Een business case schrijven: de formule om goedkeuring van belanghebbenden te krijgen voor een project

Heb je het gevoel dat je een oplossing hebt gevonden voor een van de dringendste problemen van je bedrijf? Wil je meteen naar je leidinggevenden gaan en hen vertellen over je idee, terwijl je je koestert in de glorie van je eurekamoment? 💡

Voordat je dat doet, haal diep adem en bedenk of je oplossing een aanzienlijke financiële investering vereist of een verschuiving naar een andere manier van werken kritieke bedrijfsfuncties . Als dat zo is, moet je leren hoe je een business case schrijft om je idee op de juiste manier aan de hoger geplaatsten te presenteren.

Heb je dat nog nooit gedaan? Geen zorgen. In dit artikel gaan we dieper in op:

• Het concept van eenbedrijfscasus* Het verschil tussen een business case en een business plan
• Het proces van het bouwen van een overtuigende business case
• Enkelevoorbeelden uit de praktijk om te begrijpen hoe business cases helpen om goedkeuring voor een project te krijgen

Wat is een business case?

Een business case legt uit hoe de voordelen van het investeren in een bedrijfsidee of initiatief opwegen tegen de risico's en kosten.

Het is een van de vele projectmanagementdocumenten (zoals een projectcontract of een projectplan ) die je mogelijk moet maken wanneer je groen licht wilt om door te gaan met een project. Een goed opgestelde business case kan cruciaal zijn voor het verkrijgen van goedkeuring van je klant, management of andere belanghebbenden in de vroege stadia van je levenscyclus van uw project . 🟢

Belang van een business case in projectmanagement

De belangrijkste rol van een business case is een investering rechtvaardigen. Het speelt andere belangrijke rollen die projectmanagement efficiënter maken . Enkele daarvan zijn:

• Het verschaffen van duidelijkheid: Het opstellen van een business case vereist zorgvuldige planning en onderzoek, wat zorgt voor helderheid van denken en uw begrip van het initiatief of project dat u gaat voorstellen verbetert
• Optimalisatie van middelen: Een business case helpt ervoor te zorgen dat de middelen van het bedrijf productief worden gebruikt en bijdragen aan de strategische doelstellingen op lange termijn
• Twijfel wegnemen: Door verschillende oplossingen te vergelijken, neemt het document elke twijfel weg dat een alternatieve manier om een bedrijfsprobleem op te lossen beter is dan wat je voorstelt

Het opstellen van een business case kan veel tijd en moeite kosten, dus het is alleen zinvol als een project of initiatief een aanzienlijke financiële verplichting met zich meebrengt. Voor alle andere goedkeuringen kun je het projecthandvest gebruiken. Enkele scenario's waarin een business case zinvol kan zijn zijn:

• Een nieuw project
• Nieuwe productlijn
• Introductie van een nieuweklantpersonage bij uwmarketingstrategie* Grote veranderingen in de toeleveringsketen, zoals de introductie van nieuwe leveranciers of distributeurs

Wat is het verschil tussen een business case en een business plan?

Hoewel een business case een synoniem lijkt voor een businessplan op basis van de definitie, inhoud en naam zijn er grote verschillen. De meest opvallende zijn:

1. Use case: Een ondernemingsplan wordt gemaakt voor een geheel nieuw bedrijf, terwijl een business case wordt gemaakt wanneer er wordt gevraagd om een substantiële financiële toezegging binnen een bestaand bedrijf
2. Doel: Een businessplan is bedoeld om de volledige bedrijfsstrategie uit te stippelen, terwijl een businesscase de voordelen van een specifiek initiatief probeert uit te leggen
3. Inhoud: Een ondernemingsplan bevat informatie over:
   
   • A missie en visie van het bedrijf
     • Financiële prognoses
   • SWOT-analyse
     • Marktanalyse
   • Marktstrategie
     • Team profiel

Een business case daarentegen bevat alleen financiële projecties, risico's en kosten van een project

1. Detailniveau: Gezien de hoeveelheid informatie die ze moeten bevatten, zijn ondernemingsplannen over het algemeen veel gedetailleerder dan business cases

Belangrijkste elementen van een business case

Hoewel de exacte structuur van een business case per situatie kan verschillen, zijn hier enkele essentiële onderdelen:

1. Samenvatting

De samenvatting geeft een snel overzicht van de kritieke details die in uw business case aan bod komen.

