¿Qué tienen en común las palabras brunch, motel, webinar y Scrumban? Pues que todas son palabras compuestas, es decir, combinaciones de dos palabras distintas con un nuevo significado único. 🦄
Scrumban combina dos potentes marcos de trabajo dentro de la gestión de proyectos ágil, Scrum y Kanban, para crear un método de gestión híbrido diseñado para ayudarte a aumentar la flexibilidad de los proyectos, optimizar los flujos de trabajo y apoyar la mejora continua.
Pero, ¿qué ofrece exactamente esta metodología relativamente nueva a los gestores de proyectos y cuándo se debe utilizar? En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la metodología Scrumban y sus buenas prácticas. Además, le presentaremos un práctico software de gestión visual que le ayudará a implementar los principios de Scrumban sin esfuerzo.
¿Qué es Scrumban?
Scrumban es un marco de gestión de proyectos que combina los mejores principios y herramientas de Scrum y Kanban. Conserva la gestión visual del flujo de trabajo de Kanban y la integra con la estructura estable de sprints de Scrum para crear una metodología híbrida que es flexible y adecuada para equipos ágiles de todos los tamaños.
Scrumban se creó inicialmente para ayudar a los equipos a pasar de Scrum a Kanban y viceversa. Sin embargo, con el tiempo se convirtió en una metodología independiente, perfecta para los equipos que buscan el equilibrio ideal entre la estructura con plazos fijos de Scrum y la flexibilidad y los aspectos de mejora continua de Kanban.
Pero, ¿cómo combina Scrumban estas dos metodologías ágiles? Para responder a esta pregunta, primero profundicemos en Scrum y Kanban y analicemos sus funciones principales. 📦
La metodología Scrum
Scrum es una de las metodologías ágiles más populares para el desarrollo de software lean que divide los proyectos en ciclos más pequeños llamados sprints. Cada sprint dura entre una y cuatro semanas, lo que le permite trabajar en secciones separadas del proyecto de forma individual.
Después de completar un sprint, lo presenta a sus clientes para obtener comentarios y luego incorpora sus solicitudes antes de pasar al siguiente sprint. De esta manera, los equipos Scrum pueden adaptarse rápidamente a los cambios y cambiar las prioridades si es necesario.
Los equipos Scrum suelen ser pequeños y autoorganizados, y están formados por:
- Un Scrum Master (líder de equipo)
- Un propietario de producto
- El equipo de desarrollo de productos
Si cree que su equipo prosperará con Scrum, optimice sus esfuerzos de gestión con la plantilla de gestión ágil Scrum de ClickUp, un marco prediseñado con todos los elementos esenciales de Scrum.
Ventajas de Scrum
La metodología Scrum debe su popularidad entre los gestores de proyectos a sus numerosas ventajas, entre las que se incluyen:
- Mayor adaptabilidad: cuando los proyectos se dividen en ciclos más pequeños, es más fácil realizar cambios que se ajusten a las preferencias de las partes interesadas. Si surge algún problema, solo hay que rehacer un ciclo en lugar de todo el proyecto.
- Mayor satisfacción del cliente: dado que sus clientes participan activamente en el proceso de desarrollo, puede incorporar sus comentarios en todos los niveles para lograr una mejora continua y crear un producto que satisfaga perfectamente sus necesidades.
- Colaboración más fácil: dado que los equipos Scrum son pequeños y multifuncionales, pueden comunicarse de forma más eficaz y terminar las tareas más rápidamente.
- Mayor motivación: los equipos Scrum trabajan en metas más pequeñas y a corto plazo, lo que les proporciona una mayor sensación de logro al final de cada sprint.
Limitaciones de Scrum
Aunque la metodología de gestión de proyectos Scrum tiene muchas ventajas, también presenta algunos inconvenientes:
- Se requiere experiencia: para que una ceremonia Scrum tenga éxito, es necesario contar con un gestor de proyectos con experiencia o un coach ágil. Los miembros del equipo de proyecto sin experiencia pueden ralentizar el proceso, lo que puede dar lugar a sprints fallidos.
- Está diseñado principalmente para equipos pequeños: un equipo Scrum idealmente consta de entre tres y nueve miembros, por lo que si tienes un equipo más grande, tendrás que dividirlo en varios equipos individuales.
- Tiene una curva de aprendizaje pronunciada: Scrum es un marco relativamente complejo en el que los miembros del equipo deben estar familiarizados con términos únicos como duración del ciclo, plazo de entrega, elemento de trabajo, historia de usuario y punto de historia.
