Công việc từ xa là cứu cánh trong thời kỳ đại dịch. Nhưng khi thế giới đang dần thoát khỏi tình trạng cách ly xã hội kéo dài nhiều năm, ngày càng có nhiều người quay trở lại văn phòng.
Làm việc từ xa rất tốt cho sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng như sức khỏe của nhân viên. Tuy nhiên, thỉnh thoảng gặp gỡ trực tiếp cũng có những lợi ích riêng. Nếu bạn chưa sẵn sàng yêu cầu nhân viên quay trở lại làm việc toàn thời gian tại văn phòng, thì chính sách làm việc kết hợp có thể là giải pháp phù hợp. ✅
Ngày càng có nhiều tổ chức áp dụng chính sách làm việc kết hợp để thu hẹp khoảng cách giữa mong muốn làm việc linh hoạt của nhân viên và nhu cầu kết nối trực tiếp của ban quản lý. Với làm việc kết hợp, bạn cho phép nhóm thực hiện kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng, thường theo lịch trình định trước.
Công việc kết hợp là một lĩnh vực mới đối với hầu hết các nhà quản lý và chuyên gia nhân sự, vì vậy nếu bạn chưa từng soạn thảo chính sách làm việc kết hợp trước đây, đừng lo lắng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích các thành phần khóa của chính sách kết hợp và chia sẻ danh sách các công cụ để giúp bạn tạo chính sách hiệu quả cho nhóm kết hợp của mình.
Hiểu về Chính sách làm việc kết hợp
Chính sách làm việc kết hợp là một khung quy định bằng văn bản nêu rõ cách tổ chức của bạn cân bằng giữa làm việc trực tiếp và làm việc từ xa. Tài liệu này mang đến cho nhân viên sự linh hoạt để làm việc tại văn phòng để hợp tác trực tiếp hoặc làm việc từ xa tại nhà. 🏡
Nhưng liệu mọi người có nên đến văn phòng cùng một lúc không? Hay mỗi người được tự đặt giờ làm việc tại văn phòng? Công việc kết hợp rất linh hoạt và có thể được hiểu theo nhiều cách, vì vậy bạn nên ghi chép lại để tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ.
Tuy nhiên, các tài liệu này khá phức tạp vì mỗi tổ chức có cách tiếp cận khác nhau đối với việc sắp xếp công việc linh hoạt. Chính sách của một công ty có thể cho phép nhân viên làm việc từ xa vài ngày trong tuần, trong khi công ty khác có thể áp dụng chính sách làm việc từ xa là tiêu chuẩn và chỉ họp tại công ty khi cần thiết.
Các thỏa thuận làm việc kết hợp cũng khá phức tạp vì đòi hỏi cách tiếp cận quản lý khác. Thay vì kết nối trực tiếp để đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả, bạn phải áp dụng cách tiếp cận hướng đến kết quả, tập trung hơn vào hiệu suất và sản lượng của nhân viên.
Đây chắc chắn là một cách làm việc khác biệt. Nhưng tập trung vào năng suất thực sự sẽ giúp nhân viên quản lý lịch trình công việc của chính họ, tăng cường tính tự chủ, sự tham gia và sự hài lòng trong công việc. Chỉ riêng việc không quản lý vi mô cũng có thể mang lại hiệu quả kỳ diệu cho văn hóa công ty và tỷ lệ giữ chân nhân viên của bạn. 🤩
Hãy đảm bảo xem xét các vấn đề pháp lý khi soạn thảo chính sách làm việc kết hợp. Chính sách này phải tuân thủ tất cả các luật lao động, đặc biệt là các luật liên quan đến giờ làm việc, trạng thái làm việc bán thời gian và toàn thời gian, cũng như các thỏa thuận làm việc từ xa cho người khuyết tật.
Bạn cũng cần xem xét:
- Thời gian làm việc
- Thời gian làm thêm
- Nghĩa vụ thuế, đặc biệt đối với nhân viên làm việc từ xa ở các bang hoặc quốc gia khác
- Nhân viên đủ điều kiện
Khi có thắc mắc, hãy tham khảo bộ phận pháp lý về lịch trình và chính sách làm việc kết hợp để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Các thành phần chính của Chính sách làm việc kết hợp
Mỗi tổ chức có cách thức thực hiện công việc kết hợp khác nhau, nhưng bạn vẫn cần bao gồm ít nhất các phần sau trong chính sách công việc kết hợp của mình:
- Tiêu chí đủ điều kiện: Xác định vị trí nào đủ điều kiện để làm việc từ xa. Ví dụ: nhập dữ liệu là công việc rất phù hợp với mô hình kết hợp, trong khi đó, các công việc liên quan đến khách hàng gần như không thể thực hiện tại nhà. Bạn cũng cần có hướng dẫn rõ ràng về địa điểm làm việc từ xa được chấp nhận. Bạn có thể yêu cầu nhóm của mình có văn phòng tại nhà riêng đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật hoặc an toàn nhất định
- Giờ làm việc: Tính linh hoạt là điều tuyệt vời, nhưng đôi khi bạn cần mọi người trực tuyến cùng lúc để hợp tác và tham gia các cuộc họp nhóm. Chỉ định lịch làm việc trong chính sách, bao gồm giờ làm việc và các ngày trong tuần mà nhân viên phải có mặt tại công ty. Ví dụ: nhân viên phải có mặt trong giờ làm việc tiêu chuẩn hay có thể linh hoạt miễn là họ hoàn thành công việc?
