Kiedy jesteś niezależnym specjalistą ds. marketingu cyfrowego, wszystko przepływa przez Ciebie.
Piszesz briefy. Odbierasz telefony od klientów. Odpowiadasz na opinie i pamiętasz o terminach.
Jednak system ten przestaje działać w momencie, gdy próbujesz się rozwijać.
Gdy pozyskasz więcej klientów lub zatrudnisz pierwszego pełnoetatowego copywritera lub account managera, zaczną pojawiać się luki. Będziesz zmagać się z terminami, koordynacją pracy, zatrudnianiem pracowników, ustalaniem procesów wdrażania klientów i setką innych spraw.
Zastanawiasz się: jak rozwinąć swoją agencję marketingową bez utraty przewagi konkurencyjnej?
Jako założyciel rozwijającej się agencji cyfrowej Twoja rola zmienia się z „wykonywania” na „projektowanie”.
Nagle potrzebujesz powtarzalnych procesów. Potrzebujesz szablonów onboardingu klientów, wspólnych briefów i wewnętrznych recenzji. Budujesz firmę, która może działać bez Twojej obecności w każdym pomieszczeniu.
O tym właśnie jest ten przewodnik: jak skalować swoją agencję marketingu cyfrowego dzięki odpowiednim systemom i narzędziom.
Kiedy jest odpowiedni moment na rozbudowę agencji marketingowej?
Jednym z najtrudniejszych aspektów prowadzenia agencji marketingu cyfrowego jest wiedza, kiedy należy ją rozbudować. Zbyt szybkie działania mogą spowodować przeciążenie zespołu, nadmierne wydatki lub obniżenie jakości. Zbyt długie zwlekanie sprawi, że będziesz tkwić w ciągłym trybie reagowania — przytłoczony, pozbawiony zasobów i niezdolny do rozwoju.
Skąd więc wiadomo, że nadszedł odpowiedni moment?
Oto kilka oznak, że Twoja firma zajmująca się marketingiem cyfrowym przerosła swoją obecną strukturę:
1. Odrzucasz nowych klientów pomimo popytu
Jeśli Twoja baza klientów jest w dobrej kondycji, ale nadal odrzucasz nowych klientów, oznacza to, że Twoje systemy dostaw nie są jeszcze w stanie sprostać wymaganiom.
Być może świetnie radzisz sobie z uruchamianiem kampanii marketingowych. Jednak bez odpowiedniej infrastruktury każdy dodatkowy klient stanowi raczej ryzyko niż szansę.
📚 Czytaj więcej: Proces wdrażania klientów za pomocą szablonów
2. Jesteś wąskim gardłem dla każdej decyzji i każdego zadania
Od wyboru narzędzi do zarządzania projektami i oprogramowania dla agencji marketingowej po zatwierdzanie kreacji i kampanii – nic nie dzieje się bez Twojego udziału. W rozwijającej się agencji cyfrowej staje się to nie do utrzymania.
Aby utrzymać wysoką jakość usług marketingowych w miarę ich rozszerzania, potrzebujesz skalowalnych cykli pracy, jasno określonych ról i powtarzalnych procesów.
3. Klienci oczekują kompleksowych rozwiązań, których nie jesteś w stanie zaoferować samodzielnie.
Być może jesteś świetny w SEO. Albo w płatnych mediach.
Jednak Twoi obecni klienci oczekują automatyzacji e-maila, usług tworzenia zawartości lub nawiązywania kontaktów z influencerami. Skalowanie usług marketingu cyfrowego poprzez zatrudnianie nowych pracowników lub nawiązywanie współpracy pozwala zwiększyć liczbę klientów bez konieczności ciągłego poszukiwania nowych.
4. Rozwój odbywa się kosztem doświadczenia klienta
Wiesz, że nadszedł czas, aby ponownie ocenić swoje działania i procesy, gdy wyniki zaczynają być niekonsekwentne lub wdrażanie nowych pracowników wydaje się pośpieszne.
Rozwijająca się agencja potrzebuje wskaźników KPI, standardowych procedur operacyjnych(SOP) oraz systemów zapewniających stałą wysoką jakość wysiłków marketingowych.
5. Twoja uwaga przeniosła się z wyników na rozwój
Przeszedłeś od pytania „Jak mogę szybciej ukończyć ten projekt?” do pytań takich jak:
- Jakiego rodzaju zespół jest mi potrzebny do wspierania tego rozwoju?
- Czy nasze komunikaty są dostosowane do potrzeb rynku celu?
- Czy przed rozszerzeniem oferty usług powinniśmy przeprowadzić badania rynku?
- Czy nasza obecna strategia marketingu cyfrowego jest powtarzalna i skalowalna?
🧠 Ciekawostka: DDB Worldwide Communications Group współpracuje z Volkswagenem w Stanach Zjednoczonych od 1959 roku. Powiązanie z klientem trwające ponad pół wieku!
Jak skalować swoją agencję marketingową (krok po kroku)
Skalowanie oznacza odejście od myślenia freelancera i zbudowanie czegoś, co działa samodzielnie, nawet bez Twojego udziału. Oto jak to zrobić krok po kroku.
1. Produktyzacja usług
Na początku działalności kuszące jest przyjmowanie wszystkich niestandardowych zleceń. „Zbudujemy Twoją stronę internetową, będziemy prowadzić kampanie reklamowe, pisać bloga, zarządzać profilami w mediach społecznościowych... cokolwiek tylko zechcesz. ”
Oczywiście, nadal otrzymujesz za to wynagrodzenie, ale gdy pomyślisz o rozwoju swojej agencji marketingu cyfrowego, napotkasz przeszkodę.