La metodología Kanban
Kanban es una mezcla de las palabras japonesas para «signo» y «Tablero». Es otro marco ágil muy popular, pero a diferencia de Scrum, Kanban fomenta la mejora continua, es decir, la planificación, revisión y medición continuas de los resultados de cada tarea.
En esta metodología, las tareas se representan mediante tarjetas y se disponen en un tablero Kanban, lo que permite visualizar las distintas fases de progreso en las que se encuentran. Un tablero Kanban suele tener tres columnas principales:
- Tareas pendientes: Las tareas en las que aún no ha comenzado a trabajar.
- Trabajo en curso (WIP): Las tareas que se están realizando.
- Terminada: Las tareas completadas.
Para cambiar el estado de una tarea, solo tienes que mover su tarjeta a la columna correspondiente del tablero para garantizar que todo el equipo esté al tanto de su progreso.
Los equipos Kanban limitan el número de elementos con los que trabajan simultáneamente estableciendo límites de trabajo en curso (WIP). Los límites WIP reducen el desorden y favorecen la concentración. 🧐
¿Quiere probar los tableros Kanban sin empezar desde cero? Eche un vistazo a la plantilla ClickUp Kanban View , que le permite personalizar y visualizar completamente sus tareas en una vista clara y ordenada.
Ventajas de Kanban
Las claves para implementar la metodología de gestión de proyectos Kanban incluyen:
- Mayor concentración: los equipos Kanban deben centrarse en una tarea cada vez, lo que conduce a la mejora de los procesos y a una mayor calidad general del trabajo.
- Mayor flexibilidad: permite al gestor de proyectos reorganizar las tareas sin interrumpir el flujo de trabajo del equipo, ya que este solo se centra en la tarea actual.
- Facilidad de uso: Kanban facilita la visualización de su flujo de trabajo para exponer las debilidades del proceso y no requiere una amplia experiencia previa. Cada miembro del equipo puede ver rápidamente qué está pasando y quién está trabajando en qué.
- Reducción de cuellos de botella: Ayuda a reducir los retrasos, ya que sus límites de trabajo en curso restringen el número de tareas que se realizan simultáneamente.
Limitaciones de Kanban
Todos los sistemas tienen sus defectos, y Kanban no es una excepción. Estos son algunos de los problemas del método Kanban:
- Riesgo de una priorización deficiente: dado que simplemente se trasladan las tareas de una columna a otra en el tablero Kanban, es posible que se olvide priorizar las tareas.
- Posible malentendido: Kanban se centra más en el flujo de trabajo que en la dinámica del equipo, por lo que podrían surgir problemas de comunicación debido a una supervisión deficiente.
- Falta de plazos: a diferencia de Scrum, Kanban no incluye plazos, lo que puede dificultar el cumplimiento de los plazos.
Comprender el marco Scrumban
Scrum y Kanban son metodologías de gestión de proyectos extraordinarias, ampliamente adoptadas por equipos de desarrollo de software de todos los tamaños. Sin embargo, tienen sus inconvenientes, lo que le obliga a transigir a la hora de elegir una u otra. ¡Descubra Scrumban, un enfoque híbrido que combina lo mejor de ambos mundos! 🌍
Exploremos qué es exactamente lo que Scrumban toma prestado de cada uno de estos dos marcos ágiles y en qué se diferencia de ambos.
La parte Scrum de Scrumban
Scrumban toma los siguientes tres ingredientes clave del marco Scrum:
- Sprints: Al igual que el marco Scrum, Scrumban divide los proyectos muy complejos en ciclos de desarrollo más pequeños y de duración fija. La única diferencia es que se denominan iteraciones en lugar de sprints y suelen durar dos semanas.
- Reuniones de planificación: al igual que en Scrum, cada proyecto Scrumban cuenta con una reunión de planificación en la que los equipos crean una lista de tareas pendientes, es decir, una lista de elementos que deben abordarse a lo largo de todo el proyecto.
- Retrospectivas: al final de cada ciclo, el equipo realiza una reunión para analizar su rendimiento y utiliza esa información para mejorar la planificación de la iteración.
Sin embargo, Scrumban no adopta muchos de los elementos característicos de Scrum, como las reuniones diarias de puesta al día, la retroalimentación continua de los clientes y la estructura específica del equipo.
La parte Kanban de Scrumban
Kanban desempeña un rol importante en el sistema Scrumban, principalmente al aportar su enfoque de tablero, que ayuda a los equipos a ver sus flujos de trabajo en acción. Sin embargo, en lugar de visualizar las tareas en un tablero Kanban, lo hacen en un tablero Scrumban.
