Các nhân viên tri thức ở Mỹ lãng phí 5,3 giờ mỗi tuần để chờ đợi thông tin hoặc tái tạo kiến thức tổ chức hiện có. Điều này không chỉ làm lãng phí năng suất của mỗi nhân viên, mà còn dẫn đến sự chậm trễ trong các dự án, chất lượng công việc không đạt tiêu chuẩn và quan trọng nhất là sự mất gắn kết giữa các nhân viên.
Trong môi trường làm việc từ xa, việc thiếu truy cập vào thông tin/kiến thức tổ chức có thể gây hậu quả nghiêm trọng, thường dẫn đến tình trạng "nghỉ việc im lặng".
Bạn có thể tránh điều này bằng một hệ thống đơn giản, có thể lặp lại và nhất quán để chỉ cho nhân viên cách hoàn thành công việc và đưa ra quyết định đúng đắn tại nơi làm việc. Nói cách khác, đó là quy trình làm việc.
Quy trình công việc thường là một chuỗi các bước mà một dự án hoặc công việc phải trải qua từ đầu đến cuối. Điều này có thể phức tạp như triển khai các dịch vụ vi mô tùy chỉnh lên đám mây hoặc đơn giản như phê duyệt chi phí kinh doanh.
Cũng có các loại quy trình không tuần tự như quy trình máy trạng thái (state machine workflows) – có thể di chuyển qua lại – hoặc quy trình dựa trên quy tắc (rules-driven workflows).
Dù là loại nào, một quy trình làm việc tốt cũng đóng vai trò như một lộ trình để hoàn thành công việc, đưa ra hướng dẫn đúng đắn và đặt ra các rào cản thích hợp.
Tuy nhiên, quy trình làm việc chỉ tốt khi có tài liệu hướng dẫn tốt. Nếu không có tài liệu hướng dẫn rõ ràng, ngắn gọn và đầy đủ, quy trình làm việc của bạn có thể sẽ bị lãng quên, nếu không muốn nói là bị bỏ qua, và bạn sẽ phải bắt đầu lại từ đầu.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tại sao cần có tài liệu quy trình làm việc hiệu quả, cách tạo ra nó và các công cụ bạn có thể sử dụng để簡化 công việc.
Tài liệu quy trình làm việc là gì?
Tài liệu quy trình làm việc là quá trình ghi chép kiến thức tổ chức và làm cho nó dễ dàng truy cập cho tất cả những ai cần. Nó thường là một bộ tài liệu, có sẵn thông qua giao diện bảo mật, phác thảo cách bạn tiến hành mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh.
Các tính năng khóa của tài liệu quy trình làm việc tốt là:
Chi tiết: Một tài liệu quy trình làm việc tốt phải nêu rõ từng bước trong quy trình mà không có giả định. Nếu bạn đang tạo tài liệu quy trình làm việc để phê duyệt chi phí, bạn cần bao gồm định dạng yêu cầu hoàn trả, nền tảng để gửi yêu cầu, tên/chức danh của người phê duyệt, SLA để phản hồi, ma trận chuyển cấp, điểm liên hệ, v.v.
Dễ truy cập: Tài liệu quy trình làm việc không thể tìm thấy là vô giá trị. Do đó, một tài liệu quy trình làm việc tốt phải dễ truy cập, lý tưởng nhất là thông qua tìm kiếm, trên một nền tảng tập trung, chẳng hạn như ổ đĩa dùng chung, mạng nội bộ cục bộ hoặc liên kết an toàn.
Rõ ràng và súc tích: Không ai thích đọc hàng trang tài liệu để thực hiện những công việc đơn giản nhất. Vì vậy, hãy viết tài liệu ngắn gọn, với hướng dẫn rõ ràng. Sử dụng các công cụ trực quan như biểu đồ luồng, phần/danh sách kiểm tra có thể thực hiện, đánh dấu những việc nên làm hoặc không nên làm bằng biểu tượng cảm xúc, v.v.
Cập nhật: Trong các tổ chức phát triển nhanh, mọi thứ thay đổi rất nhanh. Hãy đảm bảo rằng bạn xem xét quy trình công việc của mình thường xuyên. Đặt tần suất như mỗi quý một lần hoặc tần suất phù hợp với tổ chức của bạn. Nếu đó là một dự án đang phát triển, hãy cập nhật tài liệu theo thời gian thực.
Nếu bạn cảm thấy đó là quá nhiều giấy tờ cho những việc mà nhóm của bạn làm hàng ngày một cách dễ dàng, hãy để chúng tôi cho bạn thấy cách tài liệu hóa quy trình làm việc có thể tiết kiệm gần sáu giờ cho mỗi người và hàng triệu đô la trong dài hạn.
Lợi ích của việc lập tài liệu quy trình làm việc hiệu quả
Thông thường, khi nói đến quy trình làm việc, chúng ta hướng đến hiệu quả quy trình, cải thiện năng suất, tiết kiệm thời gian, v.v.
Tuy nhiên, tài liệu quy trình làm việc hiệu quả cũng mang lại lợi ích cho nhân viên. Nó đóng vai trò như một hướng dẫn tự học cho mỗi nhân viên trong việc thực hiện công việc của mình. Dưới đây là cách thức hoạt động.
Chia sẻ kiến thức tổ chức: Quy trình công việc được ghi chép rõ ràng đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm của bạn đều biết những gì họ cần biết để hoàn thành tốt công việc của mình.
Nhân viên mới sẽ có quyền truy cập vào kiến thức ngầm và các phương pháp hay nhất, giúp họ tránh lặp lại những sai lầm tương tự. Điều này sẽ đẩy nhanh quá trình hòa nhập của nhân viên, cho dù là vào tổ chức hay dự án mới.
Cộng tác tốt hơn: Quy trình công việc phác thảo từng bước trong quá trình, thông báo cho mọi thành viên trong nhóm biết những gì sẽ xảy ra trước và sau khi hoàn thành công việc của họ.
Điều này giúp họ thu thập tất cả thông tin cần thiết, hoàn thành công việc một cách hiệu quả và chuyển giao cho người tiếp theo.
Tốc độ giao hàng: Khi mọi người đều biết việc cần làm và cách thực hiện, họ có thể hoàn thành công việc của mình mà không bị phân tâm.
Tài liệu quy trình làm việc tốt cũng nêu rõ các vấn đề có thể gặp phải và các giải pháp tiềm năng cho chúng, giúp loại bỏ các trục trặc trong quá trình thực hiện.
Sự thống nhất trong nhóm: Khi toàn bộ nhóm tuân theo quy trình làm việc tiêu chuẩn, họ sẽ mắc ít lỗi hơn và mang lại kết quả nhất quán mỗi lần.
Điều này cũng giúp trải nghiệm của khách hàng trở nên nhất quán, củng cố nhận thức về thương hiệu và dẫn đến tăng doanh số, lợi nhuận cao hơn và tăng trưởng nhanh hơn.
Trách nhiệm: Một quy trình làm việc tốt không chỉ bao gồm các bước trong quy trình mà còn bao gồm các bên liên quan.
Nó phác thảo trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, khiến họ có trách nhiệm hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn của tổ chức.
Bảo mật: Theo Diễn đàn Kinh tế Thế giới, 95% vấn đề an ninh mạng là do lỗi của con người. Đó có thể là do bị lừa bởi một trò lừa đảo phishing hoặc vô tình nhập thông tin bí mật vào mã.
Quy trình công việc được ghi chép đầy đủ sẽ nêu rõ những việc không cần làm, nhắc nhở nhân viên về các biện pháp bảo mật mà họ phải tuân thủ.
Cải tiến liên tục: Tài liệu hóa quy trình công việc giúp hiển thị chi tiết cách thức thực hiện từng công việc.
Điều này giúp các tổ chức đánh giá quy trình của mình và cải thiện chúng một cách liên tục. Điều này giúp các tổ chức nhận thức rõ về các thực hành của mình và điều chỉnh chúng thường xuyên.
Về bản chất, quy trình công việc là "cách thức" kinh doanh. Chúng là công thức của bạn — những cách thức độc đáo để bạn thực hiện các dự án của mình.
Đây là tài sản trí tuệ của bạn. Việc tài liệu hóa quy trình làm việc một cách chính xác giúp toàn bộ tổ chức của bạn tận dụng tối đa tài sản trí tuệ đó. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện điều đó.
Quy trình làm việc (Workflow) và Tài liệu quy trình làm việc (Workflow Documentation) – Chúng có giống nhau không?
Quy trình làm việc và Tài liệu quy trình làm việc đề cập đến các khía cạnh khác nhau của quản lý quy trình, mặc dù chúng có vẻ tương tự. Dưới đây là giải thích chi tiết về từng thuật ngữ:
1. Tài liệu hóa quy trình làm việc
- Định nghĩa: Đề cập đến chuỗi các quy trình hoặc bước mà một tài liệu trải qua trong vòng đời của nó, từ khi được tạo/lập đến khi hoàn thành hoặc lưu trữ.
- Mục đích: Tối ưu hóa quy trình di chuyển, phê duyệt và quản lý tài liệu trong tổ chức để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ.
- Ví dụ:Quy trình phê duyệt tài liệu, trong đó bản nháp được nhiều bên liên quan xem xét và chỉnh sửa trước khi được hoàn thiện. Tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn, trong đó tài liệu được chuyển từ bộ phận tài khoản đến bộ phận quản lý để ký duyệt.
- Quy trình phê duyệt tài liệu, trong đó bản nháp được nhiều bên liên quan xem xét và chỉnh sửa trước khi được hoàn thiện. Tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn, trong đó tài liệu được chuyển từ bộ phận tài khoản đến bộ phận quản lý để ký duyệt.
- Quy trình phê duyệt tài liệu, trong đó bản nháp được nhiều bên liên quan xem xét và chỉnh sửa trước khi được hoàn thiện. Tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn, trong đó tài liệu được chuyển từ bộ phận tài khoản đến bộ phận quản lý để ký duyệt.
- Định tuyến tài liệu đến đúng người hoặc bộ phận.
- Cài đặt phân cấp phê duyệt.
- Đang theo dõi trạng thái tài liệu (ví dụ: đang chờ xử lý, đã được phê duyệt, bị từ chối).
- Đảm bảo tuân thủ quy định và lưu vết kiểm tra.
- Kiểm tra hợp đồng pháp lý.
- Đường ống xuất bản nội dung.
- Quản lý tài liệu nhân sự (ví dụ: hồ sơ nhân viên, biểu mẫu nhập việc).
2. Tài liệu quy trình làm việc
- Định nghĩa: Hành động ghi chép lại một quy trình hoặc quy trình làm việc, mô tả cách hoàn thành một công việc, dự án hoặc tập hợp các công việc cụ thể.
- Mục đích: Giúp formal hóa và tiêu chuẩn hóa quy trình để đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và đào tạo cho nhân viên.
- Ví dụ:Tạo hướng dẫn từng bước về cách tiếp nhận nhân viên mới. Viết ra các quy trình quản lý khiếu nại của khách hàng trong đội ngũ hỗ trợ.
- Tạo hướng dẫn từng bước về cách tiếp nhận nhân viên mới. Viết ra các thủ tục quản lý khiếu nại của khách hàng trong đội ngũ hỗ trợ.
- Tạo hướng dẫn từng bước về cách tiếp nhận nhân viên mới. Viết ra các thủ tục quản lý khiếu nại của khách hàng trong đội ngũ hỗ trợ.
Các yếu tố khóa
- Hướng dẫn từng bước rõ ràng.
- Xác định vai trò và trách nhiệm ở mỗi bước.
- Xác định các công cụ, hệ thống hoặc tài liệu được sử dụng.
- Xác định các điểm quyết định và các phương án dự phòng.
- Trường hợp sử dụng:
Ví dụ về trường hợp sử dụng:
- Sổ tay đào tạo nhân viên.
- Quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOPs).
- Tài liệu quy trình phát triển phần mềm.
Sự khác biệt chính:
| Aspect | Tài liệu quy trình làm việc | Tài liệu quy trình làm việc |
|---|---|---|
| Tập trung | Luồng và tự động hóa tài liệu thông qua các quy trình. | Ghi chép và formal hóa cách thức thực hiện quy trình làm việc. |
| Mục tiêu | Quản lý và di chuyển tài liệu một cách hiệu quả. | Đảm bảo sự hiểu biết và thực hiện công việc nhất quán. |
| Ví dụ | Quy trình phê duyệt tài liệu. | Một quy trình làm việc bằng văn bản (SOP) về cách phê duyệt tài liệu. |
| Tự động hóa | Thường liên quan đến các công cụ tự động hóa xử lý tài liệu. | Thường bao gồm việc tạo các hướng dẫn bằng văn bản hoặc kỹ thuật số. |
| Sử dụng | Chủ yếu được sử dụng để quản lý tài liệu trong các tổ chức. | Dùng để tạo tài liệu hướng dẫn, hướng dẫn sử dụng và tài liệu đào tạo. |
Tóm lại, Document Workflow tập trung vào việc di chuyển và quản lý tài liệu, trong khi Workflow Documentation mô tả chi tiết cách một quy trình làm việc hoạt động, có thể bao gồm các quy trình làm việc với tài liệu như một phần tử con.
Cách tạo quy trình tài liệu hóa quy trình làm việc
Bạn có thể nghĩ rằng, chúng tôi chưa có quy trình làm việc, vậy tôi cần ghi chép những gì?
Mọi người đều có một quy trình làm việc nào đó mà họ tuân theo một cách có ý thức hoặc vô thức. Việc ghi chép quy trình làm việc là một vấn đề hoàn toàn khác. Hãy cùng xem cách thực hiện việc này một cách hiệu quả.
1. Thu thập các quy trình làm việc đã được tài liệu hóa
Một quy trình tài liệu hóa quy trình làm việc tốt sẽ thu thập những ý tưởng tốt nhất từ khắp tổ chức và tích hợp chúng vào một hệ thống mạnh mẽ, giúp mọi người làm việc hiệu quả.
Tìm kiếm bất kỳ tài liệu hoặc bản đồ quy trình hiện có. Hãy nhớ rằng những tài liệu này không nhất thiết phải được viết trong phần mềm quản lý quy trình làm việc hoặc dưới dạng tài liệu.
Chúng cũng có thể được gửi trong email mà người quản lý gửi cho các thành viên trong nhóm, sơ đồ được vẽ trên bảng trắng hoặc bản trình bày được tạo để giới thiệu/đào tạo.
Hãy giữ tâm trí cởi mở về các biểu mẫu hiện có trong tài liệu quy trình làm việc. Hợp nhất tất cả thông tin này. Sắp xếp chúng theo từng bước.
2. Nói chuyện với các nhóm
Trong mọi tổ chức, các thành viên trong nhóm đều có những kiến thức ngầm — những kiến thức mà họ không biết mình có. Nói chuyện với họ về quy trình kinh doanh của họ sẽ làm sáng tỏ những điều có thể không rõ ràng trong tài liệu quy trình.
3. Phỏng vấn từng thành viên trong nhóm
Mặc dù các cuộc họp nhóm giúp hiểu rõ hơn về động lực, nhưng các cuộc phỏng vấn cá nhân lại cung cấp thông tin sâu sắc hơn. Dưới đây là một số câu hỏi để hướng dẫn các cuộc hội thoại này.
- Các bước bạn thực hiện trong toàn bộ quy trình làm việc của mình là gì?
- Các bước này được thực hiện theo thứ tự nào?
- Ai là các bên liên quan trong mỗi bước?
- Bạn đã gặp những thách thức nào trong mỗi bước và đã vượt qua chúng như thế nào?
- Các lỗ hổng trong quy trình làm việc của bạn là gì? Hiện tại, bạn đang lấp đầy những lỗ hổng đó bằng cách nào?
- Các sản phẩm đầu ra của bạn là gì?
- Kết quả và thước đo thành công của bạn là gì?
4. Tài liệu hóa quy trình làm việc
Lập hồ sơ toàn diện về tất cả thông tin bạn đã thu thập được cho đến nay. Cấu trúc hồ sơ theo luồng quy trình, từ đầu đến cuối, từng bước một.
