{"@context":"https://schema. org","@type":"FAQPage","mainEntity":[{"@type":"Question","name":"Đội ngũ ảo là gì?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Đội ngũ ảo là một nhóm người có kỹ năng làm việc từ xa và hợp tác trực tuyến từ các địa điểm mà họ chọn. "}},{"@type":"Question","name":"Lợi ích của nhóm ảo là gì?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Nhóm ảo có thể tiết kiệm rất nhiều tiền và mang lại sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống. "}},{"@type":"Question","name":"Làm thế nào để thành viên nhóm ảo có năng suất cao hơn?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Làm việc từ xa cho phép nhân viên của bạn làm việc khi họ có thể tập trung hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn!"}},{"@type":"Question","name":"Làm thế nào để mở rộng quy mô nhóm ảo?","acceptedAnswer":{"@type":"Answer","text":"Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn hợp lý hóa quy trình nhập môn và dễ dàng mở rộng quy mô khi nhóm của bạn phát triển. "}}]}
Sẵn sàng tìm hiểu lợi ích của nhóm ảo chưa?
Không có gì bí mật khi quản lý nhóm ảo là tiêu chuẩn mới.
Với đại dịch COVID-19 làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh, hầu hết các nhóm đã bị buộc phải làm việc từ xa.
Chúng tôi đã phát hiện ra rằng quản lý một nhóm ảo toàn cầu thực sự mang lại nhiều lợi ích riêng!
Chúng tôi sẽ điểm qua những lợi ích của nhóm ảo và thậm chí nêu ra một số giải pháp dễ dàng cho một vài thách thức phổ biến của nhóm làm việc từ xa!
Nhóm ảo là gì?
Một nhóm ảo là một nhóm... (trống rộn)... làm việc từ xa!
Nhưng thực sự, đó là gì?
Đó là một nhóm những người có kỹ năng làm việc từ xa và hợp tác trực tuyến.
Chúng khác với các nhóm thông thường như thế nào?
Các nhóm ảo và các nhóm làm việc tại văn phòng thông thường không khác nhau quá nhiều.
Bạn có thể có các nhóm Agile, Scrum và Kanban ảo!
Họ vẫn là những người tài năng giống hệt có thể xử lý hầu hết các hoạt động giống hệt mà họ đã làm tại văn phòng. Sự khác biệt duy nhất là họ không còn có mặt tại cùng một nơi làm việc nữa.
Nhóm ảo có thể làm những việc gì?
Các nhóm ảo có thể thực hiện hầu hết các công việc mà các nhóm làm việc tại văn phòng thực hiện với cùng mức độ hiệu quả.
Và mặc dù điều đó bao quát hầu hết các khía cạnh — nhưng không phải là tất cả.
7 lợi ích của nhóm ảo
Những lợi ích và thách thức của nhóm làm việc ảo là gì?
1. Bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền
Vì các nhóm làm việc từ xa làm việc tại địa điểm riêng của họ, họ chịu trách nhiệm về:
- Không gian Làm việc
- Thiết bị
- Tiện ích
Nhưng hãy chờ đã, không chỉ các công ty mới tiết kiệm chi phí!
Nhân viên làm việc từ xa cũng tiết kiệm được rất nhiều tiền vì họ không phải chi tiêu cho việc đi lại hàng ngày và các chi phí liên quan đến công việc khác như mua quần áo mới và ăn trưa tại căng tin.
2. Nhóm của bạn sẽ có sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống
Không ai thích việc di chuyển hàng ngày và bị mắc kẹt trong văn phòng cả ngày.
Đặc biệt nếu người này là sếp của bạn.
Tại sao phải lãng phí thời gian và năng lượng để đi làm khi bạn có thể bắt tay vào công việc ngay khi thức dậy?
Nhờ đó, nhân viên của bạn có thể duy trì sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc, giúp họ hạnh phúc hơn. Và khi họ hạnh phúc hơn, họ sẽ hài lòng hơn với công việc của mình!
3. Nhóm của bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn
Nhân viên ảo có thể làm việc hiệu quả hơn nhân viên văn phòng?
Không thể nào, đúng không?
Rốt cuộc, họ có thể đang bận rộn xem lại các tập phim The Office tại nhà thay vì làm việc!
