Tài liệu kỹ thuật tuyệt vời là chìa khóa để tăng cường năng suất. Khi nhóm của bạn biết cách sử dụng công nghệ và các công cụ phần mềm, đồng thời biết nơi tìm câu trả lời cho các câu hỏi và vấn đề thường gặp, họ sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm giải pháp hoặc chờ hỗ trợ từ bộ phận trợ giúp.
Tuy nhiên, việc tạo tài liệu nội bộ và ngoại bộ có thể là một quá trình tốn thời gian và công sức.
Tin tốt là các công cụ tài liệu hóa phần mềm CNTT giúp tăng tốc và hợp lý hóa quy trình, cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên và nhóm của bạn về hệ thống, quy trình, phần mềm và các phương pháp hay nhất của công ty.
Hãy cùng xem 10 nền tảng quản lý IT tốt nhất có sẵn vào năm 2024.
Phần mềm tài liệu hóa IT là gì?
Các chuyên gia CNTT sử dụng phần mềm tài liệu hóa CNTT để tạo, quản lý và xuất bản thông tin về hạ tầng CNTT của họ, bao gồm phần cứng, phần mềm, mạng và quy trình tổ chức.
Tài liệu là cơ sở kiến thức cho tất cả thành viên nhóm tìm hiểu về công nghệ trong tổ chức. Nó trở thành wiki công nghệ của tổ chức, nơi các thành viên nhóm khác nhau có thể học cách sử dụng phần mềm, khắc phục các vấn đề CNTT và hiểu các phương pháp hay nhất để sử dụng các công cụ cụ thể trong hệ thống công nghệ của bạn.
Sử dụng nền tảng quản lý kiến thức phù hợp có thể tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh. Nền tảng này cung cấp kho lưu trữ thông tin tập trung, giúp cải thiện giao tiếp giữa bộ phận CNTT và các nhóm khác.
Vì mọi người đều biết nơi tìm thông tin họ cần, nên hiệu quả sẽ tăng lên. Nó thậm chí có thể giảm lỗi bằng cách cung cấp hướng dẫn về các phương pháp hay nhất và các tính năng khóa. Cuối cùng, nó giúp các tổ chức tuân thủ các quy định thiết yếu của ngành.
Hầu hết các tổ chức đều phụ thuộc vào hệ thống CNTT trong thế giới số hóa ngày nay, khiến phần mềm tài liệu hóa CNTT trở thành công cụ quan trọng.
Những yếu tố nào cần xem xét khi chọn công cụ tài liệu hóa IT?
Khi tìm kiếm các công cụ tài liệu hóa CNTT tốt nhất, hãy xem xét các tính năng sau:
- Công cụ tạo/lập nội dung dễ dàng: Tìm kiếm một công cụ tài liệu CNTT cho phép bạn tạo và chỉnh sửa nội dung ở các định dạng khác nhau, chẳng hạn như markdown, HTML và XML. Cũng nên có các tùy chọn để định dạng văn bản, bao gồm bảng, hình ảnh và khối mã
- Kiểm soát phiên bản truy cập: Công cụ tài liệu CNTT phải cho phép bạn theo dõi các thay đổi và sửa đổi nội dung tài liệu và lưu giữ lịch sử các sửa đổi. Điều này cho phép bạn quay lại phiên bản trước của tài liệu nếu cần thiết
- Công cụ cộng tác: Nhiều thành viên trong nhóm phải có thể làm việc trên tài liệu trong thời gian thực. Điều này bao gồm chỉnh sửa, commit và cung cấp phản hồi. Ngoài ra, hệ thống quản lý công việc tích hợp cũng rất hữu ích để bạn có thể phân công công việc từ trong nền tảng tài liệu
- Tổ chức thông minh và khả năng tìm kiếm: Tất cả tài liệu trên thế giới đều vô dụng nếu không ai có thể tìm thấy thông tin cần thiết. Hãy tìm các công cụ tài liệu có tính năng tìm kiếm và lọc thông minh, cho phép tổ chức theo danh mục, chủ đề và phần
- Tùy chọn xuất và tích hợp tốt: Bạn có thể tăng quyền truy cập của người dùng bằng cách chia sẻ tài liệu trực tuyến và đảm bảo người dùng có thể truy cập tài liệu ngoại tuyến. Tìm các tùy chọn xuất, chẳng hạn như HTML, PDF và markdown, để tạo tài liệu có thể truy cập có hoặc không có kết nối internet
Cùng với các yếu tố trên, bạn cũng nên lưu ý đến giá cả. Nhiều giải pháp tài liệu trong danh sách của chúng tôi bao gồm bản dùng thử miễn phí. Tận dụng các ưu đãi dùng thử này để kiểm tra xem sản phẩm có phải là công cụ tài liệu phù hợp với cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức bạn hay không.
10 phần mềm tài liệu hóa IT tốt nhất để sử dụng
1. ClickUp
ClickUp là một nền tảng năng suất với các công cụ tài liệu CNTT mạnh mẽ để tạo tài liệu toàn diện cho tổ chức của bạn. Với ClickUp Docs, bạn có thể lồng các tài liệu để phát triển một wiki mạnh mẽ và quản lý nó bằng các công cụ thông minh. Bạn có thể bắt đầu dự án của mình với các mẫu, chẳng hạn như Mẫu phát triển phần mềm ClickUp, và tăng tốc độ viết tài liệu phần mềm bằng Clickup AI.
Nếu bạn đã sử dụng ClickUp, bạn sẽ thích việc có thể mở rộng phạm vi sử dụng và tận dụng các tùy chọn hợp tác và tích hợp tuyệt vời của nền tảng này. Và nếu bạn mới sử dụng ClickUp, bạn sẽ thích việc có thể bắt đầu sử dụng miễn phí ngay hôm nay và tận dụng hàng trăm công cụ để lập tài liệu chi tiết.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp:
- Công cụ viết AI cho phép bạn tạo tài liệu nội bộ và ngoại bộ một cách nhanh chóng
- Giao diện thân thiện với người dùng cho phép bạn tạo hướng dẫn sử dụng chi tiết với các trang lồng nhau và nhiều tùy chọn kiểu dáng
- Các tùy chọn cộng tác tuyệt vời giúp bạn kết nối tài liệu của mình với quy trình công việc và hệ thống quản lý công việc
- Nhiều mẫu tài liệu phù hợp với nhu cầu của nhóm CNTT giúp khởi động quá trình tài liệu hóa CNTT
Giới hạn của ClickUp:
- Các tùy chọn chia sẻ có thể quá tuyệt đối đối với các tổ chức cần các tùy chọn chia sẻ tài liệu tinh tế hơn
- Trải nghiệm người dùng của ứng dụng di động có thể cảm thấy rườm rà
Giá ClickUp:
- Miễn phí vĩnh viễn
- Không giới hạn: 7 USD/tháng/người dùng
- Kinh doanh: 12 USD/tháng/người dùng
- Enterprise: liên hệ để biết giá
- ClickUp AI: Có sẵn để mua trong tất cả các gói trả phí với giá 5 USD cho mỗi thành viên Không gian Làm việc và khách nội bộ mỗi tháng
Xếp hạng và đánh giá ClickUp:
- G2: 4.7/5 (8.900+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (3.800+ đánh giá)
2. ProProfs Knowledge Base
ProProfs Knowledge Base là phần mềm tài liệu CNTT dựa trên đám mây giúp bạn quản lý cơ sở kiến thức CNTT cho khách hàng nội bộ và bên ngoài. Việc tạo và tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng với các tùy chọn kiểm soát phiên bản vững chắc và tổ chức tài liệu trực quan. Nền tảng này cũng cung cấp các tính năng bảo mật để bảo vệ thông tin và ngăn chặn các sửa đổi không mong muốn.
Các tính năng tốt nhất của ProProfs Knowledge Base:
- Trình chỉnh sửa văn bản phong phú cho phép bạn tạo và chỉnh sửa nội dung tài liệu, thêm bảng, hình ảnh và khối mã
- Nền tảng dễ sử dụng có nghĩa là người dùng chưa có kinh nghiệm sử dụng phần mềm tài liệu hóa CNTT cũng có thể tạo các bài viết cơ sở kiến thức toàn diện
- Có sẵn các tùy chọn hỗ trợ khách hàng tốt
Giới hạn của ProProfs Knowledge Base:
- Một số người dùng có thể gặp vấn đề về hiệu suất với cơ sở kiến thức lớn hơn
Giá cả của ProProfs Knowledge Base:
- Miễn phí: cho tối đa 25 bài viết
- Kinh doanh: 29,99 USD/tháng (cho 100 bài viết mỗi tháng)
- Miền tùy chỉnh và nhãn trắng: 30 USD/tháng
Đánh giá và nhận xét về ProProfs Knowledge Base:
- G2: 4.6/5 (25+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (25+ đánh giá)
3. Document360
Document360 là một nền tảng cơ sở kiến thức được hỗ trợ bởi AI. Phần mềm tài liệu CNTT cho phép bạn tạo tài liệu toàn diện cho nhân viên và khách hàng, mà bạn có thể chia sẻ công khai hoặc riêng tư. Bạn có thể mở rộng quy mô theo nhu cầu tài liệu của mình bằng công cụ soạn thảo trực quan.
Các tính năng tốt nhất của Document360:
- Các tùy chọn tìm kiếm nâng cao giúp khách hàng nội bộ và bên ngoài dễ dàng tìm thấy những gì họ cần
- Công cụ soạn thảo cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh phong phú để bạn có thể gắn thương hiệu vào tài liệu, sử dụng các mẫu và điều chỉnh nội dung theo nhu cầu của mình
- Có nhiều tùy chọn tích hợp để kết nối cơ sở kiến thức với bộ phận trợ giúp, chatbot, công cụ phân tích và hơn thế nữa
Giới hạn của Document360:
- Hiện tại không có ứng dụng di động, vì vậy bạn sẽ cần thực hiện công việc trên máy tính để bàn
Giá cả của Document360:
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 199 USD cho mỗi dự án mỗi tháng
- Chuyên nghiệp: 399 USD/dự án/tháng
- Kinh doanh: 529 USD cho mỗi dự án mỗi tháng
- Enterprise: 599 USD/dự án/tháng
Đánh giá và nhận xét về Document360:
- G2: 4.7/5 (360+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (190+ đánh giá)
4. Confluence
Confluence đến từ nhóm Atlassian và là một công cụ tài liệu phổ biến cho các nhóm muốn tạo, chia sẻ và cộng tác trên cơ sở kiến thức. Mặc dù là một hệ thống quản lý dự án, nhưng nó có một số tính năng mạnh mẽ khiến nó trở thành một công cụ tuyệt vời cho tài liệu CNTT.
Các tính năng tốt nhất của Confluence:
- Nó cho phép bạn tạo một hệ thống quản lý nội dung có cấu trúc cho các dự án, nhóm, bộ phận hoặc gói phần mềm khác nhau
- Bạn có thể tích hợp phần mềm này với các sản phẩm khác của Atlassian, chẳng hạn như Jira và Trello, để có thêm nhiều chức năng hơn nữa
- Các quyền truy cập mở rộng cho phép bạn kiểm soát ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc bình luận về tài liệu CNTT của bạn ở cấp độ chi tiết
Giới hạn của Confluence:
- Phần mềm này có yêu cầu phần cứng cao, do đó bạn có thể cần dành nhiều tài nguyên CNTT để duy trì hoạt động của nó
Giá cả của Confluence:
- Miễn phí: cho tối đa 10 người dùng và 2 GB dung lượng lưu trữ tệp
- Tiêu chuẩn: 5,75 USD/người dùng/tháng
- Premium: 11 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: gọi để biết giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Confluence:
- G2: 4.1/5 (3.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.000+ đánh giá)
5. Whatfix
Whatfix là một nền tảng áp dụng kỹ thuật số có thể bổ sung hiệu quả tài liệu CNTT của bạn. Sử dụng Whatfix, bạn có thể tạo hướng dẫn trên màn hình và hỗ trợ tương tác để giúp người dùng sử dụng phần mềm, phần cứng hoặc hệ thống CNTT mới trong công việc. Nó có thể tăng mức độ áp dụng bằng cách hỗ trợ người dùng khai thác tối đa các công cụ trong hệ thống công nghệ của họ.
Các tính năng tốt nhất của Whatfix:
- Bạn có thể tạo các hướng dẫn tương tác để dạy người dùng cách sử dụng phần mềm và công cụ trong hệ thống công nghệ của họ
- Bạn có thể xây dựng cơ sở kiến thức tự phục vụ trong các ứng dụng phần mềm của mình, bao gồm câu hỏi thường gặp, hướng dẫn khắc phục sự cố và video hướng dẫn
- Nó cung cấp phân tích về cách người dùng tương tác với hướng dẫn của bạn, giúp bộ phận CNTT xác định nơi người dùng cần hỗ trợ thêm
Giới hạn của Whatfix:
- Whatfix là lựa chọn tốt nhất để hướng dẫn sử dụng phần mềm, nhưng có thể không phù hợp với các bộ phận CNTT cần ghi chép các giải pháp cho phần cứng và cơ sở hạ tầng CNTT khác
Giá cả của Whatfix:
- Liên hệ để biết giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Whatfix:
- G2: 4.6/5 (290+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (75+ đánh giá)
6. SuperOps. ai
SuperOps. ai là một giải pháp phần mềm tài liệu hóa IT mới, tích hợp mượt mà vào hệ sinh thái PSA-RMM hiện có của bạn. Giao diện sạch sẽ cho phép bạn tạo tài liệu với các tùy chọn kiểm soát truy cập thông minh, đảm bảo mọi người đều có thể truy cập thông tin cần thiết chỉ với một cú nhấp chuột.
Các tính năng tốt nhất của SuperOps.ai:
- Nó tích hợp với các sản phẩm PSA-RMM hiện có để cung cấp cho bạn một công cụ tài liệu mạnh mẽ mà không cần quản lý ứng dụng khác
- Khung bảo mật SOC 2 tuân thủ tuyệt vời bảo vệ thông tin nhạy cảm
- Cấu trúc tài liệu tùy chỉnh cho phép bạn tổ chức tài liệu CNTT dựa trên quy trình công việc, nhóm hoặc quy trình của bạn
Giới hạn của SuperOps.ai:
- Một số tính năng vẫn đang được phát triển, vì vậy người dùng có thể gặp sự cố trong hệ thống
Giá của SuperOps. ai:
- Chỉ gói PSA tiêu chuẩn: $59 mỗi tháng
- Chỉ RMM tiêu chuẩn: $79 mỗi tháng
- Pro: $99 mỗi tháng
- Super: $129 mỗi tháng
Đánh giá và nhận xét về SuperOps. ai:
- G2: 4.6/5 (75+ đánh giá)
7. Nuclino
Nuclino là một nền tảng cộng tác dựa trên đám mây, đồng thời là một giải pháp tài liệu hữu ích. Các nhóm có thể tạo, tổ chức và cộng tác trong các dự án, chẳng hạn như cơ sở kiến thức, tài liệu CNTT và wiki. Phần mềm này có thiết kế gọn gàng, dễ học và sử dụng nhanh chóng.
Các tính năng tốt nhất của Nuclino:
- Các công cụ cộng tác thời gian thực tuyệt vời cho phép nhiều thành viên trong nhóm làm việc trên tài liệu cùng lúc, rất hữu ích cho việc chia sẻ kiến thức
- Lịch sử phiên bản cho phép bạn theo dõi các thay đổi, bao gồm các hoạt động cộng tác, và biết ai đã chỉnh sửa hoặc bình luận
- Các tùy chọn tìm kiếm mạnh mẽ cho phép bạn tìm kiếm thông tin cần thiết trong cơ sở kiến thức của mình một cách nhanh chóng
Giới hạn của Nuclino:
- Các tùy chọn tích hợp của Nuclino không mạnh mẽ bằng các phần mềm tài liệu khác
Giá cả của Nuclino:
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 5 USD/người dùng/tháng
- Premium: 10 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Nuclino:
- G2: 4.7/5 (20+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (60+ đánh giá)
8. ClickHelp
ClickHelp là một công cụ tài liệu dựa trên web được tạo ra để tạo, quản lý và tổ chức tài liệu kỹ thuật. Nó cung cấp một nền tảng soạn thảo dựa trên web mạnh mẽ, nơi các nhóm có thể hợp tác xây dựng tài liệu, bao gồm các công cụ di chuyển tuyệt vời để nhập thông tin hiện có.