Aangezien managers en leidinggevenden meestal weinig tijd hebben, is de samenvatting vaak het enige deel van het document dat ze lezen. Daarom is het cruciaal om dit deel van het document goed te doen en een krachtige eerste indruk achter te laten.

2. Projectdefinitie

De projectdefinitie zet de context voor je business case door het probleem uit te leggen dat je wilt oplossen. Het belicht een onvervulde bedrijfsbehoefte, schetst waarom er niet aan wordt voldaan en presenteert ten slotte je oplossing om de genoemde tekortkomingen aan te pakken.

3. Financiële beoordeling

Dit is de kern van de zaak - het financiële beoordelingsgedeelte beschrijft de ROI die het voorgestelde initiatief of project waarschijnlijk zal genereren voor het bedrijf. Het omvat ook de verwachte kosten van de uitvoering van je project of het implementeren van je oplossing.

4. Projectdoelen en succescriteria

Dit deel van de businesscase definieert alle doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) die je wilt bereiken met het voorgestelde project of de voorgestelde oplossing. Het legt ook uit hoe deze doelen aansluiten bij de korte- en langetermijndoelen van het bedrijf. Tot slot worden succescriteria voor je project vastgesteld in de vorm van KPI's en belangrijke statistieken .

5. Projectomvang en planning

De projectscope stelt grenzen aan je project door middelen en budgetten toe te wijzen en een planning voor voltooiing op te stellen.

6. Risico's en risicobeperkende strategieën

Een business case moet een lijst bevatten van alle risico's die gepaard gaan met de implementatie van de voorgestelde oplossing en de strategieën om deze risico's te beperken. Het moet ook alternatieve benaderingen en hun respectievelijke risico's bespreken om uit te leggen waarom jouw initiatief de voorkeursoptie zou moeten zijn.

Een business case schrijven in 8 stappen

Het schrijven van een business case is een uitgebreide taak die uitgebreid onderzoek en talrijke analyses vereist, van SWOT en kosten-batenanalyse tot stakeholderanalyse. Het is geen wandeling in het park, maar het wordt veel gemakkelijker met een uitzonderlijke projectmanagementplatform zoals ClickUp .

ClickUp rust projectmanagers en bedrijfsprofessionals uit met alle tools die ze nodig hebben om een business case op te stellen die de harten en hoofden van hun superieuren zal veroveren - van kant-en-klare sjablonen tot AI-gebaseerde functies voor documentbeheer. Laten we eens kijken hoe je een business case schrijft in acht stappen met behulp van ClickUp.

Stap 1: Probleemidentificatie

Veel ondernemingen mislukken omdat ze oplossingen creëren voor niet-bestaande problemen. Om dit scenario te voorkomen, moet u rekening houden met het volgende:

• Doelstelling(en) die je bedrijf wil bereiken. Voorbeelden zijn het bereiken van eenomzetdoelstellingvoorzien in een onvervulde klantbehoefte of een concurrentievoordeel behalen
• Probleem(en) die uw bedrijf ervan weerhouden de gewenste doelen te bereiken. Voorbeelden zijn een gebrek aanoperationele efficiëntieonjuiste klantgerichtheid, enproblemen met de toeleveringsketen *De oplossing die u wilt voorstellen om het probleem op te lossen en de doelstellingen te halen
• Bewijs encasestudies om te bewijzen dat je voorgestelde oplossing inderdaad het probleem kan oplossen

Een gestructureerde manier om uw bedrijfsproblemen te identificeren is door gebruik te maken van de ClickUp Sjabloon voor Analyse van de Onderliggende Oorzaak . Classificeer alles wat fout loopt in uw bedrijf in meerdere kolommen met "Waarom" en voeg dan hun hoofdoorzaken toe in de relevante kleurgecodeerde blokken. Zodra u de hoofdoorzaken hebt geanalyseerd, kunt u uw oplossing daarop afstemmen en ze verhelpen.

Gebruik de ClickUp Probleemanalyse sjabloon om bedrijfsproblemen en hun oorzaken te identificeren en plannen voor corrigerende maatregelen te ontwikkelen

Stap 2: Identificatie van belanghebbenden

Nadat u het probleem hebt vastgesteld, is de volgende stap het identificeren van de belanghebbenden aan wie u uw business case voorlegt. Een stakeholder is iedereen die iets te zeggen heeft over de goedkeuring van uw business case. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van uw business case, kunnen een of alle van de volgende stakeholders een rol spelen bij de goedkeuring ervan:

• DeAlgemeen directeur (CEO) van het bedrijf
• Het hoofd van de financiële afdeling
• Het hoofd bedrijfsvoering
• Het hoofd van de marketing- en verkoopafdeling
• De vertegenwoordiger van een klant

Bespreek je initiatief met de belanghebbenden om te zien of ze erin geïnteresseerd zijn of niet. Het kan je ook helpen om hun perspectief te begrijpen op het probleem dat je wilt oplossen. Je wilt immers geen moeite steken in een volledige business case die vervolgens door de belanghebbenden wordt afgewezen. 🙅‍♂️

De eenvoudigste manier om de belangrijkste belanghebbenden te identificeren is door gebruik te maken van de ClickUp sjabloon voor stakeholderanalyse . Dit raamwerk kan u helpen om de invloed en het steunniveau te bepalen van alle belanghebbenden die een rol zullen spelen bij de goedkeuring van uw business case. Deze informatie kan ook van pas komen wanneer u feedback wilt verzamelen van een stakeholder.

Identificeer de belangrijkste spelers van een project en hun mate van ondersteuning met behulp van de ClickUp sjabloon voor belanghebbendenanalyse

Stap 3: Achtergrondinformatie en projectdefinitie opstellen

Zodra je je probleem en de betrokken belanghebbenden hebt geïdentificeerd, is het tijd om te beginnen met het opstellen van je business case.

Het eerste deel is de projectdefinitie, die de achtergrond schetst voor de presentatie van uw case aan belanghebbenden. Het behandelt het probleem dat je businesscase voorstelt op te lossen en legt uit waarom het oplossen van het probleem belangrijk is. Het gedeelte moet het volgende omvatten:

• Het probleem dat je hebt geïdentificeerd en de impact ervan op de bedrijfsfuncties
• Hoe jouw project of oplossing het probleem kan oplossen
• De doelen die je project of initiatief wil bereiken
• Hoeprojectdoelen aansluiten bij de kortetermijndoelstellingen van het bedrijf
• De succescriteria voor je project of initiatief
• Hoe het succes ervan het bedrijf dichter bij zijn strategische doelen op lange termijn zal brengen

Het beste hulpmiddel voor het opstellen van dit deel van het document is ClickUp Documenten -ClickUp's ingebouwde teksteditor en documentatiebeheerplatform.

Met de bewerkingsmogelijkheden van ClickUp Docs kunnen u en uw belanghebbenden in realtime aan het business case-document werken, zodat het snel en nauwkeurig kan worden voltooid. Belanghebbenden kunnen ook commentaar geven op gebieden die voor verbetering vatbaar zijn . Tot slot kun je een omslagafbeelding toevoegen om je business case er aantrekkelijker uit te laten zien of je kunt schuine streep-commando's gebruiken om snel dwingende blokken opgemaakte tekst toe te voegen.

Gebruik ClickUp Docs voor rijke opmaak en slash-opdrachten om efficiënter te werken

Stap 4: Kosten-batenanalyse en financiële beoordeling

Nadat u de achtergrond hebt geschetst, is de volgende stap het financiële beoordelingsgedeelte. Dit deel zal zorgvuldig worden bestudeerd tijdens uw pitch en dient om de interesse van de stakeholders in uw business case vast te leggen. Raadpleeg voor maximale nauwkeurigheid een collega van de financiële afdeling bij het opstellen van dit deel van het document.

Een deel van de informatie die je hier wilt behandelen, is onder andere

• Prognoses over financiële winsten
• Kosten die het project met zich meebrengt
• Kasstroomprognose
• Kosten-batenanalyse en rendement op investering (ROI)
• Gevoeligheidsanalyse om de foutmarge in je cijfers te verklaren

Naast de financiële aspecten behandelt dit gedeelte ook risicoanalyse . Informatie over alle potentiële risicofactoren die zijn geïdentificeerd door middel van SWOT-analyse, Monte Carlo-analyse en andere strategieën voor risico-identificatie worden beschreven samen met hun respectieve mitigatiestrategieën . Het is het beste om de projectrisico's te bespreken met de belanghebbenden die in de eerste stap zijn geïdentificeerd - zij kunnen vaak verborgen inzichten en perspectieven delen.