Dzięki usługom produktowym nie musisz odkrywać Ameryki na nowo dla każdego nowego klienta. Ty określasz:
- Czym się zajmujesz
- Co zawiera pakiet
- Jak długo to trwa?
- Ile to kosztuje
📌 Przykłady ofert usług produktowych:
- Audyt SEO + 5 optymalizacji na stronie + dokument dotyczący strategii słów kluczowych: dla agencji marketingu cyfrowego specjalizującej się w wyszukiwaniu organicznym.
- Ustawienia Google Ads + 30-dniowa optymalizacja + pulpit raportowania: dla agencji marketingu efektywnościowego
- Pakiet identyfikacji wizualnej marki: logo, paleta kolorów, 3 szablony społecznościowe: dla kreatywnej agencji cyfrowej
Działa to dla Ciebie, ponieważ masz przewidywalne marże. Wiesz, ile czasu zajmuje realizacja każdego pakietu, więc możesz ustalić cenę z uwzględnieniem zysku.
Ponadto zakres projektów podlegających zarządzaniu w Twojej agencji będzie mniej podatny na zmiany. Możesz wskazać swoją ofertę i powiedzieć: „To nie jest wliczone w cenę, ale oto wycena tej usługi. ”
Wbudowany asystent AI ClickUp, ClickUp Brain, pomaga w tworzeniu niestandardowych ofert dla klientów, podkreślających atuty Twoich usług. Co więcej, może on również pomóc w tworzeniu podsumowań wiadomości e-mail i rozmów, transkrypcji rozmów telefonicznych oraz przekształcaniu kolejnych kroków w konkretne zadania, które można przydzielić odpowiednim członkom zespołu.
2. Twórz skalowalne cykle pracy
W miarę rozwoju Twojej agencji marketingowej tworzenie powtarzalnych cykli pracy gwarantuje, że każda kampania marketingowa przebiega zgodnie z ustalonym schematem, niezależnie od tego, kto nią zarządza.
Od pozyskiwania klientów po zarządzanie kontami, realizację, informacje zwrotne, raportowanie i rezygnacje – musisz stworzyć systemy określające sposób przepływu pracy w Twojej agencji.
Jak to zrobić?
- Tworzenie szablonów procesów: Oszczędzaj czas dzięki procesom, które mogą działać w trybie automatycznym, z wykorzystaniem szablonów wielokrotnego użytku, takich jak szablony ofert konsultingowych, szablony do raportowania w dziedzinie marketingu cyfrowego itp.
- Mapowanie zależności i osi czasu: Zrozum, które zadania są zależne od innych, aby opóźnienia nie zaskoczyły Cię nieprzygotowanego. Wykorzystaj wizualne osie czasu projektów, aby wcześnie wykrywać wąskie gardła.
- Stwórz scentralizowany proces zatwierdzania: zbieraj opinie tam, gdzie odbywa się praca, bezpośrednio w narzędziu do zarządzania projektami, aby uniknąć nieporozumień.
- Zwiększ widoczność dla klientów i zespołów wewnętrznych: skonfiguruj pulpity nawigacyjne lub widoki podsumowujące, aby zmniejszyć potrzebę ciągłego wysyłania e-maili z aktualizacjami statusu.
- Stwórz jedno źródło informacji: udokumentuj swoje standardowe procedury operacyjne (SOP), konwencje nazewnictwa plików, pętle informacji zwrotnej i osie czasu dostaw.
Wyobraź sobie zarządzanie wieloma kampaniami klientów, z których każda ma własne terminy, zasoby i zatwierdzenia. Zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych i rozproszonych wiadomościach e-mail, ClickUp, pierwsze na świecie zintegrowane środowisko pracy oparte na AI, pomaga usystematyzować zarządzanie projektami na dużą skalę.
ClickUp do zarządzania projektami przechowuje wszystkie dokumenty, projekty i rozmowy w jednym miejscu. Tworzy to podstawę, która pomaga Ci:
Standaryzacja cykli pracy realizacji zleceń
Porzuć rozproszone wiadomości e-mail. Skonfiguruj szablony zadań za pomocą ClickUp Task Templates dla typowych zadań, takich jak posty na blogu, kampanie reklamowe lub projekty graficzne. W ten sposób każde nowe zadanie utworzone w ClickUp domyślnie zawiera te same podzadania, osie czasu i osoby przypisane. Możesz nawet dodać pola niestandardowe i zależności w ClickUp, aby jeszcze bardziej uprościć zadania.
Twórz pulpity nawigacyjne klientów na żywo
Dzięki pulpitom nawigacyjnym ClickUp zyskujesz widoczność w czasie rzeczywistym na postępach projektu bez konieczności ciągłych aktualizacji lub rozmów telefonicznych. Możesz tworzyć pulpity nawigacyjne dla klientów, aby pokazać kamienie milowe i harmonogramy dostaw, a nawet tworzyć pulpity nawigacyjne tylko do widoku lub eksportować podsumowania do raportowania.
Oto jak je stworzyć:
Scentralizuj przeglądy i zatwierdzanie zasobów
👀 Czy wiesz, że... 22,34% profesjonalistów twierdzi, że spędza około połowy dnia roboczego w tygodniu na wyszukiwaniu potrzebnych informacji. Kolejne 10,47% poświęca na to aż półtora dnia roboczego w tygodniu.
Posiadając jedno repozytorium dla wszystkich zasobów, recenzji i zatwierdzeń w swojej agencji marketingu cyfrowego, poświęcisz mniej czasu na wyszukiwanie tych informacji, a więcej na pracę nad kampaniami.
Na przykład wszystkie Twoje projekty zawartości mogą znajdować się w ClickUp Documents. Możesz używać funkcji Proofing w ClickUp do przeglądania kreacji reklamowych, plików PDF, karuzeli i innych zasobów marketingowych bez opuszczania ClickUp.