Los tableros son muy similares, con columnas que representan estados y tarjetas que representan tareas del proyecto. A medida que avanzan tus tareas, puedes mover fácilmente las tarjetas correspondientes a las columnas adecuadas para indicar si están en curso o terminadas. ✅
Scrumban sigue el ejemplo del manual de Kanban al adoptar el sistema pull. Los equipos utilizan las llamadas señales pull para indicar que hay nuevas tareas listas para ser realizadas. Una señal pull se desencadena dentro del sistema pull cuando el número de tarjetas en una columna cae por debajo de un límite especificado. Por otro lado, cuando se alcanzan los límites de trabajo en curso, ninguna otra tarea del sistema pull puede avanzar hasta que se complete la tarea en curso.
¿En qué se diferencia Scrumban de Kanban y Scrum?
Aunque Scrumban es inevitablemente similar tanto a Kanban como a Scrum, se trata de una metodología única con funciones distintivas. Por ejemplo, los equipos de Scrumban suelen incluir menos de doce miembros, no hay roles rígidos en el equipo y, aparte de la reunión de planificación inicial, las reuniones diarias son opcionales.
Scrumban, Scrum y Kanban de un vistazo
| Scrumban | Scrum | Kanban | |
| Tamaño del equipo | No hay un tamaño específico para los equipos, pero se recomienda que no superen los 12 miembros. | Los equipos Scrum son pequeños y suelen estar formados por entre tres y nueve miembros. | A diferencia de otros equipos ágiles, no hay límite en el tamaño de un equipo Kanban. |
| Roller | Aunque suele haber un gestor de proyectos, no hay roles rígidos en el equipo. | Un equipo Scrum tiene tres roles clave: Scrum Master, propietario del producto y equipo de desarrollo. | Normalmente hay un gestor de proyectos, pero no hay roles rígidos en el equipo. |
| Reuniones de proyecto | Hay una reunión de planificación inicial, similar a una reunión de planificación de sprint. Sin embargo, todas las demás reuniones diarias son opcionales. | Implica cinco reuniones obligatorias: Planificación del backlog del producto, planificación del sprint, scrum diario, revisión del sprint y retrospectiva del sprint. | Puestas al día diarias (breves) frente al tablero Kanban. |
| Ciclos de trabajo | Implica ciclos de trabajo cortos llamados iteraciones que duran hasta dos semanas. | Implica ciclos de trabajo cortos llamados Sprints que duran entre 2 y 4 semanas. | El flujo de trabajo no se divide en ciclos separados. |
¿Cómo funciona el proceso Scrumban?
Scrumban combina la visualización del flujo de trabajo y la flexibilidad de Kanban con el modelo de sprints de Scrum. Sin embargo, Scrumban no es tan rígido como Scrum, lo que permite a los equipos personalizar su enfoque de desarrollo de productos.
A continuación te explicamos cómo desarrollar un producto utilizando el método Scrumban:
- Haz una lista de los elementos que necesitarás para crear un producto.
- Transforme esos elementos en tareas y colóquelos en la columna «Tareas pendientes» del tablero Scrumban.
- Limita la cantidad de trabajo que tu equipo puede asumir en un momento dado.
- Determina qué elementos del tablero deben priorizarse para que tu equipo pueda abordarlos primero.
- Planifica la iteración de cada elemento: debe incluir una fecha límite y una lista de tareas que deben completarse.
- Mueva las tareas a «En curso» una vez que empiece a trabajar en ellas o a la columna «Terminada» cuando las haya terminado.
- Una vez que haya completado todas las tareas planificadas para una iteración, comience a trabajar en la siguiente y repita el proceso hasta que el producto esté completado.
Ventajas de la metodología Scrumban
Estas son las claves de utilizar Scrumban, que lo convierten en una metodología tan popular en la gestión de proyectos:
- Facilidad de uso: a diferencia del método Scrum, Scrumban no incluye procesos complicados, reuniones diarias ni terminología que tu equipo deba dominar, lo que facilita su adopción.
- Mayor flexibilidad: dado que Scrumban divide los proyectos en iteraciones o ciclos de sprint, puede realizar cambios incluso en medio del proceso, al tiempo que avanza hacia la finalización del proyecto.
- Flujo de trabajo continuo: permite a los equipos entregar funciones cuando las completan, sin esperar a que finalice un sprint.
- Mayor motivación: tener en cuenta las capacidades del equipo y realizar ajustes en los límites de trabajo en curso (WIP) en consecuencia mantiene a su equipo motivado y reduce el riesgo de sufrir agotamiento.
