Bạn đã bao giờ tự hỏi một ngày trong cuộc sống của một quản lý mua hàng trông như thế nào chưa? Đây là một vai trò có thể cảm thấy bí ẩn và khó hiểu nếu bạn không trực tiếp trải nghiệm, nhưng hôm nay chúng tôi sẽ tiết lộ cuộc sống của một trưởng phòng mua hàng trông như thế nào và công việc của họ bao gồm những gì.
Trong hướng dẫn chi tiết này, chúng tôi sẽ giới thiệu về công việc của một quản lý mua hàng, các hoạt động hàng ngày, các kỹ năng và kỹ thuật cần thiết, cũng như cách bạn có thể xây dựng sự nghiệp thành công trong ngành mua hàng. 💼
Quản lý mua hàng là gì?
Vai trò của một quản lý mua hàng là giám sát quản lý chuỗi cung ứng và cách công ty mua (hoặc mua sắm) nguyên vật liệu, dịch vụ hoặc vật tư. Công việc của họ bao gồm tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, đàm phán chi phí trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, và tìm nguồn cung ứng dịch vụ hoặc nguyên vật liệu tốt nhất với giá trị cao nhất.
Mặc dù bài viết này sẽ đề cập đến quản lý mua hàng, bạn cũng có thể nghe thấy vai trò này được gọi là quản lý mua sắm hoặc chuyên viên mua hàng. Tiêu đề cụ thể sẽ phụ thuộc vào chính sách của công ty, nhưng vai trò là như nhau, đó là tìm nguồn cung ứng hiệu quả cho tổ chức.
Một ngày làm việc điển hình của một quản lý mua hàng
Hãy đi thẳng vào những việc mà một quản lý mua hàng thực sự làm hàng ngày. Những công việc này thường được đề cập trong mô tả công việc nhưng chỉ một cách mơ hồ, vì vậy hãy xem xét kỹ hơn những công việc liên quan để bạn có thể quyết định xem đây có phải là vai trò phù hợp với mình hay không.
Công việc liên quan đến hợp đồng mua hàng
Phần lớn vai trò của một quản lý mua hàng là tìm nguồn cung ứng cho công ty. Công việc này bao gồm làm việc trên các thỏa thuận mua hàng — các hợp đồng trong đó bạn đồng ý mua một lượng sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định để đổi lấy giảm giá. 🤝
Quản lý hợp đồng và thỏa thuận mua hàng cần nhiều thời gian, điều đó có nghĩa là nhiều nhà quản lý phải dành một phần thời gian mỗi ngày để đàm phán, xem xét hợp đồng và hoàn thiện thỏa thuận. Tuy nhiên, những công việc này có thể được hoàn thành hàng tuần hoặc hàng tháng.
Sau khi được thỏa thuận, các giao dịch này đảm bảo mức giá giảm cho các dịch vụ hoặc nguồn cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định, giúp mọi người dễ dàng dự báo chi phí và duy trì ngân sách.
Đảm bảo tuân thủ
Là một quản lý mua hàng, bạn cần hiểu rõ về quy trình và thủ tục để đảm bảo tuân thủ các quy định. Một phần của vai trò này bao gồm việc tạo ra và tuân thủ các chính sách và thủ tục mua hàng, quản lý rủi ro và thực hiện kiểm toán để đảm bảo tuân thủ. ⚖️
Việc tuân thủ các chính sách mua sắm nội bộ của công ty là rất quan trọng, vì nếu không, bạn sẽ dễ bị các nhà cung cấp tiềm năng thách thức hoặc bị cáo buộc thiên vị hoặc hối lộ. Ngoài việc duy trì các chính sách của công ty, bạn cần kiểm tra xem các nhà cung cấp của bạn có các chính sách phù hợp hay không, đặc biệt nếu bạn là người thụ hưởng bất kỳ khoản tài trợ hoặc trợ cấp nào của chính phủ yêu cầu bạn phải làm như vậy.
Đánh giá nhà cung cấp
Trước khi ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, bạn cần tìm được nhà cung cấp phù hợp. Vai trò của chuyên viên mua hàng bao gồm tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, lập danh sách và đánh giá họ để tìm ra nhà cung cấp phù hợp nhất.
