Nếu bạn hỏi một chuyên gia mua sắm về công việc của họ, họ sẽ cho bạn thấy chế độ xem về thế giới hỗn loạn của họ. Các nhà quản lý mua sắm luôn phải cân bằng nhiều ưu tiên cùng một lúc.
Một mặt, họ phải đối mặt với áp lực từ các bên liên quan nội bộ để mua sắm vật tư và tuyển chọn nhà cung cấp nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời các sản phẩm và dịch vụ chất lượng.
Sau đó, còn có áp lực bổ sung là đảm bảo tất cả các hoạt động mua sắm diễn ra trong phạm vi ngân sách nghiêm ngặt. Hàm mua sắm cũng bị ảnh hưởng bởi các thách thức trong chuỗi cung ứng, bao gồm việc đạt được mức giá hợp lý, nguồn cung cấp chất lượng và thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp.
Tại sao các chuyên gia mua sắm phải đối mặt với thách thức? Những thách thức mua sắm phổ biến nhất là gì? Công nghệ sẽ giúp giải quyết các thách thức mua sắm như thế nào?
Chúng tôi phân tích chi tiết các lĩnh vực này trong bài viết blog này, kèm theo các giải pháp để tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng và quy trình mua sắm.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các chuyên gia mua sắm phải vật lộn để cân bằng nhu cầu của các bên liên quan, ngân sách và các vấn đề phức tạp trong chuỗi cung ứng
- Vai trò của mua sắm đã phát triển, hiện bao gồm những đóng góp chiến lược cho kinh doanh ngoài các công việc quản lý cơ bản
- Các thách thức chính bao gồm lạm phát gia tăng, thiếu hụt nhân tài, quản lý hợp đồng không hiệu quả và dữ liệu không chính xác
- Thông tin nội bộ kém hiệu quả tạo ra các silo, cản trở sự đồng bộ chiến lược và hoạt động hiệu quả
- Các nhóm mua sắm phải quản lý nhiều rủi ro khác nhau, bao gồm sự bất ổn định về giá cả, gián đoạn chuỗi cung ứng, gian lận và các vấn đề với nhà cung cấp
- Sự thiếu hụt công nghệ làm chậm quá trình và tăng nguy cơ rủi ro
- Các giải pháp công nghệ như tự động hóa, hệ thống mua sắm điện tử và phân tích nâng cao có thể giải quyết những thách thức này
- Các công cụ như ClickUp được giới thiệu như là giải pháp hiệu quả để hợp lý hóa quy trình mua sắm và cải thiện sự hợp tác
Hiểu rõ các thách thức trong mua sắm
Trước khi đi vào những thách thức chính mà các nhóm mua sắm phải đối mặt, hãy phân tích lý do tại sao hàm mua sắm lại gặp phải những thách thức này.
Bộ phận mua sắm được coi là một hàm của kinh doanh, đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu chất lượng vào đúng thời điểm. Tuy nhiên, kể từ những năm 2000, vai trò của mua sắm đã mở rộng hơn, bao gồm các vấn đề chiến lược của tổ chức.
Ngày nay, các chuyên gia mua sắm có trách nhiệm phát triển các chiến lược có tác động tích cực đến kết quả kinh doanh của công ty. Họ cũng phải tối ưu hóa các hoạt động hàng ngày, chẳng hạn như quản lý đơn đặt hàng và nhà cung cấp, thực hiện kiểm tra tuân thủ.
Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu, chuỗi cung ứng, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro là những trách nhiệm bổ sung của nhà quản lý mua sắm hiện đại.
Tuy nhiên, rủi ro thị trường, tình trạng thiếu hụt nguyên liệu thô trầm trọng, các vấn đề thương mại toàn cầu biến động và thái độ tự mãn của các nhà lãnh đạo kinh doanh đối với công nghệ mới đang đẩy bộ phận mua sắm đến bờ vực sụp đổ.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bảng điều khiển mua sắm tổng quan có thể giúp bạn nắm bắt mọi thách thức trong thời gian thực. Tìm hiểu cách xây dựng bảng điều khiển này.
8 Thách thức phổ biến trong mua sắm
Tính phức tạp và quy mô lớn của quy trình mua sắm khiến nó dễ gặp phải nhiều rủi ro và thách thức. Những thách thức mua sắm phổ biến nhất bao gồm:
Lạm phát gia tăng
Giá nguyên liệu thô tăng cao đang khiến các chuyên gia mua sắm mất ngủ. Các yếu tố như gián đoạn chuỗi cung ứng, rủi ro giao hàng, thị trường lao động khan hiếm và chính sách kinh tế không hỗ trợ đã làm tăng chi phí.
