Cách tạo trường hợp sử dụng tập trung vào người dùng để đạt được kịch bản thành công lý tưởng [Với ví dụ]

Bạn đang điều hành một dự án, giải mã các quy trình kinh doanh phức tạp hay thiết kế các giải pháp phần mềm phức tạp? Nếu vậy, bạn chắc chắn hiểu rằng thành công phụ thuộc vào sự rõ ràng và chính xác. Tin tốt lành! Các trường hợp sử dụng có thể giúp bạn và khách hàng của bạn tránh được rất nhiều rắc rối.

Hãy tưởng tượng bạn đang xây dựng một tòa nhà. Bản thiết kế hướng dẫn bạn, phác thảo mục đích và bố cục của từng phòng. Đây chính xác là trường hợp sử dụng: một bản thiết kế để hướng dẫn các yêu cầu hệ thống và các hoạt động dự án kết quả. Nó giúp vạch ra các quy trình trong các tương tác của người dùng, giúp bạn xây dựng một hệ thống phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của người dùng. 🏗️

Một mũi khâu kịp thời tiết kiệm chín mũi khâu, và tương tự, việc nắm vững các trường hợp sử dụng ngay từ bây giờ có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ làm việc sau này. Trong hướng dẫn thực tiễn này, chúng tôi sẽ giải thích:

Trường hợp sử dụng là gì và nó có mục đích gì?

Các trường hợp sử dụng là không thể thiếu để hiểu các tương tác và câu chuyện cụ thể của người dùng (hoặc câu chuyện của người dùng) nhằm tạo ra thiết kế mong muốn cho một hệ thống.

Về mặt kỹ thuật, trường hợp sử dụng là mô tả chi tiết về cách người dùng sẽ tương tác với giải pháp CNTT để đạt được mục tiêu cụ thể. Nó vẽ ra các bước mà họ thực hiện, với phần đầu, phần giữa và phần cuối rõ ràng.

Nếu bạn chưa quen với trường hợp sử dụng, có lẽ bạn đang tự hỏi tại sao mình phải quan tâm đến nó. Thực tế là mọi quy trình phát triển phần mềm đều mang gánh nặng của việc lập kế hoạch dự án tập trung vào người dùng. Điều quan trọng là phải hiểu trước các yêu cầu về dịch vụ hoặc hệ thống để sản phẩm cuối cùng của bạn hoạt động hoàn hảo và mang lại lợi nhuận.

Đây là lúc trường hợp sử dụng phát huy tác dụng, giúp bạn hình dung các tương tác của người dùng từ đầu đến cuối và xác định chính xác bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình này. Hãy coi đó như một hướng dẫn trong một trò chơi chiến lược, nơi mỗi bước đi đều rất quan trọng. Đầu vào của bạn, phản hồi của hệ thống, các quy trình cụ thể và kết quả cuối cùng đều được nêu rõ ràng, không để lại chỗ cho sự mơ hồ trong các quyết định.

Mục đích là giúp các nhà quản lý dự án, nhà phân tích kinh doanh và nhà phát triển phần mềm thống nhất với nhau về những gì người dùng cuối mong muốn ở một ứng dụng phần mềm hoặc hệ thống, loại bỏ những phỏng đoán không cần thiết. Kết quả? Những quyết định thông minh hơn về:

Mẹo: Cần bắt đầu nhanh? Sử dụng Mẫu lập bản đồ câu chuyện người dùng ClickUp để bắt đầu lập bản đồ trường hợp sử dụng ngay lập tức! Bảng trắng vô hạn tích hợp sẵn giúp bạn theo dõi và sắp xếp thứ tự ưu tiên các câu chuyện người dùng trong vài phút.

Lợi ích của trường hợp sử dụng trong quy trình kinh doanh

Các trường hợp sử dụng mang lại một số lợi ích trong việc phát triển và quản lý hệ thống phần mềm và dự án. Dưới đây là bảy lợi thế chính cho các bên liên quan trong kinh doanh:

Những gì cần bao gồm trong trường hợp sử dụng của dự án: với các bước thực tế

Các trường hợp sử dụng có thể bao gồm một số yếu tố tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hệ thống bạn đang xây dựng. Dưới đây là một số tùy chọn quan trọng nhất:

Những điểm này có thể được giải thích rõ hơn khi chúng ta khám phá khía cạnh thực tiễn của vấn đề. Tham khảo các phần dưới đây để hiểu cách bao gồm các yếu tố này và tóm tắt các tình huống sử dụng phức tạp thành các bước có thể thực hiện được.