Hãy nhớ rằng, nhân viên làm việc từ xa có thể chọn thời gian làm việc của mình.
Tại sao phải ép mình làm việc theo giờ hành chính từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều khi bạn làm việc hiệu quả hơn vào những giờ khác trong ngày?
Làm việc từ xa cho phép nhân viên của bạn làm việc khi họ có thể tập trung hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn!
Kết quả?
Nó sẽ tăng năng suất!
Và bạn có biết điều đó có nghĩa là gì không?
Kết quả kinh doanh tốt hơn cho công ty của bạn. Thực sự có rất nhiều lợi ích của nhóm ảo!
4. Bạn có thể truy cập vào một nguồn nhân lực toàn cầu
Bạn muốn đưa ý tưởng của mình ra thế giới.
Nhưng nhóm của bạn có đủ nhân lực từ khắp nơi trên thế giới không?
Nếu công ty của bạn đang phát triển nhanh chóng và đặt mục tiêu cao, bạn sẽ cần tất cả các loại nhân viên tham gia.
Nhưng khi bạn làm việc ngoài văn phòng, bạn sẽ gặp phải một vấn đề.
Bạn chỉ có thể tuyển dụng nhân tài trong cùng thành phố với bạn!
Điều này có nghĩa là bạn có thể bị buộc phải chấp nhận bất kỳ ai có sẵn thay vì tìm kiếm người phù hợp nhất cho nhóm ảo của mình.
Tuy nhiên, bạn sẽ không gặp phải vấn đề này với các nhóm ảo toàn cầu.
Vì nhân viên của bạn làm việc từ xa, bạn có thể tuyển dụng họ từ bất kỳ đâu trên thế giới!
Bạn có thể truy cập vào nguồn nhân lực toàn cầu và lọc qua hàng nghìn ứng viên để tìm ra người phù hợp nhất với nhu cầu của bạn!
5. Bạn có thể cung cấp hỗ trợ 24×7
Xây dựng một nhóm ảo cho phép bạn tuyển dụng một lực lượng lao động đa dạng hơn.
Vì nhân viên từ xa của bạn hiện phân phối trên toàn cầu và làm việc trên nhiều múi giờ, bạn cũng có thể phục vụ khách hàng trên nhiều múi giờ!
Đội ngũ ảo của bạn ở Úc có thể tiếp quản công việc khi đội ngũ của bạn ở Anh kết thúc một ngày làm việc. Bằng cách này, doanh nghiệp của bạn sẽ có thể cung cấp hỗ trợ 24×7 mà không khiến ai phải làm việc quá sức!
Ngoài ra, vì bạn sẽ có nhân viên làm việc từ xa trên toàn thế giới, sự khác biệt văn hóa sẽ không còn là vấn đề vì bạn sẽ có những người thực sự hiểu khách hàng quốc tế của bạn.
6. Bạn có thể mở rộng quy mô một cách dễ dàng
Để phát triển, bạn cần nhiều tài năng hơn!
Nếu bạn có một nhóm làm việc tại chỗ, bạn cần thuê thêm không gian văn phòng, trang bị nội thất, đầu tư vào máy tính, công cụ và công nghệ bổ sung, v.v.
Không chỉ tốn kém, mà còn mất nhiều thời gian!
May mắn thay, các nhóm ảo hiệu quả sẽ giúp bạn tránh được những cạm bẫy đó trong khi vẫn tiếp tục phát triển lực lượng lao động của mình.
Tất cả những gì bạn cần là một quy trình nhập môn được tối ưu hóa, phần mềm làm việc từ xa phù hợp và bạn đã sẵn sàng!
Nhờ đó, bạn có thể phát triển nhanh chóng, khiến đối thủ cạnh tranh của bạn cảm thấy như Kevin:
7. Giao tiếp của bạn sẽ trở nên minh bạch hơn
Các cuộc thảo luận không chính thức có thể đặc biệt gây khó khăn trong quản lý dự án Agile và Scrum – nơi các yêu cầu dự án có thể thay đổi hàng tuần.
Tuy nhiên, các nhóm ảo thành công không gặp phải vấn đề này.
Tại sao?
Vì việc thiết lập các kênh giao tiếp chung là một phần quan trọng của công việc nhóm ảo. Hãy nhớ rằng, bạn không thể просто đến gần ai đó và yêu cầu họ cập nhật thông tin nữa.