Wizualizuj i zarządzaj osiami czasu kampanii
Jednym z najszybszych sposobów na ograniczenie liczby przekroczonych terminów jest wizualizacja wszystkich elementów projektu. ClickUp oferuje widok kalendarza do planowania i harmonogramowania postów w mediach społecznościowych, blogów itp.
Dzięki widokowi wykresu Gantta ClickUp możesz planować zasoby i osie czasu większych kampanii, strategii marketingowych lub wprowadzania produktów na rynek. Ponadto funkcja ClickUp Kamienie milowe pozwala zaznaczać ważne wydarzenia, takie jak przekazania, daty premiery i inne.
3. Strategiczne zatrudnianie lub outsourcing
Większość agencji marketingowych nie rozwija się, ponieważ rozwija się w złym kierunku.
Dodają objętość przed dodaniem struktury. Więcej klientów. Więcej wyników. Więcej „Zastanowimy się nad tym później. ”
Oznaki, że należy rozpocząć outsourcing pracy:
- Podejmujesz się pracy, na którą tak naprawdę nie masz czasu.
- Wykorzystujesz swoich najlepszych kreatywnych pracowników do zadań o niskiej wartości dodanej, takich jak formatowanie prezentacji lub planowanie postów.
- Innowacje utknęły w martwym punkcie (brak czasu na testowanie nowych narzędzi lub strategii marketingowych opartych na AI ).
- Projekty zwalniają tempo, gdy kluczowy członek zespołu bierze urlop lub zachoruje.
- Raportowanie dla klientów lub dokumentacja kampanii coraz częściej schodzi na dalszy plan.
- Wprowadzasz nowe usługi przed zbudowaniem wewnętrznych możliwości
Jako założyciel nie chcesz reagować, zatrudniając losowych freelancerów, pospiesznie zatrudniając nowych pracowników lub płacąc zbyt wysokie stawki za stałą współpracę. Prawda jest taka, że nie potrzebujesz więcej ludzi. Potrzebujesz odpowiedniej kombinacji ludzi i systemów.
Może to oznaczać zatrudnienie kierownika zarządzania projektami przed zatrudnieniem kolejnego projektanta. Lub zlecenie płatnych reklam specjaliście, aby Twój zespół generalistów nie spędzał godzin na oglądaniu tutoriali na YouTube, uzyskując mierne wyniki.
Dzięki strategicznemu zatrudnianiu lub outsourcingowi chronisz sedno swojej agencji: jakość pracy Twojego zespołu i jego zaangażowanie.
Możesz użyć widoku obciążenia pracą ClickUp, aby zwizualizować obciążenie swojego zespołu. Możesz nawet dostosować obciążenie w oparciu o harmonogram pracy każdego członka zespołu w obszarze roboczym.
4. Skup się na utrzymaniu klientów, a nie na pozyskiwaniu nowych
W zależności od branży pozyskanie nowego klienta jest od pięciu do 25 razy droższe niż utrzymanie dotychczasowego. Dzieje się tak, ponieważ nie musisz poświęcać czasu i zasobów na poszukiwanie nowych klientów. Po prostu zadbaj o zadowolenie obecnych klientów, a nawet 5-procentowy wzrost wskaźnika utrzymania klientów zwiększy Twoje zyski o 25–95%.
Utrzymanie klientów stabilizuje wzrost. Aby osiągnąć to w sposób ciągły, konieczne jest mierzenie wartości klienta w całym okresie współpracy (LTV), usprawnienie procesu wdrażania nowych klientów oraz poprawa komunikacji.
- LTV pokazuje, kim są Twoi najlepsi klienci, nie tylko pod względem wydatków, ale także rentowności, długości współpracy i wartości strategicznej.
- Silne wdrożenie nadaje ton. Klienci decydują, czy ufają Twojemu zespołowi w ciągu pierwszych 2–4 tygodni.
- Stała komunikacja zmniejsza ryzyko utraty klientów w branży marketingu cyfrowego. Większość klientów nie odchodzi z powodu słabych wyników, ale dlatego, że czują się ignorowani, zdezorientowani lub odizolowani.
W tym celu warto rozważyć wykorzystanie platformy ClickUp do zarządzania projektami agencji kreatywnych, która pozwala dokumentować wszystkie te szczegóły. Oferuje ona mnóstwo przydatnych funkcji:
Zautomatyzowane szablony onboardingowe
Twórz automatyczne szablony onboardingowe, które przeprowadzą klientów przez każdy krok. Obejmują one spotkania inauguracyjne, przesyłanie zasobów, szablony śledzenia czasu i ustalanie celów kampanii bez konieczności rozpoczynania od nowa za każdym razem.
Na przykład szablon ClickUp Customer Onboarding Template umożliwia zapewnienie płynnego i spójnego procesu wdrażania nowych klientów za każdym razem.
Możesz:
- Skorzystaj z widoku formularza rejestracyjnego klienta, aby zebrać z góry niezbędne informacje (takie jak model biznesowy, cele lub dane dostępowe).
- Przydzielaj zadania, takie jak rozmowy inauguracyjne, pozyskiwanie zawartości lub przeglądy strategii marketingu cyfrowego, używając niestandardowych statusów, takich jak „Rozmowa inauguracyjna” lub „Przydzielenie zadania zespołowi”, aby śledzić postępy.
- Skonfiguruj automatyzacje, aby wysyłać e-maile z przypomnieniami lub informować właścicieli zadań o zakończeniu danego kroku, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco bez konieczności dodatkowego monitorowania.