Bước 1: Đặt tiêu đề và mô tả

Bất kỳ nghiên cứu trường hợp sử dụng nào cũng phải có tiêu đề hấp dẫn. Tiêu đề phải ngắn gọn, cụ thể và thể hiện rõ mục đích của trường hợp sử dụng. Ví dụ: tiêu đề Tối ưu hóa thanh toán trực tuyến: Trường hợp sử dụng để nâng cao hiệu quả chuyển đổi thương mại điện tử ngay lập tức truyền tải trọng tâm và phạm vi của trường hợp sử dụng.

Tiếp theo, mô tả trường hợp của bạn nên đặt bối cảnh một cách ngắn gọn, chỉ ra chính xác tác nhân hoặc người dùng trường hợp sử dụng, hệ thống được đề cập và mục tiêu cuối cùng. Dưới đây là một ví dụ: Trường hợp sử dụng này phác thảo các bước mà một người mua hàng trực tuyến thực hiện để hoàn thành giao dịch mua, nêu bật phản hồi của hệ thống tại mỗi tương tác để đảm bảo giao dịch diễn ra suôn sẻ và giảm tình trạng bỏ giỏ hàng.

Giữ ngôn ngữ súc tích, tập trung vào các kết quả sáng tạo mà bạn mong muốn.

Bước 2: Xác định các tác nhân

Đây không phải là những ngôi sao Hollywood mà là các thực thể khóa — cá nhân, nhóm hoặc thậm chí các hệ thống khác — tương tác với hệ thống đang được xem xét. Xác định các tác nhân này giống như việc chọn diễn viên cho một vở kịch; mỗi người có một vai trò, một mục đích và một tập hợp các hành động góp phần vào cốt truyện đang diễn ra. 🎭

Các tác nhân trong sơ đồ trường hợp sử dụng có thể được phân loại thành chính hoặc phụ. Tác nhân chính tự tìm kiếm sự trợ giúp của hệ thống để đạt được một mục tiêu cụ thể. Mặt khác, tác nhân phụ cung cấp dịch vụ cho hệ thống như một kết quả trực tiếp của trường hợp sử dụng chính. Hệ thống bắt đầu tương tác với tác nhân phụ để lấy thông tin hoặc hoàn thành mục tiêu.

Giả sử một người dùng đăng ký vay tiền trực tuyến, điều này khiến họ trở thành tác nhân chính. Để đáp ứng yêu cầu vay tiền, hệ thống kích hoạt một tài nguyên khác để tính tỷ lệ lãi suất — tài nguyên đó là tác nhân phụ.

Nếu bạn vẫn đang trong giai đoạn nghiên cứu và cần trợ giúp để xác định nhân vật chính, bạn có thể ghi lại những phát hiện của mình qua Mẫu kế hoạch nghiên cứu người dùng ClickUp. Các tính năng tích hợp sẵn giúp các nhóm phần mềm và UX lập bản đồ hành vi của người dùng và giải quyết các vấn đề trong ứng dụng, trang web hoặc dự án một cách có trật tự.

Bước 3: Xác định mục tiêu của các tác nhân

Cho dù một người dùng đang mua sản phẩm, đăng ký nhận bản tin hay sử dụng trang web, mục tiêu của họ là động lực thúc đẩy họ tương tác với dịch vụ của bạn. Nhiệm vụ của bạn là hiểu những mục tiêu này để có thể thiết kế một hệ thống giúp họ đạt được mục tiêu một cách hiệu quả nhất có thể.

Hãy xem xét một ví dụ thực tế: nếu bạn đang điều hành một trang web bán lẻ, mục tiêu của khách hàng có thể là mua một sản phẩm với số bước tối thiểu. Trường hợp sử dụng này yêu cầu bạn phác thảo các bước khách hàng cần thực hiện để hoàn thành giao dịch mua hàng, từ việc lựa chọn mục đến thanh toán cuối cùng.

Sử dụng Mẫu kế hoạch hành động mục tiêu SMART của ClickUp để liệt kê các mục tiêu của tất cả các bên liên quan đã xác định và theo dõi cách nhóm của bạn giải quyết các mục tiêu đó.

Bước 4: Thu thập các bên liên quan và lãi suất của họ

Điều cực kỳ quan trọng là xác định tất cả các bên liên quan và hiểu lãi suất của họ để đảm bảo trường hợp sử dụng của bạn hiệu quả. Bên liên quan có thể là người dùng cuối, quản trị viên hệ thống hoặc thậm chí là các tác nhân hoặc hệ thống bên ngoài tương tác với dịch vụ của bạn. Tất cả họ đều có nhu cầu và kỳ vọng riêng. Dưới đây là những việc bạn cần làm:

Phân tích các bên liên quan có thể là một công việc căng thẳng, đặc biệt là khi có nhiều trường hợp sử dụng cần theo dõi. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các mẫu bản đồ các bên liên quan chất lượng để cấu trúc quá trình này.

