A todos nos ha pasado. Cuando has llegado a tu límite y parece que no puedes recordar esos siguientes pasos que Barb te pidió en tu último reunión virtual .
Esta sensación te golpea como una tonelada de ladrillos, siempre en los peores momentos, como a mitad de una presentación o justo después de despedirte con un "qué acaba de pasar". Por suerte, no hay razón para que cunda el pánico porque la solución es sencilla: consulta el acta de la reunión
Las reuniones son un componente esencial del lugar de trabajo y representan alrededor del 15% de la jornada laboral tiempo total de una organización . Es casi un día entero de trabajo
Sin un para el seguimiento de las actas de las reuniones en la mayoría de los casos, los equipos pueden perder de vista conversaciones críticas para resolver los principales problemas que aquejan a la empresa. Y al capturar con precisión lo que sucede en esas reuniones, está invirtiendo en la futura salud, funcionalidad y eficacia de su equipo.
Aun así, la gran pregunta sigue siendo: ¿Cómo se redactan correctamente las actas de las reuniones? 💪🏼
Al final de este artículo, sabrás cómo redactar actas de reunión y dispondrás de 10 plantillas de actas de reunión personalizables para ClickUp, Excel y Word con las que podrás mantener informado a tu equipo.
Ponte tus gafas de luz azul, abre tu bloc de notas digital y ¡sigue con nosotros!
¿Qué son las actas de reunión?
Las actas de reunión (también denominadas actas de reunión o MOM) documentan por escrito lo que ocurre durante una reunión, de modo que todos los participantes, hayan asistido o no, tengan constancia de lo ocurrido.
Son herramientas muy útiles para las organizaciones que se reúnen periódicamente para eventos como reunión de lanzamiento de un proyecto o una actualización de la situación. Si se hacen correctamente, sirven de ventana a discusiones pasadas, ayudan a revisar ideas y facilitan la resolución de problemas.
La información también es un medio rápido para que los altos cargos se mantengan al día de los grandes cambios. Si un miembro no ha asistido a la reunión, puede consultar las actas y ponerse en contacto con la persona adecuada para formular preguntas o comentarios.
Pero nuestra forma personal favorita de utilizar las actas de reunión es para el reconocimiento del equipo. Si un cliente elogia tu actuación en un proyecto, ¡queda constancia de ello en el acta! A quién no le gusta tener una moral de equipo sana? 👏
A continuación, se revisa la copia final en busca de errores o erratas y se envía a todos los miembros del equipo, incluidos los que se perdieron la reunión o a los que les vendría bien saber lo que pasó. Esto garantiza que todos tengan acceso a la información vital de manera oportuna y evita el FOMO inducido por el PTO en el trabajo. 💞
bonificación Cadencia de reuniones para equipos remotos
Cómo redactar actas de reunión
Las actas de las reuniones varían en función de las necesidades, el sector o el producto de su equipo, pero todas deben incluir algunos datos clave:
- Título y tema de la reunión
- Fecha y hora de la reunión
- Registro de asistentes (nombre, cargo y organización)
- Aorden del día/cadencia de la reunión* Breve resumen de cada punto de debate
- Principales decisiones y medidas
- La fecha de la próxima reunión
Algunas secciones serán más largas que otras. El título, la fecha y la hora no deben ocupar más de una línea, mientras que el resumen del orden del día puede ocupar unos cuantos párrafos. Los asistentes y puntos de acción deben ser listas sucintas con viñetas.
Cada sección debe estar en consonancia con programa de la reunión . Esto ayuda al lector a comprender el orden de los acontecimientos y a localizar fácilmente un punto concreto Piensa en las actas de la reunión como si fueran las Spark Notes de la reunión: son fáciles de digerir, pero te contarán toda la historia
Si se tratan temas adicionales que no estaban previstos en el orden del día, puedes crear una nueva sección o designar otra como "debate abierto" u "otros puntos" para indicar que ha surgido un asunto que no estaba previsto inicialmente.
Recoger toda esta información es fundamental para que las notas sean completas y exhaustivas. Por eso siempre debes empezar con una plantilla de acta de reunión para asegurarte de que no se pasa nada por alto. 🤓
¿Qué es una plantilla de acta de reunión?
Una plantilla de acta de reunión es un documento preformateado que describe todo lo que necesitas para redactar un acta significativa de una reunión. La plantilla adecuada te permitirá añadir información clave como quién asistió, el comienzo y el final de la reunión, los puntos clave, etc.