COVID-19 và các cuộc chiến tranh đang diễn ra là hai yếu tố chính dẫn đến sự gia tăng chi phí nguyên vật liệu. Các đợt đóng cửa gián đoạn khiến sản lượng thấp, làm gia tăng khoảng cách giữa cung và cầu, cuối cùng dẫn đến giá cả tăng cao.
Nga và Ukraine là các nước xuất khẩu năng lượng quan trọng, nhưng do xung đột, sản lượng thấp, gây thêm áp lực cho các nhóm mua sắm trong việc thu xếp các nguồn lực thiết yếu với giá cao. Sau cuộc xâm lược, giá năng lượng đã tăng 20% trong 5 tháng.
Các nhà quản lý mua sắm cần sự giúp đỡ để duy trì các chiến lược mua sắm hiệu quả về chi phí do giá cả tăng nhanh. Điều này khiến lạm phát gia tăng trở thành một trong những thách thức mua sắm hàng đầu trong năm 2024 mà các nhà lãnh đạo kinh doanh phải vượt qua.
Thiếu hụt nhân lực
Một thách thức lớn mà các công ty phải đối mặt là nhu cầu về các chuyên gia có kỹ năng cao hơn trong lĩnh vực mua sắm và chuỗi cung ứng. Cuộc Đại từ chức, vốn chủ yếu ảnh hưởng đến thị trường Mỹ, cùng với những tác động tiêu cực của suy thoái kinh tế sau đó đã khiến thị trường lao động rơi vào tình trạng hỗn loạn.
Các công ty đang thúc đẩy nhân viên hiện tại làm nhiều hơn với ít hơn để lấp đầy khoảng trống. Do đó, nhân viên hiện tại phải làm việc quá sức và liên tục kiệt sức. Năng suất ở mức thấp nhất từ trước đến nay, tình trạng nghỉ việc gia tăng, khiến chiến lược mua sắm trở nên phức tạp hơn.
Vào năm 2024, các nhà lãnh đạo mua sắm phải xác định các quy trình không hiệu quả làm tiêu tốn thời gian và năng lượng của lực lượng lao động và tìm cách tự động hóa chúng.
Quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng là cơ sở để duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp. Mặc dù hợp đồng là văn bản pháp lý đánh dấu sự bắt đầu của mối quan hệ mới với nhà cung cấp, nhưng mục tiêu của hợp đồng còn rộng hơn thế rất nhiều.
Mục đích là để doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm với giá cả cạnh tranh. Hợp đồng đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu ổn định và chất lượng, cũng như hiệu quả chi phí tổng thể của giao dịch.
Tuy nhiên, hầu hết các nhóm mua sắm không thể phát huy hết tiềm năng do thời gian xử lý lâu, quy trình thủ công, các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp, thiếu thông tin liên lạc và phối hợp, cũng như mất hợp đồng.
Điều này dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí, rủi ro vi phạm quy định, mối quan hệ căng thẳng với nhà cung cấp và ra quyết định kém. Các công ty cần một hệ thống mua sắm hiệu quả để tự động hóa và tập trung hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng.
Dữ liệu không chính xác
Ở hầu hết các công ty, các nhóm mua sắm quản lý nhập dữ liệu theo cách thủ công. Họ nhập dữ liệu vào bảng tính và các hệ thống cũ với khả năng tự động hóa và phân tích hạn chế. Do dữ liệu được xử lý thủ công, nên chủ yếu là không nhất quán và dễ xảy ra lỗi do con người.
Hậu quả của cơ sở dữ liệu chất lượng kém là quá trình ra quyết định kém và chậm chạp. Các doanh nghiệp mất đi những cơ hội quan trọng và phải đối mặt với những rủi ro không mong muốn như đặt hàng quá nhiều do sự khác biệt trong dữ liệu mức tồn kho.
Mặt khác, dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cho phép các nhà lãnh đạo mua sắm đưa ra quyết định sáng suốt và hiển thị rõ ràng các quy trình mua sắm.
Họ có được thông tin chi tiết theo thời gian thực và dữ liệu chính xác về mô hình nhu cầu, rủi ro thị trường, nhu cầu giao hàng và các chỉ số hiệu suất chính của nhà cung cấp cụ thể như thời gian giao hàng và ROI.
Bộ phận mua sắm trong các công ty phát triển nhanh nên xem xét sử dụng giải pháp dữ liệu tập trung để tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, giúp công việc và kiểm toán tài chính trở nên dễ dàng hơn.
📮ClickUp Insight: 13% số người tham gia khảo sát của chúng tôi muốn sử dụng AI để đưa ra quyết định khó khăn và giải quyết các vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, chỉ 28% cho biết họ sử dụng AI thường xuyên trong công việc.
Một lý do có thể là: Mối lo ngại về bảo mật! Người dùng có thể không muốn chia sẻ dữ liệu ra quyết định nhạy cảm với AI bên ngoài.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách mang khả năng giải quyết vấn đề dựa trên AI trực tiếp đến Không gian Làm việc an toàn của bạn. Từ SOC 2 đến các tiêu chuẩn ISO, ClickUp tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu cao nhất và giúp bạn sử dụng công nghệ AI tạo ra nội dung một cách an toàn trong không gian làm việc của mình.
Thiếu hụt giao tiếp nội bộ
Giao tiếp nội bộ kém là một trong những thách thức đáng ngạc nhiên nhất trong mua sắm vì nó mâu thuẫn công khai với kỳ vọng của cấp quản lý cao hơn đối với nhóm mua sắm, những người đảm nhận vai trò lãnh đạo chiến lược.
Nhóm mua sắm làm việc độc lập; do đó, họ chủ yếu phụ thuộc vào các nguồn lực của các nhóm khác, chẳng hạn như thông tin tài chính và sự hợp tác liên chức năng.
Tuy nhiên, thông tin này chỉ có thể đến với họ khi có một hệ thống giao tiếp nội bộ mạnh mẽ.
Một trong những thách thức quan trọng mà nhóm mua sắm phải đối mặt là họ làm việc theo kiểu cô lập; họ không biết về chiến lược của toàn tổ chức và có hiểu biết hạn chế về nhu cầu trong tương lai.
Việc thiếu công nghệ khiến các quy trình quan trọng trở nên chậm chạp, do việc nhập dữ liệu được thực hiện thủ công và không có tổ chức. Điều này cũng làm giảm khả năng giải quyết các vấn đề hiện tại và khiến doanh nghiệp dễ bị rủi ro hơn. Một hệ thống kỹ thuật là cần thiết để công ty thích ứng với điều kiện kinh doanh thay đổi và vượt qua các thách thức trong mua sắm.
Quản lý rủi ro
Các nhóm mua sắm sẽ mang lại kết quả tốt nhất khi có nền tảng vững chắc cho việc quản lý rủi ro. Mua sắm là một quá trình dài và chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố nội bộ và bên ngoài.
Những yếu tố này cũng dẫn đến các rủi ro nội bộ như hành vi của nhân viên và các rủi ro bên ngoài, vốn khó kiểm soát hơn, như các sự kiện toàn cầu.
Tuy nhiên, những rủi ro sau đây đứng đầu danh sách các rủi ro quản lý trong chuỗi cung ứng của các nhà quản lý mua sắm:
Sự biến động về giá cả
Hiện nay, thị trường chuỗi cung ứng đang biến động mạnh. Sự thay đổi liên tục về giá cả làm tăng chi phí mua sắm. Khi nhà cung cấp yêu cầu mức giá cao hơn, việc có một ngân sách linh hoạt là điều cần thiết để tránh tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho.
Rối loạn chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng có thể bị gián đoạn bất ngờ do các yếu tố như chiến tranh, vấn đề chính trị và thiên tai. Thách thức lớn nhất ở đây là tìm nguồn cung ứng nguyên liệu từ nhà cung cấp khác vào phút chót. Khóa ở đây là thiết lập hệ thống phản ứng để quản lý các đối tượng/kỳ/phiên bản như vậy hiệu quả hơn trong khi làm việc với chuyên gia mua sắm.
Gian lận
Quy trình mua sắm dễ bị gian lận từ nhiều nguồn khác nhau: nhân viên, nhà cung cấp hoặc nhà thầu. Gian lận hóa đơn thường xảy ra khi nhà cung cấp tăng giá và nhóm mua sắm phê duyệt mà không kiểm tra. Định giá là một hình thức gian lận khác thường thấy, trong đó các nhà thầu hợp tác để tăng giá hoặc từ chối giảm giá.
