Bạn là người dậy sớm? Hay là người thích thức khuya? Bạn có tranh thủ làm việc hiệu quả trong vài giờ vào buổi sáng sớm hoặc vào ban đêm? Nếu có, bạn là một người làm việc theo nhịp sinh học.
Nhà văn Ellen Scott đã đặt ra thuật ngữ "chronoworking" trong một trong những bản tin của mình, đây là một cách thú vị để mô tả giờ làm việc của mọi người hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu xem điều này có gì đặc biệt nhé!
Chronoworking là gì?
Làm việc theo thời gian là quá trình tạo ra lịch làm việc linh hoạt, phù hợp với nhịp sinh học và mức năng lượng của từng cá nhân. Chiến lược quản lý thời gian này thừa nhận rằng mỗi nhân viên là khác nhau, với nhu cầu, mong muốn, sở thích và thời gian làm việc hiệu quả trong ngày riêng biệt.
Những người dậy sớm có thể làm việc từ 6 giờ sáng đến 2 giờ chiều, còn những người thích thức khuya có thể bắt đầu làm việc từ 7 giờ tối và làm việc suốt đêm. Hoặc bạn có thể chia lịch trình này thành 2-3 khoảng thời gian làm việc hiệu quả.
Tuy nhiên, làm việc theo thời gian không chỉ là sự linh hoạt tại nơi làm việc. Đó là sự tự do lựa chọn ca làm việc phù hợp với năng suất cao nhất hoặc nhu cầu lối sống của bản thân.
Ưu và nhược điểm của làm việc theo thời gian
Giống như hầu hết các mô hình công việc linh hoạt trong thời đại làm việc kết hợp, chronoworking tập trung vào từng nhân viên tri thức. Nó cho phép họ lựa chọn công việc phù hợp với mình, mang lại nhiều lợi ích.
✅ Tự chủ: Nhân viên tri thức, đặc biệt là nhân viên có kinh nghiệm, thích tự chủ trong công việc mà không bị quản lý chi tiết. Làm việc theo thời gian thể hiện sự tự chủ, tạo ra sự tin tưởng và đáng tin cậy.
✅ Tự quản lý: Làm việc theo thời gian giúp đơn giản hóa việc quản lý nhóm. Nó tạo ra các nhóm tự quản lý, chịu trách nhiệm về kết quả công việc chứ không chỉ có mặt/sẵn sàng trong giờ làm việc.
✅ Năng suất: Mọi người không có năng suất đồng đều trong suốt cả ngày; một số người có thể tỉnh táo hơn vào buổi sáng, trong khi những người khác lại làm việc hiệu quả hơn vào buổi chiều hoặc buổi tối. Làm việc theo thời gian giúp các nhóm đạt được mục tiêu năng suất một cách tự nhiên nhất và ít căng thẳng nhất.
✅ Cân bằng công việc và cuộc sống: Cân bằng công việc và cuộc sống truyền thống bao gồm nghỉ buổi tối và cuối tuần, và có thể là ba tuần nghỉ phép. Các gia đình hiện đại cần sự linh hoạt hơn thế. Chronoworking cho phép mọi người đạt được sự cân bằng công việc và cuộc sống phù hợp với họ, để họ có thể dễ dàng hơn trong việc giải quyết các vấn đề cá nhân, quản lý căng thẳng và ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
Nếu điều đó nghe có vẻ lý tưởng, hãy dừng lại một chút. Điều này có thể không phù hợp với mọi người. Một số ý kiến chỉ trích thường được đưa ra về mô hình làm việc theo thời gian bao gồm:
❌ Không phù hợp với tất cả mọi người: Nhân viên cửa hàng bán lẻ, giám đốc kinh doanh, nhân viên ngân hàng, v.v., những người làm việc với nhiều bên liên quan, cần phải có mặt khi người khác có mặt. Những vai trò như vậy không phù hợp với Chronoshifts vì thời gian làm việc tại văn phòng không thể thay đổi để phù hợp với giờ làm việc cá nhân của mỗi người.
❌ Không phù hợp với cộng tác thời gian thực: Tìm thời gian chung để nhiều thành viên trong nhóm cộng tác có thể là một cơn ác mộng nếu mọi người đều làm việc theo thời gian. Những nhóm như vậy sẽ phải sử dụng giao tiếp không đồng bộ, điều này đôi khi có thể không hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp.
