Trong nhiều thập kỷ, thói quen làm việc truyền thống tại văn phòng là điều không thể thay đổi. Trong mô hình làm việc cổ điển từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, mọi người thường đến một nơi làm việc chung để làm việc, và ghi chép năng suất giữa những cuộc trò chuyện bên máy nước uống và thời gian di chuyển dài từ nhà đến công sở.
Sau đó, làm việc từ xa trở thành xu hướng chủ đạo, chứng minh rằng kết quả quan trọng hơn địa điểm. Giờ đây, các công ty đang đặt ra câu hỏi: Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể tận dụng được những lợi thế của cả hai mô hình?
Các doanh nghiệp thành công không chỉ cho phép nhân viên làm việc tại nhà vài ngày trong tuần, mà còn thiết kế các hệ thống giúp tăng cường sự hợp tác, thúc đẩy sự tham gia và tối đa hóa hiệu quả.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá các ví dụ nổi bật về mô hình làm việc kết hợp và cách bạn có thể áp dụng chúng cho nhóm của mình. 🚨
⏰ Tóm tắt 60 giây
Mô hình làm việc kết hợp kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, mang lại sự linh hoạt cho nhân viên đồng thời tăng năng suất cho công ty. Khi được triển khai tốt, mô hình này giúp cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đồng thời giảm chi phí cho cả hai bên. Dưới đây là 11 ví dụ về mô hình làm việc kết hợp giúp tăng hiệu quả của nhóm:
- 1. Mô hình hybrid cố định
- 2. Mô hình làm việc kết hợp với lịch trình linh hoạt
- 3. Mô hình làm việc ưu tiên từ xa
- 4. Mô hình theo tuần
- 5. Mô hình làm việc kết hợp với quyền tự chủ hoàn toàn
- 6. Mô hình sắp xếp ca làm việc
- 7. Mô hình nhóm chia nhỏ
- 8. Mô hình giờ làm việc cố định
- 9. Mô hình làm việc kết hợp do nhân viên chủ động
- 10. Mô hình sắp xếp công việc không đồng bộ
- 11. Mô hình lịch làm việc linh hoạt
- ClickUp được thiết kế để giúp các nhóm kết hợp hợp tác, duy trì tổ chức và hoàn thành công việc hiệu quả với: ClickUp Docs, một không gian tập trung để tạo, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực ClickUp Brain, một trợ lý hỗ trợ bởi AI giúp tạo ra ý tưởng, tự động hóa quy trình làm việc và hợp lý hóa năng suất ClickUp Chat để nhắn tin trong thời gian thực ClickUp Whiteboards, một công cụ cộng tác trực quan thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm ClickUp Forms, một công cụ mạnh mẽ để thu thập dữ liệu, thu thập phản hồi và hợp lý hóa quy trình làm việc
- ClickUp Docs, một không gian tập trung để tạo, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực
- ClickUp Brain, một trợ lý hỗ trợ bởi AI giúp tạo ra ý tưởng, tự động hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa năng suất
- ClickUp Chat cho nhắn tin thời gian thực
- Bảng trắng ClickUp, một công cụ hợp tác trực quan giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội
- ClickUp Forms, một công cụ mạnh mẽ để thu thập dữ liệu, thu thập phản hồi và hợp lý hóa quy trình làm việc
- ClickUp Docs, một không gian tập trung để tạo, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu trong thời gian thực
- ClickUp Brain, một trợ lý hỗ trợ bởi AI giúp tạo ra ý tưởng, tự động hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa năng suất
- ClickUp Chat cho nhắn tin thời gian thực
- Bảng trắng ClickUp, một công cụ hợp tác trực quan giúp thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
- Biểu mẫu ClickUp, một công cụ mạnh mẽ để thu thập dữ liệu, thu thập phản hồi và hợp lý hóa quy trình làm việc
Hiểu về các mô hình công việc kết hợp
Mô hình công việc kết hợp kết hợp công việc truyền thống tại văn phòng với công việc từ xa, mang đến sự linh hoạt và tự chủ cho nhân viên.
Chính sách làm việc linh hoạt đang trở nên phổ biến vì một lý do: chúng mang lại lợi ích cho cả nhân viên và nhà tuyển dụng. Nhân viên có được sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống, công ty đạt năng suất cao hơn và mọi người đều tiết kiệm được chi phí. Nếu được thực hiện đúng, đây là một giải pháp đôi bên cùng có lợi.