ClickUp biedt een aantal hulpmiddelen om u te helpen elk van deze analyses uit te voeren. U kunt bijvoorbeeld de ClickUp sjabloon voor kosten-batenanalyse om uw kosten-batenanalyse in te vullen.

Voer een visuele kosten-batenanalyse van uw project uit om de ROI-genererende activiteiten en functies voor uw bedrijf te identificeren

Op dezelfde manier kan de ClickUp SWOT-analysesjabloon bespaart u het noteren van rijen gegevens om de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van uw initiatief te identificeren. Het is een visueel rijke sjabloon waarmee u eenvoudig activiteiten en functies met een grote impact kunt identificeren.

Voer uitvoerbare SWOT-analyses uit met ClickUp's SWOT-analysesjabloon om weloverwogen beslissingen te nemen

Stap 5: Evaluatie van alternatieven

In dit onderdeel moet u de alternatieven evalueren voor je voorgestelde oplossing in de businesscase. Benadruk de voor- en nadelen van elke optie zodat de belanghebbenden een volledig overzicht krijgen van elke mogelijke oplossing. Zorg ervoor dat je de door jou voorgestelde oplossing ook in de vergelijking opneemt om uit te leggen waarom deze beter is dan alle alternatieven.

Als je hulp nodig hebt bij het onderzoeken en vergelijken van de alternatieven, kun je terugvallen op de ClickUp Vergelijkingsmatrix Sjabloon . Gebruik het om alle informatie over elk mogelijk alternatief vast te leggen in verschillende velden en vergelijk ze vervolgens op een Kanban-bord. Het visuele formaat maakt het nemen van beslissingen gemakkelijker, terwijl de volledig aanpasbare velden u toelaten om zoveel vergelijkingsparameters op te nemen als u wenst.

Gebruik de vergelijkingsmatrixsjabloon en de bord- en lijstweergaven van ClickUp om de meest prominente alternatieven voor uw initiatief te analyseren en te vergelijken

Stap 6: De reikwijdte en implementatieaanpak van het project beschrijven

Nadat u alle financiële aspecten van uw project hebt beschreven en vergeleken met alternatieven, definieert u een projectomvang in je business case. In dit gedeelte worden de grenzen van het uit te voeren werk en de beperkingen van de middelen die nodig zijn om het te voltooien, vastgelegd. Cruciale informatie die hierin aan bod komt, is onder andere:

• Budget en toewijzing van middelen: Financiële en andere middelen, zoals teamleden, werkruimte, apparatuur, enz. die aan het project moeten worden toegewezen
• Deadlines: Tijd die nodig is om elk deel van het project te voltooien
• Afhankelijkheden en relaties : Details van huidige bedrijfsfuncties die beïnvloed kunnen worden door het project
• Deliverables: Wat je van plan bent op te leveren tegen het einde van je project
• Uitsluitingen: Wat geen deel uitmaakt van je project

Zodra je de reikwijdte van het project hebt gedefinieerd, schets je de exacte stappen voor de implementatie ervan. De eenvoudigste manier om dit te doen is door gebruik te maken van de ClickUp Werkomvang sjabloon . Hiermee kunt u elk aspect van de projectscope op een goed georganiseerde manier vastleggen om met uw belanghebbenden te delen en hun mening te krijgen.

De ClickUp Werkomvangsjabloon kan u helpen alle details van een project te schetsen

Stap 7: De samenvatting opstellen

Zodra alle belangrijke onderdelen van uw business case zijn voltooid, moet u een samenvatting om de cruciale details uit elk onderdeel te verwerken. Deze samenvatting moet beknopt zijn, idealiter niet langer dan twee bladzijden. Ze verschijnt als eerste punt in je business case en geeft belanghebbenden een snel overzicht van je voorgestelde project.

Als je hulp nodig hebt bij het opstellen van je samenvatting, werk dan samen met ClickUp Brein , een neuraal netwerk en AI-schrijfassistent ingebouwd in ClickUp Docs. In slechts enkele seconden kan het een perfecte samenvatting genereren van elk business case-document dat tot nu toe is voorbereid.

Gebruik ClickUp AI om uw vergaderingen samen te vatten en actie-items te maken

Zodra u uw samenvatting hebt opgesteld, gebruikt u de ClickUp sjabloon voor samenvatting om het op een gestructureerde en presenteerbare manier op te maken en te organiseren.

Maak een overtuigende samenvatting van uw business case met de ClickUp Executive Summary Template

Stap 8: Alles samenvoegen

Nu is het tijd om alle secties die tot nu toe zijn opgesteld samen te voegen en te structureren om je business case af te ronden. Dat is waar de ClickUp Business Case Analyse Sjabloon kan een redder in nood zijn.

De sjabloon bevat specifieke secties om elk onderdeel van de business case vast te leggen. Alle secties zijn op een gestructureerde manier ingedeeld om ervoor te zorgen dat uw case een blijvende impact heeft op uw stakeholders.

ClickUp's Business Case Analyse Sjabloon is ontworpen om u te helpen de potentiële impact van een beslissing voor uw bedrijf te analyseren.

Voorbeelden van bedrijfscases uit de praktijk

Nu je weet hoe je een business case schrijft, laten we eens kijken naar enkele voorbeelden uit de praktijk van hoe business cases bedrijven in staat stellen om grote projecten goed te keuren en strategische beslissingen te nemen:

Lean startup voorbeeld

Een lean startup in de gezondheidszorg heeft te kampen met personeelsproblemen, waardoor het zijn product niet op tijd kan lanceren. Het hoofd van het productontwikkelingsteam wil drie extra ingenieurs aannemen om de lancering te versnellen productontwikkelingsproces te versnellen .

Maar omdat het een lean startup is met budgetbeperkingen heeft het teamhoofd de goedkeuring nodig van de oprichters van de startup voordat hij de beslissing neemt. Dus stelt het productteam een business case op voor het aannemen van extra medewerkers, en dit zijn de belangrijkste elementen van hun voorstel:

• Een kort overzicht van hoe onvoldoende personeel de productontwikkeling vertraagt en de productlancering over de geplande deadline duwt
• Uitwerking van hoe drie nieuwe ingenieurs kunnen zorgen voorproductontwikkeling weer op de rails
• Kosten-batenanalyse van de verhuizing
• Verkenning van de betrokken risico's
• Presentatie van alternatieven en de bijbehorende risico's
• Reikwijdte van de verandering, zoals de aard van het werk dat de nieuwe ingenieurs zullen uitvoeren

Voorbeeld van financiering met durfkapitaal

Een fintech startup met durfkapitaal besluit om een nieuwe productlijn van creditcards te lanceren. Het zal de startup in staat stellen om een groot aantal nieuwe klanten aan te trekken, maar het zal ook aanzienlijke financiële middelen vereisen investering voor marketing en leendoeleinden. Dus bereidt het bedrijf een business case voor deze nieuwe productlijn voor in een poging om er financiering voor te krijgen. Dit is wat ze in detail beschrijven in hun business case:

• De behoefte aan deze nieuwe productlijn en hoe deze een aanvulling vormt op het andere aanbod van het bedrijf
• De marktkans met inkomstenprognoses en kosten-batenanalyse
• De risico's van het project, zoals concurrentie, massale wanbetaling en regelgeving
• Beschikbare alternatieven, zoals het lanceren van prepaid debetkaarten, die waarschijnlijk niet zo nuttig zouden zijn voorklantenwerving* Omvang van het project, zoals de teamleden die eraan werken, het toegewezen budget, het lanceringsschema en de tijdlijn

Voorbeeld van uitbesteding

A SaaS-software leverancier uit Silicon Valley wil de uitgaven voor klantenservice verlagen zonder afbreuk te doen aan servicekwaliteit . De productmanager van een van hun toonaangevende producten komt met het idee om de klantenservice uit te besteden. Dus besluiten ze een business case op te stellen voordat ze de oplossing aan het management voorstellen. De business case beschrijft:

• Het probleem, namelijk dat een aanzienlijk deel van de omzet naar de klantenservice gaat en hoe uitbesteding kan helpen dit te verminderen
• Risico's in verband met uitbestede klantenservice en strategieën om deze risico's te beperken, zoals een escalatiemechanisme voor onopgeloste supporttickets
• Alternatieven en hun risico's, zoals het gebruik vanAI-chatbots om de klantenservice te automatiserenwat frustrerend kan zijn voor klanten die menselijke begeleiding nodig hebben
• Kosten-batenanalyse van de verandering
• Omvang van de verandering, zoals hoeveel medewerkers van de klantenservice zullen worden ontslagen

Voorbeeld toeleveringsketen

Een bouwbedrijf in Virginia heeft problemen met de levering van grondstoffen. De cementleverancier waarmee ze werken voldoet herhaaldelijk niet aan de vraag, dus besluit de projectleider om wat redundantie toe te voegen door een nieuwe leverancier aan te nemen.

Deze verandering kan van grote invloed zijn op het project, dus bereidt de supervisor een business case voor om het initiatief voor te stellen aan het management. De case behandelt het volgende:

• Hoe de nieuwe cementleverancier kan voorkomen dat het project vertraging oploopt
• De betrouwbaarheid van de leverancier, zoals blijkt uit zijn jarenlange aanwezigheid in de sector, de grote bedrijven waarvoor hij cement heeft geleverd, enz.
• Informatie over alternatieve leveranciers, hun capaciteit en betrouwbaarheid
• Kosten-batenanalyse van de verandering, aangezien de tarieven van deze leverancier iets hoger zijn dan die van de bestaande leverancier
• Omvang van de verandering, inclusief hoeveel van de voorraden zullen worden geleverd door de nieuwe leverancier, voor hoe lang en tegen welke prijs

Mogelijke businesscase-uitdagingen en hoe ze te overwinnen

Er zijn een aantal fouten die projectmanagers maken bij het opstellen van een business case, die de goedkeuring van het hele project of initiatief in gevaar kunnen brengen. Nu we het volledige proces van het schrijven van een overtuigende business case hebben behandeld, laten we eens kijken naar de meest voorkomende valkuilen en manieren om ze te vermijden.

1. Alleen opstellen

De details van een business case vereisen uitgebreid onderzoek en kennis van verschillende bedrijfsfuncties. Geen projectmanager kan het allemaal alleen doen zonder fouten of beoordelingsfouten te maken, dus zoek hulp bij verschillende afdelingen in je bedrijf, of het nu gaat om financiën, marketing of operations. 💁

2. Geen rekening houden met feedback van belanghebbenden

Een andere cruciale fout bij het bouwen van een business case is het document zomaar aan belanghebbenden presenteren. Als je relevante belanghebbenden in geen enkele fase van het ontwikkelingsproces van je business case betrekt, vergroot je het risico dat het wordt afgewezen. Dat gebeurt omdat:

• Je niethun verwachtingen kent* Ze hadden geen rol in je business case, waardoor ze niet betrokken zijn bij je werk

Om dit scenario te vermijden, moet u belanghebbenden betrekken bij verschillende stadia van het opstellen van uw business case en uw voortgang beoordeeld regelmatig.

3. Niet nakijken of proeflezen

Het laatste wat je wilt bij het presenteren van je business case is een typefout of een verkeerde voorstelling van zaken. Dat kan een slechte indruk achterlaten bij de stakeholders die naar je pitch luisteren. Misschien nemen ze je niet serieus en wijzen ze je pitch uiteindelijk af projectvoorstel .

Om een waterdicht document te garanderen, moet je altijd nakijken en proeflezen je hele business case voordat je hem indient. Besteed speciale aandacht aan cijfers en feiten en controleer dubbel of ze kloppen. Ga dan verder met je pitch.

Maak een overtuigende business case met ClickUp

Een solide business case is de eerste stap om goedkeuring te krijgen van uw stakeholders. Het opstellen ervan vereist echter zorgvuldige planning en de juiste tools om het hele proces te stroomlijnen. Gelukkig biedt ClickUp u alles wat u nodig hebt bij elke stap van het bouwen van uw business case, van kant-en-klare sjablonen en documentatiehulpmiddelen tot AI-ondersteuning bij het schrijven. Aanmelden voor ClickUp en schrijf vandaag nog een business case die steun en vertrouwen zal verdienen voor uw project of initiatief.