Đó là lý do tại sao nhóm của bạn cần thiết lập một kênh giao tiếp chung, nơi tất cả các cập nhật luôn sẵn sàng cho mọi người – để mọi người đều nhận được tất cả thông tin và không ai trong phòng nhóm ảo của bạn bị bỏ sót!
3 nhược điểm của nhóm ảo và cách khắc phục (kèm giải pháp)
Các nhóm ảo có rất nhiều lợi thế, nhưng chúng không hoàn hảo – có cả ưu điểm và nhược điểm.
Nơi làm việc ngày nay có thể dễ dàng ứng phó với tất cả những thách thức này của các nhóm ảo!
Bạn chỉ cần có các công cụ phù hợp.
Dưới đây là phân tích 3 nhược điểm chính của nhóm ảo và cách giải quyết chúng:
- Hợp tác từ xa có thể gặp nhiều khó khăn
- Báo cáo tiến độ có thể là một thách thức
- Các vấn đề trong việc giám sát năng suất
Thách thức #1: Điều phối từ xa có thể gặp khó khăn
Giao tiếp trực tuyến không phải là điều mới mẻ đối với thế giới.
Nhưng có một vấn đề với điều đó.
Nhóm ảo của bạn sẽ phải kết nối cả ngày, xử lý một lượng lớn tin nhắn. Và khi các nhóm phân tán phải phối hợp qua nhiều ứng dụng giao tiếp, điều sau đây sẽ xảy ra:
Vì tất cả tin nhắn của bạn sẽ được phân tán trên nhiều ứng dụng và công cụ, các bình luận sẽ dễ bị bỏ sót.
Không có giao tiếp trực tiếp để lấp đầy khoảng trống, bạn sẽ có một lượng lớn tin nhắn chưa được trả lời, chưa được mở và chưa được xử lý, cản trở tiến độ công việc của bạn!
Trừ khi bạn sử dụng ClickUp!
ClickUp là công cụ quản lý dự án từ xa hàng đầu thế giới được sử dụng bởi các nhóm ảo trong các doanh nghiệp, từ các công ty khởi nghiệp đến các gã khổng lồ như Google, Netflix và Airbnb. Nó có tất cả các tính năng bạn cần để nhóm ảo của bạn làm việc trên cùng một trang!
Giải pháp ClickUp: Có một nền tảng giao tiếp thống nhất cho tất cả các tin nhắn của bạn!
Không có gì sai khi giao tiếp trực tuyến.
Vấn đề là tìm ra cách làm phù hợp và sử dụng các công cụ phù hợp.
Vấn đề lớn nhất mà một nhóm ảo phải đối mặt là ghi lại các cuộc hội thoại về các dự án cụ thể.
Vì các cuộc thảo luận của bạn có thể được phân tán trên email, Slack và hội nghị video, việc hiểu rõ tất cả sẽ khiến bạn phát điên!
ClickUp có giải pháp giúp bạn luôn an toàn.
Mỗi nhiệm vụ ClickUp đều có phần bình luận riêng để giao tiếp hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng nó để:
- Chia sẻ tin nhắn và cập nhật về dự án
- Chia sẻ tệp và tài liệu liên quan
- Đánh dấu đồng nghiệp
- Và còn nhiều hơn nữa!
*Nhưng khoan đã, liệu nhóm ảo của bạn có thể bị quá tải với những bình luận này và đôi khi bỏ sót chúng không?
Đúng vậy!
Đó là lý do tại sao ClickUp có tính năng gán nhận xét cho phép bạn gán nhận xét ngay lập tức cho thành viên nhân viên cần thực hiện hành động. Họ sẽ được thông báo về điều này và thông báo thậm chí sẽ xuất hiện trong khay nhiệm vụ của họ.
Như vậy, bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc các bình luận khẩn cấp không được trả lời nữa!
ClickUp thậm chí có thể tích hợp với các ứng dụng như Slack và Zoom để đảm bảo tất cả các thông tin liên lạc liên quan đến dự án của bạn được thống nhất. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng tiến hành cuộc họp Scrum ảo qua Zoom mà không cần rời khỏi ClickUp!