Dưới đây là bảng giúp bạn hiểu về cài đặt công việc kết hợp và truyền thống. 💁
| Tiêu chí | Công việc truyền thống | Công việc kết hợp |
| Địa điểm | Chủ yếu tại văn phòng | Kết hợp giữa làm việc tại văn phòng, làm việc từ xa và làm việc di động |
| Tính linh hoạt | Tính linh hoạt thấp; địa điểm và lịch trình cố định | Tính linh hoạt cao; nhân viên có thể chọn địa điểm và lịch trình làm việc |
| Cân bằng cuộc sống và công việc | Có thể gặp khó khăn do lịch trình cứng nhắc | Cải thiện nhờ tính linh hoạt và giảm thời gian di chuyển |
| Hợp tác | Giao tiếp chủ yếu trực tiếp | Dựa vào các công cụ làm việc từ xa để duy trì liên lạc |
| Chi phí | Chi phí vận hành cao hơn; chi phí đi lại cao hơn cho nhân viên | Giảm chi phí vận hành cho nhà tuyển dụng và giảm chi phí đi lại |
| Truy cập tài năng | Giới hạn ở nhân tài địa phương hoặc khu vực | Mở rộng nguồn nhân lực nhờ các tùy chọn làm việc từ xa |
| Năng suất | Có thể thay đổi tùy thuộc vào nhân viên và môi trường làm việc | Có thể cao hơn với sự tự chủ cao hơn |
| Trải nghiệm của nhân viên | Có thể thiếu tính linh hoạt, có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng | Tăng cường sự độc lập và sự hài lòng trong công việc |
🧠 Thông tin thú vị: 25% nhân viên sẽ ưu tiên mô hình 'linh hoạt kết hợp' nếu họ chuyển sang làm việc cho một công ty khác.
Mô hình công việc kết hợp thành công với ví dụ
Mỗi công ty có cách tiếp cận công việc kết hợp khác nhau. Một số công ty dựa nhiều vào tính linh hoạt của làm việc từ xa, trong khi những công ty khác lại ưu tiên hợp tác trực tiếp. Tuy nhiên, những công ty thành công nhất đã tìm ra cách để cả hai mô hình này hoạt động hiệu quả.
Hãy cùng xem một số chính sách làm việc kết hợp nổi bật và những bài học chúng ta có thể rút ra từ đó. 📃
1. Mô hình hybrid cố định
Mô hình kết hợp cố định tập trung vào cấu trúc. Nhân viên có ngày làm việc tại văn phòng và ngày làm việc từ xa cố định, giúp dễ dàng lập kế hoạch trước.
Cần lên lịch một cuộc họp nhóm lớn? Không vấn đề gì — bạn đã biết khi nào mọi người sẽ có mặt. Có một dự án cần sự tập trung cao độ? Đó là lý do tại sao có những ngày làm việc từ xa.
✅ Lợi ích chính: Ưu điểm lớn nhất của mô hình này là tính dự đoán. Không cần phải đoán khi nào đồng nghiệp sẽ có mặt, giúp hợp tác trở nên suôn sẻ hơn và không gian văn phòng dễ quản lý hơn.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, nơi làm việc thiếu tính linh hoạt. Những nhân viên thích sắp xếp ngày làm việc theo nhịp độ năng suất cá nhân hoặc các cam kết bên ngoài có thể cảm thấy khó chịu vì sự cứng nhắc này. Điều này rất tốt cho các nhóm làm việc hiệu quả nhờ thói quen và kết nối trực tiếp, nhưng đối với những người coi trọng sự tự chủ, điều này có thể khiến họ cảm thấy bị gò bó.
📌 Ví dụ: Các công ty như Google, Microsoft và Salesforce đã triển khai phương pháp này, chỉ định các ngày làm việc cụ thể tại văn phòng nhưng vẫn cho phép làm việc từ xa.
2. Mô hình làm việc kết hợp với lịch trình linh hoạt
Mô hình kết hợp linh hoạt là mô hình cho phép sự lựa chọn. Nhân viên có thể quyết định khi nào đến văn phòng và khi nào làm việc từ xa, dựa trên khối lượng công việc, dự án hoặc chỉ đơn giản là sở thích cá nhân. Một số người có thể ghé qua văn phòng để tham gia cuộc họp nhóm hoặc phiên brainstorming, trong khi những người khác có thể thích làm việc tại nhà trong không gian yên tĩnh để tập trung hơn.
✅ Lợi ích chính: Đây là thiết lập cho phép nhân viên kiểm soát công việc, từ đó giúp tăng sự hài lòng trong công việc và năng suất. Thiết lập này đặc biệt hấp dẫn đối với các công ty muốn thu hút nhân tài hàng đầu, vì nó phù hợp với các phong cách làm việc và hoàn cảnh sống khác nhau.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, tính linh hoạt cũng đi kèm với những thách thức. Nếu một nửa nhóm quyết định đến văn phòng làm việc trong khi nửa còn lại làm việc từ xa, các cuộc họp và sự hợp tác có thể trở nên rời rạc. Để mô hình này hoạt động hiệu quả, các công ty cần có các công cụ kỹ thuật số mạnh mẽ, kế hoạch truyền thông rõ ràng và văn hóa coi trọng trách nhiệm.
📌 Ví dụ: Cisco cho phép nhân viên chọn thời gian và địa điểm làm việc, trao cho họ quyền tự chủ trong việc quản lý lịch trình của mình.
🔍 Bạn có biết? 95% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cho biết tổ chức của họ đã trở nên linh hoạt hơn kể từ năm 2023 và 82% có kế hoạch làm cho tổ chức của họ trở nên linh hoạt hơn trong tương lai gần.