❌ Không dành cho quản lý nhóm: Nếu công việc của bạn là quản lý một nhóm, phân công công việc, đánh giá kết quả, đưa ra phản hồi và thúc đẩy các mục tiêu chung, Chronoworking có thể cản trở các công việc hàng ngày của bạn. Ngoài ra, quản lý cũng không thể luôn có mặt trong tất cả thời gian mà các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả.
❌ Không phù hợp với nhân viên trẻ, thiếu kinh nghiệm: Làm việc theo thời gian đòi hỏi một mức độ tự quản lý và chủ động nhất định. Những người hoàn toàn mới bước vào thế giới nghề nghiệp có thể cảm thấy xa lạ và không được hỗ trợ.
Bất chấp những nhược điểm tiềm ẩn của làm việc theo thời gian, phương pháp này có thể mang lại giá trị vô cùng to lớn cho các nhóm làm việc từ xa/kết hợp. Dưới đây là cách thực hiện.
Làm việc theo thời gian phát sinh từ làm việc từ xa
Đại dịch, tổn thất về mặt cảm xúc, mệt mỏi do Zoom và làm việc từ xa đã dẫn đến sự chuyển đổi tự nhiên sang Chronoworking. Trong khi đại dịch tách rời sự hiện diện vật lý tại văn phòng khỏi hiệu suất công việc, Chronoworking cũng làm điều tương tự đối với giờ làm việc cố định.
Kể từ đó, Chronoworking và làm việc từ xa đã có mối quan hệ cộng sinh. Đối với nhân viên làm việc từ xa, Chronoworking là cách để có một ngày làm việc hiệu quả. Ví dụ, nhiều thành viên trong nhóm bắt đầu ngày làm việc của họ vào lúc 11 giờ sáng, làm việc muộn đến đêm để hoàn thành các công việc cần sự tập trung cao độ.
Vì không ai giám sát họ trực tiếp, họ không cần lo lắng về việc phải xuất hiện trực tuyến trong một số giờ nhất định. Nếu nhân viên làm việc từ xa cần thay đổi không gian, họ có thể chuyển đến quán cà phê gần nhất.
Mặt khác, để trở thành một nhân viên làm việc theo thời gian hiệu quả, bạn nên làm việc tại nhà. Làm việc từ xa mang lại cho bạn sự tự do, không gian vật lý và thời gian để chọn những giờ làm việc hiệu quả nhất.
Mặc dù làm việc từ xa được hỗ trợ rất nhiều bởi các mô hình Chronoworking, bạn có thể áp dụng nó cho tất cả các loại nhóm. Dưới đây là cách thực hiện.
Cách triển khai chronoworking tại nơi làm việc của bạn
Trong chính sách làm việc linh hoạt của mình, bạn có thể cho phép các thành viên trong nhóm tự chọn giờ làm việc. Một số người trong số họ thậm chí có thể là nhân viên làm việc theo thời gian.
Tuy nhiên, việc triển khai một phương pháp có cấu trúc cho Chronoworking có thể mang lại sự rõ ràng hơn cho bạn và nhóm của bạn. Một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ sẽ giúp triển khai, giám sát, tối ưu hóa và duy trì Chronoworking. Dưới đây là cách thực hiện.
1. Đánh giá tính phù hợp của công việc
Như chúng tôi đã nói trước đó, làm việc theo thời gian không phù hợp với tất cả mọi người. Vì vậy, trước khi triển khai, hãy đánh giá xem vai trò nào phù hợp với lịch làm việc linh hoạt.
Xác định vai trò: Viết mô tả công việc chi tiết để đảm bảo bạn bao gồm tất cả các khía cạnh công việc yêu cầu nhân viên phải có mặt vào một thời điểm nhất định.
Phác thảo kết quả mong đợi: Để làm việc theo thời gian hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần biết những gì họ cần hoàn thành. Vì vậy, hãy phác thảo những kỳ vọng và kết quả mong đợi cho mỗi người trước khi đồng ý làm việc theo thời gian.