Vấn đề nhà cung cấp
Duy trì mối quan hệ vững chắc và tích cực với các nhà cung cấp là biểu mẫu nền tảng để giải quyết các thách thức trong mua sắm. Nhiều vấn đề với nhà cung cấp là do các yếu tố nội bộ như thông số kỹ thuật và yêu cầu không rõ ràng. Nếu các nhà cung cấp truyền đạt rõ ràng mong đợi của họ, sẽ dễ dàng hơn để quản lý việc giao hàng chất lượng cao.
Tương tự, việc không thực hiện thẩm định nhà cung cấp để hiểu rõ năng lực của họ và không thống nhất các chỉ số KPI là những yếu tố khác làm gia tăng căng thẳng trong quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp.
Thiếu hụt công nghệ
Việc thiếu số hóa trong quy trình mua sắm là một vấn đề đối với các công ty có kế hoạch mở rộng hoạt động mua sắm. Trừ khi các công nghệ mới trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động hàng ngày, họ sẽ không bao giờ thấy được toàn bộ tiềm năng của chiến lược mua sắm.
Việc thiếu công nghệ khiến các quy trình quan trọng trở nên chậm chạp, do việc nhập dữ liệu được thực hiện thủ công và không có tổ chức. Điều này cũng làm giảm khả năng giải quyết các vấn đề hiện tại và khiến doanh nghiệp dễ bị rủi ro hơn. Các doanh nghiệp cần một hệ thống kỹ thuật để thích ứng với điều kiện kinh doanh luôn thay đổi.
Vai trò của công nghệ trong việc giải quyết các thách thức mua sắm
Công nghệ sẽ đóng vai trò khóa trong việc vượt qua những thách thức hàng đầu trong mua sắm tại các công ty. Dưới đây là một số lĩnh vực sẽ trải qua sự chuyển đổi lớn nhất do số hóa:
Quy trình tự động hóa
Công nghệ sẽ mang lại thay đổi nổi bật nhất bằng cách tự động hóa các công việc có giá trị thấp như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng và xử lý hóa đơn. Đồng thời, với tự động hóa, lỗi của con người cũng giảm đi.
Điều này sẽ giúp các nhà quản lý mua sắm có thời gian tập trung vào các công việc quan trọng ở cấp chiến lược như lập kế hoạch cho các sáng kiến chiến lược mới, phát triển ý tưởng đàm phán với nhà cung cấp và giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nhà cung cấp.
Xây dựng hệ thống mua sắm điện tử (E-procurement)
Hệ thống mua sắm điện tử là phần mềm quản lý mua sắm tự động hóa toàn bộ quy trình mua sắm, từ yêu cầu báo giá (RFQ) đến thanh toán. Chúng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thực thi chính sách và tăng cường tính minh bạch. Phần mềm này tập trung tất cả dữ liệu và công cụ mua sắm nội bộ, hiển thị rõ ràng những nơi cần giám sát.
Phân tích nâng cao và báo cáo
Chuyển đổi kỹ thuật số sẽ mang đến cho các công ty khả năng tiếp cận sâu hơn vào dữ liệu mua sắm, điều mà họ rất cần. Với khả năng phân tích tiên tiến, nhóm mua sắm có thể phân tích dữ liệu lớn để xác định các mẫu chi tiêu và cơ hội tiết kiệm chi phí nhằm đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
Các công cụ Trí tuệ Nhân tạo (AI) sẽ tiếp tục nâng cao hiệu quả bằng cách dự báo nhu cầu, xác định xu hướng thị trường và tối ưu hóa chiến lược mua sắm. Những thông tin này sẽ giúp ban lãnh đạo chuẩn bị tốt hơn để ứng phó với sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng và điều chỉnh chiến lược quản lý hàng tồn kho cho phù hợp.
Cải thiện hợp tác
Việc tập trung dữ liệu từ các công cụ khác nhau giúp kết nối tất cả các nhóm với nhau. Sự hợp tác thời gian thực giữa nhiều bộ phận không còn là giấc mơ xa vời vì các nhóm có thể truy cập tất cả các loại dữ liệu bằng phần mềm quản lý mua sắm.
Phần mềm này giúp mọi người đồng bộ hóa tiến độ và cung cấp cho các bên liên quan chế độ xem toàn cảnh về toàn bộ dự án.
Đây là cơ hội tuyệt vời để bộ phận mua sắm duy trì tính minh bạch với nhà cung cấp bằng cách tập trung thông tin hợp đồng và đánh giá rủi ro thông qua phần mềm quản lý nhà cung cấp.