Các tính năng tốt nhất của ClickHelp:
- Nền tảng soạn thảo dựa trên web cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực để tạo và chỉnh sửa tài liệu CNTT
- Các tùy chọn xuất bản từ một nguồn duy nhất có nghĩa là bạn có thể tạo tài liệu trực tuyến một lần và sau đó xuất bản nhiều dự án dưới dạng trang web, tệp PDF hoặc hệ thống trợ giúp trực tuyến
- Các tùy chọn thương hiệu đảm bảo tài liệu trực tuyến của bạn phù hợp với phong cách thiết kế của công ty
Giới hạn của ClickHelp:
- Có rất nhiều công cụ tuyệt vời trong nền tảng này, nhưng cũng có một đường cong học tập dốc để hiểu cách sử dụng tất cả chúng
Giá cả ClickHelp:
- Gói Cơ bản: $175 mỗi tháng
- Phát triển: $285 mỗi tháng
- Chuyên nghiệp: $580 mỗi tháng
Đánh giá và nhận xét của ClickHelp:
- G2: 4.8/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (15+ đánh giá)
9. Doxygen
Doxygen có thể không phải là giải pháp tài liệu truyền thống, nhưng nó là một công cụ tài liệu mã nguồn tuyệt vời. Ngoài việc tạo tài liệu trong các dự án phát triển phần mềm, nó còn có thể hữu ích cho các khía cạnh khác liên quan đến phần mềm trong cơ sở hạ tầng CNTT của bạn.
Các tính năng tốt nhất của Doxygen:
- Nó tự động tạo tài liệu cho các ngôn ngữ mã hóa khác nhau, chẳng hạn như C++ và Java, rất hữu ích cho tài liệu giao diện lập trình ứng dụng (API)
- Sử dụng khả năng tham chiếu chéo, bạn có thể tạo liên kết trong tài liệu của mình để cung cấp các tài nguyên toàn diện hơn
- Các nhà phát triển có thể chú thích tài liệu bằng các mô tả và ví dụ sử dụng để làm cho tài liệu API rõ ràng hơn
Giới hạn của Doxygen:
- Doxygen là một công cụ để ghi chép mã nguồn, vì vậy nó có thể không phù hợp với các nhu cầu tài liệu nội bộ khác
Giá cả của Doxygen:
- Miễn phí
Đánh giá và nhận xét về Doxygen:
- Không có sẵn
10. GitHub và Jekyll
Bạn có thể không nghĩ GitHub là một hệ thống tài liệu, nhưng nó có thể là một công cụ tài liệu CNTT tuyệt vời khi bạn sử dụng nó với Jekyll.
GitHub là một nền tảng dựa trên web mà các nhà phát triển sử dụng chủ yếu để phát triển phần mềm hợp tác, theo dõi các thay đổi và lưu trữ mã. Jekyll là một trình tạo trang web có thể biến văn bản thành trang web hoặc blog bằng cách sử dụng các mẫu và tệp markdown. Sử dụng cả hai cùng nhau cho phép các nhóm làm việc trong GitHub tạo nhanh chóng một trang web thân thiện với người dùng cho tài liệu CNTT của họ.
Các tính năng tốt nhất của GitHub và Jekyll:
- Cả hai nền tảng đều hỗ trợ markdown, mà bạn có thể sử dụng để tạo tài liệu kỹ thuật
- Vì GitHub Pages cung cấp dịch vụ lưu trữ miễn phí, bạn có thể xuất bản tài liệu CNTT của mình mà không phải trả thêm phí lưu trữ
- Jekyll tự động hóa phần lớn quy trình, giúp bạn chuyển đổi tệp markdown sang HTML trong vài phút
Giới hạn của GitHub và Jekyll:
- Người dùng sẽ cần một lượng kiến thức kỹ thuật nhất định để chuyển đổi hoạt động GitHub thành tài liệu CNTT có thể sử dụng được
Giá GitHub và Jekyll:
- Miễn phí
- Nhóm: 4 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: 21 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về GitHub và Jekyll:
- G2: 4.7/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (5.800+ đánh giá)
Tạo tài liệu IT một cách dễ dàng
Chọn phần mềm tài liệu hóa CNTT phù hợp sẽ giúp đảm bảo người dùng nội bộ và bên ngoài có thông tin quan trọng để thực hiện công việc CNTT của bạn. Có rất nhiều tùy chọn mà bạn có thể khám phá để tìm công cụ tài liệu hóa CNTT phù hợp với quy trình làm việc của mình.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đa năng, tất cả trong một để đơn giản hóa tài liệu CNTT, đã đến lúc thử ClickUp. Với ClickUp, bạn có thể tích hợp liền mạch giải pháp quản lý tài liệu vào quy trình quản lý dự án của mình. Giao diện trực quan cho phép bạn dễ dàng tạo, sắp xếp và cộng tác trên tài liệu.
Tăng cường hoạt động CNTT của bạn và đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí để khám phá các mẫu, không gian và công cụ AI giúp công việc tài liệu của bạn trở nên dễ dàng.