- Hướng dẫn giao tiếp: Ghi lại các công cụ làm việc từ xa mà bạn sẽ sử dụng để giữ liên lạc. Các tùy chọn phổ biến bao gồm Slack, Zoom, Microsoft Teams và ClickUp. Đặt ra kỳ vọng về thời gian phản hồi và việc sử dụng thích hợp giữa hội nghị truyền hình và nhắn tin 💻
- Các biện pháp năng suất: Công việc kết hợp thường không đánh giá nhân viên theo giờ làm việc mà theo hiệu suất của họ. Đó là lý do tại sao chính sách làm việc kết hợp của bạn cũng cần thiết lập các chỉ số hiệu suất của nhân viên. Phát triển một hệ thống kiểm tra thường xuyên và các cuộc họp riêng để đảm bảo nhân viên đạt được mục tiêu và có được sự hỗ trợ cần thiết
Triển khai Chính sách làm việc kết hợp
Chính sách làm việc kết hợp không phải là điều bạn nên áp dụng đột ngột cho nhóm của mình. Thực hiện các bước sau để triển khai thành công chính sách làm việc kết hợp, giúp nhóm của bạn hài lòng, cân bằng và năng suất. 🧘
Phát triển chính sách
Ngay cả khi bạn đã có chính sách làm việc kết hợp không chính thức, bạn cũng nên lùi lại một bước và đánh giá xem mọi thứ có đang hoạt động hiệu quả hay không. Nếu bạn chưa có chính sách, hãy đánh giá môi trường làm việc hiện tại để xác định loại hình làm việc kết hợp nào phù hợp nhất.
Đây là cơ hội để bạn tạo mô hình làm việc kết hợp tùy chỉnh. Thay vì tuân theo các ví dụ về chính sách làm việc kết hợp khác quá chặt chẽ, hãy tạo ra một mô hình phù hợp nhất với cách tiếp cận công việc của tổ chức bạn. 📝
Kế hoạch sơ bộ này nên phác thảo cấu trúc của thỏa thuận làm việc kết hợp, bao gồm giờ làm việc, địa điểm làm việc và các lựa chọn làm việc linh hoạt. Làm việc nội bộ để hoàn thiện chính sách càng rõ ràng càng tốt, kiểm tra kỹ để đảm bảo chính sách tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và hướng dẫn về nhân sự.
Được sự ủng hộ từ ban lãnh đạo
Đây là vấn đề quan trọng. Ban giám đốc cấp cao, ban điều hành hoặc hội đồng quản trị của bạn phải phê duyệt chính sách làm việc kết hợp. Rất có thể họ sẽ có ý kiến phản hồi về kế hoạch của bạn, vì vậy đừng ngại quay lại bàn vẽ cho đến khi kế hoạch hoàn hảo. Ban giám đốc càng hỗ trợ chính sách làm việc kết hợp của bạn, việc triển khai sẽ càng suôn sẻ.
Giao tiếp với nhân viên
Khi cấp trên đồng ý với chính sách kết hợp, đã đến lúc chia sẻ kế hoạch với nhân viên. Thay vì nói thẳng thừng "Này, chúng ta có một cách sắp xếp công việc hoàn toàn mới!" trên Slack, hãy thử khéo léo hơn một chút. Đây là một thay đổi lớn, đặc biệt nếu bạn đã làm việc từ xa, vì vậy hãy lập một kế hoạch truyền thông chu đáo để thông báo chính sách kết hợp mới. 📣
Gửi email toàn công ty cung cấp thông tin chi tiết về chính sách, bao gồm văn bản đầy đủ và các điểm nổi bật. Nhân viên sẽ có nhiều thắc mắc, vì vậy hãy chủ động lên lịch các phiên hỏi đáp để giải đáp mọi lo lắng.
Triển khai chính sách
Bạn sẽ cần cơ sở hạ tầng cần thiết để công việc kết hợp hoạt động hiệu quả. Bạn có thể sẽ cần VPN và các công cụ giao tiếp như Slack hoặc Zoom để làm việc từ xa và tại văn phòng.