- Resolución más rápida de problemas: mostrar las tareas como tarjetas en un tablero Scrumban aumenta la claridad y fomenta la colaboración, lo que ayuda a los equipos a encontrar y resolver problemas más rápidamente 🏃.
Limitaciones de la metodología Scrumban
Aunque la metodología Scrumban es elogiada por su eficaz combinación de Scrum y Kanban, es comprensible que tenga algunos límites potenciales que es esencial tener en cuenta a la hora de considerar su adopción.
Presión externa: al no haber un Scrum Master designado que proteja al equipo, el marco Scrumban deja al equipo expuesto a la presión externa. Esto puede afectar a la concentración y la productividad del equipo, ya que los miembros tienen que compaginar las tareas del proyecto con las solicitudes externas, lo que podría crear conflictos y ralentizar el progreso.
Riesgo de omitir las retrospectivas: a pesar de que las retrospectivas son fundamentales para la mejora continua, no son obligatorias en Scrumban. Los equipos pueden descuidar las retrospectivas debido a limitaciones de tiempo u otras razones, lo que podría resultar en la pérdida de oportunidades de aprendizaje y mejora de los procesos.
Falta de roles claros: a diferencia de Scrum, los roles en Scrumban son un poco difusos. Si bien la naturaleza democrática de Scrumban es atractiva, la falta de roles claros a menudo puede generar confusión, malentendidos o cargas de trabajo desequilibradas.
Mayor dependencia de la madurez del equipo: dado que Scrumban adopta un enfoque flexible con respecto a las reuniones diarias, exige implícitamente mayores habilidades de autoorganización, coordinación del equipo y una comunicación sólida dentro del equipo.
Un delicado equilibrio: aunque Scrumban combina los elementos beneficiosos de Scrum y Kanban, puede resultar difícil armonizarlos sin que los inconvenientes eclipsen las ventajas.
Requiere experiencia en la implementación: una interpretación errónea de la flexibilidad de Scrumban puede dar como resultado un caos excesivo en lugar de la adaptabilidad deseada. Los equipos que se inician en los flujos de trabajo ágiles pueden, sin saberlo, utilizar incorrectamente los conceptos y procesos.
Planificación indefinida: dado que Scrumban mantiene backlogs continuos, el proceso de planificación se vuelve indefinido debido a la falta de plazos fijos, como las entregas al final del sprint en Scrum. Esto puede llevar a la procrastinación o al retraso de tareas esenciales, ya que siempre hay un siguiente ciclo disponible para completarlas.
¿Cuándo utilizar la metodología Scrumban?
Scrumban destaca especialmente en proyectos en los que ni Scrum ni Kanban por sí solos pueden dar resultado. Por ejemplo, Scrum puede no funcionar de manera eficiente para algunos equipos debido a problemas de flujo de trabajo, debilidades en los procesos o limitaciones de recursos. Al mismo tiempo, Kanban puede dificultar que los equipos establezcan prioridades claras.
Más concretamente, implementar Scrumban es una excelente idea para proyectos de desarrollo de software con requisitos en constante evolución, cambios frecuentes en las historias de los usuarios o incidencias. Esto se debe a que el proceso Scrumban incluye tanto iteraciones con plazos fijos como desarrollo continuo, lo que permite a los equipos trabajar de forma incremental, incluso cuando hay que corregir incidencias o cambian los requisitos.
Los proyectos con múltiples iniciativas simultáneas también pueden beneficiarse de la adopción de los principios de Scrumban. Las grandes empresas suelen tener varios proyectos en curso al mismo tiempo, y a veces involucran a los mismos equipos. La flexibilidad de Scrumban permite iniciativas simultáneas y permite a los equipos pequeños abordar múltiples requisitos.
Cómo implementar Scrumban en 4 sencillos pasos
Aunque Scrumban puede ser más fácil de implementar que Scrum o Kanban, sigue siendo necesario contar con las herramientas adecuadas para hacerlo de forma eficaz. Confiar en un potente software de gestión de proyectos Scrum y Kanban puede ayudarte a:
- Diseña tu tablero Scrumban
- Organiza tus tareas
- Realice un seguimiento de su progreso.
ClickUp es la solución definitiva para la gestión de proyectos que proporciona todas las herramientas y funciones necesarias para implementar Scrumban en su próximo proyecto sin esfuerzo.
Desde tableros Kanban fáciles de usar y tareas fácilmente rastreables hasta sencillas funciones de establecimiento de prioridades y herramientas de colaboración, ¡ClickUp lo tiene todo! Veamos más de cerca cómo puedes adoptar los principios de Scrumban en cuatro sencillos pasos.