Trừ khi bạn làm việc trong một tổ chức nhỏ, công việc này sẽ liên quan đến các thành viên khác trong nhóm và có thể cần được chuyển lên cấp ban giám đốc để đưa ra quyết định cuối cùng. Nhóm mua hàng sẽ làm việc cùng nhau để tìm nhà cung cấp, kiểm tra thông tin xác thực, lấy báo giá bằng mẫu yêu cầu báo giá và sử dụng khung hoặc phương pháp đánh giá để chấm điểm các nhà cung cấp với nhau hoặc trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Quản lý và điều phối nhân viên
Nếu bạn đảm nhận vai trò quản lý mua hàng hoặc mua sắm, bạn sẽ thường làm việc cùng đội ngũ mua sắm để hỗ trợ bạn trong nỗ lực đạt được thỏa thuận tốt nhất cho tổ chức. Vai trò của một quản lý bao gồm điều phối nhân viên và trao quyền cho họ để làm việc với hiệu quả cao nhất. 🎉
Trong một tổ chức lớn hơn, bạn có thể quản lý một phạm vi các vai trò hỗ trợ cấp cơ sở và nhân viên mua hàng. Tùy thuộc vào cấu trúc nhóm của bạn, vai trò của bạn có thể là phân công công việc, giám sát đào tạo, cung cấp hỗ trợ và đóng vai trò là người lãnh đạo để hướng dẫn nhóm của bạn hướng tới thành công.
Bảo đảm dữ liệu luôn được cập nhật
Thế giới mua hàng và mua sắm liên quan đến rất nhiều dữ liệu. Có tất cả mọi thứ, từ danh sách nhà cung cấp đến giá chính xác cho mỗi đơn vị của mọi vật liệu hoặc nguồn cung cấp mà bạn có thể muốn mua. 📝
Nếu bạn làm việc một mình hoặc trong một nhóm nhỏ, một phần công việc hàng ngày của bạn sẽ liên quan đến việc duy trì dữ liệu này và đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật và chính xác. Trong một nhóm lớn hơn, nhân viên hoặc trợ lý mua hàng có thể đảm nhận vai trò này.
Các kỹ năng khóa để trở thành một quản lý mua hàng thành công
Bây giờ chúng ta đã quen thuộc với một số công việc hàng ngày hoặc hàng tuần của một quản lý mua hàng, hãy xem xét kỹ hơn các kỹ năng và kiến thức bạn cần để thành công.
Kỹ năng đàm phán
Các chuyên gia mua hàng xuất sắc là những nhà đàm phán tài ba. Đây là kỹ năng mà bạn sẽ phải sử dụng nhiều lần để đạt được mức giảm giá thuận lợi và ký kết thỏa thuận mua hàng với các nhà cung cấp có nhu cầu cao nhất.
Nếu đây không phải là một trong những lĩnh vực mạnh nhất của bạn, hãy tham gia một khóa học về kỹ năng đàm phán hoặc thử tích lũy kinh nghiệm làm việc trong môi trường sử dụng nhiều kỹ năng này, chẳng hạn như bán hàng. Để thành công trong ngành mua sắm, bạn cần có khả năng trình bày quan điểm rõ ràng, đàm phán và đạt được thỏa thuận tốt hơn những gì bạn có thể tìm thấy ở nơi khác — vì vậy, đây nên là kỹ năng hàng đầu trong danh sách công việc của bạn. 💡
Kỹ năng phân tích
Quản lý mua hàng phải đưa ra nhiều quyết định, điều này có nghĩa là bạn cần biết cách phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tốt nhất có thể vào thời điểm đó.
Các nhà lãnh đạo mua hàng biết cách giải thích dữ liệu, việc cần làm với dữ liệu và cách sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định. Họ có thể sử dụng dữ liệu sẵn có, biết nơi để tìm kiếm thông tin chi tiết mà họ chưa có và kết hợp tất cả kiến thức của mình để chọn nhà cung cấp phù hợp. ✅
Kỹ năng quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Có vẻ như công việc mua sắm chỉ liên quan đến dữ liệu và vật tư, nhưng thực tế nó đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý mối quan hệ và giao tiếp. Nếu bạn không thể xây dựng kết nối vững chắc, bạn khó có thể thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với người khác.
Các nhà quản lý mua hàng tương lai cần tập trung vào kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và kỹ năng giao tiếp nếu muốn thành công trong ngành. Bạn cần biết cách làm quen với mọi người, hiểu mong muốn và nhu cầu của họ, đồng thời có khả năng giao tiếp hiệu quả ở tất cả các khâu của quy trình mua hàng. 💬
Kỹ năng quản lý kho hàng
Bạn không thể biết mình cần đặt hàng gì nếu không chắc chắn về mức tồn kho. Vì lý do này, kỹ năng kiểm soát hàng tồn kho vững vàng là điều bắt buộc trong ngành mua hàng.
Các nhà quản lý mua hàng giỏi luôn biết mức tồn kho và tình trạng hàng tồn kho của mình tại mọi thời điểm. Bạn phải suy nghĩ trước, đặt hàng với thời gian chuẩn bị đủ để duy trì nguồn cung và thích ứng với mọi thay đổi nếu bạn nhận dự án hoặc hợp đồng mới. 📋
Kiến thức về ERP
May mắn thay, bạn không cần phải nhớ rõ liệu một mặt hàng nào đó đang sắp hết hay cần tăng nguồn cung ở một khu vực cụ thể. Có các công cụ quản lý kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để làm việc đó.
Số lượng và loại tài nguyên bạn cần quản lý phụ thuộc vào vai trò của bạn trong nhóm mua hàng. Ở cấp độ cơ bản, bạn nên biết cách quản lý hàng tồn kho và lên lịch làm việc của nhóm, nhưng bạn cũng có thể phải xử lý ngân sách hoặc các nhà thầu. 📊
Hiểu biết về kinh tế
Trong khi tập trung vào việc đảm bảo các giao dịch tốt nhất về nguồn cung ứng và hợp đồng cho công ty, bạn không thể bỏ qua bối cảnh kinh tế rộng lớn hơn.
Các nhà quản lý mua hàng phải hiểu rõ chi tiết tài chính và kế hoạch phát triển của công ty, đồng thời nắm bắt tình hình thế giới xung quanh. Các yếu tố như suy thoái kinh tế, bất ổn chính trị và thách thức trong chuỗi cung ứng đều có thể ảnh hưởng đến mức độ dễ dàng và chi phí của việc mua sắm vật tư, vì vậy cần chú ý đến tình hình kinh tế vĩ mô. 🌍
Kỹ năng quản lý rủi ro
Lý tưởng nhất là các nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng đúng hạn và các dự án của bạn diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra, đó là lý do tại sao các trưởng phòng mua hàng cũng cần phải thành thạo trong quản lý rủi ro và xác định các trở ngại trước khi chúng trở thành vấn đề.
Các nhà quản lý mua hàng giỏi nhất biết cách tính toán rủi ro, theo dõi những thay đổi và dự đoán những vấn đề nhỏ trước khi chúng dẫn đến những thách thức lớn hơn. Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của bạn, chứ không phải là điều bạn chỉ nghĩ đến khi mọi thứ không suôn sẻ. ❌
Công cụ và kỹ thuật được sử dụng bởi các nhà quản lý mua hàng
Quá trình mua sắm rất dài và chi tiết, việc quản lý nhiều kỳ vọng, ngân sách, thời hạn và yêu cầu có thể khiến bạn cảm thấy căng thẳng. Nhưng bạn không phải làm việc một mình. Có rất nhiều công cụ và kỹ thuật mua sắm có thể giúp đẩy nhanh quá trình, đơn giản hóa công việc và giới thiệu các cách dễ dàng hơn để quản lý quy trình làm việc từ đầu đến cuối.
Dưới đây là một số công cụ và kỹ thuật phần mềm quản lý mua hàng phổ biến nhất mà các quản lý mua hàng sử dụng để làm việc hiệu quả hơn. 🤖
Khung quản lý mua sắm
Việc thực hiện một quy trình mua sắm dài cho từng dự án hoặc nhu cầu cung ứng là không thực tế và làm mất thời gian cho các công việc quan trọng khác. Một cách để giải quyết vấn đề này là thiết lập hoặc tham gia một khung quản lý mua sắm hiện có.
Các khung này đóng vai trò như một lộ trình sẵn sàng để tìm kiếm các nhà cung cấp và dịch vụ chất lượng, mà không cần thực hiện toàn bộ quy trình đấu thầu hoặc mua sắm. Bạn cần có khối lượng đơn đặt hàng hoặc số lượng lớn để các khung này có ý nghĩa đối với tất cả các bên liên quan, vì vậy chúng thường được sử dụng bởi các tổ chức lớn và cơ quan chính phủ.
Công cụ quản lý dự án
Mặc dù các nhà quản lý mua hàng không chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành các dự án, nhưng việc có hiểu biết vững chắc về quản lý dự án và sử dụng các công cụ của nhóm có thể mang lại cho họ lợi thế và giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn.
Các công cụ như ClickUp giúp hợp lý hóa việc quản lý dự án và làm cho mọi thứ trở nên dễ tiếp cận hơn cho toàn bộ tổ chức. Với phân cấp dự án của ClickUp, bạn có thể nhanh chóng xem tiến độ của dự án, xác định các trở ngại, liên lạc với các quản lý dự án về nhu cầu cung ứng của họ và xây dựng một hệ thống nội bộ giúp mọi người tổ chức công việc mua sắm một cách hiệu quả hơn.
Không giống như nhiều công cụ quản lý dự án chung chung, ClickUp có các tính năng chuyên dụng giúp dễ dàng thích ứng với quản lý mua sắm. Ví dụ: Mẫu Mua sắm của ClickUp cho phép bạn điều hành toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, với tất cả các dự án, công việc và thông tin của bạn ở một địa điểm.
Công cụ quản lý quan hệ nhà cung cấp
Phần lớn công việc hàng ngày của bạn liên quan đến việc trao đổi với các nhà cung cấp và duy trì mối quan hệ tốt với họ. Các công cụ phần mềm quản lý nhà cung cấp và tương tác phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn, biến công việc tốn thời gian thành một phần của quy trình nhanh chóng hơn.
ClickUp đơn giản hóa quá trình tương tác với nhà cung cấp bằng cách tập trung mọi thứ vào một nơi. Bạn không chỉ có thể giao tiếp với các thành viên trong nhóm thông qua nhiệm vụ, bình luận và chỉnh sửa thời gian thực, mà còn có thể quản lý email bên ngoài — tất cả đều không cần rời khỏi nền tảng quản lý dự án.
Tìm thông tin bạn cần bằng cách sử dụng một trong nhiều chế độ xem của ClickUp, sau đó liên hệ với các nhà cung cấp của bạn một cách hiệu quả hơn.
Công cụ quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong vai trò của một quản lý mua hàng. Từ việc đảm bảo các nhà cung cấp có thể thực sự đáp ứng các đơn đặt hàng của bạn đến việc quản lý ngân sách để bạn có thể thanh toán cho các nhà cung cấp đúng hạn, có rất nhiều cơ hội để xảy ra sai sót.
Đơn giản hóa toàn bộ quy trình bằng cách sử dụng các công cụ và tính năng để tạo hệ thống quản lý rủi ro của riêng bạn. Sử dụng Mẫu Đăng ký Rủi ro Quản lý Rủi ro của ClickUp để bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ của riêng bạn, giúp xác định, giảm thiểu và phản ánh rủi ro dễ dàng hơn, đồng thời thử công cụ lập bản đồ quy trình để tạo quy trình làm việc cho cách quản lý rủi ro.
Kết hợp tính năng quản lý nhiệm vụ và quản lý dự án của ClickUp để tập trung tất cả công việc hàng ngày của bạn vào một nơi.
Công cụ lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp
Sẽ gần như không thể quản lý mua sắm hiệu quả nếu bạn không biết tình hình hàng tồn kho, so sánh hàng tồn kho với hệ thống điểm bán hàng (POS), số lượng thành viên trong nhóm và các hạn chế về ngân sách mà bạn đang làm việc. Đó là lý do tại sao phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp và phần mềm logistics lại hữu ích đến vậy.
Các nhà quản lý mua hàng giỏi nhất hiểu cách thức hoạt động của các công cụ phần mềm ERP và cách sử dụng chúng để mang lại lợi ích cho mình. Các công cụ ERP bao gồm mọi thứ, từ lập lịch làm việc cho nhân viên đến mua hàng tồn kho, và lĩnh vực bạn chịu trách nhiệm phụ thuộc vào kích thước của tổ chức.