- Monitoruj postępy nowych przedsięwzięć i poziom satysfakcji za pomocą pulpitów nawigacyjnych, aby wcześnie wykrywać ryzyko utraty klientów i z czasem poprawiać jakość obsługi.
📌 Przykład: Kiedy nowy klient SEO rejestruje się, szablon ClickUp automatycznie przypisuje zadania, takie jak „Wysłać e-mail powitalny”, „Zaplanować rozmowę strategiczną”, „Poznać trendy branżowe” i „Poprosić o dostęp do analiz”.
Scentralizowane dokumenty
Przechowuj procedury operacyjne i przewodniki dla klientów w ClickUp Docs, z których Twój zespół może korzystać w dowolnym momencie. Dodawaj bogate formatowanie, listy kontrolne, a nawet osadzaj wideo lub linki Loom, aby jasno wyjaśnić procesy.
Dzięki współpracy w czasie rzeczywistym Twój zespół może aktualizować standardowe procedury operacyjne w miarę rozwoju powiązań, a dzięki kontroli uprawnień to Ty decydujesz, czy klienci mogą przeglądać, komentować lub pozostać bierni.
Możesz również połączyć linki do dokumentów bezpośrednio w opisach zadań lub pulpitach nawigacyjnych dla menedżerów kont i twórców, aby zawsze mieli łatwy dostęp do wytycznych dotyczących marki, preferencji dotyczących recenzji i odniesień dotyczących tonu wypowiedzi.
Stwórz scentralizowane pętle informacji zwrotnej
Dzięki ClickUp Forms możesz scentralizować zbieranie opinii w jednym systemie, zamiast korzystać z pięciu różnych narzędzi. Dzięki logice warunkowej możesz nawet poprosić klientów o odpowiedzi dostosowane do konkretnego kontekstu. Idąc o krok dalej, możesz skonfigurować automatyzację i wizualizować wszystkie opinie.
Możesz skonfigurować pętle informacji zwrotnej, cykliczne przypomnienia o przeglądach kwartalnych, comiesięczne kontrole satysfakcji lub ankiety na koniec projektu.
Taka struktura agencji marketingowej pomaga zapewnić klientom, że są w dobrych rękach. A kiedy czują się dostrzeżeni, wysłuchani i objęci wsparciem, pozostają z Tobą na dłużej, zapewniając Ci większe przychody bez konieczności ciągłego pozyskiwania nowych klientów.
Wypróbowałem ClickUp i zakochałem się w nim. Platforma stała się ulubioną częścią mojego dnia pracy. Jestem zagorzałym ewangelistą — wszystkim opowiadam o ClickUp.
Wypróbowałem ClickUp i zakochałem się w nim. Platforma stała się ulubioną częścią mojego dnia pracy. Jestem zagorzałym ewangelistą — wszystkim opowiadam o ClickUp.
5. Zautomatyzuj zadania administracyjne i powtarzalne
Praca administracyjna może niepostrzeżenie pochłaniać wiele godzin tygodniowo Twojego zespołu, zajmując się tworzeniem faktur, wysyłaniem przypomnień i planowaniem spotkań. Żadna z tych czynności nie przyczynia się bezpośrednio do rozwoju Twojej agencji, ale wszystkie muszą być zrobione.
Wskazówki dotyczące automatyzacji zadań administracyjnych:
- Grupuj i łącz podobne zadania, aby ograniczyć konieczność przełączania się między zadaniami dla wszystkich pracowników Twojej agencji marketingu cyfrowego.
- Korzystaj z szablonów do powtarzających się zadań, takich jak e-maile dotyczące wdrażania klientów, listy kontrolne dotyczące rozpoczęcia projektu lub szablony kalendarza zawartości.
- Zautomatyzuj zadania o niskiej wartości, takie jak aktualizacje statusu, przypomnienia i wprowadzanie danych.
- Ustandaryzuj powtarzającą się komunikację, ustawiając gotowe odpowiedzi lub planując spotkania z wyprzedzeniem.
Od przydzielania zadań po aktualizowanie statusów i generowanie raportów — automatyzacje ClickUp pozwalają zaoszczędzić wiele godzin tygodniowo dzięki automatyzacji żmudnych zadań.
Możesz korzystać z gotowych automatyzacji lub tworzyć niestandardowe cykle pracy dostosowane do procesów Twojej agencji.
📌 Przykład: Możesz ustawić automatyzację, która w każdy piątek natychmiast tworzy zadanie związane z raportowaniem kampanii marketingowej, przypisuje je odpowiedniemu członkowi zespołu i wysyła aktualizację do klienta po oznaczeniu zadania jako zakończone. Możesz też automatycznie generować faktury, gdy projekt osiągnie status „Zakończony”.
📚 Więcej informacji: Jak wykorzystać AI do automatyzacji marketingu (przykłady zastosowań i narzędzia)
📮 ClickUp Insight: 24% pracowników twierdzi, że powtarzalne zadania uniemożliwiają im wykonywanie bardziej znaczącej pracy, a kolejne 24% uważa, że ich umiejętności są niedostatecznie wykorzystywane. Oznacza to, że prawie połowa pracowników czuje się zablokowana twórczo i niedoceniana. 💔
ClickUp pomaga ponownie skupić się na zadaniach o dużym znaczeniu dzięki łatwym w konfiguracji agentom AI, automatyzującym powtarzające się zadania w oparciu o wyzwalacze. Na przykład, gdy zadanie zostanie oznaczone jako zakończone, agenci AI ClickUp mogą automatycznie przypisać następny krok, wysłać przypomnienia lub zaktualizować status projektu, uwalniając Cię od ręcznego śledzenia postępów.
💫 Rzeczywiste wyniki: Firma STANLEY Security skróciła czas poświęcany na tworzenie raportów o co najmniej 50% dzięki konfigurowalnym narzędziom raportowania ClickUp, dzięki czemu jej zespoły mogą poświęcić mniej czasu na formatowanie, a więcej na prognozę.
6. Stwórz centralny hub wiedzy
Wraz z rozwojem Twojej agencji marketingu cyfrowego rośnie również chaos, zwłaszcza gdy Twój zespół nieustannie poszukuje najnowszych standardowych procedur operacyjnych, briefów klientów lub szablonów do raportowania, które są ukryte w czyjejś Skrzynce odbiorczej lub losowym folderze w Google Drive.
Dlatego stworzenie centralnego hubu wiedzy jest sprawą niepodlegającą dyskusji. Jest to mózg Twojej agencji, w którym wszystkie standardowe procedury operacyjne, szablony, briefy klientów i dokumentacja są przechowywane w jednej uporządkowanej i łatwo dostępnej przestrzeni.
W tym miejscu z pomocą przychodzą ClickUp Docs i Wikis.
Użyj ClickUp Docs, aby:
- Twórz i utrzymuj wewnętrzne standardowe procedury operacyjne, takie jak „Jak uruchomić kampanię reklamową na Facebooku” lub „Proces comiesięcznego raportowania dla klientów”. Wszyscy pracownicy Twojej agencji marketingu cyfrowego będą postępować zgodnie z tymi samymi wytycznymi.
- Twórz szablony do pisania zawartości, które można ponownie wykorzystać, szablony planów marketingowych, plany kampanii lub procesy wdrażania nowych pracowników.
- Przechowuj dokumentację dotyczącą konkretnych projektów bezpośrednio w listach zadań lub folderach, dzięki czemu Twój zespół nie będzie musiał przełączać się między narzędziami, aby uzyskać kontekst.
Możesz również tworzyć wiki, które mogą służyć do:
- Skonfiguruj wewnętrzną wiki, aby zorganizować pracę zespołów (projektowania, zawartości, strategii) za pomocą list kontrolnych, narzędzi i często zadawanych pytań. Na przykład zespół projektantów może uzyskać dostęp do wytycznych dotyczących zasobów marki, a zespół ds. zawartości – do list kontrolnych dotyczących redakcji.
- Udostępniaj osie czasu realizacji, notatki ze spotkań, zasoby marki, profile docelowych odbiorców, protokoły komunikacyjne, często zadawane pytania i normy komunikacyjne w centralnej wiki na żywo.
👀 Czy wiesz, że... Przeciętny pracownik umysłowy korzysta codziennie z 9,4 aplikacji: zarządza projektami, korzysta z CRM, e-maila i narzędzi analitycznych. Takie rozproszenie pracy jest cichym zabójcą wydajności, powodującym ogromne straty w wysokości 2,5 biliona dolarów na całym świecie. Dlatego wiele agencji decyduje się na korzystanie z platform typu „wszystko w jednym”, takich jak ClickUp, aby zachować zdrowie psychiczne swoich zespołów.
7. Udoskonal systemy sprzedaży i generowania leadów
Na początku potencjalni klienci pochodzą z Twojej sieci kontaktów, kilku poleceń, może jednego lub dwóch zimnych wiadomości. Jednak wraz z rozwojem agencji nie możesz polegać na „losowych kontaktach” ani liczyć na to, że klienci w magiczny sposób przedłużą współpracę.
Aby rozwijać się w sposób stały i dokładnie przeprowadzać prognozę przychodów, potrzebujesz powtarzalnego mechanizmu generowania leadów, który łączy marketing przychodzący, polecenia i strategiczne partnerstwa.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Rozważ użycie CRM dla agencji marketingowych, żeby uporządkować swoje działania we wszystkich trzech kanałach. Śledź źródło potencjalnych klientów, etap, priorytet i częstotliwość działań następczych w jednym miejscu, bo skalowanie oznacza budowanie silnika przychodów, który będzie zapewnił wsparcie dla agencji, którą chcesz prowadzić za 12 miesięcy.
Na początek postaw na zawartość marketingową, SEO i magnesy leadowe, które przyciągną idealnych klientów. Obejmuje to publikowanie studiów przypadków lub podręczników pokazujących, w jaki sposób Twoja agencja radzi sobie z wyzwaniami biznesowymi. Może to również oznaczać tworzenie kampanii typu „drip nurture” lub wykorzystanie wideo w celu wzbudzenia zainteresowania potencjalnych klientów.
Rozważ również wprowadzenie programu motywacyjnego dla klientów lub współpracowników (np. 10% zniżki za każde osiągnięcie powodzenia w polecaniu). Inną strategią, którą warto rozważyć, jest nawiązanie współpracy z innymi narzędziami lub agencjami SaaS, które obsługują Twoich odbiorców, ale oferują usługi uzupełniające.
📚 Czytaj więcej: Jak wykorzystać AI do generowania leadów
8. Monitoruj wyniki i dostosowuj działania
Zacznijmy od limitów raportowania opartego na arkuszach kalkulacyjnych.
Każdy raport dla klienta staje się rytuałem kopiowania danych, formatowania wykresów, wyszukiwania zrzutów ekranu z kampanii i aktualizowania wskaźników. Jedna błędna formuła, jeden nieaktualny wiersz lub pominięta aktualizacja — i dane klienta są nieprawidłowe.
Brakuje mu również przejrzystości wizualnej i kontekstu, ponieważ arkusze kalkulacyjne nie pozwalają na połączenie wskaźników z kamieniami milowymi. A kiedy zarządzasz ponad 15 klientami, raportowanie staje się pracą na pełen etat.