Paso 1: Crear un tablero Scrumban
Gestionar un proyecto Scrumban sin un tablero es como cocinar sin una olla: ¡casi imposible! 🍲
Por suerte, puede utilizar la vista Tablero de ClickUp como el tablero Scrumban perfecto para su equipo. Le permite visualizar sus tareas y proyectos como lo haría con un tablero Kanban normal. Sin embargo, ¡está repleto de funciones adicionales que le encantarán a su equipo!
Los tableros de estilo Kanban de ClickUp te ayudan a visualizar tus tareas mostrándolas como tarjetas interactivas. Solo tienes que arrastrar y soltar una tarjeta en la columna adecuada que simboliza estados como «Pendiente», «Trabajo en curso» o «Terminada».
Estos tableros son totalmente personalizables para adaptarse a cualquier flujo de trabajo, ¡incluso si requiere varios tableros! Solo tienes que abrir la vista Todo para obtener una instantánea de todos tus tableros Kanban. 📸
¿Cansado de actualizar las tareas una por una? La barra de acciones en lote le ahorra tiempo al permitirle cambiar estados, eliminar tareas y añadir personas asignadas sin salir de la vista Tablero.
Paso 2: Organiza tus tareas
La mayoría de los tableros Scrumban solo tienen tres columnas de estado de tareas: Pendiente, Trabajo en curso y Terminada. Pero, ¿qué pasa si necesitas una columna intermedia, como En revisión o En ejecución? 🤔
La opción Estados de tareas personalizados de ClickUp le permite crear tantos estados como desee y guardarlos como plantillas reutilizables. De esta manera, todos sus proyectos Scrumban pueden tener varias columnas para que el seguimiento del progreso sea más fácil y preciso.
Además de los estados, puedes organizar las tareas de ClickUp por fecha límite, prioridad, etiquetas y nombre de la tarea, entre otras opciones. Con estas funciones de categorización, no tendrás que revisar todas las tarjetas de tu tablero Scrumban para encontrar la que estás buscando.
Paso 3: Establece prioridades claras.
Kanban se centra en la visualización, mientras que Scrum destaca la importancia de establecer prioridades. ¿Y Scrumban? Como de costumbre, ¡es una combinación perfecta de ambos!
ClickUp te permite establecer prioridades para cada tarea, de modo que tu equipo Scrumban siempre sepa qué abordar primero directamente en la vista Tablero. 🚩
El sistema de prioridades de ClickUp está codificado por colores para facilitar la navegación:
- Rojo (Urgente): Las tareas más urgentes.
- Amarillo (alto): Tareas muy importantes
- Azul (Normal): Tareas que pueden esperar.
- Gris (bajo): tareas de baja prioridad.
Una vez que hayas establecido los niveles de prioridad, añade dependencias para garantizar que tu equipo se centre en las tareas de mayor prioridad antes de sumergirse en las de menor prioridad.
Paso 4: Realice el seguimiento de su trabajo
Crear una lista de tareas en las que trabajarás durante tus iteraciones y realizar el seguimiento de ellas es una parte fundamental de la metodología Scrumban. Para hacerlo de manera eficiente, utiliza las listas de tareas de ClickUp para desglosar los elementos pendientes de tu sprint o los entregables de cada iteración. ✔️
Como se trata básicamente de sencillas listas de tareas pendientes, puedes marcar rápidamente cada tarea a medida que avanzas. Incluso puedes utilizar la función de anidamiento para crear subelementos en tu lista de control y organizarlos con una función de arrastrar y soltar muy fácil de usar.
Esto es especialmente útil para los equipos Scrumban: puedes crear una lista de control independiente para cada iteración e incluir las subtareas pendientes en cada una de ellas. De esta forma, será muy fácil supervisar cuántas tareas te quedan pendientes en la iteración actual. ⏳
Gestiona tareas con la metodología Scrumban.
Además de los tableros Kanban, las prioridades de tareas y las listas de control de tareas, ClickUp cuenta con un conjunto completo de funciones para apoyar a cualquier equipo ágil. Desde más de 15 vistas personalizables y paneles versátiles hasta automatizaciones y numerosas opciones para gestionar tus sprints, ClickUp puede ayudarte a planificar y gestionar cada proyecto Scrumban a la perfección.
¿Está listo para implementar el enfoque Scrumban y aprovechar todas las ventajas de las metodologías Scrum y Kanban? Regístrese en ClickUp y explore todas las funciones para comenzar su viaje con Scrumban con estilo. ⚡