Hãy cân nhắc việc chuyển công việc của bạn sang một giải pháp phần mềm làm việc kết hợp tất cả trong một như ClickUp để nhân viên có thể truy cập mọi thứ, bất kể họ đang làm việc ở đâu. ✨
Điều chỉnh linh hoạt trong quá trình thực hiện
Công việc kết hợp là một khái niệm mới đối với một số công ty. Việc triển khai một chính sách mới hoàn toàn như vậy có thể sẽ gặp một số trở ngại. Hãy thường xuyên đánh giá hiệu quả của mô hình kết hợp và điều chỉnh dựa trên phản hồi của nhóm và nhu cầu kinh doanh.
Chính sách công việc kết hợp trong bối cảnh quản lý nguồn nhân lực
Các thỏa thuận kết hợp khó thực hiện hơn so với các thỏa thuận làm việc hoàn toàn từ xa hoặc hoàn toàn tại công ty.
Vậy tại sao lại chọn mô hình hybrid? 🤷
Câu trả lời ngắn gọn là nhân viên muốn làm việc kết hợp.
Chính sách làm việc kết hợp có ảnh hưởng lớn đến khả năng tuyển dụng nhân viên giỏi và xây dựng văn hóa làm việc lành mạnh của bạn. Những người tìm việc ngày nay coi trọng sự linh hoạt và cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và chính sách làm việc kết hợp là một điểm thu hút rất lớn. 🙌
Ngoài ra, văn hóa hybrid tập trung hơn vào hiệu suất làm việc và sự tự chủ của nhân viên, dẫn đến sự gắn kết cao hơn của nhân viên – yếu tố quan trọng để duy trì nhân sự lâu dài.
Các chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) cũng rất phù hợp với chính sách làm việc kết hợp. Bạn có thể điều chỉnh EAP để giải quyết những thách thức riêng của nhân viên làm việc từ xa và nhân viên làm việc kết hợp, như sự cô lập, cân bằng cuộc sống và công việc, và thậm chí cả công thái học tại văn phòng tại nhà.
EAP có thể cung cấp các nguồn lực và công cụ để giúp nhân viên thích nghi với mô hình làm việc kết hợp, bao gồm các hội thảo về quản lý thời gian và năng suất, những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của nhân viên.
Tích hợp đào tạo và phát triển nhân viên vào chính sách làm việc kết hợp/từ xa
Thông báo cẩn thận về việc chuyển sang thiết lập công việc kết hợp là rất tốt, nhưng nếu bạn thực sự muốn nhân viên thành công, hãy đào tạo họ. Nhóm của bạn sẽ không luôn ở bên nhau, vì vậy, điều quan trọng là phải nỗ lực hơn nữa để cung cấp chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhóm, bất kể họ làm việc ở đâu.
Ví dụ, một số nhân viên có thể sẽ được hưởng lợi từ đào tạo công nghệ. Không phải ai cũng thành thạo các công cụ như Microsoft Teams hoặc Slack. Một vài phiên đào tạo sẽ giúp cả bạn và nhân viên của bạn tận dụng được nhiều giá trị hơn từ các công cụ mà bạn đã trả tiền. 🛠️
Ngoài công nghệ, phát triển kỹ năng liên tục là một cách tuyệt vời để thúc đẩy hiệu suất và động lực của nhân viên trong môi trường kết hợp. Ví dụ, đào tạo quản lý dự án thường xuyên sẽ giúp các PM của bạn cập nhật các chiến lược mới nhất để quản lý các dự án sinh lời.
Hầu hết các nhà quản lý đều mới làm quen với việc quản lý nhóm lai, vì vậy hãy yêu cầu tất cả các nhà lãnh đạo của bạn tham gia khóa đào tạo chuyên sâu về các phương pháp quản lý lai hiệu quả nhất. Nhiều nhà lãnh đạo quen với phong cách quản lý "ngồi vào vị trí", điều này sẽ chỉ cản trở thành công của nhóm lai.
Đào tạo thường xuyên sẽ giúp ban quản lý cảm thấy thoải mái hơn với phương pháp hybrid không can thiệp, hỗ trợ sự tự chủ của nhân viên và chuyển hướng sang quản lý công việc ưu tiên hiệu suất.
Phần thưởng: Phần mềm lập kế hoạch không gian văn phòng!
Các công cụ giúp tạo ra Chính sách công việc kết hợp
Việc tạo chính sách làm việc kết hợp thường cần một vài tài liệu, bảng tính và ghi chép trên giấy. Đó là công thức dẫn đến việc phải làm lại và mất tổ chức, đó là lý do tại sao các công ty sử dụng ClickUp để tạo, chia sẻ và triển khai chính sách làm việc kết hợp trong thời gian kỷ lục. 🏎️
ClickUp không chỉ là một công cụ làm việc từ xa. Đây là một giải pháp làm việc kết hợp được thiết kế để triển khai và quản lý hiệu quả lực lượng lao động kết hợp, cho dù họ đang ở trong văn phòng hay cách xa hàng ngàn dặm.
