El 61% de los directivos considera que al menos la mitad del tiempo que dedican a la toma de decisiones -la mayor parte en reuniones ineficaces- no sirve para nada, según McKinsey .
Este sentimiento resuena en innumerables profesionales que se estremecen cuando su sistema emite otra alerta de reunión.
Las reuniones eficaces pretenden reunir a un grupo selecto de personas para intercambiar información, perspectivas y datos con vistas a un resultado determinado. Ya sea para tomar decisiones, intercambiar ideas o elaborar planes de acción, la meta es que todo el mundo salga de la reunión sintiéndose productivo.
Entonces, ¿cómo organizar reuniones eficaces que rompan el ciclo de frustración? Veamos. 👀
Tipos de reuniones
En contra de la creencia popular, el trabajo de base para que una reunión tenga éxito empieza mucho antes de que ésta se celebre. La naturaleza de la reunión que organice lo determinará en gran medida.
Según el resultado que se pretenda obtener, hay algunos tipos comunes de reuniones que puede planificar para su equipo. 🧑💻
1. Reuniones en persona
Estas reuniones acogen a todos los participantes físicamente en una ubicación -generalmente dentro de las instalaciones de una oficina.
Las interacciones cara a cara durante las reuniones en persona permiten el compromiso en tiempo real y hacen que las reuniones sean más productivas. Permiten que los participantes se comuniquen con claridad y participen eficazmente, eliminando la falta de comunicación.
Sin las barreras de las distracciones digitales, es más probable que los participantes capten las señales no verbales, lo que hace que las interacciones parezcan más auténticas. Este ajuste facilita la colaboración instantánea, ya que permite compartir ideas, debatir y discutir en tiempo real.
Consejo de amigo: Establece la norma de "sin dispositivos" para minimizar las distracciones. Dejar a un lado los portátiles y los teléfonos ayuda a todos a mantener la concentración y reduce las posibilidades de reuniones improductivas.
Lo mejor para: Sesiones de innovación o tormenta de ideas centradas en descubrir soluciones creativas a diversos retos. También se adapta a la toma de decisiones complejas con impacto interfuncional.
2. Reuniones virtuales
Las reuniones virtuales, o reuniones a distancia, son la personificación de la flexibilidad. Permiten a los participantes participar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, como un teléfono móvil, un ordenador portátil o una tableta. Estas reuniones se realizan digitalmente a través de una plataforma de videoconferencia/audioconferencia.
Las reuniones virtuales ahorran gastos, como el alquiler de salas de conferencias, especialmente a las organizaciones con una plantilla internacional. Gracias a su flexibilidad, los equipos pueden tomar decisiones al instante y evitar las molestias de organizar una reunión en persona.
Alivia la necesidad de que los participantes estén en un lugar determinado a una hora fija y facilita la organización. Por ejemplo, el anfitrión puede llevar fácilmente el seguimiento de la reunión utilizando IA para las notas de la reunión .
**Sprints rápidos como actualizaciones de proyectos o informes de tareas y reuniones individuales con equipos remotos.
3. Reuniones híbridas
Las reuniones híbridas surgieron como una necesidad tras el bloqueo provocado por la pandemia. Pero hoy en día siguen teniendo un rol importante. ¿Por qué? Informes de Promoleaf al menos el 52% de los adultos estadounidenses revelaron que se plantearían dejar su trabajo si tuvieran que trabajar desde la oficina a tiempo completo.
El trabajo híbrido, por tanto, da en el clavo del compromiso. Las reuniones híbridas son una poderosa herramienta que las empresas -desde las multinacionales a las organizaciones virtuales- adoptan para colaborar con equipos cada vez más globales.
**En estas reuniones suelen participar personas en persona y a distancia
Al igual que en los ajustes remotos, en las configuraciones híbridas no está garantizada la celebración de reuniones ininterrumpidas. Sin embargo, el uso de una potente plataforma de videoconferencia y una conexión (a internet) estable puede contribuir en gran medida a que estas reuniones sean más llevaderas.