Además, las plantillas de actas de reuniones funcionan con diferentes software de colaboración documental para ayudarle a editarlos, personalizarlos y reutilizarlos en futuras reuniones.
ClickUp Docs permite el formato enriquecido y los comandos de barra oblicua en ClickUp Docs comandos de barra oblicua para trabajar más eficientemente
¿Qué hace que una plantilla de acta de reunión sea buena?
Una plantilla de acta de reunión eficaz le proporcionará todas las herramientas necesarias para documentar suficientemente los acontecimientos de una reunión. Con esta plantilla, podrá organizar todos los detalles de la reunión en un formato presentable y accesible que todos puedan entender.
Pero antes de empezar a crear tu propia plantilla desde cero o de invertir en la primera que aparezca en tu búsqueda, hay algunas características importantes que debes buscar en una plantilla de actas de reunión eficaz:
- Funciones de colaboración para editar, comentar ydelegar trabajo entre el equipo
- Opciones flexibles de uso compartido y permisos para garantizar que las personas adecuadas tengan acceso a las actas
- Opciones de estilo intuitivas y sofisticadas para dar el formato adecuado a tus actas de reunión
- Posibilidad de incrustar otros archivos, medios, enlaces e imágenes en el documento
Las mejores plantillas de actas de reuniones serán compatibles o estarán integradas en su sistema preferido edición de documentos herramienta. Esto hace posible integrar su plantilla con sus otros herramientas de reuniones de trabajo o incluso su plataforma de reuniones virtuales En este caso, asegurarse de que la plantilla de las actas de la reunión está en consonancia con tu pila tecnológica es otra baza importante.
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Estos elementos garantizarán que cada reunión merezca la pena y que todos salgan de ella con la información que necesitan. Combinada con otros materiales y grabaciones de la reunión, su plantilla de actas de reunión será un activo inestimable para maximizar la productividad de cada reunión.
10 plantillas y ejemplos de actas de reuniones
Para ayudarte a encontrar la plantilla que necesitas a tiempo para tu próxima sesión de lluvia de ideas, utiliza esta lista de nuestras 10 mejores plantillas de actas de reunión para tus editores de documentos favoritos. Encuentre descripciones detalladas de las plantillas y desgloses de las características, además, ¡acceda a cada plantilla directamente desde este artículo!
1. Plantilla de acta de reunión de ClickUp
Plantilla de actas de reunión de ClickUp
En Plantilla de actas de reunión de ClickUp hace que sea más fácil que nunca incluir todos los detalles cruciales de una reunión en una sola página Documento ClickUp que puede editarse, compartirse y copiarse para futuras reuniones.
Esta plantilla viene preformateada con secciones separadas para información general, el orden del día de la reunión, actualizaciones, anuncios y mucho más. También es muy visual, con funciones de estilo personalizables para añadir listas de control, tablas, medios de comunicación, datos y mucho más para ayudar a los miembros a digerir rápidamente las actas.
Especialmente indicada para las reuniones rutinarias con el equipo, esta plantilla para principiantes cubre todas las necesidades y es un buen punto de partida para quienes se inician en la redacción de actas de reuniones en general Si buscas una estructura sencilla pero minuciosa que haga eficiente la organización -sin importar la tipo de reunión -esta plantilla Doc debería ser tu recurso.
2. Plantilla marco de actas de reunión de ClickUp
Plantilla marco de actas de reunión de ClickUp
No sólo es el Plantilla marco de actas de reuniones de ClickUp fácil de usar para principiantes, fácil de personalizar y minuciosa, también existe dentro de la potente y colaborativa función Docs de ClickUp que le permite trabajar junto a su equipo con edición en tiempo real.
Resuma los detalles importantes de sus reuniones, incluidos los asistentes, los puntos de acción y los enlaces a recursos adicionales, todo lo cual puede organizar convenientemente como subpáginas separadas dentro de su documento de acta de reunión.
También puede utilizar esta plantilla marco para hacer un seguimiento de los puntos clave aprendidos, los resultados para las partes interesadas y las tareas que deben realizar los compañeros de equipo designados en función de los puntos de acción enumerados. La profundidad de esta plantilla la convierte en el recurso perfecto para mantener a todos informados, comprometidos y en la misma página, literalmente.
Añade emojis, imágenes, formato y opciones de estilo para estructure sus notas al instante y haz que tus escritos destaquen. Además, puede compartir su documento al instante a través de una URL o adjuntarlo a su tarea para acceder a él fácilmente en cualquier momento. ¿Y hemos mencionado que ClickUp Docs está conectado directamente a sus flujos de trabajo?
3. Plantilla de Acta de Reunión (MdR) de ClickUp
Plantilla de acta de reunión de ClickUp
Con un enfoque organizativo ligeramente diferente para sus actas, la plantilla Plantilla de Actas de Reunión (MdR) de ClickUp aplica una tarea preconstruida a su espacio de trabajo. Esto simplifica y estandariza el proceso tradicional de toma de notas mediante la estructuración de sus detalles recurrentes y elementos de acción en un interactivo Lista .
En esta tarea, encontrará una Guía de introducción en la descripción de la tarea con desgloses paso a paso sobre cómo utilizar la plantilla de la forma más productiva posible. También tendrá acceso a múltiples Documentos de ayuda para aprovechar al máximo otras funciones clave de ClickUp, entre las que se incluyen subtareas , Campos personalizados , Listas de control y mucho más.
Además de la descripción de la tarea, esta plantilla rellena automáticamente cuatro subtareas para realizar un seguimiento de la asistencia, los puntos de la siguiente reunión, abordar los problemas actuales y ver el orden del día de la reunión de esta semana. Y para volver a comprobar que se han tratado todos los puntos, el redactor de actas puede utilizar la lista de comprobación de evaluación posterior a la reunión para determinar si ésta ha sido un éxito en función de sus objetivos.
4. Plantilla de acta de reunión del consejo de administración by ClickUp
Plantilla de actas de reuniones del consejo de administración by ClickUp
Los requisitos de sus actas de reunión pueden diferir cuando se trata de equipos de diferentes sectores y casos de uso. Por suerte, ClickUp ofrece un montón de plantillas para solucionar este problema Empezando por la plantilla Plantilla de actas de reuniones del consejo de administración de ClickUp .
Al igual que las otras plantillas de esta guía, esta plantilla Doc de actas de reunión le permite registrar y etiquetar a todos los asistentes, junto con el orden del día y los puntos de acción. Pero su junta directiva puede tener expectativas específicas que varían de su reunión típica, y esta plantilla get eso, por lo que también tiene la capacidad de registrar los resultados de la votación para cada elemento de acción y proporcionar notas de alto nivel de la reunión.
¡También puede compartir rápidamente el documento con todos los demás participantes clave mediante el botón "Compartir documento" de ClickUp!
5. Plantilla de acta de reunión de gestión de proyectos by ClickUp
Plantilla de actas de reuniones de gestión de proyectos de ClickUp
En Plantilla de actas de reuniones de gestión de proyectos de ClickUp le ayudará a sacar el máximo partido de sus reuniones de gestión de proyectos con una lista completa de elementos en una tarea ClickUp personalizable.
Puede empezar a utilizar esta plantilla antes de la reunión de inicio del proyecto con secciones designadas para enlaces útiles, detalles de la reunión, orden del día y miembros del equipo del proyecto, todo ello a partir de la completa descripción de la tarea.
Otra sección detalla la revisión del calendario del proyecto, que indicará el trabajo realizado, el trabajo previsto para el futuro y otras notas varias. Además, puede enumerar los diferentes riesgos y problemas que podrían afectar negativamente a cada proyecto utilizando uno de los seis campos personalizados que se encuentran en esta plantilla.
A partir de ahí, puede supervisar el progreso de su proyecto después de la reunión con cinco subtareas preestablecidas:
- Asegurarse de que todos los miembros tienen acceso a las herramientas adecuadas
- Se asignen desgloses de costes para el equipo de gestión de calidad
- Establecer paneles de indicadores clave de rendimiento
Y mucho más Si necesita una plantilla completa de actas de reuniones para la gestión de proyectos, le resultará difícil encontrar una plantilla mejor que ésta.
6. Plantilla de notas de reunión de ClickUp
Plantilla de notas de reunión de ClickUp
¿Aún no está preparado para hacerse cargo de las actas de la reunión? Empieza por tomar notas detalladas En Plantilla de notas de reunión de ClickUp es la plantilla perfecta para reuniones plantilla de notas para organizar los detalles de tu reunión y mantener a los miembros del equipo alineados.
Las secciones de esta plantilla incluyen:
- Fecha y hora de la reunión, orden del día
- Enlace a la grabación de la reunión
- Puntos clave y resumen
- Acciones.
Juntos, estos plantilla one-pager le ayudará a tomar notas básicas que pueden complementar otros materiales de la reunión, ¡incluidas las actas!