Hãy cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt ở mỗi giai đoạn. Một số yếu tố cần lưu ý khi tài liệu hóa quy trình làm việc là:
- Theo dõi mục tiêu: Mục tiêu mà quy trình này hướng tới và cách thức đo lường
- Các bên liên quan: Ai chịu trách nhiệm cho từng bước, ma trận báo cáo lên cấp trên là gì và liên hệ với ai trong trường hợp có thắc mắc/câu hỏi
- Phụ thuộc: Kết quả của mỗi bước có phụ thuộc vào hành động hoặc sự phê duyệt của bất kỳ ai hay không
- Quyền truy cập: Cần cấp quyền truy cập nào cho các công cụ, môi trường, tài sản và tài nguyên để hoàn thành quy trình làm việc
- Kết quả mong đợi: Kết quả mong đợi ở cuối mỗi bước, bao gồm các chỉ số cho từng bước
- Cột mốc: Các giai đoạn cụ thể trong quy trình công việc cần phải hoàn thành
- Khung thời gian: SLA và dòng thời gian hợp lý cho từng bước trong quy trình làm việc
- Đánh giá: Tần suất đánh giá/cuộc họp để theo dõi tiến độ
- Thuật ngữ: Ý nghĩa và hướng dẫn sử dụng các thuật ngữ cụ thể trong phạm vi dự án
5. Thiết kế tài liệu quy trình làm việc
Mặc dù bước 3 giải thích chi tiết cụ thể về quy trình làm việc, nhưng nó có thể không hữu ích nếu chỉ là một đống văn bản.
Do đó, việc thiết kế tài liệu quy trình làm việc sao cho dễ sử dụng và tra cứu sau này là vô cùng quan trọng. Một số cách đơn giản để thiết kế quy trình làm việc của bạn là:
- Biểu đồ luồng để trực quan hóa quy trình
- Danh sách kiểm tra để lập công việc và công việc con
- Biểu đồ Gantt để xem dòng thời gian và các công việc chồng chéo
- Tiêu đề lớn và tiêu đề phụ để nêu bật các bước quan trọng
- Hộp cảnh báo để nhấn mạnh các yếu tố quan trọng
6. Sử dụng phần mềm tài liệu quy trình làm việc
Phần mềm tài liệu quy trình làm việc mạnh mẽ sẽ giúp bạn chủ yếu với ba điều sau:
- Tối ưu hóa: Cung cấp cấu trúc cho quy trình làm việc, giúp dễ dàng đọc và theo dõi
- Kết nối: Kết nối các quy trình làm việc có liên quan để lập bản đồ tổng thể tốt hơn
- Tính tương tác: Giúp việc tạo các bước hành động dễ dàng hơn, chẳng hạn như tạo công việc hoặc gửi thông báo
Bạn có thể thực hiện việc này bằng các công cụ phổ biến như bảng tính, bản trình bày hoặc phần mềm lập bản đồ quy trình. Tuy nhiên, phần mềm tài liệu quy trình làm việc được thiết kế chuyên dụng sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
ClickUp Mind Maps cung cấp một cách đơn giản và trực quan để thiết kế quy trình làm việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu có sẵn để thiết kế ngay lập tức sơ đồ quy trình làm việc hoặc dễ dàng kéo và thả các kết nối giữa các bước để đề xuất các phụ thuộc. Bạn có thể sử dụng các nút để tạo các điểm tham chiếu cung cấp tài nguyên cho bất kỳ bước nào.
ClickUp Docs cung cấp giải pháp toàn diện để ghi lại, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu quy trình làm việc. Với các trang lồng nhau, dấu trang và tài liệu được kết nối, bạn có thể sử dụng ClickUp Docs để xây dựng tài liệu cho các quy trình phức tạp.
Bạn có thể chia sẻ tài liệu một cách an toàn, cộng tác trong thời gian thực, chỉnh sửa động và kết nối chúng với quy trình làm việc để thay đổi trạng thái dự án. ClickUp Docs còn có nhiều tùy chọn định dạng để giúp tài liệu quy trình làm việc trở nên hữu ích hơn.
Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn chuyển các quy trình làm việc từ Bản đồ Tư duy hoặc Tài liệu sang các mục có thể thực hiện trong phần mềm quản lý dự án của bạn.
Nếu bạn đã sử dụng ClickUp cho các nhiệm vụ, bạn có thể kết nối chúng với Bản đồ Tư duy để lập bản đồ. Nếu bạn mới bắt đầu sử dụng ClickUp, bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ từ công cụ Bản đồ Tư duy dựa trên nút.
7. Kiểm tra và cập nhật thường xuyên
Tài liệu quy trình làm việc của bạn cần phải là một tài liệu sống, được cập nhật và cải tiến thường xuyên theo sự phát triển của quy trình. Trong mỗi lần đánh giá, hãy huy động cả nhóm tham gia để thu thập thông tin chi tiết hơn về quy trình làm việc của họ và điều chỉnh cho phù hợp.
8. Sử dụng ClickUp Brain
ClickUp AI là một tính năng được hỗ trợ bởi AI được tích hợp trong nền tảng ClickUp, giúp nâng cao năng suất bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ, hỗ trợ tạo/lập nội dung và cung cấp thông tin chi tiết cho người dùng. Tính năng này được thiết kế để giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn bằng cách tận dụng trí tuệ nhân tạo để hợp lý hóa quy trình công việc, cải thiện giao tiếp và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Dưới đây là một số tính năng chính của ClickUp AI:
Các tính năng chính của ClickUp Brain:
Tự động hóa công việc
ClickUp AI có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, cài đặt ngày đáo hạn hoặc cập nhật trạng thái dựa trên các kích hoạt được định sẵn. Điều này giúp giảm bớt công việc thủ công và cho phép các nhóm tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tạo nội dung
ClickUp AI có thể hỗ trợ viết và chỉnh sửa nội dung bằng cách tạo tóm tắt, soạn thảo email, viết báo cáo hoặc đề xuất cải tiến văn bản hiện có. Công cụ này hữu ích cho các nhóm tiếp thị, người tạo nội dung và bất kỳ ai cần trợ giúp về giao tiếp bằng văn bản.
Gợi ý thông minh
AI có thể đưa ra các đề xuất thông minh dựa trên bối cảnh của công việc hoặc cuộc hội thoại. Ví dụ: AI có thể đề xuất các bước tiếp theo, đưa ra lời khuyên về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của công việc hoặc đề xuất các tài liệu và nguồn lực có liên quan để sử dụng.
Cải thiện tính năng tìm kiếm
Với khả năng tìm kiếm dựa trên AI, người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần, cho dù đó là một công việc, tài liệu hay cuộc hội thoại cụ thể. AI hiểu bối cảnh và có thể truy xuất kết quả phù hợp một cách hiệu quả hơn.
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)
ClickUp AI sử dụng NLP để hiểu các truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên. Điều này có nghĩa là người dùng có thể tương tác với nền tảng bằng cách đặt câu hỏi hoặc đưa ra hướng dẫn bằng ngôn ngữ hàng ngày, giúp công cụ này trở nên trực quan hơn khi sử dụng.
Hợp tác và Giao tiếp
ClickUp Brain cũng có thể hỗ trợ soạn thảo ghi chú cuộc họp, tóm tắt các cuộc thảo luận hoặc thậm chí đề xuất các hành động dựa trên các cuộc hội thoại trong trò chuyện hoặc nhận xét nhiệm vụ của ClickUp. Nó cải thiện sự hợp tác bằng cách tự động hóa các phần của quá trình giao tiếp.
Các trường hợp sử dụng ClickUp Brain:
- Quản lý dự án: Tự động hóa cập nhật trạng thái, phân công công việc và quản lý thời hạn.
- Tạo nội dung: Tạo bài đăng blog, báo cáo hoặc bản nháp tài liệu.
- Quyết định dựa trên dữ liệu: Thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu dự án để cải thiện quá trình ra quyết định và kết quả dự án.
- Cộng tác nhóm: Tóm tắt các cuộc họp và đưa ra các khuyến nghị cho bước tiếp theo để hợp lý hóa quy trình làm việc.
Ví dụ và mẫu tài liệu quy trình làm việc
Quy trình onboarding nhân viên
Trong tất cả các quy trình công việc nhân sự, quy trình tiếp nhận nhân viên mới là phức tạp và rộng rãi nhất. Nếu bạn muốn viết ra quy trình công việc cho việc tiếp nhận nhân viên mới, các bước sau đây có thể hữu ích cho bạn.
Chúng tôi đã giữ ví dụ này ở dạng sơ lược để bạn có thể tùy chỉnh/mở rộng theo nhu cầu.
Giữ họ tham gia cho đến khi họ gia nhập: Thông thường, có khoảng vài tuần giữa thời điểm một người chấp nhận lời mời và gia nhập tổ chức.
- Trong thời gian này, hãy giữ liên lạc qua email mỗi tuần một lần
Trách nhiệm: Giám đốc nhân sự | Dòng thời gian: Từ khi chấp nhận đề nghị đến khi gia nhập | Phụ thuộc: Không có
Vào ngày đầu tiên: Hoàn thành các công việc hành chính sau.
- Thảo luận về hợp đồng lao động và ký kết
- Cung cấp gói chào mừng
- Cung cấp tài sản — máy trạm, email, Slack, HRMS, danh thiếp, bãi đậu xe, v.v.
- Thu thập chi tiết tài khoản lương
- Kết nối với bạn bè/người cố vấn
- Chia sẻ lịch trình định hướng
- Mời họ đi ăn trưa hoặc uống cà phê trực tuyến
Trách nhiệm: Giám đốc nhân sự | Dòng thời gian: Một ngày | Phụ thuộc: Pháp lý, nhân sự, tính lương, CNTT, đồng nghiệp
Định hướng: Chuẩn bị cho họ thành công trong vai trò của mình bằng những điều sau đây.
- Đảm bảo họ đăng ký tất cả các phiên định hướng/đào tạo có liên quan đến vai trò của họ
- Nếu họ cần đi công tác để tham gia phiên trực tiếp, hãy sắp xếp phù hợp
- Kết nối họ với nhóm định hướng để giải đáp mọi thắc mắc.
- Giới thiệu cho các nhân viên mới khác có thể tham gia cùng họ trong quá trình định hướng
Trách nhiệm: Giám đốc nhân sự | Dòng thời gian: Ba ngày | Phụ thuộc: Nhân sự, huấn luyện viên
Lên lịch các cuộc họp liên quan
- Báo cáo cuộc họp quản lý để thảo luận về các vấn đề sau Vai trò và trách nhiệm Mục tiêu 30/60/90 ngày Cuộc hội thoại về sự nghiệp Các thước đo thành công Cơ chế phản hồi Nhiệm vụ ngay lập tức
- Vai trò và trách nhiệm
- mục tiêu 30/60/90 ngày
- Cuộc hội thoại về nghề nghiệp
- Các thước đo thành công
- Cơ chế phản hồi
- Các nhiệm vụ ngay lập tức
- Lên lịch các cuộc họp với các nhóm mà nhân viên mới sẽ làm việc cùng với các mục tiêu cụ thể cho mỗi cuộc hội thoại
- Vai trò và trách nhiệm
- mục tiêu 30/60/90 ngày
- Cuộc hội thoại về nghề nghiệp
- Các thước đo thành công
- Cơ chế phản hồi
- Các nhiệm vụ ngay lập tức
Trách nhiệm: Quản lý báo cáo | Dòng thời gian: Hai tuần | Phụ thuộc: Sự sẵn sàng của các bên liên quan
Mẫu quy trình làm việc tài liệu dự án ClickUp
Mọi dự án đều cần một wiki — tài liệu tóm tắt tất cả kiến thức tổ chức về dự án, cùng với các cột mốc, nhiệm vụ, phụ thuộc và trách nhiệm. Mẫu quy trình làm việc tài liệu dự án này từ ClickUp có mọi thứ để giúp bạn thành công. Nó sử dụng:
- Tài liệu tổng quan về dự án
- Mục tiêu và cột mốc
- Công việc cho từng bước
- Thời hạn cho từng công việc
- Chế độ xem Biểu đồ Gantt để trực quan hóa tiến độ
Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Cho dù là đào tạo nhân viên mới, phê duyệt chi phí, xuất bản nội dung, đàm phán bán hàng hay triển khai phần mềm, tài liệu quy trình kinh doanh có thể giúp các nhóm thực hiện công việc của mình một cách tự tin.
Dưới đây là mẫu quy trình ClickUp mà bạn có thể tùy chỉnh. Mẫu này sử dụng trạng thái tùy chỉnh, trường tùy chỉnh, chế độ xem bảng/bảng và các tính năng quản lý dự án để phù hợp với bất kỳ quy trình nào bạn cần.
Mẫu bảng trắng luồng quy trình ClickUp
Mẫu bảng trắng luồng quy trình cung cấp một cách đơn giản, trực quan để trình bày các quy trình công việc phức tạp cho các nhóm của bạn. Nó giúp bạn thoát khỏi áp lực của màn hình trống bằng cách cung cấp biểu đồ luồng để bạn bắt đầu thiết kế quy trình công việc.
Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các bước khác nhau trong quy trình làm việc của mình thành các công việc, thêm thời hạn và phân công thành viên trong nhóm.
Cải thiện tài liệu quy trình làm việc với ClickUp
Tài liệu quy trình làm việc tốt là nền tảng của hiệu quả tổ chức. Quản lý dự án và tài liệu được kết hợp chặt chẽ trong ClickUp.
Viết tài liệu quy trình làm việc tốt hơn
Phân chia thông tin và thêm các gợi ý trực quan với các tùy chọn định dạng để tài liệu của bạn được sử dụng và không bị bỏ qua.
Bắt đầu ghi chép quy trình làm việc với ClickUp Docs. Định dạng chúng để làm nổi bật những nội dung quan trọng và thêm nút, băng rôn hoặc thậm chí khối mã để nhấn mạnh những điểm quan trọng.
Biến quy trình làm việc thành các bước hành động cụ thể
Hình dung quy trình làm việc của bạn với Bản đồ Tư duy ClickUp. Tạo nhiệm vụ trực tiếp từ quy trình làm việc và chuyển đổi chúng thành dự án. Sử dụng các nhiệm vụ phụ lồng nhau và danh sách kiểm tra để đạt được bất kỳ mức độ chi tiết nào bạn cần.
Đánh thẻ các nhân viên chịu trách nhiệm cho từng công việc, giúp họ có chế độ xem rõ ràng. Chỉ cần sao chép quy trình làm việc mỗi khi cần.
Kiểm tra và giải quyết các vấn đề trong quy trình làm việc
Sử dụng bất kỳ chế độ xem nào trong hơn 15 chế độ xem mạnh mẽ để hiểu trạng thái của từng quy trình làm việc của bạn.
- Chế độ xem Bảng để xem trạng thái của quy trình làm việc của bạn
- Chế độ xem Box để có cái nhìn tổng quan
- Chế độ xem lịch cho các công việc quá hạn, hiện tại và trong tương lai
- Chế độ xem hoạt động để theo dõi cập nhật/cuộc hội thoại
- Chế độ xem khối lượng công việc để xem hiệu suất của thành viên nhóm
Sử dụng chế độ xem mà bạn cảm thấy thoải mái nhất để xác định các trở ngại và can thiệp khi cần thiết.
Cộng tác với nhóm
Nếu quy trình làm việc liên quan đến một nhóm, tài liệu cũng nên như vậy. Chia sẻ tài liệu quy trình làm việc với nhóm của bạn, mời họ đóng góp ý kiến và cho phép họ chỉnh sửa/để lại nhận xét.
Hãy để ClickUp Brain làm việc đó cho bạn
Sử dụng ClickUp AI để tóm tắt các quy trình công việc dài đã được ghi chép, tạo các mục hành động, chỉnh sửa/định dạng văn bản, tự động hóa các nhiệm vụ/nhiệm vụ phụ và nhiều hơn nữa.
Tài liệu quy trình làm việc là nền tảng của một quy trình tốt. Từ phi công đường dài đến y tá ICU đều sử dụng tài liệu quy trình làm việc để thực hiện công việc của mình một cách chính xác.
Ví dụ, với danh sách kiểm tra chi tiết và sự hỗ trợ từ phía quản lý, Peter Pronovost, chuyên gia chăm sóc đặc biệt tại Bệnh viện Johns Hopkins, đã giúp ngăn ngừa 43 ca nhiễm trùng, cứu sống 8 người và tiết kiệm 2 triệu đô la.
Các doanh nghiệp trưởng thành tiết kiệm hàng triệu đô la và cải thiện hiệu quả gấp nhiều lần nhờ tài liệu quy trình làm việc rõ ràng và dễ tiếp cận.
Bạn cũng có thể làm điều đó với ClickUp. Truy cập Tài liệu, Nhiệm vụ, Bản đồ Tư duy, Bảng trắng, hàng tá mẫu tài liệu quy trình làm việc, AI và nhiều hơn nữa miễn phí, vĩnh viễn trên ClickUp! 🦄ˀ