Bước 5: Chỉ định các điều kiện tiên quyết hoặc giả định

Điều kiện tiên quyết tạo tiền đề cho hành động, đảm bảo rằng tất cả các điều kiện cần thiết đã sẵn sàng trước khi trường hợp sử dụng được khởi tạo. Hãy nghĩ đến những điều bắt buộc phải có để kịch bản của bạn hoạt động, chẳng hạn như kết nối internet để thực hiện giao dịch trực tuyến hoặc tài khoản người dùng để truy cập vào khu vực dành riêng cho thành viên. Hãy tưởng tượng kịch bản từ góc độ của người dùng và xác định rõ ràng các điều kiện tiên quyết này, sau đó liệt kê chúng ra.

Dưới đây là minh họa cho thấy cách sử dụng các điều kiện tiên quyết để phác thảo các trường hợp sử dụng và tự động hóa quy trình làm việc cho một trang web ngân hàng:

Bước 6: Phác thảo luồng cơ bản

Đây là kịch bản sản phẩm tối thiểu khả thi (MVP), trong đó mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ và trường hợp sử dụng của bạn diễn ra đúng như dự kiến. Không có lỗi, không có trục trặc, chỉ là con đường thẳng tắp dẫn đến sự hài lòng của người dùng.

Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó một khách hàng mua một cuốn sách từ một cửa hàng trực tuyến. Luồng cơ bản sẽ là:

Mỗi bước ở đây phải rõ ràng và cần thiết, hướng dẫn người dùng thực hiện giao dịch một cách thỏa mãn. Sử dụng Mẫu luồng người dùng ClickUp để thiết kế các lộ trình trường hợp sử dụng hiệu quả và chia sẻ chúng với nhóm của bạn.

Bước 7: Xác định các trường hợp ngoại lệ hoặc điều kiện lỗi

Các trường hợp ngoại lệ này đại diện cho các tình huống mà luồng quy trình tiêu chuẩn không áp dụng. Hãy nghĩ về những gì có thể xảy ra và hệ thống của bạn nên phản ứng như thế nào. Bạn có thể:

Bước 8: Bao gồm các phần mở rộng hoặc biến thể cho cách thức hoạt động của hệ thống

Hãy coi đây là những tình huống giả định giúp quá trình của bạn luôn linh hoạt. Ví dụ: nếu một khách hàng bỏ giỏ hàng, bước tiếp theo là gì? Có lẽ bạn cần tạo một phần mở rộng để kích hoạt chuỗi email theo dõi hoặc ưu đãi giảm giá đặc biệt để thu hút họ quay lại.

Các trường hợp sử dụng phải thích ứng với sự phức tạp của thế giới thực, cung cấp các giải pháp sáng tạo giúp duy trì sự tham gia của người dùng. Điều quan trọng là dự đoán những điều bất ngờ và viết kịch bản phản ứng để biến thách thức thành cơ hội.

Bước 9: Xem xét các luồng thay thế

Xem xét các phương án thay thế nếu gặp khó khăn hoặc sự lệch khỏi quy trình. Hãy tưởng tượng bạn đang thiết kế một trường hợp sử dụng cho hệ thống giỏ hàng trực tuyến.

Kịch bản thành công chính (MSS):

Nhưng!

Điều gì sẽ xảy ra nếu một mục hết hàng?

Điều gì sẽ xảy ra nếu thanh toán bị từ chối?

Điều gì sẽ xảy ra nếu xảy ra vấn đề mạng?

Đối với mỗi tình huống giả định, hãy phát triển một lộ trình thay thế để hướng hệ thống của bạn đến kết quả thành công.

Cách viết trường hợp sử dụng hiệu quả với ClickUp

Bây giờ chúng ta đã có kiến thức toàn diện về quy trình phát triển trường hợp sử dụng, hãy cùng khám phá cách viết trường hợp sử dụng chuyên nghiệp với ClickUp. Công cụ quản lý dự án tất cả trong một này đi kèm với tài liệu hướng dẫn người dùng phong phú và các tính năng viết trường hợp sử dụng. Hãy phân tích quy trình để thấy rằng nó dễ dàng như thế nào. 🌹

Tạo và quản lý các trường hợp sử dụng của bạn trong ClickUp Docs

Để bắt đầu mô hình trường hợp sử dụng kinh doanh của bạn trong ClickUp, hãy truy cập Tài liệu ClickUp, giải pháp tích hợp của nền tảng để tạo và lưu trữ tất cả các loại tài liệu, từ hướng dẫn sử dụng và định nghĩa trường hợp thử nghiệm đến các yêu cầu kỹ thuật.