7. Notas de reunión recurrentes de ClickUp
Notas de reunión periódicas de ClickUp
Otra plantilla que puede ayudar a tomar notas durante las reuniones es Notas recurrentes para reuniones de ClickUp . Esta plantilla es ideal si lleva a cabo reuniones periódicas y desea realizar un seguimiento del progreso en cada una de ellas.
Puede utilizar este documento para gestionar todos los puntos del orden del día, enumerar las tareas pendientes, refrescar la memoria de reuniones anteriores con una visión general de alto nivel y asignar distintos elementos de acción a los miembros del equipo. Por supuesto, también puede incluir detalles como la fecha de las reuniones pasadas, actuales y futuras, el propósito específico de la reunión, los asistentes y los ausentes. Además, indique si el número de asistentes cumple el quórum para cada reunión.
8. Plantilla de seguimiento de reuniones de ClickUp
Plantilla de seguimiento de reuniones de ClickUp
¿Desea una solución que le ayude a realizar un seguimiento de las reuniones de principio a fin? Añada la plantilla Plantilla de seguimiento de reuniones de ClickUp ¡a tu espacio de trabajo! Esta plantilla detallada incluye toda la información en una lista completa y práctica para planificar, preparar y gestionar los elementos de acción sobre la marcha.
Puede utilizar la plantilla para hacer un seguimiento de todo tipo de reuniones y proyectos, desde reuniones individuales y revisiones trimestrales de la empresa hasta celebraciones de cumpleaños y otros actos que se salen de las reuniones de trabajo tradicionales.
La plantilla incluye muchos componentes para ayudar en todos los aspectos del seguimiento de reuniones, incluidos tres estados, ocho campos personalizados y cuatro tipos de vistas.
9. Plantilla de actas de reunión para Excel
Plantilla de actas de reunión para Excel vía WPS Templates
Aunque ClickUp es una gran solución para mantener todos los documentos de la reunión en una sola ubicación con una compartibilidad óptima y otras características, es posible que desee utilizar un acta de la reunión plantilla para Excel si su organización ya invierte en productos Microsoft. Esta lista de seguimiento ejecutivo de actas de reuniones es una plantilla básica de hoja de cálculo para llevar un registro de los detalles de las reuniones ejecutivas.
Esta plantilla de actas de reunión con formato XLS utiliza un diseño de hoja sencillo con varias columnas para realizar un seguimiento de todos los detalles de la reunión. Incluye información como descripciones de tareas, asignados, fechas de vencimiento, recursos necesarios y registros de estado ejecutivo.
10. Plantilla de acta de reunión para Microsoft Word
Plantilla de acta de reunión a través de Microsoft 365
Si utilizas Microsoft Word con regularidad, puede que te venga bien una plantilla de actas de reunión para Word, ya que Microsoft ofrece varias plantillas de actas de reunión. Encontrarás un montón de plantillas de documentos personalizables para todo tipo de reuniones, incluidas las reuniones administrativas, las reuniones de la Asociación de Padres y Madres, y esta plantilla clásica de actas de reunión para reuniones generales de equipo.
¿No encuentras una plantilla adecuada para Word? Microsoft también te permite crear documentos desde cero.
Buenas prácticas en materia de actas de reuniones
La forma de redactar las actas de las reuniones dependerá de tu estilo de escritura y de tu capacidad para tomar notas con rapidez. Con un poco de tiempo y experiencia adquirirás el ritmo necesario para captar la información adecuada.
Dicho esto, aquí tienes algunos recordatorios que te ayudarán a crear las mejores actas de reunión de todos los tiempos:
La persona que toma notas no es el redactor de actas
Las notas y las actas son diferentes, y así deben tratarse En notas de la reunión pueden ser formales o informales, las actas de reunión tienen un conjunto estándar de prácticas e información incluida.
A veces, los planificadores de reuniones asignan a los facilitadores la tarea de tomar notas sobre una reunión y, más tarde, piden a la misma persona que elabore un acta de la reunión a partir de esas notas. Otras veces, el organizador de la reunión puede incluso utilizar estos términos como sinónimos Lo más probable es que de este modo se sacrifique la coherencia y la calidad de las actas.
Asignar demasiada responsabilidad a la persona que toma las notas puede dar lugar a notas menos completas o a lagunas en algunas secciones de las actas de la reunión. Si sobrecargas a una persona con ambas tareas, puedes poner en peligro su capacidad para realizarlas con éxito.
Así que, si eres responsable de las actas, dedícales el 100% de tu atención.
Cuenta la historia de la forma más eficiente posible
Cíñete a los puntos importantes.