Z drugiej strony intuicyjne pulpity nawigacyjne automatycznie pobierają dane z narzędzi projektowych, platform reklamowych lub statusów zadań. Wykorzystują wykresy, diagramy i paski postępu, aby przedstawić wyniki w sposób zrozumiały dla klientów. Stanowią one jedno źródło informacji, umożliwiając wszystkim zespołom pracę w oparciu o te same dane. Dzięki standaryzacji tego typu raportowanie można skalować w różnych typach usług i segmentach klientów.
W ekosystemie ClickUp, dzięki ClickUp Dashboards, Twoja agencja może:
- Wizualizuj postępy zadań, śledź czas i kamienie milowe kampanii.
- Pobieraj dane z pól niestandardowych, statusów i osób przypisanych do zadań, aby prowadzić raportowanie dotyczące wyników.
- Używaj kart, aby monitorować stan projektu, obciążenie pracą, alokację zasobów i zaległe elementy.
- Twórz różne widoki projektów dla zespołów wewnętrznych i klientów, pracując na tych samych danych na żywo.
A jeśli patrzysz na mnóstwo wskaźników i zastanawiasz się, co one oznaczają, po prostu zapytaj ClickUp Brain. Może on analizować każdy punkt danych w Twoich pulpitach nawigacyjnych i odpowiadać na pytania takie jak:
- Który klient jest najbardziej narażony na odejście?
- Gdzie nasz zespół spędza najwięcej czasu?
To nie wszystko! Wypróbuj gotowy do użycia szablon zarządzania agencją ClickUp, aby zarządzać Wszystkim, od procesu sprzedaży, poprzez zakres projektu, aż po dostawę do klienta, zmiany i opinie.
Opracowany w oparciu o najlepsze praktyki branżowe, zawiera:
- Dziewięć widoków ClickUp do wizualizacji obciążenia pracą i dostaw dla klientów
- 30 niestandardowych statusów do przenoszenia procesów między zespołami, w zakresie sprzedaży i marketingu, a także zarządzania kontami.
- Automatyzacje umożliwiające ustawienie wyzwalaczy, warunków i działań dla zadań
- Pola niestandardowe do organizowania i filtrowania pracy według typu elementu PMO, harmonogramu, zakresu, opisu projektu, budżetu i fazy projektu kreatywnego.
Ten szablon to system typu „plug-and-play”, który pomoże Twojej agencji działać sprawnie, szybko i zorientować się na klienta.
📚 Czytaj więcej: Najlepsze agencje content marketingowe dla Twojego biznesu
Typowe błędy popełniane podczas skalowania agencji marketingowej
1. Brak dokumentacji
Wszystko istnieje w czyjejś głowie. Procesy są werbalne, preferencje klientów są rozproszone po czatach, a nowi pracownicy są wdrażani w pracę metodą „po prostu zapytaj innych”. W miarę rozwoju firmy ta plemienna wiedza nie podlega skalowaniu.
🧠 Wpływ: Realizacja zadań staje się niekonsekwentna, szkolenie zespołu trwa wiecznie, a błędy powtarzają się w różnych projektach.
✅ Rozwiązanie: Stwórz centralną bazę wiedzy zawierającą standardowe procedury operacyjne (SOP), szablony, konwencje nazewnictwa i cykle pracy, korzystając z narzędzi takich jak ClickUp Docs lub wiki. Zacznij od trzech najczęściej powtarzających się usług. Aby znaleźć inspirację, zobacz, jak zespół marketingowy ClickUp korzysta z ClickUp.
2. Brak jasno określonych ról i odpowiedzialności
Wszyscy mają wpływ na Wszystko, ale nikt nie jest właścicielem niczego. Projektanci ścigają briefy, stratedzy edytują teksty, a rozmowy z klientami są przerywane, ponieważ „myślałem, że ty się tym zajmujesz”.
🧠 Wpływ: wewnętrzne nieporozumienia, powielanie pracy i pominięte przekazania zadań, które frustrują zarówno zespół, jak i klienta.
✅ Rozwiązanie: Określ jasne obowiązki dla każdego projektu, korzystając z modelu RACI (odpowiedzialny, rozliczalny, konsultowany, informowany).
W panelach ClickUp, dodając pola niestandardowe związane z rolami i odpowiednie widżety panelu, możesz tworzyć aktualne, przejrzyste widoki własności zadań w procesach marketingowych.
3. Brak śledzenia rentowności poszczególnych klientów
Znasz swoje przychody brutto, ale nie znasz marż na poszczególnych kontach. Niektórzy klienci generują więcej kosztów niż przychodów, ale bez śledzenia czasu pracy i analizy wysiłku nie wiesz, którzy z nich.
🧠 Wpływ: Zwiększasz przychody bez zwiększania zysków.
✅ Rozwiązanie: Śledź czas poświęcony na każdego klienta lub usługę za pomocą funkcji ClickUp Time Tracking. Korzystaj z pulpitów, aby porównać liczbę godzin z wartością i ograniczyć lub zmienić ceny prac o niskiej marży.
4. Nadmiar narzędzi
Twoja agencja staje się mozaiką: Slack + Dokumenty Google + Trello + Notion + Excel + e-mail. Żadne z tych narzędzi nie komunikuje się ze sobą.
🧠 Wpływ: zmiana kontekstu, powielanie wysiłków i brak widoczności między funkcjami.
✅ Rozwiązanie: Skonsoliduj działania swojej agencji na jednej platformie, takiej jak ClickUp do zarządzania projektami marketingowymi. ClickUp pozwala scentralizować zadania, dokumenty, osie czasu, opinie i raportowanie, ograniczając rozproszenie pracy i konieczność przełączania się między różnymi kontekstami.
5. Wyzwanie związane z przywództwem bez wskaźników KPI
Bez silnego przywództwa w agencji marketingowej Twoje kampanie będą pozbawione kierunku i odpowiedzialności. Będziesz musiał gaszać wewnętrzne konflikty lub zmagać się z zespołem, który traci czas na mało wartościowe zadania. Wszystko to wynika również z niejasnych wskaźników KPI.
🧠 Wpływ: Nawet jeśli Twoja praca jest solidna, oczekiwania klientów pozostają niespełnione.
✅ Rozwiązanie: Niektóre kluczowe wskaźniki KPI, które należy śledzić, to satysfakcja i utrzymanie klientów, optymalizacja współczynnika konwersji (CRO), zwrot z inwestycji (ROI), koszt pozyskania klienta (CAC) oraz wartość klienta w całym okresie współpracy (CLV).
Rozważ użycie szablonu ClickUp Marketing Agency Template, aby zintegrować swoje zespoły wokół znaczących celów i wskaźników KPI.
Narzędzia, które pomogą Ci się rozwijać
Zarządzanie projektami i współpraca
ClickUp
ClickUp to scentralizowana platforma do zarządzania zadaniami, cyklami pracy, pulpitami nawigacyjnymi i dokumentacją, dostosowana do potrzeb agencji, która zmniejsza potrzebę inwestowania w kilka oddzielnych narzędzi.
Najlepsze funkcje
- Elastyczne zarządzanie zadaniami z zagnieżdżonymi zadaniami, podzadaniami i zależnościami — idealne rozwiązanie dla złożonych cykli pracy projektowej.
- Wiele widoków (tabele Kanban, wykresy Gantt i inne) pozwala zespołom wizualizować pracę w sposób, który im odpowiada.
- Wbudowana, kontekstowa pomoc AI w tworzeniu zawartości, podsumowywaniu i automatyzacji powtarzalnych zadań — przydatna dla zespołów zajmujących się zawartością, marketingiem, operacjami sprzedażowymi itp.
- Dokumenty + zarządzanie wiedzą + czat + zadania + tablice — wszystko w jednym miejscu, co ogranicza konieczność przełączania się między kontekstami i zmniejsza zmęczenie związane z używaniem wielu narzędzi.
Ograniczenia
- Ze względu na wiele funkcji, nauka obsługi takich rozbudowanych platform może być trudna dla zespołów, które nie mają z nimi doświadczenia.
Ceny
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,7/5 (ponad 10 600 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 4500 recenzji)
Oferty i wsparcie sprzedaży
PandaDoc
Usprawnia tworzenie ofert dzięki modułom typu „przeciągnij i upuść”, podpisom elektronicznym i śledzeniu zaangażowania. Używaj go do tworzenia, edytowania, wysyłania, śledzenia i podpisywania elektronicznie ofert, wycen, umów i innych dokumentów biznesowych.
Najlepsze funkcje
- Umożliwia użytkownikom szybkie tworzenie dopracowanych ofert, wycen i umów bez konieczności posiadania umiejętności projektowania lub zaawansowanej edycji dokumentów.
- Zapewnia widoczność w czasie rzeczywistym w interakcje odbiorców z dokumentami (widoki, czas spędzony itp.), co pomaga lepiej zrozumieć zaangażowanie i podjąć odpowiednie działania następcze.
Ograniczenia
- Kluczowe funkcje, takie jak analiza dokumentów, niestandardowe brandowanie, wysyłanie zbiorcze i integracje, są dostępne tylko w płatnych planach.
Ceny
- Free
- Pakiet startowy: 35 USD/użytkownik/miesiąc
- Business: 65 USD/użytkownik/miesiąc
- Enterprise: Niestandardowy
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,7/5 (ponad 3200 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 1200 recenzji)
Szkolenia dla klientów i wdrażanie nowych klientów
Flipick
Spersonalizowany system zarządzania nauczaniem (LMS) oparty na filmach wideo, służący do wdrażania klientów, szkoleń i wewnętrznego wsparcia. Obejmuje elementy grywalizacji, oceny i wielojęzyczną obsługę.
Najlepsze funkcje
- Oferuje narzędzia do grywalizacji i niestandardowego brandingu, dzięki którym system LMS będzie naprawdę Twój.
- Zapewnia śledzenie postępów w bieżących lekcjach i certyfikaty za zakończone kursy.
Ograniczenia
- Niektórzy użytkownicy uważają, że nauka obsługi może być trudna dla osób, które nie są obeznane z technologią.
Ceny
- Niestandardowe ceny
Recenzje G2 i Capterra
- G2: Za mało recenzji
- Capterra: Niewystarczająca liczba recenzji
Trupeer. ai
Narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które zamienia nagrania ekranu w wideo produktowe i przewodniki krok po kroku, wraz z markowymi szablonami, lektorem i wsparciem dla wielu języków.
Najlepsze funkcje
- Nagrywanie i tłumaczenie głosowe oparte na AI pomagają jednokrotnie nagrać zawartość szkoleniową i przekształcić ją na wiele języków.
- Twórz profesjonalnej jakości wideo AI bez konieczności posiadania profesjonalnych umiejętności
- Dodaj podkład muzyczny do generowanych wideo
Ograniczenia
- Większość użytkowników narzeka na ograniczone funkcje edycji wideo generowanych.
Ceny
- Free
- Pro: 49 USD/użytkownik/miesiąc
- Skala: 249 USD/miesiąc (3 redaktorów)
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,8/5 (ponad 40 recenzji)
- Capterra: Niewystarczająca liczba recenzji
Przeglądanie i zatwierdzanie cykli pracy
Filestage
Scentralizowane opinie na temat zasobów kreatywnych, z wersjonowaniem i adnotacjami w kontekście.