3. Mô hình làm việc từ xa ưu tiên
Mô hình kết hợp ưu tiên làm việc từ xa đã thay đổi hoàn toàn cách thiết lập văn phòng truyền thống. Thay vì văn phòng là nơi làm việc mặc định, công việc từ xa trở thành trung tâm và các cuộc họp trực tiếp chỉ còn là những dịp đặc biệt.
Nhân viên có thể đến công ty để lập kế hoạch hàng quý, tham gia các buổi họp nhóm hoặc các cuộc họp lớn, nhưng công việc hàng ngày được thực hiện tại nhà (hoặc bất kỳ nơi nào có Wi-Fi).
✅ Lợi ích chính: Nhiều công ty công nghệ đã áp dụng phương pháp này, nhận ra rằng nhân viên không cần phải có mặt tại văn phòng để làm việc hiệu quả. Phương pháp này cũng cho phép các doanh nghiệp tuyển dụng nhân tài trên toàn cầu, xóa bỏ rào cản về địa điểm trong quá trình tuyển dụng.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, làm việc từ xa trong hầu hết thời gian có thể dẫn đến sự cô lập. Nếu không có nỗ lực có ý thức để xây dựng kết nối, nhân viên có thể bắt đầu cảm thấy bị tách rời hoặc cô lập. Đó là lý do tại sao các công ty thành công trong mô hình làm việc từ xa tập trung vào việc kiểm tra ảo, gắn kết nhóm từ xa và các công cụ giao tiếp vững chắc để giữ mọi người đồng nhất và gắn kết.
📌 Ví dụ: Zapier hoạt động theo phương pháp ưu tiên làm việc từ xa. Nhân viên làm việc từ xa ở bất kỳ đâu và công ty cung cấp các công cụ và tài nguyên để đảm bảo giao tiếp và hợp tác liền mạch, bất kể mọi người đang ở đâu.
4. Mô hình theo tuần
Mô hình kết hợp theo tuần tạo sự cân bằng giữa cấu trúc và tính linh hoạt. Nhân viên làm việc cả tuần tại văn phòng, sau đó làm việc từ xa trong một tuần.
✅ Lợi ích chính: Đây là nhịp điệu cho phép hợp tác tập trung trong tuần làm việc tại văn phòng, đồng thời cho phép nhân viên có thời gian không bị gián đoạn để giải quyết công việc phức tạp tại nhà. Ngoài ra, nó còn giúp việc lập kế hoạch công việc trở nên dễ dàng hơn, cả cho nhóm và quản lý tài nguyên văn phòng.
Các ngành công nghiệp yêu cầu sự hiện diện liên tục tại chỗ, chẳng hạn như sản xuất, bảo mật hoặc chăm sóc sức khỏe, thường áp dụng mô hình nàyl. Mô hình này đảm bảo nhân viên khóa có mặt tại chỗ khi cần thiết, đồng thời vẫn cho phép họ tận hưởng các lợi ích của công việc từ xa.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tính tự phát bị ảnh hưởng — nếu có cuộc họp hoặc dự án khẩn cấp phát sinh trong tuần làm việc từ xa, nhân viên có thể phải điều chỉnh lịch trình của mình một cách bất ngờ. Và đối với những người thích kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa thay vì thay đổi hàng tuần, thiết lập này có thể cảm thấy hơi cứng nhắc.
📌 Ví dụ: InnoTech Software Solutions áp dụng mô hình tuần, trong đó nhân viên làm việc tại văn phòng trong một tuần và làm việc từ xa trong tuần tiếp theo.
📖 Cũng nên đọc: Mẹo làm việc tại nhà để tăng năng suất làm việc từ xa
5. Mô hình làm việc kết hợp hoàn toàn tự chủ
Trong thiết lập này, nhân viên có toàn quyền kiểm soát thời gian và địa điểm làm việc — không có ngày làm việc cố định, không có lịch trình bắt buộc. Miễn là công việc được hoàn thành, mọi thứ khác là tùy thuộc vào họ. Các công ty sử dụng mô hình này tập trung vào kết quả hơn là số giờ làm việc, khiến nó trở thành mô hình lý tưởng cho những chuyên gia thích sự độc lập.
✅ Lợi ích chính: Một trong những lợi thế lớn nhất là tính linh hoạt. Nhân viên có thể sắp xếp công việc trong ngày theo thời gian làm việc hiệu quả nhất, dẫn đến sự hài lòng trong công việc và hiệu suất cao hơn. Điều này cũng cho phép các công ty tuyển dụng nhân viên từ mọi nơi, vì địa điểm không còn là giới hạn.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, mức độ tự chủ này đòi hỏi sự tin tưởng, trách nhiệm và hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ. Nếu không có kỳ vọng rõ ràng và các công cụ hợp tác từ xa phù hợp, các nhóm có thể trở nên mất kết nối.
📌 Ví dụ: Automattic (công ty đứng sau WordPress) cung cấp quyền tự chủ hoàn toàn trong mô hình kết hợp của họ. Nhân viên có thể chọn địa điểm và lịch làm việc ưa thích, miễn là họ hoàn thành trách nhiệm của mình.
