Un artículo reciente en MIT Sloan afirma que "los trabajadores del conocimiento actuales suelen pasar más del 85% de su tiempo en reuniones. Más de dos tercios de los equipos remotos sienten un mayor agotamiento de las herramientas de comunicación digital. Muchos afirman que las reuniones incesantes reducen su tiempo de concentración y productividad, lo que les obliga a trabajar más horas.
Admitámoslo: No a todo el mundo le gustan las reuniones. Sin embargo, permiten la colaboración, la creatividad y la confianza entre los equipos corporativos.
Como jefe de equipo, eres responsable de facilitar reuniones atractivas y productivas que permitan a los miembros de tu equipo comunicarse y colaborar.
En esta entrada del blog, le daremos algunas ideas de reuniones de equipo que funcionan. Pero primero, ¿por qué son necesarias las reuniones de equipo?
Importancia de las reuniones de equipo atractivas
Reúna toda la información del equipo en ClickUp y prepare el escenario para reuniones eficaces
Para que un equipo trabaje en equipo, debe intercambiar información de forma clara, contextualizada y completa. Tomemos el ejemplo de una campaña de marketing.
- El equipo comercial necesita comunicar su estrategia
- El equipo de marketing debe planificar la campaña
- El equipo de diseño debe crear elementos visuales acordes con la estrategia o el plan
- Los redactores tienen que escribir las historias de la campaña
- El equipo de distribución debe comprar espacio publicitario en todos los canales
- El equipo digital debe integrar la campaña en los activos en línea, como sitios web, aplicaciones, etc.
- El equipo financiero debe revisar y actualizar los presupuestos
Aunque cada uno puede documentar sus ideas en un documento de Google o enviarse correos electrónicos frenéticamente, el valor real viene de colaboración interfuncional . Esta es la razón principal por la que las reuniones son esenciales. Pero hay más.
Claridad de misión: Las reuniones permiten a los equipos aclarar su comprensión de la información recibida. Esto ayuda a que todos estén en la misma página y viajen en la misma dirección.
Toma de decisiones: Las reuniones ayudan a todos los miembros del equipo a adquirir contexto. De este modo, pueden tomar decisiones que sirvan al propósito general del proyecto.
Mejora continua: Cuando los equipos debaten los avances de su proyecto, pueden compartir ideas que mejoren los resultados generales.
Relaciones interpersonales: Es difícil entablar relaciones a través del correo electrónico. Las reuniones ayudan a las personas a entenderse y a unirse como individuos.
Sentimiento de pertenencia: Las reuniones de equipo ayudan a los miembros a sentir que forman parte de algo más grande que la tarea que realizan a diario.
A pesar de sus muchas ventajas, la mayoría de las reuniones actuales hacen que los miembros del equipo exclamen: "¡Oh, no, otra más no!" Aquí tienes diez ideas de reuniones virtuales de equipo para evitarlo y hacer que tus reuniones sean productivas y atractivas.
10 ideas para reuniones de equipo colaborativas y divertidas
1. Redacte un orden del día divertido
Plantilla de agenda de reunión Scrum de ClickUp
Para que una reunión sea eficaz, necesita un orden del día. Por lo tanto, la mayoría de los líderes de equipo escriben viñetas de las cosas que quieren discutir.
Para que tus reuniones sean más colaborativas y divertidas, debes hacerlo mejor. Para tu próxima reunión, aquí tienes ideas de reuniones de equipo que puedes probar.
Cuente una historia con su programa de la reunión . Trata a tus compañeros de equipo como héroes de esa historia. Si alguien ha hecho un gran trabajo, escribe sobre ello, como el arco del personaje del héroe.
Incluye acertijos: Pon la información importante en forma de acertijo para que el equipo sienta curiosidad por participar en la reunión.
Hazlo visual: Añade gráficos, dibujos o diagramas para que el orden del día sea rápido y fácil de entender.
Haz una o dos bromas: No dejes que el orden del día de tu reunión de equipo sea monótono. Dale un poco de personalidad. Haz un chiste (malo o malo) para que tu equipo se ría.
2. Romper el hielo
rompecabezas para romper el hielo en las reuniones Fuente: Wikimedia Commons ]
Los primeros minutos de la reunión -especialmente cuando estás esperando a que la gente se incorpore- pueden ser incómodos. Como líder del equipo, asume la responsabilidad de romper el hielo. Puedes preguntar por el fin de semana de la gente o por sus aficiones. Hacer una pregunta común es una de las mejores ideas de reunión de equipo para romper el hielo.
Utiliza una pregunta como "¿Qué harías si encontraras un millón de dólares?"
Juegue a algunos juegos para conocer mejor a cada miembro de su equipo remoto. Algunos ejemplos populares son:
- ¿Qué tenemos en común? Empieza con algo que te interese, como un deporte, un programa de televisión, una película, etc. Cualquiera al que le guste lo mismo parte de ahí para hablar de ello
- ¿Qué estoy dibujando? Dibuja algo e invita a la gente a adivinarlo. Abuen software de pizarra como ClickUp's Whiteboard es un buen lugar para hacer esto
- Piedra, papel o tijera: Juega a este juego para decidir quién da su actualización primero en su standup diario
- Rompecabezas: Establezca la agenda principal de la reunión como una imagen; divídala en un rompecabezas y anime a los empleados a resolverlo
3. Utiliza las salas de descanso para una lluvia de ideas divertida
Las reuniones virtuales que consumen mucho tiempo, como las de estrategia o los talleres de todo el día, pueden ser aburridas. Pero no tienen por qué serlo. Incluya algunas risas con una lluvia de ideas creativa en las salas de descanso que encontrará en cualquier reunión virtual herramientas de reuniones en línea disponibles hoy.
Por ejemplo, si estás organizando una reunión de estrategia de campaña de marketing de cuatro horas de duración, organiza grupos más pequeños en salas de reuniones para que propongan ideas de eslóganes.
Anuncie premios para la idea más descabellada o divertida. Puede o no elegirla para la campaña, pero celebre las ideas que aporten diversión a la conversación.
4. Organice talleres rápidos
enseñe conceptos complejos de forma sencilla y visual con ClickUp Whiteboard_
La mejor manera de asegurarse de que la gente no sienta que una reunión es una pérdida de tiempo es ayudarles a aprender algo. En función de las necesidades y perfiles de sus equipos, incluya talleres de 15 minutos.
Puede tratarse de cualquier cosa, aunque esté relacionada tangencialmente.
- Redacción de correos electrónicos
- Redacción de currículos
- Teoría del color
- La proporción áurea
Estos talleres pueden ser aún más atractivos si animas a los miembros del equipo a enseñarse unos a otros. El redactor publicitario puede enseñar a escribir correos electrónicos, el diseñador puede enseñar teoría del color, etc.
Con talleres aplicaciones de colaboración también puedes incluir actividades para completar en esos quince minutos, infundiendo algo de acción y emoción al taller.
5. Organiza un concurso
Los formularios ClickUp se prestan fácilmente a la creación de cuestionarios
Invite al equipo a hacer conjeturas si no tienen antecedentes para conocer las respuestas. Por ejemplo, si el equipo de ingeniería está presentando sus actualizaciones al resto de la organización, pueden hacer preguntas como:
- ¿Cuántas funciones hemos lanzado este mes? Opciones: 10, 24, 108
- ¿Cuántos errores hemos eliminado? Opciones: 112, 3, 50
- ¿Quién es elnuevo cliente que hemos incorporado este mes? Opciones: Apple, Facebook, Reddit
El objetivo de este cuestionario no es obtener las respuestas correctas de nadie. Es inspirar curiosidad presentando información en forma de preguntas.
Si organizar un cuestionario sólo para una reunión de equipo te parece una faena, echa un vistazo a Formularios ClickUp . Esta sencilla pero potente función te permite configurar visualmente preguntas de opción múltiple arrastrando y soltando elementos. Es personalizable, ofrece numerosas opciones y es fácil de compartir Plantillas de cuestionarios ClickUp para inspirarse.
6. Celebra reuniones de equipo temáticas
La siguiente en nuestra lista de ideas para reuniones divertidas son las reuniones temáticas. Si los eventos y las salidas en equipo pueden tener temas, ¿por qué no las reuniones? Una vez al mes o cada quince días, organiza reuniones temáticas. Por supuesto, puedes tematizarlas en Navidad, Acción de Gracias o Halloween durante la temporada.
Para que la reunión resulte más atractiva, invite a los miembros del equipo a elegir el tema que más les guste. Si son fans de Marvel o Los Cazafantasmas, también tendrán una reunión divertida en la que se reirán y estrecharán lazos en equipo.
7. Ponte al día
Una reunión productiva es aquella de la que todos salen con la sensación de que hay claridad en lo que tienen que hacer a continuación y en la que se sienten escuchados durante la reunión. En las reuniones de apoyo y revisión, la gente suele dar sus propias actualizaciones. Esto les hace sentirse incómodos y cohibidos. A menudo, se puede cambiar la situación invitando a los asistentes a presentar las actualizaciones de otros miembros del equipo.
Cuando lo hacen, los miembros del equipo pueden:
- Comprender mejor el trabajo de los demás
- Conocer los bloqueos y retos de los demás
- Empatizar con las necesidades y carencias de los demás
- Apreciarse y apoyarse mutuamente
clickUp Docs para tomar notas detalladas de reuniones
Aunque se trata de una actividad estupenda para fomentar el espíritu de equipo, puede resultar un poco confusa cuando otra persona pone al día a los demás. Para esos momentos, Reuniones ClickUp es una forma fantástica de recuperar la claridad. Convierta su agenda en una lista de comprobación para asegurarse de que las ha repasado todas. El uso del editor enriquecido le permite agilizar y organizar las actualizaciones en tiempo real.
Cuando los comentarios requieran el esfuerzo de algún miembro del equipo, puedes asignarlos y etiquetarlos. Utiliza tareas recurrentes para asegurarte de que siempre tienes la agenda lista para las reuniones.
8. Organiza reuniones sin restricciones
Los miembros del equipo suelen tener muchas preguntas o comentarios que pueden sentirse incómodos compartiendo. Además, cuando la reunión tiene un límite de tiempo, es posible que dejen sus preguntas para más tarde y se olviden de ellas.
Organice reuniones periódicas sin restricciones. Invite a los miembros del equipo a preguntar o compartir lo que quieran. Como jefe de equipo, pregúntame lo que quieras (AMA), demostrando tu apertura y responsabilidad.
Utilice estas reuniones sin restricciones para motivar al equipo para que lo asuman como propio y participen de forma significativa.
9. Organice reuniones de equipo interactivas
utilice la Pizarra ClickUp para reuniones interactivas y colaborativas
Las reuniones son de lo más aburridas cuando una persona habla mientras los demás escuchan. Cambie eso realizando reuniones interactivas con la mejor herramientas de colaboración en proyectos .
Supongamos que estás celebrando una reunión del equipo de producto para diseñar el flujo de usuario de la nueva función que estás planificando.
- Encienda unPizarra ClickUp y establezca el punto de partida
- Anime a los miembros del equipo a añadir los pasos que crean que deben formar parte del flujo de usuario
- Priorícelos y organícelos sin esfuerzo con las funciones de arrastrar y soltar
- Convierta las ideas enelementos de acción directamente desde su pizarra a su espacio de trabajo ClickUp
10. Escribir juntos
Lo más probable es que la persona encargada de redactar el "acta de la reunión" odie esta tarea. Es una de esas tareas que la gente teme porque suele ser pasiva y poco colaborativa.
Cámbialo con una herramienta de colaboración en línea como ClickUp Docs . Para cada reunión, crea un documento e invita a todos a tomar notas en tiempo real. Dé formato al texto en forma de encabezados, listas de control, enlaces y mucho más.
Una vez que haya priorizado los elementos de acción, conviértalos en tareas al instante dentro de ClickUp. Añada estos documentos como parte de sus flujos de trabajo para asegurarse de tenerlos siempre a mano.
Conecte ClickUp Docs a su flujo de trabajo vinculando tareas entre sí
Y eso no es todo. También puede utilizar Herramientas de IA para notas de reuniones como ClickUp AI para resumir las notas de sus reuniones y convertirlas en tareas automáticamente.
¿No sabe por dónde empezar? Elija entre cualquiera de Plantillas de notas de reunión de ClickUp y personalízalas según tus necesidades.
Aproveche al máximo sus reuniones de equipo con ClickUp
Nos gusten o no, las reuniones son inevitables. No tienen por qué ser pesadas o inoportunas porque son inevitables. Poner en práctica estas ideas positivas para reuniones de personal hace que las reuniones sean mejores para todos. Después de todo, las reuniones no tienen por qué ser aburridas.
Pruebe estos divertidos temas para reuniones de equipo en su próxima reunión de equipo. Tanto si se trata de un ejercicio de creación de equipo en el que participa todo el equipo como si eres un jefe de equipo que está experimentando con una idea para una reunión, el objetivo final es que las futuras reuniones sean divertidas.
¿Cuál es otra forma divertida de hacer que las reuniones sean interesantes? Utiliza la herramienta adecuada.
Organice reuniones divertidas, atractivas y productivas con las funciones diseñadas específicamente para ClickUp. Con ClickUp Meetings, establezca el orden del día, tome notas y discuta ideas. Utilice la Pizarra de ClickUp para intercambiar ideas e innovar juntos de forma visual. Convierta los elementos de la Pizarra, Reuniones o Documentos en tareas y realice su seguimiento en tiempo real. Pase de las ideas a la acción.