Najlepsze funkcje
- Scentralizuj proces zatwierdzania różnych zasobów marketingowych.
- Zostaw swoje opinie w konkretnych miejscach wideo i na stronach internetowych.
- Łatwo porównuj wersje przed i po wprowadzeniu zmian.
Ograniczenia
- Wielu użytkowników uważa, że początkowo trudno jest ustawić i poruszać się po aplikacji.
Ceny
- Free
- Podstawowy: 129 USD/miesiąc
- Profesjonalny: 369 USD/miesiąc
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,7/5 (ponad 240 recenzji)
- Capterra: 4,6/5 (ponad 100 recenzji)
Raportowanie i analityka dla klientów
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics to platforma do raportowania i analizy stworzona z myślą o agencjach marketingowych. Łączy SEO, PPC, media społecznościowe, analitykę internetową i wiele innych funkcji w ujednoliconych, białych pulpitach dla klientów.
Najlepsze funkcje
- Konsoliduje dane z ponad 70–80 integracji marketingowych w jednym pulpitie kontrolnym.
- Raportowanie typu white label i konfigurowalne pulpity nawigacyjne, dzięki którym agencje mogą przedstawiać klientom raporty opatrzone marką.
- Automatyczne planowanie raportów (np. miesięcznych, kwartalnych) oraz możliwość generowania/udostępniania raportów w formacie PDF.
Ograniczenia
- Niektórzy użytkownicy zgłaszają ograniczoną elastyczność w przypadku konieczności stosowania złożonych niestandardowych wskaźników lub zaawansowanej segmentacji w raportach; takie przypadki mogą wymagać ręcznego importowania danych lub stosowania rozwiązań zastępczych.
Ceny
- Freelancer: 79 USD/miesiąc
- Agencja: 239 USD/miesiąc
- Agency Pro: 479 USD/miesiąc
- Niestandardowy
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,7/5 (ponad 400 recenzji)
- Capterra: 4,8/5 (ponad 110 recenzji)
Lejek
Konsoliduje dane marketingowe z wielu kanałów, umożliwiając ujednolicone pomiary i raportowanie atrybucji.
Najlepsze funkcje
- Oszczędność czasu dzięki automatycznym raportom
- Oferuje konfigurowalne widoki dla różnych interesariuszy.
- Oferuje różnorodne łączniki i integracje z głównymi platformami społecznościowymi oraz płatnymi narzędziami do analizy danych, nawet w ramach Free Planu.
Ograniczenia
- Niektórzy użytkownicy uważają, że narzędzie nie skaluje się dobrze.
- Zbyt wiele funkcji może być mylące dla użytkowników.
Ceny
- Free
- Niestandardowe ceny
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,5/5 (ponad 160 recenzji)
- Capterra: Niewystarczająca liczba recenzji
CRM i proces sprzedaży
HubSpot CRM
Ten popularny system CRM wykonuje śledzenie potencjalnych klientów, automatyzuje działania następcze, integruje się z automatyzacją marketingu i hubami usług. Jest przydatny dla agencji i firm próbujących zarządzać procesami od początku do końca.
Najlepsze funkcje
- Ujednolicony widok kontaktów, transakcji i procesu sprzedaży ułatwia śledzenie statusu potencjalnych klientów.
- Integracja z hubami marketingowymi i usługowymi pomaga w automatyzacji działań następczych, wysyłaniu e-maili i pielęgnowaniu kontaktów z potencjalnymi klientami.
- Free pakiet jest dobry dla małych zespołów lub firm, które dopiero zaczynają korzystać ze strukturalnego CRM.
Ograniczenia
- W miarę rozwoju firmy lub pojawienia się zapotrzebowania na bardziej zaawansowane funkcje (automatyzacja marketingu, głębsza personalizacja) ceny mogą znacznie wzrosnąć.
Ceny
- Niestandardowe ceny oparte na pakietach
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,5/5 (ponad 14 100 recenzji)
- Capterra: 4,5/5 (ponad 4500 recenzji)
Act-On
Funkcje przeznaczone specjalnie dla agencji, umożliwiające scentralizowane zarządzanie kampaniami i ustalanie cen hurtowych.
Najlepsze funkcje
- Śledź otwarcia wiadomości e-mail, aby prowadzić działania ukierunkowane na osiągnięcie celu i kontynuować kontakt z klientami.
- Łatwo śledź i oceniaj interakcje z klientami
- Łączy strony docelowe, formularze, webinaria i CRM w jednym miejscu, aby uprościć marketing e-mailowy.
Ograniczenia
- Niektórzy użytkownicy zgłaszają ograniczoną elastyczność w dostosowywaniu niestandardowych raportów.
Ceny
- Profesjonalny: 900 USD/miesiąc
- Enterprise: Ceny niestandardowe
Recenzje G2 i Capterra
- G2: 4,1/5 (ponad 1050 recenzji)
- Capterra: 4,3/5 (ponad 50 recenzji)
Rozwijaj swoją agencję marketingową dzięki ClickUp
Teraz, gdy znasz już kroki niezbędne do rozwoju swojej agencji marketingowej, następnym krokiem jest rozpoczęcie działania.
W tym celu ClickUp łączy wszystko, czego potrzebuje Twoja agencja, w jednym obszarze roboczym — od określania zakresu projektu i planowania kampanii po wdrażanie klientów i śledzenie opinii. Dzięki gotowym szablonom i wbudowanemu asystentowi kontekstowej sztucznej inteligencji możesz od razu przystąpić do działania i od samego początku utrzymywać każdy projekt na właściwym torze.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby zacząć konfigurować inteligentniejsze procesy.