Thách thức #2: Theo dõi tiến độ có thể khó khăn
Bạn còn nhớ khi các nhà quản lý có thể chỉ cần đến bàn làm việc của thành viên trong nhóm để hỏi họ một câu hỏi?
Đúng vậy, bạn không thể làm điều đó với một nhóm ảo.
Tuy nhiên, nếu không có các cuộc họp trực tiếp và các công cụ phù hợp, bạn sẽ khó có thể theo dõi tiến độ dự án mà không phải đau đầu! Không ai muốn có những cuộc họp không cần thiết, nhưng giao tiếp và các công cụ phù hợp là chìa khóa cho sự thành công của dự án!
Tất nhiên, bạn có thể liên lạc liên tục với nhóm ảo của mình bằng cách yêu cầu họ cập nhật mỗi giây – nhưng điều đó sẽ khiến họ cảm thấy như Andy ở đây:
Giải pháp ảo ClickUp:
Đừng lo lắng, bạn sẽ không phải liên tục nhắn tin cho nhóm để ghi lại tiến độ dự án.
ClickUp cung cấp cho bạn nhiều tính năng để đơn giản hóa việc quản lý công việc dự án — và không có tính năng nào trong số đó khiến bạn phải làm phiền nhóm của mình cứ sau 5 phút!
A. Sử dụng biểu đồ chi tiết để theo dõi tiến độ dự án ngay lập tức
ClickUp đi kèm với biểu đồ Gantt mạnh mẽ để cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng và chi tiết về tiến độ dự án của bạn. Tất cả những gì bạn cần là xem nhanh biểu đồ Gantt để biết dự án của bạn đang tiến triển như thế nào và xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào!
Tuy nhiên, biểu đồ Gantt không phải là tính năng báo cáo dự án ảo duy nhất mà bạn có được với các công cụ ClickUp.
Bạn cũng sẽ nhận được các biểu đồ hữu ích này, đặc biệt hữu ích cho các nhóm Agile:
- Biểu đồ burndown: để theo dõi lượng công việc còn lại
- Biểu đồ tiến độ: để xem những gì bạn đã hoàn thành cho đến nay
- Sơ đồ luồng tích lũy: để theo dõi tiến độ hoàn thành dự án
- Biểu đồ tốc độ: để ước tính tỷ lệ hoàn thành công việc trung bình của bạn
Số lượng biểu đồ này còn nhiều hơn số lần Jim chơi khăm Dwight!
B. Sử dụng trạng thái tùy chỉnh để dễ dàng xác định trạng thái của dự án
ClickUp cũng đi kèm với các trạng thái tùy chỉnh để giúp bạn biết ngay lập tức dự án đang ở giai đoạn nào. Vì các trạng thái này có thể tùy chỉnh, bạn có thể đặt chúng theo ý muốn!
"Đang tiến độ", "Vấn đề đã phát hiện", "Đó là những gì cô ấy nói" — tất cả tùy thuộc vào bạn!
Nhờ đó, tất cả những việc bạn cần làm là xem trạng thái của dự án để biết ngay dự án đang ở giai đoạn nào.
Hơn nữa, nếu bạn không thích giao diện bảng Kanban và muốn xem công việc của mình dưới dạng danh sách, chỉ cần chuyển sang chế độ Xem dạng danh sách!
Thách thức #3: Vấn đề giám sát năng suất của nhân viên
Lo lắng rằng nhóm ảo của bạn có thể đang lướt mạng xã hội trong giờ làm việc?
Hay bạn đang lo lắng về việc nhân viên làm việc từ xa ngủ gật trong giờ làm việc?
Bạn không đơn độc.
Đó là điều mà hầu hết các nhà tuyển dụng lo ngại khi quản lý các nhóm làm việc từ xa.
Và bạn có thể trách họ được không?
Xét cho cùng, môi trường ảo đầy rẫy những yếu tố gây xao lãng. Từ việc đi mua đồ tạp hóa không có trong kế hoạch đến các chương trình đặc biệt mới trên Netflix mỗi ngày — nhóm làm việc từ xa của bạn có thể bị phân tâm bởi bất cứ điều gì!
Giải pháp ClickUp
Đừng lo lắng.
Chỉ vì nhóm của bạn làm việc ảo không có nghĩa là bạn không thể đảm bảo họ làm việc hiệu quả.