Xác định các chỉ số: Cách đơn giản nhất để các nhóm đo lường năng suất là thông qua số giờ làm việc. Nếu bạn làm việc tám giờ mỗi ngày, bạn được coi là có năng suất cao. Làm việc theo thời gian đòi hỏi một cách nghĩ mới.
2. Xây dựng các chính sách rõ ràng
Tạo các chính sách chi tiết để đảm bảo tính rõ ràng và công bằng. Cung cấp các mẹo làm việc tại nhà. Bao gồm các quyền và nghĩa vụ của họ. Ví dụ: Nhân viên làm việc theo thời gian có thể có quyền chọn giờ làm việc miễn là họ có mặt hàng ngày để tham gia cuộc họp hoặc trả lời tất cả các thông tin liên lạc trong vòng 12 giờ.
Một công ty có thể yêu cầu nhân viên phải sẵn sàng tham gia các cuộc họp nhóm từ 10 giờ sáng đến 2 giờ chiều, nhưng cho phép họ tự chọn thời gian bắt đầu và kết thúc ngoài khung giờ này.
ClickUp Docs là một cách tuyệt vời để ghi lại các chính sách Chronoworking. Đánh dấu và định dạng văn bản để thu hút sự chú ý. Chia sẻ với toàn bộ nhóm và cho mọi người truy cập. Chỉnh sửa cộng tác và lưu giữ hồ sơ về các chính sách cập nhật.
3. Lập kế hoạch công việc
Làm việc theo thời gian có thể là một thay đổi lớn đối với hầu hết các nhóm đã quen với mô hình làm việc 9-5. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, bạn cần có một kế hoạch.
Mẫu kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp là một điểm khởi đầu tuyệt vời. Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này là lý tưởng để tạo kế hoạch toàn diện cho nhân viên làm việc từ xa. Tùy chỉnh mẫu để phù hợp với nhu cầu làm việc theo thời gian của tổ chức bạn.
Mẫu lịch trình nhóm ClickUp giúp bạn có chế độ xem rõ ràng về lịch trình công việc của nhóm tại một nơi duy nhất. Điều này cho phép bạn theo dõi những gì đang diễn ra hàng ngày.
4. Lập kế hoạch công việc cho nhóm của bạn
Các nhóm làm việc theo thời gian ghét phải thức dậy vào buổi sáng và tìm kiếm những việc cần làm để tăng năng suất. Vì vậy, hãy lên kế hoạch công việc trước.
Chia nhỏ dự án của bạn thành các công việc có thể quản lý được để giao cho từng thành viên trong nhóm, những người có thể tự mình thực hiện công việc đó. Phân chia công việc ClickUp là một mẫu bảng trắng dành riêng cho mục đích này.
Mẫu này cho phép bạn chia nhỏ dự án thành các phần dễ quản lý, giúp phân phối và quản lý dễ dàng hơn. Điều này sẽ giúp bạn có chế độ xem rõ ràng về các công việc, dòng thời gian và kết quả cần đạt được để nhân viên làm việc từ xa có thể sử dụng.
Bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ mẫu quản lý dự án miễn phí nào sau đây để bắt đầu.
5. Đưa mọi người vào cùng một trang
Nhân viên làm việc theo thời gian thực hiện công việc như một nhóm khi có ít mất mát trong giao tiếp/dịch thuật. Sử dụng công cụ quản lý dự án được thiết kế chuyên dụng để đảm bảo tất cả thông tin được truyền đạt hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.
ClickUp cho công việc từ xa là câu trả lời hoàn hảo!
- Tạo công việc với mô tả chi tiết và tiêu chí chấp nhận
- Sử dụng danh sách kiểm tra để kiểm soát chất lượng
- Sử dụng chế độ xem Trò chuyện của ClickUp để xem tất cả tin nhắn ở một nơi
Có được khả năng hiển thị hoàn toàn tất cả các nhiệm vụ của bạn với hơn 15 chế độ xem tùy chỉnh của ClickUp, bao gồm biểu đồ Gantt, dòng thời gian, lịch và hơn thế nữa. Xây dựng các mẫu năng suất tùy chỉnh cho tổ chức của bạn để sử dụng lại.
6. Đào tạo lãnh đạo
Để mô hình này phát huy hiệu quả, bạn phải trang bị cho các nhà lãnh đạo những kỹ năng quản lý nhóm làm việc theo thời gian. Cung cấp các khóa đào tạo về:
- Cài đặt kỳ vọng
- Đo lường kết quả thay vì số giờ làm việc
- Hỗ trợ các thành viên trong nhóm có lịch trình khác nhau
- Bảo đảm các kênh giao tiếp rõ ràng
- Giải quyết xung đột
- Các kỹ thuật quản lý thời gian
Kể từ khi làm việc từ xa trở nên phổ biến, các cuộc họp đã trở thành nguyên nhân chính gây lãng phí thời gian tại văn phòng. Để tránh gánh nặng này, hãy đào tạo các quản lý và trưởng bộ phận của bạn để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, không làm gián đoạn thời gian làm việc hiệu quả của nhóm.
Nếu tất cả điều này có vẻ như là một sự thay đổi tổ chức lớn cho một xu hướng mới, hãy suy nghĩ lại.
Khám phá xu hướng tương lai của chronoworking
Giống như làm việc từ xa và làm việc kết hợp, Chronoworking có tiềm năng thay thế ngày làm việc truyền thống từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Đặc biệt trong các công việc tri thức như viết lách, lập trình, thiết kế, v.v., Chronoworking tạo cơ hội để thực hiện những công việc tiên tiến bằng cách khai thác thời gian sáng tạo nhất của nhân viên.
Như một phần mở rộng, Chronoworking có thể trở thành tiêu chuẩn cho những người làm việc tự do, những người không chỉ làm việc ở nơi họ muốn mà còn làm việc khi họ muốn. Các công cụ dành cho người làm việc tự do đang phát triển giúp quá trình chuyển đổi này diễn ra suôn sẻ hơn.
Các công cụ AI và ứng dụng lịch trình công việc cũng có thể giúp Chronoworkers bằng cách đóng vai trò là trợ lý cá nhân của họ bất kể giờ làm việc. Dựa trên xu hướng AI tạo ra, các tổ chức sẽ sử dụng các công cụ thông minh hơn để cho phép Chronoworking.
Tích cực áp dụng chronoworking với ClickUp
Mặc dù làm việc theo thời gian không phù hợp với tất cả mọi người, nhưng nó có thể là một bước ngoặt cho hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là trong môi trường làm việc kết hợp hoặc hoàn toàn từ xa. Nó có thể tăng năng suất và sáng tạo của nhân viên tri thức theo cấp số nhân.
Về bản chất, chronoworking là một hành vi làm việc lành mạnh mà các nhóm có thể áp dụng tốt. Tuy nhiên, chìa khóa thành công nằm ở việc thực hiện một cách cẩn thận và linh hoạt.
Một công cụ như quản lý dự án ClickUp đảm bảo bạn có mọi thứ cần thiết để làm việc từ xa và Chronoworkers thành công.
Dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp về Chronoworking
1. Chronoworking là gì?
Làm việc theo thời gian là một cách sắp xếp công việc linh hoạt, cho phép nhân viên chọn giờ làm việc dựa trên nhịp độ năng suất và đồng hồ sinh học của bản thân.
2. Tại sao làm việc theo thời gian là xu hướng công việc tiếp theo?
Làm việc theo thời gian mang lại tất cả những lợi ích của nhóm làm việc ảo và hơn thế nữa. Nó phù hợp với xu hướng hiện đại về tính linh hoạt, điều chỉnh giờ làm việc phù hợp với thời gian làm việc hiệu quả nhất của mỗi người. Nó hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc, đồng thời tận dụng công nghệ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc từ xa và không đồng bộ.
Cách tiếp cận này hoàn toàn đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của lực lượng lao động toàn cầu đa dạng và thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc hiện đại.
3. Làm thế nào để làm việc theo thời gian có thể tăng năng suất của nhân viên?
Làm việc theo thời gian giúp tăng năng suất của nhân viên bằng cách:
- Cho phép cá nhân làm việc trong thời gian năng suất cao nhất
- Giảm mệt mỏi
- Giảm thiểu sự gián đoạn
- Hỗ trợ cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn
- Nâng cao sự hài lòng trong công việc
Sự phù hợp với nhịp điệu năng suất cá nhân sẽ dẫn đến hiệu quả công việc cao hơn.