Cómo redactar un resumen de reunión eficaz: Consejos productivos para la colaboración en equipo [con plantillas]

Si tu jornada laboral parece una saga interminable de ir de una reunión a otra, sabrás apreciar el arte de escribir un buen resumen de reunión. Es un texto sencillo, pero si se redacta con habilidad, puede resumir a la perfección la información clave de reuniones ajetreadas de todos los tonos y escalas.

Para muchos equipos, redactar resúmenes esclarecedores puede ser una lucha espantosa. El problema es que los miembros del equipo están inundados de correos electrónicos, reuniones y mensajes de Slack durante todo el día, lo que provoca una sobrecarga de información. Y para cuando alguien se pone a escribir el notas de la reunión ...su cerebro está frito, y ni siquiera pueden recordar el contexto completo de lo que ocurrió.

En esta guía, hablaremos de cómo enfocar los resúmenes de reuniones y de las mejores prácticas para redactarlos a tiempo.

**Además, le presentaremos ClickUp, una herramienta basada en inteligencia artificial de gestión de reuniones y toma de notas que puede hacerte la vida más fácil a ti y a tu equipo. 🤩

El proceso de redacción de un resumen de reunión eficaz: 5 Pasos

La preparación de un resumen de la reunión no es ciencia de cohetes-sólo tiene que ser sencillo y conciso, como una línea de base del proyecto o documento de información, con el objetivo final de:

• Poner al día a todas las partes interesadas con la información pertinente
• Servir como punto de referencia para futuras reuniones y acciones

El problema de redactar un resumen eficaz de una reunión suele estar en las limitaciones humanas o de procedimiento. Sin embargo, no tiene por qué ser una tarea desalentadora si sigues nuestro simple enfoque en cinco pasos que te presentamos a continuación. 🔽

Paso 1: Determinar la logística para redactar las recapitulaciones

Por logística, nos referimos al quién, cuándo y qué de la recapitulación de la reunión, aplicable a toda la empresa. Deberías:

• Designar a una persona que tome notas : Deje que un asistente específico asuma la responsabilidad de mantener elactas de la reunión para asegurarse de que se anotan los puntos clave. Los miembros de tu equipo pueden turnarse para redactar las notas
• Defina el calendario del correo electrónico de resumen de la reunión: Es esencial tener listo un correo electrónico de resumen de la reunión fácil de leer justo después de la reunión para una mejor retención de la información
• Definir el contenido de la reunión que se va a registrar: El resumen de la reunión suele abarcar lo que sucedió en la reunión, incluidos los debates importantes, las decisiones tomadas y los elementos de acción y las personas asignadas, de modo que todos estén de acuerdo
• **En función de la cultura de la empresa y de las exigencias de eficiencia, es posible que quieras resúmenes informales o versiones más profesionales

Paso 2: Toma notas detalladas durante la reunión

Para crear un buen resumen de la reunión por correo electrónico, la persona designada para tomar notas debe hacerlo durante la reunión, no después. La idea es registrar en tiempo real los principales puntos de discusión, como la información clave intercambiada, las decisiones y las tareas propuestas.

Anotar lo que se dice no es lo único importante: algunas reuniones pueden requerir que anotes quién dijo qué y a quién. Además, hay que ser intuitivo y anotar las cuestiones planteadas durante la reunión o la información que deben conocer las partes interesadas, como quién es el responsable de una acción, cuál es la fecha de entrega y otros detalles cruciales similares.

El encargado de tomar notas debe estar alerta durante toda la reunión para asegurarse de ofrecer una imagen completa al lector del resumen, que no siempre puede estar presente durante la reunión o recordar el debate en directo.

Sería aún mejor si las notas sueltas de este paso estuvieran organizadas por temas para que sea fácil ocuparse de los detalles más adelante. 🔍

Paso 3: Redactar el correo electrónico de resumen de la reunión

Imagina que estás en un viaje lleno de acontecimientos. Pero cuando compartes tu experiencia con un amigo, lo más probable es que menciones los aspectos más destacados y no le aburras con actualizaciones hora a hora. De eso trata este paso

El correo electrónico de resumen de la reunión debe ser un resumen rápido y significativo de toda la reunión sin abrumar al lector con todos y cada uno de los detalles. 🧐

Una vez finalizada la reunión, anota todos los detalles importantes de los que se haya hablado de forma coherente. En esencia, estás puliendo tus extensas notas, recortando las partes irrelevantes y organizando los puntos clave en el orden correcto utilizando frases fáciles de seguir.