Khuyến khích tổ chức của bạn bắt đầu sử dụng một công cụ như ClickUp để hợp lý hóa việc quản lý hoạt động, để bạn có thể giám sát không chỉ vật liệu và nguồn cung cấp mà còn cả sự sẵn sàng của các thành viên trong nhóm.
Với tất cả các hoạt động lập kế hoạch chiến lược và quản lý tài nguyên diễn ra trong một hệ thống, bạn có thể dễ dàng kiểm tra nhanh để đảm bảo rằng bạn có mọi thứ cần thiết hoặc đưa ra quyết định dựa trên những gì bạn sẽ cần trong tương lai.
Bài học và mẹo quan trọng từ các chuyên gia mua hàng giàu kinh nghiệm
Để trở thành một chuyên gia mua hàng thành công, bạn không chỉ cần phân tích dữ liệu và đàm phán thỏa thuận với các nhà cung cấp tiềm năng. Nếu bạn muốn thành công trong ngành này, hãy tham khảo lời khuyên từ các chuyên gia đã có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này.
Tham dự các sự kiện trong ngành
Dành thời gian để tìm hiểu tổ chức của bạn từ trong ra ngoài là điều đáng giá, nhưng bước ra khỏi văn phòng và hòa mình vào ngành công nghiệp rộng lớn hơn cũng rất hữu ích.
Tham dự các sự kiện trong ngành mang lại nhiều lợi ích. Bạn có cơ hội gặp gỡ những người có vị trí tương tự hoặc có kinh nghiệm hơn trong nghề và học hỏi từ họ. Bạn có thể gặp gỡ các đối tác tiềm năng, nhà cung cấp hoặc thậm chí là nhà tuyển dụng cho vị trí trong tương lai. Bạn có thể tham dự các hội thảo và buổi thực hành để cập nhật kỹ năng hoặc học hỏi những kỹ năng mới.
Tham dự các sự kiện trong ngành là điều bắt buộc nếu bạn muốn làm nhiều hơn là chỉ giỏi công việc của mình. 💻
Mở rộng mạng lưới quan hệ
Một trong những kỹ năng khóa bạn cần có khi làm chuyên gia mua hàng là khả năng giao tiếp tốt. Một cách tuyệt vời để rèn luyện kỹ năng này là thông qua mạng lưới quan hệ và phát triển cộng đồng cá nhân của bạn.
Bắt đầu xây dựng sự hiện diện của bản thân trên một nền tảng như LinkedIn và tăng danh sách người theo dõi bằng cách trở thành một nhà lãnh đạo tư tưởng hoặc thành viên hỗ trợ của cộng đồng. Kết nối với các nhà cung cấp hoặc các bên liên quan tiềm năng bằng phương tiện kỹ thuật số hoặc trực tiếp, sử dụng các buổi gặp gỡ và sự kiện trong ngành như cầu nối hoàn hảo để xây dựng mối quan hệ bền chặt và lâu dài. 📣
Tìm kiếm một người cố vấn
Một cách khác để bạn có thể tận dụng kinh nghiệm và chuyên môn của người khác là tìm kiếm một người cố vấn. Có rất nhiều người đã có kinh nghiệm trong ngành mua sắm và sẵn sàng giúp đỡ người khác thành công.
Hãy hỏi trong tổ chức của bạn xem có ai đó phù hợp không, hoặc liên hệ với mạng lưới của bạn. Nếu không có ai trong mạng lưới của bạn, hãy mở rộng nó—hoặc liên hệ với những người bạn ngưỡng mộ để hỏi xem họ có cung cấp dịch vụ này không. 🏆
Bắt đầu hoặc phát triển sự nghiệp của bạn với vai trò Quản lý Mua hàng
Là một quản lý mua hàng, bạn cần có kỹ năng và chuyên môn, nhưng cũng cần biết khi nào nên giao công việc hoặc quy trình cho các công cụ và phần mềm. Chọn phần mềm phù hợp có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, tự động hóa các công việc đơn giản và có cái nhìn rõ ràng hơn để đưa ra các quyết định chiến lược hơn.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ vượt trội hơn tất cả, hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm cách quản lý mọi thứ liên quan đến mua sắm tốt hơn. ✨