Lo mejor para: Teams con una mezcla de participantes presenciales y remotos; grandes organizaciones con equipos globales; situaciones en las que la flexibilidad es clave; y reuniones que requieren la aportación de partes interesadas que no están físicamente presentes pero que son esenciales para la toma de decisiones.
📖 Lea también: Cómo elegir la cadencia de reuniones adecuada para tu equipo
Planificación y preparación de reuniones eficaces
Como ya se ha dicho, sentar las bases determina si una reunión es eficaz o si se trata de otro agujero negro para el tiempo y los recursos del equipo.
Pero la primera forma segura de llevar a cabo una gran reunión es hacer usted mismo un trabajo en profundidad.
He aquí algunas cosas que hay que recordar al planificar y preparación de la reunión .🙋
Fije objetivos claros para la reunión
Empiece por identificar las metas que desea alcanzar con esta reunión. A continuación, considere si el resultado que busca requiere "realmente" la participación activa y en tiempo real de su equipo.
También puede preguntarse si las conversaciones por correo electrónico o los avisos de notas podrían lograr el mismo resultado. Otro aspecto importante es si la meta es sensible al tiempo y exige una acción inmediata.
Si la respuesta a ambas preguntas es un sí rotundo, ha llegado el momento de estructurar la reunión.
Crear una agenda de reuniones eficaz
Una vez que tenga una meta clara para su reunión, elabore un orden del día en el que se definan los temas principales, quién debe debatirlos y qué roles deben desempeñarse (y quién debe hacerlo).
Puedes ir un paso más allá y priorizar los elementos del orden del día, asignando a cada uno de ellos un plazo para su debate.
Tenga a mano esta rápida lista de control cuando redacte su próximo agenda de reunión :
- Oradores asignados para tratar temas específicos
- Hora y ubicación de la reunión
- Duración de la reunión
- Información general pertinente sobre el tema
Aquí, Documentos de ClickUp puede ser su compañero perfecto para planificar reuniones y elaborar órdenes del día, coordinar la agenda de su equipo y asignar tareas periódicas en función de los temas tratados en la reunión.
Colabore con su equipo utilizando ClickUp Docs para garantizar un debate productivo
En Plantilla de la Agenda ClickUp le ayuda a agilizar la eficacia de sus reuniones permitiéndole hacer un seguimiento de las metas, delinear objetivos, crear una estructura clara para la reunión y asignar tareas y elementos de acción, todo en un solo lugar.
Tengo reuniones quincenales con mi supervisor y utilizamos ClickUp para nuestra Agenda. Me siento más controlada porque todas mis solicitudes de eventos y presentaciones están aquí, junto con un indicador de estado actualizado que ella puede consultar.
Michael Turner, Director Asociado, Career Communities
Invite a los participantes de reuniones adecuados
Como en cualquier evento, su lista de invitados sienta un precedente para su intento correcto (léase: eficacia).
En el lugar de trabajo, esto significa reunir la proporción adecuada de cada grupo: responsables de la toma de decisiones, expertos en la materia, ejecutores y, por supuesto, el organizador. Demasiados responsables de la toma de decisiones podrían llevar a un punto muerto y retrasar los debates sobre la ejecución.
Por otra parte, es fundamental incluir a partes interesadas con perspectivas diversas en las reuniones de intercambio de ideas. En general, una buena regla general es invitar al mínimo número de personas necesario para alcanzar la meta
**La norma de las reuniones con dos pizzas establece que no debe haber más asistentes de los que caben en dos pizzas. Esta regla se basa en la idea de que las reuniones más pequeñas son más productivas y eficaces que las grandes. Esta regla se atribuye a menudo a Jeff Bezos, fundador de Amazon.
Programa las reuniones con cuidado
Programar las reuniones a horas convenientes mantiene a los asistentes comprometidos y concentrados, lo que en última instancia conduce a más debates más productivos y los resultados de las reuniones.