Tập trung giao tiếp, quản lý công việc và tài liệu vào một nền tảng duy nhất, thân thiện với người dùng. Tất cả Không gian Làm việc ClickUp đều có thể tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể tự do điều chỉnh môi trường kỹ thuật số theo ý muốn.
Hãy tin tưởng vào các tính năng mạnh mẽ, thân thiện với làm việc từ xa của ClickUp để giữ cho nhóm kết hợp của bạn luôn đồng bộ.
- Thảo luận dễ dàng: Thay vì cam kết với một chính sách bằng văn bản mà bạn biết sẽ thay đổi sau này, hãy thảo luận trước về chính sách làm việc kết hợp của bạn trong Bảng trắng ClickUp. Toàn bộ đội ngũ nhân sự và lãnh đạo của bạn có thể cộng tác từ xa trong thời gian thực, biến ý tưởng của bạn thành chính sách có thể thực hiện được. Hơn hết, Bảng trắng có thể chuyển đổi thành dự án, tài liệu hoặc nhiệm vụ chỉ với vài cú nhấp chuột 💡
- Ghi lại: Không cần phải chuyển đổi giữa nền tảng lưu trữ tài liệu và nền tảng cộng tác trên đám mây. ClickUp kết hợp cộng tác và lưu trữ thời gian thực với ClickUp Docs. Tạo các tài liệu tuyệt đẹp và kết nối chúng với các dự án hoặc quy trình công việc của bạn để thực hiện chính sách làm việc kết hợp hiệu quả hơn
- Tải xuống mẫu tiết kiệm thời gian: Ai nói bạn cần tạo Tài liệu hoặc Bảng trắng từ đầu? ClickUp cung cấp các mẫu được tải sẵn để bạn có thể sử dụng ngay. Sử dụng Mẫu Bảng trắng Kế hoạch công việc ClickUp để brainstorm chính sách kết hợp của bạn trong thời gian thực và Mẫu Bản ghi nhớ chính sách ClickUp để chia sẻ chính sách mới với nhóm của bạn
Đánh giá thành công của chính sách làm việc kết hợp
Chính sách làm việc kết hợp là giai đoạn tiếp theo của làm việc từ xa. Làm việc kết hợp là một giải pháp đôi bên cùng có lợi miễn là bạn triển khai đúng cách. 🏆
Nhưng làm thế nào để biết chính sách làm việc kết hợp của bạn có thực sự thành công?
Điều quan trọng là phải kiểm tra các quy trình để đảm bảo phương pháp mới thực sự hiệu quả. Nếu phương pháp này gây ra những vấn đề mới cản trở tiến độ của nhóm, có lẽ đã đến lúc cần thực hiện một số thay đổi.
Tất nhiên, bạn sẽ cần dữ liệu để hiểu liệu các thỏa thuận làm việc kết hợp của bạn có phù hợp hay không. Tạo các Mục tiêu ClickUp có thể theo dõi để giám sát:
- Sự tham gia của nhân viên
- Tiến độ dự án
- Giờ làm việc của nhóm
- Khối lượng công việc
Tạo Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh cho toàn bộ công ty, cho toàn bộ bộ phận hoặc cho từng nhân viên. Bạn sẽ có thể theo dõi hiệu suất thời gian thực, bất kể nhóm của bạn làm việc ở đâu trong ngày.
Xây dựng Nơi làm việc kết hợp trong ClickUp
Công việc kết hợp mang lại cho bạn những lợi ích xây dựng văn hóa từ kết nối trực tiếp mà không ảnh hưởng đến tính linh hoạt. Chính sách công việc kết hợp loại bỏ sự mơ hồ và quản lý kỳ vọng, giúp mọi người sẵn sàng cho thành công lâu dài.
Tất nhiên, việc tạo ra một chính sách mới có thể mất thời gian và nỗ lực, nhưng đó là cách tốt nhất để trao quyền cho nhân viên và vận hành kinh doanh hiệu quả hơn. 🎯
Vâng, bạn có thể thử tự mình làm tất cả. Nhưng khi kết quả là điều quan trọng, hãy quản lý nhóm kết hợp của bạn trong ClickUp. Nền tảng hàng đầu này không chỉ có khả năng viết chính sách kết hợp của bạn, mà còn quản lý dự án, công việc, giao tiếp, tài liệu, mẫu và mọi thứ khác cho các nhóm kết hợp.
Bạn cũng không cần phải tin lời chúng tôi. Hãy thử ClickUp cho chính mình. Tạo Không gian Làm việc ClickUp miễn phí ngay bây giờ .