Bắt đầu từ đầu? Tuyệt vời, hãy tạo một tài liệu mới. Bạn có thể sử dụng một trong các mẫu sơ đồ miễn phí của ClickUp để tạo sơ đồ trường hợp sử dụng hoặc mẫu nghiên cứu trường hợp để ghi lại nghiên cứu của người dùng. Mọi thứ sẽ có thể truy cập từ một địa điểm tập trung, giúp bạn dễ dàng theo dõi kịch bản kết quả tốt nhất có thể hoặc phát triển các lộ trình thay thế.

Mời các thành viên từ nhóm sản phẩm và tiếp thị tham gia công việc trên tài liệu trường hợp sử dụng của bạn trong thời gian thực. Bạn có thể tạo Thư mục để lưu trữ nhiều trường hợp sử dụng cho dự án của mình. Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể kết nối Tài liệu của mình với các công việc khác trong dự án để đảm bảo trải nghiệm công việc suôn sẻ.

Thử viết các trường hợp sử dụng với trí tuệ nhân tạo (AI)

Hãy cùng bắt đầu! Trong trình chỉnh sửa tài liệu, chỉ cần gõ /ai. Bùm! Hộp thoại modal ClickUp AI xuất hiện, sẵn sàng hoạt động. Nhấp vào * Viết bằng AI để bắt đầu. Nhập chủ đề trường hợp sử dụng của bạn và thêm các yêu cầu kỹ thuật có liên quan để tạo bản trình bày trường hợp sử dụng chuyên nghiệp, có cấu trúc tốt trong vài giây.

Ngay cả khi sử dụng các trường hợp sử dụng do AI tạo ra, bạn vẫn hoàn toàn kiểm soát. Bạn có thể:

Ngoài việc tạo văn bản, ClickUp AI còn có thể sửa ngữ pháp và giọng điệu của các tài liệu hiện có, thậm chí tóm tắt các nghiên cứu trường hợp dài để tiết kiệm thời gian cho bạn.

Ví dụ về trường hợp sử dụng cho các dự án phát triển phần mềm

Hãy cùng tìm hiểu một số ví dụ về trường hợp sử dụng trong kinh doanh để minh họa rõ hơn về chúng và cách chúng có thể hợp lý hóa các dự án của bạn.

Trường hợp sử dụng #1: Danh sách mong muốn khi mua sắm trực tuyến

Một nền tảng thương mại điện tử nhằm mục đích giới thiệu tính năng danh sách mong muốn để nâng cao trải nghiệm mua sắm trực tuyến cho người dùng.

Người dùng: Người mua sắm trực tuyến

Mục tiêu: Thêm mục vào danh sách mong muốn; xem nội dung danh sách mong muốn

Các bên liên quan: Nền tảng thương mại điện tử, người mua hàng trực tuyến, nhà cung cấp sản phẩm, nhóm tiếp thị, nhà phát triển

Điều kiện tiên quyết: Người dùng phải đăng nhập và duyệt các sản phẩm có sẵn

Luồng cơ bản:

Phần mở rộng/Biến thể:

Ngoại lệ/Điều kiện lỗi:

Luồng thay thế:

Trường hợp sử dụng #2: Quản lý lịch trình du lịch

Một ứng dụng lập kế hoạch du lịch muốn triển khai một tính năng cho người dùng tạo và quản lý lịch trình du lịch của họ.

Các bên liên quan: Khách du lịch, ứng dụng du lịch

Mục tiêu: Tạo và chỉnh sửa lịch trình du lịch; nhận đề xuất

Các bên liên quan: Các công ty ứng dụng du lịch, khách du lịch, doanh nghiệp địa phương, hội đồng du lịch, nhà phát triển

Điều kiện tiên quyết: Người dùng phải đăng nhập và có kế hoạch chuyến đi

Luồng cơ bản:

Phần mở rộng/Biến thể:

Điều kiện ngoại lệ/lỗi:

Luồng thay thế:

Kết thúc trường hợp thành công

Cho dù bạn đang muốn tinh chỉnh quy trình kinh doanh hay nâng cao trải nghiệm khách hàng, mô hình hóa trường hợp sử dụng là một công cụ tuyệt vời để giải quyết vấn đề một cách trực quan. Nếu bạn cần kết quả có thể quan sát được nhanh chóng, hãy tin tưởng vào các công cụ phát triển trường hợp sử dụng chiến lược trong ClickUp để đẩy nhanh tiến độ dự án và hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh của bạn. 🍉

Đăng ký để khám phá giải pháp miễn phí.