Empiece por conseguir el apoyo de los miembros cuyos horarios puedan verse más afectados, como los participantes en reuniones celebradas en el mismo lugar y que trabajen en zonas horarias diferentes.
Consejo profesional: Los horarios de las reuniones pueden condicionar la energía y productividad generales de los miembros de su equipo. Según la investigación de Harvard Business Review, programar reuniones de alto nivel cuando el equipo tiene menos presión por la carga de trabajo podría aumentar su energía y productividad.
Tanto si organizas llamadas semanales de emergencia como reuniones de equipo de urgencia ad hoc, revisar la agenda de cada participante para encontrar el momento ideal para reunirse resulta tedioso.
Vista del Calendario de ClickUp
Con la Vista del Calendario ClickUp con ClickUp, puede centralizar sus calendarios y los de su equipo en un solo lugar.
Personalice la vista del Calendario de ClickUp con interruptores como vista diaria, semanal y mensual
Incluso puede editar su calendario con una simple acción de arrastrar y soltar. La vista Calendario mantiene a todo el mundo sincronizado, de modo que todo el equipo se mantiene en la misma página, literalmente.
Plantilla de reuniones de ClickUp
Agilice sus reuniones de principio a fin con la plantilla de reuniones de ClickUp
En Plantilla de reuniones ClickUp hace que sus reuniones sean más eficaces. Le permite gestionar su Agenda, tomar notas y realizar seguimientos, manteniendo todos los detalles importantes al alcance de su mano.
Puede personalizar fácilmente la plantilla para adaptarla a las necesidades de su reunión, asegurándose de que se traten todos los temas clave. La sección de notas es perfecta para capturar los puntos importantes tratados, mientras que la sección de seguimiento mantiene claros los elementos de acción y las responsabilidades, lo que facilita estar al tanto de lo que viene a continuación.
🧠 ¿Lo sabías? A estudio de Fellow informa de que el mejor momento para programar reuniones es a media mañana, especialmente entre las 10 y las 12 de la noche. Mientras que los lunes por la mañana son el peor momento para las reuniones, los martes se consideran los más idóneos.
Reuniones eficaces
Establezca el precedente adecuado al iniciar su reunión.
He aquí algunos principios rectores que debe recordar al dirigir su próxima reunión. 📋
Empezar a tiempo
Empezar las reuniones a tiempo es una forma eficaz de cumplir el orden del día. También demuestra respeto y atención hacia el tiempo de los participantes.
Asigne roles
La mayoría de las reuniones son dinámicas, y las novedades surgen sobre la marcha. Para mantener el impulso, convierta estos debates en conclusiones prácticas para su equipo.
Con Reuniones ClickUp puede convertir fácilmente estas ideas en tareas.
Las tareas de ClickUp le permiten crear puntos de acción detallados directamente a partir de las notas de la reunión, para que no se le escape nada.
Utilice varios tipos de tareas de ClickUp para realizar un seguimiento de las responsabilidades con facilidad
Una vez creadas las Tareas, puede delegarlas con ClickUp Asignar Comentarios que le permite asignar responsabilidades específicas a los miembros del equipo directamente desde los comentarios de la tarea.
Responsabilice a las partes interesadas de sus tareas con ClickUp Assign Comentarios
📖 Lea también: 10 Plantillas gratuitas de notas de reunión para hacer mejores actas de reunión
Fomentar la colaboración
La verdadera medida del intento correcto de cualquier reunión es el grado de colaboración significativa que facilita. Puede lograrlo invitando a los participantes a exponer diversos puntos de vista sobre los temas de debate o incluso asignándoles elementos de acción.
Plantilla de actas de reunión de ClickUp
Simplifíquelo todo, desde el registro de las actas de la reunión hasta la asignación de elementos de acción, con la plantilla de actas de reunión
En
proporciona una forma sencilla de documentar sus reuniones. Puede registrar fácilmente a los asistentes, confirmando que todos los presentes son reconocidos. La plantilla permite tomar notas detalladas de cada elemento de la Agenda, capturando las discusiones y decisiones clave.
El diseño colaborativo de la plantilla permite que varios usuarios contribuyan y editen en tiempo real para que su equipo se mantenga alineado. También permite hacer un seguimiento de los resultados clave y de los puntos de vista, lo que ofrece una valiosa herramienta para la toma de decisiones resumen de la reunión para las partes interesadas que no pudieron asistir.
Gestione adecuadamente el tiempo de reunión
La mejor manera de organizar una reunión eficaz es ajustar y respetar el tiempo asignado a cada elemento del orden del día.
Pero esto también puede significar moderar un debate sano y asegurarse de que las discusiones no se desvían del tema en cuestión. Considera la posibilidad de incluir un moderador en tu lista de participantes si, como organizador, también participas en la toma de decisiones.
Seguimiento y rendición de cuentas tras las reuniones
Una vez finalizada la reunión, empieza el verdadero trabajo. Aquí es donde empiezas a hacer el seguimiento de los resultados que pretendías conseguir con la reunión.
A continuación te explicamos cómo puedes analizar y asegurarte de que tus reuniones tienen resultados significativos. 🎯
Compilar los resultados de la reunión
Puede medir la verdadera eficacia de una reunión a través de lo que se lleva cada participante. **Una reunión sólo es productiva cuando da lugar a metas o planes de acción sustanciales en los que trabajar
El resumen de la reunión debe convertirse en resultados prácticos para cada asistente. Durante las discusiones más largas, es más fácil perder de vista los puntos más sutiles de la conversación. Por ejemplo, es posible que se hayan planteado cuestiones relativas a un determinado elemento de la Agenda, pero que no se hayan tratado.
Para quienes tienen la tarea de resumir los resultados de las reuniones no es necesario repasar todos los detalles manualmente.
Con Cerebro ClickUp con ClickUp Brain, un asistente de IA integrado, puedes resumir las notas de una reunión sin perderte ni un detalle (o una conversación).
Acceda a información y acciones de las notas de reuniones más rápidamente con ClickUp Brain
Además, la Plantilla de informe de reunión de ClickUp también es una gran herramienta para resumir y capturar rápidamente los datos de la reunión, desde el tipo de reunión, ubicación y duración hasta el número de asistentes.
Automatizar la delegación de tareas
El siguiente paso es asegurarse de que los resultados de las reuniones no se queden sólo sobre el papel. Integrarlos en el flujo de trabajo diario resulta crucial para generar resultados significativos de las reuniones. Puede utilizar Automatizaciones ClickUp para asignar tareas y programar seguimientos siempre que sea necesario.
El uso de Automatizaciones junto con ClickUp Brain ayuda a maximizar la eficacia de la reunión al tiempo que le libera de trabajo.
Gestione las automatizaciones de ClickUp para reducir el riesgo de errores humanos y mantener la coherencia durante las reuniones periódicas
Supervisar el progreso
Cerrada la brecha entre las decisiones y las acciones mediante el seguimiento de las tareas de su reunión.
Esto podría implicar el seguimiento periódico del estado de las tareas o programar reuniones individuales con la persona asignada siempre que sea necesaria su intervención. Puede determinar la frecuencia de estas reuniones en función de la complejidad de la tarea y de las personas implicadas.
Una buena práctica es trabajar en equipo e identificar "socios" que puedan trabajar juntos para anticiparse a los obstáculos y crear marcos de mitigación.
Cuando los equipos se centran demasiado en segmentos específicos del proyecto, a menudo pierden de vista el panorama general. Esta perspectiva estrecha puede impedirles descubrir ideas valiosas que podrían acelerar la toma de decisiones. Paneles de ClickUp es una potente herramienta de colaboración que ayuda a su equipo a mejorar la planificación y el rendimiento de los proyectos, a gestionar mejor los sprints y a priorizar el trabajo mediante la visualización del mismo.