Paso 4: Incluya documentos de apoyo en su correo electrónico

Supongamos que estás en un reunión de equipo discutiendo una nueva propuesta de proyecto y, a lo largo de la discusión, el jefe de equipo hace referencia a documentos como planes de proyecto, gráficos de datos y estrategias de marketing.

Estos documentos proporcionan información y detalles esenciales para comprender el alcance y los requisitos del proyecto. Por tanto, elaborar un resumen de la reunión sin incluir estos documentos es un gran error ❌

Añadir estos documentos facilita a tu equipo la búsqueda de datos contextuales sin tener que rebuscar en un montón de correos electrónicos o archivos. Además, proporciona un acceso igualitario a la información, garantizando que todo el mundo esté en la misma página.

Tienes dos opciones: incluir enlaces a las ubicaciones en línea de los archivos o adjuntar los recursos pertinentes al resumen. 🔗

Paso 5: Planifica con antelación quién debe recibir el correo electrónico con el resumen de la reunión

Una vez que te hayas asegurado de incluir todos los documentos relevantes en el resumen de la reunión, el siguiente paso fundamental es decidir quién debe recibir este resumen. Piensa en:

• Asistentes a la reunión: Todos los asistentes a la reunión deben recibir una copia. Les servirá para recordar sus responsabilidades, las tareas futuras y las decisiones tomadas
• No asistentes: Los ausentes necesitan la recapitulación para mantenerse informados y comprender los resultados de la reunión
• Partes interesadas: Los directivos con mayor jerarquía informativa o cualquiera que tenga un interés personal en el proyecto debe recibir la recapitulación
• Referencia futura: El organizador de la reunión o el jefe de equipo deben conservar una copia del acta de la reunión en su base de documentos como punto de referencia para futuras reuniones. Será útil para redactar el orden del día de la próxima reunión o para revisar decisiones anteriores

El papel de la IA en la creación de un buen resumen de reunión

Abordemos el elefante en la habitación. 🐘

¿Es bueno escribir resúmenes con la ayuda de la inteligencia artificial (IA)? ¡¡¡Sí!!!

Hoy en día, la mayoría de las reuniones se celebran en línea, y el uso de la IA es una gran manera de hacer que su proceso de recapitulación sea más eficiente. Cuando se combina con el software de reuniones, Herramientas de IA pueden simplificar las tareas de comunicación y automatizar los procesos de redacción, lo que permite a los miembros del equipo dedicarse a actividades más importantes como la lluvia de ideas o la resolución de problemas.

Estas son las cinco formas en que la IA ha mejorado el proceso de recapitulación de reuniones:

1. Transcripción automatizada: Las herramientas basadas en IA pueden transcribir los debates de las reuniones (voz) a texto en tiempo real, garantizando que no se pierda ningún detalle
2. Identificación de puntos clave: Las notas generadas por IA y creadas con herramientas avanzadas resaltan los puntos cruciales para que no se pierdan en el ajetreo de la reunión
3. Resumir: Muchas herramientas de IA pueden resumir largas notas de reuniones para ahorrar tiempo al lector
4. Seguimiento de acciones: La IA puede realizar un seguimiento de las acciones discutidas en la reunión, garantizando la responsabilidad y la ejecución oportuna
5. **Eficacia de los procesos: la IA ahorra tiempo de trabajo manualla toma de notas y el resumenlo que le permite centrarse más en los debates de la reunión y en su trabajo real

Los resúmenes asistidos por IA han dejado de ser un concepto futurista para convertirse en una realidad actual. Muchos gigantes tecnológicos, como Microsoft utilizan con éxito la IA para generar transcripciones de reuniones.

6 consejos para mejorar la eficacia de las transcripciones de reuniones

Sonaremos como un disco rayado, pero el mejor consejo es que los resúmenes de las reuniones sean breves y directos. Centrarse en la claridad del texto garantiza que todos los miembros del equipo asimilen fácilmente los puntos críticos.

Hemos recopilado seis consejos y mejores prácticas para crear mejores resúmenes de reuniones. También demostraremos cómo esta tarea inevitable puede ser cien veces más fácil con las funcionalidades de reuniones y comunicación de ClickUp . 💯

1. Aprovecha al máximo el orden del día de cualquier próxima reunión

La base de una buena recapitulación suele ser un orden del día sólido.

Su programa de la reunión es de su confianza guía para tomar notas durante una reunión. Ya viene con todos los temas importantes, los puntos clave, las preguntas y los objetivos que se van a debatir, perfectamente organizados en un solo lugar. Esto facilita mucho el seguimiento del contexto, sobre todo cuando diriges la reunión e intentas tomar notas al mismo tiempo.

ClickUp cuenta con una serie de plantillas de agenda para ayudarle a crear órdenes del día bien estructurados antes de la reunión. Por ejemplo, la plantilla Plantilla de orden del día de reuniones de ClickUp tiene una estructura polivalente que puede servir para cualquier reunión. Por otro lado, la plantilla Plantilla de reunión de ClickUp All Hands es ideal para reuniones de toda la empresa.

Cree agendas interactivas y gamificadas con la Plantilla de Agenda de Reuniones de ClickUp

Si va a tomar notas, puede utilizar Documentos de ClickUp para anotar los puntos más rápidamente. Es el sistema centralizado de gestión de documentos de la plataforma que permite crear y colaborar en tiempo real en los puntos del orden del día, las notas y los puntos de acción de las reuniones. Puedes

• Crear páginas preestructuradas, anidadas e interconectadas para agendas y recapitulaciones
• Añadir enlaces a tareas y otros documentos directamente en la recapitulación
• Invitar a varios compañeros a revisar o editar simultáneamente el resumen de la reunión
• Utilice enlaces seguros y compartibles para enviar la recapitulación a clientes o colaboradores externos
• Acceda a órdenes del día anteriores, recapitulaciones y otros documentos almacenados con la funciónBúsqueda universal

Colabore con los miembros de su equipo en ClickUp Docs para personalizar las fuentes, añadir relaciones de tareas o enlazar a las tareas directamente en el documento

2. ¿No estás preparado? Tome notas de la reunión con un bloc de notas o una plantilla de resumen de reunión

No siempre es posible iniciar Google Docs o documentos similares para tomar notas, sobre todo cuando estás hablando por teléfono o, en una reunión online repentina, totalmente desprevenido. Si necesitas tomar notas rápidamente o garabatear tus ideas, considera la posibilidad de utilizar blocs de notas tradicionales o herramientas de bloc de notas.

Por ejemplo, puedes utilizar el Bloc de notas ClickUp para ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles para redactar actas de reuniones sin complicaciones. Volver a editar sus garabatos en cualquier momento. 📝

Capture notas sin esfuerzo, edítelas con formato enriquecido y conviértalas en tareas rastreables accesibles desde cualquier lugar en ClickUp Notepad

El Bloc de notas de ClickUp viene con algunas funciones estupendas para crear recapitulaciones rápidas, como:

• Comandos de barra: Utilice accesos directos para dar formato a sus notas con encabezados, texto en negrita, listas, etc
• Arrastrar y soltar: Añade fácilmente imágenes, gifs, vídeos y otros archivos directamente a tus notas
• Búsqueda: Encuentra rápidamente lo que necesitas buscando palabras clave en los títulos o descripciones de tus notas
• Archivar/desarchivar: Mantén tus notas organizadas archivándolas o desarchivándolas
• Convertir: Convierta su nota en una tarea o añádala a la documentación de su proyecto

**Todo lo que tienes que hacer es añadirlas a tu espacio de trabajo y empezar a añadir notas en las secciones designadas. Por ejemplo, si eres un grupo de constructores, puedes utilizar la plantilla Plantilla de actas de reuniones de construcción de ClickUp para hacer un seguimiento de sus progresos y de las resoluciones del proyecto.

Eche un vistazo a algunas de nuestras colecciones favoritas de plantillas de actas de reuniones:

• Plantillas de notas de publicación
• Uno a uno plantillas de reuniones* Plantillas de inicio de proyecto- Plantillas de notas de reunión

3. Enumere y asigne elementos de acción para mantener a todos en la misma página

Muchas personas que toman notas se esfuerzan por extraer los puntos de acción de la reunión. La solución consiste en enumerar todos los puntos de acción y etiquetar a las personas responsables de su ejecución. De este modo, pasamos de la palabra a la acción.

Puede ser un proceso de tres pasos:

1. Revisa tus notas para detectar tareas, responsabilidades o promesas hechas durante la reunión
2. Para cada acción, anota quién está a cargo de ella y cuál es la fecha de vencimiento
3. Opcional: clasifica las tareas en función de su urgencia e importancia

En Tareas ClickUp con ClickUp Tareas, puede crear tareas o subtareas rápidamente a partir de las notas de la reunión. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar la parte relevante de las notas con un clic derecho, elegir Crear tarea/subtarea_, y añadir uno o más asignados.

Eso no es todo: puedes añadir a los asistentes a la reunión como Observadores de la tarea para que reciban actualizaciones sobre el progreso de la tarea o cualquier novedad. 👀

4. Utilizar grabaciones y transcripciones de reuniones

Puedes utilizar herramientas de transcripción para convertir en texto las conversaciones mantenidas durante la reunión. O, en lugar de basarse únicamente en notas escritas, el anotador puede aprovechar las grabaciones de pantalla para obtener un registro visual y auditivo de la reunión y asegurarse de que no se pasa nada por alto ni se malinterpreta.

Con la herramienta gratuita de grabación de pantalla de ClickUp, Clip clip, puedes capturar fácilmente la pantalla de tu escritorio y ver al instante la grabación sin necesidad de descargarla. Tanto si necesitas explicar un proceso complejo como guardar los detalles de una reunión con un cliente, Clip te lo pone fácil. 🎬

Grabe y comparta capturas de pantalla, ventanas de aplicaciones o pestañas del navegador sin problemas dentro de las tareas con Clip de ClickUp

Puede elegir grabar:

• Toda la pantalla
• Una ventana de aplicación específica
• Cualquier pestaña del navegador Chrome o Firefox

Una vez finalizada la grabación, compártela con el recapitulador o los clientes a través de un enlace compartible.

5. Resuma momentos y decisiones clave con ClickUp AI ClickUp AI puede ser de gran ayuda a la hora de redactar resúmenes de reuniones. Puede dar formato a tus notas preliminares para corregir la gramática, el tono y el estilo, y estructurarlo todo para que tenga un aspecto profesional. Incluso puede extraer elementos de acción por ti, para que no tengas que perder tiempo buscándolos manualmente.

Además, el Resúmenes de reuniones de ClickUp utiliza tecnología avanzada para facilitar los resúmenes de reuniones. Una vez finalizada la reunión, ClickUp se encarga de analizar la grabación o la transcripción mediante IA y registra los detalles esenciales, como las acciones, las decisiones y los puntos clave.

A continuación, ClickUp elabora un resumen de la reunión con toda la información y las tareas necesarias. Puede modificar el resumen si lo necesita y compartirlo con todo el equipo de inmediato.

Si está revisando un resumen de una reunión anterior, también puede utilizar la IA para resumirlo y navegar más rápidamente.

Resuma notas de reuniones en segundos con ClickUp AI

6. Utilice un correo electrónico o mensaje de texto de seguimiento

Cuando se trabaja con equipos de distintos departamentos y zonas horarias, puede resultar complicado saber quién es responsable de qué después de una reunión. Un resumen de la reunión sólo puede servir como una instantánea de lo que pasó; puede que necesites tomar medidas adicionales para comprobar el estado de las tareas propuestas.

Si no desea enviar un correo electrónico para todo, utilice herramientas de comunicación más directas dentro de ClickUp, como el Vista del chat , @menciones , y Comentario asignado características. Te ayudan a etiquetar a los asignatarios de tareas para actualizarlas rápidamente, asegurándote de que no se pierden ningún plazo o recordatorio importante.

Personalice sus notificaciones para que se activen automáticamente cuando cambie el estado de una tarea en ClickUp

Utilice ClickUp Meetings Suite para su próxima reunión

En ClickUp Meetings Suite no es sólo una ayuda para recapitular las reuniones, sino que puede asistirle en todo el proceso de la reunión. Para empezar, puede ayudarle a programar reuniones para todo el equipo mediante la función Vista de calendario .

Puedes sincronizar tu Google Calendar con ClickUp para asegurarte de que todos los detalles de la reunión, como la fecha de la reunión, los objetivos del orden del día y el tiempo estimado para cada punto, se incluyen en el evento de tu calendario. 📆

Para las reuniones que se celebran con regularidad, como todos los lunes a las 9:00 de la mañana, puedes configurar tareas recurrentes . De esta forma, ClickUp crea automáticamente tareas para la siguiente fecha de reunión, ahorrándole tiempo y molestias. También puedes conectar con herramientas como Zoom para lanzar reuniones directamente desde la plataforma.

Ver eventos sincronizados de Google Calendar en la vista de calendario de ClickUp

Para mantener las cosas organizadas, le sugerimos que cree un lugar especial para todas las reuniones de su equipo, como un Carpeta .

Dentro de esta Carpeta de Reuniones, puede tener separadas Listas para diferentes tipos de reunión contenido. Por ejemplo, puedes tener una lista para grandes reuniones de equipo y otra para charlas individuales. Cada lista contiene tareas que representan reuniones individuales, lo que facilita el seguimiento de actualizaciones y notas dentro de la tarea.

Capture los detalles clave de las reuniones y mantenga a su equipo al día con ClickUp

Las "tareas" de sus reuniones pueden hacer mucho más que simplemente estar allí. Puede utilizar funciones como:

• Asignación de comentarios : Delegue tareas de preparación de reuniones dejando comentarios directamente en la tarea para los miembros del equipo
• Añadir etiquetas : Mantenga los tipos de reunión organizados utilizando etiquetas o categorías relevantes
• UtilizaciónListas de control: Seguimiento de acciones sencillas dentro de la propia tarea

Durante la reunión, pruebe con una Pizarra ClickUp para la colaboración en tiempo real: organice una lluvia de ideas con los participantes en la reunión y cree tareas prácticas directamente en el lienzo

Utiliza las Pizarras ClickUp para colaborar y aportar ideas a tus equipos en tiempo real

Escriba resúmenes de reuniones eficaces: Anote su próxima reunión con ClickUp

Despídase de las reuniones interminables en las que todo el mundo se siente perdido Con la eficaz organización y recapitulación de reuniones de ClickUp herramientas y plantillas con un resumen directo de cada reunión, con elementos de acción claros y nuevos plazos. Se acabaron las confusiones: un resumen rápido para que todo el mundo siga por el buen camino. Regístrate en ClickUp y nunca más tendrás que preocuparte por las reuniones improductivas. 🌻

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo se llama la recapitulación de una reunión?

La mayoría de los equipos lo llamarían recapitulación de la reunión; otros términos que se pueden utilizar son resumen de la reunión, standup diario (en equipos ágiles), acta de la reunión, sinopsis de la discusión y memorando de la discusión (superformal).

2. ¿Cómo se hace un resumen después de una reunión?

Empieza explicando por qué se celebró la reunión anterior. A continuación, anota brevemente los puntos del orden del día. Utiliza viñetas o listas para anotar los temas tratados y las decisiones clave tomadas. Asegúrate de incluir las tareas o acciones a las que hay que dar seguimiento después de la reunión.

3. ¿Cómo se redacta un correo electrónico de resumen tras una reunión?

Aquí tienes algunos consejos que puedes añadir al correo electrónico de resumen de la reunión:

• Agradece a los participantes su asistencia
• Haz un breve resumen de la reunión y del orden del día
• Repase los principales puntos tratados, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Incluye plazos y responsabilidades
• Concluye sugiriendo los próximos pasos y agradeciendo las contribuciones de todos
• Adjunta cualquier documento de apoyo como referencia

Consulta los pasos detallados que hemos mencionado antes para elaborar un resumen de calidad.