6. Mô hình sắp xếp ca làm việc
Một số doanh nghiệp cần hoạt động 24/7 hoặc có không gian văn phòng hạn chế. Mô hình sắp xếp ca làm việc giải quyết vấn đề này bằng cách chia nhân viên thành các ca làm việc khác nhau, vào các thời điểm khác nhau trong ngày hoặc xen kẽ giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng.
Mô hình này phổ biến trong dịch vụ khách hàng, hỗ trợ CNTT và chăm sóc sức khỏe, nơi đảm bảo hoạt động liên tục là rất quan trọng.
✅ Lợi ích chính: Một lợi thế lớn là hiệu quả. Nó ngăn ngừa tình trạng quá tải trong văn phòng và đảm bảo luôn có người sẵn sàng xử lý các công việc quan trọng. Ngoài ra, nó cho phép nhân viên làm việc trong giờ làm việc phù hợp nhất với họ mà vẫn đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Xung đột lịch trình và vấn đề chuyển giao công việc. Nếu các ca làm việc không được phối hợp hợp lý, công việc sẽ bị bỏ qua.
Để mô hình này hoạt động hiệu quả, các công ty cần có lịch làm việc rõ ràng, công cụ giao tiếp liền mạch và quy trình được ghi chép đầy đủ để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
📌 Ví dụ: Cisco áp dụng mô hình làm việc kết hợp dựa trên ca làm việc, trong đó nhân viên có thể chọn ca làm việc phù hợp với múi giờ hoặc sở thích cá nhân.
🧠 Thông tin thú vị: Theo một nghiên cứu, những người làm việc tại nhà tiết kiệm được trung bình 56 phút mỗi ngày do không phải đi lại. Thời gian này được dành cho nghỉ ngơi, tập thể dục, thể thao và chăm sóc sức khỏe.
7. Mô hình nhóm phân chia
Mô hình này chia nhân viên thành các nhóm dựa trên địa điểm hoặc lịch làm việc kết hợp. Một nhóm có thể làm việc tại văn phòng trong khi nhóm khác làm việc từ xa, hoặc họ có thể luân phiên nhau. Nhiều công ty toàn cầu sử dụng phương pháp này để quản lý các nhóm ở các múi giờ khác nhau trong khi vẫn duy trì sự hiện diện của văn phòng địa phương.
✅ Lợi ích chính: Bạn có được sự linh hoạt mà không mất đi cấu trúc. Các nhóm có thể hợp tác trực tiếp khi cần thiết, đồng thời vẫn duy trì các lựa chọn làm việc từ xa. Điều này cũng giúp các công ty giảm chi phí không gian văn phòng, đồng thời cho phép nhân viên làm việc theo cách phù hợp nhất với họ.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, giao tiếp có thể là một vấn đề khó khăn. Nếu nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại văn phòng không được tạo cơ hội đóng góp như nhau, sự hợp tác có thể bị ảnh hưởng. Các công ty áp dụng mô hình này thành công, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ và tài chính, dựa vào các cuộc gọi video, cập nhật không đồng bộ và tài liệu rõ ràng để mọi người luôn thống nhất với nhau.
📌 Ví dụ: Microsoft đã áp dụng mô hình chia nhỏ nhóm trong một số kỳ nhất định, đảm bảo chỉ có một phần nhân viên có mặt tại văn phòng cùng một lúc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ trong các nhóm lai là thiết lập cài đặt bữa trưa lai. Tổ chức các cuộc họp không chính thức để các thành viên trong nhóm, hoặc thậm chí là khách mời như gia đình, chia sẻ những hiểu biết về các chủ đề thú vị, không liên quan đến công việc. Đó có thể là bất cứ điều gì, từ các mẹo tăng năng suất đến những câu chuyện du lịch!
8. Mô hình giờ làm việc cốt lõi
Một số nhóm cần tương tác trực tiếp thường xuyên nhưng không muốn cam kết với lịch làm việc văn phòng cứng nhắc. Mô hình giờ làm việc chính tạo sự cân bằng, yêu cầu nhân viên có mặt trong giờ làm việc đã định, chẳng hạn như từ 10 giờ sáng đến 1 giờ chiều, đồng thời cho phép họ chọn thời gian làm việc ngoài khung giờ đó.
✅ Lợi ích chính: Phần tốt nhất là sự hợp tác nhất quán. Các cuộc họp, phiên brainstorming và ra quyết định thời gian thực diễn ra trong giờ làm việc chính, giúp các nhóm dễ dàng phối hợp hơn. Mô hình này đặc biệt phổ biến trong các ngành tư vấn, quản lý dự án và các ngành tiếp xúc với khách hàng, nơi tính sẵn sàng là rất quan trọng.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, mô hình này không phù hợp với tất cả mọi người. Những nhân viên có lịch làm việc không theo quy tắc hoặc những người thích sự linh hoạt hoàn toàn có thể cảm thấy mô hình này hạn chế.
Để mô hình này hoạt động hiệu quả, các công ty cần đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về cách sử dụng giờ làm việc chính — không chỉ là một khối thời gian dành cho các cuộc họp dài vô tận mà là thời gian để hợp tác có ý nghĩa.
📌 Ví dụ: HubSpot cho phép nhân viên làm việc từ xa nhưng yêu cầu họ phải sẵn sàng tham gia các cuộc họp và hợp tác nhóm trong giờ làm việc chính trong ngày.
9. Mô hình hybrid do nhân viên chủ động
Một số công ty cho phép nhân viên tự quyết định lịch làm việc kết hợp dựa trên công việc phù hợp nhất với họ. Thay vì áp đặt ngày làm việc cố định, ban quản lý thu thập ý kiến của nhân viên và liên tục cải tiến phương pháp để phù hợp với nhu cầu thay đổi.
✅ Lợi ích chính: Mô hình này thúc đẩy sự tin tưởng, tự chủ và sự tham gia cao hơn. Nhân viên cảm thấy được trao quyền lựa chọn những gì giúp họ làm việc hiệu quả nhất, dẫn đến sự hài lòng trong công việc cao hơn.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tất nhiên, quá nhiều tự do mà không có cấu trúc có thể tạo ra sự không nhất quán. Nếu kỳ vọng không rõ ràng, các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc phối hợp. Chìa khóa thành công ở đây là có các cuộc kiểm tra thường xuyên, vòng phản hồi và hướng dẫn giao tiếp rõ ràng để đảm bảo công việc luôn đi đúng hướng.
📌 Ví dụ: Zoom hoạt động theo mô hình kết hợp do nhân viên định hướng, trong đó nhân viên có thể chọn môi trường làm việc của mình mà không bắt buộc phải trở lại văn phòng.
🔍 Bạn có biết? Cải thiện sức khỏe của nhân viên là một trong những lý do kinh doanh được đề cập nhiều nhất để sử dụng hoặc có ý định sử dụng nhiều hơn các mô hình kết hợp và làm việc từ xa.
10. Mô hình sắp xếp công việc không đồng bộ
Mô hình làm việc không đồng bộ ưu tiên tính linh hoạt — nhân viên làm việc độc lập, không cần hợp tác trong thời gian thực. Thay vì các cuộc họp liên tục và phản hồi tức thì, giao tiếp diễn ra thông qua các công cụ kỹ thuật số như nền tảng quản lý dự án, tài liệu chia sẻ và cập nhật được ghi lại.
✅ Lợi ích chính: Thiết lập này là một cách tuyệt vời cho các nhóm toàn cầu trải rộng trên các múi giờ khác nhau, giúp công việc dễ dàng hơn, không bị gián đoạn và duy trì năng suất.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Tuy nhiên, thành công của mô hình này phụ thuộc vào việc có các quy tắc giao tiếp rõ ràng, quy trình được ghi chép đầy đủ và các công cụ phù hợp để mọi người luôn thống nhất với nhau.
📌 Ví dụ: GitLab hoạt động gần như hoàn toàn không đồng bộ. Thay vì dựa vào các cuộc họp thời gian thực, họ sử dụng tài liệu chi tiết, công cụ theo dõi vấn đề và công cụ giao tiếp.
11. Mô hình lịch làm việc linh hoạt
Mô hình lịch làm việc linh hoạt đưa tính linh hoạt lên một bước cao hơn, cho phép nhân viên điều chỉnh giờ làm việc dựa trên nhu cầu của dự án, khối lượng công việc hoặc cam kết cá nhân.
✅ Lợi ích chính: Không có lịch trình cứng nhắc — công việc thích ứng với từng cá nhân và nhu cầu của doanh nghiệp. Thiết lập này rất phù hợp để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, đồng thời đáp ứng các ưu tiên thay đổi nhanh chóng, nhưng đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ và các công cụ lập lịch thông minh để tránh sự sai lệch.
♦️ Thách thức tiềm ẩn: Lịch trình động đôi khi có thể dẫn đến nhận thức về sự thiên vị hoặc phân bổ công việc không công bằng nếu không được quản lý cẩn thận. Giao tiếp rõ ràng và quy trình minh bạch là điều cần thiết để giải quyết những lo ngại này.
Đối với các doanh nghiệp muốn triển khai mô hình này, đầu tư vào phần mềm lập lịch và xây dựng văn hóa hướng đến kết quả là chìa khóa để mô hình này hoạt động hiệu quả.
📌 Ví dụ: X đã áp dụng lịch làm việc linh hoạt, cho phép nhân viên sắp xếp ngày làm việc của mình trong khi đảm bảo các dự án vẫn được tiến hành đúng tiến độ.
Cách triển khai mô hình công việc kết hợp thành công
Để công việc kết hợp thành công, các công ty phải xem xét lại cách thức giao tiếp, hợp tác và xây dựng văn hóa trong các nhóm phân phối.
Khóa học này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các mô hình làm việc kết hợp phổ biến nhất hiện nay và cách áp dụng chúng để đạt
ClickUp là ứng dụng toàn diện cho công việc, kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. 🤩
Kết hợp với Phần mềm quản lý dự án nhóm từ xa ClickUp, bạn sẽ có giải pháp hoàn hảo để quản lý các nhóm làm việc từ xa. Dưới đây là cách triển khai mô hình làm việc kết hợp với ClickUp! 👀
Đặt ra các chính sách và kỳ vọng rõ ràng
Mô hình làm việc kết hợp hoạt động hiệu quả nhất khi mọi người đều biết mình phải làm gì. Xác định các chính sách về việc đi làm, quy tắc cuộc họp và kênh liên lạc.
Có quy định ngày làm việc tại văn phòng hay do nhân viên tự quyết định?
Các cuộc họp nên ưu tiên hình thức từ xa hay kết hợp?
Có các hướng dẫn rõ ràng giúp loại bỏ sự không chắc chắn và đảm bảo công bằng.
Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs giúp các nhóm tạo, quản lý và chia sẻ chính sách một cách liền mạch tại một nơi. Thay vì sử dụng các tệp PDF lỗi thời, hãy xây dựng một trung tâm kiến thức năng động với sự hợp tác thời gian thực.
Ghi chép mọi thứ, từ hướng dẫn làm việc kết hợp và quy tắc giao tiếp đến kỳ vọng về hiệu suất và nghi thức cuộc họp để đảm bảo mọi người, dù làm việc từ xa hay tại văn phòng, đều thống nhất với nhau.
Cần tinh chỉnh chính sách khi nhóm của bạn phát triển? Không vấn đề gì, chỉ cần cập nhật tài liệu của bạn với các công việc, danh sách kiểm tra và ngày đáo hạn được nhúng trực tiếp vào chính sách để theo dõi việc tuân thủ và trách nhiệm. Muốn nhận phản hồi ngay lập tức? Chú thích và @đề cập cho phép nhân viên đặt câu hỏi hoặc đề xuất cải tiến ngay trong tài liệu!
ClickUp Brain
Và phần hay nhất là gì? Nó tích hợp với ClickUp Brain! Nó hoạt động như trợ lý kiến thức dựa trên AI của nhóm bạn, hiển thị ngay thông tin phù hợp khi bạn cần. Thay vì lục lọi hàng đống tệp, chỉ cần hỏi Brain và nó sẽ hiển thị chính sách làm việc từ xa, hướng dẫn nhóm, mục hành động hoặc SOP dự án mới nhất trong vài giây.
Không chỉ đơn thuần là sắp xếp tài liệu, ClickUp Brain còn giúp các nhóm xây dựng và hoàn thiện các chính sách một cách dễ dàng. Nó có thể tóm tắt các hướng dẫn phức tạp, đề xuất các cải tiến dựa trên các phương pháp hay nhất trong ngành và thậm chí tạo ra các bản dự thảo chính sách mới dựa trên ý kiến đóng góp của nhóm.
Ví dụ: một nhân viên mới có thể hỏi Brain, "Chính sách làm việc từ xa của công ty là gì?" và Brain sẽ ngay lập tức tìm ra các hướng dẫn mới nhất từ mọi nơi trong không gian làm việc của bạn, giúp tiết kiệm thời gian.
🔍 Bạn có biết? 48% nhân viên làm việc kết hợp và từ xa cho biết họ cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn so với một năm trước.
Sử dụng các công cụ phù hợp cho hợp tác
Để duy trì kết nối, các nhóm làm việc kết hợp dựa vào công nghệ, vì vậy đầu tư vào các công cụ phù hợp là điều cần thiết. Nền tảng hội nghị video, phần mềm quản lý dự án và nhắn tin tức thời giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc tại văn phòng.
Nhiệm vụ ClickUp
Công việc kết hợp có những lợi ích riêng, nhưng nếu không có một hệ thống minh bạch, công việc sẽ bị bỏ qua, các ưu tiên sẽ bị mất và trước khi bạn nhận ra, mọi thứ sẽ trở nên hỗn loạn.
Nhiệm vụ ClickUp có mặt ở đây. Chúng là xương sống của một nhóm lai hoạt động hiệu quả, giúp mọi người luôn đồng bộ, có trách nhiệm và năng suất cao, cho dù họ đang ở nhà, ở văn phòng hay ở nửa kia thế giới.
Không còn phải hỏi "Chờ đã, ai đang xử lý việc này?" Mỗi nhiệm vụ ClickUp đều có người được giao, ngày đáo hạn, mức độ ưu tiên và trạng thái, nên không có chỗ cho sự nhầm lẫn. Cần phân chia một dự án lớn? Công việc con giúp bạn dễ dàng giao các phần nhỏ hơn cho các thành viên khác nhau trong nhóm mà vẫn giữ mọi thứ kết nối với nhau.
📖 Cũng nên đọc: 10 ví dụ và trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa ClickUp
Hãy coi ClickUp Automations như trợ lý cá nhân của bạn cho tất cả những việc nhỏ nhặt giúp công việc tiến triển. Chúng tuân theo một quy tắc đơn giản: Khi điều này xảy ra, hãy làm việc này. Bạn thiết lập kích hoạt, ClickUp sẽ lo phần còn lại.
Giả sử nhóm làm việc kết hợp của bạn có các yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng, nhưng bạn không muốn theo dõi chúng bằng tay mỗi lần, vì vậy bạn tự động hóa công việc này. Mỗi khi một công việc mới được đánh dấu là "Ưu tiên cao", nền tảng sẽ tự động giao công việc đó cho thành viên nhóm phù hợp, chuyển nó lên đầu danh sách công việc và thông báo cho trưởng dự án.
⚙️ Phần thưởng: Sử dụng Mẫu kế hoạch làm việc từ xa của ClickUp để tạo kế hoạch toàn diện cho các thành viên trong nhóm của bạn chuyển sang làm việc từ xa, phác thảo kỳ vọng và vai trò, đồng thời tổ chức và theo dõi tiến độ công việc.
Xây dựng văn hóa làm việc kết hợp mạnh mẽ
Văn hóa là cách mọi người làm việc cùng nhau. Khuyến khích sự hòa nhập và đảm bảo nhân viên làm việc từ xa cũng tham gia tích cực như nhân viên làm việc tại văn phòng. Tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm ảo, ăn mừng thành công trong các cuộc họp toàn công ty và đào tạo các nhà quản lý về cách lãnh đạo nhóm kết hợp hiệu quả.
Dưới đây là một số trò chơi giao tiếp thú vị để tăng cường sự tham gia của nhân viên! 🎲
- Chia sẻ và kể chuyện, phiên bản văn hóa: Yêu cầu các thành viên trong nhóm chia sẻ điều gì đó độc đáo về bản thân, văn hóa hoặc sở thích của họ. Đây có thể là một bản trình chiếu ngắn, một sự thật thú vị hoặc thậm chí là một đoạn video ngắn về nấu ăn 🌎
- Cà phê ảo ngẫu nhiên: Tự động ghép đôi các thành viên trong nhóm mỗi tuần để trò chuyện ảo trong 15 phút. Đây là cách tuyệt vời để khuyến khích các cuộc hội thoại tự nhiên giữa những đồng nghiệp thường không có cơ hội giao tiếp với nhau ☕
- Trò chơi nhóm kết hợp: Tạo các thử thách thú vị như thử thách bước chân hàng ngày, săn tìm ảnh và bingo sức khỏe để khuyến khích sự tham gia bất kể địa điểm! 🎯
Trò chuyện ClickUp
ClickUp Chat giúp hợp tác kết hợp trở nên dễ dàng, tập trung các cuộc hội thoại của nhóm, cập nhật dự án và quản lý công việc tại một nơi. Không còn phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, mọi cuộc thảo luận vẫn kết nối với công việc của bạn.
Từ việc đăng nhập nhanh đến phiên brainstorming dài, Trò chuyện giúp giữ cho giao tiếp hiệu quả, có tổ chức và dễ tiếp cận cho mọi người.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng Trò chuyện: 💭
- Giữ cho các nhóm luôn tham gia bằng tính năng nhắn tin tức thời tích hợp liền mạch với các công việc, tài liệu và dự án để có bối cảnh rõ ràng
- Kết nối bộ phận nhân sự, lãnh đạo và nhân viên trong một không gian thống nhất để duy trì tính minh bạch
- Luôn cập nhật thông tin với các thông báo thông minh mà không bị quá tải
- Tham gia các cuộc gọi video hoặc âm thanh nhanh chóng cho các cuộc họp kết hợp với SyncUps
- Chuyển đổi tin nhắn thành Nhiệm vụ ClickUp với chủ sở hữu, ngày đáo hạn và mô tả
- Đánh dấu các cuộc thảo luận quan trọng, đặt nhắc nhở và xử lý các công việc phụ thuộc với FollowUps
📮 ClickUp Insight: 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút, nhưng mỗi lần bị gián đoạn sẽ làm mất tới 23 phút tập trung, dẫn đến nghịch lý năng suất. Trong khi đó, 83% nhân viên tri thức dựa vào email và trò chuyện làm công cụ giao tiếp chính, khiến thông tin quan trọng bị mất trong các kênh phân tán, không kết nối với nhau.
ClickUp giúp các nhóm tập trung bằng cách giảm chuyển đổi bối cảnh và giữ thông tin liên lạc, công việc và kiến thức ở một nơi.
Với không gian làm việc tập trung, các nhóm có thể thảo luận công việc mà không bỏ sót các chi tiết quan trọng trong các email và cuộc trò chuyện rải rác. Các tin nhắn có thể biến thành các mục có thể thực hiện được, đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Cách tiếp cận có cấu trúc này giúp giảm thiểu sự gián đoạn, ngăn ngừa mất mát thông tin và duy trì năng suất.
Bảng trắng ClickUp
Trong thiết lập kết hợp, bạn không có điều kiện để tập trung quanh bảng trắng trong phòng hội nghị. Nhưng bạn không cần phải làm vậy! Bảng trắng ClickUp mang lại năng lượng tương tự vào không gian kỹ thuật số chung, nơi mọi người có thể phác thảo, viết và phát triển ý tưởng của nhau trong thời gian thực.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thiết lập Bảng trắng ClickUp chung để nhân viên có thể khen ngợi đồng nghiệp của mình vì công việc xuất sắc, sự hợp tác tốt hoặc chỉ vì họ thật tuyệt vời! Điều này giúp nâng cao tinh thần và bao gồm tất cả mọi người, ngay cả những người ở múi giờ khác. Bạn có thể biến nó thành truyền thống hàng tháng với một 'Bảng danh vọng' ảo
Đánh giá và cải thiện liên tục
Làm việc kết hợp không phải là mô hình cài đặt một lần rồi bỏ quên. Hãy thường xuyên thu thập phản hồi của nhân viên để xem điều gì hiệu quả và điều gì cần điều chỉnh. Theo dõi năng suất, mức độ tham gia và sự hài lòng của nhóm để điều chỉnh chính sách và công cụ khi cần thiết.
Biểu mẫu ClickUp
Việc xây dựng một môi trường làm việc kết hợp tuyệt vời đòi hỏi sự điều chỉnh liên tục dựa trên phản hồi thực tế của nhân viên. Biểu mẫu ClickUp cung cấp cho bạn một cách đơn giản, tự động để thu thập thông tin chi tiết và biến chúng thành hành động.
Ví dụ: công ty của bạn muốn kiểm tra cảm nhận của nhân viên về lịch làm việc kết hợp của họ.
Bạn có thể tạo biểu mẫu phản hồi về lịch làm việc kết hợp và sau khi nhân viên gửi phản hồi, ClickUp sẽ tự động sắp xếp dữ liệu thành các nhiệm vụ, cho phép bạn phát hiện xu hướng, giải quyết vấn đề và thực hiện các cải tiến thực sự mà không cần phải phân loại hàng loạt bảng tính.
Vượt qua những thách thức trong mô hình công việc kết hợp
Làm việc kết hợp mang lại sự linh hoạt và hiệu quả, nhưng cũng mang đến những thách thức như hiểu lầm, xung đột lịch trình và khoảng cách văn hóa. Thành công nằm ở việc giải quyết những trở ngại này bằng các chiến lược thông minh giúp các nhóm kết nối, gắn kết và làm việc hiệu quả.
Dưới đây là cách để công việc kết hợp trở nên liền mạch. 📝
- Rào cản giao tiếp: Các cuộc họp kết hợp ảo có thể khiến một số người khó phát biểu ý kiến, và chênh lệch múi giờ làm chậm tiến độ công việc. Giải pháp? Đầu tư vào phần mềm hội nghị truyền hình và làm việc kết hợp tốt hơn để các nhóm có thể kết nối với nhau, bất kể họ ở đâu
- Khó khăn trong phối hợp: Khi một nửa nhóm làm việc từ xa và nửa còn lại làm việc tại văn phòng, việc giữ mọi người đồng nhất với nhau không phải là điều dễ dàng. Sử dụng các công cụ quản lý dự án, cài đặt các kỳ vọng rõ ràng và đảm bảo nhân viên làm việc từ xa không bị bỏ sót trong các quyết định quan trọng có thể giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn
- Sự mất kết nối trong nhóm: Làm việc từ xa có thể khiến bạn cảm thấy cô lập và bỏ lỡ các cơ hội kết nối hoặc được hướng dẫn, đặc biệt là đối với các nhóm thiểu số. Kiểm tra ảo thường xuyên, các hoạt động xây dựng nhóm kết hợp và các chương trình hướng dẫn có cấu trúc giúp mọi người cảm thấy được hòa nhập
- Suy giảm sáng tạo: Các phiên brainstorming kỹ thuật số không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả như các phiên trực tiếp. Một chút cấu trúc có thể giúp ích — lên lịch các ngày hợp tác tại văn phòng, sử dụng các công cụ brainstorming tương tác như ClickUp Whiteboards và tạo không gian dành riêng cho việc chia sẻ ý tưởng
- Văn hóa phân mảnh: Khi một số nhân viên làm việc từ xa và một số khác làm việc tại văn phòng, sự phân chia dễ dàng hình thành. Các nhà lãnh đạo nên tập trung vào việc làm cho mọi người cảm thấy được đánh giá công bằng, củng cố văn hóa công ty trong tất cả các thiết lập công việc và đảm bảo nhân viên làm việc từ xa không bị bỏ quên
🔍 Bạn có biết? Các chuyên gia làm việc kết hợp có tỷ lệ tham gia cao nhất với 35%, tiếp theo là nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa với 33% và nhân viên làm việc tại văn phòng với 27%.
Công việc kết hợp linh hoạt với ClickUp!
Cấu trúc công việc kết hợp sẽ tiếp tục tồn tại, kết hợp sự linh hoạt với sự hợp tác.
Mô hình phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu của nhóm và mục tiêu của công ty, nhưng thành công đến từ những kỳ vọng rõ ràng, quy trình làm việc minh bạch và giao tiếp cởi mở.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, là nền tảng tất cả trong một tối ưu để đơn giản hóa công việc kết hợp. Không quan trọng nhóm của bạn đang ở đâu — văn phòng, làm việc từ xa hay kết hợp cả hai — ứng dụng này sẽ điều phối mọi người bằng các tính năng quản lý công việc và cộng tác thời gian thực mạnh mẽ.
Bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