Dưới đây là cách ClickUp giúp quản lý nhóm:
A. Sử dụng chế độ xem Box để có cái nhìn tổng quan về mọi thứ đang diễn ra
Chế độ xem Box của ClickUp là chế độ xem hoàn hảo cho trưởng nhóm vì nó sắp xếp các nhiệm vụ dựa trên người được giao. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra nhiệm vụ của mọi người và phân công lại cho phù hợp.
B. Tìm hiểu sâu về nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm với Profiles và Pulse
Với tính năng Hồ sơ của ClickUp, bạn có thể tìm hiểu sâu về công việc của từng thành viên trong nhóm ảo. Bạn có thể xem họ đã làm gì, đang làm gì và dự kiến sẽ làm gì!
ClickUp cũng có tính năng Pulse ảo mới, rất phù hợp để quản lý nhân viên làm việc từ xa.
Pulse sử dụng máy học để tạo báo cáo hoạt động tự động, nêu bật những việc mà nhóm ảo của bạn đang tập trung nhất vào lúc này.
Bạn có thể sử dụng nó để kiểm tra:
- Ai đang trực tuyến và ai đang ngoại tuyến
- Các công việc gần đây mà mỗi thành viên trong nhóm đã hoạt động tích cực nhất
- Ai đang tích cực làm việc để hợp tác trong thời gian thực
- Mức độ hoạt động của nhóm trong ngày
C. Theo dõi thời gian sử dụng với phần mở rộng Chrome và tích hợp ứng dụng
Nhóm của bạn có thể sử dụng phần mở rộng Chrome của ClickUp để theo dõi thời gian làm việc ảo. Bằng cách này, bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn về thời gian thực hiện dự án và những phần mà nhóm của bạn đang chậm trễ.
Tuy nhiên, nếu bạn đã sử dụng một công cụ theo dõi thời gian như Time Doctor, ClickUp có thể tích hợp với nó để giúp bạn ghi lại thời gian thực hiện dự án từ xa!
Để biết thêm ý tưởng, bạn có thể xem danh sách các phần mở rộng Chrome tốt nhất của chúng tôi.
D. Đánh giá hiệu suất của nhóm bằng các báo cáo ảo chi tiết
ClickUp có thể tạo ra hàng tấn báo cáo chi tiết về nơi làm việc để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về hiệu suất của nhóm ảo.
Truy cập các báo cáo bao gồm các nội dung như:
- Ai là người làm việc nhiều nhất
- Ai là người có nhiều công việc chưa hoàn thành nhất?
- Nhóm của bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho các công việc và hơn thế nữa!
Chúng tôi cá rằng Dwight sẽ rất thích có những hiểu biết này về đồng nghiệp của mình khi còn làm việc tại Dunder-Mifflin!
Kết luận
Mặc dù đại dịch COVID-19 đã buộc các doanh nghiệp phải chuyển sang làm việc từ xa, nhưng rõ ràng là các doanh nghiệp sẽ tiếp tục duy trì các nhóm toàn cầu trong một thời gian dài sau khi đại dịch kết thúc.
Và giờ đây, câu hỏi không còn là "có hay không", mà là "làm thế nào" để bạn thích nghi với thực tế mới này.
Tất nhiên, việc điều hành một nhóm ảo có cả ưu điểm và nhược điểm, nhưng những lợi ích bạn sẽ nhận được vượt xa những nhược điểm!
Và những nhược điểm đó không phải là không thể khắc phục!
Với các công cụ và công nghệ phù hợp, việc vượt qua những thách thức đó trở nên dễ dàng như ăn bánh.
Hãy xem ClickUp:
Cho dù là giúp bạn:
- Giao tiếp hiệu quả thông qua bình luận
- Theo dõi tiến độ dự án bằng biểu đồ chi tiết
- Quản lý nhóm ảo của bạn với chế độ xem hộp và hồ sơ
- Theo dõi hiệu suất của nhóm ảo bằng báo cáo
ClickUp có thể quản lý mọi thứ!
Và vì không có nhóm ảo nào có thể hoạt động nếu không có công cụ dự án từ xa phù hợp, tại sao bạn không đăng ký ClickUp ngay hôm nay?
Đảm bảo nhóm làm việc từ xa của bạn sẽ trở nên như thế này:
