Bạn cảm thấy mình đã tìm ra giải pháp cho một trong những vấn đề cấp bách nhất của công ty? Bạn muốn trực tiếp đến gặp cấp trên và chia sẻ ý tưởng của mình, tận hưởng vinh quang của khoảnh khắc eureka? 💡
Trước khi làm việc đó, hãy hít thở sâu và cân nhắc xem giải pháp của bạn có đòi hỏi cam kết tài chính đáng kể hay chuyển đổi sang các hàm kinh doanh quan trọng hay không. Nếu có, bạn nên học cách viết bản phân tích kinh doanh để trình bày ý tưởng của mình một cách thích hợp cho cấp trên.
Chưa bao giờ làm việc này trước đây? Đừng lo lắng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu:
- Khái niệm về bản phân tích kinh doanh
- Sự khác biệt giữa bản phân tích kinh doanh và kế hoạch kinh doanh
- Quá trình xây dựng một bản phân tích kinh doanh thuyết phục
- Một số ví dụ thực tế để hiểu cách các bản phân tích kinh doanh giúp dự án được phê duyệt
Báo cáo kinh doanh là gì?
Báo cáo kinh doanh giải thích cách thức mà lợi ích từ việc đầu tư vào ý tưởng hoặc sáng kiến kinh doanh vượt trội hơn rủi ro và chi phí.
Đây là một trong nhiều tài liệu quản lý dự án (như bản điều lệ dự án hoặc kế hoạch dự án ) mà bạn có thể phải tạo khi xin phép để tiến hành dự án. Một bản phân tích kinh doanh được soạn thảo tốt có thể rất quan trọng để được khách hàng, ban quản lý hoặc các bên liên quan khác chấp thuận trong giai đoạn đầu của vòng đời dự án. 🟢
Tầm quan trọng của bản phân tích kinh doanh trong quản lý dự án
Vai trò chính của bản phân tích kinh doanh là chứng minh tính hợp lý của khoản đầu tư. Nó còn đóng những vai trò quan trọng khác giúp quản lý dự án hiệu quả hơn. Một số vai trò đó bao gồm:
- Cung cấp sự rõ ràng: Việc soạn thảo một bản phân tích kinh doanh đòi hỏi sự lập kế hoạch và nghiên cứu cẩn thận, giúp mang lại sự rõ ràng trong suy nghĩ và cải thiện sự hiểu biết của bạn về sáng kiến hoặc dự án mà bạn sẽ đề xuất
- Tối ưu hóa nguồn lực: Bản phân tích kinh doanh giúp đảm bảo rằng các nguồn lực của công ty được sử dụng hiệu quả và đóng góp vào các mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty
- Loại bỏ nghi ngờ: Bằng cách so sánh các giải pháp khác nhau, tài liệu này loại bỏ mọi nghi ngờ rằng một cách khác để giải quyết vấn đề kinh doanh tốt hơn so với giải pháp bạn đề xuất
Việc chuẩn bị một bản phân tích kinh doanh có thể tốn nhiều thời gian và nỗ lực, vì vậy nó chỉ có ý nghĩa khi một dự án hoặc sáng kiến đòi hỏi một cam kết tài chính đáng kể. Đối với tất cả các phê duyệt khác, bạn có thể sử dụng bản điều lệ dự án. Một số trường hợp mà bản phân tích kinh doanh có ý nghĩa bao gồm:
- Một dự án mới
- Dòng sản phẩm mới
- Giới thiệu một nhân vật khách hàng mới vào chiến lược tiếp thị của bạn
- Những thay đổi lớn trong chuỗi cung ứng, như việc giới thiệu nhà cung cấp hoặc nhà phân phối mới
Sự khác biệt giữa bản phân tích kinh doanh và kế hoạch kinh doanh là gì?
Mặc dù trường hợp kinh doanh có vẻ giống với kế hoạch kinh doanh, nhưng dựa trên định nghĩa, nội dung và tên gọi, có những điểm khác biệt lớn giữa hai khái niệm này. Những điểm khác biệt đáng chú ý nhất là:
- Trường hợp sử dụng: Gói Doanh nghiệp được lập cho một doanh nghiệp hoàn toàn mới, trong khi trường hợp kinh doanh được lập khi yêu cầu cam kết tài chính đáng kể trong một doanh nghiệp hiện có
- Mục đích: Gói Doanh nghiệp nhằm mục đích xây dựng chiến lược kinh doanh hoàn chỉnh, trong khi bản phân tích kinh doanh cố gắng giải thích những lợi thế của một sáng kiến cụ thể
- Nội dung: Một kế hoạch kinh doanh bao gồm thông tin về: Sứ mệnh và tầm nhìn của công ty Dự báo tài chính Phân tích SWOT Phân tích thị trường Chiến lược tiếp thị Hồ sơ nhóm
- Sứ mệnh và tầm nhìn của công ty
- Dự báo tài chính
- Phân tích SWOT
- Phân tích thị trường
- Chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường
- Hồ sơ nhóm
- Sứ mệnh và tầm nhìn của công ty
- Dự báo tài chính
- Phân tích SWOT
- Phân tích thị trường
- Chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường
- Hồ sơ nhóm
Mặt khác, bản phân tích kinh doanh chỉ bao gồm dự báo tài chính, rủi ro và chi phí của một dự án
- Mức độ chi tiết: Do phạm vi thông tin cần bao gồm, các kế hoạch kinh doanh thường chi tiết hơn nhiều so với các bản phân tích kinh doanh
6 yếu tố chính của một bản phân tích kinh doanh
Mặc dù cấu trúc chính xác của một bản phân tích kinh doanh sẽ khác nhau tùy theo tình huống cụ thể, nhưng đây là một số thành phần thiết yếu:
1. Tóm tắt
Tóm tắt điều hành cung cấp tổng quan nhanh về các chi tiết quan trọng được đề cập trong bản phân tích kinh doanh của bạn.
Do các nhà quản lý và lãnh đạo thường bận rộn, phần tóm tắt điều hành thường là phần duy nhất trong tài liệu mà họ thực sự đọc. Đó là lý do tại sao việc viết phần này một cách chính xác và để lại ấn tượng mạnh mẽ là vô cùng quan trọng.
2. Định nghĩa dự án
Định nghĩa dự án đặt bối cảnh cho bản phân tích kinh doanh của bạn bằng cách giải thích vấn đề bạn muốn giải quyết. Nó nêu bật một yêu cầu kinh doanh chưa được đáp ứng, phác thảo lý do tại sao nó không được đáp ứng và cuối cùng trình bày giải pháp của bạn để giải quyết những thiếu sót đã đề cập.
3. Đánh giá tài chính
Đây là điểm mấu chốt của vấn đề — phần đánh giá tài chính phác thảo ROI mà sáng kiến hoặc dự án bạn đề xuất có thể mang lại cho doanh nghiệp. Phần này cũng bao gồm chi phí dự kiến để thực hiện dự án hoặc triển khai giải pháp của bạn.
4. Mục tiêu dự án và tiêu chí thành công
Phần này của bản phân tích kinh doanh xác định tất cả các mục tiêu và kết quả chính (OKR) mà bạn muốn đạt được thông qua dự án hoặc giải pháp được đề xuất. Phần này cũng giải thích cách các mục tiêu đó phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. Cuối cùng, phần này thiết lập các tiêu chí thành công cho dự án của bạn dưới dạng KPI và các chỉ số chính.
5. Phạm vi và lịch trình dự án
Phạm vi dự án đặt ra các giới hạn và ranh giới cho dự án của bạn bằng cách phân bổ nguồn lực và ngân sách, đồng thời xây dựng lịch trình hoàn thành.
6. Rủi ro và chiến lược giảm thiểu
Một bản phân tích kinh doanh phải liệt kê tất cả các rủi ro liên quan đến việc triển khai giải pháp được đề xuất và các chiến lược giảm thiểu rủi ro để đối phó với chúng. Nó cũng cân nhắc các phương án thay thế và rủi ro tương ứng của chúng để giải thích lý do tại sao sáng kiến của bạn nên là lựa chọn ưu tiên.
Cách viết bản phân tích kinh doanh: Hướng dẫn từng bước
Viết bản phân tích kinh doanh là một công việc phức tạp, đòi hỏi nghiên cứu sâu rộng và nhiều phân tích, từ phân tích SWOT và phân tích chi phí-lợi ích đến phân tích các bên liên quan. Đây không phải là việc dễ dàng, nhưng sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều với một nền tảng quản lý dự án xuất sắc như ClickUp.
ClickUp trang bị cho các nhà quản lý dự án và chuyên gia kinh doanh tất cả các công cụ cần thiết để soạn thảo một bản phân tích kinh doanh thuyết phục cấp trên, từ các mẫu sẵn có đến các tính năng quản lý tài liệu dựa trên AI. Hãy cùng tìm hiểu cách viết bản phân tích kinh doanh trong tám bước với sự trợ giúp của ClickUp.
Bước 1: Xác định vấn đề
Nhiều dự án kinh doanh thất bại vì đưa ra giải pháp cho những vấn đề không tồn tại. Để tránh tình huống này, hãy đảm bảo bạn đã xem xét những điều sau:
- Mục tiêu mà công ty bạn muốn đạt được. Ví dụ: đạt được mục tiêu doanh thu, đáp ứng nhu cầu chưa được giải quyết của khách hàng hoặc đạt được lợi thế cạnh tranh
- Vấn đề cản trở công ty bạn đạt được mục tiêu mong muốn. Ví dụ như thiếu hiệu quả hoạt động, nhắm mục tiêu khách hàng không chính xác và các vấn đề về chuỗi cung ứng
- Giải pháp bạn muốn đề xuất để giải quyết vấn đề và đạt được các mục tiêu
- Bằng chứng và ví dụ thực tế để chứng minh rằng giải pháp bạn đề xuất thực sự có thể giải quyết vấn đề
Một cách có cấu trúc để xác định các vấn đề kinh doanh của bạn là sử dụng Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ ClickUp. Phân loại mọi vấn đề trong kinh doanh của bạn thành nhiều cột "Tại sao" và sau đó thêm nguyên nhân gốc rễ của chúng vào các khối được mã hóa bằng màu sắc tương ứng. Sau khi phân tích nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể điều chỉnh giải pháp của mình để nhắm mục tiêu và khắc phục chúng.
Bước 2: Xác định các bên liên quan
Sau khi xác định vấn đề, bước tiếp theo là xác định các bên liên quan mà bạn sẽ trình bày bản phân tích kinh doanh. Bên liên quan là bất kỳ ai có quyền quyết định trong việc phê duyệt bản phân tích kinh doanh của bạn. Tùy thuộc vào phạm vi và mức độ phức tạp của bản phân tích kinh doanh, một hoặc tất cả các bên liên quan sau đây có thể đóng vai trò trong việc phê duyệt bản phân tích:
- Giám đốc Điều hành (CEO) của công ty
- Trưởng phòng tài chính
- Giám đốc điều hành kinh doanh
- Trưởng phòng marketing và bán hàng
- Đại diện của khách hàng
Thảo luận về sáng kiến của bạn với các bên liên quan để xem họ có quan tâm đến nó hay không. Điều này cũng có thể giúp bạn hiểu quan điểm của họ về vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Sau cùng, bạn không muốn nỗ lực vào một bản phân tích kinh doanh hoàn chỉnh chỉ để các bên liên quan từ chối nó. 🙅♂️
Cách dễ nhất để xác định các bên liên quan quan trọng là sử dụng Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp. Khung này có thể giúp bạn đánh giá mức độ ảnh hưởng và hỗ trợ của tất cả các bên liên quan sẽ đóng vai trò trong việc phê duyệt trường hợp kinh doanh của bạn. Thông tin này cũng có thể hữu ích khi bạn muốn thu thập phản hồi từ một bên liên quan.
Bước 3: Soạn thảo thông tin cơ bản và định nghĩa dự án
Khi bạn đã xác định được vấn đề và các bên liên quan, đã đến lúc bắt đầu soạn thảo bản phân tích kinh doanh.
Phần đầu tiên là phần định nghĩa dự án, cài đặt bối cảnh để trình bày trường hợp của bạn trước các bên liên quan. Phần này bao gồm vấn đề mà trường hợp kinh doanh của bạn đề xuất giải quyết và giải thích lý do tại sao việc giải quyết vấn đề đó là quan trọng. Phần này nên bao gồm những nội dung sau:
- Vấn đề bạn đã xác định và tác động của nó đối với các hàm kinh doanh
- Dự án hoặc giải pháp của bạn có thể giải quyết vấn đề đó như thế nào
- Các mục tiêu mà dự án hoặc sáng kiến của bạn muốn đạt được
- Cách mục tiêu dự án phù hợp với mục tiêu ngắn hạn của công ty
- Các tiêu chí thành công cho dự án hoặc sáng kiến của bạn
- Thành công của nó sẽ thúc đẩy công ty tiến tới các mục tiêu chiến lược dài hạn như thế nào?
Công cụ tốt nhất để soạn thảo phần này của tài liệu là ClickUp Docs — trình chỉnh sửa văn bản và nền tảng quản lý tài liệu tích hợp sẵn của ClickUp.
Với khả năng chỉnh sửa cộng tác của ClickUp Docs, bạn và các bên liên quan có thể làm việc trên tài liệu trường hợp kinh doanh trong thời gian thực, đảm bảo hoàn thành nhanh chóng và chính xác. Các bên liên quan cũng có thể bình luận về các lĩnh vực cần cải thiện. Cuối cùng, bạn có thể thêm hình ảnh bìa để trường hợp kinh doanh của bạn trông hấp dẫn hơn hoặc sử dụng lệnh gạch chéo để nhanh chóng thêm các khối văn bản được định dạng hấp dẫn.
Bước 4: Phân tích chi phí-lợi ích và đánh giá tài chính
Sau khi cài đặt bối cảnh, bước tiếp theo là phần đánh giá tài chính. Phần này sẽ được xem xét cẩn thận trong quá trình thuyết trình và phục vụ cho việc thu hút sự quan tâm của các bên liên quan đến trường hợp kinh doanh của bạn. Để đạt được độ chính xác cao nhất, hãy tham khảo ý kiến của đồng nghiệp từ bộ phận tài chính trong khi soạn thảo phần này của tài liệu.
Một số thông tin bạn có thể muốn đề cập ở đây bao gồm:
- Dự báo về lợi nhuận tài chính
- Chi phí phát sinh từ dự án
- Dự báo luồng tiền mặt
- Phân tích chi phí - lợi ích và tỷ suất hoàn vốn (ROI)
- Phân tích độ nhạy để giải thích sai số trong các con số của bạn
Ngoài các khía cạnh tài chính, phần này còn đề cập đến phân tích rủi ro. Thông tin về tất cả các yếu tố rủi ro tiềm ẩn được xác định thông qua phân tích SWOT, phân tích Monte Carlo và các chiến lược xác định rủi ro khác được nêu ra cùng với các chiến lược giảm thiểu rủi ro tương ứng. Tốt nhất là bạn nên thảo luận về các rủi ro của dự án với các bên liên quan đã được xác định trong bước đầu tiên — họ thường có thể chia sẻ những hiểu biết và quan điểm tiềm ẩn.
ClickUp cung cấp một số công cụ để giúp bạn thực hiện từng phân tích này. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Mẫu phân tích chi phí-lợi ích của ClickUp để hoàn thành phân tích chi phí-lợi ích của mình.
Tương tự, Mẫu phân tích SWOT của ClickUp có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian ghi chép hàng loạt dữ liệu để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của sáng kiến của bạn. Đây là một mẫu trực quan, giúp bạn dễ dàng xác định các hoạt động và hàm có tác động lớn.
Bước 5: Đánh giá các phương án thay thế
Trong phần này, bạn nên đánh giá các giải pháp thay thế cho giải pháp bạn đề xuất trong bản phân tích kinh doanh. Nêu rõ ưu và nhược điểm của từng lựa chọn để các bên liên quan có cái nhìn tổng quan về mọi giải pháp khả thi. Đảm bảo bao gồm giải pháp bạn đề xuất trong phần so sánh để giải thích lý do tại sao giải pháp này tốt hơn tất cả các giải pháp thay thế.
Nếu bạn cần trợ giúp để xem xét và so sánh các phương án thay thế, hãy sử dụng Mẫu ma trận so sánh ClickUp. Sử dụng mẫu này để ghi lại tất cả thông tin về từng phương án thay thế có thể có trong các trường khác nhau, sau đó so sánh chúng trên bảng Kanban. Định dạng trực quan của mẫu giúp việc ra quyết định trở nên dễ dàng hơn, trong khi các trường có thể tùy chỉnh hoàn toàn cho phép bạn ghi lại bao nhiêu tham số so sánh tùy thích.
Bước 6: Mô tả phạm vi dự án và phương pháp thực hiện
Sau khi bạn trình bày chi tiết tất cả các khía cạnh tài chính của dự án và so sánh với các phương án thay thế, hãy xác định phạm vi dự án trong bản phân tích kinh doanh. Phần này đặt ra ranh giới cho công việc còn lại và giới hạn về nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Thông tin quan trọng được đề cập trong phần này bao gồm:
- Ngân sách và phân bổ nguồn lực: Nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác, như thành viên nhóm, không gian làm việc, thiết bị, v.v., cần được phân bổ cho dự án
- Thời hạn: Thời gian cần thiết để hoàn thành từng phần của dự án
- Phụ thuộc và mối quan hệ : Chi tiết về các hàm kinh doanh hiện tại có thể bị ảnh hưởng bởi dự án
- Kết quả mong đợi: Những gì bạn dự định sẽ đạt được vào cuối dự án
- Loại trừ: Những gì không thuộc dự án của bạn
Sau khi xác định phạm vi dự án, hãy phác thảo các bước chính xác để thực hiện dự án. Cách dễ nhất để làm việc này là sử dụng Mẫu phạm vi công việc của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn ghi lại mọi khía cạnh của phạm vi dự án một cách có tổ chức để chia sẻ với các bên liên quan và thu thập ý kiến của họ.
Bước 7: Soạn thảo bản tóm tắt nội dung
Khi tất cả các phần chính của bản phân tích kinh doanh đã hoàn thành, bạn cần soạn thảo một bản tóm tắt để tóm tắt các chi tiết quan trọng từ mỗi phần. Bản tóm tắt này phải ngắn gọn, lý tưởng là không dài hơn hai trang. Bản tóm tắt sẽ xuất hiện ở mục đầu tiên trong bản phân tích kinh doanh, cung cấp cho các bên liên quan một cái nhìn tổng quan nhanh về dự án bạn đề xuất.
Nếu bạn cần trợ giúp soạn thảo bản tóm tắt, hãy hợp tác với ClickUp Brain, một mạng lưới thần kinh và trợ lý viết AI được tích hợp trong ClickUp Docs. Chỉ trong vài giây, nó có thể tạo ra bản tóm tắt hoàn hảo cho bất kỳ tài liệu kinh doanh nào đã được chuẩn bị cho đến thời điểm hiện tại.
Khi bạn đã có bản thảo tóm tắt điều hành, hãy sử dụng Mẫu tóm tắt điều hành ClickUp để định dạng và sắp xếp nó theo cách có cấu trúc và dễ trình bày.
Bước 8: Tổng hợp tất cả
Bây giờ, đã đến lúc tổng hợp và cấu trúc tất cả các phần đã soạn thảo đến thời điểm này để hoàn thiện bản phân tích kinh doanh của bạn. Đó là lúc Mẫu phân tích kinh doanh ClickUp có thể trở thành cứu tinh của bạn.
Mẫu này bao gồm các phần riêng biệt để ghi lại từng phần của bản phân tích kinh doanh. Tất cả các phần được sắp xếp theo cấu trúc để đảm bảo rằng khi bạn trình bày bản phân tích, nó sẽ tạo ấn tượng lâu dài với các bên liên quan.
4 ví dụ thực tế về trường hợp kinh doanh
Bây giờ bạn đã biết cách viết bản phân tích kinh doanh, hãy cùng xem một số ví dụ thực tế về cách bản phân tích kinh doanh giúp các công ty phê duyệt các dự án lớn và đưa ra các quyết định chiến lược:
1. Ví dụ về khởi nghiệp tinh gọn
Một công ty khởi nghiệp tinh gọn hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe đang phải đối mặt với các vấn đề về nhân lực, khiến công ty không thể ra mắt sản phẩm đúng thời hạn. Trưởng nhóm phát triển sản phẩm muốn tuyển thêm ba kỹ sư để đẩy nhanh quá trình phát triển sản phẩm.
Tuy nhiên, vì đây là một công ty khởi nghiệp nhỏ với ngân sách hạn hẹp, trưởng nhóm cần có sự chấp thuận của những người sáng lập công ty trước khi đưa ra quyết định. Vì vậy, nhóm sản phẩm đã soạn thảo một báo cáo kinh doanh để tuyển dụng thêm nhân viên, và đây là những nội dung chính trong đề xuất của họ:
- Tóm tắt ngắn gọn về việc thiếu nhân sự đang làm chậm trễ quá trình phát triển sản phẩm và đẩy thời gian ra mắt sản phẩm vượt quá thời hạn đã kế hoạch
- Chi tiết về cách ba kỹ sư mới có thể đưa quá trình phát triển sản phẩm trở lại đúng hướng
- Phân tích chi phí - lợi ích của việc thực hiện
- Phân tích các rủi ro liên quan
- Trình bày các phương án thay thế và các rủi ro liên quan
- Phạm vi thay đổi, như bản chất công việc mà các kỹ sư mới sẽ thực hiện
2. Ví dụ về tài trợ vốn mạo hiểm
Một công ty khởi nghiệp fintech được tài trợ bởi vốn mạo hiểm quyết định ra mắt một dòng sản phẩm thẻ tín dụng mới. Điều này sẽ giúp công ty khởi nghiệp thu hút được nhiều khách hàng mới, nhưng cũng đòi hỏi khoản đầu tư tài chính đáng kể cho mục đích tiếp thị và cho vay. Vì vậy, công ty chuẩn bị một bản phân tích kinh doanh cho dòng sản phẩm mới này nhằm nỗ lực thu hút vốn đầu tư. Dưới đây là những nội dung chi tiết trong bản phân tích kinh doanh của họ:
- Sự cần thiết của dòng sản phẩm mới này và cách nó bổ sung cho các sản phẩm khác của công ty
- Cơ hội thị trường với dự báo doanh thu và phân tích chi phí-lợi ích
- Các rủi ro liên quan đến dự án, như cạnh tranh, mặc định hàng loạt và sự giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý
- Các giải pháp thay thế có sẵn, như ra mắt thẻ ghi nợ trả trước, có thể sẽ không hữu ích cho việc thu hút khách hàng
- Phạm vi của dự án, như thành viên nhóm tham gia, ngân sách được phân bổ, lịch trình khởi động và dòng thời gian
3. Ví dụ về gia công phần mềm
Một nhà cung cấp phần mềm SaaS có trụ sở tại Thung lũng Silicon muốn giảm chi phí dịch vụ khách hàng mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Giám đốc sản phẩm của một trong những sản phẩm hàng đầu của họ nảy ra ý tưởng gia công dịch vụ khách hàng. Vì vậy, họ quyết định chuẩn bị một bản phân tích kinh doanh trước khi đề xuất giải pháp cho ban quản lý. Bản phân tích kinh doanh nêu rõ:
- Vấn đề là một phần đáng kể doanh thu được chi cho hoạt động dịch vụ khách hàng và cách thức thuê ngoài có thể giúp giảm chi phí này
- Các rủi ro liên quan đến dịch vụ khách hàng thuê ngoài và các chiến lược giảm thiểu rủi ro, như có cơ chế báo cáo lên cấp trên đối với các yêu cầu hỗ trợ chưa được giải quyết
- Các phương án thay thế và rủi ro của chúng, như sử dụng chatbot AI để tự động hóa dịch vụ khách hàng, điều này có thể gây khó chịu cho những khách hàng cần sự hướng dẫn của con người
- Phân tích chi phí - lợi ích của việc thực hiện thay đổi
- Phạm vi thay đổi, chẳng hạn như số lượng nhân viên hỗ trợ khách hàng sẽ bị sa thải
4. Ví dụ về chuỗi cung ứng
Một công ty xây dựng ở Virginia đang phải đối mặt với vấn đề về nguồn cung cấp nguyên liệu thô. Nhà cung cấp xi măng mà họ hợp tác liên tục không đáp ứng được nhu cầu, vì vậy giám sát dự án quyết định tăng cường dự phòng bằng cách tìm kiếm một nhà cung cấp mới.
Thay đổi này có thể ảnh hưởng lớn đến dự án, vì vậy người giám sát chuẩn bị một bản phân tích kinh doanh để đề xuất sáng kiến này với ban quản lý. Bản phân tích này đề cập đến những vấn đề sau:
- Làm thế nào để nhà cung cấp xi măng mới có thể ngăn chặn dự án bị trì hoãn
- Sự đáng tin cậy của nhà cung cấp, được thể hiện qua nhiều năm kinh nghiệm trong ngành, các công ty lớn mà họ đã cung cấp xi măng, v.v.
- Các nhà cung cấp thay thế, sức chứa và thông tin về độ tin cậy của họ
- Phân tích chi phí - lợi ích của việc thay đổi, vì mức giá của nhà cung cấp này cao hơn một chút so với nhà cung cấp hiện tại
- Phạm vi thay đổi, bao gồm tỷ lệ phần trăm nguyên vật liệu sẽ được cung cấp bởi nhà cung cấp mới, trong bao lâu và với giá bao nhiêu
Những thách thức tiềm ẩn trong bản phân tích kinh doanh và cách khắc phục
Có một số sai lầm mà các nhà quản lý dự án thường mắc phải khi soạn thảo bản phân tích kinh doanh, điều này có thể ảnh hưởng đến việc phê duyệt toàn bộ dự án hoặc sáng kiến. Bây giờ chúng ta đã tìm hiểu toàn bộ quá trình viết bản phân tích kinh doanh thuyết phục, hãy cùng xem những sai lầm thường gặp nhất và cách tránh chúng.
1. Viết bản thảo một mình
Các chi tiết của một bản phân tích kinh doanh đòi hỏi nghiên cứu sâu rộng và kiến thức về các hàm kinh doanh khác nhau. Không có nhà quản lý dự án nào có thể làm tất cả một mình mà không mắc sai lầm hoặc lỗi phán đoán, vì vậy hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ các bộ phận khác nhau trong công ty của bạn, cho dù đó là tài chính, tiếp thị hay vận hành. 💁
2. Không thu thập phản hồi từ các bên liên quan
Một sai lầm quan trọng khác khi xây dựng bản phân tích kinh doanh là trình bày tài liệu cho các bên liên quan một cách bất ngờ. Khi bạn không liên quan các bên liên quan vào bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình phát triển bản phân tích kinh doanh, bạn sẽ tăng nguy cơ bị từ chối. Điều đó xảy ra vì:
- Bạn không biết họ mong đợi điều gì
- Họ không có vai trò nào trong trường hợp kinh doanh của bạn, điều này khiến họ không liên quan đến công việc của bạn
Để tránh tình huống này, hãy thu hút các bên liên quan tham gia vào các giai đoạn khác nhau của quá trình soạn thảo bản phân tích kinh doanh và thường xuyên kiểm tra tiến độ của bạn.
3. Không xem xét hoặc hiệu đính
Điều cuối cùng bạn muốn khi trình bày bản phân tích kinh doanh là lỗi chính tả hoặc trình bày sai sự thật. Điều đó có thể để lại ấn tượng xấu cho các bên liên quan đang lắng nghe bạn. Họ có thể không coi trọng bạn và cuối cùng từ chối đề xuất dự án của bạn.
Để đảm bảo tài liệu hoàn hảo, bạn nên luôn xem lại và hiệu đính toàn bộ bản phân tích kinh doanh trước khi nộp. Đặc biệt chú ý đến các con số và sự kiện, kiểm tra kỹ để đảm bảo chúng chính xác. Sau đó, hãy tiếp tục với phần trình bày của bạn.
Tạo bản phân tích kinh doanh thuyết phục với ClickUp
Một bản phân tích kinh doanh vững chắc là bước đầu tiên để được các bên liên quan chấp thuận dự án. Tuy nhiên, để xây dựng bản phân tích này, bạn cần có kế hoạch cẩn thận và các công cụ phù hợp để hợp lý hóa toàn bộ quy trình. May mắn thay, ClickUp cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần trong từng bước xây dựng bản phân tích kinh doanh, từ các mẫu sẵn có và công cụ tài liệu đến trợ giúp viết bài bằng AI.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và viết một bản phân tích kinh doanh để giành được sự hỗ trợ và tin tưởng cho dự án hoặc sáng kiến của bạn.