văn phòng, một số người làm việc từ xa. Điều này có nghĩa là họ cần tổ chức các cuộc họp kết hợp để mọi người đều có thể tham gia bình đẳng.
Các tính năng của ClickUp được thiết kế để giúp bạn thực hiện điều này. Ví dụ: trong phòng hội nghị, một người có thể chiếu tài liệu ClickUp Docs và viết, trong khi các thành viên nhóm từ xa có thể xem nội dung được cập nhật theo thời gian thực trên máy tính của họ.
Tính toàn diện
Sự phát triển quá mức của các công cụ là có thật. Các tổ chức thường sử dụng một công cụ cho các cuộc hội thoại thời gian thực, một công cụ khác cho quản lý dự án, một công cụ thứ ba cho động não, một công cụ khác cho tài liệu, v.v. Điều này tạo ra những thách thức, chẳng hạn như sau.
- Thông tin được phân tán trên nhiều công cụ
- Việc tích hợp các công cụ này là phức tạp và kém hiệu quả
- Việc áp dụng công nghệ thấp hơn vì quá nhiều công cụ khiến công việc trở nên quá nặng nề
- Dữ liệu và thông tin từ các công cụ này là rất hạn chế
Để tránh tất cả những điều này, hãy chọn một công cụ toàn diện. Một công cụ như ClickUp không chỉ là quản lý dự án. Nó cung cấp cho các nhóm mọi công cụ cần thiết để hoàn thành công việc.
Dù là bảng trắng, nền tảng giao tiếp, hệ thống quản lý khối lượng công việc hay bảng điều khiển toàn diện, ClickUp đều có tất cả. Đây là không gian làm việc hợp tác, được thiết kế để khuyến khích tương tác trong khi tôn trọng các mô hình làm việc khác nhau và sở thích cá nhân.
Hãy tự mình trải nghiệm. Dùng thử ClickUp ngay hôm nay!