En lugar de insistir en cada pequeño detalle, céntrate en los puntos importantes y deja que el lector haga preguntas. Tus minutos les indicarán la persona adecuada con la que hacer el seguimiento 🙂
Si en la reunión se plantea algún problema, no olvides documentarlo:
- El problema o reto que se aborda
- Las ideas que se barajan como solución
- El camino a seguir acordado
- Cuándo puede esperar que se resuelva el problema
Incluir información adicional puede entorpecer la lectura y dificultar el seguimiento del acta. Una mejor idea es incluir sólo los puntos más destacados.
Limpiarlo
Créeme, no vas a querer compartir tus actas de reunión sin editar. En lugar de eso, utiliza la primera pasada como base para estructurar el borrador final. Durante el proceso de edición, convertirás las notas en una narración coherente que se ajuste a la estructura de las actas de tu equipo.
Durante la reunión, céntrate en la información. No te preocupes por la organización de las notas hasta que estés listo para editarlas: entonces es cuando las actas toman forma
Releer y reescribir las notas te ayudará a recordar mejor el debate y te dará una nueva perspectiva de cada tema.
Consejo profesional:_ En lugar de confiar en el papel y el bolígrafo de toda la vida para esta tarea, prueba a tomar notas estructuradas en un bloc de notas digital
Herramientas como Bloc de notas de ClickUp y Extensión de Chrome proporcionan una solución rápida e intuitiva para tomar notas rápidamente. Añade formato y estilo al instante con la edición de texto enriquecido para que tus notas sean más minuciosas, incluso en mitad de una reunión.
utilice la edición de texto enriquecido para dar formato y estilo a sus notas en ClickUp, incluso en mitad de una reunión
Siempre, siempre, siempre haga preguntas
No deje nada al azar Si alguna nota o comentario le parece poco claro, póngase en contacto con la persona en cuestión para que se lo aclare. Lo más importante es que los datos sean correctos para quienes no hayan podido asistir o necesiten un repaso. Precisión antes que rapidez
La rendición de cuentas empieza con los puntos de acción
Los puntos de acción serán uno de los componentes más breves del acta de la reunión, pero posiblemente el más importante
Se trata de la sección en la que se anotan los siguientes pasos para resolver los problemas abordados durante la reunión. Por eso, cada punto de acción debe incluir algunos detalles concretos:
- La decisión o acción que hay que tomar
- Quién es el responsable de llevar a cabo la tarea
- Cuándo debe completarse
Así es como las actas de reunión promueven la responsabilidad y ayudan a los participantes a hacer un seguimiento más eficaz de las tareas. ¿Nuestra sugerencia? Elabore sus actas de reunión en una herramienta documental dinámica que le permita añadir y asignar comentarios a tus escritos.
añada comentarios al equipo, asigne acciones y convierta el texto en tareas rastreables con ClickUp Docs_
(AP) El estilo importa
Siempre es una buena idea seguir el Libro de Estilo AP al finalizar el resumen. El acta de la reunión debe estar editada, corregida y libre de errores. Los errores tipográficos desvían la atención del lector de lo que se está tratando y, sinceramente, no son profesionales.
Revisa, vuelve a revisar y haz que otra persona revise tu trabajo. Elimine los errores y deje que el lector se centre en el contenido.
Aclare los hechos
El objetivo principal de las actas de reunión es transmitir lo que ha sucedido.
Consulte sus notas o el grabación de la reunión para asegurarte de que compartes la información correcta. Y en lugar de adivinar, ¡habla con tus compañeros! Haz todo lo posible por verificar que las actas son fiables.
Prepara tus reuniones con la plantilla de actas adecuada
Aunque las plantillas pueden ahorrarte mucho tiempo, resultan aún más valiosas cuando puedes editarlas, acceder a ellas y gestionarlas junto con el resto de tu trabajo. Software gratuito de gestión de proyectos como ClickUp está diseñado para solucionar este mismo problema y muchos más.
Incluso puede elegir entre la creciente Biblioteca de plantillas o crea la tuya propia para adaptarla a las necesidades únicas de tu equipo. 🦄
¿Y hemos mencionado que ClickUp se integra con más de 1.000 herramientas de trabajo ? Zoom par ¡! Todo para hacer su proceso de acta de la reunión mucho más fácil. 😇
Y lo mejor de todo: estas funciones son totalmente gratuitas .
La colección de plantillas de actas de reuniones, documentos colaborativos y potentes funciones de gestión de reuniones de ClickUp están al alcance de cualquiera de forma gratuita y para siempre. ¿Quiere tomar el mando? Empieza a utilizar ClickUp ahora ¡!