Transforme los datos en información práctica con los cuadros de mando de ClickUp
Desglosa el estado de las diferentes tareas dentro de sus proyectos para proporcionar una vista completa de lo que está atrasado y le ayuda a asignar los recursos en consecuencia.
Medición de la eficacia de las reuniones
Medir la eficacia de sus reuniones no es sólo un ejercicio de vanidad. Considérelo más bien una auditoría.
Cuanto más entienda lo que hace que una reunión sea un intento correcto, mejor serán sus reuniones. Descubramos las métricas que debe correlacionar para medir la eficacia de una reunión. 📊
- Puntualidad: Compara la hora a la que debían empezar o terminar tus reuniones con la hora a la que lo hicieron. Comprueba si has podido cubrir el orden del día en el tiempo estipulado mientras quepreparación de la reunión *Acciones emprendidas: Realiza un seguimiento de los elementos de acción generados y cerrados antes de la siguiente reunión. Esto le ayudará a calibrar la eficacia del seguimiento de sus reuniones y cómo puede mejorar este proceso
- Retroalimentación recopilada: Apoye la eficacia de sus reuniones. Utilice encuestas anónimas para identificar y abordar cualquier laguna para que los participantes se sientan comprometidos y valorados
- El mérito de las decisiones tomadas: Realice un seguimiento de las reuniones en las que se tomaron decisiones importantes para conocer mejor los procesos y las personas necesarios para una aplicación correcta. Esta práctica ayuda a determinar si esas decisiones servirán a sus metas o si será necesario revisarlas en el futuro
- Compromiso obtenido: Reconozca las reuniones que generan un compromiso elevado y significativo para crear una plantilla de colaboración productiva. Utilice esta información para mejorar las reuniones futuras y fomentar un entorno de equipo más comprometido y eficaz
Buenas prácticas para tipos específicos de reuniones
Cada reunión es diferente y, en consecuencia, también varía lo que hace que cada reunión sea productiva. Las reglas de oro para planificar y celebrar reuniones con éxito dependen de algunas buenas prácticas.
Exploremos estrategias eficaces para reuniones que pueden elevar la barra de todas sus reuniones:
🤝 Optimizar las reuniones en persona
- Defina el propósito: Asegúrese de que todos los participantes puedan aportar o llevarse algo de valor durante la reunión. Pero, lo que es más importante, asegúrese de que todos los participantes sepan qué se pretende conseguir con la reunión
- Diseñe el entorno de reunión adecuado: Cree un ambiente que fomente el compromiso y la productividad, tanto si se trata de una configuración formal de una sala de juntas como de un espacio informal para una sesión de intercambio de ideas
- Combatir el cansancio de las reuniones: Incorporar elementos o actividades interactivas para mantener altos los niveles de energía y el compromiso de los participantes durante las sesiones más largas
🤝 Mejorar la experiencia de las reuniones virtuales
- Que sean breves: Planifique reuniones breves que produzcan resultados eficaces. Mirar la pantalla durante horas es agotador, así que transforme ese maratón de 3 horas en una puesta al día de 30 minutos recortando su Agenda
- Selecciona bien a los participantes: Limita el número de participantes para maximizar la eficacia. A menos que organices un evento para toda la organización, mantén la lista de participantes en un máximo de siete, especialmente en las reuniones de toma de decisiones
- Fomenta la inclusión: Involucra activamente a los participantes en las reuniones virtuales. Corresponde a los organizadores y líderes facilitar la conversación y la interacción entre los asistentes
🤝 Aprovechar al máximo las reuniones híbridas
- Establecer la etiqueta de la reunión: Decidir si se va a utilizar vídeo y otras directrices. Determinar el protocolo de la reunión ayuda a estandarizar lo que es aceptable y lo que no, permitiendo a los participantes -tanto a distancia como en persona- colaborar de forma más cohesionada
- Aumentar la visibilidad para todos: Confirmar que todos los participantes se sienten incluidos. Especialmente cuando las conversaciones en persona eclipsan las contribuciones de los participantes remotos, hacer obligatorio el vídeo crea un campo de colaboración más equitativo
- Impulse el compromiso: Combata la desconexión de ubicación y mejore la colaboración de los miembros de su equipo. Utiliza herramientas como la votación en tiempo real para eliminar la distancia que experimentan los participantes remotos
Superar los retos habituales de las reuniones
Sea cual sea la naturaleza de su reunión, no está exenta de dificultades. Aunque incluso las reuniones mejor planificadas pueden desviarse del camino, vamos a explorar algunos de los retos habituales para que las reuniones sean eficaces. ⚠️
Manejar a las personas que dominan los debates
El mérito de las reuniones reside en su capacidad para generar diversas perspectivas.