Tăng cường đổi mới
Các nhà lãnh đạo mua sắm cuối cùng sẽ có mặt trong bảng các bên liên quan để đóng góp vào chiến lược của công ty bằng cách làm việc trên các ý tưởng đổi mới sản phẩm.
Họ có thể hợp tác với bộ phận R&D để đưa ra các kế hoạch như làm cho quy trình mua sắm bền vững hơn và nhấn mạnh việc hợp tác với các nhà cung cấp cung cấp vật liệu thân thiện với môi trường.
Mẹo chung để vượt qua những thách thức trong mua sắm với ClickUp
Mua sắm là một quá trình dài và công nghệ là giải pháp để giải quyết những thách thức cấp bách nhất. Tuy nhiên, các công ty phải lựa chọn cẩn thận phần mềm để hợp lý hóa hoạt động.
ClickUp là phần mềm mua sắm tiên tiến giúp lấp đầy khoảng trống bằng cách tự động hóa các quy trình mua sắm. Các tính năng tự động hóa hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của các nhóm mua sắm.
Có sẵn các quy trình tự động hóa công việc mà bạn có thể chọn và tùy chỉnh theo yêu cầu. Theo dõi các yêu cầu mua sắm được giao cho các thành viên trong nhóm của bạn và cập nhật trạng thái.
ClickUp tích hợp với các công cụ hiện có của bạn như Slack và Google Trang tính, cho phép bạn cộng tác với nhóm mà không cần chuyển cửa sổ và truy cập dữ liệu trong các cuộc trò chuyện của nhóm. Bắt đầu thảo luận với các bên liên quan nội bộ, xin phê duyệt và chia sẻ báo giá trong các kênh có liên quan.
Mẫu Mua sắm của ClickUp cho phép bạn hợp lý hóa quy trình quản lý chuỗi cung ứng. Dễ dàng theo dõi, quản lý và giám sát tất cả các hoạt động, chẳng hạn như yêu cầu tiếp nhận của các bên liên quan, chấp nhận đề xuất giá từ nhà cung cấp và nhà cung ứng, đồng thời nắm rõ tiến trình đàm phán hợp đồng và quy trình phê duyệt.
Cơ sở dữ liệu không mã giúp bạn hình dung tiến độ tại một nơi. Tối ưu hóa giao tiếp và hợp tác với các nhà cung cấp và thành viên nhóm, đảm bảo công bằng và minh bạch.
Quản lý chuỗi cung ứng thành công có hai khía cạnh: lập kế hoạch hành động mua sắm và chiến lược tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Kế hoạch hành động đảm bảo bạn có tất cả các nguồn cung ứng và dịch vụ đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Chiến lược này giúp bạn duy trì sự tổ chức, cải thiện giao tiếp và luôn dẫn đầu trong các cuộc đàm phán.
Mẫu Kế hoạch hành động mua sắm của ClickUp giúp bạn thực hiện điều đó bằng cách:
- Lập kế hoạch cho từng công việc, phân công cho các thành viên trong nhóm và thêm dòng thời gian
- Ưu tiên các mục tiêu để thực hiện hiệu quả
- Chia sẻ tiến độ cập nhật với ban giám đốc một cách nhanh chóng và dễ dàng
Điểm hay nhất là ClickUp kết hợp mua sắm, Tài liệu, Mục tiêu, biểu đồ và hơn thế nữa, giúp bạn không mất thời gian chuyển đổi giữa nhiều nền tảng để hoàn thành một nhiệm vụ.
Ví dụ: Chế độ xem Danh sách của ClickUp là lý tưởng cho các quy trình mua sắm và quản lý ngân sách với các trường tùy chỉnh, thẻ và tính năng sắp xếp. Có được cái nhìn tổng quan về các công việc của bạn và nhanh chóng sắp xếp hoặc lọc chúng.
ClickUp AI tự động điền vào các tài liệu và mẫu quản lý mua sắm của bạn để tăng năng suất của nhóm và giảm lỗi do con người gây ra. Tiếp theo, chuyển kế hoạch mua sắm thành các nhiệm vụ có thể thực hiện trong vài giây.
Cuối cùng, lưu trữ tất cả tài liệu nội bộ và bên ngoài trong Không gian Làm việc ClickUp và sử dụng ClickUp làm nguồn thông tin duy nhất cho tất cả các yêu cầu mua sắm của bạn.
Sẵn sàng đối mặt với những thách thức trong mua sắm chưa? Tạo tài khoản ClickUp miễn phí và bắt đầu hợp lý hóa quy trình mua sắm của bạn.