Por eso, cuando una o dos voces dominantes monopolizan el debate, queda poco espacio para otras perspectivas. ¿El resultado? Perspectivas superficiales, unidimensionales y, en última instancia, inútiles.
Como anfitrión de la reunión, usted debe vigilar de cerca las vistas predominantes que surgen en la reunión.
La solución
dirija más preguntas abiertas a las voces no dominantes
✅ Invitar a puntos de vista diferentes cuando una opinión no se discute
✅ Utilizar herramientas interactivas como encuestas para lograr una participación y un compromiso equilibrados
📖 Lea también: Cómo participar en reuniones de forma eficaz
Establecer la inclusividad
La inclusividad puede adoptar diversos formularios en función del tipo de reunión. Por ejemplo, en los debates sobre la toma de decisiones, se puede invitar a los miembros más jóvenes del equipo a que compartan sus nuevas perspectivas antes de que los jefes de equipo aporten sus puntos de vista.
En las reuniones híbridas o virtuales, los asistentes virtuales pueden compartir sus opiniones sin ser menospreciados por los asistentes presenciales.
**La solución
✅ Crear procesos de participación en el marco de la reunión
✅ Integrar el tiempo asignado a estas interacciones en el ámbito de su agenda
Mantener el seguimiento de los debates
Las reuniones sin orden del día son como conversaciones en el bar.
Excepto que, cuando los participantes asisten a una reunión, esperan conversaciones significativas. Al fin y al cabo, están sacando tiempo de su trabajo para asistir a la reunión.
A veces, incluso con un orden del día, las reuniones se prolongan más de lo previsto o se omiten actualizaciones importantes, con la consiguiente frustración de todos.
**La solución
✅ Designar a un facilitador de reuniones para mantener el seguimiento de los debates
✅ Asigna límites de tiempo a cada elemento del orden del día
✅ Cuando surjan ideas fuera de tema, reconduzca la conversación pero regístrelas en el acta de la reunión
Superar los contratiempos técnicos
Los problemas técnicos son un obstáculo habitual en las reuniones.
Tienden a retrasar o impedir el flujo de discusiones, en el mejor de los casos, y a desbaratar por completo el progreso de las reuniones, en el peor. Equipar a los miembros de su equipo con la mejor tecnología para reuniones y planificar los imprevistos se convierte aquí en algo innegociable.
**La solución
realice auditorías tecnológicas previas a las reuniones, sobre todo antes de eventos importantes
✅ Establecer la etiqueta de las reuniones, como cuándo silenciar los micrófonos o qué fondos utilizar
📖 Lea también: Cómo gestionar reuniones en ClickUp
Planifique y organice reuniones eficaces con ClickUp
Para resumir, las reuniones eficaces crean un impacto tangible o significativo en su trabajo o en su servicio/producto.
**Esto significa que incluso la planificación de cualquier reunión es como un vídeo a la inversa: se empieza por el resultado, se planifica cómo llegar a él (y con quién), y por dónde se ha empezado
Pero gracias a ClickUp, este no es un viaje en solitario. Aproveche un ecosistema de herramientas de productividad que le ayudarán a planificar, agilizar y gestionar sus reuniones con eficacia. Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo.